- 売上や利益目標を達成し、昇給/昇進したい
- 業務の忙しさと負担を減らし、心に余裕を持ちたい
- 残業をせず定時に退社して、趣味に時間を使いたい
皆さんも仕事をするなかで、1度はこのように思ったことがある方も多いのではないでしょうか。
この記事では、営業職の仕事環境を変えていく方法/アイデアを、個人で始めれる業務改善を中心にお伝えします。
- 業務内容ごとに取り組める
- 効果的な改善方法を
- わかりやすく
説明していますので、参考にしながら一緒に業務改善に取り組んでいきましょう!
手の届く範囲から取り組むと、効果も実感しやすくて良いですね。
この記事の信頼性
●法人営業経験|10年以上 ※継続中
●業務改善マニア|1分1秒を無駄にしない
●実績|2時間の作業を2分で終えれる仕組みづくり
この記事でわかること
- 効果的な業務改善の方法/アイデア
- どの業務の場面で取り入れることができるか
- まずはあなた1人から取り組める内容
1つずつの業務改善の方法/アイデアは小さな取り組みですが、それらの積み重ねが大きな差となって成果/成長に結びつきます。
まずは今日何か1つ改善することから始めましょう!
業務改善とは|課題を見つけて成果をあげやすく変化させること
業務改善とは、日々皆さんが取り組む『業務』の有する課題や改善できるポイントを見つけて、より効率的に成果をあげれる環境に変化させていくことです。
業務改善の方法は
- より少ない資源で成果を生み出す(業務効率化/マイナスをゼロに近づけるイメージ)
- 限られた資源でより多くの成果を生み出す(生産性向上/プラスをさらに増やすイメージ)
の2つに分けることができます。
業務改善には
- 個人で取り組めること
- 組織/チームで取り組めること
があります。
個人と組織/チーム、それぞれの特徴をまとめたのが下図です。
個人 ⇒ 自分の意思ですぐ取り組める | 組織/チーム ⇒ 組織/チーム全体の底上げ可能 | |
---|---|---|
コスト | ◎ 無料/低価格で始めれる | △ 費用/時間がかかる |
継続性 | △ 個人の意思に左右 | ◎ 組織の強制力が働く |
始めるハードルの低さ | ◎ 個人で決めて始めれる | △ 組織で意思決定が必要 |
効果を得られる範囲 | ○ 個人に限定・波及効果も期待あり? | ○ 組織/チームに限定 |
組織の大きさ | ◎ 大小問わない | ○ 大きい効果が高い |
個人の業務改善については
という特徴があります。
一方で組織/チームの業務改善では
という特徴があります。
また組織でどれだけ業務改善に取り組んでいるかによって、個人と組織/チームの業務改善におけるバランスも変わります。
- 組織/チームにおける業務改善の取り組みが少ない(円の重なり部分が小さい)ほど、個人の自由度が高いです。
- 反対に組織/チームにおける業務改善の取り組みが多い(円の重なり部分が大きい)ほど、組織の強制力が強いです。
皆さんの所属する組織/チームは、どちらに近いでしょうか?
『個人』と『組織/チーム』のどちらから始めても業務改善の効果が期待できるため、今皆さんの置かれている環境で取り組みやすいことから始めましょう。
ただ上図の通り、個人の業務改善については組織/チームも関与しきれないため、皆さん自身で取り組む必要があります。
業務改善で働く環境をよりよくしたい場合は、個人で始めれることにも目を向けて取り組むことをオススメします。まずは手の届く範囲から取り組んでいきましょう。
業務改善が必要とされる背景と理由|人手不足
ではなぜ業務改善が必要でしょうか?
業務改善が必要とされる背景の1つに、『社会環境の変化』があります。
2023年、現在の日本は『人口減少』『少子高齢化』といった生産年齢人口減少による人手不足の課題に直面しています。
この課題について、限られた人手で効率的に成果を生み出すことが1つの解決策と捉えられています
実際に日本政府の取り組み
においても『生産性向上』『社会人の学び直し』が挙げられています。
これから更なる人手不足を迎える日本社会で、個人/企業で効率的に成果を生み出す『業務改善』がまさに今必要とされています。
大きい話だけど、放っておけない気持ちになりますね。
業務改善をするメリット|個人と企業で相乗効果
業務改善に取り組み成功させることで、『個人』『企業』それぞれにメリットを生み出し、相乗効果を発揮できます。
個人のメリット
- より少ない労力で同じ作業を終えることができ、業務の負担が減って心に余裕を持つことができる
- 効率化により生み出した自由時間を重要な業務にあて、さらなる成果につなげ昇給/昇進できる
- 業務時間を減らせて残業が減り、余暇時間を持てる
企業のメリット
- 従業員の労働環境が改善でき、従業員のモチベーションがあがり、人材確保でも競争優位性が持てる
- 同じ資源(人手/時間)で効率的に売上/利益を生み出せ、企業をさらに発展にさせることができる
- 従業員の残業が減らせ、人件費が減りコスト削減/利益確保に繋がる
注目すべきは、個人のメリットが企業のメリットにも直結し、波及効果を生み出せることです。
~業務改善で得られるもの~ | 個人 | 企業 |
業務負担の減少 | 心の余裕 ⇒ストレスフリー | 労働環境の改善 ⇒人材確保で優位 |
自由時間の捻出 | 重要な業務に集中 ⇒成果につなげ昇給/昇進 | 効率的な売上/利益の確保 ⇒企業の更なる発展 |
残業の削減 | 余暇時間の確保 ⇒趣味/副業/スキルアップ | 人件費(残業代)の削減 ⇒利益確保/労働環境改善 |
業務改善により個人・企業・社会へ波及してメリットを生むことができます。
『業務改善』によって皆さん自身が働きやすくなるだけではなく、企業/社会のためにもなるので、まずは個人でできることから取り組んでいきましょう。
業務改善のアイデア・方法|業務内容ごとに取り組もう
業務改善の準備
業務改善を始めるまえに、まずは事前準備をしましょう。
- 背景の確認|なぜ業務改善を始めようと思ったのか?
- 概要をイメージ|どのような方法で取り組みたいか?
- 具体的な目標設定|いつ・どのようになっていたいか?
- 業務の棚おろし|どの業務を改善するか?
- 実践と検証|スケジュールを立てる
成功は”準備が8割”と言いますもんね。『松本幸夫』さんの格言です。
気を付けたいこと
- 複数のアイデアを同時に実行しない|まずは1つの業務改善の定着から
- 使いこなせるアイデアから始める|自身のITスキルも考慮しよう
- まずは今日1つ、何かの改善に取り組む|まずは実践しましょう
概要|イメージをつかもう
まずは、業務改善の方法についてざっくりとイメージをつかんでおきましょう。
業務改善の方法は次のように分けられます。
- 無料で取り組む(簡単だけど効果は限定的)
- 有料で外部のサービス/協力を得て取り組む(検討が必要になるが、効果は高い)
- 個人で取り組む
- 組織/チーム(複数名)で取り組む
これらの中から『まずはどの業務改善に取り組みたいか』をイメージしておきましょう。
迷っている/よく分からないかたは、個人でできること(①・②)から始めると良いでしょう。
オススメは
①個人で無料プランから初めて効果を実感できてから
②有料サービスを検討
すると良いですね。
業務の準備
いきなり業務に取り掛かるのではなく、まずは準備から始めましょう。より効果的/効率的な時間の使い方ができます。
”効率よく仕事を進めるうえで大切”なことの上位に『業務の準備』に関する内容が多数ランクインしていますね。(参考:エン転職 『仕事の効率化(2019年6月調査)についてアンケート』)
- スケジュール管理
- todo/やることリスト
- 優先順位付け
- 期限を決める
- 業務の定期的な見直し
- 集中できる環境を整える|休憩のルール、デスク/PCの整理整頓、働く場所
事務作業
営業職に必ず付いてくるのが事務作業です。ここをどう効率化できるかによって、時間の使い方に大きく関わります。
”営業職が営業以外の業務にさく時間は、全体の3分の2にもおよぶ”との調査結果もあります。(参考:Salesforce Research 2018年『第3回年次レポート セールス最新事情』)
- 情報収集/インプット
- メール/FAX
- 資料/コンテンツ作成
- パソコン作業全般
- メモ/記録
- 自己啓発
その他
他にも様々な場面で業務改善に取り組むことができます。
まだまだ出来ることはたくさんありますね。
- 移動中|移動方法の見直し、時間の有効活用(インプット/アウトプット)など
- 電話|イヤホンの活用、メモなど
- 商談|録音して記録の簡素化、オンラインツールの活用など
- 出張|移動方法の見直しなど
- 展示会|準備リストのフォーマット化、コンテンツ作成など
- 会食|手土産、店選択、タクシーなど
- 会議|オンラインツール、議事録ツールなど
- オフ|リフレッシュ、質の高い睡眠など
- 有事のとき|パソコン修理、データ破損など
まとめ|まずは今日1つ改善に取り組みましょう
ここまで紹介してきた業務改善アイデアのうち、何か1つだけ今日のうちに始めてみましょう。
「何から取り組もう」と考えることも大切ですが、まずは行動/実践することが大切です。
不思議なもので、1つの業務改善に取り組むと
- 更に効果的な方法はないか?
- こんな場面でも改善できるのでは?
と次々とアイデアが出てきて、モチベーションもあがります。
仕事をするうえでモチベーションは大切ですもんね。
皆さんが業務改善を通じて環境を変化させ、さらに豊かな暮らしとなっていけば嬉しいです。
気付いたアイデアや成果報告などいつでもご連絡お待ちしています。お気軽にお問合せからご連絡ください。
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