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こんな悩みに応えます。
皆さんはタスク管理に悩んだとき、どう解決していますか？
タスク管理↗は仕事で成果をあげ続けるために必要不可欠ですが、多くのビジネスパーソンが「うまくできない」「続けられない」など悩んだ経験があります。
悩みを解決せず放っているなら、仕事量が増えたり役職や環境の変化に対応できない可能性があり、注意が必要です。
私は10年以上タスク管理を実践するなかで、その都度悩みを抱えていました。悩みを対処せず放っていたこともありましたが、弊害が起きたので、解決してよかったと実感しています。
そこでこのページでは私の実体験も踏まえて、タスク管理によくある悩みや失敗例と原因、それに対する解決策まで徹底解説します。
このページを読むとタスク管理で他のビジネスパーソンがどのような悩みを持ち、どう解決していくかを参考にでき、タスク管理の実践に役立ちます。
先に概要を紹介します。
- 悩みはポジティブ・ネガティブに別れ、できない・めんどくさい・難しい・長いの4つに分かれる
- タスク管理のやり方は、タスクを作成・終えたものを消すのが基本の手順
- タスク管理のコツは、作業性の良いツールを使うなど21項目に気を付ける
自分に合ったタスク管理方法を見つけ、仕事で成果をあげつつ業務を効率化しましょう。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
タスク管理によくある悩みと質問
タスク管理でよくある悩みは主に以下の4つに分類できます。さらにネガティブ（やりたくない後ろ向きな気持ち）・ポジティブ（解決したい前向きな気持ち）に分けて、それぞれ原因・失敗例・解決策まで解説します。
私が10年以上タスク管理を実践する中で、実際に体験した失敗例も踏まえて紹介します。
| ネガティブ | ポジティブ |
|---|---|
| 苦手・無理・やめた （続かない） | できない・難しい・わからない （出せない、整理できない、 優先順位のつけ方） |
| めんどくさい・無駄 （効果を感じない） | 多い・長い （どう管理するか） |
苦手・無理・やめた
タスクが苦手・無理（・やめた）と悩む方は、事務作業が嫌い・無理な計画・続かない方に多いネガティブな悩みです。自身に合う方法で習慣化すると、タスク管理はうまく機能します。
できないまま放っておくと、仕事量が増えた時にやるべきことを判断しづらくなり、抜け漏れのリスクが増えるため注意が必要です。
- 原因：管理方法が合わない・わからない・見つからない
- 失敗例：タスク管理を放棄し、弊害が発生
- 解決策：自分に合う方法を習慣化する
原因：管理方法が合わない・わからない・見つからない
タスク管理ができない・苦手という方の原因は、以下の3つです。
- 作業が苦手で、管理方法が合っていない
…例えば、単純作業が苦手・複雑なツールを導入した場合など、管理作業の負担が大きくなり続きません。イメージしている「タスク管理」が億劫に感じられる場合もあります。 - 経験不足で、管理方法がわからない
…例えば、業務の手順・どの粒度でタスク化すべきかわからないなど、仕事やタスク管理の経験不足で管理できず、成功体験も少なく手探りな状態です。 - 自分にあった管理方法が見つかっていない
…例えば、無理な計画・目的が不明確など、業務内容や適性に合わない方法で管理しています。
これらの原因によりタスク管理のメリットを感じられず、習慣化できない・続かないなどの弊害が起きます。
失敗例：タスク管理を放棄し、弊害が発生
実際に私が体験した失敗例を紹介します。
- スマホの純正メモアプリでタスク管理を実践した際、タスク量が増えて管理に手間がかかりすぎたため、タスク管理自体をやめました。
- 管理の手間とストレスからは解放され、目の前に迫る業務には取り掛かれて、一見支障がないように思えました。
- しかし、業務に抜け漏れが起きる・期限が過ぎる・成果に直結する業務が後回しになるなど、弊害が起きました。
解決策：自分に合う方法を習慣化する
解決策は以下のとおりです。
- 自分に合った管理方法を見つける
…例えば、ノートに書く・ボードに書く・ツールを使うなど、業務スタイルに応じて選びましょう。 - 業務の記録から始める
…タスクが思いつかない場合は、まず業務に取り組み記録することで、翌日以降のタスク作成に役立ちます。 - 簡単な管理から始める
…例えば、1日のタスクを1～2個に絞る・まずは毎朝5分だけタスク確認を行うなど、管理作業のハードルを下げ、成功体験を積みましょう。 - 計画に余裕を持つ
…例えば、予備の時間を設けるなど、急な依頼や予定の変更にも対応できるようにします。 - 振り返る
…例えば、タスク管理作業を続けられているか・何が負担か、など問題点を取り除きつつ習慣化を目指しましょう。
このように、タスク管理が苦手・無理・やめた、という悩みを解決できます。
めんどくさい・無駄
タスク管理が「めんどくさい」「無駄」と感じる方は、管理作業を負担に感じている方に多いネガティブな悩みです。シンプルな方法で行い、タスク管理のメリットを実感すると解消できます。
「直感的にタスク管理できる」または「今使う管理ツールや方法が複雑」な場合があり、そのまま放っておくとストレスに感じ、タスク管理をやめてしまうことで仕事に影響がでることに注意が必要です。
- 原因：メリットを感じていない
- 失敗例：増えるタスク量の作業を無駄に感じた
- 解決策：メリットを学び、シンプルで使いやすいタスク管理を行う
原因：メリットを感じていない
タスク管理を「めんどくさい」「無駄」と感じる方は、タスク管理のメリットを感じていないことが原因です。詳しくは以下の3つに分かれます。
- タスク管理の必要性を理解していない
…例えば、仕事量が増えた際にも優先順位をつけて成果につながる行動を選びやすい・業務効率化につながるなどのメリットがわかっていません。 - 複雑なツールや細かすぎるタスクリストを使用している
…例えば、タスクの登録作業などに時間がかかり負担で、無駄に感じてしまいます。 - 直感的に頭で考えてタスク管理を実践できている
…例えば、わざわざツールで可視化する作業が無駄に感じている、などの場合があります。
このようにタスク管理に手間がかかるというデメリットが大きく見えることが原因です。根底にはタスク管理が苦手と感じている場合もあります。
失敗例：増えるタスク量の作業を無駄に感じた
私が実際に体験した失敗談を紹介します。
- 職務経験が長くなるにつれてタスクの量が増え、管理作業に時間がかかり無駄に感じ、タスク管理をやめたことがあります。
- 管理作業の時間は削減され負担は減りましたが、業務の抜け漏れ・期限切れが発生し、弊害が起こりました。
この経験を経て、抜け漏れを減らすには「作業をやめる」ではなく、「必要な作業を簡素化する」ことが大切だと学びました。
解決策：メリットを学び、シンプルで使いやすいタスク管理を行う
この悩みの解決策を紹介します。
- タスク管理のメリットを知る
…例えば、抜け漏れが減り成果につながる・仕事時間の振り返りで業務効率化につながる・自己肯定感があがる、などがメリットです。 - シンプルなタスク管理から始める
…例えば、タスクリストに書いて終えたものを消す・箇条書き1行のみで書くなど、手間がかからないシンプルな管理方法を取り入れます。 - 直感操作が可能な使いやすいツールを選ぶ
…例えば、付箋を使う・スマホとPCに対応するツールを使う・音声入力機能を活用するなど、自分に合った方法を見つけましょう。 - 成果や効率化のメリットを記録する
…例えば、仕事の成果・作業を削減できた時間などを、1週間ほど記録してみると良いでしょう。
これらの解決策を行うことで「めんどくさい」「無駄」といった悩みを解決できます。
タスク管理のメリットを一つでも魅力に感じる方は、まず一度実践してみましょう。
できない・難しい・わからない
タスク管理が「難しい」という悩みは、自分に合った方法を見つけていないために起こります。簡単に始められ、自分に合う方法で実践すると習慣化が可能です。
放っておくと業務量が増えたときに抜け漏れが増えるなど弊害が起き、仕事で思うような成果が得られない可能性があり、1つずつ解決しておくことが重要です。
- 原因：習慣化できない・考えられず整理できない
- 失敗例：優先順位が細分化され、定義があいまいで時間がかかる
- 解決策：自分に合うやり方を見つけて実践する
原因：習慣化できない・考えられず整理できない
タスク管理を難しいと感じる原因は以下のとおりです。
- 習慣化できない
…タスク管理を続けることが習慣になっておらず、継続が難しい状態です。 - 仕事の経験不足
…例えば、タスクが思い浮かばない、など仕事を一通り経験しておらず、何をすべきかわかりません。 - 整理できない
…例えば、タスクの分け方・並び替えがわからないなど、仕事で何が大切か把握できておらず、タスクを整理できません。 - 理想が高すぎる
…例えば、要望する全ての機能を無料で使えるツール・タスク管理のやり方に完璧を求める・市販のタスク管理本の方法をすべて取り入れようとするなど、自分を追い込みすぎてしまいます。 - 他人の成功事例をそのまま真似る
…例えば、紙に書いたタスク管理・ツールを使った高度な管理・GTDやポモドーロの手法などです。 - 自身の業務スタイルとの不一致
…例えば、高機能なツールをフル活用する・細かすぎるテクニックを使う・複数の手法を同時に導入してしまうなど、自身のレベルに合っていない方法です。
これらの原因によりタスク管理を難しいと感じます。
失敗例：優先順位が細分化され、定義があいまいで時間がかかる
実際にあった私の失敗例を紹介します。
- 仕事量が増えタスクに優先順位をつけて作業に取り掛かっていましたが、優先順位が細分化され、順位付けの定義があいまいになり、順位を決める作業にも時間がかかりました。
- 新たなツールの機能を使いこなそうとし、複雑な管理画面が完成してしまう。
解決策：自分に合うやり方を見つけて実践する
解決策は、自分に合うやり方を見つけて実践することです。考えるのが難しいという方は、以下の一例を参考に試してみましょう。
- （タスクを出せない：）取り組んだ業務の記録から始める
…例えば、見積作成・電話・会議などを記録し、翌日以降のタスク作成に役立てます。 - （習慣化、理想が高い：）毎日見られる環境を作る
…例えば、手書きのリスト・目につく場所へ置く（ボード・ノートなど）・ツールのページをホームに設定する、など使いやすいツールで無理なく習慣化します。 - シンプルなタスク管理から始める
…例えば、今日やることだけをリスト化する・1週間は同じ方法を続ける・慣れてきたら少しずつ機能を追加する、など段階的に調整します。 - （タスクを整理できない：）業務で重要なポイントを整理する、または人に聞く
…例えば、商談件数・市場調査の頻度・既存顧客のフォローなど、何を優先順位付けの指標にすべきかを検討します。
これらの解決策を実践し、難しいという悩みを解決しましょう。
多い・長い
タスクが長い・多い悩みは、職務経験年数に比例して起こる確率が高くなります。優先順位を明確にし、不要なタスクを削除することが効果的な対策法です。
このまま放っておくとタスクリストが「風景」と化し、終わらないタスクに違和感を感じなくなり、管理作業に時間がかかり仕事で成果をあげるための業務に時間を割けなくなります。
- 原因：タスク作成に満足し、整理できていない
- 失敗例：未来にやるタスク・優先でない案件まで管理
- 解決策：実行して減らす・見やすく整理する
原因：タスク作成に満足し、整理できていない
タスクリストが長い・多い方はタスクを作成することで満足してしまい、やるべきタスクと不要なタスクを整理できていない・優先順位をつけれていません。
反対に、作成したすべてのタスクを重要だと感じ、非現実的な考えに陥っています。例えば以下の原因があります。
- タスクを作成することで満足している
…タスクは終えて成果をあげることが目的です。成果につながるタスクをどう終えるか？という視点が欠けている可能性があります。 - 優先順位をつけれていない
…重要度と緊急度の区別があいまいで、どのタスクが優先かを整理できていません。 - 日時が設定されていない
…タスクに日時情報が不足していると、「今やること」「今日やること」「明日以降にやること」が混在し、リストが長くなりがちです。 - 細かすぎる
…細かな作業までタスクとして作成し、リストが必要以上に長くなっています。
失敗例：未来にやるタスク・優先でない案件まで管理
私の失敗談を紹介します。
- 職務経験年数が長くなるにつれてタスクが増え、未来に取り組むべきタスクも同じリストで一元管理しており、タスクリストの整理に必要以上の時間を費やしていました。
- 追跡すべきでない優先順位の低い小規模案件までタスク化してしまい、リストが膨大になった結果タスクを終えられず、ストレスを感じました。
解決策：実行して減らす・見やすく整理する
解決策は以下のとおりです。
- タスクを実行して減らす
…ひたすら作業にとりかかりタスクを消す日を確保しましょう。業務も進むので一石二鳥です。 - 不要なタスクを非表示に設定する
…不要なタスクをやらないリストに入れると、タスクを消さずに保管できるうえ、リストがシンプルな見た目になります。必要に応じてやらないリストから再タスク化も可能です。 - グループ分けする
…例えば、実行日（今日やる・明日以降にやる）・所要時間（1分で終わる・2時間かかる）などでタスクを分けると、長いリストが分割され見やすくなり、作業効率もあがります。 - 親タスクにまとめる
…例えば、「商談準備」タスクに紐づく「資料作成」「サンプル手配」などの細かなタスクを親タスク内にまとめるなど、慣れたタスクはまとめることで管理コストが下がります。
タスクが長い・多いと感じる場合は、定期的に見直して削減しましょう。
タスク管理の始め方7ステップ
仕事の成果と効率化に役立つタスク管理の始め方とやり方は以下7ステップです。これからタスク管理を始める・今のタスク管理を見直したいという方は参考にして実践してみましょう。
実際に私がタスク管理歴10年の経験を経て実感した、必要最低限の手順を紹介します。
- 手法を決めて導入する
…例えば、手帳・印刷の裏用紙・タスク管理ツールなど、業務環境や好みに合ったものを導入します。1日あれば終わります。ツールの場合はアカウント登録から利用開始まで行います。≫参照：おすすめのタスク管理ツール
≫参照：タスク管理の手法（アナログ・デジタル） - タスクを作成する
…やるべきことをリスト化し、一目で把握できる状態にします。 - タスクに開始日・期日を設定する
…開始日を設定することで「今日やること」に集中でき、期限を設定することで抜け漏れを防ぎます。 - 終えたタスクの進捗を完了に変更する
…終えたタスクは完了状態に変更し、一目で判別できるようにします。 - 必要に応じて情報を追加する
…例えば、タスクカテゴリ・見積時間など、優先順位付けの参考になる情報をタスクに付与します。 - （応用）タスク管理の作業効率をあげる
…例えば、テンプレート化・繰り返し・自動化・AIなど、ツールの機能を活用して管理の手間を削減します。 - （応用）仕事全体の業務改善を行う
…例えば、かかった時間・成果などを振り返り、改善すべきタスクに目星をつけ、改善策に取り組みます。
以上のステップを参考に、自分のペースに合った管理方法を見つけましょう。
≫参照：タスク管理の手順
タスク管理のコツ21選｜問題点に注意する！
タスク管理を成功させるには、以下21個のコツに注意し、問題点を早めに見つけて修正することがポイントです。
実際に私の実体験も踏まえて、タスク管理を成功させるために気をつけるべきポイントをご紹介します。
- タスク管理に時間をかけすぎない
- タスクは一元管理する
- デジタルのタスク管理ツールを活用する
- タスク名は端的かつ具体的に書く
- 複雑なタスクは細分化する
- 必要な情報をテンプレート化する
- まず自分でやるかどうか決める
- 優先順位は数値化する
- 重要度は分解して考える
- 緊急度はあてにしない
- カテゴリは抽出したい目的で決める
- 期限は全てのタスクに設定しない
- リマインダーで通知させる
- 取り組まないタスクを選ぶ
- 大枠に分けて順番（時間帯）を決める
- １度に１つのタスクだけに取り組む
- 作業時間を記録する
- 「定性」と「定量」で振り返る
- 気付いた時点で改善する
- 余裕時間をタスクに組み込む
- すべてのタスクを追跡しない
以上のコツを参考に、定期的な振り返りを行い、タスク管理を成功させましょう。
≫参照：タスク管理のコツ21選
タスク管理によくある悩みを解消！
このページでは、タスク管理でよくある悩みを原因・失敗例・解決策も交えて解説しました。
改めて重要なポイント5つを紹介します。
- タスク管理の悩みは主に4つに分かれる
- 「できない・苦手」には、自分に合う方法を習慣化する
- 「めんどくさい・無駄」には、メリットを学び、シンプルで使いやすいタスク管理を行う
- 「難しい」には、自分に合うやり方を見つけて実践する
- 「長い・多い」には、実行して減らす・見やすく整理する
これらの悩みは誰もが経験するため、このページ内で紹介した解決策を参考に、まずは簡単にできるタスク管理方法から実践してみましょう。
また、環境の変化に応じて新たな悩みが出てきますが、より働きやすい環境に変えるチャンスと捉えて、自分に合ったタスク管理方法を探りつつ働きやすい環境を作りましょう。
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