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このような悩みを解決します。
皆さんは仕事のタスクをどれだけ抱えていますか？今日やるべきタスクはいくつありますか？
タスクとは仕事で行う1つ1つの作業を指します。仕事で成果をあげ続けるには、タスクを適切に管理し、無駄を省いて成果に集中することが大切です。
ただタスクが多くなりすぎると管理に時間がかかり、気持ちに余裕もなくなり、仕事の成果にも悪影響がでます。時間も圧迫されて残業が増え、プライベートの時間も減る恐れがあり、良いことはありません。
実際に私も営業職に就いて5年以上経った頃、タスク量が増えてタスク管理作業に毎日1時間以上費やすようになり、顧客との商談や事務作業などの時間が圧迫されて悩んでいました。
そこでこのページでは私がタスクが多い状態からうまく管理し、成果をあげ続けている実体験も踏まえてタスクが多い原因・解決策・弊害について解説します。
このページを読むとタスクが多い状況を改善できるヒントが見つかり、今日から実践できて働きやすい環境を作ることができます。
先にタスクが多いと感じる原因をお伝えします。
- 実際の業務量を把握していない
- 仕事をなんでも引き受ける
- タスクを整理できていない
- 無駄な作業を見直していない
- タスクに着手できていない
それぞれに合う管理方法も含めて、詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
タスクが多い悩みの原因5選
タスクが多い悩みの原因は主に5つです。どのように管理すべきか、前向き（ポジティブ）な悩みです。
「タスクが多い」とは、言い換えると「仕事量が自分のキャパシティを超え、たくさん抱えている（と感じている）」状況です。
仕事（職種や業務内容）によって多くなりやすい人もいれば、なりにくい場合もあります。
- 業務量を把握せず、現実を知らない
…実際は思ったほど多くない可能性があり、現実を捉える必要があります。 - 仕事を断れず、なんでも引き受ける
…事前にタスクを減らす対策ができていません。 - 作業を整理できていない
…分類できていないタスクが一まとめになっています。 - 無駄な作業を見直していない
…従来のやり方を続け、不要な作業や手順が含まれていることがあります。 - タスクを実行できず、減らない
…実行するためのタスク管理であることを忘れています。
業務量を把握せず、現実を知らない
タスクが多いと感じる原因は、業務量を把握できていない場合があります。
タスクが多いと「感じている」だけで、実際は自身のキャパシティで対処できる業務量の可能性があるからです。
思い込みで「タスクが多い」と感じていると、無気力になり仕事が手につかず、処理能力が落ちる可能性があります。
勘違いしている場合はタスクを可視化することで気持ちに変化が見られるため、まずは実際のタスク数を把握することが大切です。
現実を把握したうえで「タスクが多い」と感じる場合は、他の原因があります。
仕事を断れず、なんでも引き受ける
タスクが多い人は、頼まれた作業を断れず、なんでも引き受けすぎている場合があります。
例えば人の頼みを断れない・他に予定が詰まっていても引き受けてしまう・残業すれば良いと甘く考えているなど、仕事が増えることに対して甘く考えすぎて、業務を事前に整理できていません。
仕事が回るうちは良いですが、増え続けると重要な業務に手が回らず、仕事で成果をあげれない・残業が日常的になりプライベートの時間が減る恐れがあります。
チームのために頑張るのは良いことですが、過度に引き受けすぎるとお互いにとって良くないので、安易に引き受けず代替案を提案することも考えてみましょう。
作業を整理できていない
タスクが多い人は、作業を整理できていない場合があります。
例えば、明日以降にやる業務・他人がやるべき作業・終えたタスクなどが同じリストに含まれ、タスクが乱立して見づらい環境になっている場合があります。
このまま整理しないでおくと、数あるタスクから必要なタスクを見つける手間がかかり、残業が増える恐れがあります。
タスク管理ツールを活用すると、開始日を設定する・担当者に割り振るなど、それぞれのグループに分けて表示でき、見た目もスリムになり今日やるべきタスクに集中できます。
無駄な作業を見直していない
タスクが多い人は、これまでのやり方を見直していない場合があります。
例えば、無駄なタスクがある・必要以上に細かいタスクを作るなど、過去のやり方を続けているせいでタスクが増えています。
最適なタスク管理の方法は、職務経験・タスク管理経験の長さに応じて変わります。
やらないタスクを決める、慣れたタスクをまとめるなどこれまでのやり方を見直して、タスクを減らす管理方法を取り入れましょう。
タスクを実行できず、減らない
タスクが多い人は、作成したタスクを実行できていない場合があります。
例えば、日ごとに未実行のタスクが増える・何でもタスク化しているなど、タスク作成数に比べて完了数が少ない状態です。
タスク管理は作業を実行して成果をあげやすくするために行いますが、実行できないのでは本末転倒です。
解決策は、優先度の低いタスクをやらないリストにまとめる・タスクを実行する・集中できる環境をつくることでタスクを実行しやすい環境を作ります。
タスクが多いときの管理方法8選
タスクが多いときに効果的な管理方法は以下9つです。
3ステップ「現状把握」「現状改善」「今後の対策」に分けて紹介します。
これらのアイデアを組み合わせ、タスク数を減らします。
タスク数を把握する
まず現在のタスクの数を把握します。
「タスクが多い」と思っていても、実際はそこまで多くない「勘違い」な場合もあるからです。
例えば、タスク数を数えて記録する・タスク管理ツールで数を自動表示するなど、タスクの数を把握します。
できればそれぞれのタスクにかかる見積時間まで試算しておくと、自分のキャパシティと実際の業務時間を客観視しやすく、おすすめです。
まずは自身が抱えるタスク量を客観的に把握すると、どのような対策が必要か、そもそも勘違いしているのかがわかります。
やらないタスクを決める
やらないタスクを決め、見えないようにすることでタスク量が減ります。
「何かの時に見返したい」「消すのは不安」という状況も考慮して、タスクを消すのではなく、やらないことにまとめていざという時に見返せる状態を作ります。
やらないタスクとは例えば、今やらないタスク・自分ではやらないタスク・今となっては不要なタスクなどです。これらをひとつにまとめて非表示にすると、やるべきタスク数を減らせます。
優先度が低く、今は取り組まないタスクも含めると効果的です。
営業職だと、過去に取り組んでいた案件の優先度が上がり、時間をあけて再チャレンジするときに役立ちますね。
開始日を設定する
タスクに開始日を設定します。
開始日は、そのタスクをいつやるか、取り組む日時を決めることです。いつまでにやるかを決める「期限」とは違い、取り掛かり始める日時を決めます。
開始日時を決めておくと、明日以降のタスクはそのときになってから取り組むことができ、今日のタスクに集中できる・スケジュール管理に役立つメリットがあります。
ツールによっては日別に分けて表示できるものもあり、視認性があがります。
担当者に割り振る
タスクを自分以外のメンバーに割り振ります。
自分でやらなくても良い作業・苦手な作業を得意な人にお願いすることで、タスク量を減らします。
例えば、単純作業は若手社員・複雑な作業は分解して同僚・苦手な作業は得意な人にお願いするなど、タスク内容に応じて割り当てる人を選びます。
自身のタスクを減らすだけでなく、他人にとっても意味のあるタスクかを考慮したうえで依頼すると効果的です。
慣れたタスクをまとめる
慣れたタスクをまとめて、タスク数を減らします。複雑なタスクに取り掛かりやすくする「細分化」とは真逆の方法です。
慣れたタスクは自然と手順が身についているため、大きなタスクにまとめても成果に支障は出ません。
やるべき作業自体が減る訳ではありませんが、タスク数を減らすことで管理の手間と心理的な不安感を取り除くことができ、効果的です。
例えば、今日の予定と仕事の振り返りは「仕事の準備」・下調べと提案資料作成は「商談準備」にまとめるなど、包括する大きなタスクにまとめます。
詳細な手順を消すのが不安な場合は、サブタスクとして設定・詳細ページにメモしておくと、いざというときに見返せて便利なため、おすすめです。
実行して減らす
タスクを実行することでタスク数を減らします。
仕事の成果にもつながるため、対処法の中で最も効果的な方法です。
例えば、リストの上から順に取り掛かる・突発的なタスクはその場で対応する・すぐ終わるタスクから始める・重要なタスクから取り掛かるなど、ひたすらタスクを完了させることに集中します。
タスクが多過ぎて仕事が手につかないときは、優先順位など複雑なことは一旦考えずに、ひたすらタスクを実行して数を減らすことも効果的です。
安易に引き受けない
仕事を安易に引き受けず、より簡単な他の解決策を提示することで、自身が行うタスクを増やさないように努めます。
タスク量が増えることを事前に防ぐ予防策で、依頼された時の対応がポイントです。事前に数パターンの対応策を準備しておくと良いです。
例えば、他の得意なメンバーを紹介する・どこまでなら対応可能かを伝える・その場で解決して役目を終えるなど、なるべくタスクが増えないよう工夫します。
もちろん全てのタスクを回避できるわけではないため、どうしても対応が必要なタスクの時間を確保するためにも、なるべくタスクを増やさないよう心がけましょう。
集中できる環境を整える
集中できる環境を整え、タスクを減らしやすい状況を作ります。
集中していると同じ時間で多くのタスクに取り組むことができ、タスク管理の判断が行いやすく管理の手間が減り、タスク量を減らしやすいです。
例えば、テレワークを取り入れる・タスク管理ツールを活用する・マルチタスクを避ける・定期的に休憩するなど、自身が働きやすい環境を整えます。
仕事は時間かけることではなく、成果を生むことが目的です。間接的に影響を与える環境にも目を向けることが大切です。
タスクが多いことのデメリット5つ
タスクが多いことによるデメリットは主に5つあり、仕事の成果・時間・モチベーションに悪影響があります。
それぞれのデメリットが影響しあうことで、負の連鎖を引き起こす可能性があるため注意が必要です。
- タスク管理の手間がかかる
…タスク数が増えるほど管理の手間が増え、時間を浪費します。 - 抜け漏れが発生するリスクが増える
…タスクが増えることで注意をむけるべき業務が増え、抜け漏れのリスクが高まります。 - ストレスでしんどく、無気力になり仕事に手がつかない
…たくさんのタスクにストレスを感じ、モチベーションがさがり、作業に必要以上の時間がかかります。 - パニックになり、頭が回らずパフォーマンスが落ちる
…タスクが多いことに焦りを感じ、業務の質が低下します。 - 無駄なタスクで残業が増え、プライベートの時間が減る
…管理作業や業務に必要以上の時間がかかり、プライベートの時間が削られます。
このようなデメリットがあり、仕事だけでなくプライベートにも影響があります。放置せず、少しずつ解決に取り組むべき課題です。
一方でメリットは取り組むべき業務があることです。やるべきタスクがない・何をするべきかわからない状態では仕事になりません。タスクが多いことは幸せな悩みともいえます。
タスク管理によくある悩み4選
タスク管理によくある悩みは、前向きな悩み（ポジティブ）・後ろ向きな悩み（ネガティブ）に分かれます。それぞれ性質が異なるため、特徴と解決策を紹介します。
タスク管理の悩みを放っておくと、仕事の効率が落ちるだけでなく成果にも影響が出て、モチベーションも下がります。
少しずつ改善することで働きやすい環境が整い、仕事で成果をあげ続ける・業務を効率化する・モチベーションを維持することに役立ちます。
- タスクが多い（リストが長い）
…抱えるタスクが多く、どう管理すべきか悩んでいます。優先順位を明確にし、不要なタスクを削除するが効果的です。 - タスク管理が苦手・無理・やめた
…タスク管理のやり方を知らず、経験不足のために起こる悩みです。自分に合うやり方を見つける必要があります。
≫タスクが苦手な悩みの原因と対策
- タスク管理ができない・難しい・わからない
…タスク管理を始める前から作業が難しいというイメージを持つ・実践中に作業が煩雑で嫌になり続かないという、ネガティブな悩みです。自身に合う方法で習慣化すると、うまく機能します。
≫タスク管理ができない悩みの特徴と解決策 - タスク管理が面倒くさい・無駄
…タスク管理のメリットを感じず、作業の手間が嫌で時間の無駄と感じる、ネガティブな悩みです。シンプルな方法で行い、タスク管理のメリットを実感すると解消できます。
≫タスク管理がめんどくさい人の特徴と解決策
仕事でタスク管理を行う方は、必ずといって良いほどいずれかの悩みに直面します。それぞれの悩みの特徴と原因を把握し、働きやすい環境づくりを心がけましょう。
タスクが多いときのおすすめツール
タスクが多いときのおすすめツールは、作業効率が良いツールを選ぶと良いです。
タスクの多さを対処する場合は、解決策に役立つ機能4つ（タスク数の表示・やらないタスクのカテゴリ分け・開始日の設定・担当者の割り当て）を備えるツールを選ぶと効果的です。
| 機能 ＼ ツール | タスク数を表示 | やらないタスクを カテゴリ分け | 開始日を設定 | 担当者に割り当て | （参考） カテゴリ分け 2つ以上 | （参考） サブタスクに タスクをまとめる | ツール全体の 機能評価点 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Notion↗ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | 235 |
| Monday↗ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | 200 |
| Jira↗ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | 197 |
| Bitrix24↗ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | 193 |
| Asana↗ | ◎ | ◎ | ○ | ◎ | ○ | ◎ | 203 |
| Taskworld↗ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ○ | ○ | 172 |
| Backlog↗ | ◎ | ◎ | ○ | ◎ | ◎ | ○ | 155 |
これらのツールと機能を参考に、自身に合うツールを活用しましょう。
タスクが多い悩みによくある質問
「タスクが多い」悩みによくある質問にお応えします。
- Qタスク過多とはどういうことでしょうか？
- A
タスク過多とは、タスクの量・時間が自身のキャパシティを超えている状況です。
実際にはキャパを超えていなくてもタスク数が多いと感じることがあり、現実を把握する必要があります。
- Qタスクが多すぎるときの対処法は？
- A
タスクが多すぎるときは、タスク量を把握・やらないタスクを決める・今日やらないタスクに開始日を設定する・担当者に割り振る・慣れたタスクをまとめると、タスク数を減らすことができます。
- QタスクとToDoの違いは何ですか？
- A
タスクとToDoの違いは、解説するサイトや人・組織によって見解が異なりますが、どちらも「やること・1作業」と認識しておけば良いです。
辞典では以下のように説明されています。
実用日本語表現辞典
タスク・ToDoデジタル大辞泉
タスク・ToDoCambridge Dictionary
タスク・ToDoタスク 仕事・職務・仕事を課す・
仕事を割り振ることを
意味する英語表現１ 課せられた仕事。職務。
２ コンピューターで処理される
仕事の単位。
ふつう一つのアプリケーションソフトが
行っている作業全体（名詞）
・特に、定期的に、不本意ながら、
あるいは苦労して行う仕事・
やらなければならない仕事、
特に誰かの仕事の定期的な部分
・やらなければならない難しいこと
（動詞）
・誰かに仕事を与えるToDo これから行う予定の
タスクを意味する語。するべきこと。
しなければならないこと。不必要な、あるいは
状況に見合わないほどの怒り、
心配、興奮を示すこと
- Q仕事のタスクとは？
- A
仕事のタスクとは「やるべき1作業」のことを表します。「タスク＝作業」と解釈すればわかりやすいです。
タスクの集まりが「業務・プロジェクト」です。
タスク管理で働きやすい環境づくり！
このページでは「タスクが多い」悩みの原因と解決策を解説しました。
仕事の経験年数が長くなるにつれて業務量は増えるため、タスク管理はビジネスパーソンにとって重要な課題です。
改めてタスクが多い悩みの原因をおさらいします。
- 実際の業務量を把握していない
- 仕事をなんでも引き受ける
- タスクを整理できていない
- 無駄な作業を見直していない
- タスクに着手できていない
タスクが多いと感じる方は効果的な管理方法を実践することから、まず今日できること1つに取り組んでみましょう。
どうしてもタスクが多い状況を1人で改善できない場合は、上司に相談する・部署の異動を打診する・転職を考えるなど、他のアクションも視野に入れる必要があるかもしれません。
まずはタスク数をいかに減らすか、解決策に取り組み、今の状況でできることを実践しましょう。
タスク管理を行い、働きやすい環境を作りましょう！
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