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こんな悩みを解決します。
これから業務効率化↗に取り組む方もすでに実施している方も、どのようなメリットがあるかを理解しておくと、アイデアの幅が広がり効果的です。
私は営業職に務めて10年以上にわたり業務効率化に取り組み、個人・チーム・企業にとってどのようなメリットがあるか最前線で味わってきました。
このページでは私の実体験も踏まえて業務効率化のメリットを解説します。個人で実践したい方・チームに導入したい方・会社に提案したい方など、参考材料として活用ください。
ページ前半では業務効率化の定義とメリット・デメリット、後半では必要な背景と理由・手順や方法まで解説します。
先に業務効率化のメリットをお伝えします。
- 業務量が減る
- 作業が早く終わる
- 残業を減らせる
- あいた時間を有効活用できる
- 気持ちに余裕を持てる
- モチベーションがあがる
- 重要な業務に集中できる
- 納期に余裕が生まれる
- 少ないメンバーで成果をあげられる
- 離職率がさがる
- コストを削減できる
- 利益を生み出せる
- 人材不足を解消できる
- 持続的な発展につながる
これらのメリットを詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
業務効率化とは、成果をあげつつ業務を削減すること
業務効率化とは、成果をあげながら業務時間を短縮することです。
大切なポイントは「成果をあげる」という前提条件です。成果につながる業務を効率化すると仕事の成果をあげづらくなり、本末転倒です。
例えば、以下のように業務を効率化します。
- 成果につながらない業務をやめる
…最も効果がある効率化は「やらない」ことで、無駄な時間と労力をまるごと削減します。 - やるべき業務の時間を短縮する
…やるべき（やめてはいけない）業務の時間を短縮することで、成果をあげつつ作業時間を短縮します。
このように成果につながらない業務をやめる・やるべき業務の時間を短縮することで、業務を効率化します。
業務効率化を進めると、仕事の質があがり、より多くの成果をあげることができます。
≫参照：業務効率化とは？
業務効率化による14のメリット
業務効率化を行うと空き時間が増えるだけでなく、様々な面で恩恵を得ることができます。
個人・チーム・企業のそれぞれにメリットがあり、ビジネスパーソンは必ず取り組むべきです。
詳しく解説します。
業務量が減る
業務効率化を行うと、無駄な業務を減らすことができます。
業務効率化と聞くと「プログラミングで作業を自動化する」といった１方法を思い浮かべがちですが、最も効果的な方法は「業務をやらない」ことです。
これにより、その業務にかかる時間と労力をまるまる削減できます。
業務量が減ると、以下のようなメリットがあります。
- 重要な業務に時間をかけられる
- 気持ちに余裕を持てる
業務効率化により、仕事の成果に影響しない業務を選んで減らすことができ、重要な業務に集中できるようになります。
作業が早く終わる
業務効率化を行うと、作業を短時間で終えることができます。
業務の順番を変える・作業を組み合わせる・ツールを活用することで、仕事の質を落とさずに時間と労力を削減します。
作業が早く終わると、以下のメリットがあります。
- 空き時間が増える
- 勤務時間を減らせる
このように、成果をあげながら短時間で作業を終えることができます。
残業を減らせる
業務効率化を行うと、残業を減らせます。
業務量が減る・作業が早く終わることで仕事量と時間を減らせるため、規定の業務時間内に仕事を終えることができます。
残業が減ると
- 空いた時間を有効活用できる
- 疲労がたまらない
というメリットもあります。
業務効率化により、無駄な時間外労働を減らすことができます。
空いた時間を有効活用できる
業務効率化を行うと、空いた時間を有効活用できます。
業務量が減る・作業が早く終わるため、余った時間をどう使うか選べます。
例えば、削減できた時間には以下のようなことができます。
- さらに仕事に励み、昇給・昇進を狙う
- 副業に取り組み、スキルアップする
- 家族との時間を持つ
- 趣味の時間を楽しむ
業務効率化により、空いた時間を有効に使うことで、仕事や私生活の選択肢を持つことができます。
気持ちに余裕を持てる
業務効率化を行うと、気持ちに余裕が生まれます。
業務量が減る・作業が早く終わることでスケジュールに余裕ができるためです。
気持ちに余裕を持てると、以下のメリットがあります。
- 突発的な業務にも対応できる
- 仕事での判断が鈍らない
- 集中力が上がる
これによりさらに成果をあげやすい環境が整い、相乗効果を得られます。
業務効率化により気持ちに余裕を持ち、仕事で成果をあげる相乗効果まで得ることができます。
モチベーションがあがる
業務効率化を行うと、仕事のモチベーションがあがります。
作業時間の短縮は誰でも目に見える成果として認識でき、達成感を感じることができるからです。
モチベーションが上がると、以下のメリットがあります。
- 仕事に意欲的に取り組める
- さらに成長できるきっかけになる
業務効率化により、仕事のモチベーションが上がり、さらに成果をあげるきっかけになります。
重要な業務に集中できる
業務効率化を行うと業務量が減るため、より重要な業務に集中できます。
業務量が減ると空き時間が増え、大きな成果をあげる複雑な業務に時間を費やすことが可能です。
重要な業務に集中できると、以下のメリットがあります。
- 仕事でさらに成果をあげることができる
- メンバーや上司からの評価があがる
- 空き時間でさらに業務を効率化できる
これらにより仕事で好循環が生まれます。
業務効率化を行うことで重要な業務に時間をかけることができ、成果をあげる環境を作れます。
納期に余裕が生まれる
業務効率化を行うと、仕事の納期に余裕が生まれます。
1つ1つの作業にかける時間を短縮でき、見込み時間より早く作業を終えることができるからです。
納期に余裕が生まれると、以下のメリットがあります。
- 見直しの時間を持てて、成果物の品質があがる
- 依頼者からの評価が上がる
業務効率化を行うことで納期に余裕が生まれ、仕事の質も向上します。
少ないメンバーで成果をあげられる
業務効率化を行うと、少ないメンバーで成果をあげることができます。
業務量が減る・作業が早く終わるため、同じ成果をあげるための労力と時間を削減でき、少ない人手で仕事を完結できるからです。
さらに、少ない人員で成果をあげると
- 人手不足でも成果をあげ続けることができる
- 人手が増えたときにはさらに生産性があがる
というメリットにもつながります。
業務効率化に取り組むと、少ない人員で継続的に成果をあげる環境を作ることができます。
離職率が下がる
業務効率化に取り組むと、離職率が下がります。
気持ちに余裕を持てるため、従業員の満足度が上がり働きやすい職場環境を作ることができるからです。
さらに離職率が下がると
- 部署として社内評価があがる
- さらに従業員が集まりやすくなる
といった相乗効果もあります。
業務効率化を行うと離職率がさがり、さらに働きやすい環境が整います。
コストを削減できる
業務効率化を行うとコストを削減できます。
業務量が減る・作業が早く終わることで、一定の成果をあげるための労働時間を削減できて、残業の抑制につながるからです。
さらにコストを削減できると
- 削減したコストを投資に活用できる
- 利益率が上がる
というメリットにもつながります。
業務効率化を行うとコスト削減につながり、さらなる収益性の向上が期待できます。
利益を生み出せる
業務効率化を行うと利益を生み出せます。
業務量が減る・作業が早く終わることでコスト削減分が直接利益になり、さらにそれを活用することでさらなる利益を生み出すことができます。
利益が増えると
- 使える費用が増え、打ち手の選択肢が広がる
- さらに効果的な業務効率化を実現できる
- 仕入先や得意先からの評価が高まり、企業価値が上がる
というメリットにもつながります。
業務効率化を行うことで利益を生み出し、企業価値を高めることができます。
人材不足を解消できる
業務効率化に取り組むことで、人材不足を解消できます。
気持ちに余裕を持てる・離職率が下がることで働きやすい環境が整い、従業員満足度と利益率があがることで従業員が集まりやすくなるからです。
さらに人材不足を解消できると
- 余裕を持って仕事に取り組める
- さらに生産性が上がる
- 新たな事業に取り組める
というメリットにもつながります。
業務効率化を行うと人材不足を解消でき、自然と働き方改革にもつながり、さらなる発展が可能です。
持続的な発展につながる
業務効率化を行うと企業の持続的な発展につながります。
無駄な業務が減る・作業時間が短縮することで利益が増え、働きやすく魅力的な職場を作れることで好循環を生み出せるからです。
業務効率化を行うと会社が持続的に発展できるための環境を作ることができます。
以上のメリットがあり、業務効率化を行うと単純に目先の作業時間を短縮できるだけでなく、チームの働きやすさ・企業の発展にもつながります。
業務効率化のデメリット
業務効率化には14のメリットがある一方で、デメリットもあります。
以下のデメリットに注意して取り組むことで、業務効率化のメリットを最大限に享受できます。
- 時間と労力がかかる
- 責任が増える
- 仕事の質が低下する
- 収入が減る
- スキルが低下する
- 効率化しても忙しいまま
- 効率化が楽しくて止まらない
- やるべき業務が無くなる
- モチベーションが下がる
- 関係者に不信感を持たれる
- 反対意見により関係性が悪化する
これらのデメリットに注意しつつ対策に取り組むと、業務効率化のメリットを最大限に受けることができます。
≫参照：業務効率化のデメリットと対策
業務効率化が必要な背景と理由
仕事に効率化の考えと取り組みが必要な理由には、様々な背景があります。
皆さんの立場や状況により異なり、どれか１つの影響が大きいわけではなく、誰しもが複数の理由を持ち合わせています。
- 無料で使えるツールが増えている
…無料で使えるITツールも増え、誰でも簡単に効率化に取り組める環境に変化しています。 - 暮らしの選択肢が広がっている
…生活スタイル・業務スタイルの選択肢が広がり、それを知る機会もSNSやWebメディアを通じて増えています。ワークライフバランスも人により異なります。
- 持続的な発展に必要
…企業の発展には人手と資源が必要不可欠です。それを満たす手段の１つに業務効率化があります。 - 助成金がある
…業務効率化の取り組みは日本が国として支援しており「業務改善助成金」「働き方改革推進支援助成金」「IT導入補助金」などの助成金を活用することができます。
- 労働人口が減少している
…現代の日本は少子高齢化で、労働人口が減少しています。経済成長には１人あたりの生産性を向上させる必要があります。 - 働き方改革
…働き方改革に関する法律が制定された2018年以降、日本政府として生産性向上が課題となっています。 - テレワークの推進
…2020年の感染症拡大により急激に広まり、日本政府としてもテレワーク（リモートワーク）が推進され、労働力不足の解消・コスト削減・多様な働き方に効果があるとされています。
これらの背景により、個人・企業・社会にとって業務効率化が必要な状況にあります。
業務効率化と生産性向上・業務改善の違い
業務効率化と生産性向上・業務改善はいずれも「仕事で成果をあげる」という目的は同じですが、考え方が異なります。
| 業務効率化 | 生産性向上 | 業務改善 | |
|---|---|---|---|
| 特徴 | ・業務を削減する ・時間を節約する | ・成果を高める | ・成果を高める ・業務を削減する |
| 業務量 | 減らす↓ | ・維持する→ ・増やす↑ | ・削減する↓ ・維持する→ |
| 業務時間 | 削減する↓ | ・維持する→ ・増やす↑ | ・削減する↓ ・維持する→ |
| 具体例 | ・タスク管理ツールの導入 ・自動化ツールの導入など | ・従業員の研修 ・効果的な営業活動 など | ・業務プロセスの見直し ・担当者の見直しなど |
- 業務効率化
…成果に影響しない業務をやめ、今までと同等以上の成果をあげるために、やるべき業務にかける時間と手間などの「ムリ・ムダ・ムラ」を減らす方法を考えます。 - 生産性向上
…業務量を維持または増やし、時間あたりの成果をどのようにあげるかを考えます。 - 業務改善
…業務効率化と生産性向上の両方を組み合わせて、業務プロセス全体を見直すことで働く環境を改善し、より成果をあげやすい環境を作ります。
いずれも「仕事で成果をあげる」という目的は同じですが、業務効率化は業務の時間と手間を「減らす」・生産性向上は成果を「増やす」・業務改善はその両方を取り入れるという違いがあります。
業務効率化の手順６ステップ
業務効率化の基本的な手順をご紹介します。
この手順に沿って実践することで、誰でも業務を効率化することができます。
- 目的と目標を決める
…なぜ効率化するか・削減した時間にやること・毎日何分効率化に取り組むか・１日何分を削減したいか、など「長期」「短期」「定性」「定量」で考えます。 - 現状を把握する
…現在の業務内容・かかる時間・削減できる業務の特定を行い、現状を客観的に把握します。 - 優先順位・スケジュールを決める
…難易度・効果・人数・時間で優先順位を決め、いつやるか・いつ振り返るかを決めます。 - 実践｜やらない業務を決める
…まずは無駄な業務をやめ、作業時間をまるごと削減します。 - 実践｜作業時間を短縮する
…作業時間を短縮できるアイデア・ツールを活用します。 - 効果を検証して改善する
…削減できた時間・悪影響がなかったか振り返り、うまくいけば継続・弊害があれば改善します。
これらの手順で実践することで、基本的な業務効率化を行うことができます。
≫参照：業務効率化の進め方６ステップ
業務効率化の方法とアイデア
業務効率化を実践するアイデアの具体例を業務内容に沿ってご紹介します。
これらの方法を実践することで、作業に費やす時間と労力を減らすことができます。皆さんが抱える業務にあわせて取り入れてみましょう。
| 業務内容 | 個人にできる方法 | チームで取り組む方法 | 具体例 |
|---|---|---|---|
| 全般 | ・無駄な業務をやめる ・業務をまとめる ・ツールを導入 ・アウトソーシング ・タスク管理 ・働きやすい環境を整備 ・学習 | ・担当者を変える ・成功事例の共有 | RPA 営業支援ツール タスク管理ツール アウトソーシング フローチャート |
| 仕事の準備 | 内容をテンプレート化 | ー | ー |
| 移動 | ・時間の短縮 ・事務作業を同時に行う | ー | ・カーシェア ・サイクルシェア ・事務作業 |
| 商談 | ・Web商談を活用 ・メモと日報作成を同時に行う | ー | ・Zoom ・Teams ・Google Meet ・メモツール ・日報ツール |
| 会議 | ・Web会議を活用 ・議事録、タスク化を同時に行う | ー | ・Zoom ・Teams ・Google Meet ・議事録ツール ・タスク管理ツール |
| 事務作業 | ・作業の簡素化、自動化 ・情報の一元管理 ・書式のテンプレート化 | 情報や資料の共有 | ・自動化ツール ・資料の共有ツール |
| 電話 | メモを同時に行う | ー | ・ハンズフリー ・メモ帳 ・メモアプリ |
| 振り返り | 内容をテンプレート化する | ー | ー |
- 無駄な業務をやめる
…例えば「目的のない商談」「成果の得られないメール返信」など、無駄な業務をやめることで効率化を図ります。 - 業務をまとめる
…例えば「AさんにB案件の提案とC案件の確認を行う」など、複数のタスクを1度に実行できる方法を考えます。 - タスク管理を行う
…例えば「Notion」「Backlog」「Monday」などのタスク管理ツールを活用して、仕事の準備と計画にあてる時間を削減します。高機能なツールほど慣れるまでに時間を要しますが、効率化の恩恵は大きいです。 - アウトソーシング
…例えば「会計作業を専門家に委託する」「事務作業をクラウドソーシングで外注する」など、特定の業務を他社に委託することで、時間を節約します。費用・依頼する手間といったコストとのバランスも考慮します。 - 働きやすい環境整備
…例えば「場所」「時間帯」など、選択できる限り自分の働きやすい環境を整備することで、作業効率をあげます。 - 学習する
…例えば「デバイスの機能を使いこなす」「新たなツールを知る」など、新しいスキルやツールを学びアイデアを広げることで、作業効率を向上させます。 - 同時並行で行う
…例えば「電話しながらメモをとる」「移動しながら事務作業」など複数のタスクを同時に進めることで時間を有効活用します。- 「マルチタスク」（関連しない複数のタスクを、完了以前に短時間で切り替えて取り組む）と混同しないよう注意しましょう。
- テンプレート化する
…例えば「マニュアルの作成」「タスクの内容（手順・項目）をルール化」などテンプレート化しておくことで、類似の作業について考える手間を減らせるうえ、成果物の完成度も安定化できて作業効率があがります。 - 移動時間を短縮する
…例えば「社用車」「電車」「カーシェアリング」「サイクルシェア」など、短時間で移動できる手段を選び、時間を節約します。費用とのバランスも考慮します。 - Web商談・会議を取り入れる
…例えば「Zoom」「Teams」などのWeb会議ツールを活用すると、移動時間を大幅に削減できます。内容と目的によって使い分けましょう。 - 事務作業を自動化する
…例えば「要約」「翻訳」「文章作成」「集計作業」などを簡素化できる自動化ツールを活用することで、事務作業にかける時間と労力を削減します。 - 情報の一元管理
…例えば「Notion」「Dropbox」「Googleワークスペース」などのクラウドストレージで業務に必要な情報を1箇所に集約することで、確認作業を効率化できます。 - 同期できるメモツールを使う
…例えば「iOSのメモアプリ」「Notion」などの同期できるメモアプリを使い、異なるデバイスでも内容を同期できて、情報を入力する・探す手間が省けます。
- 強みにあわせて担当者を決める
…例えば「資料作成はAさん」「B市場への提案アイデアはCさん」などメンバーの得意分野に応じて業務を分担・分業化し、効率的に進めます。担当者のモチベーションもあがります。 - 成功事例の共有
…個人の成功事例を共有し、チーム全体で効率化を進めます。 - 情報の共有
…例えば「Notion」「Googleワークスペース」「LINEグループ」などを活用して、チームのメンバーが誰でも見れるツールを使い、情報を共有しやすい環境を作ります。
これらのアイデアを実践して業務を効率化しましょう。
業務を記録して、かける時間が長い業務を優先して選ぶと効果的ですね。
業務効率化の失敗例とコツ
業務効率化を行う際の失敗例と、成功させるコツをご紹介します。
業務効率化を成功させるにはポイントを押さえて実践することで、時間と労力の無駄を減らせて失敗を避けることができます。
誰にでもうまくいかないことはありますが、少しでも業務効率化の効果を高めたいなら、以下のポイントを参考に実践してみましょう。
- どう効率化するか分からない
…「効率化する方法がわからない」「分からなくなってきた」などうまくいかないことがあります。 - 続かない
- コツ：削減できた時間にやることを決める
…例えば「定時で帰宅」「副業」「家族・趣味の時間を持つ」など - コツ：会社の方針に合うアイデアから行う
…例えば「メンバーと成功事例を共有する」「協力体制を築く」など
- コツ：削減できた時間にやることを決める
- 仕事の成果につながらない
- コツ：振り返りと効果検証を行う
…例えば「空き時間は生まれたか」「成果に悪影響は無かったか」など
- コツ：振り返りと効果検証を行う
- 手当たり次第に効率化する
- コツ：まずはどの業務を削減するか優先順位を決める
…例えば「手作業が多い作業」「間違える可能性が高い業務」など - コツ：データに基づいた分析を行う
…例えば「タスク管理ツール」「データ分析ツール」を用いて業務量・時間・成果を可視化し、数値に基づいた客観的な分析を行いましょう。
- コツ：まずはどの業務を削減するか優先順位を決める
- 成果が見えない
- コツ：定期的に効果測定と振り返りを行う。長期目線で継続することが重要です。
- これ以上効率化できない
- チームに広がらない
- コツ：関係者の理解と協力を得る
…例えば「目的と手順を事前にわかりやすく説明する」「効果を見せる」など、上司・メンバーとのコミュニケーションを通じて理解と協力を得ることが重要です。
- コツ：関係者の理解と協力を得る
- ツールが使いにくい
- コツ：導入時にツールの操作性を確認する
これらのポイントを参考に、業務効率化に取り組むと効果的です。
業務効率化に役立つツール
業務効率化に役立つツールをアイデア別にご紹介します。
ツールを活用すると効率化のアイデアが一気に広がるため、最大限まで効率化したい方には必要不可欠です。
| アイデア | ツール | ツールの一例 |
|---|---|---|
| 移動時間を減らす | シェアリングサービス | ・カーシェアリング タイムズカー オリックスカーシェア dカーシェア ・シェアサイクル LUUP HELLO CYCLING bike share service など |
| Web商談・会議 | Web会議ツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet など |
| 事務作業の効率化 | 自動化ツール | ・プログラミング VBA（Excelマクロ） Python ・AIツール ChatGPT Notion AI ・RPAツール UiPath AUTORO BizteX cobit ・ツール連携 Zapier IFTTT |
| 事務作業の効率化 | マニュアル作成ツール | Teach me Biz トースターチーム Techtouch |
| 情報の一元管理 | クラウドストレージ | Notion Stock Oneドライブ Googleドライブ など |
| 同期メモ | 同期メモアプリ | Notion Stock Google Keep など |
| タスク管理 | タスク管理ツール | Notion Backlog など |
これらのツールを活用することで、業務効率化を効果的に実践できます。
≫参照：業務効率化のツール24選
業務効率化で働きやすい環境づくり！
このページでは業務効率化に取り組むメリットをご紹介しました。
改めて概要をおさらいします。
- 業務量が減る
- 作業が早く終わる
- 残業を減らせる
- あいた時間を有効活用できる
- 気持ちに余裕を持てる
- モチベーションがあがる
- 重要な業務に集中できる
- 納期に余裕が生まれる
- 少ないメンバーで成果をあげられる
- 離職率がさがる
- コストを削減できる
- 利益を生み出せる
- 人材不足を解消できる
- 持続的な発展につながる
業務効率化は仕事で成果をあげるには必要不可欠です。削減できた時間は誰でも効果を実感でき、仕事で成果をあげる準備が整います。
まずはタスク管理↗を行うと、業務効率化の手順を日常業務に取り入れて実践できて、一石二鳥です。
空き時間ができると「さらに仕事に励み昇給・昇進を狙う」「さらに業務効率化を進める」「副業でスキルアップする」「家族や趣味の時間を持つ」など、選択肢が広がります。
業務効率化で、より働きやすい環境をつくりましょう！
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