※このページには広告を含むことがあります。
このような悩みを解決します。
皆さんはタスク管理が得意ですか？少しでも疑問がある場合、何に不安を感じていますか？
タスク管理とは「ビジネスパーソンが効率的に成果をあげるために業務の道筋を立てること」で、仕事で成果をあげ続けるためには必要不可欠です。似た表現で「ToDo」とも言いますが、「タスク」と同様に「やること・1作業」と解釈すれば問題ありません。
もしタスク管理を苦手なまま行わずに放置すると、仕事の手順を立てられず、抜け漏れが起きる・期限が過ぎるなどの弊害が生じ、成果をあげられなくなる恐れがあります。
私は営業職に就いて10年以上タスク管理を実践し、作業性やツールとの相性に何度も悩み、そのたびにやり方を見直してきました。
そこでこのページでは私の実体験も踏まえて、タスク管理が苦手と感じる原因と対処法を具体例をあげて解説します。
このページを読むと、なぜ自身がタスク管理を苦手と感じるのかがわかり、それに対する解決策も見つかります。
先に概要を紹介します。
- 「予測ができない」なら、タスク管理のコツを1つずつ試してみる。
- 「仕事の経験が浅い」なら、人に聞きつつ早く実務経験を積む。
- 「失敗してきた」なら、小さく始めて成功体験を重ねる。
- 「ツールが合わない」なら、最適なツールを選び活用する。
- 「コミュニケーションが苦手」なら、ツールを活用するなど他の手段で情報を収集する。
詳しく解説します。
タスク管理が苦手な人の原因5選
タスク管理が苦手な人には主に5つの原因があります。
把握して対策を行うと、苦手を克服でき成果をあげやすい環境をつくることができます。
そもそも「苦手」とは”「扱いにくく、いや」「得意でない」「自分の思い通りにならず満足していない」「誇らしくない」「自信がなく、下手」”と辞書に書かれています。タスク管理に置き換えると「タスクを管理しづらくて嫌」「思い通りにいかず満足できない」「自信がない」という状況です。
予測ができない
タスク管理が苦手な人は、タスクに関連する内容を予測できないため、タスク作成を苦手に感じる場合があります。
タスク管理には必要な内容を計画する能力が求められますが、業務が不明確でタスクを作成しづらい・タスクに必要な情報を想像できないと、管理に時間がかかりタスク漏れのリスクも高まります。
例えば、タスク管理では以下の内容を予測する必要があります。
- いつやるタスクか？
- いつまでに終えるタスクか？
- 何をやるタスクか？
- 誰がやるタスクか？
- 必要な手順は何か？
- どれだけ優先度が高いタスクか？
- どれだけの時間がかかるタスクか？
実際に私が体験した例を紹介します。
新規顧客との商談準備で必要な手順がわからず、提案資料が不足し、提案の質が低下したことがありました。その後、タスク管理ツールの機能を活用し、不足していた提案資料をテンプレート化して改善しました。
このようにタスクを予測できないことが原因でタスク管理を苦手に感じることがあります。克服するには、タスク管理のコツを取り入れる・人に聞く・まず作業にとりかかる方法が効果的です。
タスクの全体像を把握し、スケジュール・時間・優先順位を考える練習が必要ですね。
仕事の経験が浅い
仕事の経験が浅いと、業務の全体像や工程がわからず、タスク管理を苦手に感じる場合があります。
タスク管理とは、やるべき作業を抜け漏れなく効率的に行い、成果をあげやすくするために行います。やるべき作業や業務の全体像がわからない業務初心者にとっては、やるべき作業を想定できない・優先順位をつけられず、苦手に感じます。
例えば以下のような状況があります。
- 新たな職種に就いて間もなく、やるべき業務がわからない
- 新たな職場に入社したてで組織の方針を理解しておらず、優先順位を判断できない
実際に私が体験した例を紹介します。
営業職につきながら新たに管理業務も兼任することになり、管理時に確認すべき内容・手順・ポイントがわからず、タスク管理ができませんでした。まずは作業に取り掛かり、必要な手順をリスト化して、次の実行時に備えました。
このように仕事の経験が浅いとタスク管理を苦手に感じます。克服するには、人に聞く・なるべく早く多くの仕事経験を積むことで、自分で必要な手順を組み立てましょう。
成功体験がない（失敗してきた）
これまでタスク管理に失敗してきた（成功した経験が少ない）場合、苦手に感じる場合があります。小さな成功を積み重ねて、自信をつけることが大切です。
失敗が続くと「自分のやり方が間違っている」と自信がなくなり、苦手意識を持つようになります。
例えば以下のような状況です。
- タスク管理が続かなかった
- 管理しても抜け漏れがあった
- 頭だけでタスク管理してうまくいかなかった
- 期限が過ぎた
- 目標が高く、無理な計画を立てた
- 計画に固執して、柔軟な対応ができなかった
- 高度な方法を実践し、破綻した
- やりすぎて必要以上の時間がかかった
実際に私の体験を紹介します。
タスク管理初心者の頃にタスク作成自体が漏れ、期日までに必要資料を提出できず、顧客に叱責されたことがありました。タスク管理自体が無意味と感じてやめた時期もありましたが、その場でタスク化することで、抜け漏れを防ぐよう改善しました。
このような失敗を重ね、タスク管理を苦手に感じます。克服するには、小さく始める・昨日の自分と比べてできたことをほめるなど、小さくても成功したことを体感できる工夫を行い、タスク管理に自信を持ちましょう。
ツールが自分に合わない
タスク管理が苦手な人は、使うツールが自分に合わない場合があります。自分に合ったツールを見つけることが重要です。
タスク管理ツールにはシンプルから高機能なものまで種類は様々です。自身の業務スタイルやプロセスに最適でないタスク管理ツールはかえって生産性が低下し、タスク管理自体を苦手に感じる場合があります。
例えば以下のような状況があります。
- シンプルなタスク管理を望むが、複雑で高度な管理を行う
…例えば、高機能なタスク管理ツールを導入したが使いこなせない、など。 - 高度なタスク管理を実践したいが、ツールに機能がなく手間がかかる
…例えば、テンプレート・繰り返し・自動化したいが、今のツールでは使えない、など。 - シンプルな見た目が良いが、複雑な画面のツールを使う
…例えば、リスト表示だけを求めているが、テーブル・ガントチャート・ボードなど様々な機能があり画面が複雑、など。 - 外出する営業職が、モバイル非対応のツールを使う
実際に私の体験を紹介します。
タスク数が増えた際にもカレンダーツールをタスク管理の用途に使い、日時の変更・優先順位の並び替えに毎日1時間以上を費やす時期がありました。一括編集・カテゴリ設定できるツールに移行し、1日15分のタスク管理に短縮できました。
このように自身に最適でないツールを使うと、タスク管理を苦手に感じる場合があります。克服するには、複数のツールから自身に最適な作業性・機能・見ためを持つツールを選びましょう。
コミュニケーションが苦手
タスク管理が苦手な人は、コミュニケーションが苦手な場合があります。メンバーと情報を共有しやすい環境を整え、タスク管理を行いやすい工夫を行います。
タスク管理には適切な情報共有・進捗報告が必要で、リーダーはメンバーにタスクを割り振るため・メンバーはタスク実行のために役立ちます。コミュニケーションが苦手だと、情報が集まらない・適切にタスクを割り振れず、誤解や作業の重複などの無駄が発生します。
例えば以下のような状況があります。
- 業務に関する情報が集まらず、必要なタスクを考えられない、取り組めない
- メンバーにタスクを依頼できず、作業を自分で抱える
実際に私の体験を紹介します。
私は電話でのコミュニケーションが苦手でメールで情報を依頼（確認）することが多く、見積提示までに必要な情報が集まらず、期限を過ぎた提案になったことがあります。スケジュールに応じてメール・電話を活用した情報収集を行うことで、改善できました。
このように、コミュニケーションが苦手だとタスク管理の実行にも影響し、苦手に感じます。克服するには、ツールを活用するなど他の手段も用いて必要な情報を集めましょう。
これらの原因があり、タスク管理を苦手と感じます。克服するには、自分が苦手と感じる原因をつきとめ、それに合う解決策を実践することが大切です。
タスク管理の苦手を克服する方法
タスク管理の苦手を克服するには、原因に対して以下6つの方法を実践することで克服できます。
詳しく解説します。
タスク管理のコツを取り入れる
タスクを予測できないときは、タスク管理のコツを取り入れると効果的です。一から改善策を考える手間がかからず、自身に合うアイデアを試してみるだけなので、誰でも簡単に取り組めます。
コツには様々な種類があり、内容によっては相反する内容もあるため、自身に合うものを組み合わせて取り入れることが大切です。
例えば以下のようなコツがあります。
- タスクを洗い出して細分化する
- 余裕時間を持つ
- 一度に複数の作業を進めない
- わかりやすく書く
- 得られる成果を想定して書く
- 優先順位をつける
- 情報を追加して整理する
- 目的を明確にする
- 見積時間を決める
- 開始日を決める
- 準備時間を設ける
- 振り返りを行う
- 他人のタスクを考慮する
- 一元管理する
- ツールを活用する
実際に私の体験談を紹介します。
タスク管理初期は「わかりやすく書く」・慣れてきたら「開始日を決める」・さらに習慣化してきたら「ツールを活用する」など、都度必要なコツを柔軟に取り入れてきました。
これらのタスク管理のコツを参考にすると、自身で悩みの原因をつきとめて対策を考える手間も省けて簡単です。まずは今の自分に必要と思うアイデアを1つ実践してみましょう。
人に聞く
タスクの予測ができない場合は、人に聞きましょう。
自分でやるべき作業・優先順位などを判断できない場合、すでに経験したメンバーや上司の意見が的確な可能性が高いです。
例えば以下のように確認します。
- 予測できない項目や不安を事前に挙げておく
- タスクの問題点や不安を、1対1で聞く
- タスクの目的をチームの打ち合わせ時に確認する
- タスクの優先順位を上司に相談する
このように他人の意見を参考にすると効果的です。教えてもらうときの聞き方・態度・タイミングに敬意を持つことで、お互いに気持ち良くタスクを進めることができます。
実際に私も未経験の「管理」の業務を依頼されたとき、必要な工程を上司に相談し、やるべきことを確認したうえで作業に取り組みました。
まず作業にとりかかる
タスクの予測ができない・仕事の経験が浅い場合は、まずタスクに取りかかることも効果的です。
取り組んだことのない業務を事前に想定してタスク化することは難しく、的外れなこともあるため、まずは作業に取り組み仕事の経験を積むことが大切です。
例えば以下のように行います。
- 作業に取り掛かる
- 必要な手順をリスト化・テンプレート化する
- 次回に同様のタスクを行う際、手順を通りに行う
私の実体験を紹介します。
未経験の「管理」業務に取り組む際、まず実務に取り組んだ後で「必要な情報を集める・方針を導く」という手順をテンプレート化しました。未経験の業務は事前に想定できないため、作業に取り掛かる方がポイントもつかめて手っ取り早いです。
このようにまず作業に取り組むことでタスクの工程を考えやすくなります。何度も同様のタスクに取り組むことで精度も上がり、効果的です。
タスクの手順はタスク管理ツールの「テンプレート」機能を使うと、1クリックで呼び出すことができ、手間と抜け漏れを減らせて便利ですね。
小さく始めて成功を実感する
成功体験がない場合は、小さく始めて成功を実感できる工夫を取り入れると効果的です。
失敗を繰り返すと自信がなくなり苦手意識が強まるため、小さくても「できたこと」を実感し、良い面に目を向けることでモチベーションがあがり継続しやすいです。
例えば以下のように行います。
- タスクを作成・完了できたことに満足する
- 昨日の自分と比べてタスク数を多く終えられた自分をほめる
- 昨日より重要なタスクに取り組めた自分をほめる
- 振り返りの時間を持ち、良かった点を記録する
私の実体験を紹介します。
タスク管理したての頃、毎日終えたことをリスト化して達成感を感じ、翌日以降に行うタスクを作成してモチベーションを維持してきました。
このように小さくてもできた部分を認めて成功を実感することで、タスク管理の苦手意識を克服できます。
他人と比べるのではなく、昨日の自分と比べて成長できたか、という視点で振り返りましょう。
自分に合うツールを選ぶ
使うツールが自分に合わない場合は、使いやすいツールを選びましょう。
自分が求める機能や特性に合うツールを使うと作業を継続しやすく、操作しづらさからくる苦手意識を克服できます。
例えば以下のように選びます。
- シンプルな見た目のツールを選ぶ
- 機能を追加できるツールを選ぶ
- 作業性が良いツールを選ぶ
- 色で分けられるツールを選ぶ
- リマインダー機能で抜け漏れを減らせるツールを選ぶ
私の実体験を紹介します。
タスク管理に慣れてきた営業職に就いて8年目の頃、タスク管理の作業効率をあげつつ抜け漏れをさらに減らすために、欲しい機能をすべて満たすツール（Notion↗）を導入しました。
このよう自分に合うツールを取り入れると作業が苦にならず、効果的です。
ツールを活用する
コミュニケーションが苦手な場合は、タスク管理ツールを活用すると効果的です。
チームでツールを活用する文化ができれば、コミュニケーションを減らしてもタスク管理に必要な情報が集まります。
例えば以下のようなタスク管理ができます。
- タスクをメンバーに割り当てる
- 必要な情報をツール内に記載する
- 不足する情報にはコメントして追記を依頼する
このようにツールを活用することで、コミュニケーションが苦手な人でもタスク管理ができる環境を作れます。ノウハウが蓄積でき、企業の発展にも貢献できます。
ただし人によっては対話が無く味気ない・冷たいと感じる場合もあるため、対面コミュニケーションも適度なバランスで取り入れると効果的ですね。
このようなアイデアを実践することで、タスク管理の苦手を克服できます。
タスク管理をやらないリスク
タスク管理をやらない（怠る）と以下7つのリスクがあります。例えば、営業職では顧客対応の遅れやミスが売上などの業績に直結するなどの恐れがあり、継続して成果をあげるにはタスク管理が必要不可欠です。
- 仕事量が増えたときに、成果をあげ続けられない
- 自己管理できない
- プライベートの時間が減る
- 他人に迷惑をかける
- 出世しづらい
- モチベーション・自己肯定感が下がる
- 最適な業務効率化を行えない
このようなリスクがあるため、少しずつでもタスク管理を行うことが大切です。
タスク管理が不要な人
タスク管理が不要なビジネスパーソンは、以下4つのいずれかに該当する方です。業務内容が単純でルーティンワークが多い方に多い傾向があります。
- 仕事を始めたての人
…タスクを想定できないため、まずは業務を身につける必要があります。 - 仕事量が少ない人
…管理するタスクが少ないと抜け漏れも起きづらく、タスク管理のメリットより管理工数の負担が上回るため、タスク管理は不要です。 - 定型業務のみの担当者
…例えば「製造業のライン担当者」など毎日の予定とやるべき作業が固定されている場合、個人でのタスク管理は不要です。 - 能力が高い人
…タスクを管理しなくても膨大なタスクから今やるべきタスクを都度選択して実行できる天才は、頭の中で高度なタスク管理を自然と実践できるため、改めてタスク管理を行う必要がありません。
これらの方にはタスク管理が不要です。ただし業務量・役職・職種の変化などによりタスク管理が必要となる場合がある点に注意しましょう。
その都度必要なやり方でタスク管理を取り入れてみると良いでしょう。
タスク管理によくある悩み
タスク管理を行うビジネスパーソンには「苦手」以外にも悩みを抱えるケースがあります。
「自身の悩みと少し違う」「他の悩みも知りたい」という方は、以下の内容も参考にしてみましょう。
- タスクが多い（リストが長い）
…抱えるタスクが多く、どう管理すべきか悩んでいます。優先順位を明確にし、不要なタスクを削除すると効果的です。
≫タスクが多い悩みの原因と対策 - タスク管理が苦手・無理・やめた
…タスク管理のやり方を知らず、経験不足のために起こります。自分に合うやり方を見つける必要があります。
- タスク管理ができない・難しい・わからない
…タスク管理を始める前から難しいというイメージを持つ・実践中に作業が煩雑で嫌になり続かないという状況です。自分に合う方法で習慣化すると効果的です。
≫タスク管理ができない悩みの原因と対策 - タスク管理が面倒くさい・無駄
…タスク管理のメリットを感じず、作業の手間が嫌で時間の無駄に感じます。シンプルな方法で行い、タスク管理のメリットを実感すると良いです。
≫タスク管理がめんどくさい人の原因と対策
これらの悩みはタスク管理につきものです。該当する悩みがあれば、それぞれの原因に対処することで克服してみましょう。
タスク管理のコツ
タスク管理は以下のコツに気をつけて取り組むと効果的です。
タスク管理をさらに上手に行いたい場合は、参考に実践してみましょう。
- タスク管理に時間をかけすぎない
- タスクは一元管理する
- デジタルのタスク管理ツールを活用する
- タスク名は端的かつ具体的に書く
- 複雑なタスクは細分化する
- 必要な情報をテンプレート化する
- まずは自分でやるかどうか決める
- 優先順位は数値化する
- 重要度は分解して考える
- 緊急度はあてにしない
- カテゴリは抽出したい目的で決める
- 期限は全てのタスクに設定しない
- リマインダーで通知させる
- 取り組まないタスクを選ぶ
- 大枠に分けて順番（時間帯）を決める
- １度に１つのタスクだけに取り組む
- 作業時間を記録する
- 「定性」と「定量」で振り返る
- 気付いた時点で改善する
- 余裕時間をタスクに入れる
- 全てのタスクを追跡しない
タスク管理が苦手な人に最適なツール
タスク管理が苦手な方におすすめのツールを紹介します。
シンプルさ・高機能さ・チーム利用の特徴別に紹介します。
| ツール名 | リンク | ダウンロード | よきの評価 満点237 | 特徴 | 機能 | 料金 | PC利用 | モバイル利用 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Notion↗ | 公式HP | PC iPhone Android | 165 | ・無料で使える機能数No.1 ・高機能かつ、シンプル～応用まで自由自在 ・他業務にも活用できる！ | ・6種のビューが無料 ・設定項目の追加と編集 ・Notion AI など | ・フリー 無料 ・プラス 月1,650円/人～ ・ビジネス 月2,500円/人～ ・エンタープライズ 月3,300円/人～ ※追加：Notion AI 月1,350円/人～ | ◎ | ◎ |
Backlog↗ | 公式HP | PC（有料） iPhone Android | 111 | ・日本発で歴史も長く、安心感No.1 ・スマホでも操作しやすく、使いやすい！ ・チームで使うとお得な料金体系 | ・２種のビューが無料 ・設定項目はデフォルトで14個 ・タスク数の完了を棒グラフで見れる | ・フリー 無料 ・スターター 月2,821円/スペース～ ・スタンダード 月16,720円/スペース～ ・プレミアム 月28,215/スペース～ ・プラチナ 月78,375/スペース～ | ◎ | ◎ |
Asana↗ | 公式HP | PC iPhone Android | 143 | ・高機能なタスク管理をすぐ使える度No.1 ・タスク・プロジェクト管理に特化された見た目 ・有料プランではタスク・時間をグラフ化可能！ | ・3種のビューが無料 ・豊富な連携ツール | ・Basic 無料 ・Premium 月1,200円/人～ ・Business 月2,700円/人～ ・Enterprise お問い合わせ | ◎ | ◎ |
Excelやスプレッドシートは誰でも使いやすい反面、利用環境が限られる（パソコン操作に限定）・抜け漏れを防ぐ機能（リマインダーなど）が少ない・作業効率を上げづらい（繰り返し・自動化など）です。仕事で継続的に成果をあげるならタスク管理ツールの活用がおすすめです。
よくある質問
タスク管理が苦手な方に関するよくある質問を紹介します。
- Qタスク管理ができない人はどうすれば改善できますか？
- A
タスク管理ができない人は、できない理由を見つけ、それに応じた解決策を取り入れると効果的です。
- Qスケジュール管理が苦手な人の原因は？
- A
スケジュール管理が苦手な人は、タスク管理が苦手な人と同様に「予測ができない」場合があります。
予定が重ならない・移動時間を考慮する・時間の余裕を持つなどの対策を行いましょう。
- Qタスクの粒度が大きいとどうなりますか？
- A
タスクの粒度が大きいとは「タスク名がおおまかな内容で、一目見ただけで行動に移せない」ことです。
粒度が大きいと具体的な行動に移りづらく、自分が作成したタスクでも時間が経った後に見てた際に何をやるか考える時間が余計にかかり、非効率です。
チームのタスク管理だと他人に動いてもらう必要があり、書き方には注意が必要です。
- Qタスクの洗い出しとは何ですか？
- A
タスクの洗い出しとは、必要な作業を漏れなく書き出すことです。
自分が抱えるタスクを全て書き出す・該当の業務に必要な工程を全て書き出す、などのように行います。
タスク管理で働きやすい環境づくり！
このページではタスク管理が苦手な人の原因と対処法を解説しました。
改めて概要をおさらいします。
- 「予測ができない」なら、タスク管理のコツを1つずつ試してみる
- 「仕事の経験が浅い」なら、人に聞きつつ早く実務経験を積む
- 「失敗してきた」なら、小さく始めて成功体験を重ねる
- 「ツールが合わない」なら、最適なツールを選び活用する
- 「コミュニケーションが苦手」なら、ツールを活用するなど他の手段で情報を収集する
タスク管理が苦手と感じている場合は、これらの原因に合う対処法を試してみましょう。
できればタスク管理ツールを活用すると、抜け漏れも減り作業効率が上がるため、おすすめです。
私はタスク管理にNotion↗を使っています。2023年2月に他のツールと徹底比較したなかで、自分が欲しい機能をすべて搭載し（かつシンプルにも使えて）、他の業務でも活用できる点が魅力です。
タスク管理を実践して、働きやすい環境を作りましょう！
コメント