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このような悩みを解決します。
タスク管理は無駄だと思いませんか？共感した人は要注意です。
タスク管理をめんどくさく感じているとタスク管理ができず、仕事の成果に支障が出るだけでなく自己肯定感も下がり、負の連鎖に陥る可能性もあります。
私は営業職に就いて10年以上タスク管理を実践し、めんどくさい時期も乗り越えて実践し続けてきました。
そこでこのページでは私の実体験を踏まえて、タスク管理をめんどくさいと思う人の特徴と原因、解決策まで紹介します。
このページを読むと、タスク管理をめんどくさいと感じている他の人はどのような悩みを抱えるのかがわかり、自分にあてはまるかどうか・どうやって解決すべきかのヒントを見つけることができます。
概要を紹介します。
- タスク管理がめんどくさい人は3パターンに分かれる
- 「作業が苦手」な人は、デメリット・メリットを把握して、まず実践する
- 「無駄に感じる」人は、メリットを知り体感してみる
- 「作業性が悪い」場合は、自分に合った方法・ツールを使う
詳しく解説します。
タスク管理がめんどくさい人の特徴と原因3選【実例あり】
タスク管理がめんどくさいと悩んだことがある人は多く、珍しいことではありません。そうした人の特徴は主に3つに分かれます。
- 作業が苦手で、めんどくさい
…性格・適性に課題 - 管理作業を無駄に感じ、めんどくさい
…メリットを知らない点に課題 - 作業性が悪くて、めんどくさい
…やり方・ツールに課題
それぞれ原因もあわせて解説します。
作業が苦手で、めんどくさい
タスク管理の単純作業が苦手でめんどくさいと感じることがあります。
原因は、性格や適性に合わないことです。タスク管理は単調な作業が含まれており、メリットはあっても苦手でめんどくさいと感じます。
例えば、以下のような作業がめんどくさいと感じます。
- タスクを書き出す
- タスクに日付やカテゴリーなどの情報をつける
- 終わったタスクを完了に設定する
さらに実例をご紹介します。
実際に私も営業職に就いて業務量が増えたとき、商談・移動・事務作業と忙しいなかで、タスク管理に手間と時間をかけることがめんどくさいと感じたことがあります。
一時的にタスク管理をやめた時期もありましたが、抜け漏れが起きやすくなり、自己肯定感が下がり常に不安を抱えている、というデメリットを感じてタスク管理を再開しました。
このようにタスク管理をめんどくさいと感じることは珍しくありません。対策としてデメリットを把握して始める・メリットを実感して続けると効果的です。
管理作業を無駄に感じ、めんどくさい
タスク管理の作業に時間をかけることが無駄だと考えているため、めんどくさいと感じています。
原因は、タスク管理のメリットを実感できていない・または体感したことがないためです。必要性を感じておらず、タスク管理作業にかける時間を無駄でめんどくさいと感じています。
例えば、以下のように無駄に感じます。
- 管理する時間を仕事にあてた方が、手っ取り早く成果をあげられる
- タスクを管理しても得られることがなく、無駄に感じる
- 実際にタスク管理を行ったが、メリットを体感できなかった
さらに実例を紹介します。
実際に私もタスク管理を始めたばかりの頃、タスクを書き出して整理する時間が1日30分以上かかり、本来すべき業務の時間が圧迫されていると感じてやめたことがあります。その結果、時間は削減できたものの抜け漏れが発生し、自己肯定感も下がり、モチベーションの維持が難しいという悪影響がありました。
このようにタスク管理の作業にメリット感じられず、めんどくさいと感じることがあります。タスク管理のメリットを知り、一度体感してみると効果的です。
タスク量が極端に少ない場合など、タスク管理自体が必要ない可能性もありますね。
作業性が悪くて、めんどくさい
タスク管理の作業性が悪く、めんどくさいことがあります。
原因は、管理方法・使うツールにあります。自分に最適な方法とツールを選ばないと無駄な管理工数が発生し、めんどくさいと感じる要因になります。
例えば、以下のような作業性の悪さがあります。
- 手で書く作業がめんどくさい
- タスク管理ツールの動作が遅くて、めんどくさい
- ツールのタスク情報を一括編集できず、めんどくさい
- 必要以上の情報を入力する手間がめんどくさい
さらに実体験を紹介します。
実際に私がタスク管理を始めて5年以上経ったころ、今日やり残したタスクを翌日に繰り越すのに、一括編集機能がないツールを使っており情報の移動に毎日15分以上を費やしてめんどくさいと感じていました。
また、今日やるタスクの分類に重要度やカテゴリ分けを毎日30分以上かけ、めんどくさいと感じてタスク管理自体をやめたこともあります。
このようにタスク管理のやり方・ツールの作業性が悪いため、めんどくさいと感じることがあります。今の自分に最適な方法・作業性の良いツールを使うことが重要です。
以上の特徴と原因があります。仕事でタスク管理を実践していると必ず直面する課題なので、原因と解決策を参考にして取り組んでみましょう。
タスク管理が「めんどくさい」を解決するコツ4選
タスク管理がめんどくさいと思う状況を改善するコツは主に以下の4つです。
実際に私が体験してきた内容も含めて紹介します。
詳しく解説します。
デメリットに危機感を持ち、まず始める
タスク管理をやらない弊害を知り危機感を感じることで、今すぐタスク管理を始める取り組むきっかけになり、初動につながります。
例えば、今のやり方では仕事で成果をあげられない・実際にこれまで得意先に迷惑をかけて怒られたことがある・次も怒られたくない、など「今のままでは良くない」「何かを変えたい」と感じる経験をきっかけにすると、取り組み始めやすいです。
実際に私がタスク管理を始めたきっかけも、営業職に就いて業務もまだ一通りも覚えていない段階で、タスク漏れが発生して上司・得意先に迷惑をかけたことがきっかけでした。
「早く仕事ができるようになりたい」「何か取り組まないといけない」と自省して始めたのがタスク管理でした。
このように身をもって危機感を感じたときは、タスク管理を始めるチャンスです。
メリットに魅力を感じ、目標を決めて継続する
タスク管理を行うメリットや得られる成果に魅力を感じると、やり始めたことを続けやすいです。
このときのポイントは、すぐに成果を得られるわけではなく人によってかかる時間は異なることを認識し、中長期目線で考えることです。
例えば、抜け漏れが減る・自己肯定感が上がる・業務効率化につながる・出世につながりやすいなど、メリットを感じることが大切です。
実際に私も「タスク管理を行っているとき」と「中断したとき」の気持ちの差が「不安感」という形で如実に表れ、手間をかけてでもやるメリットがあると心の底から実感したときから、最優先でタスク管理の時間を確保しています。
仕事で成果をあげやすい環境を整えることはもちろん、安心して業務に取り組む（不安感を取り除く）・自身のモチベーションを保つために効果的です。
目標は「作業時間を削減する」ために、タスク管理の工程を決めてツールを活用した作業効率アップを目指し、結果的に仕事で成果をあげる業務に時間をかけられる環境を整えています。
このようにメリットを体感してモチベーションを維持することが大切です。日々の実践を記録し、可視化することも効果的です。
今の自分に最低限必要なやり方を決める
今の自分に最低限必要なタスク管理のやり方を決めると、必要以上の管理項目を設定する作業が不要になり、作業性が上がりめんどくさく感じづらいです。
必要十分以上の管理だと作業の手間がかかり、必要以下だと管理ができず仕事に支障が出るため、管理に必要な項目と作業性のバランスが取れるやり方を見つけることが大切です。
例えば、以下のようなタスク管理のやり方があります。
- まず進捗のみ管理する
…初心者におすすめで、タスク名・進捗（ステータス）を記載し、終えたら「完了」を設定する - 日時（期限・開始日）を管理する
…タスク量が増えた中級者におすすめで、「期限」に見合うタスクの「開始日」を設定し、抜け漏れを減らしつつ、今日やるタスクに集中できる環境を作ります。 - 作業カテゴリ（電話・移動・事務作業など）を追記する
…タスク量が増えた中級者におすすめで、今どのタスクに取り組むべきか選びやすい環境を作ります。 - 時間を管理する
…タスク量が増えた中級者におすすめで、タスクの「見積時間」に応じて今日やるタスクを決め、「実績時間」を記録して明日以降のタスク管理の精度を上げます。 - 自動化を設定する
…タスク管理に慣れた上級者におすすめで、定型作業の「繰り返し」「テンプレート作成」「自動化」を設定し、管理作業を効率化させます。
実際に私もタスク管理未経験から試行錯誤しながら、上から順番に必要な機能を随時加えて取り組んできました。実際はこれ以外にも行った施策はありますが、続いているやり方がこれらのやり方です。
このように、自身が求める最低限のタスク管理方法を選んで実践しましょう。
作業しやすいツールを使う
作業性が良くないツールはタスク管理をめんどくさいと感じる原因です。使いやすいと感じられるツールを選び、めんどくささを取り払いましょう。
ツールとは、デバイス上で動作するタスク管理ツールに限らず、手帳・ペンなども含めて幅広いものから選ぶと良いです。
例えば以下のようなツールがあります。
- 書きやすいペン
- 書きたい項目がある手帳
- 複数のデバイスと同期できるタスク管理ツール
- 作業効率を最大化できるタスク管理ツール
このように自身が作業しやすいと感じられるツールを選びましょう。
私は高機能で作業性が良い外出中にも使えるマルチデバイスツールが希望で、2023年に様々なツールを比較検討してNotion↗を使っています。
これらのコツを取り入れ、タスク管理をめんどくさいと思わない環境を整えましょう。
タスク管理をやらないことの弊害9選
タスク管理をやらないことによる弊害は以下の9つです。
これらのリスクが積み重なると、仕事で成果をあげ続けることができない・業務を効率化できない状況につながる恐れがあります。
- 業務に抜け漏れが起き、期日が過ぎる
…業務量が増えると、業務をすべて覚えられず、期日が過ぎるタスクも発生します。 - タスク間の移行時間がかかり、非効率
…次にやる業務がわからない、マルチタスクで作業効率が悪いことが原因です。 - 優先順位をつけられず、重要な業務を後回しにする
…取り掛かりやすい業務ばかり取り組み、重要な業務を後回しにしがちです。 - 適切なスケジュール管理ができず、残業が発生する
…抱えるタスク量と時間を把握できず、無理なスケジュールを組んでしまい、残業が発生します。 - 必要なタスクと時間を見積もれず、出世しづらい
…必要な業務を見積もれず、仕事を部下に割り当てづらくなります。 - 自己肯定感が下がる
…業務の進捗を可視化できないため不安を抱え、自己肯定感が下がりがちです。 - 他人に迷惑がかかる
…上司からの指示が必要になったり、スケジュールのしわ寄せがチームメンバーに掛かってしまうことがありあす。 - 他の管理に発展しづらい
…スケジュール・時間・進捗などを適切に管理しづらいです。 - 業務改善（効率化）のポイントがわからない
…業務の実態を可視化できないため、現状と課題を把握しづらく、改善点を見定めづらくなります。
このようにタスク管理を行わないと、仕事の成果だけでなく周囲にも迷惑がかかり、自己肯定感も下がり働きづらい環境に陥ります。こうならないよう、少しずつできることから取り組むことが大切です。
タスク管理が重要な理由7選
タスク管理は仕事で成果をあげ続け、業務効率化を図るために重要です。仕事のやり方・かけた時間・成果を記録することで、現状を可視化して整理でき、働きやすい環境の整備にもつながります。
一般的に職務経験年数が長くなるにつれて業務量は増え、頭で覚えておくことが難しくなります。
例えば以下のようなメリットがあります。
- 業務を思い出す時間と労力が減る
…タスク量が増えた際に考えて思い出す工程が減り、脳のリソースを重要な業務の検討に使えます。 - 仕事の抜け漏れを防げる
…タスク漏れを防ぎ仕事の成約をとりこぼさない・二次クレーム防止などの信頼につながります。 - 時間対効果の高い業務に優先できる
…タスク一覧から俯瞰的に把握し、優先度の高い業務を見つけて実行しやすくなり、成果をあげやすくなります。 - 進捗を一目で把握できる
…未完了タスクが一目でわかり、次にやるべきタスクに取り掛かりやすく、チームの進捗管理にも役立ちます。 - 1日の計画を立てやすい
…今日やるべきタスクを決めやすく、業務効率が上がります。 - モチベーションがあがる
…作業を完了できた達成感により次に取り組むタスクの意欲を維持でき、記録と振り返りで自己効力感も高まります。 - 業務量が増えても挫折しない
…業務量が増えても今日やるタスクを選び時間を調整することで、キャパオーバーで挫折しにくくなります。
これをチームで実践すると、個人だけでなく組織で成果をあげやすい環境が整い、会社にもメリットがあります。このように、個人・組織にメリットがあり、成果をあげ続けるためにタスク管理が重要です。
タスク管理がめんどくさい人向けのおすすめツール
タスク管理を面倒に感じる人におすすめのツールを、作業効率をあげやすいツール・高機能で自由度が高いツールに分けて紹介します。
作業の手間がかからない・効率化できるツールは、作業の面倒さをツールの機能を活用して回避できます。
またタスク管理の最適なやり方・機能は仕事の環境やタイミングにより数年ごとに変化するため、定期的な見直しが必要です。見直しの手間も減らし、1つのツールを長く使うには、高機能で自由度が高いツールの活用も効果的です。
| ツール | 機能評価点 | タスクテンプレート | 繰り返し | 自動化 | AI | 一括編集 | 詳細検索 | 検索タスクを日別一覧で見れる | 検索キーワードと条件の保存 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Notion↗ | 49 | ◎ | ◎ | ○ | ○ | ◎ | ◎ | ◎ | ー |
| Asana↗ | 47 | ○ | ◎ | ○ | ○ | ◎ | ○ | ー | ◎ |
| Trello↗ | 43 | ○ | ○ | ◎ | ○ | ー | ○ | ◎ | ー |
以上がタスク管理を面倒に感じる人におすすめのツールです。他にも手帳・ペンなどのアナログツールでお気に入りを見つけても良いでしょう。
タスク管理によくある悩み4選
タスク管理によくある悩みは、前向きな悩み（ポジティブ）・後ろ向きな悩み（ネガティブ）に分かれます。それぞれ性質が異なるため、特徴と解決策を紹介します。
タスク管理の悩みを放っておくと、仕事の効率が落ちるだけでなく成果にも影響が出て、モチベーションも下がります。
少しずつ改善することで働きやすい環境が整い、仕事で成果をあげ続ける・業務を効率化する・モチベーションを維持することに役立ちます。
- タスクが多い（リストが長い）
…抱えるタスクが多く、どう管理すべきか悩んでいます。優先順位を明確にし、不要なタスクを削除するが効果的です。
≫タスクが多い悩みの原因と解決策 - タスク管理が苦手・無理・やめた
…タスク管理のやり方を知らず、経験不足のために起こる悩みです。自分に合うやり方を見つける必要があります。
- タスク管理ができない・難しい・わからない
…タスク管理を始める前から作業が難しいというイメージを持つ・実践中に作業が煩雑で嫌になり続かないという、ネガティブな悩みです。自身に合う方法で習慣化すると、うまく機能します。
≫タスク管理ができない悩みの特徴と解決策 - タスク管理が面倒くさい・無駄
…タスク管理のメリットを感じず、作業の手間が嫌で時間の無駄と感じる、ネガティブな悩みです。シンプルな方法で行い、タスク管理のメリットを実感すると解消できます。
仕事でタスク管理を行う方は、必ずといって良いほどいずれかの悩みに直面します。それぞれの悩みの特徴と原因を把握し、働きやすい環境づくりを心がけましょう。
タスク管理しやすい環境を整えよう！
このページではタスク管理をめんどくさいと感じる人の特徴と原因を解説し、解決策もあわせて紹介しました。
改めて概要をおさらいします。
- タスク管理がめんどくさい人は3パターンに分かれる
- 「作業が苦手」な人は、デメリット・メリットを把握して、まず実践する
- 「無駄に感じる」人は、メリットを知り体感してみる
- 「作業性が悪い」場合は、自分に合った方法・ツールを使う
「めんどくさい」という気持ちを対処して、仕事で成果をあげ続け・業務効率化を図るために、まずはタスク管理を始めてみましょう。
どうしても「めんどくさい」気持ちが強い場合は、タスク管理をまだ始めるべきタイミングでない可能性もあります。その場合はタスク管理のメリットだけでも把握しておき、仕事でつまずいた際に思い出せるようにしておきましょう！
タスク管理を実践して、働きやすい環境を作りましょう！
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