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こんな悩みを解決します。
皆さんは日々の業務が山積みで、どこから手を付けるべきか迷たことはありませんか？
タスク管理↗は仕事で成果をあげ続けるために必要不可欠です。業務量が増えるなど環境や役割の変化にも対応でき、自己肯定感もあがります。
一方でタスク管理ができない悩み↗を持つビジネスパーソンは意外と多く、解決しないまま放っておくと仕事の成果だけでなくモチベーションにも影響し、メリットは何一つありません。
私は営業職に就いて10年以上タスク管理を実践し、うまくできない時期を何度も乗り越えてきました。
そこでこのページでは私の実体験を踏まえて、タスク管理ができない人の特徴と原因、それらの弊害と解決策まで解説します。
このページを読むと、自分はタスク管理ができない人か？何が原因でどう解決すべきか？を知れて、タスク管理ができるようになるヒントが見つかります。
先に概要を紹介します。
- タスク管理ができない人は「スキル」「思考」「方法」「環境」に課題を抱える
- スキル面の課題は「タスクが思い浮かばない」「整理できない」「ツールを使っていない」
- 思考面の課題は「理想が高い」「自信がない」
- 方法の課題は「ツールが合わない」「やり方が合わない」
- 環境面の課題は「ストレスが多い」「コミュニケーション不足」
タスク管理の悩み↗を解消するには、まず特徴や原因を理解し、必要な対策を行うことが重要です。詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
タスク管理ができない人の特徴と原因9つ
タスク管理ができない人には9つの特徴と原因があります。これらを把握することで、自分がどこでつまずいているかがわかり、効果的なタスク管理の実践に役立てられます。
特徴はスキル・思考と心理・方法とやり方・環境と外的要因に分かれます。
- タスクが思い浮かばない
…仕事の経験が浅く、事前にタスクを想定できません。 - タスクを整理できない
…タスク管理の経験が浅く、抱える業務で何が優先かを判断できません。 - ツールを活用していない
…ツールのメリットや存在を知らず、便利なタスク管理ツールを活用できていません。
- ストレスが多い
…環境・対人関係・組織に原因があり、適切なタスク管理が実践できません。 - コミュニケーション不足
…個人業務化と共有の希薄化により、タスクの重複や抜け漏れが起きて非効率です。
これら9つの特徴と原因を意識し、自分に当てはまる項目を見つけて対策することで、タスク管理を改善できます。詳しく解説します。
タスクが思い浮かばない
タスク管理ができない人は、タスク（やるべき業務）を考えても思い浮かびません。このままではいつまでたってもタスクを管理できず、自己管理ができず他人に迷惑がかかる・仕事で成果をあげづらいリスクがあります。
原因は仕事の経験が浅いことで、該当の業務を一通り経験しておらず、何をすべきかわかりません。業務の全体を把握していないと、やるべきタスクの見落としが発生しやくなります。
例えば以下のような状況でタスクが思い浮かびづらいです。
- 新たな領域の業務
…例えば、一営業担当者がチームのマネジメントを任される、など。 - 新たな役割
…例えば、営業担当者が仕入れ業務の兼任を依頼される・経理担当者が新商品のマーケティング戦略を立ててることを依頼される、など。 - 未経験の業務
…例えば、営業初心者が今月の売上目標を達成するための行動計画を依頼される、など。
このように、経験が浅い業務についてはタスクが思い浮かびません。まずは取り組んだ業務を記録することから始めて、タスク作成に移ると良いです。
実際に私も営業職になりたての頃は翌日のタスクを作成できず、まず業務に取り組み、終えた業務を記録することで業務の流れをつかみ、タスク管理に活かしました。
タスクを整理できない
タスク管理ができない人は、複数のタスクからどれを優先させるか整理ができていません。整理できないとタスクが雑多に感じて業務の手が止まり、非効率です。チームだとメンバーにタスクを割り当てることができず、上役に出世しづらいリスクもあります。
原因はタスク管理の経験が浅く、ノウハウが不足していることです。優先順位は業務内容や環境により刻々と変化するため、様々なタスクの分類方法から適切なものを選ぶ必要があり、難しいです。
実際に私もタスク管理を10年以上実践してきたなかで、多いタスクの優先順位付けができず、実務に手がつけられないことがありました。
例えば以下のような状況ではタスクを整理しづらいです。
- タスクがリスト化されていない
- タスクが複数の場所に記録されている
- 緊急度がわからない
- 重要度がわからない
- 期限が決まっていない
- 進捗がわからない
- 見積時間が予測できていない
- 成果が予測できていない
タスクを整理できない悩みはタスク管理の経験が浅いために起こります。解決するにはタスクを整理するアイデアから自身の業務に必要な項目を選び、整理と優先順位付けを実践してみましょう。日々変化するため、変わって当たり前と思いながらまず取り組んでみることが大切です。
ツールを活用していない
タスク管理ができない人は、ツールを活用できていません。ツールを使わないと「重要な業務が後回しになる」「期日がわからず抜け漏れが起きる」「記録を振り返れない」など仕事の成果に弊害が生じ、他の管理もできず、的確な業務改善もできません。メンバーに作業を割り当てづらく、求めらる役職によっては出世できないリスクもあります。
原因は「ツール・機能のメリットを知らない」「知っていても使わない」ことです。現在の仕事のやり方に慣れ、「変化に抵抗感がある」「切替に手間がかかる」ことも影響しています。紙に手書きするメモは直感的で使いやすく安心感があありますが、検索・共有・リマインダー・自動化などの機能が無い点がデメリットです。
実際に私も多数の案件で複数の業務を抱えていたとき、タスク管理専用のツールを使っていなかったために抜け漏れ・作業の手間が発生し、手間も億劫でツールの導入に踏み切れませんでした。
例えば以下のような状況ではタスク管理ができません。
- 今の管理方法（紙に書く、付箋で管理する）が最適だと思っている
…安心感はあるが、移動中に確認しづらく業務が滞ります。 - タスクのメモが複数の手帳に書かれている
…どこに書いたか確認する作業に手間と時間がかかります。 - タスク管理専用のツールがあることを知らない
- ツールにどのような機能があるかを知らない
- 慣れた方法から変えたくない
- 手間がかかる切り替えは避けたい
解決策は、ツールや機能のメリットを知りまず使ってみることです。期間を決めて試用し、最適な方法を見つけます。タスク管理ツールを導入し、抜け漏れを減らして作業を効率化し、働きやすい環境を整えましょう。
≫参照：おすすめのタスク管理ツール
理想が高い
タスク管理ができない人は、理想を高く持ちすぎている場合があります。完璧主義の傾向が強く、自分のレベルに合わない高機能なツールを使ったり、初期段階から完璧なタスク管理を目指すと、実務に取り掛かる前にタスク管理作業に時間がかかる、難しくて習慣化できず続かないなどの弊害があります。
原因は「完璧に行いたい」「失敗したくない」と考えているためです。目標が高いことは良いですが、それにより難しい方法を実践して結果的に続かないのでは、本末転倒です。
実際に私もタスク管理方法を見直す際、Web検索で調べたあらゆる管理方法を試しましたが、結局続きませんでした。
例えば理想が高いと以下のようなことを行いがちです。
- 他人の成功事例を真似する
…例えば、本に書かれたタスク管理方法・ツールを使った高度な管理・GTDやポモドーロの手法など、自信のレベル・適性・業務スタイルに合わない方法を無理に取り入れようとします。 - 完璧なタスク管理を行おうとする
…例えば、タスクにあらゆる情報を追加して完璧な優先順位付けを行うなど、細かすぎるタスク管理を行い作業負担が増え、作業効率も落ちます。 - 完璧なツールを求めて頻繁にツールを変更する
…例えば、要望する全ての機能を無料で使えるツールを探す、など。
解決策は、自分に合うできるだけ簡単な方法で始めることです。完璧を目指すタスク管理は続かない原因になりやすく、まずシンプルなタスク管理から実践して「必要十分」な8割の完成度を目指すことで、効率的に取り組みましょう。
自信がない
タスク管理ができない方は、自信がありません。自信がないと、タスク管理に取り組む意欲がわかない・管理方法を決められないため、タスク管理が続かず習慣化できない弊害があります。結果として案件進捗の把握が困難になり、自己肯定感も下がります。
原因は、今やるタスク管理方法が正しいか不安を持ちながら実践しているためです。ネガティブな思考により「失敗を恐れて行動に移せない」「業務が増え続けて焦りや不安が膨らむ」「他人のタスク管理を目の当たりにして自己効力感が低下する」など、どう実践すべきか分からなくなり手が止まります。
実際に私もタスク管理に時間を費やしすぎていると「この方法で合っているのか？」「タスク管理自体が不要ではないか？」と自信がなくなり、タスク管理をやめた時期がありました。
例えば、以下のような状況には注意が必要です。
- このやり方で良いか？と不安を感じる
- 他人の方法を真似たが続かなかった
- 失敗を恐れて新しい方法を試せない
- タスクの優先順位付けに確信が持てない
- 上司に相談することをためらう
解決策は、まず小さな目標を達成して成功体験を味わうことです。タスク管理のやり方に万能な「正解」はありませんので、自分に合う方法で着実に成果を実感し、自己効力感を高めましょう。
ツールが合わない
タスク管理ができない人は、今使っているツールが自分に合っていない可能性があります。業務に必要な機能が備わっていないと管理自体がストレスになり、作業効率も下がり、ツールを十分に活用できません。最悪の場合はタスク管理そのものをやめてしまい、抜け漏れが起きて他人に迷惑がかかるリスクもあります。
原因は今の自分の業務スタイル・ITリテラシーに合わないツールを使っていることです。「流行」や「周囲の評判」だけでツールを選んでいる場合に多くみられます。例えば「ツールが難しすぎるて使いこなせない」「機能が少なすぎて管理が不十分」など、仕事で成果をあげるのが難しいです。
実際に私も高機能な管理が必要なときにメモやカレンダー形式のタスク管理ツールを使い、機能が足りず不十分さを感じていました。
例えば以下のような状況には注意が必要です。
- 使わない機能が多い
…例えば、チャット・ビデオ会議・目標の追跡、など。 - 欲しい機能がない
…例えばカレンダー・ガントチャート・リスト・カンバン表示、など。 - 操作性が悪い
…例えば、ショートカットキーがない・キーボード操作に非対応・入力に時間がかかる、など。
解決策は、自分に合うツールを選択することです。有名なツール・高機能なツールが必ずしも最適とは限らないため、自分にとって最適なツールを使うとタスク管理のストレスが減り、業務効率が向上します。
やり方が自分に合わない
タスク管理ができない人は、今のやり方が自分に合っていないことが原因です。自分に合わない方法を続けると、時間がかかり作業効率がさがり、成果に直結する業務に割く時間が減るリスクがあります。また、効果を感じられず続かない可能性もあります。
原因は、自分に合うやり方が見つかっていないためです。できない自分が悪いのではありませんので、ご安心ください。
実際に私も業務効率化のためにタスク時間を記録したいと思う一方で、従来の管理方法で進捗のみを管理していました。
例えば、以下のような状況には注意が必要です。
- タスクの粒度が大きい
…時間をおいてタスク名を見ても理解しづらく、実行までに時間がかかります。 - タスクを分解できない
…無理にタスクを分解する必要はありません。 - 所要時間の見積を算出できない
…時間管理が不要であれば、無理に行う必要はありません。 - タスクを視覚化していない
…タスクを記憶に頼り、書き出していません。 - 一人で解決しようとする
…メンバーにタスクを割りあてず、作業を抱え込んでいます。 - スケジュール管理ができていない
…例えば、タスクにかかる時間を把握してない・今日どれだけの時間を作業に費やせるか把握していない・今日が期限のタスクを把握していない、など。
解決策は自分の業務スタイルや性格に合った管理法を見つけることです。課題に対応する機能を取り入れるなど、自分に合った方法を見つけることで継続的なタスク管理に役立ちます。
ストレスが多い
タスク管理ができない人は、ストレスが多いです。ストレスが過剰だと集中力が低下し、タスク管理を適切に実践できず、非効率になりがちです。ストレス回避のために重要な業務を後回しにしてしまい、成果を上げづらくなるリスクもあります。
原因は組織・対人関係・環境など、さまざまな要因によるものです。
実際に私も仕事がうまくいかない・得意先に怒られたなど普段よりストレスが高いときにはタスク管理が疎かになり、タスク名・優先順位の精度も下がった結果、管理作業自体を諦めたときもありました。
例えば以下のような状況には注意が必要です。
- 組織上の課題がある
…例えば、タスクの量が多すぎる・チーム内で情報共有が不足している・明確な指示がないなど - 対人関係に課題がある
…例えば、上司の影響が強いなど、本来の力を発揮できず自主性が低下する - 集中できない環境にある
…騒音・SNS通知・頻繁な移動など、集中を妨げる要因が多い。 - 自分のペースで働けない
…例えば、突発的な案件・電話による中断など - 成果に対するプレッシャーが強い
…例えば、営業成績・開発品目数など - 業務スタイルに負荷がある
…例えば、残業が多い・移動が多い・業務の種類が多岐にわたるなど - 管理作業上の課題
…例えば、キーボード操作できない・システムがフリーズしやすいなど
解決策は、業務全体を見直し、なるべくストレスフリーな環境を作ることです。重要なタスクに集中し、タスク管理をスムーズに行いましょう。
コミュニケーション不足
タスク管理ができない人は、チーム内のコミュニケーションが不足しています。必要な情報がないため、タスクの重複や抜け漏れが起き、業務の進行が滞る・他人に迷惑がかかるリスクがあります。必要な手順を組み立てられず、結果としてタスク管理が続かないことにもつながります。
原因は「個人業務化」と「報告・連絡・相談の希薄化」です。営業職など個人の裁量が大きいと、タスクや情報の囲い込みも起きやすくなります。
実際に私もエリア内の営業メンバーと情報を共有できておらず、重複する作業をタスク化し、無駄が発生した経験があります。
例えば以下のような状況には注意が必要です。
- 報告が事後連絡になりがち
- 案件の進捗共有が少ない
- 会議で発言が少ない
- 他メンバーの業務状況が把握できていない
- 困ったときに相談できる人がいない
解決策は情報共有できる風土・環境と仕組みづくりです。適切なコミュニケーションとツールを活用し、タスク管理の精度をあげましょう。
これら9つがタスク管理をできないと悩み人の特徴と原因です。解決策に取り組むとタスク管理が少しずつできるようになるため、少しずつ取り組んでいきましょう。
タスク管理ができない弊害とリスク7個
タスク管理ができないと弊害とリスクが生じます。業務の効率が下がるだけでなく、成果・評価・モチベーションにも悪影響があります。
詳しく7項目に分けて紹介します。
時間がかかり非効率
タスク管理ができないと、仕事に時間がかかり非効率になるリスクがあります。
- 次にやる作業がわからない
- マルチタスクで作業効率が悪い
このように要領よく業務をこなせず、非効率になりがちです。
管理自体にも時間はかかりますが、ツールを活用すると作業が時間を短縮できます。
成果をあげづらい
タスク管理ができないと、仕事で成果をあげづらくなるリスクがあります。
- 期日を守れない
- 納期に間に合わない
- 重要な仕事に時間を割けない
- 適切なスケジュールが作れない
このような事態を招いた結果、成果が頭打ちになるリスクがあります。
成果に影響するポイントを管理することで、成果をあげ続ける環境を作りましょう。
出世しづらい
タスク管理ができないと出世が難しいリスクがあります。理由は以下の4つです。
- 抜け漏れがあり成果をあげづらい
- 成果をあげる業務を後回しにしがち
- タスクをメンバーに割り当てることができない
- グループ全体を見れず管理職に向かない
このように自分ひとりで業務に取り組み成果をあげられるうちは良いですが、上役になるにつれてチームで成果をあげる（タスクとメンバーを紐づける）ことが求められ、タスク管理ができないと出世にも影響する可能性があります。
自己肯定感が下がる
タスク管理ができないと自己肯定感が下がり、いつまでも不安を抱えることになります。
それは客観的な評価ばかり気にするあまり、昨日までの自分と比べて成長したことが感じづらくなるからです。「できない」と感じるストレスがさらなる失敗を招き、負のスパイラルに陥りかねません。
タスク管理を行うと、自分にとってできたこと・できなかったこと・次にやることを整理でき、ありのままの自分をを受け入れることができます。
タスク管理なしではこの恩恵を受けられず、自己肯定感が下がる原因になります。
他人に迷惑がかかる
タスク管理ができないと他人に迷惑がかかる恐れがあります。
- 自分でやるべきことを決められず、人からの指示が必要
- 期日までに作業が終わらず、他人のスケジュールに影響する
- 進捗を共有できず、メンバーを心配させる
- 期日を管理できず、クレームのリスクが高まる
このように社内・社外を問わず他人に迷惑をかける恐れがあります。
自己管理を行い、人の役に立つ働き方ができるようになりましょう。
他の管理ができない
タスク管理ができないと、他の管理もできません。
他の管理とは、例えば以下の3つです。
- スケジュール管理
…タスクに開始日時・期限を設定し、いつ何をやるかを管理します。特に他人が関わる予定（商談・会議など）の管理に役立ちます。 - 時間管理
…タスクに見積時間・実績時間を設定し、作業にかかる時間を管理します。 - 進捗管理
…タスクの進捗（ステータス）を設定し、業務や案件の進捗を管理します。
このようにタスクに紐づくあらゆる管理に波及できず、働きやすい環境を整えづらいです。
それぞれ単独で管理できますが、見るべき項目が多くなり非効率的なため、タスク管理を中心に必要な情報を追加すると効率的です。
的確な業務改善ができない
タスク管理ができないと、的確な業務改善を行えません。業務改善を行うには、今の仕事のやり方を把握する必要がありますが、タスク管理を行わないと記録ができません。
タスク管理なしでも業務の記録は可能ですが、追加の作業が必要で負担が増えます。タスク管理とあわせて行うことで作業効率をあげることができます。
- 業務の実態を記録できない
- 現状と課題が把握できない
- 改善点を感覚的に選び、重要でないポイントに取り組む
このように的確な業務改善に取り組めないリスクがあります。タスク管理とあわせて業務の記録を行うと、作業効率もあがり、自分一人でさらに働きやすい環境を作ることができます。
タスク管理ができないとこれらの弊害とリスクがあります。少しの時間と手間をかけてでもタスク管理を行うことをおすすめします。
タスク管理ができないときの解決策9選
タスク管理ができない場合の解決策は、自分に合うやり方を見つけて実践してみることが大切です。9つの方法に分けて解説します。
実際に私も営業職で社内・社内問わず様々な案件や業務が並行して進み、以下の解決策を参考に働きやすい環境づくりを心がけてきました。
人により適切なやり方は異なるため、自分に合う方法を組み合わせて取り入れましょう。
取り組んだ業務の記録から始める
新たな業務に取り組む場合やタスクが思い浮かばない場合は、まず自身の取り組んだ業務の記録から始めましょう。
- 取り組んだ手順
- 気をつけるポイント
- かかった時間
これらの情報を記録すると、次に同様のタスクを行う際の参考にでき、タスクを作成しやすくなります。
定期的に発生するタスクは、タスク管理ツールの「繰り返し」機能を活用すると、タスクの抜け漏れが減り、作業の手間も省けて効果的です。
実際に私も不慣れな業務はまず取り掛かり、複雑なタスクほど「サブタスク」に分解して記録しています。
業務で重要なポイントを整理する
タスクを整理できない場合は、まず仕事で重要なポイントを整理しましょう。「自分で考える」「上司やチームメンバーに相談する」など1人で判断できない場合は、他人に聞いてみるのも良いです。
何が重要かを把握しておくと、タスク管理の優先順位づけの参考にできます。例えば以下のようなポイントが重要です。
- 売り上げ
- 利益
- 在庫の消化（販売）
- 該当品群の販売
- こまめな連絡
- 訪問（商談）件数
これらのポイントを参考に、タスクを分類・優先順位付け・実行の流れで取り組みます。よく聞く「重要度・緊急度」以外にも判断軸があることに注意しましょう。
タスクの整理には、ツールの「並び替え」機能が便利です。
ツールを知り、まず使ってみる
タスク管理に最適化されたツールをまず使ってみましょう。
手書き派の方は手帳やノートで管理しても良いのですが、もし抵抗がなければパソコン・スマホで同期できるクラウド型ツールをおすすめします。
- 場所に関わらずタスクを確認でき、仕事が滞らない
- 紛失がなく、タスクの抜け漏れが起きにくい
- スマホで簡単に確認でき、習慣化しやすい
- 進捗を可視化でき、達成感があがる
- 期日・進捗・リマインダーなど抜け漏れを防ぐ機能が豊富
- テンプレート・繰り返し・自動化・AIなど、作業効率があがる機能が多い
これらのメリットがあり、専用ツールの導入がおすすめです。
私のおすすめはNotion↗です。自由度が高く高機能で長く使えますが、操作に慣れが必要な点にはご注意ください。
≫参照：おすすめタスク管理ツール
シンプルなタスク管理から始める
シンプルで続けやすいタスク管理から始めます。
「ミスなく完璧に行いたい」という高い目標は大切ですが、タスク管理は続かないと意味がないので、無理なく取り組める範囲で実践することが重要です。
- 今日やることをリスト化し、完了したタスクを消す
- データベースで、多数のタスクを効率的に管理する
- ツールの機能を活用して作業効率をあげる
- まずは理想の半分を目指して実践する
これらのタスク管理方法から、自身に必要最低限のレベルのものを取り入れてみましょう。
実際に私もシンプルなタスク管理から始め、都度必要な機能を追加してきました。
≫参照：タスク管理の4つのレベル
まず実践してみる
タスク管理をまず実践して小さな成功体験を積むことで、自信を持てて効果的です。
- 簡単なタスクをリスト化し、完了するごとにチェックを入れる
…達成感を得られます。 - 今日の目標を一つ設定する
…それを達成することで自己効力感が高まります。
このように、まず実践することで少しずつ自信がつき、タスク管理ができるようになります。
実際に私もタスク管理がうまくいかない時にはシンプルな方法で始め、日々の改善点を見つけて少しずつ改良してきました。
自分に合うツールを選択する
タスク管理ができないときは、自分に合うツールを選択しましょう。
手法・ツールにも様々な種類があり、万人に共通して使いやすいものはありません。自分に合うものを見つける必要があります。
- 手法で選ぶ
…例えばアナログ（手帳）・デジタル（ITツール）など
≫参照：タスク管理の手法 - 機能で選ぶ
…例えば、表示方法（かんばん）・抜け漏れを防ぐ（リマインダー）・効率化（繰り返し）など≫参照：タスク管理の機能 - 操作性で選ぶ
…例えば、表示速度・ショートカットキー・キーボード操作の可否など。
単に評判が良いという理由で選ばず、自分に合うかどうかという視点で選び、実務で活用しましょう。
私はタスク管理ツールを見直したとき、5年以上タスク管理を行った経験もあり、パソコンとスマホで同期できるITツール・作業効率があがる機能を基準にツールを絞り、使い勝手の良いツールを選びました。
≫参照：タスク管理ツールの選び方
悩みを解決する方法を取り入れる
悩みや課題を解決できる方法を取り入れることで、タスク管理のやり方があわない悩みを解消できます。
- 複雑すぎて続かない場合は、シンプルな管理を行う
- シンプルで物足りない時は、情報を追加して高度な管理を行う
- 抜け漏れがある場合は、リマインダー機能があるツールを取り入れる
- 時間がかかる場合は、作業効率があがる機能を取り入れる
…例えば、繰り返し・テンプレート・自動化・AIなど。
このようにタスク管理のやり方で解決すべきポイントを定め、それに合う方法を試してみましょう。
実際に試してみると、他のポイント（作業効率より抜け漏れを防ぐなど）の優先度が高いことに気づくこともありますね。
ストレスフリーな環境を作る
落ち着いてタスク管理を行うために、ストレスを感じにくい環境を作るよう心がけます。
- タスクを可視化する
- 小さい目標を設定する
- 取り組む順番を設定する
- 短い休憩を挟む
…例えば、ポモドーロテクニックの活用など - 余裕時間を設ける
- 1人の作業時間を持つ
このようにストレスを感じづらい環境を作ることで、集中してタスクを管理できます。
情報共有できる風土・仕組みづくり
チームで情報を共有しやすい環境を作ることで、コミュニケーション不足による情報不足に陥りにくくなります。
- まず自分から発信する
…例えば、商談後は15分以内に速報、など。 - ツールを活用する
- 少人数のチームに分ける
- 定期的なミーティングを行う
このように風土づくりの働きかけと仕組みづくりを行い、コミュニケーションの活発化を図ります。
実際に私の営業チームでもメンバーをエリアごとに分け、チャットツールを活用し、情報共有しやすい環境を整えています。
日々の業務を効率的に進めるため、自身に合う解決方法を組み合わせ、タスク管理を実践しましょう。
他によくあるタスク管理の悩み
タスク管理によくある悩みは「できない」こと以外にも主に3つあります。それぞれ性質が異なるため、特徴と解決策を紹介します。
悩みをそのまま放っておくと、仕事の効率が落ちるだけでなく成果にも影響が出るため、他の悩みも把握したうえで対策することが重要です。
- タスクが多い（リストが長い）
…抱えるタスクが多く、どう管理すべきかという前向きな悩みです。優先順位を明確にし、不要なタスクを削除すると効果的です。
≫タスクが多い悩みの原因と解決策 - タスク管理が苦手・無理・やめた
…タスク管理のやり方を知らず、経験不足のために起こる悩みです。自分に合うやり方を見つける必要があります。
≫タスクが苦手な悩みの原因と解決策
- タスク管理ができない・難しい・わからない
…タスク管理を始める前に作業が難しいというイメージを持つ・実践中に作業が煩雑で嫌になる・続かないという、ネガティブな悩みです。自身に合う方法で習慣化すると、うまく機能します。 - タスク管理が面倒くさい・無駄
…タスク管理にメリット感じず、作業の手間が嫌・時間の無駄と感じる、ネガティブな悩みです。シンプルな方法で行い、タスク管理のメリットを実感すると解消できます。
≫タスク管理がめんどくさい原因と解決策
このような悩みの対策を行うことで、より継続してタスク管理を実践できます。日々の業務効率をあげ、仕事の成果をあげやすい環境をつくりましょう。
タスク管理のやり方、方法
仕事の成果と効率化に役立つタスク管理は以下の7ステップで行うと効果的です。職種により日々の業務量と種類は異なるため、自分に合ったタスク管理方法を見つけ、実践することが大切です。
実際に営業職に就いてタスク管理を10年以上実践してきた経験も踏まえて、業務効率化と成果をあげ続けるために重要なポイントを紹介します。
- ツールを決めて導入する
…例えば、手帳・印刷の裏用紙・タスク管理ツールなど、業務環境や好みに合ったものを導入します。1日あれば導入が完了します。ツールの場合はアカウント登録から利用開始まで行います。≫参照：タスク管理の手法（アナログ・デジタル）≫参照：おすすめのタスク管理ツール - タスクを作成する
…やるべきことをリスト化し、一目で把握できる状態にします。 - 日付（開始日・期日）を入れる
…開始日を設定することで「今日やること」に集中でき、期限を設定することで抜け漏れを防ぎます。 - 終えたタスクのステータスを完了に変更する
…終えたタスクは完了状態に変更し、一目で判別できるようにします。 - 必要に応じて情報を追加する
…例えば、タスクカテゴリ・見積時間など、優先順位付けの参考になる情報をタスクに付与します。 - （応用）タスク管理の作業効率をあげる
…例えば、テンプレート化・繰り返し・自動化・AIなど、ツールの機能を活用して管理の手間を削減します。 - （応用）仕事全体を振り返り、業務改善を行う
…例えば、かかった時間・成果などを振り返り、改善すべきタスクに目星をつけ、改善策に取り組みます。
これらのステップを参考に、自身の業務スタイルに合うタスク管理方法を取り入れて習慣化しましょう。
タスク管理ができない人向け！おすすめのタスク管理ツール
タスク管理ができないという悩みを持つ方におすすめのタスク管理ツールは以下3つです。
デジタルツールはデバイスがないと見れませんが、複数台で同期できてどこからでもアクセス可能で、ノートやエクセルを使ったタスク管理よりも利用シーンが増え、仕事が円滑に進みます。
おすすめツールの特徴は、いずれも「シンプルに使える」ことです。
- Notion
…シンプルな見た目ながら、無料プランで最も高機能（よき改善調べ）！AI（有料）を搭載し、タスク管理以外の用途でも一元管理が可能。（スマホ・PCアプリあり）
≫参照：Notionを詳しく知る
≫参照：Notion公式サイト - Backlog
…日本発で安心感があり、シンプルな画面設計で誰でも使いやすい！（スマホ・PCアプリあり）
≫参照：Backlogを詳しく知る
≫参照：Backlog公式サイト - Asana
…タスク管理をすぐ始めることができて簡単に使える！（スマホ・PCアプリあり）
≫参照：Asanaを詳しく知る
≫参照：Asana公式サイト
タスク管理に特化したツールを活用すると、管理作業が効率化でき、自身の業務スタイルに合ったツールを選ぶと仕事で成果をあげやすい環境を整えることができます。
タスク管理を実践して働きやすい環境づくり！
このページでは「タスク管理ができない」という悩みについて、原因・弊害・解決策まで解説しました。仕事で成果をあげ続け、業務を効率化するためには必要不可欠です。
改めて重要なポイント5つをおさらいします。
- タスク管理ができない人は「スキル」「思考」「方法」「環境」に課題を抱える
- スキル面の課題は「タスクが思い浮かばない」「整理できない」「ツールを使っていない」
- 思考面の課題は「理想が高い」「自信がない」
- 方法の課題は「ツールが合わない」「やり方が合わない」
- 環境面の課題は「ストレスが多い」「コミュニケーション不足」
以上の内容を参考に、自分に合うタスク管理を実践してみましょう。
もしどうしても悩みが解決しないなら、他の悩み↗も抱えている可能性があります。悩みを抱えたままでは仕事に支障をきたしかねないため、一度見直してみましょう。
タスク管理の悩みを解決して、働きやすい環境をつくりましょう！
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