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このような悩みを解決します。
業務効率化には様々な方法がありますが、そもそもどのアイデアを実施すべきか考えないで取り組む方がほとんどです。小手先の技術だけ取り入れても期待できる効率化の成果は小さいです。
私も営業職に就いて10年以上が経ち、当初は感情的に効率化したいと思い、できそうな業務の効率化に取り組んできました。その結果、満足感はあったものの残業を減らすことはできませんでした。
この状況に気付いた2022年、タスク管理で仕事の記録を取り、時間と成果を可視化しました。すると見直すポイントがわかり、今では残業なしで営業目標も2年間達成し続けています。
そこでこのページでは私の実体験も踏まえて、効果的な業務効率化の進め方に加えて、効率化のアイデア・役立つツールなども紹介します。
実務で取り入れることが難しい方にも取り組みやすいポイントもお伝えするので、誰でもこの手順通りに実践すれば、業務効率化の効果を実感できること間違いなしです。
先に業務効率化の進め方9ステップをお伝えします。
詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
業務効率化とは？メリットとデメリット
業務効率化とは、成果に直結しない無駄な業務をやめ、作業時間を短縮することです。「時短」と言い換えて呼ばれることもあります。
効率化を行うと「生産性があがる」「残業が減る」「利益につながる」など個人・企業ともに業務効率化のメリットがある反面、「時間と労力がかかる」「責任が増える」などの効率化のデメリットに注意が必要です。
業務効率化と業務改善との違いは考え方が異なります。業務効率化は「減らす」考え方で「無駄を省く」ことに重点を置きますが、業務改善は同時に「増やす」考え方も持ち「成果の質を高める」ことに焦点を当てます。
業務効率化に取り組むことで無駄な業務と作業時間を減らし、個人にや企業に多くの利益を生み出します。
業務効率化の進め方9ステップ
業務効率化は以下の9ステップで進めます。
初心者から経験者までこの手順で実践すると、業務時間を削減できます。
詳しく解説します。
①目的と目標を決める
記入例 | 定量 | 定性 | まとめ |
|---|---|---|---|
| 目的（長期） 半年～1年の成果 | 数値化できる 成果ベースの内容 例： ・1日2時間を削減 ・週5時間を削減 記入しましょう！ | 数値化できない 感情的な 成果ベースの内容 例： ・減らした時間で副業 ・仕事でキャリアアップ ・家族時間を持つ ・趣味の時間を持つ 記入しましょう！ | 例： ・1日2時間を削減して 減らした時間で副業 記入しましょう！ |
| 目標（短期） 1週～1か月の行動 | 数値化できる 行動ベースの内容 例： ・1日30分で効率化を進める ・週2時間で効率化を進める 記入しましょう！ | 数値化できない 感情的な 行動ベースの内容 例： ・必須の定型作業をやめたい ・無駄な移動時間を減らしたい 記入しましょう！ | 例： 1日30分で効率化を進めて 必須の定型作業をやめたい 記入しましょう！ |
まず業務効率化に取り組む前に、目的（長期）と目標（短期）を決めます。これを行うと、何のために業務効率化するかを明確化でき、モチベーションを維持できる・効率化が目的化しないため、重要です。削減した時間の有効活用できます。
以下の4ステップで決めましょう。
- 時間軸で決める
…長期（目的）・短期（目標）のそれぞれで考えます。短期目標は「行動」＝どうやって効率化するか、長期目的は「成果」＝どれだけ効率化するか、に焦点をあてると効果的です。 - 定性・定量で決める
…定量は「1日何分・何時間など数値化できる内容」、定性は「苦手な作業を自動化・空いた時間を副業にあてるなど数値が入らない感情的な内容」です。 - 目的を記録する
…長期的に業務効率化の目的を「成果」ベースで、時間軸・定性と定量で決めた内容を記録します。どれだけの時間を削減して、その時間で何をしたいか？と考えると良いです。例えば、1日2時間を削減して副業を実践するため、など。 - 目標を記録する
…短期的に効率化したい業務を「行動」ベースで、時間軸・定性と定量で決めた内容を記録します。業務効率化についてどれだけの時間を費やして、どの業務を削減したいか？と考えると良いです。例えば、1日30分で必須の定型作業を効率化したい、など。
以上のステップで目的と目標を決めます。②現在の業務を可視化した後に変化する場合もあり、現時点で考えたことを記録しておくと良いです。
実際に私は「短期目標：1日30分を効率化に時間を充て、面倒な作業を自動化する」「長期目標：1日2時間を削減して残業を減らし、副業時間を確保する」と決めて実践しました。
②現在の業務内容を可視化する
現在の業務内容とかかる時間（・成果）を把握し、課題を洗い出して特定できるように整理します。むやみに効率化のアイデアに取り組んでも効果が出にくく、効果的な改善案を出すためにまず現状を把握する必要があります。
「頭で思い込んでいる時間」と「実際の時間」は大きく異なるため、この手順で想定以上に時間を費やす作業が浮き彫りになり、客観的にどの業務から効率化することが得策か判断して効果的なアイデアを生み出しやすくなります。
例えば以下のステップで行います。
- 業務を洗い出す
…日常的に行う業務をリスト化します。
例えば、タスク管理で終えた作業を記録として残すと、日常業務に取り入れることができて一石二鳥です。 - 業務を種類に分ける
…作業を種類ごとに分けると、業務の傾向を把握できます。
例えば、移動・事務作業・電話など。 - 業務にかかった時間を記録する
…作業ごとにかかった時間を記録すると、実際の時間の使い方を振り返ることができます。
例えば、タスク管理で作業時間を記録すると、日常業務に取り入れることができて、一石二鳥です。 - 生み出した成果を記録する
…その作業によって生み出した成果を記録すると、効率化すべき業務かどうかの判断に役立ちます。
例えば営業職の場合、どの案件・いくらの売上につながったかを記録します。
このように現在の業務を可視化します。新たに記録すると手間がかかるため、日常業務に取り入れて実践できる「タスク管理」と併用すると効果的です。
またこのステップで「時間」「成果」も記録しておくと、③効率化する業務を決める段階で判断しやすくなります。
実際に私も日常のタスク管理に時間管理を組み込み、記録することで「移動時間」が勤務時間のうち最も大きな割合を占めることに気づき、施策の優先度が変わりました。
③効率化する業務を決める
| 効率化する業務 | 効率化のアイデア | メリット | デメリット | アイデアの決定 |
|---|---|---|---|---|
| （記入例） 移動時間 | ①テレワーク ②他業務と合体 ③最短時間の移動 | ①定期商談は可能（2~3時間） ②時間の大幅な活用（30～60分） ③時間の短縮（15分？） | ①対面商談には不可 ②セキュリティ対策が必要 座れないと不可 ③コストとのバランス | ・①今週実践 ・②来週実践 ・③来月実践 ※要社内交渉 |
| 記入しましょう！ |
②業務内容の可視化で浮き彫りにした中から、効率化する業務を決めます。時間や成果を記録しておくと、決めやすいです。
決め方は主に以下の2パターンです。
- 費やす時間が長い
…費やす時間が長い業務を抽出し、効率化の対象にします。
例えば、移動時間・事務作業・電話など。 - 成果に繋がらない作業
…成果を生まない業務を抽出し、効率化の対象にします。
例えばクレーム対応・重複した連絡など。
現時点では「効率化できそうな業務かどうか」は考えず、一旦対象の業務を決めておくことが大切です。
実際に私も、最も時間が長い「移動」と「事務作業（社外）」を対象業務に決め、改善施策の検討に進みました。
④改善方法（手法）を決める
③効率化する業務に対して、どのように効率化するか、アイデアを出して決めます。具体的な施策・ツールの活用も視野に入れましょう。
できれば複数のアイデアをあげ、そこから最適な方法を選ぶと効果的です。
以下のステップで決めます。
- アイデアを出す
…対象の業務それぞれに、効率化のアイデアを検討します。効果が大きい順に「①作業をやめる」「②作業を組み合わせる」「③順番を入れ替える」「④作業を短縮する」など。
例えば営業職の場合、①目的のない件数稼ぎの商談はやめる・②移動時間に電車を使い事務作業を行う・③定型的な事務作業をマクロで簡素化・外注化するなど。 - メリット・デメリットを記録する
…各アイデアのメリット・デメリット（一人でできるか・難易度・コスト・短縮できる時間など）を記録し、どのアイデアから実践可能かを判断する準備を行います。
例えば営業職の場合、移動方法の短縮について②移動時間に実施すると1日30~90分を効率化できるが、セキュリティ対策・移動環境の違いによるリスクがある、など。 - アイデアを絞り決める
…どのアイデアから実践するかを決めます。複数のアイデアが可能な場合は、⑤優先順位・スケジュールを決めましょう。
例えば営業職の場合、自分の判断で実践できる②移動時間に事務作業、会社判断が必要な③移動方法の短縮化（コストとのバランス）など。
このように対象の業務をどのように効率化するかを決めます。最大の効率化は「作業をやめること」ですが、自分だけで取り組めないアイデア・弊害が起こりうる施策を実践する際は慎重に行いましょう。
実際に私は移動時間を削減すべく、個人で実践しやすいアイデアから③移動時間が短い方法を選択・②移動時間に事務作業を組み合わせる・①件数稼ぎの訪問をやめるの順番で取り組むことを決めました。
⑤優先順位・スケジュールを決める
特定した課題の優先順位を決め、スケジュールを立てます。
複数のアイデアを一度に実践すると長続きせず効果も把握しづらいため、アイデアを１つずつ実践することがポイントです。
以下の要素を判断基準にすると考えやすいです。
- 難易度
…簡単に効率化できそうか - 効果
…効率化できた際に期待できる削減時間が大きいか - 人数
…１人で実践できるか？チームで取り組む必要があるか？ - 時間
…すぐ取り組めるか？準備に時間がかかるか？
アイデアごとにいつ取り組み、効果検証し、振り返りを行うか決めます。
- 該当業務の実施日と頻度
…次に行う日はいつか？ - 効率化に取り組む日
…効率化を実践する日はいつか？ - 効果検証と振り返り日
…振り返りを行う日はいつか？
このように優先順位を決め、スケジュールを立てます。
日常業務に没頭するとスケジュール通りの実践が難しいため、「書き留める」「リマインド通知を設定する」と効果的です。
⑥実践｜やらない業務を決める
無駄な業務をやめることで、業務効率化の効果を最大化できます。
作業時間をまるごと削減できるため、効率化したい際に最優先で行うべきアイデアです。
成果に繋がらないと判断した場合は、まずやめてみましょう。さらに終えることのできない業務量を抱えていると終業時に自己嫌悪に陥ることを防ぎ、前向きな気持ちを保てるメリットもあります。
- 正真正銘の「やらない」
…成果につながらない作業は、やめましょう。 - 自分では「やらない」
…他人に委譲できる作業は、自分でやることをやめましょう。 - 今日は「やらない」
…優先度が低い業務（期限に余裕がある・成果が小さいなど）は、今日取り組むのをやめましょう。
このようにまずはやらない業務を決め、かけていたであろう時間をまるごと削減します。
日常業務ではその場の流れでやらなくて良い作業に取り組むことがあるため、事前に「仕事の準備」時間を持ち、「やらない業務」を明確に決めておきましょう。
⑦実践｜作業時間を短縮する
業務にかかる作業時間を短縮するための方法を実践します。
自分が抱える日常業務に「どの方法が効果的か」「ツールを活用できるか」と考えると、アイデアが浮かびやすいです。
個人で実践できる例をご紹介します。
これらのアイデアとツールを活用して作業時間を短縮します。
始めは効率化する方法を模索するために時間を費やしますが、長期的に時間を削減するために「新たな方法を試してみる」という気持ちで取り組みましょう。
⑧効果を検証して改善する
効率化の結果を記録し、振り返りと改善を行います。
振り返りによりさらなる効率化に意欲がわき、「成果への悪影響」があった場合に見直すべき業務も見つけることができ、改善にもつながります。
- どれだけ時間を短縮できたか
…本来かかる「見積時間」と「実際の時間」との差を知りましょう。 - 仕事の成果に悪影響が無かったか
…例えば「二次対応が発生したか？」「売上の機会を逃したか？」など、悪影響の有無を確認しましょう。
これらを振り返り、良いアイデアは継続し、弊害があるアイデアは改善を行います。
「タスク管理ツール」で日常業務に組み込むと、効果検証の手間を省けて効果的ですね。
⑨繰り返し改善を図る
⑧効果検証で得た成果をもとに、効率化の効果を最大限得られるよう③業務の可視化・④改善方法・⑤スケジュール・⑥実践・⑦効果検証を改善しつつ繰り返し行います。
繰り返し行う際のポイントは以下の通りです。
- 次に効率化すべき業務は何か？改めて検討する
- 更なる改善方法はあるか？
…前回は思い浮かばなかった業務効率化のアイデアも、実践を積むことで思い浮かぶことがあります。 - 前回に選べなかった施策を実践できるか？
…前回は優先度が低かったアイデアも、優先度が変化します。 - スケジュールを短縮する
…効率化の経験を積むことで、短期間で実践～振り返りまで行える可能性があります。
これらのポイントを参考に、前回とは違う新たなアイデアを実践して効率化しましょう。
このときに「①目的と目標」を決めておくと、繰り返し続けて行うモチベーションになり役立ちます。
実際に私も初めて効率化に取り組む際は実践しなかったアイデア（件数稼ぎの商談をやめるなど）も、繰り返し行う中で優先度の低かったアイデアも取り入れることで、実践するアイデアを増やしてきました。
これらの9ステップで業務効率化を効果的に進めることができます。どれも個人で始めることができるため、まずは実践してみましょう。
業務効率化が進まない理由と原因
業務効率化が進まない原因は主に「計画不足」「環境」「心理的抵抗」です。さらに目的が明確でないとモチベーションも下がり、追い打ちがかかります。
個人・チームに分けて解説します。
- 現状を把握していない
…仕事で現状の時間の使い方を把握しておらず、何から効率化すべきか把握できていません。 - 心理的な抵抗
…これまでの作業手順から変わることに抵抗感を感じ、新たな施策のデメリットばかりが気になり、チャレンジしづらいです。 - 動機に欠ける
…何のために効率化を行うか目的が不十分で、モチベーションが足りず効率化の施策が続きません。
- 計画不足
…原稿の業務プロセスを整理せず効率化のアイデアから考えると、本来解決すべき課題がわからず、効率化の施策も的を得ないアイデアになります。 - 失敗しづらい環境
…組織が失敗しづらい雰囲気だと、メンバーが新たなことにチャレンジしづらく、効率化が期待できる施策も取り組みづらい環境になります。 - 理解不足
…業務効率化を行う目的とメリットがメンバーに伝わらず、チーム内で効率化が定着しません。実施前にメリットを感じられるデモンストレーションを行うと、メリットを伝えやすいです。
これらの要因により業務効率化がうまく進みません。成功させるには、目的を持ち、現状を把握したうえで施策に取り組むステップが重要です。
実際に私も個人で効率化に取り組む際、現状を把握せずに思いつく施策を手当たり次第に実践し、効果が限定的でメリットを感じづらくて継続できずに失敗したこともあります。
効率化しない方が良い仕事
効率化するべきでない業務は、創造性を伴う業務・対人コミュニケーションなどの「非定型業務」です。これらは人間にしかできない判断や柔軟性が求められ、無理に効率化すると質が低下するリスクがあり、効率化すべきではありません。
効率化ツールは反復作業などの定型業務の自動化には優れますが、対人交渉（商談・関係構築・会議）やクリエイティブな業務（プレゼンテーション・交渉・戦略立案）には適しません。
例えば営業職の場合、直接対話を通して相手の本音・潜在ニーズ・言えないが表現から伝わるニュアンスを読み取る必要があり、機械的には得られない情報源です。無理に効率化すると信頼関係を損ねるリスクもあり、注意が必要です。
以下の業務は効率化すべきではありません。
- 重要な対人コミュニケーション
…状況により繊細な状況確認と伝達が必要です。例えば営業職だと、顧客と初回の商談・販売の決定を左右する商談などでは定型的な連絡より状況に応じた柔軟な対応が望ましいです。 - クリエイティブな業務
…自動化ツールでは導き出せず、アイデア出し・ディスカッションを重ねて創造性を発揮することが重要です。例えば営業職の場合、戦略立案は市場分析・競合調査など、業務により人間の発想力が必要な場合もあります。
これらの非定型業務は過度に効率化せず、手作業で丁寧に取り組み価値を生み出すことが重要です。部分的に効率化のアイデアを取り入れつつ、効率化する作業とそうでない作業の判断して使い分けましょう。
実際に私も対人コミュニケーションを簡素化してSMSで連絡したことで「重要な連絡は電話も活用して！」とお叱りを受けたこともあり、業務や内容に応じて判断が必要だと学びました。
業務効率化のアイデアとツール
業務効率化の具体例を日常業務に沿ってご紹介します。
アイデアは多種多様ですが、自身の業務内容にあてはめて「費用」「学習時間」などを考慮し、実践できるものから試してみましょう。
| 業務内容 | 個人の効率化 | チームの効率化 | ツール | ツールの一例 |
|---|---|---|---|---|
| 全般 | ・無駄な業務をやめる ・業務をまとめる ・ツールを導入 ・アウトソーシング ・タスク管理 ・働きやすい環境整備 ・学習 | ・担当者を変える ・成功事例の共有 | RPA営業支援ツール タスク管理ツール アウトソーシング フローチャート | ・タスク管理ツール Notion Backlog など |
| 仕事の準備 | ・テンプレート化 | ー | ー | ー |
| 移動 | ・時間の短縮 ・同時に行う | ー | ・カーシェア ・サイクルシェア ・事務作業 | ・カーシェアリング タイムズカー オリックスカーシェア dカーシェア ・シェアサイクル LUUP HELLO CYCLING bike share service |
| 商談 | ・Web商談を活用 ・メモと日報作成を 同時に行う | ー | ・Zoom ・Teams ・Google Meet ・メモツール ・日報ツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet |
| 会議 | ・Web会議を活用 ・議事録作成を同時に行う ・タスク作成を同時に行う | ー | ・Web会議ツール ・議事録ツール ・タスク管理ツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet |
| 事務作業 | ・無駄な作業をやめる ・自動化する ・情報の一元管理 ・テンプレート化 ・ツールを活用する | ・情報や資料の共有 | ・自動化ツール ・資料の共有ツール | ・プログラミング VBA（Excelマクロ） Python ・AIツール ChatGPT Notion AI ・RPAツール UiPath AUTORO BizteX cobit ・ツール連携 Zapier IFTTT ・マニュアル作成 Teach me Biz トースターチーム Techtouch ・情報の一元管理 Notion Stock Oneドライブ Googleドライブ |
| 電話 | ・同時に行う | ー | ・ハンズフリー ・メモ帳 ・メモアプリ | ・同期メモツール Notion Stock Google Keep |
| 振り返り | ・テンプレート化 | ー | ー | ー |
- 無駄な業務をやめる
…例えば「目的のない商談」「成果の得られないメール返信」など、無駄な業務を削減します。 - 業務をまとめる
…例えば「AさんにB案件の提案とC案件の確認を同時に行う」など、複数のタスクを一度に実行する方法を考えます。 - タスク管理を行う
…例えば「Notion」「Backlog」「Monday」などのタスク管理ツールを活用し、仕事の準備と計画にかける時間を削減します。高機能なツールほど慣れるまでに時間がかかりますが、効率化の恩恵は大きいです。 - アウトソーシング
…例えば「会計作業を専門家に委託する」「事務作業をクラウドソーシングで外注する」など、特定の業務を外注することで、時間を節約します。費用・依頼する手間などのコストとのバランスも考慮します。 - 働きやすい環境整備
…例えば「場所」「時間帯」など、選択できる限り自分が働きやすい環境を整備することで、作業効率をあげます。 - 学習する
…例えば「デバイスの機能を使いこなす」「新たなツールを知る」など、新しいスキルやツールを学びアイデアを広げることで、作業効率を向上させます。 - 同時並行で行う
…例えば「電話しながらメモをとる」「移動しながら事務作業を行う」など複数のタスクを同時に進めて時間を有効活用します。 - テンプレート化する
…例えば「マニュアルの作成」「タスクの内容（手順・項目）をルール化」などテンプレート化することで、類似の作業を一から考える手間を減らします。成果物の完成度も安定します。 - 移動時間を短縮する
…例えば「社用車」「電車」「カーシェアリング」「サイクルシェア」など、短時間で移動できる手段を選び、時間を節約します。費用とのバランスも考慮します。 - Web商談・会議を取り入れる
…例えば「Zoom」「Teams」などのWeb会議ツールを活用し、移動時間を削減します。内容と目的によって使い分けましょう。 - 事務作業を自動化する
…例えば「要約」「翻訳」「文章作成」「集計作業」などを簡素化できる自動化ツールを活用することで、事務作業にかける時間と労力を削減します。 - 情報の一元管理
…例えば「Notion」「Dropbox」「Googleワークスペース」などのクラウドストレージを使い、業務に必要な情報を1箇所に集約し、確認作業を効率化します。 - 同期できるメモツールを使う
…例えば「iOSのメモアプリ」「Notion」などの同期できるメモアプリを使い、異なるデバイスでも内容を同期でき、「情報の入力」「探す手間」を省きます。
- 強みにあわせて担当者を決める
…例えば「資料作成はAさん」「B市場への提案アイデアはCさん」などメンバーの得意分野に応じて業務を分担・分業化し、効率的に進めます。担当者のモチベーションもあがります。 - 成功事例の共有
…個人の成功事例を共有し、チーム全体で効率化を進めます。 - 情報の共有
…例えば「Notion」「Googleワークスペース」「LINEグループ」などを使い、チームのメンバーが必要な情報をいつでも見れる環境を作り、チーム全体の効率化を図ります。
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
…例えば「集計作業」「メール配信」「在庫管理」などの定型業務を自動化できるツールです。「UiPath」「Automation Anywhere」「Blue Prism」などがあります。△ - タスク管理ツール
…例えば「Notion」「Backlog」「Monday」など、業務の可視化・優先に順位付け・記録・振り返りなどに役立ち、タスク管理自体の作業効率もあがります。 - Web会議ツール
…例えば「Zoom」「Microsoft Teams」「Google Meet」など、オンライン上で商談や会議を開催でき、移動時間を削減できます。 - 情報の一元管理ツール
…例えば「Notion」「Dropbox」「Googleワークスペース」など、クラウドストレージを利用した情報の一元管理で、確認作業を効率化します。
これらのアイデアから皆さんが取り組みやすいものを選び、実践してみましょう。
業務効率化のコツ
業務効率化のコツを７つご紹介します。
- すべてのアイデアを一度に実行しない
- 時間を意識する
- 集中力を高める
- 前向きに取り組む
- 愚直に努力する
- 失敗を振り返りに活用する
- 恥ずかしがらずに質問する
- 柔軟に考える
- 考え方を変える
- 健康管理を怠らない
- チーム力を活かす
これらのコツに気を付けると、業務効率化がうまく進みます。
業務効率化の成功事例
業務効率化の成功事例をご紹介します。
皆さんが業務効率化を実践する際の参考にしてください。
集計作業にVBA（エクセルマクロ）を活用し、2時間の作業が2分で終わるようになりました。
- 改善前
…売上明細で単品価格の損益を確認する作業に月２時間を費やしていた。 - きっかけ
…月に１回の定型作業で時間がかかるうえ、作業自体に負担を感じていた。 - 改善の方法
…VBAの作成に４時間をかけ、自動化する仕組みをつくる。 - 改善後
…同じデータ作成の作業を２分で終えることができた。
移動しながら事務作業を行い、１日あたり1時間を効率化しました。
- 改善前
…得意先との商談への移動時、1.5時間を費やしていた。 - きっかけ
…タスク管理の時間管理により、移動時間が１日の業務時間のうち40％近くを費やしていることに気付いた。 - 改善の方法
…①移動時間を短縮する ②移動時間に事務作業を行う を実施した。 - 改善後
…①で15分の削減、②で移動時間に事務作業を行い、１時間を有効活用できた。
タスク管理にかける時間を、１日あたり1時間から15分に短縮しました。
- 改善前
…仕事の準備で今日やる業務の整理に1時間を費やしていた。 - きっかけ
…日々増える業務量に負担を感じ、タスク管理の時間管理により、準備時間の長さに異常を感じた。 - 改善の方法
…業務の一覧から今日やるべき業務を簡単に判別でき、作業性も良いツールを活用する。 - 改善後
…新たなタスク管理ツール（Notion）に乗り換え、準備時間を15分に短縮できた。
このように、今の業務に違和感を感じ、改善策を実践することで業務効率化が成功します。
よくある質問
業務効率化の進め方に関する、よくある質問をご紹介します。
業務の効率化をあげる方法はありますか？
業務を効率化する方法は、大別すると①やめる・②組み合わせる・③入れ替える・④短縮する、の4種類です。現状を把握し、振り返りまで行うと効果的です。
この4ステップは「ECRS」という業務改善のフレームワークとして用いられます。ECRSは4つのステップの頭文字、Eliminate（排除）・Combine（結合）・Rearrange（入替）・Simplify（簡素化）に由来します。
他にも業務効率化の8原則「廃止・削減・容易化・標準化・計画化・分業分担・同期化・機械化」も役立ちます。
業務効率化のステップは？
業務効率化は9ステップ、①目標を決める・②現状把握・③効率化する業務を決める・④施策を決める・⑤スケジュールを決める・⑥やらない業務を決める・⑦作業時間を短縮する・⑧効果検証・⑨継続で行います。
会社の事務を効率化するにはどうしたらいいですか？
事務作業を効率化するには、①無駄な作業をやめる・②作業を自動化する・③情報を一元管理する・④テンプレート化する・⑤ツールを活用する、などのアイデアが効果的です。
業務の効率化に努めるとはどういうことでしょうか？
「業務効率化に努める」とは「無駄な作業をやめ、やるべき作業にかかる時間を短縮するため、準備・実行・振り返りの手順に取り組む」ことです。
業務効率化で働きやすい環境づくり！
このページでは効果的な業務効率化の進め方をご紹介しました。
結論をおさらいします。
以上のステップを実践すると、個人・チームの誰でも業務効率化の効果を実感できます。
準備と振り返りが最も重要で、日常業務に組み込めて仕事の成果にもつながる「タスク管理ツール」が役立ちます。
業務効率化を実践して、働きやすい環境を作りましょう！
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