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こんな悩みを解決します。
業務効率化には様々な方法がありますが、そもそもどのアイデアを実施すべきか考えないで取り組む方がほとんどです。小手先の技術だけ取り入れても期待できる効率化の成果は小さいです。
私も営業職に就いて10年以上が経ち、当初は感情的に効率化したいと思い、できそうな業務の効率化に取り組んできました。その結果、満足感はあったものの残業を減らすことはできませんでした。
この状況に気付いた2022年、タスク管理で仕事の記録を取り、時間と成果を可視化しました。すると見直すポイントがわかり、今では残業なしで営業目標も２年間達成し続けています。
そこでこのページでは私の実体験も踏まえて、効果的な業務効率化の進め方６ステップに加えて、効率化のアイデア・役立つツールなどもご紹介します。
実務で取り入れることが難しい方にも取り組みやすいポイントもお伝えするので、誰でもこの手順通りに実践すれば、業務効率化の効果を実感できること間違いなしです。
先に業務効率化の進め方６ステップをお伝えします。
- 目的と目標を決める
- 現状を把握する
- 優先順位・スケジュールを決める
- 実践｜やらない業務を決める
- 実践｜作業時間を短縮する
- 効果を検証して改善する
詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
業務効率化とは？メリットとデメリット
業務効率化とは、成果に直結しない無駄な業務をやめ、作業時間を短縮することです。「時短」と言い換えて呼ばれることもあります。
効率化を行うと「生産性があがる」「残業が減る」「利益につながる」など個人・企業ともにメリット↗がある反面、「時間と労力がかかる」「責任が増える」などのデメリット↗に注意が必要です。
業務効率化と業務改善との違いは考え方が異なります。業務効率化は「減らす」考え方で「無駄を省く」ことに重点を置きますが、業務改善は同時に「増やす」考え方も持ち「成果の質を高める」ことに焦点を当てます。
業務効率化に取り組むことで無駄な業務と作業時間を減らし、個人にや企業に多くの利益を生み出します。
≫参照：業務効率化とは？
業務効率化の進め方６ステップ
業務効率化は以下の６ステップで進めます。
初心者から実践者までこの手順に沿って実践すると、毎日の業務時間を短縮できます。
詳しく解説します。
目的と目標を決める
まず業務効率化に取り組む前に、目的（長期）と目標（短期）を決めます。これにより、モチベーションを維持し、削減した時間を有効活用できます。
考える際は時間軸に分けて、「定性」と「定量」という観点で考えると良いです。
| 目標 （短期） | 目的 （長期） | |
|---|---|---|
| 定性 | なぜ効率化したいか 例えば… ・嫌な作業を簡素化 ・落ち着いて案件に着手 | 削減した時間で やりたいこと 例えば… ・キャリアアップ ・副業 ・家族時間 ・趣味時間 |
| 定量 | 削減に取り組む時間 例えば… ・１日30分 ・週に１時間 効率化に取り組む | 削減したい時間 例えば… ・１日２時間 ・週に５時間 業務時間を削減 |
なぜ効率化が必要か、どんな状態になりたいかを決めます。
- 定性的
例えば、嫌な作業を簡素化する、落ち着いて案件に着手したい、など - 定量的
例えば、１日30分は効率化に取り組む、など
効率化により削減した時間にやりたいことを決めます。
- 定性的
例えば、仕事に励んでキャリアアップ、副業、家族時間や趣味時間を持つ、など - 定量的
例えば、１日２時間の業務時間を効率化、など
このように短期・長期の目標を掲げておくと、削減した時間を有効活用できます。
日常業務とは別で時間が必要なため、タスク管理で「業務効率化の準備」として15~30分の時間を確保しましょう。
現状を把握する
次に、現在の業務とかかる時間を把握し、課題を特定します。このステップを行うだけで自身の無駄に気付くことができ、効率化に役立ちます。
「頭で思っている時間」と「実際の時間」の使い方は大きく異なります。それらを客観視できる状態にすることで、無駄を特定し、効果的なアイデアを生み出しやすくなります。
- 業務を洗い出す
…「業務の種類」（移動・事務作業・電話など）も記録すると、時間の使い方の傾向を把握しやすいです。 - 業務にかかる時間を記録する
…「生み出した成果」も記録すると、そもそも取り組むべきではない業務を特定しやすいです。 - 時間を削減できる業務を特定する
…「想定以上に時間を費やしている」「成果に繋がっていない」などの業務を特定します。
このように現在の業務・時間・無駄な業務を特定します。
日常業務に組み込むには「タスク管理ツール」で「時間管理」を行うと効果的です。
優先順位・スケジュールを決める
特定した課題の優先順位を決め、スケジュールを立てます。
複数のアイデアを一度に実践すると長続きせず効果も把握しづらいため、アイデアを１つずつ実践することがポイントです。
以下の要素を判断基準にすると考えやすいです。
- 難易度
…簡単に効率化できそうか - 効果
…効率化できた際に期待できる削減時間が大きいか - 人数
…１人で実践できるか？チームで取り組む必要があるか？ - 時間
…すぐ取り組めるか？準備に時間がかかるか？
アイデアごとにいつ取り組み、効果検証し、振り返りを行うか決めます。
- 該当業務の実施日と頻度
…次に行う日はいつか？ - 効率化に取り組む日
…効率化を実践する日はいつか？ - 効果検証と振り返り日
…振り返りを行う日はいつか？
このように優先順位を決め、スケジュールを立てます。
日常業務に没頭するとスケジュール通りの実践が難しいため、「書き留める」「リマインド通知を設定する」と効果的です。
実践｜やらない業務を決める
無駄な業務をやめることで、業務効率化の効果を最大化できます。
作業時間をまるごと削減できるため、効率化したい際に最優先で行うべきアイデアです。
成果に繋がらないと判断した場合は、まずやめてみましょう。さらに終えることのできない業務量を抱えていると終業時に自己嫌悪に陥ることを防ぎ、前向きな気持ちを保てるメリットもあります。
- 正真正銘の「やらない」
…成果につながらない作業は、やめましょう。 - 自分では「やらない」
…他人に委譲できる作業は、自分でやることをやめましょう。 - 今日は「やらない」
…優先度が低い業務（期限に余裕がある・成果が小さいなど）は、今日取り組むのをやめましょう。
このようにまずはやらない業務を決め、かけていたであろう時間をまるごと削減します。
日常業務ではその場の流れでやらなくて良い作業に取り組むことがあるため、事前に「仕事の準備」時間を持ち、「やらない業務」を明確に決めておきましょう。
実践｜作業時間を短縮する
業務にかかる作業時間を短縮するための方法を実践します。
自分が抱える日常業務に「どの方法が効果的か」「ツールを活用できるか」と考えると、アイデアが浮かびやすいです。
個人で実践できる例をご紹介します。
- テンプレート化する
…作業時に考える内容をあらかじめテンプレート化し、一から考える作業を削減します。- 例えば「仕事の準備」「商談準備」「資料作成」など
- 同時に行う
…マルチタスクとは別物で、「頭を使わない動作」×「頭を使う動作」を組み合わせる・「後ではなく今」取り組みます。- 例えば「移動」×「電話」
- 例えば「移動」×「事務作業」
- 例えば「会議」×「議事録作成」「タスク作成」
- 自動化ツールを活用する
- 例えば事務作業に「VBA」「AIツール（要約・内容のたたき台）」など
- タスク管理ツールを活用する
- 例えば仕事の準備に「Notion」「Backlog」「Asana」など
これらのアイデアとツールを活用して作業時間を短縮します。
始めは効率化する方法を模索するために時間を費やしますが、長期的に時間を削減するために「新たな方法を試してみる」という気持ちで取り組みましょう。
効果を検証して改善する
効率化の結果を記録し、振り返りと改善を行います。
振り返りによりさらなる効率化に意欲がわき、「成果への悪影響」があった場合に見直すべき業務も見つけることができ、改善にもつながります。
- どれだけ時間を短縮できたか
…本来かかる「見積時間」と「実際の時間」との差を知りましょう。 - 仕事の成果に悪影響が無かったか
…例えば「二次対応が発生したか？」「売上の機会を逃したか？」など、悪影響の有無を確認しましょう。
これらを振り返り、良いアイデアは継続し、弊害があるアイデアは改善を行います。
「タスク管理ツール」で日常業務に組み込むと、効果検証の手間を省けて効果的ですね。
これらの６ステップで業務効率化を効果的に進めることができます。どれも個人で始めることができるため、まずは実践してみましょう。
業務効率化のアイデアとツール
業務効率化の具体例を日常業務に沿ってご紹介します。
アイデアは多種多様ですが、自身の業務内容にあてはめて「費用」「学習時間」などを考慮し、実践できるものから試してみましょう。
| 業務内容 | 個人の効率化 | チームの効率化 | ツール | ツールの一例 |
|---|---|---|---|---|
| 全般 | ・無駄な業務をやめる ・業務をまとめる ・ツールを導入 ・アウトソーシング ・タスク管理 ・働きやすい環境整備 ・学習 | ・担当者を変える ・成功事例の共有 | RPA営業支援ツール タスク管理ツール アウトソーシング フローチャート | ・タスク管理ツール Notion Backlog など |
| 仕事の準備 | ・テンプレート化 | ー | ー | ー |
| 移動 | ・時間の短縮 ・同時に行う | ー | ・カーシェア ・サイクルシェア ・事務作業 | ・カーシェアリング タイムズカー オリックスカーシェア dカーシェア ・シェアサイクル LUUP HELLO CYCLING bike share service |
| 商談 | ・Web商談を活用 ・メモと日報作成を 同時に行う | ー | ・Zoom ・Teams ・Google Meet ・メモツール ・日報ツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet |
| 会議 | ・Web会議を活用 ・議事録作成を同時に行う ・タスク作成を同時に行う | ー | ・Web会議ツール ・議事録ツール ・タスク管理ツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet |
| 事務作業 | ・無駄な作業をやめる ・自動化する ・情報の一元管理 ・テンプレート化 ・ツールを活用する | ・情報や資料の共有 | ・自動化ツール ・資料の共有ツール | ・プログラミング VBA（Excelマクロ） Python ・AIツール ChatGPT Notion AI ・RPAツール UiPath AUTORO BizteX cobit ・ツール連携 Zapier IFTTT ・マニュアル作成 Teach me Biz トースターチーム Techtouch ・情報の一元管理 Notion Stock Oneドライブ Googleドライブ |
| 電話 | ・同時に行う | ー | ・ハンズフリー ・メモ帳 ・メモアプリ | ・同期メモツール Notion Stock Google Keep |
| 振り返り | ・テンプレート化 | ー | ー | ー |
- 無駄な業務をやめる
…例えば「目的のない商談」「成果の得られないメール返信」など、無駄な業務を削減します。 - 業務をまとめる
…例えば「AさんにB案件の提案とC案件の確認を同時に行う」など、複数のタスクを一度に実行する方法を考えます。 - タスク管理を行う
…例えば「Notion」「Backlog」「Monday」などのタスク管理ツールを活用し、仕事の準備と計画にかける時間を削減します。高機能なツールほど慣れるまでに時間がかかりますが、効率化の恩恵は大きいです。 - アウトソーシング
…例えば「会計作業を専門家に委託する」「事務作業をクラウドソーシングで外注する」など、特定の業務を外注することで、時間を節約します。費用・依頼する手間などのコストとのバランスも考慮します。 - 働きやすい環境整備
…例えば「場所」「時間帯」など、選択できる限り自分が働きやすい環境を整備することで、作業効率をあげます。 - 学習する
…例えば「デバイスの機能を使いこなす」「新たなツールを知る」など、新しいスキルやツールを学びアイデアを広げることで、作業効率を向上させます。 - 同時並行で行う
…例えば「電話しながらメモをとる」「移動しながら事務作業を行う」など複数のタスクを同時に進めて時間を有効活用します。 - テンプレート化する
…例えば「マニュアルの作成」「タスクの内容（手順・項目）をルール化」などテンプレート化することで、類似の作業を一から考える手間を減らします。成果物の完成度も安定します。 - 移動時間を短縮する
…例えば「社用車」「電車」「カーシェアリング」「サイクルシェア」など、短時間で移動できる手段を選び、時間を節約します。費用とのバランスも考慮します。 - Web商談・会議を取り入れる
…例えば「Zoom」「Teams」などのWeb会議ツールを活用し、移動時間を削減します。内容と目的によって使い分けましょう。 - 事務作業を自動化する
…例えば「要約」「翻訳」「文章作成」「集計作業」などを簡素化できる自動化ツールを活用することで、事務作業にかける時間と労力を削減します。 - 情報の一元管理
…例えば「Notion」「Dropbox」「Googleワークスペース」などのクラウドストレージを使い、業務に必要な情報を1箇所に集約し、確認作業を効率化します。 - 同期できるメモツールを使う
…例えば「iOSのメモアプリ」「Notion」などの同期できるメモアプリを使い、異なるデバイスでも内容を同期でき、「情報の入力」「探す手間」を省きます。
- 強みにあわせて担当者を決める
…例えば「資料作成はAさん」「B市場への提案アイデアはCさん」などメンバーの得意分野に応じて業務を分担・分業化し、効率的に進めます。担当者のモチベーションもあがります。 - 成功事例の共有
…個人の成功事例を共有し、チーム全体で効率化を進めます。 - 情報の共有
…例えば「Notion」「Googleワークスペース」「LINEグループ」などを使い、チームのメンバーが必要な情報をいつでも見れる環境を作り、チーム全体の効率化を図ります。
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
…例えば「集計作業」「メール配信」「在庫管理」などの定型業務を自動化できるツールです。「UiPath」「Automation Anywhere」「Blue Prism」などがあります。△ - タスク管理ツール
…例えば「Notion」「Backlog」「Monday」など、業務の可視化・優先に順位付け・記録・振り返りなどに役立ち、タスク管理自体の作業効率もあがります。 - Web会議ツール
…例えば「Zoom」「Microsoft Teams」「Google Meet」など、オンライン上で商談や会議を開催でき、移動時間を削減できます。 - 情報の一元管理ツール
…例えば「Notion」「Dropbox」「Googleワークスペース」など、クラウドストレージを利用した情報の一元管理で、確認作業を効率化します。
これらのアイデアから皆さんが取り組みやすいものを選び、実践してみましょう。
≫参照：業務効率化のツール24選
業務効率化のコツ
業務効率化のコツを７つご紹介します。
- すべてのアイデアを一度に実行しない
- 時間を意識する
- 集中力を高める
- 前向きに取り組む
- 愚直に努力する
- 失敗を振り返りに活用する
- 恥ずかしがらずに質問する
- 柔軟に考える
- 考え方を変える
- 健康管理を怠らない
- チーム力を活かす
これらのコツに気を付けると、業務効率化がうまく進みます。
≫参照：業務効率化のコツ
業務効率化の成功事例
業務効率化の成功事例をご紹介します。
皆さんが業務効率化を実践する際の参考にしてください。
- 改善前
…売上明細で単品価格の損益を確認する作業に月２時間を費やしていた。 - きっかけ
…月に１回の定型作業で時間がかかるうえ、作業自体に負担を感じていた。 - 改善の方法
…VBAの作成に４時間をかけ、自動化する仕組みをつくる。 - 改善後
…同じデータ作成の作業を２分で終えることができた。
- 改善前
…得意先との商談への移動時、1.5時間を費やしていた。 - きっかけ
…タスク管理の時間管理により、移動時間が１日の業務時間のうち40％近くを費やしていることに気付いた。 - 改善の方法
…①移動時間を短縮する ②移動時間に事務作業を行う を実施した。 - 改善後
…①で15分の削減、②で移動時間に事務作業を行い、１時間を有効活用できた。
- 改善前
…仕事の準備で今日やる業務の整理に１時間を費やしていた。 - きっかけ
…日々増える業務量に負担を感じ、タスク管理の時間管理により、準備時間の長さに異常を感じた。 - 改善の方法
…業務の一覧から今日やるべき業務を簡単に判別でき、作業性も良いツールを活用する。 - 改善後
…新たなタスク管理ツール（Notion↗）に乗り換え、準備時間を15分に短縮できた。
このように、今の業務に違和感を感じ、改善策を実践することで業務効率化が成功します。
よくある質問
業務効率化の進め方に関する、よくある質問をご紹介します。
- Q業務の効率化をあげる方法はありますか？
- A
業務を効率化する方法は、大別すると ①無駄をやめる ②作業時間を短縮する の２種類です。現状を把握し、振り返りまで行うと効果的です。
≫参照：業務効率化のアイデア
- Q業務効率化のステップは？
- A
業務効率化は６ステップ ①目標を決める ②現状把握 ③優先順位付け ④無駄をやめる ⑤作業時間を短縮する ⑥振り返る で行うと効果的です。
≫参照：業務効率化の進め方６ステップ
- Q会社の事務を効率化するにはどうしたらいいですか？
- A
事務作業を効率化するアイデアは ①無駄な作業をやめる ②作業を自動化する ③情報を一元管理する ④テンプレート化する ⑤ツールを活用する と効果的です。
≫参照：業務効率化のアイデア
- Q業務の効率化に努めるとはどういうことでしょうか？
- A
「業務効率化に努める」とは、「無駄な作業をやめ、やるべき作業にかかる時間を短縮するため、準備・実行・振り返りの手順に取り組む」ことです。
≫参照：業務効率化とは？
業務効率化で働きやすい環境づくり！
このページでは効果的な業務効率化の進め方をご紹介しました。
結論をおさらいします。
- 目的と目標を決める
- 現状を把握する
- 優先順位・スケジュールを決める
- 実践｜やらない業務を決める
- 実践｜作業時間を短縮する
- 効果を検証して改善する
以上のステップを実践すると、個人・チームの誰でも業務効率化の効果を実感できます。
準備と振り返りが最も重要で、日常業務に組み込めて仕事の成果にもつながる「タスク管理ツール」が役立ちます。
≫参照：おすすめのタスク管理ツール
業務効率化を実践して、働きやすい環境を作りましょう！
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