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こんな悩みを解決します。
タスク管理は仕事で成果をあげつつ業務を効率化するのに必要不可欠です。ツールを活用すると作業効率があがり、より効果的に仕事を進めることができます。
ただ様々な種類があるタスク管理ツールから自分に合うものを選ぶのは難しく、どんな機能があるのか1つずつ調べるのも手間がかかります。
私も2023年2月に自分の使いやすいタスク管理ツールを「欲しい機能」と「使いやすさ」で探し、100以上のツールを実際に操作して29日間かけて選びました。
そこでこのページでは私の実体験も踏まえ、Zoho ToDoの機能・料金・使い勝手をご紹介します。
このページを読むと、Zoho ToDoが自分に最適なタスク管理ツールかどうかが分かり、「使い始める」か「他のツールを探す」か、次のステップに進むことができます。
まず先にZoho ToDoの概要を紹介します。
- Zohoはインド発のソフトウェア会社で、83種類ものビジネスツール(2024年6月時点)を提供する
- 料金は無料で継続利用が可能だが、チーム利用はZoho One(有料)のサービスからグループを作成する必要がある
- デバイスはパソコン・タブレット・モバイルに対応してるが、パソコン版アプリはない
- シンプルな使いやすさが特徴で、機能の多さはおすすめツール26種のうち真ん中程度。
詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
Zoho ToDoとは、シンプルさが特長のタスク管理ツール
Zoho ToDoとはシンプルさが特長のタスク管理ツールです。別サービス「Zoho Mail」の配下に位置しますが、ToDo単独でも使えます。
機能の少なさはZohoサービス(Zoho Connect・Zoho CRMなど)との連携でカバーできます。Zoho ToDo公式サイトの「WATCH VIDEO」(英語のみ・翻訳なし)を見ると、1分30秒ほどで全体像をつかめます。
料金プランは無料の1種のみで、個人で継続利用できます。複数人での利用はZoho One(別途有料)から企業ドメインのメールアドレスで登録が必要です。
パソコン・タブレット・モバイルのいずれでも使え、場所を選びません。
日本法人「ゾーホージャパン」があり、サービスも基本的に日本語で利用可能です。ただし一部の操作やは英語のみの表記です。
概要 | Zohoサービスと連携できる シンプルなタスク管理ツール |
---|---|
主な機能 | ボード・リスト(テーブル)表示 |
公式サイト | https://www.zoho.com/todo/ |
ログインページ | https://todo.zoho.jp/zm/task/ |
料金プラン | 無料1種のみ |
対応デバイス | パソコン・タブレット・モバイル |
言語 | 日本語に対応 (一部英語表記あり) |
日本法人 | ゾーホージャパン株式会社 https://www.zoho.co.jp/ |
Zohoは、あらゆるビジネスサービスを提供するインド発のソフトウェア会社
Zoho社はビジネス全般に役立つクラウドサービスを84種類(2024年7月時点)提供する、インド発のソフトウェア会社です。
正式社名は「Zoho Corporation Pvt. Ltd.」で、創業者兼CEOはSridhar Vembu氏です。
1996年の設立以降、ユーザー数は拡大し、2024年7月時点で世界1億人以上です。世界24カ国に35以上の拠点があります。
非上場のため企業価値は評価されていませんが、2023年の売上額は12.4億$以上です。
ミッションは「プライバシーを守りながら、人々のオペレーションを変革するビジネスソフトウェアを民主化すること」です。
ミッションからセキュリティ対策への意気込みが感じられますね。
社名 | Zoho Corporation Pvt. Ltd. |
---|---|
本社 | インド |
設立 | 1996年 |
ユーザー数 | 世界1億人以上(2024年) ※Zoho全体 |
創業者 | Sridhar Vembu氏 |
ミッション | プライバシーを守りながら 人々のオペレーションを変革する ビジネスソフトウェアを民主化すること |
企業価値 | ー |
売上額 | 12.4億$以上(2023年) |
上場 | ー |
拠点 | 24か国35拠点 |
提供サービスは以下83種類です(2024年7月時点)。それぞれのツールごとに料金プランが設定され、必要なサービスを組み合わせて利用できます。
- CRM(顧客関係管理)
- Bigin(小規模CRM)
- Forms(オンラインフォーム作成)
- Sales IQ(ライブチャットとウェブ訪問者追跡)
- Bookings(オンライン予約管理)
- Sign(電子署名)
- RouteIQ(営業ルート最適化)
- Thrive(マーケティングキャンペーン管理)
- Social(ソーシャルメディア管理)
- Campaigns(メールマーケティング)
- Survey(オンライン調査作成)
- Sites(ウェブサイト構築)
- PageSense(ウェブサイト解析とA/Bテスト)
- Backstage(イベント管理)
- Webinar(ウェビナー開催)
- Commerce(オンラインストア構築)
- Marketing Automation(マーケティング自動化)
- LandingPage(ランディングページ作成)
- Desk(ヘルプデスクソフト)
- Assist(リモートサポート)
- Lens(拡張現実(AR)リモートサポート)
- FSM(フィールドサービス管理)
- Books(会計ソフト)
- Invoice(請求書管理)
- Expense(経費管理)
- Inventory(在庫管理)
- Billing(課金管理)
- Checkout(オンライン決済)
- Practice(会計事務所管理)
- Mail(メールサービス)
- Meeting(オンライン会議)
- Writer(オンライン文書作成)
- Sheet(オンラインスプレッドシート)
- Show(オンラインプレゼンテーション)
- Notebook(ノート作成)
- Cliq(チームチャット)
- Connect(チームコラボレーション)
- TeamInbox(共有メールボックス)
- WorkDrive(オンラインストレージ)
- Office Suite(オフィススイート)
- Office Integrator(オフィス統合)
- ZeptoMail(トランザクションメール)
- Calendar(カレンダー)
- Learn(LMS(学習管理システム))
- ToDo(タスク管理)
- Vani(音声メモ)
- People(人事管理)
- Recruit(採用管理)
- Workerly(フリーランス管理)
- Shifts(シフト管理)
- TrainerCentral(トレーニング管理)
- Contracts(契約管理)
- Creator(アプリ作成)
- Directory(ディレクトリサービス)
- OneAuth(多要素認証)
- Vault(パスワード管理)
- Catalyst(サーバーレス開発プラットフォーム)
- Toolkit(開発者ツール)
- Identity360(ID管理)
- ServiceDesk Plus(ITサービス管理)
- Endpoint Central(エンドポイント管理)
- Mobile Device Manager Plus(モバイルデバイス管理)
- Remote Access Plus(リモートアクセス管理)
- Patch Manager Plus(パッチ管理)
- Site24x7(ウェブサイト監視)
- StatusIQ(ステータスページ管理)
- Digital Risk Analyzer(デジタルリスク分析)
- CloudSpend(クラウド支出管理)
- SaaS Manager Plus(SaaS管理)
- AlarmsOne(アラーム管理)
- Log360 Cloud(クラウドログ管理)
- Analytics Plus(データ分析)
- CloudDNS(クラウドDNS管理)
- Analytics(ビジネスインテリジェンス)
- Embedded BI(組み込みBI)
- DataPrep(データ準備)
- Projects(プロジェクト管理)
- Sprints(アジャイルプロジェクト管理)
- BugTracker(バグ追跡)
- Flow(ワークフロー自動化)
- Office Integrator(オフィス統合)
- Apptics(アプリ分析)
- Qntrl(ワークフロー管理)
複数のサービスを組み合わせたパック商品も以下の6種類があります。
- CRM Plus
- Finance Plus
- People Plus
- Workplace
- Marketing Plus
- Zoho One
Zoho ToDoのメリット5つ
Zoho ToDoを使うことで、シンプルなタスク管理が可能です。
具体的なメリットは以下の5つです。
シンプルな機能で、誰でも使いやすい
Zoho ToDoはシンプルな機能で、誰でも使いやすい点が特徴です。
表示方法はボード・リスト(テーブル)の2種類で、必要なタスク管理機能があらかじめ構築済みです。
基本の「件名表示」では、今日のタスクをいつでも入力できる状態の画面が用意され、簡単にタスクを作成できます。
機能が多すぎないため、必要な情報を選んで簡単に入力し、仕事の抜け漏れが無くなります。
全機能を無料で使える
Zoho ToDoには料金プランがなく、誰でも全機能を無料で使えます。
他ツールのように「選択できるけど使えない」機能がないため、使いながらがっかりすることがありません。
反対に「課金すれば機能が増える」というワクワク感はなくなりますが、全ての機能を無料で使える点はシンプルでわかりやすいです。
複数のタスクをタブに並べられる
Zoho ToDoはツール内で複数のタスクをタブで並べて表示できます。
例えば「今日やるタスク」「関連するタスク」など表示させて、すぐ見れる環境を作るのに役立ちます。
ただし7つ以上開くとタスク名が見づらくなる(※14インチのノートパソコンで検証)ため、6つまでに控えた方が実用的です。
検索機能が優秀
Zoho ToDoは検索機能が優秀で、検索機能は以下の通りです。
- 検索したタスクを日別(期限)に見れる
- 絞り込み(詳細)検索ができる
- 横断検索(Zohoアプリ内)ができる
- 検索キーワードと条件が保存される…8件まで
これらの検索機能を全て無料で使えるのはごくわずかです。
Zoho社の他サービスを一元管理できる
Zoho ToDoでは他のZohoサービスにあるタスクを一元管理できます。サイドバーの「統合表示」で見ることができます。
対象のZohoサービスは以下の通りです。
- Zoho CRM
- Zoho Projects
- Zoho Connect
- Zoho Desk
これらのタスクを一元管理できます。
以上がZoho ToDoのメリットです。
Zoho ToDoのデメリット9つ
シンプルで誰でも使いやすいZoho ToDoにも、物足りない点があります。9つに分けて詳しくご紹介します。
高度な管理ができない
Zoho ToDoの機能は限られ、高度な管理には使えません。
例えば「時間管理」「プロジェクト管理」「他ツールと連携」などはできず、タスク管理の上級者には物足りません。
ただ「タスク管理の作業を効率化したい初心者」や「シンプルな使い勝手を求める方」には適しています。
パソコン版アプリがない
Zoho ToDoには専用のパソコン版アプリがありません。
タスク管理を別アプリで行えず、検索とタスク管理を同一ブラウザ内で使うため、見分けがつきにくいです。
ただしZoho ToDo機能を含む「Zoho Mail」にはパソコン版アプリがあり、メールアドレスの取得・設定で利用可能です。
≫参照:Zoho Mailのダウンロード
ログイン画面がわかりづらい
ZohoトップページからZoho ToDoのログイン画面へのアクセスに時間がかかります。
頻繁に使う場合はログイン画面をブックマークに追加しておくことを推奨します。
一部画面は英語のみ対応
Zoho ToDoは英語のみ対応の画面が一部あり、ツール利用中に急に英語の画面が表示されることがあります。
日本語対応が望ましいですが、翻訳アプリ(DeepLなど)を併用すれば、実用上の問題はありません。
ブラウザでショートカットキーが使えない
Zoho ToDoをブラウザ上で使うとショートカットキーが反応せず、操作で不便さを感じます。
ただし、まずは業務の抜け漏れを減らすことが目的での利用なら、クリック操作で利用可能のため、実用で問題はありません。
Zoho Mailのパソコンアプリ内(別途登録が必要)ではショートカットキーが有効なので、そちらの活用を検討しても良いでしょう。
自動化できない
Zoho ToDoには自動化機能がなく、作業効率を追求するには不向きです。
まず業務の抜け漏れを防ぐことが目的であれば、作業効率まで気にせず十分に活用できます。
チーム利用に拡張しにくい
Zoho ToDoを複数人で使うには、企業ドメインのメールアドレスでZoho One(※別途有料プランの登録が必要)に登録する必要があり、ハードルが高いです。
他ツールの「取得済みのアカウントを招待するだけ」の方が手軽にチーム利用に拡張できます。
ただ個人利用であれば全ての機能を無料で使えて、仕事に活用できます。
タスクを連続作成すると不具合発生
タスクを連続で作成すると、新たなタスクを作成できなくなる不具合が発生します。翌日には問題なくタスク作成できますが、タスク管理の作業が止まる点がデメリットです。
複数のタスクを連続して作成する場合は、時間をあけて行う必要があります。
通知が機能しない
タスクごとにリマインダーを設定しても通知が動作せず、ツール内の通知画面にしか表示されません。
リマインダー機能に頼ると抜け漏れが発生するため、注意すべきです。
ただZoho Mailのアプリ内で設定を行うとデスクトップ通知が有効で、Zoho Mailにはメール通知も届きます。
通知(リマインダー)機能を活用するには、Zoho Mailとの併用が必須です。
以上のデメリットがありますが、対策を行えば実用可能です。
対応デバイスとブラウザ
Zoho ToDoはパソコン・タブレット・モバイルで利用可能です。
ただしパソコンのオンプレミス版・アプリ版はなく、セキュリティ対策が必要なチーム利用や、ブラウザと分けて画面を見たい方には不向きです。
対応ブラウザについては明記されていませんが、他のZohoサービスでは主にGoogle Chrome・Firefoxが推奨され、Zoho ToDoでも同ブラウザを使えば問題ありません。
内容 \ デバイス | ブラウザ | アプリ |
---|---|---|
パソコン | ◎ | ー |
タブレット | ◎ | ◎ |
モバイル | ◎ | ◎ |
料金プランと利用人数
Zoho ToDoには料金プランがなく、無料ですべての機能を継続利用できます。
誰でも無料で使える反面、利用料金により機能が変化しないため、面白みに欠けます。ただ限られた機能が自分に合うか判断しやすいです。
利用人数は1人までで、2人以上で使う場合はZoho One(※有料プランの登録が必要)のメールボックスから企業ドメインのメールアドレスでグループの作成が必要です。
同じZohoとはいえ他サービスと連携させる必要があり、手間がかかる点は否めません。
セキュリティ対策とプライバシー保護
Zohoは様々なセキュリティ対策に取り組み、おすすめ26ツールの中でもトップクラスの多さです。
Zoho社のミッション「プライバシーを守りながら、人々のオペレーションを変革するビジネスソフトウェアを民主化すること」にも姿勢が表れています。
詳しいセキュリティ対策・プライバシー保護は下表の通りです。
ツール \ 機能 | Zoho ToDo |
---|---|
外部認証 | ・GDPR ・CCPA ・PIPEDA 他Zohoの一部サービスで提供 ・ISO/IEC 27001 ・ISO/IEC 27701 ・ISO/IEC 27017 ・ISO/IEC 27018 ・ISO/IEC 20000 ・ISO/IEC 22301 ・ISO 9001 ・SOC1 TYPEⅡ ・SOC2 TYPEⅡ ・HIPAA ・ENS ・WCAG ・CSA STARセルフアセスメント ・PCI-DSS ・CSA ・Signal spam |
サービス全般 | ・自社サーバー ・AES256で暗号化 ・TLS1.2、1.3 ・PFS ・セッション時間の管理 ・SSO ・パスワードポリシー ・事業継続と災害復旧 ・モバイル端末管理 ・多要素認証 ・自動バックアップ|24時間ごと ・WAF ・脆弱性スキャン ・KMS ・IAM |
社内の対策 | ・バグバウンティプログラム ・ベンダーリスク管理 ・脅威モデリング ・セキュリティレビュー ・侵入テスト ・DPIA ・内部監査 ・SDLC ・DPO |
サービスが多岐にわたるため、セキュリティ対策の対象となるサービスが限られるものもありますが、基本的には万全の対策がされていると考えて良いでしょう。
ただWebツールがゆえリスクは0にならないため、ユーザーの対策もあわせて行いましょう。
≫参照:ユーザーにできる対策↗
≫参照:Zohoのセキュリティ対策
他主要ツールとの比較
Zoho ToDoと他の主要なタスク管理ツールの違いを紹介します。
実際に操作した結果、他ツールより優れる点は以下4つです。
- 料金プランがない
…全機能を無料で使える。反面、機能の拡張性がなく、物足りなさもある。 - 歴史が長くユーザー数が多い
…1996年に創業し、2023年時点で世界中に1億人以上のユーザーがいる。 - 検索機能が豊富
…多様な検索機能がある。 - タスクごとにリマインダーを設定可能
…通知はツール内の表示のみ。
一方で他ツールと比べて物足りない点は以下7つです。
- 機能が限定的
…表示は2種類(ボード・リスト(テーブル))のみ対応。タスク情報の追加もできないが、シンプルで使いやすい。他のZohoサーブスと併用すると汎用性が高まる。 - ダッシュボードがない
…全体像を把握しづらい - タスク管理作業を効率化しづらい
…効率化に役立つ機能が無い(タスクのテンプレート・自動化・AI・ショートカットキー(※ブラウザ利用時))・フィルター保存・マークダウン記法) - 時間管理できない
…終了日時の記録・見積時間・実績時間・時間計測の機能がない - 外部ツールと連携できない
…他のZohoサービスのみ連携可能。 - プロジェクト管理ができない
…タスクをプロジェクトに紐づけできない。カテゴリ・タグ付けで代用可能。 - チーム利用に波及しづらい
…企業ドメインのメールアドレスでグループ作成が必要で、利用のハードルが高い。
詳細な機能の比較は下表をご覧ください。
ツール \ 機能 | Zoho ToDo | 【無料利用に】 Notion↗ | 【チーム利用に】 Backlog↗ | 【個人利用に】 Asana↗ |
---|---|---|---|---|
タスク作成 無制限 | 説明なし | ◎ ・個人利用の無料プラン (複数ゲスト可) (「メンバーなし」または 「10人以下のゲスト利用」) ・チーム利用の有料プラン (複数メンバー可) (月1,650円/人~) | ◎ | ◎ |
リスト | ー | ◎ | ー | ー |
テーブル | ◎ ”リスト” | ◎ | ◎ | ◎ |
カンバン | ◎ ”ボード” | ◎ | ◎ | ◎ |
カレンダー | ー ※別サービス | ◎ | ー 要外部連携 | ◎ |
ガントチャート | ー ※別サービス | ◎ | ○ 有料 月16,720円/ スペース~ | ○ 有料 月1,200円/人~ |
バーンダウン | ー ※別サービス | ー 要外部ツール連携 | ○ 有料 月16,720円/ スペース~ | ○ 有料 月1,200円/人~ |
タスクの並び替え (ソート) | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ |
フィルター | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ |
ダッシュボード (全体の確認) | ー ※別サービス Zoho Projectsなど | ◎ | ◎ | ○ 有料 月1,200円/人~ |
検索 | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ |
タスクの テンプレート | ー ※別サービス Zoho Projectsなど | ◎ | ○ 有料 月16,720円/ スペース~ | ○ 有料 月1,200円/人~ |
繰り返し | ◎ | ◎ | ー 要外部ツール連携 | ◎ |
自動化 | ー ※別サービス Zoho Projectsなど | ○ 有料 ・Slack通知:無料 ・情報の変更:月1,650円/人~ | ー 要外部ツール連携 | ○ 有料 ・月250回まで:月1,200円/人~ ・月25,000回まで:月2,700円/人~ ・無制限:要お問い合わせ |
AI | ー ”ZIA” ※別サービス Zoho Projectsなど | ○ 有料 ・20回まで:無料 ・無制限:月1,350円/人~ | ー 要外部ツール連携 | ○ 有料 ・月150回迄:月1,200円/人~ ・月1,500回迄:月2,700円/人~ ・無制限:要お問い合わせ |
ショートカットキー | ー ※別サービス Zoho Projectsなど | ◎ | ◎ | ◎ |
タスクを複製 (コピー) | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ |
絞り込み検索 | ◎ | ◎ | ◎ | ○ 有料 月1,200円/人~ |
検索 プロジェクト横断 | ◎ | ◎ | ○ 有料 月2,821.5円/スペース~ | ◎ |
検索キーワードと 条件の保存 | ◎ 8件 | ー | ◎ 入力中1件 | ◎ 直近5件 |
長期間不使用でも データ削除されない | ◎ 1年検証済み | ◎ 6か月検証済み | ◎ 6か月検証済み | ◎ 6か月検証済み |
タスク管理機能が 構築済み | ◎ | ー | ◎ | ◎ |
ツール \ 機能 | Zoho ToDo | 【無料利用に】 Notion↗ | 【チーム利用に】 Backlog↗ | 【個人利用に】 Asana↗ |
---|---|---|---|---|
情報を追加 | ー 既存の4種のみ | ◎ ”プロパティ” 30種 | ◎ ”属性” 15種 ※一部有料 | ◎ ”フィールド” 15種 ※一部有料 |
カテゴリ分け | ◎ 25種まで確認済み | ◎ | ◎ | ◎ |
時間管理 | ー | ◎ | ○ 有料 月28,215円/ スペース~ | ○ 有料 月1,200円/人~ |
開始日時を記録 | ◎ | ◎ | ○ ※日付のみ 有料|スタンダード~ 月16,720円/ スペース~ | ○ 有料 月1,200円/人~ |
終了日時を記録 | ー ※別サービス Zoho Projects | ◎ | ー | ○ 有料 月1,200円/人~ |
メールでタスク作成 | ー | ー 要外部ツール連携 | ◎ | ◎ |
リマインド 日時 | ◎ ”リマインダー” | ◎ | ー | ◎ |
タスクごとに リマインド | ◎ ”リマインダー” | ◎ | ー | ー |
デスクトップ通知 | ー | ◎ | ー | ◎ |
メール通知 | ー | ◎ | ー | ◎ |
モバイル通知 | ー | ◎ | ◎ | ◎ |
通知ボックスで リマインド表示 | ◎ | ◎ | ー | ー |
過去のタスクが 消えない | ー 記載なし | ◎ | ◎ | ◎ |
見積時間を設定 | ー | ◎ | ○ 有料 月28,215円/ スペース~ | ○ 有料 月1,200円/人~ |
実績時間を設定 | ー | ◎ | ○ 有料 月28,215円/ スペース~ | ○ 有料 月1,200円/人~ |
外部カレンダー連携 | ー ※別サービス Zoho Projects | ◎ | △ 連携時点の情報のみ | ◎ |
外部カレンダーと 常時連携 | ー ※別サービス Zoho Projects | ◎ | ー | ◎ |
外部ツール連携 | ー ※別サービス Zoho Projects | ◎ | ◎ | ◎ |
API連携 | ー ※別サービス Zoho CRM | ◎ | ◎ | ◎ |
フィルターを保存 | ー | ◎ | ◎ | ◎ |
プロジェクト数 無制限 | ー | ◎ | ○ 有料 ・5個:月額2,821.5円/スペース~ ・100個:月額16,720円/スペース~ ・無制限:月額28,215円/スペース~ | ◎ |
ショートカットキー | ー ※別サービス Zoho Projectsなど | ◎ | ◎ | ◎ |
マークダウン記法 | ー ※別サービス Zoho Backstage | ◎ | ◎ | ◎ |
有料プランの 無料トライアル可 | ー 有料プランなし | ◎ | ◎ 30日間 アカウント登録時のみ | ◎ |
社名 | Zoho Corporation Pvt. Ltd. | Notion Labs, Inc. | 株式会社ヌーラボ | Asana, Inc. |
本社 | インド | アメリカ (カリフォルニア州) | 日本 (福岡県) | アメリカ (カリフォルニア州) |
設立 | 1996年 | 2013年 | 2004年3月29日 | 2008年 |
初回リリース | 2021年 | 2016年 | 2005年 | 2011年 |
ユーザー数 | ・世界1億人以上 (2024年) ※Zoho全体 | ・1億人以上 (2024年7月時点) | ・170万人以上 (2020年5月時点) ・有料契約1万社以上 | 世界200か国以上 ・有料会員13万9,000人以上 ・総会員数100万人以上 (2023年11月時点) |
ミッション | プライバシーを守りながら 人々のオペレーションを変革する ビジネスソフトウェアを民主化する | 誰でも思い通りのソフトウェアを 自由自在に作れる世界を ユビキタスな現実にする | このチームで一緒に仕事できてよかったを 世界中に生み出していく | 世界のチームが容易に協力しあえるようにし 人類の豊かな未来に貢献すること |
売上額 | 12.4億$以上 (2023年) | 1.1億$以上 (2023年度) | 27億円 (2023年3月期) | 1.5億$ (2023年度) |
拠点 | 24か国 35拠点 | 7拠点以上 ・アメリカ|2拠点 ・アイルランド ・インド ・韓国 ・オーストラリア ・日本 | 6拠点 ・日本|3拠点 ・アメリカ ・オランダ ・シンガポール | 12拠点 ・アメリカ|3拠点 ・ダブリン(アイルランド) ・ロンドン(イギリス ・ミュンヘン(ドイツ) ・パリ(フランス) ・レイキャビク(アイスランド) ・シドニー(オーストラリア) ・東京(日本) ・バンクーバー(カナダ) ・シンガポール |
対応ブラウザ | 言及なし | ・Google Chrome ・Microsoft Edge ・Mozilla Firefox ・Safari | ・Google Chrome ・Microsoft Edge ・Mozilla Firefox ・Safari | ・Google Chrome ・Microsoft Edge ・Mozilla Firefox ・Safari |
利用可能人数 | 1人 | ・メンバー無制限:全プラン ※無料のチーム利用は ブロック数上限1,000 ※有料(月8$/人~)で ブロック数無制限 ・ゲスト1~10人:無料 ・ゲスト11~100人:月8$/人~ ・ゲスト101~250人:月15$~/人 ・ゲスト251人~:月20$~/人 | ・1〜10人:無料 ・11〜30人:月2821.5円/スペース〜 ・無制限:月16,720円/スペース〜 | ・1~10人:無料 ・11人~500人:月1,200円/人~ ・無制限:要お問い合わせ |
基本操作と設定
Zoho ToDoの基本操作と設定手順は以下の通りです。
- タスクの作成
…名前を入力して[Enter] - タスクの編集
…ステータス・担当者・開始日・期限・カテゴリー・重要度・リマインダー・説明・サブタスク・履歴・コメント・繰り返し・添付ファイル・タグ・その他 - タスクの移動
…カテゴリー・ステータス・優先度・期限・タグを変更 - タスクの完了
…ステータスを「完了」に変更
- 表示方法の選択
…おすすめは個人タスクで「グループ化」を選定。他にボード・リスト・フィルター・並び替え・項目管理・その他(タスク設定・取り込む)も選択可能。 - カテゴリーの追加
…タスクをカテゴリー軸で表示 - タグの追加
…タスクをタグ軸で見れる - グループの作成(要Zoho One)
…2名以上の利用
以上の操作でタスク管理を行います。
Zoho ToDoの機能一覧
Zoho ToDoの機能は以下の通りです。
他ツールとの違いはページ上部をご覧ください。
- リスト表示
…”テーブル” - カンバン表示
…”ボード” - タスクの詳細
…”説明” - カテゴリ分け
…25種まで確認済み - 締め切り(期限)
- 開始日時を記録
- サブタスクの登録
- リマインド日時
…”リマインダー” - タスクごとにリマインド
…”リマインダー” - デスクトップ通知
…Zoho Mailアプリ内のみ可能 - メール通知
…Zoho Mailアプリ内のみ可能 - 通知ボックスでリマインド表示
- 優先度…”重要度”3段階
- タスクのカテゴリ分け2つ以上
…”カテゴリ””タグ”2種のみ - タスクの並び替え(ソート)
- カンバンでタスクを上下並び替え
- カンバンの名称を変更
- カンバンの枚数を追加
- サブタスクに詳細情報の追加
- サブタスクに追加できる情報
…サブタスク・繰り返し以外 - サブタスクを通常タスクとして管理(紐づけ)
- フィルター
- 検索
- 繰り返し
- スマホで使える(アプリ)
- スマホで使える(ブラウザ)
- タスクの一括編集
…日付は不可 - タスクを複製(コピー)
- 検索したタスクを日別に見れる
- 絞り込み検索
- 検索プロジェクト横断
- 検索キーワードと条件の保存…8件
- タスク詳細の表示方法が簡単
…1クリック - タスクの一括登録
…インポート - タスクのエクスポート
- 長期間不使用でもデータが削除されない
…1年検証済み - タスク管理機能が構築済み
- 無料のまま継続使用
- 初期費用が無料
- 日本語で使える
- 操作方法・サポートが日本語
…一部英語 - 社名:Zoho Corporation Pvt. Ltd.
- 本社:インド
- 設立:1996年
- 初回リリース:2021年
- ユーザー数:世界1億人以上(2024年)※Zoho全体
口コミと評判
Zoho ToDoに関する口コミは見つかりませんでした。
一方、Zoho社の類似サービス「Zoho Projects」については「ガントチャートが見やすい」「プロジェクト管理に優れる」といった口コミがみられます。
Zoho ToDoを使うユーザー数はZoho Projectsに比べて少ないことが伺えます。
≫参照:https://boxil.jp/service/4338/reviews/
≫参照:https://www.itreview.jp/products/zoho-projects/reviews?page=3&q[s]=rank+asc
Zoho ToDoの始め方
Zoho ToDoの始め方は4ステップ、必要項目の入力と3クリックで完了、最短1分以内で登録できます。
詳しく紹介します。
Zoho ToDo公式サイトから「SIGN UP FOR FREE」をクリック
Zoho ToDoの公式サイトにアクセスし、「SIGN UP FOR FREE」をクリックします。
隣の「WATCH VIDEO」(英語のみ・翻訳なし)をクリックすると、Zoho ToDoの概要を1分30秒ほどで知れます。まだZoho ToDoのことをよく知らない方は、1度見ておくとイメージしやすくておすすめです。
項目を入力し「ユーザー登録する」
以下の5項目を入力し、「ユーザー登録する」をクリックします。
- 姓、名
- メールアドレス
- パスワード
- 国(自動入力)
- 同意(サービス規約とプライバシーポリシー)
他サービス(Google・Facebook・Xなど)のアカウントでもサインインできます。
メールから「アカウントの認証」
設定したメールアドレスに届くメールを確認し、「アカウントの認証」をクリックします。
ここでアカウントの認証をクリックしなくても使えますが、他のZohoサービスを利用できないうえ、「アカウントを認証してください」とメールが何度も届くので、早いうちに認証しておくほうが得策です。
利用開始!
登録完了です。Zoho ToDoの公式サイトよりログインして利用しましょう。
ログイン後のページをブックマークしておくと、アクセスしやすくて便利です。
以上4ステップで完了です。
Zoho ToDoがおすすめの人
Zoho ToDoは、初級~中級レベルの(少し高度な)タスク管理を行いたい個人におすすめです。
具体的にどんな人がおすすめかは具体例を5つあげて説明します。
シンプルにタスク管理したい方
タスクが増えてきたけどそこまで複雑なタスク管理が必要でない、という方にぴったりです。複雑すぎず適度な多さの機能があります。
例えば、表示機能は「ボード・テーブル(リスト)」の2種類のみ・タスク情報を自由に追加できないなど、機能が絞られているおかげでシンプルに使えます。
少し高度なタスク管理をしたい方
タスク管理レベル初級~中級者(タスク量が増え、管理作業を負担に感じる方)におすすめです。
「並び替え」「一括編集」など、管理作業の手間を軽減できる機能が備わり、少し高度なタスク管理が可能です。
複数のタスク画面を開いて見たい方
複数のタスク画面を同時に開き、手軽に見える状態にしたい方に便利です。
ツール内で特定のタスクをタブで開くことができ、見たい時にタスク内容をいつでも見れる環境を作れます。
例えば「今日やるタスクを忘れないように開いておきたい」「直前のタスク画面を開いて参照したい」などのシーンで役立ちます。
豊富な検索機能が欲しい方
Zoho ToDoは検索機能が豊富です。「検索で我慢したくない」という方におすすめです。
通常検索はもちろん、絞り込み検索・検索結果の保存・検索したタスクを日別に見れる・横断検索(他のZohoサービス内)など、他ツールでは一部使えない機能にも全て対応しています。
例えば「過去のタスク内容を振り返って参照したい」「過去に聞いた情報を振り返りたい」「直前の検索結果を手軽に見たい」という場合に便利です。
すでに他のZohoサービスを利用中またはこれから使う
他のZohoサービスを利用する方におすすめです。Zohoは83種類ものビジネスツールを提供し、それらを連携できます。
特にZoho ToDoではサイドバーの「統合表示」を選ぶと、「Zoho CRM」「Zoho Projects」「Zoho Connect」「Zoho Desk」のタスクを一覧で表示できます。
これらの方にZoho ToDoがおすすめです。
Zoho ToDoを使った業務効率化の方法
Zoho ToDoを使うと、初級~中級レベルのタスク管理作業を部分的に効率化できます。
効率化できる作業は以下の4つです。
「タスクの一括編集」で効率化
Zoho ToDoの「タスクの一括編集」機能を活用し、タスク管理作業を効率化します。
例えば、新たに追加したタスクの優先度が高いものを選択して一括で設定できます。各タスクごとに優先度の高低を印づける必要がなく、作業効率があがります。
ただし「期限」や「開始日」など日付に関する情報は編集できませんので、ご注意ください。
「期限」「開始日」はタスク量が多いと頻繁に使うことになるため、注意が必要ですね。
「並び替え」で効率化
Zoho ToDoの「並び替え」機能を活用し、タスク管理作業を効率化します。
例えば、膨大なタスクを2クリックで期限の近い順に並び替えることができます。メモ帳にリスト化して手作業で並び替えるのと比べると、圧倒的な効率化ができます。
ただし並び替えは「登録日時」「期限」「更新日」の3種類のみ対応し、複数条件の設定もできない点に注意が必要です。
「繰り返し」で効率化
定型タスクに「繰り返し」を設定すると、指定日に同じタスクを自動作成でき、作業効率があがります。
「カテゴリ・タグ・優先度」で無駄な業務を判別する
Zoho ToDoの「カテゴリ」「タグ」「優先度」を設定すると、無駄な業務を判別しやすい環境が整い、業務効率化に役立ちます。
例えば、予定が多い日に優先度の低い業務はやらない・「A商品群」のカテゴリを設定したタスクは重要度が低いため今はやらない、など判断基準を可視化しやすいです。
これらの機能を活用し、タスク管理作業の手間を軽減しつつ、無駄な業務を判別しやすくなり業務効率化に役立ちます。
ただし「時間管理」はできないため、さらなる効率化を追求するには他ツールへの移行が必要です。
まずタスク管理の初歩的な作業を効率化できるため、上記の方法で実践してみましょう。
Zoho ToDoで働きやすい環境づくり!
このページではインド発のZoho社が提供するタスク管理ツール「Zoho ToDo」について解説しました。
改めて概要をおさらいします。
- Zohoはインド発のソフトウェア会社で、83種類ものビジネスツール(2024年6月時点)を提供する
- 料金は無料で継続利用が可能だが、チーム利用はZoho One(有料)のサービスからグループを作成する必要がある
- デバイスはパソコン・タブレット・モバイルに対応してるが、パソコン版アプリはない
- シンプルな使いやすさが特徴で、機能の多さはおすすめツール26種のうち真ん中程度。
「自分に合いそう」という方は、まず登録して使ってみましょう。
もし「Zoho ToDoじゃ物足りない」という場合は、おすすめタスク管理ツール26選↗も参考に、最適なツールを探してみましょう。
私のおすすめはNotion↗、機能の豊富さはトップながらシンプルな見た目にも調整でき、初心者から上級者まで長く使えます。慣れるまでの難しさは「テンプレート機能」で解消でき、すぐ好みの用途で使い始めることができます。
最適なタスク管理ツールを見つけ、働きやすい環境を作りましょう!
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