※このページには広告を含むことがあります。
こんな悩みを解決します。
「業務効率化↗」や「タスク管理↗」を実践するビジネスパーソンは多いものの、それらの関連性を理解している方は少ないです。
私は10年以上営業職に務めますが、「業務効率化」と「タスク管理」の関係性を理解せずに手探りで実践してきた結果、効果を実感するまでに１年半以上かかりました。
このページでは私の経験をふまえて業務効率化にタスク管理がどのように役立つか、タスク管理や業務効率化の定義・コツも含めてお伝えします。
このページを読むと業務効率化とタスク管理の関係性が理解でき、日常業務に取り入れる準備が整います。
先にタスク管理が業務効率化に役立つ理由をお伝えします。
- 次にやる作業を思い出す時間が減る
- 抜け漏れが減り、二次対応が無くなる
- マルチタスクを避けられる
- 確認のための連絡が減る
- 非効率さに気付ける
- やめる業務を判断しやすい
- 短縮すべき業務を見つけやすい
- 業務効率化の効果測定をしやすい
- 同じ手順があり効率的
詳しくご紹介します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
業務効率化とは、成果をあげつつ業務を減らすこと
業務効率化とは、仕事の成果をあげつつ無駄な業務を削減・作業時間を短縮し、空いた時間に新たな取り組みができるメリットがあります。
「仕事で成果をあげる」という目的を忘れると、目先の時間を確保することだけにとらわれて仕事の成果が下がる場合があり、本末転倒です。
以下の手順で、仕事の成果を意識しながら業務を効率化しましょう。
- 業務をリスト化する
…今抱える業務の全体像を把握するために、業務を洗い出して可視化します。 すでに 終えたタスクを記録している場合は、この手順は不要です。 - 「やらない業務」を選ぶ
…「所要時間の長さ」「成果への影響度」を判断基準に、取り組まない業務を選びます。 - 「効率化する業務」を選ぶ
…やるべき業務から「時間の長さ」「労力の大きさ」「見込める削減時間」「実現可能性」を考慮し効率化する業務を選びます。 - 効率化する方法を決める
…効率化する具体的な「アイデア」「目標」「期待できる成果」を決めます。複数の選択肢から選ぶと効果的です。 - 効率化に使うツールを選ぶ
…業務効率化に役立つツールを「費用」「時間」を考慮して選びます。
- 効率化を実践する
…決めたアイデアを計画的に実行します。チームで行う場合は「情報共有」「教育」を行い、移行期間を設けると無理なく定着できます。
- 効果検証を行う
…実践した方法の「効果」「悪影響」を振り返ります。例えば「削減できた時間」「目標との乖離」「成果（売上）への影響」「発生した問題」などを記録し、良い結果なら継続し、問題がある場合は改善を行います。
- 繰り返し行う
…例えば「毎週」「毎月」など、これまでの手順を定期的に繰り返します。
これらの手順で無駄な業務を減らし、作業時間を短縮することが業務効率化です。
≫参照：業務効率化とは？
タスク管理は、業務とリソースの調整作業
タスク管理とは業務とリソース（時間・人手・費用）を調整し、仕事で成果をあげやすい環境が整うメリットがあります。
「成果をあげる」視点を忘れると手段が目的化し、タスク管理が無駄な作業になってしまう点に注意が必要です。
限られたリソースで最大限の成果を生み出すためには、以下の手順でタスク管理を行います。
- 目的と目標を設定する
…なぜタスク管理を始めるのか？どのような問題を解決したいのか？を明確にします。 - 管理の範囲を定める
…「タスクの抜け漏れ」「スケジュール」「時間」「進捗」「プロジェクト」など管理する範囲を決めます。 - 使用するツールを選択する
…「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」の３手法から使いやすいツールを選びます。
| タスク管理の手順 | 初心者 | 中級者 | 上級者 |
|---|---|---|---|
| リスト化する | ● | ● | ● |
| 必要な情報を追加 | ○ | ○ | |
| 担当者を決める （チーム利用時） | ● | ● | ● |
| 優先順位を決める | ● | ● | |
| カテゴリに分ける | ○ | ○ | |
| 開始日（時）を設ける （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 期限を設定する （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 見積時間を決める （時間管理） | ○ | ○ | |
| 進捗を設定する （進捗管理） | ○ | ○ | |
| 取り組むタスクを選ぶ | ● | ● | ● |
| 集中できる時間帯に 配置する | ● | ● | |
| タスクを実行する | ● | ● | ● |
| 完了タスクに チェックをつける | ● | ● | ● |
| 完了日（時）を記録する （時間管理） | ○ | ||
| 振り返りを行う | ● | ||
| 改善する | ● | ||
| 進捗を確認して タスクを調整する | ● | ● | |
| 次にやるタスクを 作成する | ● | ● | ● |
このように、タスク管理は限られたリソース（時間・人手・費用）を最適な業務に割り当て、最大限の成果を生み出します。
≫参照：タスク管理とは？
業務効率化にタスク管理が役立つ理由9つ
タスク管理は、仕事で成果をあげつつ業務効率化にもつながるため、ビジネスパーソンなら必ず実践すべき業務です。
タスク管理自体に時間がかかるデメリット↗もありますが、上級タスク管理を行うと作業時間を極限まで短縮できます。
業務効率化にタスク管理が役立つ理由は以下の通りです。
詳しく解説します。
次にやる作業を思い出す時間が減る
タスク管理で業務をリスト化すると、次に取り組む業務を思い出す時間と手間を省けて、業務効率があがります。
タスクの一覧から次にやる業務を選ぶため、業務の合間に「考えて思い出す」工程が不要です。
実体験を紹介します。
- リストがないと、作業を終えるたびに次の業務を考える時間・労力がかかる。
- さらに「作業をしないといけない」という強迫観念から、緊急度が高く重要度が低い（メールの返信など）業務を優先にしがち。
- タスクリストを作成しておくと、あらかじめ決めた業務にすぐ取り組むことができ、１業務あたり30秒～３分を削減できる。
このようにタスク管理でリスト化する手順を通じて、業務効率化にもつながります。
さらに選ぶ手順を減らすには、優先順位づけ・準備する（今日やることを決める）と効果的です。
抜け漏れが減り、二次対応が無くなる
タスク管理を行うと業務の抜け漏れが減り、二次対応が発生せず業務効率があがります。
業務の抜け漏れがなく期限までに終えると、進捗確認などの電話・メールへの対応が減り、無駄な作業時間が減ります。
例えば以下のように無駄な時間を減らすことができます。
- 期限までに提出することで、提出遅れによる催促の電話がなくなる
- 期限までに連絡することで、再依頼に対応する時間が不要になる
このように抜け漏れを減らすことでタスクの発生を防ぎ、時間の無駄を減らすことができます。
マルチタスクが減り、集中できる
タスク管理を行うと１つのタスクに集中して取り組むことができ、集中力があがります。
特に中級レベル以上のタスク管理で時間・進捗管理を行うと、１作業の時間を計測するため、自然と１つのタスクに集中して取り組むことができ、作業時間を短縮できます。
実体験を紹介します。
- リスト化したタスクを選んで取り組むことで、そのタスクが終わるまでは他のタスクに取り掛からなくなる。
- 作業時間を計測する必要があり、中断すると該当タスクの計測ができなくなり、自然と１タスクに集中できる。
- タスクに見積時間を設定することで、時間内に終える意識を持ち、作業時間を短縮できる
このようにタスク管理を行うと各タスクに集中できる環境が整い、作業時間を短縮できます。
確認のための連絡が減る
チームでタスクを管理すると、進捗確認のための連絡が減り、業務効率化があがります。
ツールを活用した情報共有で相手の時間を取らずに進捗確認ができ、確認作業の業務が不要になります。
実体験をご紹介します。
- A案件の進捗をツールで確認すると、電話して聞き取る時間が１分短縮される
- 部下に依頼した得意先B社への提案結果をタスク管理ツール上で確認し、メールで問い合わせて返事を待つ時間のべ２分短縮される
このようにチームでタスク管理を行うと質問者・回答者の双方の時間を削減できます。
あわせてコミュニケーションの減少によるデメリット↗に注意が必要です。
非効率さに気付ける
タスク管理を行うと自身の非効率な働き方に気付き、次に同じ業務に取り組む際に改善を図れます。
中級レベルのタスク管理で「見積時間」「実績時間」「タスクカテゴリ」を記録し、「振り返り」を行うと、客観的に時間の使い方を把握できます。
１年以上にわたりタスク管理の記録を取った実体験を紹介します。
- 事務作業を効率化しようと躍起になっていたが、１番時間を費やすのは「移動」と判明した。
- 営業職として減らせない移動時間を、いかに有効活用するかを思案するきっかけとなった。
- 電車移動の場合、電車内で事務作業が可能な時間帯に調整して予定を組むように変更した。
このように自身の働き方で非効率な部分に気付くことができ、効果の高いアイデアから業務効率化が可能です。
「気付いて改善する」という意識がないと難しい面もありますね。
やめる業務を判断しやすい
タスク管理を行うと、成果につながらない無駄な業務を判断しやすく、業務効率化に役立ちます。
「振り返り」でタスク時間と仕事の成果に繋がったかを確認すると、やらなくても成果に影響しない「であろう」業務が見つかります。
実体験を紹介します。
- 毎日行っていた売上明細の確認は、週１日の頻度で問題ないことが判明した。
- 得意先からの全ての電話に対応しなくても、他者に問い合わせて解決することがあるため、電話を折り返す時間帯を決めて行う。
このように振り返りを行うことで不要な業務に気付くことができ、業務効率化に役立ちます。
業務をやめた後で成果に悪影響が気付くことがあるため、まずは試行してみると良いですね。
短縮すべき業務時間を見つけやすい
タスク管理で時間管理を行うと、時間を短縮すべき業務を見つけやすく、業務効率化に役立ちます。
作業の時間を記録することで、どの業務にどれだけの時間を費やすか客観的に判断でき、時間の多い作業やタスクカテゴリを優先して効率化できます。
実体験を紹介します。
- 半年間にわたり時間を記録し、商談の準備に想定以上の時間（１〜２時間）を費やしていることが判明した。
- 都度何の準備をするか１から考える工程を短縮するために、テンプレート化を実行し、30分に短縮した。
このように時間を記録することで想定以上に時間を費やすタスクを簡単に見つけ、効果的に効率化できます。
業務効率化の効果を測定しやすい
タスク管理を行うと削減した業務の時間を可視化でき、効果を測定しやすいです。
時間管理で作業時間を記録することで、見積時間・過去の実績時間との差が一目でわかります。
実体験を紹介します。
- 提案資料の作成に１時間かかっていたが、テンプレート化することで30分で終え、30分短縮できた。
- タスク管理ツールを使い「見積時間」「開始日時」「終了日時」を計測することで、「実際の時間」と「削減時間」が判明した。
このように業務効率化の取り組み前後の時間を記録することで、実際にどれだけの時間を削減できたか知り、さらなる改善のモチベーションにもつながります。
１クリックで記録するなど、操作性の良いタスク管理ツールを使うと、さらに効率的ですね。
同じ手順があり効率的
「業務効率化」と「タスク管理」の手順には重複する部分があり、作業の手間が省けて効率的です。
わざわざ効率化のためだけに「業務をリスト化する」といった無駄が起こらず、日常業務に取り入れて実践でき、一石二鳥です。
それぞれの手順と重複する部分をご紹介します。
| 同じ手順 | 業務効率化の手順 | タスク管理の手順 |
|---|---|---|
| ◎ | 業務をリスト化する | リスト化する |
| 必要な情報を追加 | ||
| 担当者を決める （チーム利用時） | ||
| 優先順位を決める | ||
| カテゴリに分ける | ||
| 開始日（時）を設ける （スケジュール管理） | ||
| 期限を設定する （スケジュール管理） | ||
| 見積時間を決める （時間管理） | ||
| 進捗を設定する （進捗管理） | ||
| ◎ | やらない業務を選ぶ | 取り組むタスクを選ぶ |
| 効率化する業務を選ぶ | ||
| ◎ | 効率化する方法を決める | 集中できる時間帯に 配置する |
| 効率化に使うツールを選ぶ | ||
| ◎ | 効率化を実践する | タスクを実行する |
| 完了タスクに チェックをつける | ||
| 完了日（時）を記録する （時間管理） | ||
| ◎ | 効果検証を行う | 振り返りを行う |
| ◎ | 繰り返し行う | 改善する |
| 進捗を確認して タスクを調整する | ||
| 次にやるタスクを作成する |
- 業務をリスト化する
…抱える業務を可視化し、「効率化」や「管理」を検討しやすい環境を作ります。 - やらない・やる業務を選ぶ
…取り組む業務を取捨選択します。タスク管理で設定する情報（優先順位・期限・見積時間など）も考慮します。 - 効率化する方法を決める
…「集中できる時間帯に配置」以外にもできるアイデア（移動時間を有効活用など）を検討します。 - 効率化を実践する
…タスク実行時に効率化のアイデアを実践します。 - 効果検証を行う
…業務の振り返りとともに、効率化の効果検証も行います。 - 繰り返し行う
…次なる改善を行います。
このようにタスク管理は業務効率化と同じ手順があり、設定する情報が効率化の判断材料にもなるため、一石二鳥で役立ちます。
これらの理由により、タスク管理は業務効率化につながります。
タスク管理をうまくやるコツ６つ
タスク管理をうまくやるコツを６つご紹介します。
コツを意識してタスク管理を行うと業務時間あたりの成果を最大化でき、気持ちにも余裕が生まれ、働きやすい環境を作ることができます。
- タスク管理の手順に沿って行う
…「準備」「リスト化して選ぶ」「実践して振り返る」の順に行い、慣れてきたら項目を増やします。
≫参照：タスク管理の手順 - うまい人を真似る
…例えば「計画を立てる」「優先順位をつける」「期限を設定する」など、上手な人の方法を取り入れます。 - 個人にできる方法から実践する
…例えば「ツールを選ぶ」「振り返りを行う」「次のタスクを作成する」など、手の届く範囲から取り組みます。
- 自分に合うツールを活用する
…高機能な「Notion」、安心感のある「Backlog」、内勤向きの「エクセル」など特徴・職種に合うツールで一元管理します。 - テンプレート化する
…例えば「仕事の準備」「商談の準備」「新規商談の電話」など、内容を定型化すると考える手間を省き、アウトプットの質も安定化します。 - 時間を区切る
…タスク管理にかける時間をあらかじめ設定し、長時間の作業を防ぎます。
以上のコツを取り入れると、タスク管理がうまくいき、業務効率化にもつながります。
≫参照：タスク管理のコツ
業務効率化をうまくやるコツ
業務効率化のコツを７つご紹介します。
コツを取り入れて実践すると業務効率化が成功しやすくなり、空き時間を生み、その時間にできることの選択肢が増えます。
- すべてのアイデアを一度に実行しない
- 時間を意識する
- 集中力を高める
- 前向きに取り組む
- 愚直に努力する
- 失敗を振り返りに活用する
- 恥ずかしがらずに質問する
- 柔軟に考える
- 考え方を変える
- 健康管理を怠らない
- チーム力を活かす
これらのコツに気を付けると業務効率化がうまく進みます。
≫参照：業務効率化のコツ
おすすめのタスク管理ツール５選
タスク管理が上手い人は自分に合うツールを使います。いくら高機能なツールでも自分にあわないと使いこなせず、効果を発揮できません。
業務効率化に役立つおすすめツールを、特徴に分けてご紹介します。
- Notion
…高機能でAIを搭載し、タスク管理以外の用途でも一元管理ができる。（スマホ・PCアプリあり）
≫参照：Notionを詳しく知る
≫参照：Notion公式サイト - Backlog
…日本発で安心感があり、タスク管理以外にも使える（スマホ・PCアプリあり）
≫参照：Backlogを詳しく知る
≫参照：Backlog公式サイト - Asana
…タスク管理をすぐ始めることができ、追加やすい（スマホ・PCアプリあり）
≫参照：Asanaを詳しく知る
≫参照：Asana公式サイト - エクセル
…初心者の事務職におすすめ - ノート・手帳
…手書き派におすすめ
これらから自身に合うツールを選び、業務効率化を実践しましょう。
≫参照：おすすめのタスク管理ツール
よくある質問｜Q&A
よくある質問を４つご紹介します。
- Qタスク管理を効率化するにはどうしたらいい？
- A
タスク管理の手順に沿って行い、作業効率があがるツールを活用しましょう。
≫参照：タスク管理の手順
≫参照：おすすめタスク管理ツール
- Qタスク管理のテクニックは？
- A
地道な作業を継続することが最も大切です。タスク管理の手順とコツを参考に実践しましょう。
≫参照：タスク管理のコツ
- Qチームでタスク管理を行う際のコツは？
- A
情報共有を怠らず、他メンバーも運用できる方法で実践することが大切です。
- Q仕事でタスク管理ができない
- A
様々な要因がありますが、まずは自身にできることから実践し、振り返りの時間を持ちましょう。
タスク管理で業務効率化を実践！
このページでは、業務効率化にタスク管理が役立つ理由を解説しました。
改めて概要をおさらいします。
- 次にやる作業を思い出す時間が減る
- 抜け漏れが減り、二次対応が無くなる
- マルチタスクを避けられる
- 確認のための連絡が減る
- 非効率さに気付ける
- やめる業務を判断しやすい
- 短縮すべき業務を見つけやすい
- 業務効率化の効果測定をしやすい？
- 同じ手順があり効率的〜
タスク管理を行うことで無駄な業務を減らし、日常業務にも取り入れることができ、一石二鳥です。
タスク管理を成功させるには「手順通りに行う」「コツを意識する」「自分に合うツールを使う」と効果的です。
タスク管理を実践して、働きやすい環境を作りましょう！
コメント