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こんな悩みを解決します。
ビジネスパーソンの多くは業務効率化に取り組んでいますが、次第に新しいアイデアが無くなり、困っている方も少なくありません。
私も営業職に務めて10年以上にわたり事務作業・テレワークなどの効率化に取り組むなかで、徐々にアイデアが狭まっていきました。しかし、業務内容ごとに考え直すことで新たな効率化の方法を見つけることができました。
そこでこのページでは実体験も踏まえて、効率化のアイデアを具体例をあげてご紹介します。
様々なアイデアから自身の業務スタイルに合う方法を選んで実践すると、作業時間を大幅に短縮できますね。
このページを読むと業務内容ごとのにできる効率化のアイデアがわかり、自分の業務スタイルに最適な方法を簡単に選べて、すぐ実践に移れます。
先に概要をお伝えします。
- やらないことリストを作成する
- 他人に依頼する
- やり方（手段）を見直す
- 見積時間を設定する
- 時間の使い方を振り返る
- 準備を行う
- 類似作業をまとめて行う
- デバイスの機能をフル活用する
- 定型作業を自動化する
- タスク管理を行う
- ツールを活用する
- 働きやすい環境を整える
- 後でやるのをやめる
- リモートワークを活用する
- 情報の一元管理
- テンプレート化
- コミュニケーションの円滑化
- 情報の共有
詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
業務効率化のアイデア18選
業務効率化のアイデアを具体例をあげてご紹介します。
業務内容ごとに分けて考えることで、自身にあてはめてどの業務で実践できるか具体的にイメージでき、実現性が高まります。
詳しく解説します。
やらないことリストを作成する
仕事に支障がない無駄な業務をやめることで効率化します。
やること（タスク・todo）リストの逆で、やらないことを意識するために行います。
- やらない業務を決めて「やらないことリスト」に追加する
- タスク管理を行う方は、やめるタスクを「やらないことリスト」へ移動させる
仕事に取り掛かる前の準備段階で決めておくと、効果的です。
「振り返り」で成果に支障があった場合は「やることリスト」に戻し、いかに時間を短縮するかに切り替えて検討しましょう。
他人に依頼する
自分でやるのをやめて、他人に取り組んでもらうことで、効率化します。チームで実践できるアイデアです。
以下のように作業が得意な方に任せることで、時間を短縮できます。
- 得意なチームメンバーに担当を変える
- 専門家にアウトソーシング（外注化）する
依頼の仕方を工夫すると、メンバーのモチベーション向上にもつながります。
やり方（手段）を見直す
業務を行う手段を見直して効率化します。
例えば以下のように見直します。
- ツールを変える
…移動方法を電車からカーシェアリングに変え、余分に500円の費用がかかるが、30分を短縮する。 - 業務内容を変える
…案件の進捗確認を「商談」から「電話」に変え、移動・商談時間を2.5時間削減する。
これまでの手順を見直すことで時間を短縮します。
見積時間を設定する
作業の時間・期限を決めることで、効率化します。
時間を設定することで所要時間を意識でき、集中力が高まります。
例えば以下のように行います。
- 仕事の準備を15分で行う
- 見積作成を１時間で行う
- 今日中に提案資料の作成を終える（そのために、他のタスク時間を調整する）
慣れるまでは見積時間通りに終わらないことが多いですが、心配する必要はありません。
実際の作業時間を知るきっかけにもなります。
時間の使い方を振り返る
業務にかけた実際の時間を記録・振り返ることで、想定以上に時間がかかっている作業を見つけます。
頭で考える時間と実際の時間の違いに気付くことができ、効率化につながります。
- タスク管理・時間計測ツールで時間を記録する
- 振り返りを行う
記憶に頼るのではなく、記録を取り客観的に把握することが大切です。
業務の種類ごとに費やした時間をグラフで表示できるツールを使うと、直感的に把握できて便利です。
準備を行う
作業に取り掛かる前に準備を行うことで最適な手順で実行でき、無駄がなくなり効率化できます。
主に以下の内容を事前に確認します。
- 目的
- 手順
- 必要な資料、準備物
準備内容はテンプレート化することでさらなる効率化が可能です。
類似作業をまとめて行う
同じ作業をまとめて行うことで、効率化を図ります。
類似作業をばらけて行うと、メールが届くたびに作業が中断される・画面を切り替える手間がかかる・頭を切り替えるため非効率です。
例えば以下のようにまとめます。
- メールの確認は１日２回、朝と夕方と決める
- 新規案件は集中力が高い午前中に取り組む
- 定型的な事務作業は集中力が下がる夕方に行う
このように類似作業に取り組む時間帯を決めることで、作業時間を短縮します。
デバイスの機能をフル活用する
パソコンやスマホなどデバイスの機能を最大限に活用して効率化します。
慣れるまで若干の時間を要しますが、細かな時間を短縮でき、作業の快適さにもつながります。
例えば以下のような機能があります。
- パソコンの単語登録・ショートカットキーなど
- メールの署名・定型文など
- スマホの単語登録・ウィジェットなど
このようにまだ使っていない機能を活用することで、地味に操作時間を効率化できます。
定型作業を自動化する
定型的な事務作業を自動化することで、効率化を図ります。
学習時間が必要ですが、１度自動化すれば今後同じ作業の時間を半永久的に削減でき、高い効果を見込めます。
例えば以下のような作業に有効です。
- 実績表の集計作業をVBA（マクロ）で自動化する
- 定期的なメール配信をRPAで自動化する
学習時間が必要なアイデアですが、実装できれば時間と労力が大幅に削減できます。
タスク管理を行う
タスク管理を行い、作業間（作業完了後に次のタスクに取り掛かるまで）の時間を削減します。
今日１日にやるべき作業が決まっていないと、何をすべきか考える時間が必要で非効率なため、事前にやるべき業務を明確化します。
例えば以下のようにやるべきタスクを決めます。
- タスクをリスト化する
- タスクを細分化する
- タスクの優先順位を決める
このようにタスク管理を行うことで、作業間の時間を短縮できます。
≫参照：タスク管理とは？
ツールを活用する
ITツールやシステムを活用して作業効率の向上を図ります。
操作の難しさやリスクなどもありますが、慣れて活用できると作業効率が大幅にあがります。
例えば以下のツールが効果的です。
- タスク管理ツール
…例えば「Notion」「Backlog」「Asana」など - 情報共有ツール
…例えば「Dropbox」「One Drive」「Notion」など - Web会議ツール
…例えば「Zoom」「Skype」「Google meet」など
このようなツールを活用することで効率があがります。
≫参照：業務効率化に役立つツール
働きやすい環境を整える
ハード・ソフト面で働きやすい環境を整え、業務に集中できる環境を作ります。
作業を短時間で終えることができ、業務効率化につながります。
例えば以下のようなアイデアが効果的です。
- 必要な備品を購入する
…例えば、作業内容に合うスペックのパソコン・ウォーターサーバー・観葉植物など - 集中できる環境づくり
…例えば、音楽をかける・ヘッドホンをつける・視界を遮るなど - 定期的に休憩を取る
…例えば、タイマー・ポモドーロテクニック（30分周期で計画的に休憩する）の活用など
これらのアイデアを費用・周囲への影響を考慮して取り入れると効果的です。
後でやるのをやめる
作業を後回しにせず、今取り組むことで効率化します。
特に「今はできない」と思っていることも、工夫すれば同時に実行できることがあります。
例えば以下のような作業です。
- 移動中の電話・事務作業
- 会議中のタスク作成・議事録作成
このように後回しにせず、作業が発生した時点で取り組み、効率化を図ります。
リモートワークを活用する
リモートワークを活用することで、業務効率が大幅にあがります。
移動時間がなくなり、集中できる環境を選んで働くことができます。
例えば以下のように活用できます。
- 終日事務作業のため、出社せず在宅で働く
- 顧客との商談にWebツールを活用する
- 社内の会議にWebツールを活用する
リモートワークを活用できていない方は、目的に応じて試してみましょう。
情報の一元管理
情報を一元管理することで、必要な情報を探す手間がなくなり、効率化できます。
整理できていない情報は、見つかるまでに想定以上の時間と労力がかかるからです。
例えば以下のように行います。
- 商品情報をExcelにデータベース化する
…見積書作成や集計作業に関数が使えるメリットもあります。 - 資料をデータで管理する
…写真をpdfに変換して保存します。 - 提案資料をファイルやパソコンのフォルダごとにまとめる
…使いたい時にすぐ取り出せるよう、業界別・商品群別などで分類します。 - 市場動向や話題のニュースをクラウドストレージに保存する
…顧客との商談・会議など場所を問わず使えます。 - 顧客情報と案件の進捗をITツールで一括管理する
…確認のための連絡が減ります。
外出中にも見れるマルチデバイス対応のツールを使うと、さらに効果的です。
テンプレート化
作業内容をテンプレート化することで効率化します。
都度考える手間を省くことができ、時間の効率化と質の安定化に役立ちます。
例えば以下の作業をテンプレート化します。
- 仕事の準備
…今日の業務の大枠・かける時間・本日締切の作業・優先順位付け、など - 商談
…目的・準備物・スケジュール・聞き取る内容、など - 事務作業
…案内文書の書式・見積書作成の手順・集計作業の手順、など - 新商品の開発手順をマニュアル化
このように都度考える作業をテンプレート化することで、効率化を図ります。
コミュニケーションの円滑化
チームのコミュニケーションを円滑化させることで、効率化を図ります。
日中の確認作業にかける時間を減らすことができます。
例えば以下のように円滑化します。
- 定例ミーティングで情報の共有漏れを防ぐ
- 重要事項はすぐに報告・連絡・相談を行う
- 誰でも扱いやすいツールを活用する…例えばLINE・Stockなど
連絡に手間がかからない方法で行うことも大切です。
情報の共有
チームで情報共有を行うことで効率化を図ります。
誰でも必要な情報にアクセスでき、連絡の手間が減ります。成功事例も共有でき、仕事の質も向上します。
例えば以下のような情報を共有すると効果的です。
- 専門知識
…例えば、業界用語・専門知識など、経験者や特定の部署で持つ専門知識を共有することで、属人化を防ぎます。 - 商品提案のコツ
…例えば、提案の方法・新規開拓のテレアポなど、初心者でもロールプレイの型を学べます。 - 社内の情報
…例えば営業の担当リスト・役職ごとの責任と裁量・特定業務の手順など、暗黙のルールを文章化します。 - 顧客情報
…例えば社名・住所・業態・売上・案件などを共有し、営業活動をチームでサポートできます。 - 成功事例と失敗事例
…うまくいった要因・うまくいかなかった要因を共有し、業務の質も向上します。
情報の入力と整理に労力がかかるため、取り組む人・情報を絞り小さく始めると良いです。
これらのアイデアから自身の業務内容に合うものを実践することが大切です。
業務効率化とは、作業を減らすこと
業務効率化とは業務を「減らす」ことです。言い換えると「時短」とも表現できます。
重要なことは「成果をあげる」という目的を忘れないことです。目的を見失うと、効率化どころか、かえって時間を費やすことになりかねません。
業務を減らすには主に２つの方法があります。
- 業務をやめる
…無駄な業務をやめ、時間をまるごと削減します。 - 業務時間を短縮する
…やるべき業務の成果を維持しつつ、かける時間を短縮します。
このように、業務と時間を減らしつつ成果をあげることが、業務効率化です。
≫参照：業務効率化とは？
業務改善・生産性向上との違い
業務効率化と似た言葉に「生産性向上」「業務改善」がありますが、「仕事で成果をあげる」という目的は同じですが、考え方が異なります。
- 業務効率化は「減らす」
…例えば、無駄なメール返信をやめて１分削減・データ集計を自動化して１回30分削減、など無駄を減らす考え方です。 - 生産性向上は「増やす」
…例えば、完成度の高い資料を作成する・成約見込みの高い顧客に提案を行う、など成果を最大限まで増やす考え方です。 - 業務改善はその両方「減らし・増やす」
…例えば、効率化した時間に重要な業務に取り組む、など無駄を減らして成果を増やす考え方です。
仕事で成果をあげるには、これらにバランスよく取り組むと効果的です。
業務効率化のメリット・デメリット
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 時間が減る | 責任感が増える |
| 余裕ができる | コミュニケーションが減る |
| モチベーションがあがる | ストレスが増える |
業務効率化にはメリット・デメリットの両面があります。
双方を理解したうえで取り組むことで、効果を最大化できます。
- メリットは、無駄がなくなり余裕ができる
- デメリットは、減らす業務による成果に対して責任感が増える
業務効率化には良い面も弊害もあるため、どちらも把握したうえで実践しましょう。
≫参照：業務効率化のメリット
≫参照：業務効率化のデメリット
業務効率化の考え方
業務効率化のアイデアの基本的な考え方をご紹介します。
冒頭で紹介した業務効率化のアイデアは、すべて以下の考え方から派生しています。
詳しく解説します。
業務をやめる
仕事に支障が出ない業務をやめます。無駄な業務をやめることで作業をまるごと削減できます。
この作業が無駄か見極める「判断力」と、業務実施中にも決めた通りに行う「実行力」が必要です。誤った判断をした際の「責任」も伴います。
例えば以下のアイデアがあります。
- やらないことリストを作成する
…やらない業務を事前に決めておきます。 - 他人に依頼する
…メンバーに依頼・専門家に外注します。
効率化には「業務をやめる」が最も効果的ですが、仕事の成果に支障が出ないよう注意が必要です。
作業時間を短縮する
作業時間で生み出すアウトプットの質・量を変えずに、かかる時間を短縮します。
無駄な業務を省いた後には、やるべき業務が残ります。これにかける時間を削減することで、効率化を図ります。
例えば以下のアイデアで時間を短縮します。
- やり方（手段）を見直す
…作業の方法を変えて時間を短縮します。 - 見積時間を設定する
…作業時間を決め、締め切りを意識することで効率化を図ります。 - 時間の使い方を振り返る
…実際の作業時間を記録・振り返り、無駄を確認します。
その他のアイデアはページ上部でご紹介します。
このように同じ作業を短時間で終える工夫を行います。
時間を有効活用する
時間を無駄にしないよう工夫し、効率化します。
「マルチタスク」（１作業を完了する前に他の作業に切り替える）ではなく、相乗効果がある作業を選ぶことで、無駄を省いて時間の有効活用ができます。
例えば以下のアイデアがあります。
- 同時に行う
…移動中に電話・事務作業を行います。 - 後でやるのをやめる
…会議や商談中に、メモ・日報作成・議事録作成・タスク作成を行います。
このように時間を有効活用することで効率化を図ります。
組み合わせる
アイデア・業務を組み合わせて効率化を図ります。
単体のアイデアだけでも効率化できますが、組み合わせて考えることでさらなる効率化が可能です。
例えば以下のアイデアがあります。
- 同時に行う
…「移動」×「事務作業」×「時間の有効活用」を組み合わせたアイデア - リモートワークの導入
…「業務をやめる」×「ツールの活用」×「商談・会議」を組み合わせたアイデア - 情報を一元管理
…「ツールの活用」×「事務作業」を組み合わせたアイデア
このようにアイデア・業務内容を２つ以上組み合わせることで、新たな効率化のアイデアを探しやすいです。
以上の考え方を参考に、業務効率化の具体的な方法を見つけます。
アイデアの選び方
業務効率化のアイデアには様々な種類があり、自分に合うものを選ぶことが大切です。
始めは簡単に取り組めるアイデアから実践し、慣れてから時間と費用がかかるアイデアに取り組むと、モチベーションも維持できて効果的です。
ただし誰にでも万能のアイデアはありませんので、以下の選び方を参考に自身に最適なものを選びましょう。
- 人数で選ぶ
…例えば、１人でも取り組める・複数人でないとできないなど、効率化を実践する人数で選びます。 - 難易度で選ぶ
…例えば、初心者は簡単にできるもの・上級者は手間がかかる難しいものなど、実践する難しさで選びます。 - 時間で選ぶ
…例えば、すぐできる・少し時間がかかる・かなり時間がかかるなど、効率化の実践にかかる時間で選びます。 - 効果で選ぶ
…例えば、１時間以上効率化できる・10分以上短縮できる・秒単位で削減できるなど、効率化を見込める時間の長短で選びます。 - 費用で選ぶ
…例えば、無料のもの・1,000円の買い切り・月額2,000円など、費用の大小で選びます。
これらを参考に、自分に合うアイデアを選びましょう。業務環境にあわせて変化するため、定期的に見直すことも大切です。
業務効率化を成功させるコツ
業務効率化を成功させるには、以下のコツに留意して実践しましょう。
日常業務に取り組んでいると忘れて実行できないことがあるため、「メモする」「リマインダー機能を使う」「タスク管理のテンプレート機能を活用する」など工夫を行うと効果的です。
- すべてのアイデアを一度に実行しない
- 時間を意識する
- 集中力を高める
- 前向きに取り組む
- 愚直に努力する
- 失敗を振り返りに活用する
- 恥ずかしがらずに質問する
- 柔軟に考える
- 考え方を変える
- 健康管理を怠らない
- チーム力を活かす
これらのコツをおさえて業務効率化を実践しましょう。
≫参照：業務効率化のコツ
業務効率化の進め方６ステップ
業務効率化の進め方は以下６ステップで行います。
準備から振り返りと改善まで行うことで、継続的な効率化ができます。
- 目的と目標を決める
- 現状を把握する
- 優先順位を決める、スケジュールを立てる
- 実践｜やらない業務を決める
- 実践｜作業時間を短縮する方法を取り入れる
- 効果を検証して改善する
以上の手順で業務効率化を実践することで、誰でも仕事時間を削減できます。
≫参照：業務効率化の進め方
業務効率化に役立つツール
| 業務内容 | ツール | ツールの一例 |
|---|---|---|
| 全般 | タスク管理ツール フローチャート RPA 営業支援ツール | ・タスク管理ツール Notion Backlog など |
| 仕事の準備 | ー | ー |
| 移動 | ・カーシェア ・シェアサイクル | ・カーシェアリング タイムズカー オリックスカーシェア dカーシェア ・シェアサイクル LUUP HELLO CYCLING bike share service |
| 商談 | ・Web会議ツール ・メモツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet |
| 会議 | ・Web会議ツール ・議事録ツール ・タスク管理ツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet |
| 事務作業 | ・自動化ツール ・資料の共有ツール | ・プログラミング VBA（Excelマクロ） Python ・AIツール ChatGPT Notion AI ・RPAツール UiPath AUTORO BizteX cobit ・ツール連携 Zapier IFTTT ・マニュアル作成 Teach me Biz トースターチーム Techtouch ・情報の一元管理 Notion Stock Oneドライブ Googleドライブ |
| 電話 | ・ハンズフリー ・メモアプリ | ・同期メモツール Notion Stock Google Keep |
| 振り返り | ー | ー |
業務効率化に役立つツールをご紹介します。
ツールの導入には初期コスト（学習時間・費用）がかかり敬遠されがちですが、活用できると時間を削減でき格段に便利なため、余裕があれば活用すべきです。
- タスク管理
…例えば「Notion」「Backlog」など、業務の可視化・選定・記録ができ、タスク管理自体の作業効率もあがるため業務効率化にも効果的です。 - マニュアル作成
…例えば「Teach me Biz」「トースターチーム」「Techtouch」など、クラウド上で作成・共有ができます。 - 営業支援ツール
…例えば「feels」「musubu」「hubspot」など、リスト化・制約・フォローの状況を可視化でき、効果的な施策を実践できます。 - カーシェア
…例えば「タイムズカー」「オリックスカーシェア」「dカーシェア」など、レンタカーより安価で使い勝手が良いです。 - シェアサイクル
…例えば「LUUP」「HELLO CYCLING」「bike share service」など、徒歩では遠いけどレンタカーを使うほどではない、中距離の移動に便利です。 - 情報の一元管理
…例えば「Notion」「Stock」「Oneドライブ」「Googleドライブ」など、クラウドストレージを利用した情報の一元管理で、確認作業を効率化します。 - 同期メモ
…例えば「Notion」「Stock」「Google Keep」など、異なるデバイスで同じメモを見れて、どこにいても確認ができます。 - 自動化
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
…例えば「UiPath」「AUTORO」「BizteX cobit」など集計・メール配信・在庫管理などの定型作業を自動化できます。 - プログラミング
…例えば「VBA（Excelマクロ）」「Python」など、事務作業を自動化します。 - 文字起こし
…例えば「notta」「toruno」「AI GIJIROKU」など、音声を自動でテキスト化でき、議事録・メモに役立ちます。 - AIツール
…例えば「ChatGPT」「Notion AI」など、文章作成・要約・翻訳のスピードが格段に上がります。
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
- Web会議
…例えば「Zoom」「Microsoft Teams」「Google Meet」など、オンライン上で商談や会議を開催でき、移動時間を削減できます。
これらのツールを活用することで、業務効率が格段に上がります。
≫参照：業務効率化のツール24選
業務効率化の成功事例
業務効率化の成功事例をご紹介します。
個人でも効率化が可能なため、参考にしてできるところから実践してみましょう。
集計作業にVBA（エクセルマクロ）を活用し、２時間の作業を２分で終える
- 改善前
…売上明細で単品価格の損益を確認する作業に月２時間を費やしていた。 - きっかけ
…月に１回の定型作業で時間がかかるうえ、作業自体に負担を感じていた。 - 改善の方法
…VBAの作成に４時間をかけ、自動化する仕組みをつくる。 - 改善後
…同じ作業を２分で終えることができた。
移動しながら事務作業を行い、１時間を有効活用
- 改善前
…得意先との商談への移動時、1.5時間を費やしていた。 - きっかけ
…タスク管理の時間管理により、移動時間が１日の業務時間のうち40％近くを費やしていることに気付いた。 - 改善の方法
…①移動時間を短縮する ②移動時間に事務作業を行う を実施した。 - 改善後
…①で15分の削減、②で移動時間に事務作業を行い、１時間を有効活用できた。
タスク管理ツールを移行し、仕事の準備時間を１時間から15分に短縮
- 改善前
…仕事の準備で今日やる業務の整理に１時間を費やしていた。 - きっかけ
…日々増える業務量に負担を感じ、タスク管理の時間管理により、準備時間の長さに異常を感じた。 - 改善の方法
…業務の一覧から今日やるべき業務を簡単に判別でき、作業性も良いツールを活用する。 - 改善後
…新たなタスク管理ツール（Notion↗）に乗り換え、準備時間を15分に短縮できた。
このように改善策を実践することで業務効率化が成功します。
よくある質問｜Q&A
業務効率化のアイデアについて、よくある質問をご紹介します。
- Q業務効率化にはどんなアイデアがありますか？
- A
業務をやめる・作業時間を短縮する・同時に行う・タスク間の時間短縮が効果的です。
具体的には「リモートワークの導入」「移動中に事務作業」「情報の一元管理」「事務作業の自動化」などがあります。
≫参照：業務効率化のアイデア
- Q業務を効率化するにはどうすればいいですか？
- A
- Q事務職でミスを減らす工夫は？
- A
事務作業でミスを減らすには、定型作業の自動化がおすすめです。
例えば「VBA」「RPA」で自動化し、「テンプレート化」することで手順を固定すると効果的です。
- Q業務改善のアイデアが出ない
- A
業務改善のアイデアは、業務内容ごとに考える・不満を洗い出すと考えやすいです。
例えば、移動時間に業務が停滞することに気付き、スマホでタスク管理できる環境を整える、などアイデアを検討できます。
業務効率化で働きやすい環境づくり！
このページでは業務効率化のアイデアをご紹介しました。
改めて概要をおさらいします。
- やらないことリストを作成する
- 他人に依頼する
- やり方（手段）を見直す
- 見積時間を設定する
- 時間の使い方を振り返る
- 準備を行う
- 類似作業をまとめて行う
- デバイスの機能をフル活用する
- 定型作業を自動化する
- タスク管理を行う
- ツールを活用する
- 働きやすい環境を整える
- 後でやるのをやめる
- リモートワークを活用する
- 情報の一元管理
- テンプレート化
- コミュニケーションの円滑化
- 情報の共有
これらから自分に最適なアイデアを選び、まずは試してみることが重要です。
業務効率化を日常業務に取り入れるには「タスク管理」が効果的です。準備から振り返りまでの手順の一部を同時に実践でき、一石二鳥です。
無駄な業務を減らして、働きやすい環境をつくりましょう！
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