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こんな悩みを解決します。
タスク管理は仕事で継続して成果をあげるためには、極めて重要です。しかし、具体的なメリットやその方法について十分に理解している人は意外と少ないです。
どんなメリットがあるか知らないままタスク管理を実践しても、得られる効果は限定的です。まだタスク管理をしたことがない方も、すでに実践している方も、一度は学んでおいて損はしません。
「こんなメリットもあったんだ！」と使い方を見直すきっかけにもなります。
このページでは私自身が10年以上にわたりタスク管理を実践してきた経験も踏まえて、タスク管理のメリットについて詳しく解説します。
先に概要をお伝えすると、仕事におけるタスク管理は以下のメリットがあります。
- 作業効率があがる
…業務を思い出す時間と労力が減る - 生産性が向上する
…抜け漏れを防げて、費用対効果の高い業務を優先できる - モチベーションがあがる
…達成感と完了タスクの可視化・振り返りにより前向きに仕事できる
ページ前半では「タスク管理の定義」「タスク管理のメリット７つ」、後半では「タスク管理のデメリット」「成功させるステップ」をご紹介します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
タスク管理とは、業務とリソースの調整
「タスク管理」をわかりやすく説明すると「仕事で目標達成するために、やるべき業務とリソース（時間・人手）を調整すること」です。
「タスクマネジメント」とも呼び、業務を効率化して成果をあげるには必要不可欠です。ただし、成果に直結しない点には注意が必要です。
なぜなら、職務経験が長くなるにつれて業務量が増える一方で、人間の記憶には限界があるからです。タスクを脳以外の外部領域で管理することで、継続的に成果をあげる環境を作れます。
例えば以下のように行います。
- タスクをリストアップする
…まずは単純に書き出す - タスクに期限をつける
…締切日を決めてリマインダーで通知させると重要な業務を忘れない - タスクに重要度を設定する
…感覚的な「重要度」だけでなく、「期限」「見積時間」など定量的な情報を参考にすることも重要 - タスクに見積時間を設定する
…あらかじめ業務にかかる時間を把握することで、日中に終わりそうにない業務を把握して対策できる - 今日やるべきタスクを抽出する
…リストから今日取り組むべきタスクを選び、順番を決める
タスク管理はビジネスパーソンが継続して成果をあげるには必須のスキルです。
タスク管理をするメリット７つ
仕事でタスク管理をすると、継続して成果をあげる環境をつくることができます。成果をあげるためには「業務効率化」と「生産性向上」の視点が必要です。
「業務効率化」で同じ作業を短時間で完了させ、「生産性向上」で時間あたりの仕事の質を向上でき、双方をバランスよく取り入れることが大切です。
メリット７つは以下の通りです。
詳しくご説明します。
業務を思い出す時間と労力が減る
タスク管理をすると取り組む業務を思い出す時間と労力が減り、業務効率があがります。
業務をリストアップしておくことで、都度思い出す・調べる必要がないからです。
例えば以下のように行います。
- タスクをリストアップ
…やるべき業務が発生した時点で作成します。「あとで追加しよう」という考えだと、必ず抜け漏れが発生します。 - タスク名は端的かつ具体的に書く
…１週間後に見てもすぐ取り組めるよう、６W２Hで書きます。 - タスクを分解する
…粒度の大きいタスク（「商談の準備」「新規開拓」など）は、タスク作成時点で１作業ごとに細分化しておくと - 朝一に今日取り組む業務を選ぶ
…日中に都度やるタスクを考える手間が減って効率的 - 日中は選んだタスクをひたすらこなす
…業務と業務の合間の隙間時間を削減できる
このようにタスクリストを作成しておくと、やるべきことを思い出す時間と労力が減らせて効率的です。
仕事の抜け漏れを防げる
タスク管理すると業務の抜け漏れを減らせます。
なぜなら手帳やタスク管理ツールに業務をリスト化することで、脳の記憶に頼らずに重要な業務の見逃しを防げるからです。
例えば以下のように行います。
- 上司からの依頼事項をリスト化する
…最重要タスクに期限とリマインダーを設定 - 得意先からの依頼をリスト化
…一般タスクに開始日を設定 - 新規開拓のタスクを手順ごとにリスト化
…日時を設定して進捗の遅れを追跡
以上のようにタスクリストを作成しておくことで仕事の抜け漏れを減らせて、成約をとりこぼさない・二次クレームの事前防止などにつながります。
タスク管理なしで抜け漏れがあると、相手からの指摘でようやく思い出せるくらい全く自覚もないので、要注意です。
時間対効果の高い業務を優先できる
タスク管理すると時間対効果の高い業務を優先して取り組むことができます。
タスクをリストアップすることで、目の前の業務に取りかかるのではなく、一覧から俯瞰的に捉えて優先順位の高い業務を見つけて実行できます。
例えば以下のように行います。
- タスクリストから生産性の高い業務を選ぶ
- 成果に直結する業務を優先させる
…見込売上額・リードを拡大 - 損失を生むリスクを防ぐ
…早期のクレーム対応
以上のように優先度の高い業務を優先的に取り組める環境ができます。
進捗を一目で把握できる
タスク管理すると、業務の「できた」「できていない」といった進捗を一目で可視化できます。
未完了のタスクが一目でわかると次やるタスクにも取りかかりやすく、チームの進捗管理にも役立ちます。
例えば以下のように行います。
- 手帳で、終えた業務を線で消す
…まだ終えていない業務が一目でわかる - タスク管理ツールで、終えたタスクは進捗を「完了」に設定する
…未完了のタスクが一目でわかる - チームで共有する
…メンバーのタスク進捗がわかり、マネジメントしやすい
以上のように業務の進捗を一目で把握できて、確認作業が効率化できます。
１日の計画を立てやすい
タスク管理すると１日の計画を立てやすくて効率的です。
タスクリストから今日取り組む業務を選ぶだけで良いからです。「期限」「優先度」「見積時間」もあるとなお選びやすいです。
例えば以下のように行います。
- 始業時に１日の業務を選択する
- １日の業務が勤務時間を超過する場合は、やらない業務を選ぶ・見積時間を変更して調整する
- タスクカテゴリーからバランスよく選ぶ
…「準備」「新規」「緊急」「既存」などのカテゴリーに分けておく
以上のようにタスク管理して優先順位や見積時間を設定しておくと、１日の計画が立てやすくて効率的です。
モチベーションがあがる
タスク管理すると仕事のモチベーションがあがります。
なぜなら、作業を完了させた達成感で次に取り組むタスクの意欲が維持できるからです。完了タスクの記録と振り返りによって自己効力感も高まります。
例えば以下のように行います。
- １日のタスクを終えていく
…徐々にやるべきタスクが減り、ストレスが軽減される - タスクを終えるたびにチェックをつける
…完了させる達成感がわきモチベーションがあがる - タスク管理ツールを使って完了したタスクを振り返る
…定性的・定量的に客観視できて、良い点・改善する点が見つかり前向きになれる
以上のようにタスク管理することで、達成感と自己効力感が高まりモチベーションがあがります。
業務量が増えても挫折しない
タスク管理すると、業務量が増えてもキャパオーバーで挫折しづらいです。
タスクリストから今日やるタスクを選び時間を調整する、というステップは基本的に変わらないので、多すぎるタスクに悩むことが減ります。
例えば以下のような状況です。
- タスクリストから今日やるタスクを選定する
…優先度・カテゴリーに分けると選びやすい - タスクに見積時間を設定する
- 見積もり時間の合計が今日の業務時間に終えれるか確認する
- 終えれそうにない場合は、やらないタスクを決める・外注や他メンバーに依頼する
１日にやるタスクを選定してから業務を始めることで、ほど良いタスク量に落ち着いた気持ちで取り組めます。
以上のメリットがあり、タスク管理を通じて仕事で成果をあげる環境を作れます。
タスク管理のデメリット
タスク管理には多くの利点がありますが、同時にデメリットも存在します。
そもそもタスク管理は仕事の成果に直結しない業務で、本来は時間を費やすべきではないからです。営業職であれば売上・利益の最大化が最重要課題で、タスク管理はそのサポート役です。
そのため、以下のデメリットに注意してタスク管理を行う必要があります。
- タスク管理の作業に時間がかかる
…タスク管理には時間がかかります。必要以上に時間を費やすことがないよう、効率的な管理方法を導入しましょう。今必要な最低限の情報を管理し、タスク管理にかける時間も管理するのも良いです。 - タスク管理は恥ずかしい
…人にタスク管理を見られる・「タスク管理」という言葉が苦手で、実践しづらいことがあります。タスク管理をしやすい環境を見つけることが大切です。 - タスク管理をやりすぎる
…タスク管理に時間をかけすぎてしまうことがあります。様々な側面で管理できるという嬉しさから無駄な作業が増え、他の業務時間を圧迫してしまいます。そのため、自己管理が必要不可欠です。 - 自分に合うタスク管理方法を見つけるまで負担がかかる
…１つのタスク管理方法が万能ではなく、労働環境や立場・経験年数などにより管理方法が変わります。変化に対応できるタスク管理ツールを使いましょう。 - ストレスが増える
…タスク管理に執着しすぎると、未完了のタスクがストレスに感じることもあります。現実的な目標設定と定期的な振り返りを行いましょう。 - 創造力が低下する
…タスク管理に執着することで、思いつきによる創造力が鈍ることがあります。仕事の準備や振り返りの時間を確保することで、創造力を活性化させましょう。 - 単純作業が優先されがち
…重要な業務ほど複雑で難しく取り組むことをためらいがちな反面、単純作業はすぐに着手しやすくて優先されがちです。重要な業務に取り組みやすい工夫をしましょう。 - 柔軟性が下がる
…タスク管理が厳密すぎると突発的な業務や予定変更に対応がしにくくなります。１日の予定にある程度の余裕を持たせる（余裕時間のタスクを作る）などの工夫が必要です。 - 対面コミュニケーションが減少する
…チームで管理する場合、タスクツール上での情報共有に頼りすぎるとコミュニケーション不足に陥る可能性があります。定期的なミーティングなどで意図的に機会を作りましょう。
これらのデメリットがありますが、適切な対策をとりタスク管理を行うことで、デメリットをなるべく減らしつつ仕事で成果をあげる環境を作れます。
タスク管理の手順21ステップ
タスク管理の手順を18ステップでご紹介します。この手順で行うと、タスク管理が苦手な方でも成果につながる基本的なタスク管理を実践できます。
すでにタスク管理を実践している方も、これから始める方も、この基本ステップを取り入れて仕事の生産性をあげましょう。
- 目的と目標を設定する
…なぜタスク管理を始めるのか？どのような問題を解決したいのか？を明確にします。 - 管理の範囲を定める
…タスクの抜け漏れ・スケジュール・時間・進捗・プロジェクトなど管理する範囲を決めます。これにより追加する情報の必要性を判断するのに役立ちます。 - 使用するツールを選択する
…「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」の３手法から使いやすいツールを選びます。
| タスク管理の手順 | 初心者 | 中級者 | 上級者 |
|---|---|---|---|
| リスト化する | ● | ● | ● |
| 必要な情報を追加 | ○ | ○ | |
| 担当者を決める （チーム利用時） | ● | ● | ● |
| 優先順位を決める | ● | ● | |
| カテゴリに分ける | ○ | ○ | |
| 開始日（時）を設ける （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 期限を設定する （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 見積時間を決める （時間管理） | ○ | ○ | |
| 進捗を設定する （進捗管理） | ○ | ○ | |
| 取り組むタスクを選ぶ | ● | ● | ● |
| 集中できる時間帯に配置する | ● | ● | |
| タスクを実行する | ● | ● | ● |
| 完了タスクにチェックをつける | ● | ● | ● |
| 完了日（時）を記録する （時間管理） | ○ | ||
| 振り返りを行う | ● | ||
| 改善する | ● | ||
| 進捗を確認してタスクを調整する | ● | ● | |
| 次にやるタスクを作成する | ● | ● | ● |
以上がタスク管理の基本ステップです。慣れないうちは必要最低限の項目から始めて徐々に管理する範囲を増やしていくと、無理せずタスク管理が長続きします。
おすすめタスク管理ツール３選
タスク管理の手段は「デジタル」「アナログ」「半デジ半アナ」から選ぶことができます。おすすめは「デジタル」でITツールを活用することです。
適切なタスク管理ツールを選ぶと作業効率があがり、外出中でも管理できて効果的です。以下でおすすめのツールをご紹介します。
- Notion
…シンプルながら豊富すぎる機能を自由自在に操れ、初心者から上級者まで長く使える。無料利用の範囲が広いのも魅力。
≫参照：Notionの詳細はこちら - Asana
…タスク管理に特化し、誰でも簡単にすぐに使える
≫参照：Asanaの詳細はこちら - Backlog
…日本製で安心感があり、長い歴史を持つツール
≫参照：Backlogの詳細はこちら
| アプリ名 | リンク | 対応デバイス | 特徴 | 機能 | 料金 |
|---|---|---|---|---|---|
Notion | 公式HP | PC iPhone Android | ・無料で使える機能数が多い ・高機能かつ、シンプル～応用まで自由自在 ・他業務にも活用できる！ | ・６種のビューが無料 ・設定項目の追加と編集 ・Notion AI など | ・フリー 無料 ・プラス 月1,650円/人～ ・ビジネス 月2,500円/人～ ・エンタープライズ 月3,300円/人～ ※追加：Notion AI 月1,350円/人～ |
Asana | 公式HP | PC iPhone Android | ・高機能なタスク管理をすぐ使える ・タスク・プロジェクト管理に特化された見た目 ・有料プランではタスク・時間をグラフ化可能！ | ・３種のビューが無料 ・豊富な連携ツール | ・Basic 無料 ・Premium 月1,200円/人～ ・Business 月2,700円/人～ ・Enterprise お問い合わせ |
Backlog | 公式HP |
PC（有料） iPhone Android | ・日本発で歴史も長く、安心感がある ・スマホでも操作しやすく、使いやすい！ ・チームで使うとお得な料金体系 | ・２種のビューが無料 ・設定項目はデフォルトで14個 ・タスク数の完了を棒グラフで見れる | ・フリー 無料 ・スターター 月2,821円/スペース～ ・スタンダード 月16,720円/スペース～ ・プレミアム 月28,215円/スペース～ ・プラチナ 月78,375円/スペース～ |
これらのタスク管理ツールを活用することで作業効率も上がり、仕事の成果を高めることができます。自身に最適な機能・カスタマイズ性・操作感を確認して活用しましょう。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールの選び方を11ステップでご紹介します。これらのステップで選ぶことで、現在の業務環境に最適なタスク管理ツールが見つかり、仕事に役立てることができます。
選び方の具体的なステップは以下の通りです。
- 自身の業務に必要な機能を把握する
- 使用環境とデバイスを決める
- 対象のタスク管理アプリをリストアップする
- 予算を決める
- 使いたい機能で選ぶ
- 使い勝手で選ぶ
- 安心感を確認する
- 拡張性を確認する
- 操作感を試す
- 口コミと評判を見る
- タスク管理アプリを絞る
これらのステップを参考に、最適なタスク管理ツールを選びましょう。
タスク管理で働きやすい環境づくり！
仕事でタスク管理を実践すれば、以下のメリットがあります。
- 作業効率があがる
…業務を思い出す時間と労力が減る - 生産性が向上する
…抜け漏れを防げて、費用対効果の高い業務を優先できる - モチベーションがあがる
…達成感と完了タスクの可視化・振り返りにより前向きに仕事できる
一方で時間がかかる・柔軟性が下がるなどデメリットもありますが、対策と必要なステップを実践すると誰でも仕事で成果をあげる環境が作れます。
タスク管理ツールを活用すると作業効率もあがり、おすすめです。さらに成果をあげるには≫タスク時間を記録して≫振り返りを行い、業務改善に取り組むことが重要です。
タスク管理を実践して、働きやすい環境を作りましょう！
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