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このような悩みを解決します。
タスク管理は仕事で継続して成果をあげるために極めて重要です。しかし、具体的なメリットや方法について十分に理解している人は少ないです。
どのようなメリットがあるか知らないままタスク管理を実践しても継続性に支障があります。まだタスク管理をしたことがない方からすでに実践している方まで「こんなメリットもあるんだ！」と気づきを得られます。
実際に私も10年以上タスク管理を実践し、挫折した時期もありましたが、メリットを実感することで続けられました。
そこでこのページでは自身の実体験もふまえて、タスク管理のメリットについて詳しく解説します。
このページを読むとタスク管理のメリットを具体例を通じて知ることができ、実務で活用するイメージを持つこともできます。
先にタスク管理のメリットを紹介します。
- 作業効率があがる
…業務を思い出す時間と労力が減る - 生産性が向上する
…抜け漏れを防げて、費用対効果の高い業務を優先できる - モチベーションがあがる
…達成感と完了タスクの可視化・振り返りにより前向きに仕事できる
詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
タスク管理とは、業務とリソースの調整
「タスク管理」をわかりやすく説明すると「仕事で目標達成するために、やるべき業務とリソース（時間・人手）を調整すること」です。
「タスクマネジメント」とも呼び、業務を効率化して成果をあげるには必要不可欠です。ただし、成果に直結しない作業である点に注意が必要です。
職務経験が長くなるにつれて業務量が増える一方、人間の記憶には限界があり、抜け漏れが起きやすくなります。仕事のやるべきタスクを記憶以外の外部領域で管理することで、継続的に成果をあげる環境を作れます。
例えば以下のように行います。
- タスクをリストアップする
…まずは単純に書き出します。 - タスクに期限をつける
…締切日を決めてリマインダーで通知させると重要な業務を忘れません。 - タスクに重要度を設定する
…「期限」「見積時間」「期待できる成果」などの定量的な情報を参考に、重要度・優先順位を決めます。 - タスクに見積時間を設定する
…あらかじめ業務にかかる時間を把握し、業務時間内に終わらない業務を見つけます。 - 今日やるべきタスクを抽出する
…タスクリストから今日取り組むべきタスクを選び、順番を決めます。
これらの手順でタスク管理を行い、仕事で成果をあげやすい環境を作ります。
タスク管理のメリット9つ
タスク管理とは単なる「やることリスト」ではなく、限られたリソース（時間・労力）を最適に配分します。
仕事でタスクを管理すると、個人の業務効率をあげつつ成果をあげやすい環境をつくることができます。効率的に業務をこなせると残業が減り、家族との時間や趣味の時間を確保できて私生活にも好影響があります。
仕事でタスク管理を行うメリットは以下の9つです。
詳しく説明します。
やるべき業務を思い出す手間と時間がかからない
タスク管理をすると取り組む業務を思い出す時間と労力が減り、業務効率があがります。
業務をリストアップしておくことで、都度思い出す・調べる必要がありません。
例えば以下のように行います。
- タスクをリストアップ
…やるべき業務が発生した時点でタスクを作成します。事務所に戻ってからタスクを作成すると、時間が空くことで抜け漏れのリスクが高まります。 - タスク名は端的かつ具体的に書く
…1週間後に見てもすぐタスクに取り組めるよう、6W2Hの情報をメモします。情報量が足りないと、何をやるタスクかを考え、調べる時間がかかります。 - タスクを分解する
…粒度の大きいタスクは、タスク作成時点で1作業ごとに細分化しておきます。
例えば営業職の場合、商談の準備では会社概要・商品カタログ・サンプル・見積書・過去の日報確認・実績表・関連市場の動向を確認します。 - 朝一に今日取り組む業務を選ぶ
…日中に都度やるタスクを考える手間が減り効率的です。 - 日中は選んだタスクをひたすらこなす
…業務間の隙間時間を削減できます。
このようにタスクリストを作成し、やるべき業務を思い出す時間と労力を減らせます。
仕事の抜け漏れを防げる
タスク管理を行うと業務の抜け漏れを減らせます。手帳やタスク管理ツールに業務をリスト化することで、記憶に頼らず重要な業務の見逃しを防げます。
例えば以下のように行います。
- 上司からの依頼事項をリスト化する
…最重要タスクに期限とリマインダーを設定します。 - 得意先からの依頼をリスト化
…タスクに開始日を設定します。 - 新規開拓のタスクを手順ごとにリスト化
…日時を設定して進捗の遅れを追跡します。
このようにタスクリストを作成して仕事の抜け漏れを減らすと、成約をとりこぼさない・二次クレームを防ぐことにもつながります。
実際に私も、タスクを忘れていることにも気づかなかった経験があり、特に業務量が増えるとタスク化は必須です。
生産性の高い業務を優先できる
タスクを管理すると時間対効果の高い業務に優先して取り組むことができます。
タスクをリストアップすることで、目の前の業務に取りかかるのではなく、業務の一覧を俯瞰して優先順位の高い業務から順に取り組めます。
例えば以下のように行います。
- タスクリストから生産性の高い業務を選ぶ
- 成果に直結する業務を優先する
…商談・見積提示・見込売上額の大きな案件など - 損失を生むリスクを防ぐ
…早期のクレーム対応
以上のように優先度の高い業務を優先的に取り組める環境ができます。
進捗を可視化できる
タスクを管理すると、業務の「できた」「できていない」といった進捗を一目で可視化できます。
未完了のタスクが一目でわかると次やるタスクにも取りかかりやすく、チームの進捗管理にも役立ちます。
例えば以下のように行います。
- 手帳で、終えた業務を線で消す
…まだ終えていない業務が一目でわかる - タスク管理ツールで、終えたタスクは進捗を「完了」に設定する
…未完了のタスクが一目でわかる - チームで共有する
…メンバーのタスク進捗がわかり、マネジメントしやすい
以上のように業務の進捗を一目で把握でき、確認作業を効率化できます。
1日の計画を立てやすい
タスクを管理するとタスクリストから今日取り組む業務を選ぶだけで、1日の計画を立てやすくなります。「期限」「優先度」「見積時間」もあると、なお効果的です。
例えば以下のように行います。
- 始業時に1日の業務を選択する
- 1日の業務が勤務時間を超過する場合は、やらない業務を選ぶ・見積時間を変更して調整する
- タスクカテゴリーからバランスよく選ぶ
…「準備」「新規」「緊急」「既存」などのカテゴリーに分けておく
以上のようにタスクを管理して優先順位や見積時間を設定しておくと、1日の計画が立てやすくて効率的です。
モチベーションがあがる
タスクを管理すると仕事のモチベーションがあがります。作業を完了できた達成感で、次に取り組むタスクの意欲を維持できます。完了タスクの記録と振り返りにより、自己効力感も高まります。
例えば以下のように行います。
- 1日のタスクを終える
…徐々にやるべきタスクが減り、ストレスが軽減されます。 - タスクを終えるたびにチェックをつける
…完了の達成感がわき、モチベーションがあがります。 - タスク管理ツールを使い、完了したタスクを振り返る
…定性的・定量的に客観視でき、良い点や改善点に気づけて前向きになれます。
このようにタスクを管理することで、達成感と自己効力感が高まり、モチベーションがあがります。
業務量が増えても挫折しない
タスクを管理すると、業務量が増えてもキャパオーバーにより挫折しづらいです。タスクリストから今日やるタスクを選び時間を調整することで、多すぎるタスクに悩むことが減ります。
例えば以下のように行います。
- タスクリストから今日やるタスクを選定する
…優先度・カテゴリーに分けると選びやすいです。 - タスクに見積時間を設定する
- 見積時間の合計が、今日の業務時間内で終わるかを確認する
- 終わりそうにない場合、対策を検討する
…やらないタスクを決める・外注や他メンバーに依頼するなど。
今日やるタスクを決めてから業務を始めると、適切なタスク量に対して落ち着いた気持ちで取り組めます。
時間を記録すると業務改善につながる
タスク管理を通じて、業務時間の記録に基づいた具体的な業務改善につなげられます。「測定できないものは改善できない」（ピーター・F・ドラッカー）という言葉があり、タスク管理は単なる「やることリスト」の域を超え、業務にかかる時間を記録・分析まで波及できます。
タスク管理ツールで時間を記録すると、想定以上に時間を費やす業務が浮き彫りになり、改善点を考えて取り組むきっかけになります。（例えば私の場合、商談の準備に想定以上の時間を費やし、商談の準備すべきことを毎回考えていましたが、手順を固定（テンプレート）化して時間と労力を削減できました。）
- 何に時間を費やすかがわかる
…時間を記録すると、日常業務の中で想定以上の時間を費やす業務がわかります。
例えば営業職の場合、日常的に作業の中断（メールチェック・同僚からの質問など）による非効率な労働環境に気づき、自分でなくても良い対応を外注化・メール確認の時間を定めることで作業の中断を減らしてタスクを短時間で終えられるようになります。 - 業務改善の成果が数値でわかる
…時間を記録すると、業務効率化の効果が数値で明確に表れます。
例えば私は過去6ヶ月間の記録を振り返ることで「移動」に全業務時間の35%を占めていることがわかり、移動時間をいかに短縮し有効活用するかを検討するきっかけになり、作業を組み合わせることで移動時間のうち30～70%を有効活用できる状態になりました。 - 追加の手間をほとんどかけずに実践できる
…時間の記録は面倒に感じますが、日常業務（タスク管理）に組み込むことで追加の手間をほとんどかけずに実践できて習慣化しやすいです。
例えば私はタスク管理ツール（Notion）を活用し、2クリックで開始・終了を記録して所要時間を自動計算し、目星をつけた業務カテゴリ5~10種類に1日あたり使った時間をグラフ化できる環境を構築しています。
このようにタスク管理で時間を記録すると、実際の業務時間に基づいた効果的な業務改善につなげられます。「何となく時間がかかっている」という曖昧な認識から、「この業務に週に5時間費やしている」という具体的な数値が分かり、優先的に改善すべき業務が明らかになります。
実際に私もタスク管理で終えた業務の所要時間を記録し（1クリックで開始・終了から自動計測できて手間もかからない）、過去の働き方を可視化することで改善点を見つけられました。
コミュニケーションが円滑化できる
タスク管理は個人の生産性向上だけでなく、チームのコミュニケーションにも効果的です。
チームでタスク管理を行うと「何をいつまでに誰がやるのか」が明確になり、認識のずれ・重複作業・責任の所在が明らかになります。特に営業職にとって避けられない上司・同僚・他部署とのコミュニケーションに役立ちます。
詳しく紹介します。
- タスクがどこで止まっているかが明確になる
…何のタスクが誰で止まっているかが明確にわかり、確認作業を簡素化して追跡の連絡ができます。
例えば営業職の場合、A案件の資料作成を他部署に依頼した際にどこまで作業が進んでいるかがリアルタイムでわかり、「どこまで進んでいるか？」という問い合わせを減らせます。 - 作業を明確に依頼できる
…タスク管理ツールの項目に沿って入力すると、依頼内容・期限・優先度などを自然と共有でき、明確な依頼ができます。リモートワーク中での情報共有も円滑化できます。
例えば営業職の場合、「A社への提案資料作成」という作業は「A社向け提案書の2~3ページに導入実績と比較表を作成」「期限は4月13日」「優先度：中」という具体的な依頼が可能です。 - 報告作業の効率化
…上司・部内への報告も効率化でき、次のステップへ話を進めやすいです。
例えば営業職の場合、週次会議での報告が不要になり、資料作成の手間を削減しつつ適切なサポート・アドバイスを受けやすくなります。
このようにタスク管理は個人だけでなく、メンバー間のコミュニケーションにも役立ち、チーム全体にメリットを増幅できます。
チームに定着するまでは時間がかかるため、長期的な働きかけが必要ですね。
これらのメリットがあり、仕事でタスク管理を行うことは個人・チーム・会社にとって重要です。適切なツールと習慣化を目指してタスク管理を行いましょう。
私は営業職として10年以上タスク管理を実践し、仕事の成果だけでなく心理的負担を軽減できてモチベーションの維持にもつながり、個人・チームともに好影響がありました。
タスク管理の種類3つ
タスク管理には「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」の3種類があり、自分の好みや業務スタイルに合う最適な方法を選ぶと効果的です。
私自身の経験も踏まえて特徴を紹介します。
- 「デジタル」
…Webツール・アプリを使い、デバイス上でタスクを管理します。慣れないと不安感がありますが、場所を問わず自由度の高い管理ができ、作業を効率化できます。
例えばエクセル・Notion・Backlogなどパソコンで使えるツールやスマホで使えるアプリを活用し、効率的にタスクを管理します。 - 「アナログ」
…紙・手帳などに手書きでタスクを記録します。目に見える安心感がありシンプルで誰でもすぐに実践できますが、人に見られて恥ずかしく感じることもあります。
例えばノート・手帳などに書くことで、思考を整理するのに役立ちます。 - 「ハイブリッド」
…手帳やデバイスに手書きした内容をデジタル化して管理します。手書きした情報をデバイスに取り込むことで、デジタル・アナログのメリットを組み合わせられる反面、手間がかかります。
例えば手書き対応のメモアプリ・OCR機能つきアプリなどを使用することで、デジタル・アナログの利点を組み合わせます。
これら3つがタスク管理の種類です。自身に合ったスタイルを見つけましょう。
私のおすすめは「デジタル」で、PC・スマホの両方で使えるタスク管理ツールです。作業効率があがり高度な管理も可能で、ツールによっては他の用途にも拡張できるものもあります。
おすすめタスク管理ツール3選
タスク管理の種類は主に「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」の3種類があり、おすすめは「デジタル」のWebツールです。場所を問わず高機能な管理にも拡張でき、長く使えて自分に合ったタスク管理を実践できます。
適切なタスク管理ツールを選ぶと作業効率があがり、外出中でも管理できて効果的です。
20種類以上のタスク管理ツールを実際に操作し、特におすすめのツールを3つ紹介します。
- Notion
…シンプルながら豊富すぎる機能を自由自在に操ることができ、初心者から上級者まで長く使える。無料利用の範囲が広いのも魅力。
≫Notionの詳細 - Asana
…タスク管理に特化し、誰でも簡単にすぐ使える
≫Asanaの詳細 - Backlog
…日本製で安心感があり、長い歴史を持つツール
≫Backlogの詳細
| アプリ名 | リンク | 対応デバイス | 特徴 | 機能 | 料金 |
|---|---|---|---|---|---|
Notion | 公式HP | PC iPhone Android | ・無料で使える機能数が多い ・高機能かつ、シンプル～応用まで自由自在 ・他業務にも活用できる！ | ・6種のビューが無料 ・設定項目の追加と編集 ・Notion AI など | ・フリー 無料 ・プラス 月1,650円/人～ ・ビジネス 月2,500円/人～ ・エンタープライズ 月3,300円/人～ ※追加：Notion AI 月1,350円/人～ |
Asana | 公式HP | PC iPhone Android | ・高機能なタスク管理をすぐ使える ・タスク・プロジェクト管理に特化された見た目 ・有料プランではタスク・時間をグラフ化可能！ | ・３種のビューが無料 ・豊富な連携ツール | ・Basic 無料 ・Premium 月1,200円/人～ ・Business 月2,700円/人～ ・Enterprise お問い合わせ |
Backlog | 公式HP |
PC（有料） iPhone Android | ・日本発で歴史も長く、安心感がある ・スマホでも操作しやすく、使いやすい！ ・チームで使うとお得な料金体系 | ・２種のビューが無料 ・設定項目はデフォルトで14個 ・タスク数の完了を棒グラフで見れる | ・フリー 無料 ・スターター 月2,821円/スペース～ ・スタンダード 月16,720円/スペース～ ・プレミアム 月28,215円/スペース～ ・プラチナ 月78,375円/スペース～ |
これらのタスク管理ツールを活用すると作業効率があがり、仕事の成果をあげやすい環境を作れます。自身に最適な機能・カスタマイズ性・操作感を確認して選びましょう。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールの選び方を11ステップでご紹介します。これらのステップで選ぶことで、現在の業務環境に最適なタスク管理ツールが見つかり、仕事に役立ちます。
選び方の具体的なステップは以下の通りです。
- 自身の業務に必要な機能を把握する
- 使用環境とデバイスを決める
- 対象のツールをリストアップする
- 予算を決める
- 使いたい機能で選ぶ
- 使い勝手で選ぶ
- 安心感を確認する
- 拡張性を確認する
- 操作感を試す
- 口コミと評判を見る
- タスク管理アプリを絞る
これらのステップを参考に、最適なタスク管理ツールを選びましょう。
タスク管理の手順21ステップ
タスク管理は以下の手順で行うと、苦手な方でも成果につながる基本的なタスク管理を実践できます。
すでにタスク管理を実践している方も、これから始める方も、この基本ステップを取り入れて仕事の生産性をあげましょう。
- 目的と目標を設定する
…なぜタスク管理を始めるのか？どのような問題を解決したいのか？を明確にします。 - 管理の範囲を定める
…タスクの抜け漏れ・スケジュール・時間・進捗・プロジェクトなど管理する範囲を決めます。これにより追加する情報の必要性を判断するのに役立ちます。 - 使用するツールを選択する
…「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」の３手法から使いやすいツールを選びます。
| タスク管理の手順 | 初心者 | 中級者 | 上級者 |
|---|---|---|---|
| リスト化する | ● | ● | ● |
| 必要な情報を追加 | ○ | ○ | |
| 担当者を決める （チーム利用時） | ● | ● | ● |
| 優先順位を決める | ● | ● | |
| カテゴリに分ける | ○ | ○ | |
| 開始日（時）を設ける （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 期限を設定する （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 見積時間を決める （時間管理） | ○ | ○ | |
| 進捗を設定する （進捗管理） | ○ | ○ | |
| 取り組むタスクを選ぶ | ● | ● | ● |
| 集中できる時間帯に 配置する | ● | ● | |
| タスクを実行する | ● | ● | ● |
| 完了タスクに チェックをつける | ● | ● | ● |
| 完了日時を記録する （時間管理） | ○ | ||
| 振り返りを行う | ● | ||
| 改善する | ● | ||
| 進捗を確認して タスクを調整する | ● | ● | |
| 次にやるタスクを 作成する | ● | ● | ● |
以上がタスク管理の手順です。慣れないうちは必要最低限の項目から始めて徐々に管理する範囲を増やすと、無理せずタスク管理を続けられます。
タスク管理のコツ
タスク管理を成功させるにはタスク管理の手順と以下のコツに留意し、1つずつ実務に取り入れることが効果的です。主に「シンプルさ」「一貫性」「振り返り」の3つが重要です。
タスク管理は簡単に始められますが、効果を得られるまで継続することが難しいです。実際に私も何度か挫折しながらタスク管理の手順を改良し、コツを取り入れてきました。
営業職として10年以上タスク管理を実践し続けている実体験を通して、コツを紹介します。
- タスク管理に時間をかけすぎない
…使うのが面倒になれば続かないため、現在自身に必要な項目に絞ってシンプルに管理します。成果に直結する業務にかける時間を確保できます。 - タスクは一元管理する
- デジタルのタスク管理ツールを活用する
- 決めた時間に行う
…習慣化するにはタスクを管理する時間を決めると、日常業務の一部として定着させやすいです。
例えば営業職の場合、朝一に15分で今日やること・帰社直前の15分で振り返りを行い、タスクの完了確認と次のタスク化を行います。
- タスク名は端的かつ具体的に書く
- 複雑なタスクは細分化する
- 必要な情報をテンプレート化する
- まず自分でやるかどうか決める
- 優先順位は数値化する
- 重要度は分解して考える
- 緊急度はあてにしない
- カテゴリは抽出したい目的で決める
- 期限は全てのタスクに設定しない
- リマインダーで通知させる
- 取り組まないタスクを選ぶ
- 大枠に分けて順番（時間帯）を決める
- 1度に1つのタスクだけに取り組む
- 作業時間を記録する
- 「定性」と「定量」で振り返る
- 気付いた時点で改善する
- 余裕時間をタスクに入れる
- 全てのタスクを追跡しない
これらのコツを実践してタスク管理を効率的に行い、仕事の生産性をあげましょう。やるべきことを可視化できて安心感も感じられ、モチベーションの維持にも効果的です。
実際に私は自分に合ったシンプルな方法でタスク管理を実践し、欲しい機能や他人の事例を参考に、少しずつ改良してきました。
タスク管理が上手い人・下手な人の特徴
タスク管理が上手い人は主に「計画」「優先順位」「振り返り」の3つを実践します。一方で下手な人は「突発的」「タスク過剰」「完璧主義」という特徴があります。
以下の特徴を参考に、タスク管理をうまく実践しましょう。さらに目標から逆算して必要な行動を決めることで、やることが明確になり、ストレスも軽減できて一石二鳥です。
| タスク管理が 上手い人 | タスク管理が 下手な人 | 備考 | |
|---|---|---|---|
| 計画 | 立てる | 立てない | 1日の計画を綿密に立て 実現可能性の高い作業時間を 確保できる |
| タスク作成と整理 | 得意 | 苦手 | 業務の手順を把握できていると タスク作成と整理を行いやすい |
| 優先順位 | つける | つけない | 何が優先かを把握して 業務の優先順位を決め 仕事の順番を判断しやすい |
| 期限 | 設定する | 設定しない | 業務の期限を設定し スケジュールを意識して 抜け漏れを防ぎます |
| 目標時間 | 決める | 決めない | 1つの作業にかける目標時間を設定し 集中して作業に取り組みます |
| タスクの時間 | 把握している | 把握していない | 各タスクにかかる時間を把握し 1日で終わる作業を予測します |
| スケジュール | 余裕を持つ | 余裕を持たない | 突発的なタスクに備えて 計画的に余裕時間を確保し 変化に柔軟に対応します |
| 振り返り | 時間を持つ | 時間を持たない | 1日や1つの業務の振り返りを行い 今後の業務改善に役立てます |
| 客観視 | する | しない | 終えたタスク数やかかった時間を記録し 客観的に業務を振り返り評価する |
| 向上心 | ある | ない | 日々の成果に満足せず 昨日より少しでも働きやすく 成果をあげたいと意欲的 |
| 継続 | している | してない | 長期的な成長を目指し タスク管理を続けて行います |
| ツール | 活用する | 活用しない | タスク管理の効率化のため 自分の得意なツールを使います |
| 他人 | 頼る | 頼らない | すべてを自分でやろうとせず 他メンバーにも業務を割り振ります。 |
| 無理な依頼 | 断る | 断らない | 無理な依頼を断ると同時に 現在の業務内容・いつまでにできるか を報告します。 |
これらの特徴は意識的な努力で身につき、最初は不安に感じても少しずつ実践し続けることが大切です。自身の時間を「最も価値を生むタスク」に集中投下できるよう、タスク管理を実践してみましょう。
実際に私も10年以上タスク管理を実践し、上司・部下・自分自身の仕事の成果に繋がる働き方とそうでない働き方を振り返り、タスク管理が特に優れている人にはこれらの特徴があることに気づきました。
タスク管理のデメリット
タスク管理には多くの利点がありますが、同時にデメリットも存在します。
そもそもタスク管理は仕事の成果に直結しない業務で、本来は時間を費やすべきではないです。営業職であれば売上・利益の最大化が最重要課題で、タスク管理はその補助的な役割です。
以下のデメリットに注意してタスク管理を行う必要があります。
- タスク管理の作業に時間がかかる
…タスク管理には時間がかかります。必要以上に時間を費やすことがないよう、効率的な管理方法を導入しましょう。今必要な最低限の情報を管理し、タスク管理にかける時間も管理すると良いです。 - タスク管理は恥ずかしい
…人にタスク管理を見られる・「タスク管理」という言葉が苦手で、実践しづらいです。タスクを管理しやすい環境を見つけることが大切です。 - タスク管理をやりすぎる
…タスク管理に時間をかけすぎてしまいます。様々な側面で管理できるという嬉しさから無駄な作業が増え、他の業務時間を圧迫してしまいます。自己管理で所要時間を決めておく必要があります。 - 自分に合うタスク管理方法を見つけるまで負担がかかる
…1つのタスク管理方法が万能ではなく、労働環境や立場・経験年数などにより最適な方法が変わります。変化に対応できる高機能なタスク管理ツールは、長く使えて便利です。 - ストレスが増える
…タスク管理に執着すると、未完了のタスクがストレスに感じます。現実的な目標設定と定期的な振り返りを行いましょう。 - 創造力が低下する
…タスク管理に執着すること、思いつきによる創造力が鈍ります。仕事の準備や振り返りの時間を確保し、創造力を活性化しましょう。 - 単純作業を優先しがち
…重要な業務ほど複雑で難しく、取り組むことをためらいがちで、単純作業を優先しがちです。重要な業務を優先できるよう工夫を取り入れましょう。 - 柔軟性が下がる
…タスク管理が厳密すぎると、突発的な業務や予定変更に対応しにくいです。1日の予定に余裕を持つ・余裕時間のタスクを作るなどの工夫が必要です。 - 対面コミュニケーションが減る
…チームでタスクを管理する場合、ツール上の情報共有に頼りすぎるとコミュニケーション不足に陥ります。定期ミーティングなどを意図的に取り入れましょう。
これらのデメリットがあります。適切な対策をとりタスク管理を行うことで、デメリットを減らしつつ、仕事で成果をあげやすい環境を作れます。
よくある質問
タスク管理のメリットについて、よくある質問に応えます。
タスク管理とは？ビジネス向けにわかりやすく知りたい
ビジネスにおけるタスク管理とは、目標達成のために限られたリソースとやるべき業務を組み合わせ、働きやすい環境を作ることです。
例えば「1日8時間という限られた時間を、商談・新規開拓の電話などの投資対効果の高い業務を優先する」「限られた人員で誰が何の作業に取り組めば最短で終わるか、組み合わせる」などのように行います。
タスク化のメリットは？
業務をタスク化するメリットは、自身が抱える業務を可視化することで、成果に繋がりやすい働き方ができることです。
例えば、適切な優先順位付け・時間配分・担当の割り当てができ、抜け漏れも減らせます。
慣れないうちはタスク化にかかる時間を無駄に感じますが、ツールを活用すると管理の手間を最小限まで減らせます。
ToDo管理の目的は何ですか？
ToDo管理の目的は、抜け漏れを減らすことです。やるべき作業をリスト化すると、終えた作業と残った作業が一目で判別できて記憶に頼らなくなり、脳のリソースも空けることができます。
タスク管理はToDo管理とは違い広範囲な業務を管理し、作業の優先順位・時間配分・担当の割り当てなどを考慮してリソースを配分し、効率的に成果をあげることが目的です。
タスク管理がうまい人の特徴は？
タスク管理が上手い人は、タスク作成と整理が得意・優先順位を明確に理解している・タスクにかかる時間を把握している・スケジュールに余裕を持つ・得意な方法で行う・継続している、などの特徴があります。
一方で下手な人は、タスクの整理が苦手・優先順位がわかっていない・タスクにかかる時間を把握できていない・スケジュールに余裕がない・過去のやり方を続けている・続かないなどの特徴があります。
タスク管理で働きやすい環境づくり！
このページではタスク管理のメリットについて、具体例を用いて解説しました。
改めて概要を解説します。
- 作業効率があがる
…業務を思い出す時間と労力が減る - 生産性が向上する
…抜け漏れを防げて、費用対効果の高い業務を優先できる - モチベーションがあがる
…達成感と完了タスクの可視化・振り返りにより前向きに仕事できる
一方で時間がかかる・柔軟性が下がるなどデメリットもありますが、対策と必要なステップを実践すると誰でも仕事で成果をあげる環境が作れます。
タスク管理ツールを活用すると作業効率もあがり、おすすめです。さらに成果をあげるにはタスク時間を記録して振り返りを行い、業務改善に取り組むことが重要です。
タスク管理を実践して、働きやすい環境を作りましょう！
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