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こんな悩みを解決します。
業務効率化は誰でも簡単に実践でき、仕事が素早く終わり便利ですが、デメリットに目を向けない方が多いです。
私は営業職に務めて10年以上にわたり、業務効率化にタスク管理を取り入れて実践してきましたが、仕事の成果にまで弊害が及んだことは１度や２度ではありませんでした。
このページでは私の実体験も踏まえて、業務効率化を行う前に必ず理解すべきデメリットを、具体例と対策まで解説します。
最後まで読むと業務効率化を行う方法まで理解でき、メリットを最大限に受けることができます。
先に11のデメリットをお伝えします。
- 時間と労力がかかる
- 責任が増える
- 仕事の質が低下する
- 収入が減る
- スキルが低下する
- 効率化しても忙しいまま
- 効率化が楽しくて止まらない
- やるべき業務が無くなる
- モチベーションが下がる
- 関係者に不信感を持たれる
- 反対意見により関係性が悪化する
詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
業務効率化を行う11のデメリットと対策
業務効率化を成功させるには、デメリットを把握し対策を行うことが重要です。
業務時間を短縮できるメリットがある一方で、弊害が生じてその効果が薄れることもあります。
私は10年以上営業職に務め業務効率化を実践してきましたが、誤った方法を選び効率化に失敗した経験もあります。
ここでは業務効率化の11のデメリットと具体的な対策を解説します。
具体例・解決策を交えて詳しく解説します。
時間と労力がかかる
業務効率化には時間と労力（場合により費用）がかかります。
業務効率化の手順通りに考え実行する作業に時間と労力がかかり、アイデアや使うツールによっては費用がかかります。時間をかけた分の効果を得られる保証もありません。
例えば実際に以下のような時間と労力がかかります。
- １回３秒の入力時間を削減できるパソコンの単語登録設定に、10秒かかる
- １回５分の集計作業を短縮するために、Excelマクロ（VBA）の作成に２～３時間を費やす
- さらに作成時間を削減する場合は、学習時間・外注費用がかかる
対策は「簡単に取り組める方法から始める」ことで、小さく始めることができます。徐々にコスト対効果の高い方法に移行できる余裕も生まれます。
責任が増える
業務効率化に伴い、削減した業務が仕事の成果へ与える影響について、責任が増えます。
「削減する業務」「簡素化する作業」の選択を間違うと、仕事で成果をあげることができないだけでなく、今ある成果を失うリスクがあります。
例えば、以下のような事態が起こります。
- 新規顧客への提案準備を簡素化した結果、質の低い提案になり、成約につながらない
- 既存得意先への連絡を怠り、提供中のサービスが他社へ乗り換えられる
対策は「成果への影響を検討する」「リスクが小さい（責任が取れる）アイデアから実践する」と、弊害を最小化できます。
仕事の質が低下する
業務効率化の方法によっては、時間や手順の削減だけに意識が集中することで、仕事の質が低下します。
各作業の確認漏れ・内容の低品質化が起こるからです。
例えば以下のような事態が起こります。
- 商談準備の時間を30分に削減した結果、的外れな提案（過去に断られた内容）を行った。
- メール送信を５分に短縮した結果、確認漏れにより、別の得意先（同姓の担当者）へ誤ってメールを送付した
- 集計作業を自動化した結果、確認漏れにより、プログラムの間違いによる未完成の資料を上司へ送った
解決策は「質を担保する手順と頻度をマニュアル化する」ことで、効率化と成果のバランスを保つことができます。
収入が減る
残業手当がある場合は、業務効率化により時間外労働が減るため、収入が減ります。
例えば以下のような事態が起こります。
１日１時間の残業により、月５万円の残業代を得ていたが、効率化により無くなる
解決策は「生産性をあげて昇給・昇進する」「空いた時間の副業で収入を補う」ことで、収入アップを期待できます。
スキルが低下する
業務効率化により作業の手順や内容を忘れることで、個人のスキルが低下します。
作業をやめる・自動化などの短縮により、業務内容を考える頻度が減るからです。
例えば以下のような事態が起こります。
- 自動化ツールの使用（例えばデータ分析など）により、スキルを習得する機会が減る
- 資料作成を自動化した結果、有事の際（ツールの不具合で使えないなど）に作業手順がわからない
- 情報の一元管理（例えば市場動向の概要にAIを活用など）を行うことで、内容が知識として定着せず、顧客との会話で思い出せず使えない
- 見積書作成の作業を半自動化した結果、商品情報を忘れ、問い合わせ対応に時間がかかる
解決策は「作業手順や情報を文書（マニュアル）化する」「学習時間を設ける」ことで、スキルの低下を防ぎます。
効率化しても忙しいまま
業務効率化を実践しても空き時間に新たな業務が入り、いつになっても落ち着くことができません。
例えば以下のような事態が起こります。
- 成果につながらない業務をやめた結果、空き時間に突発的な業務が発生する
- 事務作業の時間を短縮した結果、追加の資料作成を依頼される
解決策は「時間管理を行う」「削減した時間の使い方は自分で決める」と、空き時間を有効活用できます。
効率化が楽しくて止まらない
業務効率化により短期的な時間の短縮にとらわれて、効率化の取り組みが止まらなくなり、成果をあげる仕事がおろそかになります。
効率化する作業自体が楽しく、「時間を短縮する」手段が目的に変化しているからです。
例えば以下のような事態が起こります。
- 10秒の集計作業の時間を短縮するために、Excelマクロ（VBA）の作成に２時間をかける（時間対効果が低い）
- １日８時間の勤務のうち、効率化に４時間を費やし、成果につながる業務時間が減る（目的を見失い本末転倒）
対策は「コスト（時間）対効果」「仕事の成果とのバランス」を考慮し、効率化にかける時間を区切ることです。
タスク管理で「時間管理」を行うと良いですね。
やるべき業務が無くなる
効率化が進むと、業務時間内にやるべき業務がなくなり、仕事が減ります。
不要な業務をやめる・自動化などを駆使すると、２時間の作業を２分に短縮することもたやすいです。
例えば以下のような事例があります。
- １回に２時間を費やす集計作業を、Excelマクロ（VBA）で自動化し、２分で終える
- ３時間かかっていた資料作成を、簡素化する手順を組み合わせ、１時間に短縮する
対策は、空き時間に「さらに成果をあげる業務に取り組む」「さらなる効率化に取り組む」など、アイデア性の高い仕事を作ると良いです。
空き時間に新たな仕事が発生することが多いため、この状態まで到達できると業務効率化の理想といえます。
モチベーションが下がる
業務効率化に失敗すると、モチベーションが下がります。
業務効率化の手順に沿って実践したにも関わらず、削減の効果を得られず、費やした時間と労力を無駄に感じます。
例えば以下のような事態が起こります。
- １時間を費やして自動化に取り組んだが、エラーが発生して実装できず、費やした時間が無駄になる
- 毎日の売上明細の確認作業をやめたところ、価格改定後の単価登録漏れに気付かず、半年以上にわたり旧価格で販売してしまう
解決策は「失敗から学び、次の一手を考える」ことで効率化の精度が高まり、前向きな気持ちを維持できます。
関係者に不信感を持たれる
間違った業務の削減は、得意先や社内のメンバーに不信感を持たれます。
相手が期待している業務（こまめな連絡など）を実行しないことで、気遣いが無い・仕事ができない、というレッテルを貼られます。
例えば以下のような事態が起こります。
- 社内別部署のAさんへ複雑な案件の依頼をメールだけで済ませた結果、電話すべきなのに無責任と言われる
- 得意先のBさんへメールの返信を行わず、メールが返ってこず対応が悪いと指摘される
解決策は「徐々に頻度を減らす」「相手に必要性を直接確認する」など気遣いを忘れないと期待を裏切りません。
反対意見により関係性が悪化する
業務効率化の方法について反対意見が出ることで、関係性が悪化します。
アイデアに十分な説明がなく意見が反映されないと、理解が得られない・既存のやり方に固執するというメンバーもいるからです。
例えば以下のような事態が起こります。
- 新ツールの導入に対して、事前の説明と練習期間が足りず、有効性に疑問を持たれてメンバーから反発を受ける
- 手順の変更や業務削減のアイデアに、従来のやり方を変えたくないメンバーが反対する
解決策は「丁寧な説明で理解を得る」「メンバーの意見を取り入れる」ことで、関係性を維持しつつ効率化を図ります。
「できる人から導入」して利用者数を増やすこともアイデアの１つですね。
以上のデメリットがあります。ぞれぞれに対策を行うと弊害が減り、業務効率化のメリットを最大限に受けることができます。
業務効率化を行わないデメリット
「業務効率化を行わない」ことで生じるデメリットがあります。
仕事や業務の環境は刻々と変化し、その変化に対応できないと周りのメンバーの成長や市場ニーズから取り残されるためです。
例えば以下のようなデメリットがあります。
- 業務量の増加に対応できない
…仕事の経験年数に伴い増える業務量に対応できず、成果があがらない。 - 役割の変化についていけない
…部下ができても他人のことまで考える余裕がなく、チームとして成果をあげることができない。 - 離職率が増える
…非効率な作業を行う企業体質に従業員がついていけず、不満が募り離職率が増える。
これらのデメリットがあるため、業務効率化を実践して変化に対応できる体制を作る必要があります。
無意識に実践している場合も多いので、業務効率化の基本↗を学ぶとアイデアが広がり効果的です。
間違った効率化を行うデメリット
間違った効率化を行うことで生じるデメリットがあります。
前提条件として「仕事で成果をあげる」という目的を忘れて業務効率化を行うと、実践するアイデアによっては仕事の成果につながらない・今ある成果に支障をきたします。
例えば以下のような事態が起こります。
- 新たな成果が生まれない
…仕事の成果につながる業務をやめてしまい、新たな成果が生まれない。 - 既存の成果を失う
…既存の得意先との連絡を怠り、他社へ乗り換えられることで、成果を失う。 - 混乱する
…検討が不十分なまま新ツールを導入することで、従業員に混乱が生じる。
このように成果につながらないリスクがあるため、正しい方法で業務効率化を実践することが重要です。
効率化できない理由と原因
業務効率化で結果が出ない原因には以下の理由があります。
- 知識不足
…業務効率化を行う方法を知らないことが一因です。- 対策：業務効率化の基本↗を学びましょう。
- 経験不足
…業務効率化の経験が足りていません。- 対策：まずは業務効率化を実践してましょう。
- 動機に欠ける
…何のために効率化を行うか、目的が不十分です。- 対策：「昇給」「昇進」「副業」「家族や趣味の時間」など、目的を決めましょう。
- 理解不足…業務効率化を行う目的とメリットがメンバーに伝わっていません。
- 対策：丁寧に目的・メリットを説明しましょう。
- トレーニング不足…実行前に試してみる工程が無く、機能しません。
- 対策：十分な移行期間を設けて、事前に試験的に実施してみましょう。
- 情報不足…詳しい手順や内容を知らないため、運用できていない状態です。
- 対策：実施時の手順や内容も丁寧に説明し、定期的な確認を行いましょう。
これらの要因により業務効率化の結果が出ません。
業務効率化の目的
業務効率化とは、成果を生まない業務をやめ、作業時間を短縮することです。その際に「仕事で成果をあげる」という目的を忘れてはいけません。
「成果をあげる」という目的を見失うと、間違った効率化による弊害が生まれ、本末転倒です。
業務効率化は、以下のように考えると方向性を間違いません。
- 「成果につながらない」業務をやめる
…最も効果がある効率化は「やらない」ことです。無駄な労力と時間をまるごと削減できます。 - 「成果につながる」業務の時間を短縮する
…やるべき（やめてはいけない）作業を簡素化すると、成果をあげつつ時間を短縮できます。
このように、業務効率化は「仕事の成果」をあげつつ、無駄な業務をやめる・作業時間を短縮することです。
効率化で生まれた空き時間でさらに成果を生む業務に取り組むと、生産性があがりますね。
≫参照：業務効率化とは？
業務効率化のメリット14個
業務効率化を行うと、空き時間を作りだし、個人・チーム・企業のそれぞれに好影響をもたらします。
無駄な業務をやめる・作業時間を短縮することで以下のメリットに派生します。
- 業務量が減る
- 作業が早く終わる
- 残業が減る
- あいた時間を有効活用できる
- 気持ちに余裕が生まれる
- モチベーションがあがる
- 重要な業務に集中できる
- 納期に余裕が生まれる
- 少ないメンバーで成果をあげられる
- 離職率が下がる
- コストを削減できる
- 収益性があがる
- 人材不足を解消できる
- 持続的な発展につながる
このように、業務効率化を行うと個人は「空き時間の使い方を選択できる」・チームは「社内評価があがる」・企業は「持続的な発展につながる」メリットがあります。
≫参照：業務効率化のメリット
業務効率化の手順６ステップ
業務効率化の基本的な手順をご紹介します。
以下の手順通りに実践すると、誰でも業務効率化に取り組めて、空き時間を生み出すことができます。
- 目的と目標を決める
…なぜ効率化するか・削減した時間にやること・毎日何分効率化に取り組むか・１日何分を削減したいか、など「長期」「短期」「定性」「定量」で考えます。 - 現状を把握する
…現在の業務内容・かかる時間・削減できる業務の特定を行い、現状を客観的に把握します。 - 優先順位・スケジュールを決める
…難易度・効果・人数・時間で優先順位を決め、いつやるか・いつ振り返るかを決めます。 - 実践｜やらない業務を決める
…まずは無駄な業務をやめ、作業時間をまるごと削減します。 - 実践｜作業時間を短縮する
…作業時間を短縮できるアイデア・ツールを活用します。 - 効果を検証して改善する
…削減できた時間・悪影響がなかったか振り返り、うまくいけば継続・弊害があれば改善します。
これらの手順で実践することで、基本的な業務効率化を行うことができます。
≫参照：業務効率化の進め方６ステップ
業務効率化の方法と役立つツール
業務を効率化するアイデアとツールの一例を、日常業務に沿ってご紹介します。
以下の表から選んで実践してみましょう。
| 業務内容 | 個人の効率化 | チームの効率化 | ツール | ツールの一例 |
|---|---|---|---|---|
| 全般 | ・無駄な業務をやめる ・業務をまとめる ・ツールを導入 ・アウトソーシング ・タスク管理 ・働きやすい環境整備 ・学習 | ・担当者を変える ・成功事例の共有 | RPA 営業支援ツール タスク管理ツール アウトソーシング フローチャート | ・タスク管理ツール Notion Backlog など |
| 準備 | 内容のテンプレート化 | ー | ー | ー |
| 移動 | ・時間の短縮 ・事務作業を 同時に行う | ー | ・カーシェア ・サイクルシェア ・事務作業 | ・カーシェアリング タイムズカー オリックスカーシェア dカーシェア ・シェアサイクル LUUP HELLO CYCLING bike share service など |
| 商談 | ・Web商談を活用 ・メモと日報作成を 同時に行う | ー | ・Zoom ・Teams ・Google Meet ・メモツール ・日報ツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet など |
| 会議 | ・Web会議を活用 ・議事録、タスク作成を 同時に行う | ー | ・Zoom ・Teams ・Google Meet ・議事録ツール ・タスク管理ツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet など |
| 事務作業 | ・作業の簡素化 ・情報の一元管理 ・書式のテンプレート化 | 情報や資料の共有 | ・自動化ツール ・資料の共有ツール | ・プログラミング VBA（Excelマクロ） Python ・AIツール ChatGPT Notion AI ・RPAツール UiPath AUTORO BizteX cobit ・ツール連携 Zapier IFTTT ・マニュアル作成 Teach me Biz トースターチーム Techtouch ・情報の一元管理 Notion Stock Oneドライブ Googleドライブ など |
| 電話 | メモを同時に行う | ー | ・ハンズフリー ・メモ帳 ・メモアプリ | ・同期メモツール Notion Stock Google Keep など |
| 振り返り | 内容のテンプレート化 | ー | ー | ー |
- 無駄な業務をやめる
…例えば「目的のない商談」「成果の得られないメール返信」など、無駄な業務をやめることで効率化を図ります。 - 業務をまとめる
…例えば「AさんにB案件の提案とC案件の確認を行う」など、複数のタスクを1度に実行できる方法を考えます。 - タスク管理を行う
…例えば「Notion」「Backlog」「Monday」などのタスク管理ツールを活用して、仕事の準備と計画にあてる時間を削減します。高機能なツールほど慣れるまでに時間を要しますが、効率化の恩恵は大きいです。 - アウトソーシング
…例えば「会計作業を専門家に委託する」「事務作業をクラウドソーシングで外注する」など、特定の業務を他社に委託することで、時間を節約します。費用・依頼する手間といったコストとのバランスも考慮します。 - 働きやすい環境整備
…例えば「場所」「時間帯」など、選択できる限り自分の働きやすい環境を整備することで、作業効率をあげます。 - 学習する
…例えば「デバイスの機能を使いこなす」「新たなツールを知る」など、新しいスキルやツールを学びアイデアを広げることで、作業効率を向上させます。 - 同時並行で行う
…例えば「電話しながらメモをとる」「移動しながら事務作業」など複数のタスクを同時に進めることで時間を有効活用します。- 「マルチタスク」（関連しない複数のタスクを、完了以前に短時間で切り替えて取り組む）と混同しないよう注意しましょう。
- テンプレート化する
…例えば「マニュアルの作成」「タスクの内容（手順・項目）をルール化」などテンプレート化しておくことで、類似の作業について考える手間を減らせるうえ、成果物の完成度も安定化できて作業効率があがります。 - 移動時間を短縮する
…例えば「社用車」「電車」「カーシェアリング」「サイクルシェア」など、短時間で移動できる手段を選び、時間を節約します。費用とのバランスも考慮します。 - Web商談・会議を取り入れる
…例えば「Zoom」「Teams」などのWeb会議ツールを活用すると、移動時間を大幅に削減できます。内容と目的によって使い分けましょう。 - 事務作業を自動化する
…例えば「要約」「翻訳」「文章作成」「集計作業」などを簡素化できる自動化ツールを活用することで、事務作業にかける時間と労力を削減します。 - 情報の一元管理
…例えば「Notion」「Dropbox」「Googleワークスペース」などのクラウドストレージで業務に必要な情報を1箇所に集約することで、確認作業を効率化できます。 - 同期できるメモツールを使う
…例えば「iOSのメモアプリ」「Notion」などの同期できるメモアプリを使い、異なるデバイスでも内容を同期できて、情報を入力する・探す手間が省けます。
- 強みにあわせて担当者を決める
…例えば「資料作成はAさん」「B市場への提案アイデアはCさん」などメンバーの得意分野に応じて業務を分担・分業化し、効率的に進めます。担当者のモチベーションもあがります。 - 成功事例の共有
…個人の成功事例を共有し、チーム全体で効率化を進めます。 - 情報の共有
…例えば「Notion」「Googleワークスペース」「LINEグループ」などを活用して、チームのメンバーが誰でも見れるツールを使い、情報を共有しやすい環境を作ります。
これらの方法とツールを用いて業務を効率化しましょう。
≫参照：業務効率化のツール24選
業務効率化に取り組む前に、削減する（したい）業務（所要時間が長い、など）を決めておくと効果的ですね。
業務効率化で働きやすい環境づくり！
このページでは業務効率化を行う際のデメリット・具体例・対策を解説しました。
以下のデメリットに留意することで、業務効率化の効果を最大限に享受できます。
- 時間と労力がかかる
- 責任が増える
- 仕事の質が低下する
- 収入が減る
- スキルが低下する
- 効率化しても忙しいまま
- 効率化が楽しくて止まらない
- やるべき業務が無くなる
- モチベーションが下がる
- 関係者に不信感を持たれる
- 反対意見により関係性が悪化する
業務効率化を成功させるには、基本手順に沿って進めると効果的です。
タスク管理↗を行うと業務効率化の手順の一部を日常業務に取り入れることができ、作業効率もあがります。
業務効率化を実践して、より働きやすい環境を作りましょう！
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