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こんな悩みを解決します。
実際に私もこの選び方でタスク管理（にも使える）ツールNotionを見つけ、自分の求める機能と使い勝手が満たせて仕事にも役立ち、売上目標を達成できています。
このページで紹介する選び方を参考にすると、皆さんに合うタスク管理アプリを見つけれて、仕事に役立つこと間違いなしです。
先にポイントを３つお伝えします。
詳しくご紹介します。
- 中小メーカーの営業職｜既存顧客100社500名以上、新規営業も行う
- タスク管理歴10年｜手書きメモ→メモアプリ→カレンダーアプリ→Notion
- 2022年度の営業成績｜前年対比125%・目標対比110%
タスク管理とは、成果をあげる手段
タスク管理とは、仕事で成果をあげるために必要な手段です。
わざわざ「タスク管理」をしたくて始める人はいません。誰しもが「悩みを解決したい」「要望をかなえたい」ため導入します。
私もタスク管理を始めたときは営業職１年目で、業務の抜け漏れが発生しないよう、確認と振り返りを行うために導入しました。
まずタスク管理とは「何かを満たすための手段」、特にビジネスパーソンなら「仕事で成果をあげるために必要な手段」と覚えておきましょう。
参照：タスク管理とは？↗
タスク管理アプリを使う５つのメリット
タスク管理アプリを使うと、仕事で成果をあげる環境が整います。
なぜなら抜け漏れが減って成果につながり、自己肯定感もあがってモチベーションもあがるからです。
私の実体験をもとに５つのメリットをご紹介します。
- やるべき業務を可視化できて、抜け漏れを減らせる
- 優先順位や見込み売上額をもとに、重要な業務からすぐに取り組める
- 案件の進捗を可視化して、業務を俯瞰して計画を立てれる
- ページを共有して、メンバーに行動を促せる
- 記録と振り返りにより、自己効力感とモチベーションがあがる
以上のメリットがあり、仕事で成果をあげる環境が整い、モチベーションもあげれます。
タスク管理アプリを使うデメリット３つ
タスク管理アプリを仕事に使うデメリットもあります。
実際に私が実感するデメリットを３つご紹介します。
- タスク管理自体にも時間がかかる
- チームメンバーが使いこなせないと、タスク管理が機能しない
- タスク管理をする場面を見られるのが恥ずかしくて、使いづらい
これらのデメリットは、作業性の良いアプリを使い、メンバーに使い方を教え、タスク管理とわかりにくいアプリを使う対策をとることで解決できます。
タスク管理アプリの選択が重要な理由４つ
タスク管理アプリ選びはビジネスパーソン、特に営業職にとって重要です。
それは、自分に合うタスク管理アプリを選ばないと役立たないどころか、かえって仕事の質が落ちて逆効果になる可能性があるからです。
例えば、私も過去に経験した事例を４つご紹介します。
- すぐに起動できないツールで、タスク登録できずに抜け漏れが発生
- 業務環境が変わり、タスク管理の作業に時間がかかりすぎて、本来取り組むべき業務の時間が減る
- 複数のツールを併用することでタスクが点在して、抜け漏れが起きる
- ITリテラシーの低いメンバーが操作になじめず、チームのタスク管理が頓挫した
使う人に合ったタスク管理アプリを選ばないと、抜け漏れや時間の浪費につながるため、慎重に選びましょう。
タスク管理アプリの選び方
タスク管理アプリの選び方を以下４項目でご紹介します。
まずは基本の選び方を参考に、さらに詳細を知りたい場合は各項目をご覧ください。
基本の選び方11ステップ
タスク管理アプリの選び方を11ステップでご紹介します。
詳しくご紹介します。
自身の業務に必要な機能を把握する
まずは現在の皆さんの業務で、タスク管理で必要な機能を把握します。
見るべきポイントをページ下部でもご紹介しますが、どんな機能が必要か先に考えておくと、自分の中で優先順位を持てて選びやすいです。
例えば以下のように考えます。
- 営業職の見習いだと、外出中も見れる環境で、すぐメモできる機能が欲しい
- 業務量が増えてきた内勤の営業職だと、パソコンだけで管理でき、カテゴリ分けなどタスクの見方も分けたい
- チームをまとめるリーダーだと、進捗を可視化できる機能、メンバーも使いやすい操作感が欲しい
まずは自分の頭でイメージして、欲しい機能を考えます。
使用環境とデバイスを決める
使用環境とデバイスを決めます。
皆さんの使う環境にあわせたアプリを選ぶ必要があるためです。
- 外出中にも使うか？（パソコン・モバイルなど）
- 使用するデバイスのOSは？（iOS・Androidなど）
私の場合は営業職で外勤・内勤があるので、パソコンとスマホで同期でき、スマホはiPhone・パソコンはWindowsに対応するアプリ、という風に環境とデバイスを決めます。
対象のタスク管理アプリをリストアップする
対象になるタスク管理アプリを20個ほどリストアップします。
20個という数は、これ以上多すぎると比較検討に時間がかかりすぎ、少なすぎると自分に合うアプリが見つけにくいためです。
以下の方法があります。
- Googleなどブラウザ検索で探す
- 比較サイトで探す
これらのサイトから、まずは選択肢となるアプリを選びましょう。
私はこのリストアップの作業だけで２週間もかかり、骨が折れました。少しでも早く見つけたい場合は、私が抽出した26アプリの比較表↗も参考にしてください。
予算・利用人数を決める
タスク管理アプリに費やせる予算と利用人数を決めます。
「高機能でも予算オーバー」「１人で使いたいのに最低契約５人以上」など現実的でないアプリは除外しましょう。
主に以下３つの選択肢があります。
- ずっと無料で使いたい
- 使い勝手によっては有料でも良い（「何円まで」と具体的に設定する）
- 会社で使う場合は、予算と利用人数、必要なセキュリティ対策を下調べしておく
一般的に有料プランのグレードがあがるほど、大人数で高機能、作業性、セキュリティ管理が向上するので、予算とのバランスで検討しましょう。
使いたい機能で選ぶ
使いたい機能を「成果につながる」観点で深掘りして選びます。
人それぞれ勤務環境や悩みは異なるため、自分に合う機能を探しましょう。
一例を紹介します。さらに詳細は、ページ下部「見るべきポイント」も参照ください。
- 締め切りを設定できる
- リマインド機能がある
- 見たい表示方法がある
- 過去のタスクを確認できる など
抜け漏れを防いだり、進捗を確認して仕事の質をあげるのに役立つ機能を選びます。
使い勝手で選ぶ
使い勝手（作業効率）が良い機能を確認します。
タスク管理作業にも時間がかかるため、その時間をなるべく効率化すると、本来取り組むべき業務に時間を割けるので大切です。
一例を紹介します。さらに詳細は、ページ下部の見るべきポイントも参照ください。
- 一括編集が可能
- ショートカットキーに対応
- タスクのテンプレートを作れる
- タスクを複製できる など
使い勝手が良い機能で選びます。
安心感を確認する
アプリの安心感を確認します。
アプリの利用で不安なく使えるかどうかは、継続性に影響するため重要です。
例えば以下の内容を確認します。
- 企業規模
- 日本語に対応しているか（アプリ利用、利用方法、問い合わせ）
- セキュリティ対策
- データ保護対策 など
適切な対策がされていないと、サービス終了となるリスクもあるので、安心して使えるかも確認しておきましょう。
継続利用が大切な理由は、タスク分散による抜け漏れを防ぐ、過去のタスクや情報を追跡しやすいからです。
拡張性を確認する
そのタスク管理アプリで、将来的に他の用途へ広げて使えるか確認します。
アプリに使い慣れ、仕事で成長するに従って使い続けれるか、という観点で重要です。
例えば以下の内容を確認します。
- チーム利用が可能か
- 高機能に管理できるか
- 他業務へ展開できるか（ファイル共有、文書作成など）
今すぐに必要な機能以外に、将来的に活用したい機能が含まれているか、確認しましょう。
操作感を試す
操作感と画面の見やすさを、実際にアプリを操作して試します。
操作感が合わないとストレスを感じ、タスク管理しづらくなるからです。
例えば以下を確認します。
- ページの移動が速いか
- クリックするボタンを押しやすいか
- 画面の配置は見やすいか
アプリによって違いがあるので、使いやすく見やすいアプリを選びましょう。
口コミと評判を見る
口コミと評判では、実際の使い勝手・メリット・デメリットなどを確認します。
ユーザーの生の声を知れることで、使用感を事前に知れて、良い面も悪い面も認識のズレを防げます。
例えば以下のような口コミが見れます。
- 同じアプリでも「使いやすい」「使いにくい」両方の意見があり、人によって分かれる
- あるアプリのタイムライン表示は、誰もが認める使いやすさ
- 同じ職種の人がおすすめする口コミで安心感がある
導入前にユーザーの声を知れると、使い始めたあとのガッカリが無くなり、満足してタスク管理アプリを使えます。
タスク管理アプリを絞る
最終的に使うタスク管理アプリを１つに決定します。
絞り込む方法の一例です。
- 全ての要望を満たすアプリがなければ、機能・作業性などから優先順位をつけて選ぶ
- 消去法で１つずつ選択肢を狭める
- とりあえずおすすめのタスク管理アプリから選ぶ
導入するタスク管理アプリを１つに決定しましょう。
以上11ステップで、皆さんに合うタスク管理アプリを選べます。
「そこまで考えるのが面倒！」という場合はおすすめアプリも参考にしてください。
見るべきポイント63個
タスク管理アプリを選ぶときに見るべきポイントを、以下４つの視点でご紹介します。
詳しくご紹介します。
成果につながる機能31個
タスク管理アプリで仕事の成果に直結する機能を31個ご紹介します。
- 表示方法
- リスト（テーブル）
- カレンダー
- カンバン（ボード）
- ガントチャート（タイムライン）
- タスク数の上限なし
- 開始日時と終了日時を記録できる
- 締め切り（期限）を設定できる
- リマインド機能で抜け漏れを防げる
- デスクトップ
- メール
- 通知ボックス
- タスクごとにリマインドを設定できる
- 過去のタスクが消えない
- タスクの詳細を記載できる
- サブタスクを登録できる
- 前後（依存）関係を登録できる
- 優先度を登録できる
- タスクをカテゴリ分けできる
- タスクカテゴリ分けを２つ以上できる
- 作業予定時間を設定できる
- 作業予定時間の合計を自動計算できる
- 作業実績時間を設定できる
- 作業実績時間の合計を自動計算できる
- タスク時間を計測できる
- 作業時間のレポート・統計が取れる
- タスクの並び替えが可能
- 外部カレンダーと連携できる
- 外部カレンダーと常時連携できる
- 外部ツールと連携できる
- 外部ツールと連携できる数
- API連携できる
- カレンダーの表示期間を切替可能
- カレンダー内でタスクの並替可能
- ガントで表示期間を切替可能
- カンバンでタスクを上下並び替え可能
- カンバンの名称を変更可能
- カンバンの枚数を追加可能
以上の機能から、仕事で成果をあげるタスク管理アプリを選びましょう。
作業効率があがる機能13個
タスク管理自体の作業効率につながる機能を13個ご紹介します。
- スマホ（モバイル）で使える｜アプリ・ブラウザ
- 一括編集
- ショートカットキー
- マークダウン記法
- タスクの複製
- タスクの検索
- 絞り込み
- 日別に見れる
- 見やすさ
- タスクテンプレートを登録
- タスク詳細の表示方法が簡単
- タスクの繰り返し登録
- タスクの一括登録
- タスクをエクスポート（外部ファイルへ移行）
- 日本語（母国語）で使える
- 操作方法・サポートが日本語（母国語）
以上の機能から、作業性の良いタスク管理アプリを選びましょう。
安心して使える環境10個
タスク管理アプリを安心して使うために確認すべき項目を、10個ご紹介します。
- セキュリティ対策
- 暗号化
- 二段階認証 など
- 権限設定
- データ保護対策
- バックアップ
- 信頼性のあるサーバー など
- 外部認証の取得
- 利用規約とプライバシーポリシー
- 定期的なアップデート
- サポート体制
- ヘルプページ
- お問い合わせ など
- 日本語対応
- 会社情報
- 社名
- 創業年
- 本拠地
- ユーザー数
- サービス対象国 など
- 初回リリース日
以上の情報を参考に、安心して使えるタスク管理アプリを選びましょう。
用途が広がる機能９個
使い慣れてきたときに、タスク管理を高機能かつ他の業務に広げて活用できる余地があるか、確認すべき項目を９つご紹介します。
- 共有とコメント｜チーム利用
- 項目の追加と変更
- メモ
- クラウドストレージ（ファイル共有）
- 文章作成
- SFA
- Wiki
- ホームページ作成
- チャット、メール
以上のように、タスク管理以外にも広げて使える機能があるか確認しましょう。
アプリによっては、タスク管理がサブ機能として付随しているものもありますね。
以上のポイントを参考に、皆さんに合うタスク管理アプリを見つけましょう。
タスク管理アプリ選びのコツ４つ
タスク管理アプリを選ぶときに、皆さんの環境に応じて選ぶコツを以下４つに分けてご紹介します。
詳しくご紹介します。
初めて導入｜口コミ×シンプル
タスク管理アプリを始めて導入するときは、口コミを参考に、シンプルな機能のアプリを選ぶと良いです。
なぜなら、使いたい機能の具体的なアイデアが湧きづらく、高機能すぎると挫折してしまうからです。
例えば以下３点を参考に探すと良いです。
- 無料で使える、純正メモアプリ
- 画面に表示される項目が少ない または 表示項目を少なく設定できるアプリ
- Notionのような、シンプルにも使えて実は高機能なアプリ
初めて導入するときは、無理せず口コミに頼り、シンプルに使えてまずは続けれるアプリが良いですね。
私が過去の自分に教えてあげたいのはNotion↗です。無料で高機能に使える反面、表示項目をシンプルにでき、慣れたらあらゆる業務にも使えます。
他から移行｜現行アプリと比較
他のタスク管理アプリから移行するときは、今のアプリと比較して選ぶと良いです。
理由は、すでに使用経験があり、欲しい機能・改善したい悩みが明確にわかるからです。
例えば、私がタスク管理アプリをNotionに移行したときに挙げた機能は、以下の項目でした。
- パソコンとモバイルで併用でき、外出中にも使える
- タグ付け（カテゴリ）を２つ以上設定でき、多くの切り口でタスクを確認できる
- タスクにかけた時間を記録できる
- 週、月ごとにタスクの統計を見れて、より仕事の質を高めれる
- 並び順を自由に変えれて、作業性が良い
アプリを移行するときは、現行と新しいものを照らし合わせて希望のアプリを見つけると良いです。
個人利用｜予算×機能
仕事で個人利用するときは、払える金額以下で使いたい機能を選べるものを選びましょう。
なぜなら、個人ではどうしても使える予算が少額に限られているからです。
例えば以下のように考えると良いです。
- 無料で、タスク表示や設定の自由度が高いアプリ
- 月額3,000円以内で、AI機能まで搭載された作業効率の良いアプリ
このように、予算ありきで欲しい機能があるアプリを探すと良いです。
チーム利用｜予算×機能×人数×セキュリティ対策
会社などチームで使うときは、予算・メンバー全員が使いこなせる機能・利用人数・セキュリティ対策を確認しましょう。
チームで使う以上、操作できない（覚えれそうにない）・予算が捻出できない状態だと、タスク管理を定着できないからです。
例えば以下の内容を確認しましょう。
- 社内で予算を下調べ
- メンバーの要望を把握
- アプリ利用の無料トライアル
- 利用人数と料金プランのバランス
- セキュリティ対策
- メンバーの権限設定
- 暗号化 など
- 充実したサポート
- 操作方法
- トレーニング など
チーム利用の場合は特に多くの要望を満たす必要があるので、慎重に選びましょう。
基本の選び方11ステップだけでは考えにくいこともあるため、以上４つの視点も参考に、自分に合うタスク管理アプリを選びましょう。
タスク管理アプリ選びの注意点３つ
タスク管理アプリを選ぶときの注意点を３つご紹介します。
詳しくご紹介します。
高機能が必ずしも良いわけではない
タスク管理アプリは、高機能なものが良いとは限りません。
理由は、人それぞれITリテラシー・使用環境が異なるため、自分に合わないと使いこなせない可能性があるからです。
例えば以下のユーザーの声があります。
- Notionはスマホ純正メモアプリより高機能ですが、使いこなすのが難しい
- Asanaには多くの機能がありますが、項目が多くて見づらい
「高機能だと良い！」と考えず、自分に使いやすいアプリを選ぶよう注意しましょう。
デバイスとの互換性
選んだアプリが使っているデバイスではうまく動かない可能性に注意しましょう。
例えば以下のようなケースがあります。
- メモリを多く消費するアプリで、いざ導入したけど動きが遅くて業務にならない
- アプリに非対応のデバイス、OSだった
必ず事前に皆さんの普段の使用環境で使えるか、確認しておきましょう。
サービス終了の可能性も考慮する
アプリによってはサービスが終了する可能性があることも考慮しましょう。
なぜなら、実際にタスク管理アプリのサービスが終了しているケースもあり、もし内容を引き継げないと業務の支障になるからです。
例えば、以下のアプリはすでにサービスが終了しています。
- Clock it｜2023年8月にサービス終了
- Wunderlist｜2020年頃にサービス終了
- Torio
- Bzzy
サービス終了の可能性を考慮して、タスクのエクスポート（ダウンロード）の機能があるアプリを選ぶと安心です。
以上の内容に注意すると、満足のいくタスク管理アプリを選択できます。
おすすめのタスク管理アプリ３選
タスク管理選びに悩めば、以下３つのおすすめタスク管理アプリから選べばまず間違いありません。
詳しくご紹介します。
【１位】Notion｜シンプルかつ高機能
私がタスク管理初期の自分に教えたい、おすすめNo.1は「Notion↗」です。
理由は、どのアプリにも勝る高機能さを持ちながら、見せ方によって初心者にも使えるシンプル操作が可能で、長く使えるからです。
主な特徴は以下４つです。
- 無料プランでも６つのビューで見れる
- 設定項目を自由に追加、変更できる（無料）
- 関数や他ツールと連携もでき、統計や振り返りにも使える（こちらも無料）
- 他にもAI・ホームページ公開・Wiki・ドキュメント共有など、あらゆる業務に使える（一部有料）
他アプリと比べて無料で使える機能が豊富かつ、シンプルにも見せれて自由度が高く、情報を貯めれて長く使えるのでおすすめです。
Notionのデメリットは難しさ
一方でNotionのデメリットは、操作に慣れるのが難しいことです。
例えば以下２点があります。
- タスク管理機能が構築されておらず、好みのページを１から作る必要がある
- 機能が豊富すぎて、使いこなせない
ただテンプレートを使えば簡単に始めれて、１用途から徐々に慣れていけば損することはないので、今後の活用の余地を考えるとメリットの方が大きいです。
【２位】Asana｜すぐ高機能に使える
Asana↗はNotionに次ぐ自由度の高いタスク管理アプリで、チーム利用におすすめです。
特徴は以下３つです。
- タスク管理機能が構築済みで、すぐ高機能に使える
- 設定項目を自由に追加・編集でき、並び順まで変えれる
- ビューの種類も豊富（一部有料）
特に、有料プランにアップグレードしてからチームにできることが段違いに増えて、目標達成に役立ちます。
【３位】Backlog｜安心感No.1
Backlogは、安心感No.1でおすすめです。
理由は、数少ない日本企業が開発するタスク管理アプリで、使い方も全て日本語でわかりやすいからです。
特徴は以下５つです。
- 料金設定でチーム単位で、人数が多いほどお得に使える
- 無料でリスト・ボード・グラフを使えて、有料でガントチャートも使用可能
- 個人で無料利用から始めれる
- PC・モバイルに対応し、誰でも使いやすい操作画面
- 危険性はゼロではないが、セキュリティ対策も万全
料金プランの数も多く、サポートや支払い方法も充実し、安心感を求めるかたにはおすすめです。
これ以外のおすすめアプリは、26のタスク管理アプリを徹底比較したページ↗もご覧ください。
自分に合うアプリを選びましょう！
このページでは、タスク管理アプリの選び方を解説してきました。再度ポイントのおさらいです。
おすすめのタスク管理アプリ３選も参考に、自分に合うタスク管理アプリを見つけて、仕事で成果をあげる準備をしましょう！
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