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このような悩みを解決します。
皆さんは、毎日の仕事準備にどれくらいの時間をかけていますか？もしその時間を実務に置き換えられたら、残業を減らしたり、成果をさらに高められると感じたことはありませんか。
実はその感覚は正しくて、準備に時間をかけすぎると「やっているつもり」になってしまい、肝心のアウトプットに回せる時間が削られます。一方で準備をおろそかにすると抜け漏れが増え、成果にも悪影響が出ます。
このギャップを解決する方法が、仕事準備の定型化（仕組み化）です。
私は営業職として10年以上働いていますが、以前は毎日の仕事準備に1時間以上かけ「今日やるべきタスクは何か？」「期限が迫っている案件はないか？」と考えるだけで、気づけば午前中の大半を使ってしまう日もありました。そんな中で取り入れたのが仕事準備の定型化です。あらかじめ準備内容をテンプレート化したことで、今では1日平均15分程度で準備を終えられるようになり、削減できた時間を提案資料の作成や商談準備に充てられ、成果と効率があがりました。
そこで本記事では、私の実体験を交えながら仕事準備を定型化するメリット・方法・実例を紹介します。
このページを読むと仕事準備の定型化によるメリット・事例がわかり、今日から実務に取り入れることができます。
仕事準備の定型化により得られる効果を先に紹介します。
- 抜け漏れを減らし、高品質な仕事時間を確保できる
- 都度考える手間を省き、タスク管理・スケジュール管理・期限管理・時間管理・メモ管理・案件管理を組み合わせ、短時間で業務全体を俯瞰できる
- 業務の棚卸しを行い、自分に合った準備内容を仕組み化できる
- 残業削減・成果向上・副業やスキルアップの時間確保に直結する
これらのように、短い時間で高品質な仕事の準備を実現できます。詳しく解説します。
この記事では概要を解説しますが、実際に始めるとこんな疑問が出てきます。
- 具体的にどんな手順で定型化すればいいの？
- 自分に合った準備項目をどう見つけるべき？
- 本当にどのくらい時間削減につながる？
👉そこで、さらに具体的な手順・診断シート・チェックリスト・定量的効果の事例をまとめたページを現在作成中です。
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仕事準備とは業務全体の設計
「仕事の準備」とは、商談や会議など個別業務の準備ではなく、1日の仕事全体を効率的に進めるための“設計図”を作る作業です。具体的には「今日どの業務を、どの時間帯に、どれだけの時間をかけて進めるか」といった最低限の流れを整理することです。
業務に取りかかる前に全体を俯瞰することで抜け漏れを減らし、作業の優先度や時間配分を見極めやすくなり、時間あたりの成果を最大化できます。
具体的な準備作業には、たとえば次のようなものがあります。
- スケジュールの確認
- タスクの整理・優先度づけ
- メモや情報の管理
- 期限のチェック
- 案件の進行状況の把握
これらはすべてを必ず毎日行う必要はなく、内容によっては隔日や週1回など不定期に行う場合もあります。
このように仕事準備を習慣化することで、働く時間あたりの成果を最大化できるようになります。
どの頻度で確認が必要か、も実践しながら最適なパターンを見つけると良いですね。
業務効率化の目的は、仕事で成果をあげること
業務効率化の目的は「仕事で成果をあげること」です。これを見失うと、効率化そのものが目的化し、本末転倒です。
効率化で最も効果が大きい施策は「やらないこと」を決めることで、不要な作業を削減すればその時間をまるごと省けて効果は絶大ですが、成果に直結する作業まで削っては意味がありません。「成果を高めながら、無駄をなくす」というバランスが重要です。
具体的には、業務効率化を次のように考えるとわかりやすいです。
- 成果につながらない無駄な重複作業などをやめる
- 同じ成果につながる作業を、より少ない時間で行う
このようにして削減できた時間は、残業削減によるコスト削減や、より成果を拡大するための仕事に振り分ける・または副業などの自己投資の時間に充てることも可能です。効率化は単なる時短ではなく、働き方そのものをより成果志向に変える手段の1つです。
仕事準備を定型（テンプレート）化するメリット
仕事準備を定型化すると、高品質な仕事準備をより少ない時間で実現できます。
準備の内容をあらかじめ固定化しておくことで「毎回ゼロから考える」手間がなくなります。さらに都度思いつきで進めるのではなく、決まった流れに沿うことで重要な検討ポイントを逃さず、アウトプットの質を均一化できます。これは特に営業職や企画職など、情報整理や思考の抜け漏れが成果に直結する仕事で大きな効果を発揮します。
具体的には、次のようなメリットがあります。
- 高品質なアウトプットが期待できる
…毎回同じ基準で準備を行うため、重要なポイントを漏らさずチェックできる。結果として安定して質の高い成果物や提案につながる。 - 少ない時間で準備できる
…手順や確認項目が決まっているため、都度考える時間をカットできる。結果的に、準備にかける時間を大幅に削減できる。 - ストレスが減る
…「何を準備すべきか」を悩む必要がなくなり、精神的な負担が軽減される。作業に集中できるため効率もさらに向上する。
このように仕事準備を定型化すると「より少ない時間で高品質な仕事の準備」を安定して行えるようになります。結果として、残業時間の削減や成果の向上にもつながります。
仕事準備を定型（テンプレート）化する方法と事例
仕事準備を定型化するには、まず「自分の業務を棚卸し」し、その中から毎日・毎週・都度行うべき準備を決めることから始めます。準備の内容は最初から完璧を目指す必要はなく、終業後に振り返り改善を重ねることで、より実務に最適な形にブラッシュアップします。
定型化した準備を活用すれば、同じ仕事準備を短時間で終えられるようになり、本来注力すべき顧客対応・企画立案・戦略実行といった“価値を生む仕事”に集中できます。
具体的には、営業職であれば以下のように整理できます。
- タスク管理
…今日やるべきタスクを洗い出し、優先度を決める - スケジュール管理
…会議・商談など他者と関わる予定を確認する - 期限管理
…本日および直近1週間の締切タスクをチェックする - 時間管理
…勤務時間とタスクの見積もり時間を照合し、過不足を調整する - メモ管理
…前日のメモを振り返り、やり残しや気づきを拾い上げる - 案件管理
…進行中の案件を確認し、優先的に対応すべき行動を決める
他の職種でも「業務全体の棚卸し → 必要な準備をリスト化 → 振り返りで改善」という流れは変わりません。
このように仕事準備を定型化することで、アウトプットの質を均一化しつつ、作業時間を大幅に削減できます。定期的に仕組み自体を見直せば、新しい改善点やイノベーションのきっかけも得られるでしょう。
（※具体的な手順やチェックリスト、成功・失敗事例については別ページでさらに詳しく解説予定です。）
詳しく解説します。
タスク管理｜やるべき業務を俯瞰し、優先度をつける
仕事準備において最も重要な要素のひとつが「タスク管理」です。タスクを整理することで、今日やるべき業務の全体像を俯瞰でき、効率的に成果をあげられるようになります。
例えば、私が実際に行っているタスク管理の方法は次のとおりです。
- タスクの大まかな時間枠を決める
…定型業務・新規開拓・業務改善・他エリアのフォロー・既存先への新規提案・既存業務など、大枠のカテゴリで仕分けます。 - 今後1週間の見積時間を確認する
…どの業務にどれだけ時間をかけるか、明日以降の見積時間を想定し、今日の優先タスクを判断します。 - やらないタスクを決める
…まだ進展していないタスクや緊急性の低いタスクは、思い切って明日以降に延期します。外注や他人に依頼しても良いでしょう。
このようにタスクを整理すると、日中にどの業務から取り組むべきかという無駄な迷いを減らし、成果につながる業務に集中できます。毎朝の仕事準備でタスク管理にやることを決めておくと、効率的な準備が可能です。
日中の仕事も段取りよく進められ、効率化の土台にもなりますね。
スケジュール管理｜予定を可視化する
スケジュール管理では、商談や会議といった他者と関わる大まかな予定を確認し、必要な準備やタスクを紐づけることが重要です。予定を把握するだけでなく、そこから発生する付随業務をタスク化することで、抜け漏れを防げます。
例えば、私が実際に行っているスケジュール管理は次のとおりです。
- 商談の予定を確認する
…準備・移動・直前確認・日報・次回タスク作成などをタスク化する - 未確定の商談予定を確認する
…アポ確認を行い、予定を確定させる - 会議の予定を確認する
…必要な準備・議事録・日報・次回タスク作成などをタスク化する - 予定をグループウェアに登録する
…チーム内で共有できる状態にする - 空き時間を可視化する
…商談や会議を入れられる時間帯をカレンダーにマークしておく
このように毎日変わるスケジュールを整理することで、1日の流れをスムーズに進められるようになります。
期限管理｜締切から逆算して行動する
期限管理は、タスクを予定通りに終わらせるために行います。タスク管理の一部に含められますが、自分や他人が関わるタスクの「締切」と進捗を確認し、必要な対策を行います。
具体的には、私の実践例は以下のとおりです。
- 自分のタスク期限を管理する
…今日が締切のタスクを把握する - 来週までのタスク期限を管理する
…先延ばしできないタスクを細分化し、早めに着手する - 他人のタスク期限を管理する
…依頼したタスクの期限を確認し、必要に応じて状況を確認してフォローする
このようにタスク期限を管理し、抜け漏れや遅延を防ぎます。チーム全体の信頼性も高められます。
時間管理｜業務量とキャパを調整する
時間管理では「今日の業務時間とタスク量をどう配分するか」を事前に把握し、必要に応じて調整を行います。これにより、オーバーワークや不必要な残業を防ぐことができます。
私の実践方法は次のとおりです。
- 1日の業務時間とタスク量を照合する
…時間が足りない場合は延期・外注などの対策を決める - カテゴリごとに時間配分を決める
…新規開拓・既存対応・改善業務などおおまかに時間を割り振る - 1週間の見積もり時間を確認する
…翌日以降の業務量を加味して、今日取り組むタスクを決定する
こうした調整により、業務時間の無駄を減らし、集中力を保ちながら成果につなげます。
メモ管理｜アイデアとやり残しタスクを確認する
メモ管理は、前日の記録や思いつきを振り返り、やり残しタスクや有効なアイデアを拾い上げます。
私が行っているメモ管理は次のとおりです。
- タスクを抽出する
…メモの中から未処理の業務を洗い出す - アイデアを確認する
…業務改善につながるアイデアを再発見し、タスク化する
このようにメモを振り返ることで、抜け漏れ防止や新しい発想の源泉となります。
案件管理｜注力すべき案件を見極める
案件管理では、自分やチームが抱える案件の進捗を整理し、どこにリソースを集中させるかを決めます。部下を持つ立場なら、チーム全体の進捗を把握することも不可欠です。
私の案件管理の事例は次のとおりです。
- 注力する案件を決める
…規模や重要度を基準に、重点的に取り組む案件を決定する - 追わない案件を決める
…小型案件や効果の薄い案件は思い切って見切りをつける - 案件の進捗を入力する
…商談フェーズごとに進捗を更新し、採用・不採用まで追跡する
こうした案件管理により、優先度の高い業務に集中し、成果を最大化できます。
他の業務効率化アイデア
業務効率化のためにすぐ取り入れられるアイデアを、個人・チームそれぞれの視点で紹介します。
実践することで作業にかかる時間と労力を減らし、成果につなげやすくなります。自身の業務にあわせて選んでみましょう。
- 無駄な業務をやめる
例：目的のない商談、成果につながらないメール返信などをやめ、必要な業務に集中する。 - 業務をまとめる
例：Aさんに「B案件の提案」と「C案件の確認」を一度に行うなど、関連タスクを同時に処理する。 - タスク管理を行う
例：Notion、Backlog、Monday などのタスク管理ツールを活用して、仕事の計画・準備にかける時間を削減する。 - アウトソーシング
例：会計作業を専門家に委託、事務作業をクラウドソーシングで外注する。費用や依頼コストとのバランスを考慮。 - 働きやすい環境整備
例：集中できる場所や時間帯を選ぶことで、作業効率を向上させる。 - 学習する
例：デバイスの新機能や便利ツールを習得し、効率化の選択肢を増やす。 - 同時並行で行う
例：電話しながらメモを取る、移動時間に事務作業を進めるなど。ただし「マルチタスク（同類の異なる作業を短時間で切り替える）」とは区別する。 - テンプレート化する
例：マニュアル作成、手順や項目をルール化することで、類似作業の効率化と成果物の品質を安定化する。 - 移動時間を短縮する
例：社用車・カーシェア・サイクルシェアなどを活用し、時間とコストのバランスをとりつつ効率的に移動。 - Web商談・会議を取り入れる
例：Zoom、Teams などのWeb会議ツールで移動時間を削減。目的に応じて対面と使い分ける。 - 事務作業を自動化する
例：要約・翻訳・文章作成・集計などを自動化ツールで効率化。 - 情報の一元管理
例：Notion、Dropbox、Google Workspace などのクラウドストレージで情報を集約し、探す手間を削減。 - 同期できるメモツールを使う
例：iOSメモ、Notionなどの同期アプリを使い、異なるデバイスでも内容を同期でき効率的に活用。
- 強みにあわせて担当者を決める
例：資料作成はAさん、市場提案はCさん、といった形で得意分野に応じて役割を分担する。 - 成功事例の共有
例：個人の工夫をチーム全体に共有し、効率化のノウハウを広げる。 - 情報の共有
例：Notion、Google Workspace、LINEグループなどを活用し、誰でも情報にアクセスできる環境を整える。
これらのアイデアを実践して業務を効率化しましょう。
効率化のアイデアを選ぶときは、「どの業務に最も時間を使っているか」を把握してから取り組むと効果的です。業務を記録し、負担の大きいタスクから優先的に改善しましょう。
業務効率化の基本的な進め方
誰でも取り入れられる業務効率化の基本手順を紹介します。流れに沿って実践すれば、無理なく効率化を進められます。
まず「なぜ効率化したいのか」を明確にしましょう。
- 削減した時間で何をするか
…例：新規営業、自己学習、副業の時間確保 - 毎日どのくらい効率化に取り組むか
…例：毎日15分改善 - どれだけ時間を削減したいか
…例：1日30分短縮
長期・短期、定性的・定量的に目標を設定するのがポイントです。
次に、自分の業務を「棚卸し」します。
- どのような業務をしているか
- どのくらい時間がかかっているか
- 無駄や改善できる作業はどこか
客観的に現状を把握することで、効率化の余地が見えてきます。
改善策をすべて一度にやろうとすると挫折しやすいです。
- 難易度
- 効果の大きさ
- 必要な人数や工数
これらを基準に優先順位をつけ、実行するスケジュールと振り返りのタイミングを決めましょう。
効率化で最も効果が大きいのは「やめること」を決めることです。
- 目的のない会議
- 成果につながらない報告
- 習慣的にやっているが意味のない作業
まず「やらない業務」を減らすことで、大きな時間を確保できます。
必要な業務については、短時間で終わらせる工夫を取り入れます。
- ツールを導入する
…タスク管理、自動化、テンプレート化など - 手順を見直す
…まとめて処理、並行作業 - 環境を整える
…集中できる時間や場所を選ぶ
小さな改善でも積み重ねることで、確実に時間短縮につながります。
最後に「やって終わり」ではなく、必ず検証します。
- 実際にどれだけ時間を削減できたか
- 想定外の悪影響が出ていないか
- 継続できそうか
振り返って改善を繰り返すことで、効率化の効果は安定し、さらに高まっていきます。
これらの6つのステップを繰り返すことで、基本的な業務効率化を無理なく実践できます。
まずは「やらない業務をひとつ決める」など、取り組みやすいステップから始めてみましょう。
よくある質問
- Q業務の定型化とはどういう意味ですか？
- A
業務の定型化とは、作業手順をテンプレート化して、次に同じ業務を行うときに迷わず進められるようにすることです。これにより「手順を考える時間」が減り、作業品質も安定します。
- Q業務を効率化するにはどうしたらいいですか？
- A
まずは「無駄な業務をやめる」ことが第一歩です。その上で、作業時間を短縮できる方法やツールを取り入れると効率化が進みます。
- Q業務改善の3要素は？
- A
「品質向上」「コスト削減」「時間短縮」の3つです。この3つを意識して改善することで、効率化の効果が最大化します。
仕事準備の定型化で働きやすい環境づくり！
このページでは、仕事準備を定型化するメリット・方法・事例について解説しました。改めてポイントを整理すると以下のとおりです。
- 仕事準備を定型化すると、時間削減と高品質な仕事時間につながる
- タスク管理・スケジュール管理・期限管理・時間管理・メモ管理・案件管理を組み合わせることで、業務全体を俯瞰できる
- 自分に合った準備内容を仕組み化できる
- 毎日の準備を仕組み化することで、残業削減・成果向上・副業やスキルアップの時間確保に直結する
👉今日からできる第一歩として、仕事準備を1つだけ5分でテンプレート化してみましょう（さらに詳しい手順は関連記事で紹介予定です）。
もし「そもそも仕事準備に時間をかけていない」場合は、まず自分がどの業務にどれだけの時間を使っているか記録することから始めましょう。時間記録をタスク管理に組み込むと、記録のためだけに追加の作業時間を確保する必要がなく、一石二鳥です。
業務効率化は、誰でも取り組める小さな改善から始められます。取り組めば成果が目に見えて実感でき、本業の成果だけでなく、スキルアップや副業にも相乗効果を期待できます。
業務効率化で時間の余裕をつくり、暮らしの選択肢を広げましょう！
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