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このような悩みを解決します。
皆さんは業務にどれだけの時間を費やしているか把握していますか？「大体わかっている」という方は、実際の時間を計って想定と比べたことはありますか？
時間の有効活用は大切と理解していても、業務に費やす実際の時間を把握していない方がほとんどです。たいていは、頭で思っている時間と実際に費やす時間が大きく異なります。
実際に私も営業職としてNotionでタスク・時間管理を行っていますが、作業時間を記録するまでは事務作業に費やす時間の割合が最も多いと思っていました。実際に記録を取ると移動時間が業務時間の大半を占めることがわかり、効率化の施策が変わりました。
そこでこのページでは私の実経験もふまえて、Notionでタスク・時間を管理する方法について、作業効率をあげるアイデアまで解説します。
このページを読むとNotionで業務の見積時間・実際の時間・その差がどれだけあるかを振り返り、仕事の計画に活用できます。思い込みと現実の作業の時間差を可視化し、効率化すべき業務を見つけましょう。
Notionの時間管理は以下の4ステップで行います。
- タスク管理データベースにタスクを作成する
- タスクの見積時間を入力する
- 作業時間を記録/計測する
- 業務時間を確認/振り返る
詳しく解説します。
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≫実務に活かせる！業務効率化のアイデア集
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≫Notionのおすすめタスク管理テンプレート
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- 営業成績
仕事で時間管理を行う理由
仕事で時間を管理すると、1日に取り組める現実的な業務量がわかり、実現可能な計画を立てることができます。自身のパフォーマンスを最大化して仕事の成果をあげ、モチベーションの向上にも繋がり、一石二鳥です。
特に、作業ごとに締め切りを設けて作業効率があがる・働き方を振り返り効率化すべき業務を客観的に把握でき、仕事の成果と業務効率化を両立できます。
仕事で時間管理を行う理由は以下の6つです。
- 作業効率があがる
…事前に設定した「見積時間」に終わらせる意識をもち作業に取り掛かることができ、時間を設定しないときと比べて集中力が高まり、短時間で作業を終えられます。 - 予定のバッティングを防げる
…予定にかかる時間を管理・把握しておくと、他の予定とダブルブッキングしてしまうことで他人に迷惑をかける可能性を減らせます。得意先や社内メンバーからの信頼も保持できます。 - 作業にかかった実際の時間を把握できる
…実際の作業にかかった時間を客観的に可視化でき、想定以上に時間をかけている・または思ったほど時間がかかっていない作業がわかり、効率化するポイントを見定められます。時間を見積もる精度も向上します。 - 業務効率化で削減できた時間がわかる
…各業務の見積時間に対して、実際に終えた時間の差を可視化できます。業務効率化に取り組む際に効果測定ができ、費用対効果も算出可能です。 - モチベーションがあがる
…あらかじめ取り組む時間を見積もり1日の作業予定を立てることで、安心して業務に取り組めます。見積もった時間通りに作業を終えられると満足感も得られ、モチベーションを保つこともできます。 - タスクに時間情報を紐づけられ、手間がかからない
…タスク管理に時間情報を追加するため、時間管理のためだけに管理作業を行う手間が削減でき、一石二鳥です。
このように、仕事で時間を管理すると「組織には成果の創出・他人には信頼の保持・自身にはモチベーションの維持」のメリットがあり、ビジネスパーソンは誰しもが取り組むべき作業です。
Notionではタスク管理に時間管理を組み込むことができ、時間管理のためだけに管理作業を行う手間が削減できて一石二鳥です。実際に私もこのためにNotionを選んだと言っても過言ではありません。
Notion（ノーション）でタスク・時間管理を行う方法
Notionは仕事に役立つクラウド型の万能ツールで、機能の組み合わせによりあらゆる用途に使えます。例えば、タスク管理データベースの各タスクに「時間」を追加すると、タスクと時間を同時に管理でき、一石二鳥です。
Notionでタスク管理と時間管理を行う方法は以下4ステップです。
詳しく解説します。
タスク管理データベースにタスクを作成する
まずタスク・時間を同時に管理できる、大元となるデータベースを作成します。詳しくはNotionでタスク管理する方法のページで解説しています。ここでは簡単に手順を解説します。
- タスク管理データベースを作成
- 該当のページ内に作成
…「ブロックの作成」で「データベース：フルページ」を選択
…データベースブロックの作成は「インライン」でも良いですが、初心者の方はわかりやすい「フルページ」がおすすめです。 - ワークスペース内に直接作成
…サイドバー「＋」から「データベース」を選択
- 該当のページ内に作成
- おすすめの「タスク管理ツール」を選択
…「AIで構築」から用途・選択肢を柔軟に作成することも可能- 機能（プロパティ）を選択
…優先度・タスクの種類・工数レベル・説明・更新日・期限超過・ファイルの添付・要約（AI/有料）など - 表示方法（ビュー）を選択
…すべてのタスク・ステータス別・マイタスク・チェックリストなど
- 機能（プロパティ）を選択
- タスクを作成する
…データベース右上「新規」からタスク名を入力します。
「AIで構築」の場合は、例えば
『営業職のタスク管理で「時間管理」も併用できるデータベースを作成して。「開始日時」と「終了日時」の差から「実時間」を計算できるプロパティ、手入力する「見積時間」と「実時間」の差から「想定差時間」のプロパティも入れてください。タスクカテゴリごとに月間タスクの傾向を可視化する「チャート（グラフ）」も表示方法に入れてください。』
と入力すると、機能/表示方法を選択のステップで用途に応じた選択肢が表示されます（AI機能ですが無料プランでも制限なく利用可能）。その時により出力結果が異なります。
タスクの見積時間を入力する
各タスクにかかる時間を想定して入力します。業務にかかる時間を事前に考え、作業時間をコントロールするきっかけになります。
見積時間の入力は以下の手順で行います。
- タスクデータベースに見積時間のプロパティを作成
…「数値プロパティ」で作成すると、合計・差などの計算が可能です。 - 見積時間を入力
…各タスクにかかる想定の時間を入力します。
例えば「分単位・時間単位」など、自身の管理しやすい単位で入力しましょう。 - タスクテンプレートに見積時間を入力（任意）
…定型業務には「データベーステンプレート」に「見積時間」を入力します。同じタスクを作成するたびに見積時間の入力が不要になります。 - ボタンで見積時間を加算（任意）
…「ボタンプロパティ」にクリックするたびに「見積時間」の数値を該当数分加算して、入力作業を簡素化できます。
例えば時間単位で管理する場合、見積時間に「0.25」ずつ加算します。
このようにタスクの見積時間を入力し、作業にかかる想定の時間を可視化します。
「タスクテンプレートに見積時間を入力する」のは、1か月間などの時間管理を終えて、類似タスクの「見積時間」が固定化されてからが良いですね。
作業時間を記録/計測する
各タスクに、かかった実際の作業時間を記録します。
作業時間の記録は以下の手順で行います。ボタンのクリックだけで操作でき、実務に使える方法を紹介します。
- タスクの開始・終了日時プロパティを作成
…「日時プロパティ」で作成し、事項の「時間入力・計算」に活用します。「日付の形式」は相対・「時刻の形式」は24時間に設定すると、情報力が少なく一目で判断しやすくておすすめです。 - ボタンで開始・終了日時を入力
…「ボタンプロパティ」を作成し、1クリックで作業の開始・終了時間を入力します。「オートメーションを編集する」で「＋新規アクション」に「開始/終了日時」へ「トリガーされた時間」を選択します。 - 作業時間を自動計算する
…「数式プロパティ」で「開始日時・終了日時」の差を自動的に表示します。例えば作業時間（分）の場合は「数式の編集」で「dateBetween(dateEnd(終了日時), dateStart(開始日時), “minutes”)」と入力します。 - 他のツールと連携して計測する（任意）
…例えばHarvest・ClockifyなどのツールとNotionを連携し、作業ごとにかかった時間を計測して記録することも可能です。
これらの手順でタスクの作業時間を記録します。
業務時間を確認/振り返る
記録した作業の時間をもとに、仕事の傾向を振り返ります。業務の傾向を簡単に把握でき、改善点を見つけやすいです。
振り返りは以下の手順で行います。
- 今日の仕事にかかる見積時間を確認
…今日1日のタスク見積時間の合計が業務時間内に終わるかどうかを把握します。
例えば「テーブル/ボードビュー」の「グループ」で「開始日時」を選択し、「見積時間」の「計算」から「合計」を表示します。 - 作業時間と見積時間の差を認識
…「数式」プロパティで「削減時間」（作業時間と見積時間の差）を自動的に表示し、想定以上に時間を費やした/早く終わった作業を知り、次の計画に活かします。
数式プロパティの「数式の編集」で「prop(“見積時間”)-(prop(“実時間”)」と入力します。 - タスクカテゴリごとの作業時間を把握
…業務の種類ごとにかかる時間の傾向を知り、改善点を見つけます。
例えば「チャート」（2つ以上の作成は有料）ビューの「チャートの種類」に「ドーナツ」・「データ」に「タスクカテゴリ」・「表示する値」に「作業時間」を設定します。
このように記録した業務時間を可視化し、仕事の傾向を把握します。どの業務を改善できるかを客観的に判断しやすくなります。
ピーター・F・ドラッカー著『経営者の条件』に、マネジメント（管理）は「時間から始める」とあり、まずは仕事にかける時間を把握することが重要です。
Notionの時間管理テンプレート
Notionのタスク管理で時間を記録できるテンプレートを紹介します。
Notionテンプレートを使うと「慣れるまで難しい」というNotion最大のデメリットを回避でき、すぐに使い始められるため、特に初心者におすすめです。
| テンプレート名 | 見積時間を入力 | 作業時間を記録 | ビューで振り返り |
|---|---|---|---|
| タスク時間計測 | ー | ◎ | ー |
| ボタンを利用した GTD ベース | ー | ◎ | ー |
| タイムボクシングを用いたタスク管理 | ◎ ”想定時間” | ◎ | ◎ |
それぞれのテンプレートについて、画像つきで解説します。
タスク時間計測｜TEMP
「タスク時間計測」はTEMP社により公開されているNotionテンプレートで、タスクの作業時間を記録できます。
タスク実施から完了までほぼ手入力なしで行える点が特徴です。使い方は以下のとおりです。
- タスクを作成する
- タスクのステータスを「進行中」に変更する
…各タスクページから選択、または各タスクを右クリックして選択する必要があります。 - ボタン「進行中のタスクを開始する」をクリックする
…自動的に開始日時が入力されます。データベース上には表示されていませんが、各タスクページに移動すると開始日時が記録されていることを確認できます。 - ボタン「進行中のタスクを終了する」をクリックする
…自動的に終了日時・実施時間が入力されます。
ボタンを利用した GTD ベースタスクテンプレート
「ボタンを利用した GTD ベースタスクテンプレート」はhkob-astro-notion-blogにより公開されているテンプレートで、日をまたいだタスクをクリックで運用できます。
見積時間は入力できませんが、タスクの実施から完了でかかった時間を簡単に可視化できます。使い方は以下の通りです。
- タスクを作成する
…今やるタスクは「次のアクション」の「割り込みタスク作成」、今後やるタスクは「いつかやる」の「準備タスク追加」で作成します。 - 今日やるタスクを選ぶ
…「昨日以前のやり残しタスク」の「次のアクションに戻す」をクリックして全てのタスクを移動・「いつかやるタスク」から該当のタスクを選択して「次のアクションに移動」します。 - タスクを開始する
…「次のアクション」の該当のタスクを選び「タスク開始・終了」ボタンをクリックします。 - タスクを終了する
…「次のアクション」の「タスク開始・終了」をクリックしてタスクを完了すると、作業時間・開始時間・終了時間が記録されます。
タイムボクシングを用いたタスク管理｜Notion公式
「タイムボクシングを用いたタスク管理」はKeiJP氏がNotion公式サイト上で提供するテンプレートで、1日の時間帯に分けてタスク・時間を管理できます。
タスクの想定時間・作業時間を記録し、時間割合も自動で表示でき、作業の状況を可視化できます。使い方は以下の通りです。
- タスクを作成する
…データベース内にタスクを作成します。 - タスクの想定時間を入力する
…データベース内の「想定時間」プロパティに入力します。「作業時間」が分単位で作成されているため、想定時間も「分単位」で入力しましょう。 - タスクを開始する
…各タスクページを開き「タスク開始」ボタンをクリックすると、開始時間が入力されます。 - タスクを終了する
…各タスクページの「タスク終了」ボタンをクリックすると、収量時間が入力され、同時に「作業時間」「時間割合」も入力されます。 - 時間を振り返る
…想定時間・作業時間・その差と割合を確認し、タスクごとの時間を振り返ります。
外部ツールと連携して時間を記録・管理する方法
Notionは他のツールと連携・埋め込み表示でき、外部ツールを併用して時間を記録できます。
Notionと連携できるツールを紹介します。
- Clockifyと連携する
≫Notion × Clockifyで時間管理｜rie氏 - Google Apps Scriptと連携する
≫Notionでためた行動ログを分析して、一日の時間の使い方を可視化する｜Tsuburaya氏 - Chart Baseでグラフ化する
…Notionのデータをタスク種別ごとにグラフ化
これらの外部ツールとNotionを連携し、時間を記録することができます。
Notion以外で時間を管理できるタスク管理ツール
Notion以外に時間を管理できるタスク管理ツールを紹介します。海外発のツールがほとんどですが、機能・料金プランを考慮して最適なツールを選びましょう。
実際に各タスク管理ツールを操作し、機能を確認したうえで紹介します。
| ツール ＼ 機能 | 合計点数 （満点27） | 開始日時を記録 | 終了日時を記録 | 見積時間を設定 | 作業予定時間の 合計を自動計算 | 実績時間を設定 | 作業実績時間の 合計を自動計算 | タスク時間を計測 | 作業時間の レポート・統計 集計 | 作業時間の レポート・統計 グラフ化 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Notion | 27 | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ 実績時間と 関数を併用 | ◎ | ◎ 2つ以上は有料 |
| Monday | 25 | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ○ 有料｜プロ～ 月3,200円/人～ | ◎ | ○ 有料｜プロ 月3,200円/人～ |
| TickTick | 20 | ○ 有料プレミアム 月3$/人～ | ○ 有料プレミアム 月3$/人～ | ◎ “推定期間” | ー | ◎ “ポモドーロ” | ◎ “ポモドーロ” | △ “ポモドーロ” 5分以上のタスクのみ | ◎ “ポモドーロ”の”統計” | ◎ “ポモドーロ”の”統計” |
| Jira | 18 | ◎ | ◎ | ◎ | ー | ◎ | ー | ー | ◎ | ◎ |
| Asana | 18 | ○ 有料Starter以上 月1,200円/人～ | ○ 有料Starter以上 月1,200円/人～ | ○ 有料Starter以上 月1,200円/人～ | ○ 有料Starter以上 月1,200円/人～ | ○ 有料Starter以上 月1,200円/人～ | ○ 有料Starter以上 月1,200円/人～ | ○ “タイムトラッキング” 有料Advanced以上 月2,700円/人～ | ○ 有料Starter以上 月1,200円/人～ | ○ “チャート” 有料Starter以上 月1,200円/人～ |
| Bitrix24 | 15 | ◎ | ◎ “完了” | ◎ “所要時間” | ー | ◎ | ー | ◎ “所要時間” | ー | ー |
| Wrike | 16 | △ “開始日”のみ 時間は不可 | △ “完了日”のみ 時間は不可 | ○ “カスタムフィールド” 有料Business以上 月24.8$/人～ | ○ “分析ビュー” “予定時間” 有料Business以上 月24.8$/人～ | ○ “予定時間” 有料Business以上 月24.8$/人～ | ○ “分析ビュー” “実績時間” 有料Business以上 月24.8$/人～ | ○ “エントリー” Business以上 月24.8$/人～ | ○ “分析ビュー” 有料Team以上 月9.8$/人～ | ○ “分析ビュー” 有料Team以上 月9.8$/人～ |
| Taskworld | 12 | ◎ “開始日” | ◎ | ー | ー | ○ 有料ビジネス以上 月1,650円/人～ | ○ 有料ビジネス以上 月1,650円/人～ | ○ 有料ビジネス以上 月1,650円/人～ | ー | ー |
| Nozbe | 12 | ー | ー | ○ 有料Premium以上 月1,180円/人～ | ○ 有料Premium以上 月1,180円/人～ | ○ 有料Premium以上 月1,180円/人～ | ○ 有料Premium以上 月1,180円/人～ | ー 要外部ツール連携 | ○ 有料Premium以上 月1,180円/人～ | ○ 有料Premium以上 月1,180円/人～ |
| Jooto | 11 | ◎ | ー | ○ “予定” 有料ビジネス以上 月980円/人～ | ○ “予定” タスクリストごと 有料ビジネス以上 月980円/人～ | ○ “実績” 有料ビジネス以上 月980円/人～ | ○ “実績” タスクリストごと 有料ビジネス以上 月980円/人～ | ー 要外部連携 | ー | ー |
| Backlog | 9 | ○ ※日付のみ 有料スタンダード以上 月16,720円/スペース～ | ー | ○ 有料プレミアム以上 月28,215円/スペース～ | ー | ○ 有料プレミアム以上 月28,215円/スペース～ | ー | ー | ー | ◎ |
| Nozbe Personal | 6 | ー | ー | ◎ | ◎ | ー “所要時間”と併用 | ー “所要時間”と併用 | ー 外部ツール連携 | ー | ー |
| マンモスプロジェクト | 7 | △ 15分単位 | △ 15分単位 | ー “作業時間”で代用可 | ー | ◎ “作業時間” | ー | ー | ー | ー |
| Todoist | 2 | ー | ー | ー | ー | ◯ ”所要時間” 有料｜プロ 月492円/人 “リマインダー” | ー | ー 要外部ツール連携 | ー 要外部ツール連携 | ー 要外部ツール連携 |
これらのタスク管理ツールで時間も管理できます。
Notionが無料で最も高機能に時間を管理できますね。
Notionのメリットとデメリット
Notionは仕事全般に役立つ反面、高機能すぎて難しいデメリットもあります。うまく使いこなせると業務効率化と仕事の成果の両面に効果的なため、デメリットの弊害を受けないよう気を付けて活用しましょう。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 無料プランでも機能が豊富 …AIやオートメーションで自動化・ 2つ以上のチャートなどを使わない限り 無料プランで臨機応変な時間管理が可能 | 高機能すぎて使いづらい …仕組みづくりの考え方や 数式プロパティで時間を表示するなど とにかく機能が多くて難しい |
| 必要な情報をどこでも見れる …モバイル版アプリで時間の記録・ その記録をデスクトップ版アプリで 確認/編集という使い方ができる | 慣れると時間を取られる …使い慣れるとさらに自分の 使いやすいようページ構築を行いたく 時間が必要以上にかかる |
| 業務改善に役立つ …実際の業務時間を把握し どの作業を改良すべきか見つけやすい | 動作が重いことがある …高度な機能を詰め込むページほど動作が重く 使いづらさにもつながる。 モバイル版アプリだとさらに顕著 |
これらのメリット・デメリットがあり、Notionを使う際に注意しましょう。
実際に私も自分に最適なタスク管理を柔軟に実現できる点が魅力でNotionを始めました。ページ構築に必要以上の時間を費やした時期もあり、時間を区切るなど対策を取り入れて活用しています。
よくある質問
Notionの時間管理についてよくある質問に応えます。
Notionのタイムラインの時間単位は？
Notionのタイムラインの時間単位は、8種類（時間・日・週・隔週・月・四半期・年・5年）から選べます。
Notionとはどんなアプリですか？
Notionは仕事に役立つクラウド型の万能ツールです。タスク管理・メモ・Wikiをはじめ、機能の組み合わせによりあらゆる用途に使え、他のツールと連携することで使うツールを集約できます。
Notionは台数制限がありますか？
Notionには台数制限がありません。同じアカウントをパソコン・モバイル・タブレットなど複数のデバイスで同時にアクセスでき、見たいときに見たいデバイスで使うことができます。
Notionで働きやすい環境づくり！
このページではNotionでタスク/時間を管理する方法を解説しました。改めて時間管理の方法をおさらいします。
- タスク管理データベースにタスクを作成する
- タスクの見積時間を入力する
- 作業時間を記録/計測する
- 業務時間を確認/振り返る
これらの手順で日々の業務時間を記録し「現状の把握・改善すべき業務の選定・効率化の効果測定・モチベーションの向上」につなげましょう。
もしページの構築が難しければ、Notionテンプレートを活用するとすぐに使い始められ、慣れてから改良できて効果的です。
実際に私もNotionテンプレートのタスク管理から始め、実務に使いつつ時間の記録と振り返りなどの用途に広げました。私は「モチベーションの向上」が最も効果的に感じ、習慣として続けています。
Notionのタスク管理で時間を記録して、さらに働きやすい環境を作りましょう！
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