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こんな悩みを解決します。
皆さんは仕事で各作業にどれだけの時間を費やしているか把握していますか？「大体わかっている」という方は、実際の時間を計測したことがありますか？
時間は重要な資源と理解していても「実際の時間の使い方を把握していない」そして「頭で思っている時間と実際の時間が異なる」ことがほとんどです。
私も実際に10年以上タスク管理を実践してきた現役営業職で、計画的に業務効率化するためにNotionのタスク管理に作業時間の記録を取り始めて１年以上になります。
そこでこのページでは私の実経験をふまえて、Notionのタスク管理で時間を記録する方法を3つ紹介します。「作業ごとの時間記録」だけでなく、「見積」と「実績」の差を可視化でき、現状把握に役立ちます。
このページの時間記録を実践すると「作業ごとの時間を記録できる」だけでなく、「見積」と「実績」の差を客観視できる・業務効率化で削減した時間を可視化できる、など時間をうまく使うための現状把握に役立ちます。
先に概要をお伝えすると、Notionのタスク管理で時間を記録する方法は以下3つです。
- 手作業で入力
- 1クリックで記録
- 数式プロパティで計算
…作業ごとに「見積時間」と「実際の時間」の差を知る
前提としてNotionタスク管理ページ（データベース）を作り終えている必要がある点にご注意ください。
詳しく紹介します。
- 中小メーカーの営業職｜既存顧客100社500名以上、新規営業も行う
- タスク管理歴10年｜手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗
- 2023年の営業成績｜前年対比131.9%・目標対比118.3%
Notionのタスク管理で時間を記録する方法
Notionのタスク管理で時間を記録する方法は以下３つに分かれます。
詳しくご紹介します。
手作業で入力
現状把握では、現在の各業務に費やす時間を記録します。
手作業で入力すると手間がかかり非効率ですが、操作間違いが起こりづらいメリットがあり、初心者におすすめです。
操作の手順は以下３ステップです。
- タスク開始時に「開始日時」を入力
- タスク終了時に「終了日時」を入力
- 「作業時間」が自動入力される
タスク開始時に「開始日時」をクリックして「時間を含む」をオン、日時を入力します。
上記同様、タスク終了時に「終了日時」をクリックして「時間を含む」をオン、終了日時を入力します。
「作業時間」が自動入力されます。
以上３ステップで時間を記録できます。
1クリックで記録
作業時間を１クリックの簡単操作で記録できます。
誤操作やエラー時には設定を変える複雑さがありますが、作業効率があがりおすすめです。
操作の手順は以下３ステップです。
- タスク開始時に「開始」ボタンをクリック
- タスク終了時に「終了」ボタンをクリック
- 「作業時間」が自動入力される
タスク開始時に「開始」ボタンをクリックします。開始日時が今の日時で入力されます。
タスク終了時に「終了」ボタンをクリックします。終了日時が今の日時で入力されます。
「作業時間」が自動入力されます。
以上３ステップで時間を記録できます。
数式プロパティで計算
効果測定では、業務効率化で実際どれだけの時間を削減できたかをタスクごとに可視化します。
業務効率化に取り組むのは簡単ですが、効果測定しないと成果を把握しづらくモチベーションが維持できないからです。
操作の手順は以下４ステップです。
- タスク実行前に「見積時間」を入力
- タスク開始時に「開始」ボタンをクリック
- タスク終了時に「終了」ボタンをクリック
- 「作業時間」「削減時間」が自動入力される
タスク実行前に「見積時間」を入力します。
タスクテンプレートを使うと、タスク種類ごとの見積時間を自動入力することもできます。
タスク開始時に「開始」ボタンをクリックします。開始日時が入力されます。
タスク終了時に「終了」ボタンをクリックします。終了日時が入力されます。
「作業時間」「削減時間」が自動入力されます。
以上５ステップで削減できた時間を可視化できます。
これら３つの方法で時間を記録できます。
時間を記録するページの作り方
Notionタスク管理で時間を記録できるページの作り方をご紹介します。
Notionは難しいと言われますが、テンプレートを活用または下記内容を参考にすれば誰でも簡単に作れます。
３つのページそれぞれの作り方を順にご紹介します。
ページの作り方｜手作業で入力
手作業で時間入力するタイプの時間記録（現状把握）のページは、以下４ステップで作れます。
- 軸となるデータベースを作成
≫参照：タスク管理ページ中級レベルの作り方｜よき改善 - 日付プロパティを追加、名称を「開始時間」と入力
…ここに開始時間を入力します - 日付プロパティを追加、名称を「終了時間」と入力
…ここに終了時間を入力します - 数式プロパティを追加、名称を「作業時間」と入力し以下コードを入力
- 時間で表示
dateBetween(prop("終了時間"),prop("開始時間"),"minutes")/60
- 分で表示
dateBetween(prop("終了時間"),prop("開始時間"),"minutes")
- 時間で表示
まずは軸となるデータベースを作成しておきます。分かりやすく「テーブル」レイアウトを使います。
…参照：タスク管理方法の中級レベル
日付プロパティを追加します。
名称を「開始日時」と入力します。
上記手順と同様に、日付プロパティを追加して名称を「終了日時」と設定します。
数式プロパティを追加します。
名称を「作業時間」と入力し以下コードを入力します。
- 「時間」で表示する場合
dateBetween(prop("終了日時"),prop("開始日時"),"minutes")/60
- 「分」で表示する場合
dateBetween(prop("終了日時"),prop("開始日時"),"minutes")
以上の手順で作れます。
ページの作り方｜1クリックで記録
「ボタン」を使った１クリックで時間を記録できるページは、以下６ステップで作れます。
ページを作る手間がかかり慣れていないと難しいですが、実務の作業効率があがるのでおすすめです。
- 軸となるデータベースを作成
≫参照：タスク管理ページ中級レベルの作り方｜よき改善 - 日付プロパティを追加、名称を「開始時間」と入力
…ここに開始時間を入力します - 日付プロパティを追加、名称を「終了時間」と入力
…ここに終了時間を入力します - 数式プロパティを追加、名称を「作業時間」と入力し以下コードを入力
- 時間で表示
dateBetween(prop("終了時間"),prop("開始時間"),"minutes")/60
- 分で表示
dateBetween(prop("終了時間"),prop("開始時間"),"minutes")
- 時間で表示
- 「ボタン」プロパティを追加、名称を「開始」と入力
- 実行の「アクションを追加」から「開始」を「今」に設定
- 「ボタン」プロパティを追加、名称を「終了」と入力
- 実行の「アクションを追加」から「終了」を「今」に設定
※ステップ４までは ページの作り方｜現状把握（手入力） と同じ作業です。
「ボタン」プロパティを追加します。
名称を「開始」と入力し、実行右端「＋」の「ページを編集」「このページ」「開始日時」を「今」に設定
上記同様に、名称を「終了」と入力し、実行右端「＋」の「ページを編集」「このページ」「終了日時」を「今」に設定
以上の手順で作れます。
ページの作り方｜数式プロパティで計算
業務効率化で削減した時間を記録するページは、以下手順で作れます。
他の時間記録より複雑ですが、業務効率化に取り組んだ成果を可視化できてモチベーションが維持できるので、業務効率化に継続的に取り組みたい場合におすすめです。
詳細は以下の通りです。
- 軸となるデータベースを作成
≫参照：タスク管理ページ中級レベルの作り方｜よき改善 - 日付プロパティを追加、名称を「開始時間」と入力
…ここに開始時間を入力します - 日付プロパティを追加、名称を「終了時間」と入力
…ここに終了時間を入力します - 数式プロパティを追加、名称を「作業時間」と入力し以下コードを入力
- 時間で表示
dateBetween(prop("終了時間"),prop("開始時間"),"minutes")/60
- 分で表示
dateBetween(prop("終了時間"),prop("開始時間"),"minutes")
- 時間で表示
- 「ボタン」プロパティを追加、名称を「開始」と入力
- 実行の「アクションを追加」から「開始」を「今」に設定
- 「ボタン」プロパティを追加、名称を「終了」と入力
- 実行の「アクションを追加」から「終了」を「今」に設定
- 数値プロパティを追加、名称を「見積時間」と入力し、タスク実施時に手動で入力
…タスクテンプレートで自動入力も可能です - 数式プロパティを追加、名称を「削減時間」と入力し、以下コードを入力
prop("作業時間")-prop("見積時間")
※ステップ６までは 現状把握｜ボタンで１クリック と同じ作業です。
数値プロパティを追加します。
「見積時間」と入力し、タスク実施時に手動で入力します。
…タスクテンプレートで自動入力させることも可能です
数式プロパティを追加します。
「削減時間」と入力し、「数式」に以下コードを入力します。
prop("作業時間")-prop("見積時間")
以上の手順で業務効率化で削減した時間を記録して、効果を測定できます。
これらの手順で時間記録のタスク管理データベースを作れます。
外部ツールと連携して時間を記録する方法
Notionは「他のツールを埋め込んで表示できる」機能があり、外部ツールを併用することで時間を記録できます。
- Clockifyと連携する
≫参照：Notion × Clockifyで時間管理｜rie氏 - Google Apps Scriptと連携する
≫参照：Notionでためた行動ログを分析して、一日の時間の使い方を可視化する｜Tsuburaya氏 - Chart Baseでグラフ化する
…Notionのデータをタスク種別ごとにグラフ化
以上の外部ツールを連携し、Notionで時間を記録して見やすいページを作れます。
Notion単体ではグラフ化できないので、視覚的に見やすいツールは便利ですね。
時間記録におすすめのテンプレート
Notionタスク管理で時間を記録できるおすすめテンプレートをご紹介します。
テンプレートを使うと導入時の難しさがなく、導入コスト（時間）も削減できておすすめです。
- 現状把握（１クリック）｜作業時間を記録する
- 効果測定｜業務効率化で削減した時間を可視化する
以上がおすすめのテンプレートです。
時間の記録が必要な理由
タスク管理で時間を記録すると、さらに働きやすい環境を作れます。
詳細は以下４つの理由があります。
- 客観的に作業時間を可視化できる
…実際の作業時間を記録できる - 思っていた時間との違いを把握できる
…必要以上に時間をかけている作業がわかる - 業務効率化で削減できた時間がわかる
…効果測定ができ、費用対効果も算出できる - モチベーションがあがる
…作業時間を可視化できると自己有用感が高まり、業務のモチベーションがあがります
時間の記録は業務効率化を実践・効果測定するためには必須です。
Notionは、仕事に役立つ万能ツール
Notionは仕事全般に役立つクラウド型の万能ツールです。
実際に私もNotionをタスク管理・資料管理・メモ・情報集約など仕事全般に使っています。
例えばこんなことができます。
- あらゆる情報を一元管理
…タスク管理、商談中のメモ、日報、資料管理、情報管理など - デバイスの台数制限なし
…スマホとパソコン操作が即時同期され、保存忘れで内容が消えない - １人から無料で高機能に使える
…複数人じゃないと使えない仕様ではなく、１人から業務改善を頑張れる
Notionは営業職が個人で仕事をもっと頑張りたい！というときに１人でも始める、万能ツールです。
タスク管理とは、成果をあげる手段
タスク管理とは仕事で成果をあげ、業務を効率的に実施するための手段です。
なぜなら、タスク管理は仕事で本来やるべき作業ではないため、あくまで「手段」という位置づけになります。
その理由と特徴は以下の通りです。
- タスク管理にも時間がかかる
…本来すべき業務の時間をとられる - タスク管理は仕事で自然と必要になる
…タスク量が増えると抜け漏れのリスクが出てくる - 業務量が増えると使い勝手も重要
…膨大なタスクから今日・今何をやるべきか選びやすい環境が欲しい
タスク管理とは仕事で成果をあげるための「手段」で、本来は時間をさきたくない作業の１つですが、成果をあげるためには必要な要素です。
≫参照：タスク管理とは？
タスクとは、業務を言語化したもの
タスクとは仕事でやるべき作業を誰でも取り組めるようにわかりやすく言語化したものです。
一方で漠然とした内容のタスクは「プロジェクト」または「親タスク」に位置づけます。
例えば以下の通りです。
- 仕事の準備
…今日やる作業をリスト化（誰に何をどのくらいの時間で） - TEL
…AさんにB案件の進捗確認と指示を15分で電話する - 見積
…CさんにD商品を100円で見積作成とメール送信を15分で終える
タスクとは仕事を細分化してすぐ作業できるためのメモです。
Ｎotionのタスク管理方法４種類
あなたに合う方法を選ぶと、タスク管理を継続できて、仕事の成果をあげる環境をつくれます。
簡潔にご紹介します。
- 超初級レベル｜ブロックにリスト化
…超シンプルで簡単！ノートに書くようにリスト化できる - 初級レベル｜データベースの「リスト」レイアウト
…データベースの中で最もシンプル「リスト」レイアウトで紙に書くようにリスト化できる - 中級レベル｜データベースの活用
…欲しい機能を組み合わせて、業務の抜け漏れを減らしつつ効率化 - 上級レベル｜有料機能で効率化
…「オートメーション」「Notion AI」でタスク管理作業を極限まで自動化します
以上４つのレベルからあなたにあうタスク管理を選んで使えます。
Notionで働きやすい環境づくり！
Notionのタスク管理で時間を記録すると、実際の業務時間を客観的に把握できて、業務改善に役立ちます。
時間記録の方法をおさらいします。
- 現状を把握する（手入力・１クリック）
…現在のタスク時間を計測して記録する - 効果測定
…業務効率化で削減した時間を可視化する
日々の業務時間を記録すると「現状を可視化」して客観的な業務効率化の準備が整い、「効率化の効果測定」もできます。
日々の活動が目に見えてわかるので、モチベーションも維持できます。
現状を可視化できたら、どの業務の時間を効率化できそうか振り返り↗の時間も持つと良いです。
Notionのタスク管理で時間を記録して、働きやすい環境を作りましょう！
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