Notion（ノーション）登録時に確認しておきたい「プライバシーポリシー」の概要と５つのポイント

個人利用であればまだしも、仕事で使うとなるとさらに注意を払うべきです。個人にも会社にも不利益があっては、百害あって一利なしです。

Notion登録時の画面をよく見ると、小さく薄い文字で　”「利用規約」と「プライバシーポリシー」を読んで理解し、同意したことになります。”　と表記されており、内容の理解は必須です。

とはいえプライバシーポリシーは文章量が多く、読み飛ばしてしまう方も多いと思います。英文だけだとさらに億劫になります。

内容を理解していないままだと、注意・対策すべきポイントがわからず、リスクにさらされる危険性があります。個人や社内の機密情報の安全性を確保するためにも必ず内容を確認すべきです。

プライバシーポリシーには　どんな個人情報が・いつ・誰に・どんな目的で使われるか　が書かれています。特に大切なことは「ユーザーにできる対策」です。

プライバシーポリシーは英語で公開されています。当ページではその内容を日本語で紹介します。日本語訳にはDeepLを使い、一部わかりにくい点を理解しやすい表現に書き換えています。

※内容は公開日時点のNotionプライバシーポリシー（2023月10月6日）に基づいています。

※当サイトは、アフィリエイトプログラムに参加しています。記事内容は公平さを心がけています。

　

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Notionとは？仕事に役立つ万能アプリ

Notionの特徴は以下３点です。

参照：Notionのちょっと気になる21の基礎情報

クラウド上で動くため、パソコン・スマホ・タブレットなどあらゆるデバイスでほぼ時間差なく連携でき、外出先でも仕事が滞らずスムーズに進めれます。

便利な反面、web上で処理されるデータには情報漏洩などのリスクがつきものです。

そのため、有事の際に不利益をうまないためにも、Notionでの個人情報の取り組みとユーザーにできる対策を理解することが必要不可欠です。

Notionのセキュリティ対策とユーザーのやるべきことはこちらのページも参照ください。

　

プライバシーポリシーとは｜個人情報の取り扱いに関する方針

プライバシーポリシーとは、サービス提供者がユーザーに　どの個人情報を・何のために・どう使っているか　を説明するものです。日本広報協会では、以下の通り説明しています。

「プライバシーポリシー」とは、個人情報について、その収集や活用、管理、保護などに関する取り扱いの方針を明文化したもの　…中略…　個人情報を収集するサイトの場合は、プライバシーポリシーの制定と明記が必要

公益社団法人日本広報協会

Notion公式サイトでも、以下の通り説明しています。

Notionのプライバシーポリシーは

• ①Notionがお客様の個人情報をどのように収集・使用・開示するか
• ②特定の情報使用に反対する方法・特定の情報を変更する方法などの個人情報をどう使うかに関するお客様の選択肢を説明します。

『プライバシーポリシー』Notion

　

結論｜大切な５つのポイント

Notionのプライバシーポリシーで確認すべきポイントは以下の５つです。

この５点を理解することで、Notionを安全に使えます。各項目をクリックすると、ページ下部の詳細説明へ移動します。

一覧表で確認｜場面ごとに網羅的に解説

先ほどお伝えした５つのポイント「どんな情報が・いつ・誰に・どんな目的で使われるか・ユーザーにできる対策と権利」の内容は、使う場面に応じて異なります。

それらの内容を全てまとめた１つの表でご紹介します。それぞれ詳しい解説は次項でご紹介します。

※一覧表内の赤字部分は、プライバシーポリシーで直接的な説明はないものの、全文を通して読み取れる内容を、筆者が記入しています。

原文	いつ	どんな情報	誰に提供される	使用目的	ユーザーにできる対策と権利	備考
１条	アカウント作成・サービスの利用	氏名・メールアドレス・パスワード・お客様のチームまたは企業における役割・プロフィール写真	Notion	サービスの提供	提供する情報の選択
１条Ａ	サービス関連の問い合わせ	基本情報・問い合わせ内容・通信関連情報	Notion	サービスの提供	提供する情報の選択
１条Ａ	有料プランを購入する	支払情報（金融口座の詳細、配送情報など）	Notion・第三者の決済業者	有料プランの手続き	プランの選択
１条Ａ	ユーザーに連絡したアンケートへ回答する	連絡先・回答内容など	Notion	サービスの提供・マーケティング	アンケートへの回答可否を選択	Notionは支払情報を本サービスに直接保存せず、決済業者が保管・処理する
１条Ａ	懸賞やコンテストへ参加する	連絡先	Notion	懸賞やコンテストの情報提供・その他プロモーション・マーケティング・ビジネス	懸賞やコンテストへの参加可否を選択
１条Ａ	イベントへ参加してNotionを体験・興味を持つ	連絡先	Notion	プロモーション・ビジネスの目的	情報提供の可否を選択
１条Ａ	求人情報に応募する	応募時に提出した情報	Notion	入社資格を評価するため	提供する情報の選択
１条Ｂ	ウェブサイトまたはサービス利用	ネット上の個人情報	Notion	プロモーション・ビジネスの目的	異議を唱える	当社が収集する情報は、アカウントやその他のデバイスと関連付けられることがあります。
１条Ｂ	Notionのサービス利用	ネット上の個人情報	Notion・Notion上でコンテンツ、広告などの機能を提供する事業者	プロモーション・ビジネスの目的	異議を唱える	ウェブサイトまたはサービスを通じて、クッキー・ピクセルタグ・ローカルストレージ・その他の技術を使い情報を自動的に情報収集することがある。 この技術（お客様のデバイス上の小さなデータファイル）によりNotion・第三者は特定の情報が記録可能になる（詳細はクッキーに関する通知を参照）
１条Ｂ	Notionのサービス利用	ネット上の個人情報など	第三者のサービス事業者	分析およびその他情報を収集・保存するため	異議を唱える	Notionは、第三者のサービス事業者を使いサイト・サービス分析・その他情報を収集し処理することがある。 これらの事業者は独自のプライバシーポリシーを有し、Notionはそのクッキー・その他技術の使用を管理できない。（詳細はクッキーに関する通知を参照）
１条Ｂ	サービスまたはウェブサイト利用	ネット上の個人情報など	第三者のサービス事業者	インターネットを閲覧する際に関連するコンテンツや広告を提供するため	クッキー設定でカスタマイズされた広告を受信しない選択	Notionはこれらの企業のプログラム参加可否を管理せず、継続利用の可能性や正確性の選択について責任を負わない
１条Ｃ	他のログインサービスでNotionにアクセスする	プライバシー設定を通じて利用可能にした個人情報	Notion	プロモーション・ビジネスの目的	プライバシー設定の変更	第三者のサービス・組織・その他情報源から個人情報を取得することがある
１条Ｃ	アカウント登録・組織のメールアドレスで参加	ネット上の個人情報など	Notion	お客様に対する企業間マーケティングおよび販売活動をより適切に行うため	異議を唱える	第三者のデータ連携事業者から情報を取得する場合があります
１条Ｃ	Notion内でGoogleコンタクト機能の使用を選択した	コンタクト（連絡先）情報	Notion	招待メールを送信する際に連絡先の自動補完を行うため	機能の選択	NotionはGoogle People APIを介してお客様のコンタクトを表示する機能を有する。 他の目的で使用することはない。
１条Ｃ	クーロンサービスを第三者のカレンダー事業者との統合を承認した	カレンダー事業者のユーザーID・承認トークン	第三者カレンダーサービス	クーロンサービスを使い、カレンダーデータの保存・表示・編集・イベント作成時の連絡先をオートコンプリートするため	機能の選択	当第三者カレンダーサービスは、本契約に定義されるとおり、非ノーションサービスである
１条Ｃ	クーロンサービスを第三者の会議事業者との統合を承認した	会議ミーティングの招待に関連する情報	会議プロバイダー	会議の予定をカレンダーイベントに追加・会議の招待に関連する情報をクーロンサービスによって閲覧・保存するため	機能の選択	当会議プロバイダーは、本契約で定義されるとおり、非ノーションサービスである
２条	ワークスペースに参加・他ユーザーと共同作業を行う	基本情報・ワークスペース情報	他のユーザーまたは組織	ワークスペースでのコラボレーションを促進するため	提供する情報の選択
２条	アカウント登録・組織のメールアドレスで参加	お客様およびワークスペースに関する情報	あなたの組織	組織のワークスペースを管理するため	アカウントを別のメールアドレスに変更
２条	Notionのサービス利用	あなたの情報	Notion	コンテンツや広告をカスタマイズして提供するため	Notionに連絡してマーケティング活動について質問・個人情報の使用を停止
２条	複数ブラウザ・デバイスでの使用	ブラウジング活動の追跡と照合	Notionの技術パートナー	プロモーション・ビジネスの目的	異議を唱える

詳しい解説を確認

どんな個人情報（１条・２条）

Notionを使うときに活用される個人情報です。必要不可欠なものや、任意で異議を唱えたり拒否できるものもあります。

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いつ｜個人情報が収集・使用されるタイミング（１条・２条）

個人情報が収集・使用されるタイミングは、大まかに分けると　必要不可欠（アカウント作成・サービス利用）・自発的要因（他ツールとの連携・問い合わせ・求人へ応募）・多発的要因（有事の際・M&A）です。

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誰に｜収集した個人情報を提供する先（１条・２条・３条）

収集した個人情報を誰が使用する（可能性がある）か、大まかに分けると　Notion・第三者の事業者・ユーザー　です。

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目的｜何のために個人情報を使うか（１条・２条・３条・７条）

個人情報を扱う目的を大まかに分けると　サービス全般・Notionの企業活動・法律遵守　です。

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ユーザーにできる対策と権利（５条・６条）

これまで紹介した個人情報の提供で、ユーザーができる対策は　選択・意見表明・設定・権利　です。特に「設定」では、個人情報を提供しない使用環境をつくれます。

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今すぐできる設定

個人情報が流出し悪用されないようリスク回避するためにも、自身で対策と設定を行うことは大切です。ここでは設定できる内容と方法をご紹介します。

　

その他に確認すべき内容

一般的な内容や一部ユーザーが対象となる内容をご紹介します。

対象外の個人情報

一部の情報は当プライバシーポリシーで説明する個人情報の対象外となります。主に　自身で公開する情報・個人に特定されない情報・他ツールの情報　です。原文を挙げてご紹介します。

Notionサービス上で投稿した自身の情報

Notionのページ上に投稿された情報は、プライバシーポリシーの対象外です。「利用規約」にのっとりワークスペースの契約者がセキュリティ設定と情報を管理します。

お客様はNotion上で自身の情報も投稿できます。これらの情報は本プライバシーポリシーではなくお客様と締結している契約によって管理されます。

『プライバシーポリシー２条』Notion

これらの情報の取り扱いに関する質問または自身の権利を行使したい場合は、契約者（データ管理者）に連絡ください。この場合は契約者がアカウント内のセキュリティ設定・アクセスコントロール・認証情報を決定し、情報を管理します。ただしNotionは契約に従ってお客様の不安を解消するサポートを提供します。

『プライバシーポリシー２条』Notion

個人に特定されない情報

Notionが収集した情報からお客様またはお客様の機器と結びつけることができなくなった情報を使用することがあります。この情報は、本プライバシーポリシーの対象ではなく、研究・分析・法的に許容される他の目的で使用および開示することがあります。（２条）

『プライバシーポリシー２条』Notion

相互機能（SNSなど）で「公開」する情報

当社は、相互機能（フォーラム・ブログ・チャット・メッセージサービス・ソーシャルメディアなど）を提供することがあります。Notion・他のユーザーは、これらの機能を通じて提示・利用可能にした情報を収集する場合があります。これらの機能でお客様が公開し提供するコンテンツは「公開」状態とみなされ、当プライバシー保護の対象ではありません。

『プライバシーポリシー１条』Notion

第三者のサイト・アプリとの併用

Notionは他のサイト・アプリと相互にリンクすることがあります。第三者のサービスはNotionが管理しておらず、プライバシーの取り扱いやコンテンツを保証・審査・承認せず、責任は負いません。各サイト・アプリのプライバシーポリシーを読むことを推奨します。

『プライバシーポリシー９条』Notion

　

他の目的で使うこともある

Notionは、開示または開示を同意された個人情報を、他の目的に使用することがあります。

『プライバシーポリシー２条』Notion

子どもから収集した情報は削除する

Notionは子ども対象のサービスではありません。親に同意が必要な年齢未満の子どもから情報収集した場合は、認識してできるだけ早くそれを削除する合理的な措置を講じます。

『プライバシーポリシー10条』Notion

居住地による追加情報｜欧州経済領域および英国・カリフォルニア

GDPR（欧州、英国）・米国カリフォルニア州（CCPA）地域の追加情報について書かれています。２地域に住む方以外は読み飛ばして問題ないです。

ただそれ以外の地域に住むかたも、その地域で定める個人情報保護法が適応される可能性があることは理解しておきましょう。

これらの国は、お客様がお住まいの法律とは異なるデータ保護法を有する場合があります。当社がこのような転送を行う場合、当社は、適用される法律の要件と一致するお客様の情報を保護するよう努めます。

『プライバシーポリシー４条』Notion

世界各国で個人情報保護に関する法律が制定されており、各地域の適用法も満たすよう「努める」と表記しています。

欧州経済領域・英国

お客様が欧州経済領域・英国に住むとき、Notionの個人情報の処理が適用法に違反していると考えられる場合、監督当局に苦情を申し立てる権利があります。

『プライバシーポリシー11条』Notion

カリフォルニア

米国カリフォルニア州に住むユーザーへは、「カリフォルニア州消費者プライバシー法（”CCPA”）」により、以下の追加情報の提供が義務付けられています。

• (1) 収集した（CCPAで定義された）「個人情報」の各項目での使用目的
• (2) 第三者に対する　(a) 業務上必要な範囲で行う個人情報の「開示」　(b) 「クロスコンテキスト行動ターゲティング広告」のための個人情報の共有　(c) 個人情報の「販売」　の項目

『プライバシーポリシー12条』Notion

CCPAによる言葉の定義

CCPAの下では「第三者のオンライン広告サービス」の利用が「販売」または「共有」とみなされる可能性があります。

常に最新プライバシーポリシーの理解・同意が必要

Notionは、独自の裁量により本プライバシーポリシーを随時改訂できます。重大な変更があった場合は、適用法で義務付けられている通りお客様に通知します。お客様は、新しいプライバシーポリシーの発効後にサービス利用を継続したとき、更新されたプライバシーポリシーを承諾したものとみなされることを理解・同意するものとします。

『プライバシーポリシー13条』Notion

　

付随して確認すべき規約

クッキーに関する通知

この通知は１条Ｂ（自動で収集される情報）の技術と収集・分析について、詳細を確認するページとして紹介されています。

主な内容は　クッキーの技術とは何か・目的・ユーザーにできること（権利）　です。

クッキーとは、ウェブサイト訪問時にデバイスへ作成されるファイルです。これを活用するとユーザーが要求する機能の提供や広告の配信ができます。

ユーザーはクッキーの受け入れ可否を選択でき、Notionウェブサイト下部またはツール内から設定できます。

ブラウザ自体でもクッキーの受け入れ可否を設定できますが、Notionの一部機能へのアクセスが制限される可能性があります。

この「クッキーに関する通知」は随時変更することがあり、公式サイトの同ページを確認することで確認できます。ページ最下部に最終更新日が記載されています。

さらに詳しい情報は　公式サイト「Notionクッキーテーブル」で確認・メールでNotionへ問い合わせ　できます。

　

サブプロセッサーのリスト

プライバシーポリシー２条（お客様の情報の使用方法）でサブプロセッサーの詳細を確認するページとして紹介されています。

主な内容は　ユーザーの個人情報を処理する事業者（Notion・関連会社・協力会社）・目的・事業者の所在地　です。

最新情報は、事前にメールで通知を受け取ることができます。その方法は、指定のメールアドレス宛に件名を「Subscribe to New Subprocessors」としてメールを送ると登録が完了します。

追加情報については「データ処理に関する補遺条項」で詳細を確認できます。

　

Notionが行うセキュリティ対策

Notionは以下の通り表明しています。どのサービスも同様に、100％安全とは言い切れないのが現実です。そのため、対策は重要視して実施されています。

セキュリティに関して100％安全はない

『プライバシーポリシー（８条）』Notion

皆様の貴重なデータをお預かりしていると認識し、セキュリティを重要視している

『セキュリティとプライバシー』Notionヘルプセンター

主な取り組みをご紹介します。

詳細は、Notionのセキュリティとユーザーにできる12の追加対策も参照ください。

　

過去の情報漏洩｜事実として確認できるものはない

Notionの過去の情報漏洩は、当ページ公開日時点で事実として確認できるものはありませんでした。

　

導入企業と事例

実際にNotionを導入している企業の一部をご紹介します。個人利用はもちろん、少人数規模の企業から世間に名が知れている大企業まで広く活用されています。

各企業名をクリックすると、Notion公式サイトで公開されている事例が開きます。

原文を確認できる場所

プライバシーポリシーをどこから確認できるか、ご紹介します。

Notion公式サイトの右下部分にある「利用規約とプライバシー」から確認できます。

クリックすると「Terms and Privacy」ぺージへ移ります。

「プライバシーポリシー」「その他対象の規約」から確認できす。

このページで紹介する「引用」のリンクからも移動できます。英文でのニュアンスを知りたいかたは、あわせて原文を確認しましょう。

　

最新情報｜2023年10月6日更新

Notionのプライバシーポリシーは2023年10月6日にアップデートされました。

更新点は以下１点です。

主な内容は

• EU（欧州連合）と米国間での個人情報のやり取りの枠組み（データプライバシーフレームワーク｜DPF）を米国商務省に証明された

ことです。

直接日本ユーザーには関係ないですが、7月10日に欧州委員会がDPFの十分さを認定（※）されたことからの取り組みで、さらに個人情報に関する取り扱いの対策が強化されています。

（※）参照：欧州委員会がEU・米国間のデータプライバシーフレームワークに対する十分性を認定｜法律事務所ZeLo

参照：EU-米国データプライバシーフレームワークとは｜ＳＯＭＰＯリスクマネジメント

　

まとめ

どんなサービスも100％安全と言い切れるサービスはないので、皆さん自身でプライバシーポリシーの内容を理解したうえで対策・設定をすることが大切です。

便利なツールには、個人情報が活用されていることを理解しておきましょう。情報の活用を恐れすぎていると、ツールも使いにくくなり業務の妨げとなるので、バランスが大切です。

Notionを活用して業務効率化につなげて、豊かな暮らしにしていきましょう！

　

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