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こんな悩みを解決します。
タスク管理は仕事で成果をあげるために必須ですが、そもそも「何をすることか」基本を理解できていないと、成果をあげる妨げになることもあります。
実際に私も手探りでタスク管理を始めて10年以上になりますが、１日のタスク管理に２時間かけていた時期もあり、もう少し早く基礎を学んでおくべきだったと後悔しています。
そこでこのページでは仕事を成果をあげたいビジネスパーソンに、タスク管理の基礎知識をご紹介します。先に概要をお伝えします。
- タスク管理とは
ビジネスで成果をあげるために道筋を立てること - タスク管理をやる理由は
個人でも生産性を向上させ、時間の無駄を最小限に抑え、ストレスを軽減させて業務に集中できるから - タスク管理は３つの手段は
「デジタル」「アナログ」「半デジ半アナ」から選ぶ
このページを読むとタスク管理の基本がわかり、仕事ですでにタスク管理を実践している方・これからタスク管理を本格的に始めたい方が、悩むことなく仕事にタスク管理を取り入れることができます。
ページ前半ではタスク管理とは何か・やる理由、後半では考え方・具体的なステップ・おすすめツールまでご紹介します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
タスク管理はビジネスで成果をあげる手段
タスク管理とは、ビジネスマンが抱える業務を効率的に成果をあげるために道筋を立てることです。仕事で成果をあげるためにはタスク管理が不可欠ですが、あくまで手段という点に注意が必要です。
なぜ「手段」かというと、タスク管理は本来仕事で時間を割くべきではない補助的な業務だからです。タスク管理は直接的に仕事の成果をもたらすものではありません。
「タスク管理」と「成果に直結する業務」の違いを、一例をまじえてご説明します。
| タスク管理 | 成果に直結する業務 | |
|---|---|---|
| リスト化 | 今日やるタスクを書き出す | 「商談」「見積作成」「電話」など 今日やるタスクに取り組む |
| 優先度 | 優先度をつける | 「TELアポ」→「メール確認」など 優先度順に取り組む |
| カテゴリ設定 | カテゴリを設定する | 移動中にできる「電話」を タスクから抽出して取り組む |
- タスクをリストアップして、抜け漏れがないようにする
…例）今日の作業内容をリスト化する・発生したタスクをメモする など - タスクに優先度をつけて、取り組む順序をつける
…例）「優先度５」のクレーム対応・「優先度４」の新規営業・「優先度１」の情報整理 など - タスクをカテゴリ分けして、空き時間に取り組める作業をすぐ見つける
…例）「顧客への電話」「社内メール」「顧客へのサンプル手配」 など
- 今日のタスクに取り組む
…例）今日が期限のタスク・今日中に完成すべきタスク - 優先順位にもとづいてタスクを実行する
…例）優先度５の「クレーム対応」を先に行い、次に優先度４「新規営業」に取り組む - 隙間時間にできるタスクに取り組む
…例）５分の空き時間にできる「顧客への電話」、15分の移動時間にできる「社内へメール」など
タスク管理は直接的に仕事の成果にはつながりませんが、生産性を向上させて業務の効率化を図ることで、成果をあげやすい環境を整えるために重要です。
タスクとは、成果につながる１作業
そもそも「タスク」とは「ToDo」「やること」とも呼び、仕事で取り組む１活動や作業の総称です。タスクを計画・実行することで、仕事の目標を達成して成果をあげることにつながります。
仕事における「タスク」の一例は以下の通りです。
- 商談
→新規契約を取って売上をあげる、という成果につながるタスク - メール
→既存顧客のフォローを行い売上減少を防ぐ、という成果につながるタスク - TEL（電話）
→見込み客を獲得する、という成果につながるタスク - 市場調査
→商談のための材料・市場動向を探り質の高い提案をするための事前知識の習得、という成果につながるタスク - 商談準備
→商談の目的・準備物・資料を準備して、質の高い商談で成約の確率を高める、という成果につながるタスク
以上のように、業務で行う全ての作業が１つの「タスク」で表され、「成果をあげる」という１つの大きな目的のために計画・実行されます。
さらに細分化できるタスクを「親タスク」「子タスク」のように分けることもあります。
管理とは、成果をあげるための調整
個人ワークにおける「管理」とは成果をあげるためにタスクと時間を調整することです。「マネジメント」とも呼び、業務遂行時の混乱や悩みを最小限に抑えれます。
例えば仕事で行う「管理」には以下の種類があります。
- タスク管理
…タスクの抜け漏れを防ぎ、優先度に沿ってタスクを行い、効率的に成果をあげる - スケジュール管理
…タスクを日時別に管理して、抜け漏れ・かぶり（ブッキング）を防ぎ、いつまでに準備が必要かを決める - 進捗管理
…タスクが完了したかを一目でわかるように判別して、まだ終わっていないタスクに取り組みやすい環境をつくる - 時間管理
…タスクにかかる時間と１日に稼働できる時間をを調整して、実行可能な計画をたてる - 売上管理
…タスクを終えることでどれだけの売上見込みがあるかを可視化し、期待値の大きい順に取り組める環境を整える - 顧客管理
…顧客ごとに導入見込み率を設定して、優先順位をつけてタスクを実行する
様々な観点の「管理」で現状を客観視することで、効率的に業務を遂行でき、成果をあげれます。
ToDoとの違いは時間軸と粒度
仕事における「タスク」と「ToDo」はどちらも「１作業」を表しますが、その作業の時間軸と粒度が若干異なります。
ToDoは日常的に起こる単純作業を表しますが、タスクはToDoより粒度の大きい広範囲な業務を含みます。
例えば以下のように異なります。
- タスクは「単純な行動」と「広範囲な作業」
…メール返信・プロジェクトの準備・週次レポートを作成・売上目標の達成 など - ToDoは「単純な行動」
…買い物・メール返信・報告書作成 など
タスクとToDoは１作業の時間軸と粒度が若干異なり、タスクはToDoを含む広範囲な作業を取り扱います。
「親子タスク」に分けるなら、単純作業に分解した「子タスク」が「ToDo」にあたります。
タスク管理の意味とする理由
タスク管理は仕事で成果をあげやすい環境をつくるため、業務とリソースのバランスを調整することです。
タスク管理が必要な理由は、個人でも生産性を向上させ、時間の無駄を最小限に抑え、ストレスを軽減させて業務に集中できるからです。また現代の人口減少の日本社会においても経済成長に貢献できます。
タスク管理を実施することで得られるメリットは以下の通りです。
- 業務を思い出す時間と労力が減る
…業務量の増加に伴い、記憶に頼るだけでは管理の限界があるため、タスク管理で外部管理でき、脳のリソースを他の業務に活用できる。隙間時間に取り組める業務を見つけやすく、時間を有効活用できる。 - 仕事の抜け漏れを防げる
…職務経験年数が増えるにつれてやるべき仕事が増えても、タスク管理によって抜け漏れを起こしにくい - 時間対効果の高い業務に優先できる
…タスクに重要度や想定売上などの情報を付与して、優先順位の高いタスクを見つけやすい - 進捗を一目で把握できる
…タスクが「終わった」「終わっていない」を把握できて、次にやるべきことが明確にわかる - １日の計画を立てやすい
…タスクをリスト化することで、１日で終えれそうにない業務も事前に見当をつけて対策できる - モチベーションがあがる
…１日の作業を客観的に把握できて振り返りもしやすく、気持ちに余裕を持つことで業務に集中して取り組める - 業務量が増えても挫折しない
…タスク量が増えても基本的に同じ手法を実践するだけで良い
タスク管理は１人あたりの生産性をあげ、１作業にかける時間を効率化できる環境が整い、ストレスも軽減できて「社会」「会社」「個人」の３方にとって有益な手法です。
同時にタスク管理のデメリット↗にも気を付けると、メリットを最大化できますね。
タスク管理が上手い人の特徴
タスク管理が上手な人の特徴は以下の通りです。これらを実行することで仕事で成果をあげやすい環境を作り、ストレスも軽減できて一石二鳥です。
- 計画を立てる
…１日の計画を綿密に立て、実現可能性の高い作業時間を確保できる - 優先順位をつける
…業務の優先順位を決めて、作業の順番を判断しやすい環境を作る - 期限を設定する
…業務の期限を設定し、スケジュールを意識して抜け漏れを防ぐ - 目標時間を決める
…１つの作業にかける目標時間を設定して、集中して作業に取り組む - 時間に余裕を持つ
…突発的なタスクに備えて、計画的に余裕時間を確保する - 振り返りの時間を持つ
…１日や１つの業務の振り返りを行い、今後の業務改善に役立てる - 客観視して考える
…終えたタスク数やかかった時間を記録し、客観的に業務を振り返り評価する - 向上心がある
…日々の成果に満足せず、昨日より少しでも働きやすく、成果をあげたいと意欲的 - 愚直に取り組む
…長期的な成長を考えて１つの単純作業・タスク管理にも熱心に取り組む - ツールを活用する
…タスク管理の効率化のために、適切なツールを使う
タスク管理を少しでも上手に取り入れたい場合は、これらのアイデアを参考にしてみましょう。
タスク管理を成功させるコツ21選
タスク管理を成功させるにはタスク管理の手順↗とあわせて21のポイントに留意して、１つずつ実務に取り入れることが効果的です。
タスク管理の手順は最低限のステップだけを示しており、悩みが生じる場合があるからです。そのため、各手順に加えてコツを取り入れて実践する必要があります。
営業職として10年以上タスク管理を実践してきた私の経験を踏まえて解説します。
- タスク管理に時間をかけすぎない
- タスクは一元管理する
- デジタルのタスク管理ツールを活用する
- タスク名は端的かつ具体的に書く
- 複雑なタスクは細分化する
- 必要な情報をテンプレート化する
- まず自分でやるかどうか決める
- 優先順位は数値化する
- 重要度は分解して考える
- 緊急度はあてにしない
- カテゴリは抽出したい目的で決める
- 期限は全てのタスクに設定しない
- リマインダーで通知させる
- 取り組まないタスクを選ぶ
- 大枠に分けて順番（時間帯）を決める
- １度に１つのタスクだけに取り組む
- 作業時間を記録する
- 「定性」と「定量」で振り返る
- 気付いた時点で改善する
- 余裕時間をタスクに入れる
- 全てのタスクを追跡しない
これらのポイントを実践することでタスク管理を効率的に行い、生産性をあげることができます。
他にも上手い人の特徴を真似るのも良いですね。
タスク管理におすすめのフレームワーク
タスク管理を簡単に始める方法の１つに「フレームワークの活用」があります。
「どうタスク管理すれば良いかわからない！」と悩む場合は、１度フレームワークに沿って始めてみるのも良いです。
以下でご紹介します。
| フレームワーク | できること | 参照リンク |
|---|---|---|
| WBS | （Work Breakdown Structure） タスクを詳細に可視化 | 外部リンク |
| マインドマップ | タスクの関連性を視覚化 | 外部リンク |
| ワークフロー | タスクの流れを明確化 | 外部リンク |
| ロジックツリー （ツリー構造） | 問題を分解し、論理的に解決 | 外部リンク |
| 時間管理のマトリクス （７つの習慣） | 優先順位付け （緊急・重要など） | 外部リンク |
| GTD | （Getting Things Done） タスク管理全般 | 外部リンク |
| タスクシュート時間術 | １分以上かかるタスクの 効率的な管理 | 外部リンク |
| バレットジャーナル | ノートを使ったタスク管理 | 外部リンク |
以上がタスク管理に役立つフレームワークの一覧です。
タスク管理のやり方｜21の手順
タスク管理の手順を18ステップでご紹介します。この手順で行うと、タスク管理が苦手な方でも成果につながる基本的なタスク管理を実践できます。
すでにタスク管理を実践している方も、これから始める方も、この基本ステップを取り入れて仕事の生産性をあげましょう。
- 目的と目標を設定する
…なぜタスク管理を始めるのか？どのような問題を解決したいのか？を明確にします。 - 管理の範囲を定める
…タスクの抜け漏れ・スケジュール・時間・進捗・プロジェクトなど管理する範囲を決めます。これにより追加する情報の必要性を判断するのに役立ちます。 - 使用するツールを選択する
…タスク管理の３手法↗「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」から使いやすいツールを選びます。
| タスク管理の手順 | 初心者 | 中級者 | 上級者 |
|---|---|---|---|
| リスト化する | ● | ● | ● |
| 必要な情報を追加 | ○ | ○ | |
| 担当者を決める （チーム利用時） | ● | ● | ● |
| 優先順位を決める | ● | ● | |
| カテゴリに分ける | ○ | ○ | |
| 開始日（時）を設ける （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 期限を設定する （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 見積時間を決める （時間管理） | ○ | ○ | |
| 進捗を設定する （進捗管理） | ○ | ○ | |
| 取り組むタスクを選ぶ | ● | ● | ● |
| 集中できる時間帯に配置する | ● | ● | |
| タスクを実行する | ● | ● | ● |
| 完了タスクにチェックをつける | ● | ● | ● |
| 完了日（時）を記録する （時間管理） | ○ | ||
| 振り返りを行う | ● | ||
| 改善する | ● | ||
| 進捗を確認してタスクを調整する | ● | ● | |
| 次にやるタスクを作成する | ● | ● | ● |
以上がタスク管理の基本ステップです。慣れないうちは必要最低限の項目から始めて徐々に管理する範囲を増やしていくと、無理せずタスク管理が長続きします。
タスク管理がうまくいかない時の考え方
タスク管理がうまくいかないときは、まず自分と向き合い原因を理解して対策を考え、改善策に取り組みます。
うまくいかないままだと仕事にも悪影響で、モチベーションも下がりがちです。しかし「タスク管理を実践していること自体が素晴らしいこと」であり、困難に直面したときは「より働きやすい環境を作れるチャンス」と捉えることで、前向きになり対策を考えやすいです。
以下で考え方の一例をご紹介します。
- 自己評価と振り返り
…問題を把握するために、自己評価と振り返りを行います。問題点を見つけ、改善策を考えます。解決策が見つからない場合は、以下のアイデアも参考にしましょう。 - 目標を再設定する
…目標が低すぎるまたは高すぎるなど適切でない可能性があるため、自分に合うタスク管理の方法を見つけることが重要です。 - うまくやる必要はない
…「うまくいかない！」と嘆く前に、１つずつやり方を変えてみて、自分に合うタスク管理の方法を見つけると良いです。 - やらないタスクの管理をやめる
…タスク量が多すぎて「破綻」、タスク管理の時間が膨大になるなら、思い切ってやらないタスクの管理をやめてみましょう。それでも思い出すタスクが最重要タスクで、他は忘れても意外と困らないタスクです。やらないタスクの管理方法も見つけると良いです。 - 自分に合うタスク管理方法を見つける
…「続かない」「めんどくさい」「やりたくない」といった場合には、今のタスク管理方法が自分に合っていない可能性があります。もっと単純なもの・管理したい機能を含むものなど、自分に合うタスク管理方法に変えてみると良いです。 - タスクの細分化
…タスクの粒度が大きくて作業に取りかかりづらい場合は、もう１段階タスクを分解すると、作業が行いやすくなります。 - 見積時間は多めにとる
…「タスク時間が超過して、何度も時間の調整が必要」となる場合は、余裕を持った見積時間を設定すると、予定外のタスクにも対応できます。 - 余裕時間を持つ
…「割り込み」タスクに備えて余裕時間を設けることが重要です。「余裕時間」を１つのタスクとして１日１～２時間を確保するのもオススメです。 - １つのツールに集約する
…複数のツールを使用すると抜け漏れや混乱が生じやすいです。１つのツールに集約、他ツールも一元管理できるNotion↗の活用などを検討しましょう。
タスク管理がうまくいかないと感じたら、自己分析を行い原因を特定し、対策を１つずつ試してみましょう。
タスク管理の手法３つ
タスク管理には「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」の３種類あります。それぞれに特徴があり、人により好みやニーズによって合う方法も変わります。
- 「デジタル」はITツール・アプリを利用して、デバイス内でタスクを管理します。
- 「アナログ」は紙・手帳などに手書きでタスクを記録して管理します。
- 「ハイブリッド」は、手帳やデバイスに手書きした内容をデジタル化して管理する方法です。手書きした情報をデバイスに取り込むことで、デジタル・アナログのメリットを組み合わせれる反面、手間がかかる側面もあります。
おすすめは「デジタル」が効率的で使いやすく、初心者には「アナログ」がおすすめです。手書きが好みでありながらデータ管理も必要な場合は「半デジ半アナ」が適しています。
主なツールは以下のものがあります。
- デジタル
…エクセル・Notion・Backlog・Asanaなどパソコンで使えるITツールやスマホで使えるアプリを活用して、効率的にタスク管理する - アナログ
…ノート・手帳などを使用し、シンプルで直感的に使えて、書くことで思考を整理するのに役立つ - ハイブリッド
…手書き対応のメモアプリ・OCR機能つきアプリなどを使用することで、デジタル・アナログの利点を組み合わせる
以上がタスク管理の３つの手段です。自身に合った方法を選んでタスク管理すると、効率的で働きやすい環境を作れます。
タスク管理に役立つITツール
タスク管理に役立つITツールをご紹介します。ITツールはクラウド上にデータを保存でき、優先順位の設定・並び替え・フィルターなど情報の整理が簡単で、通知機能で抜け漏れも防げて、便利でおすすめです。
私もタスク管理歴10年のときに比較検討して乗りかえた結果をもとに、高機能でおすすめな順にご紹介します。
- Notion
…シンプル～応用まで自由自在、無料で使える機能が最も多い
参照：Notionとは？↗ - Asana
…タスク管理に特化し、誰でも簡単にすぐに使える
参照：Asanaとは？↗ - Backlog
…日本製で安心感があり、長い歴史を持つツール
参照：Backlogとは？↗
| アプリ名 | リンク | 対応デバイス | 特徴 | 機能 | 料金 |
|---|---|---|---|---|---|
Notion | 公式HP | PC iPhone Android | ・無料で使える機能数が多い ・高機能かつ、シンプル～応用まで自由自在 ・他業務にも活用できる！ | ・６種のビューが無料 ・設定項目の追加と編集 ・Notion AI など | ・フリー 無料 ・プラス 月1,650円/人～ ・ビジネス 月2,500円/人～ ・エンタープライズ 月3,300円/人～ ※追加：Notion AI 月1,350円/人～ |
Asana | 公式HP | PC iPhone Android | ・高機能なタスク管理をすぐ使える ・タスク・プロジェクト管理に特化された見た目 ・有料プランではタスク・時間をグラフ化可能！ | ・３種のビューが無料 ・豊富な連携ツール | ・Basic 無料 ・Premium 月1,200円/人～ ・Business 月2,700円/人～ ・Enterprise お問い合わせ |
Backlog | 公式HP |
PC（有料） iPhone Android | ・日本発で歴史も長く、安心感がある ・スマホでも操作しやすく、使いやすい！ ・チームで使うとお得な料金体系 | ・２種のビューが無料 ・設定項目はデフォルトで14個 ・タスク数の完了を棒グラフで見れる | ・フリー 無料 ・スターター 月2,821円/スペース～ ・スタンダード 月16,720円/スペース～ ・プレミアム 月28,215円/スペース～ ・プラチナ 月78,375円/スペース～ |
ITツールを活用すると効率的なタスク管理ができて、仕事で成果をあげやすい環境を整えることができます。
その他のツールも気になる方は、おすすめのタスク管理ツール３選と他91個↗から自分に合うツールを選択↗しましょう。
タスク管理ツールのおすすめ機能
タスク管理ツールにおすすめの機能をご紹介します。これらの機能を活用することで、抜け漏れを防ぐだけでなく、見やすい画面で効率的な作業が可能になり、仕事で成果をあげやすい環境を作れます。
- おすすめの表示機能は３種
- 「リスト」「カレンダー」「ガントチャート」の併用
- おすすめのオプション機能
- 抜け漏れを防ぐ「期限」「リマインダー通知」
- 重要度を決めやすい「カテゴリ」「優先順位」「期限」「開始日（時）」
- 作業効率が上がる「同期できるモバイル版アプリ」「繰り返し」「テンプレート」「検索」
- 時間を可視化できる「開始日時」「終了日時」「タイマー（時間計測）」
これらの機能を活用することで、タスク管理を通じて仕事の成果をあげやすい環境を作れます。
タスク管理で働きやすい環境づくり！
このページではタスク管理の基礎知識について解説してきました。仕事で成果をあげるには特にこれからの人口減少の時代にタスク管理は必須のスキルです。
タスク管理の基本を知ったうえで実践すると、効率的に仕事で成果をあげる環境をつくれます。
特徴をおさらいします。
- タスク管理とは
ビジネスで成果をあげるために道筋を立てること - タスク管理をやる理由は
個人でも生産性を向上させ、時間の無駄を最小限に抑え、ストレスを軽減させて業務に集中できるから - タスク管理は３つの手段は
「デジタル」「アナログ」「半デジ半アナ」から選ぶ
タスク管理で作業時間を記録↗・振り返り↗まですると、どの業務を効率化することが一番効果的か？客観的に検討して改善策を実行できます。
タスク管理は業務効率化・生産性向上につなげて仕事でさらに成果をあげるきっかけにできるので、個人で仕事を頑張りたい！という方が始めるのにおすすめです。
タスク管理を始めて働きやすい環境をつくりましょう！
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