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こんな悩みを解決します。
タスク管理は仕事で成果をあげるために不可欠ですが、詳しい手順を理解していない方は多いです。「本当にこのやり方で良いの？」と不安を感じている場合は、だいたい何かしらの手順や情報が足りていません。
私はタスク管理歴10年以上ですが、手順を学ばないまま試行錯誤してきたので、やり方に悩んだことは１度や２度ではありませんでした。
そこでこのページでは私の実体験も踏まえて、タスク管理の基本的な手順を具体例も交えてお伝えします。
先に概要をご紹介します。まずは以下の手順から必要なステップを追加していくと、継続して無理なくタスク管理を実践できます。
- タスクをリスト化する
- 担当者を決める（チーム利用時）
- 取り組むタスクを選ぶ
- タスクを実行する
- 完了したタスクにチェックをつける
- 完了タスクを追跡する
この手順でタスク管理を実践すると、タスク管理が苦手な方でも成果につながる業務をこなすことができます。
すでにタスク管理を実践している方も、これから始める方も、この基本ステップを取り入れて仕事の生産性をあげましょう。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
タスク管理の手順18ステップ
タスク管理は仕事を効率的に進め、生産性を高めるために欠かせない業務です。その手順は合計18のステップに分かれます。どのツールを使用しても変わらない普遍的な内容なので、覚えておくと役に立ちます。
これらのステップを習慣にすることで、タスクを効果的に管理できます。忙しいビジネスパーソンが継続して成果をあげるためには、必要不可欠です。
18のステップをご紹介します。
| タスク管理の手順 | 初心者 | 中級者 | 上級者 |
|---|---|---|---|
| リスト化する | ● | ● | ● |
| 必要な情報を追加 | ○ | ○ | |
| 担当者を決める （チーム利用時） | ● | ● | ● |
| 優先順位を決める | ● | ● | |
| カテゴリに分ける | ○ | ○ | |
| 開始日（時）を設ける （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 期限を設定する （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 見積時間を決める （時間管理） | ○ | ○ | |
| 進捗を設定する （進捗管理） | ○ | ○ | |
| 取り組むタスクを選ぶ | ● | ● | ● |
| 集中できる時間帯に配置する | ● | ● | |
| タスクを実行する | ● | ● | ● |
| 完了タスクにチェックをつける | ● | ● | ● |
| 完了日（時）を記録する （時間管理） | ○ | ||
| 振り返りを行う | ● | ||
| 改善する | ● | ||
| 進捗を確認してタスクを調整する | ● | ● | |
| 次にやるタスクを作成する | ● | ● | ● |
詳しく解説します。
リスト化する
タスクをリスト化することは、タスク管理の最初の一歩です。自身の業務全体を俯瞰的に把握でき、優先順位付け・進捗管理が簡単になります。
ビジネスパーソンは日々多くのタスクを抱えています。リスト化しないと重要なタスクを見落としたり、優先順位を判断しづらくなります。そのため、業務全体を把握して抜け漏れを減らし、効率的に業務を遂行するためにリスト化が必要です。
例えば以下のようにタスクをリスト化します。
- 頭で考えてリスト化する
…重要・緊急なタスクを書き出せます。 - メモを見返す
…メモを振り返ることで、必要なタスクに気付けます。 - 日報を書く
…日報を書く過程で、必要なタスクを思い出せます。 - 昨年の動きを見直す
…昨年同時期の活動内容を振り返ることで、季節的に行うタスクに気づけます。 - タスク完了後に次のタスクを作成する
…タスク完了直後に後続するタスクも作成しておきます。
これらの方法でタスクをリスト化します。自身の業務全体を把握し、優先順位付けや進捗管理が簡単になるため、タスク管理の最初のステップとして重要です。
必要な情報を追加
タスクに必要な情報を追加することで、タスク実行時の初動スピードがあがります。
多くのタスクを抱えるビジネスパーソンは、タスク全ての背景・方向性を漏れなく把握することは困難です。各タスクの背景・詳細情報を記載しておくことで、タスク実行時のスピードがあがり、より良いアイデアも生まれやすくなります。
例えば以下の情報を追加します。
- タスクの詳細内容
…目的・背景・説明・手順・必要なリソース（時間）など - 関連情報
…関連資料・メモ・ファイル・URL・連絡先など - 背景
…タスクを行う理由・いきさつなど - 方向性
…タスクの方針・内容など - 注意事項
…タスク実行時の留意点（例えば、得意先の担当者の性格）など
これらの情報を追加することで、タスク実行時の初動スピードがあがり、成果につながりやすいです。
ただし全てのタスクに行う必要はなく（効率が落ちるため）、タスク作成時に必要と感じた場合（複雑・重要など）に実施すると効率的ですね。
担当者を決める（チーム利用時）
チームでタスク管理を行う場合は、各タスクに担当者を割り当てることで効率的にタスクを管理できます。自分で取り組むべきタスクと他人に依頼するタスクを選別し、限られたリソースを最適に配分できて生産性があがります。
担当者が明確でないと、責任感が持てない・忘れる・進捗が把握しづらいため、生産性が下がります。チームで効率的に成果をあげるために、メンバーの強みを把握したうえで各タスクの担当者を決めておきます。
例えば、以下のように担当者を決めます。
- タスクの内容を把握する
…タスクの性質（単純作業・複雑な作業・スキルが必要な作業など）・目的・期限・難易度などを確認します。 - 自分でやるか、他メンバーに依頼するか判断する
…まず自分で取り組むべき業務か？他メンバーに依頼できる業務か？を判断します。 - メンバーの強みと弱みを認識する
…メンバーに依頼する場合は、得意分野・苦手分野を考慮します。 - メンバーの状況を確認する
…メンバーに依頼する場合は、予定・業務量を考慮します。 - タスクを適切に配分する
…以上４点を考慮して、自分を含む適切な人員にタスクを割り当てます。 - 担当者を明確にする
…誰が見ても担当者を把握できるよう、タスク管理ツールやリストを使用して各タスクと担当者を紐づけます。
これらの方法により、タスクを適切な担当者に配分します。人員と時間を適切に組み合わせることで生産性が向上し、業務の円滑化が進みます。
「単純作業は新人社員」「複雑なタスクは経験者」などのように、おおまかに決めておくと楽ですね。
優先順位を決める
タスクの優先順位を設定することで「取り組むタスクを選ぶ」手順で参考になり、限られた時間で重要なタスクから順に取り組むことができ、生産性があがります。
優先順位を決めておかないと、どのタスクから取り組むか判断しづらく「管理作業に時間がかかる」「重要な業務に取り組めず生産性が低下する」可能性があります。そのため、ビジネスパーソンは優先順位を決めて生産性を高めることが重要です。
例えば以下の判断基準で優先順位を決めます。
- 重要度
…重要度が高いタスク（「新規顧客の開拓」の後に「既存顧客のフォロー」など）は優先順位を高く設定します。 - 緊急度
…緊急度が高いタスク（「クレーム対応」「競合他社の提案から防衛」など）は、優先順位を高く設定します。 - 期限
…期限が近いタスクは優先的に取り組みます。 - 見込める成果
…費用対効果の高いタスク（「想定売上の大きい案件」の後に「想定売上の小さい案件」など）を優先します。成果に直結しない業務（社内の管理業務など）は優先度を低く設定します。 - 前後関係
…他のタスクの前提条件となる（次に行う業務がある）タスクは、優先的に取り組みます。- 例えば「上長の確認が必要な資料作成」など
- リスク
…問題が発生した際に影響が大きいタスクを優先します。 - 強み
…自身の強みを活かせるタスクは、優先順位を高く設定します。
これらの基準を考慮してタスクの優先順位を決定することで、取り組むタスクを選ぶ手順で参考にでき、生産性があがります。
３～５段階に数値化しておくと、タスクを選ぶ際に判断しやすいですね。
カテゴリに分ける
タスクをカテゴリに分けると該当のタスクを簡単に抽出できて、業務効率があがります。
多種多様な業務を抱える方も隙間時間に取り組める作業を瞬時に判別できるため、効率的に時間を使えます。
例えば以下のようなカテゴリに分類します。
- 業務の種類
…営業活動・企画立案・管理業務など、業務の性質に基づいて分類します。 - 優先順位
…タスクの重要度などの情報を考慮して、優先順位ごとに分けます。 - 期限
…今日・今週・今月・四半期など、タスクの締め切り日ごとに分類します。 - 担当者
…自分・上司・部下・他部門など、タスクを担当するメンバーに基づいて分類します。 - 作業の種類
…電話・メール・準備・移動・商談・会議など、作業の種類に応じて分けます。 - 顧客の種類
…新規顧客・既存顧客・A業界・B業界など、顧客の属性に基づいて分類します。 - 対象
…社外・社内など、誰が対象のタスクかに基づいて分けます。 - プロジェクト
…新規案件・既存案件など、プロジェクトごとに分類します。
これらから自身の業務や目標に応じて適切なカテゴリに分類することで、効率的に業務を進めれます。
カテゴリに分けることで振り返りや分析にも活用でき、業務の傾向（どのカテゴリに費やす時間が長いかなど）を把握する材料にもなります。
開始日（時）を設ける
タスクに開始日（時）を設定するとスケジュール管理・時間管理に応用でき、タスクの優先順位をつけやすいです。
開始日時を設定することで「いつどのタスクから取り組むべきか」が明確になり、効率的なスケジュール・時間管理が可能です。今日やる必要のない業務は非表示にしておくと「取り組むタスクを選ぶ」際の判断が簡単になります。
例えば以下のように開始日時を設定します。
- タスクに取り組む最適な日時を決める
…特定の日時まで待たなければならない場合はその日時以降に設定します。- 例えば「システムの都合上、該当日時以降でないと手続きできない」など
- 前提タスクの終了日（時）を考慮する
…他タスクが終わらないと始めることができないタスクは、該当タスクの想定される終了日（時）以降に開始日（時）を設定します。- 例えば、商品提案時に顧客の試用が終わる時期を見込み、次に連絡する開始日を設定する、など
- 自身のスケジュールを考慮する
…今日・今週など自身のスケジュールを考慮して開始可能な日時を設定します。- 例えば、今日は終日外勤で隙間時間が１時間しか確保できないため、本日締め切り以外の業務は明日以降の開始日に設定する、など
- 開始日の記録
…タスク管理ツールにタスクの開始時期を記録します。 - 開始日の調整
…「進捗を確認してタスクを調整」のように、今日のタスクの進捗状況に応じて開始日時を調整します。 - 開始日を共有
…チームでタスクを管理する場合は、メンバーと開始日時を共有して合意を得ます。
このように適切な開始日時を設定・記録・管理することで、効率的なタスク（・スケジュール・時間）管理が可能です。
開始日まで該当のタスクについて考える必要が無くなり、脳のリソースも確保できますね。
期限を設定する
タスクに期限を設定することで締め切りに間に合うようタスクを実行でき、スケジュール管理や優先順位付けが簡単になり、「取り組むタスクを選ぶ」手順を簡素化できます。
多くの業務を抱えるビジネスパーソンは、各タスクの期限を明確にしておかないとスケジュール管理がしづらく非効率的です。タスクの期限切れが起こる可能性もあるため、期限を明確に設定しておくと、効率的かつ抜け漏れのないタスク管理が可能になります。
例えば以下のように期限を設定します。
- 適切な期限を設定
…タスクの内容や重要度に応じて、適切な締め切りを設定します。 - 後続タスクの期限を考慮する
…タスクの完了後に発生する後続タスクの期限を考慮して、期限を設定します。 - 余裕をもって設定
…余裕を持った期限を設定しましょう。予期せぬ問題や遅延が発生した際に、余裕を持って対処できます。 - 期限を共有
…チームでタスク管理する場合は、期限を共有して合意を得ます。 - 期限を記録
…タスク管理ツールに期限を記録します。
このように期限を設定することで、タスクの締め切りを守り、効率的なタスク管理が可能になります。
見積時間を決める
各タスクの所要時間を見積ることで、無理のない時間管理・スケジュール管理ができ、モチベーションの維持・生産性の向上にもつながります。
多種多様のタスクを抱えるビジネスパーソンは、各タスクの見積時間を把握できていないと適切な時間配分ができず、生産性が下がります。そのため所要時間を明確にしておくことで計画的な時間管理ができます。
以下のように見積時間を決めます。
このように所要時間を見積もることで、効率的な時間管理・スケジュール管理ができます。
見積時間は自然と各タスクの「目標時間」にもなり、自然と作業効率もあがります。また「感覚と現実での時間のズレ」も知れます。
進捗を設定する
タスクの進捗を設定するとタスクの状況を一目で把握でき、完了確認・課題の早期発見が可能となり、生産性が向上します。
多くのタスクを抱えるビジネスパーソンはタスクの進捗を把握できないと、タスクの実施漏れ・重複が起きて、生産性も効率も低下します。各タスクごとに「確実に完了できたか」記録して確認できる環境を作ることで、効率的に業務を遂行できます。
例えば以下のように進捗を設定します。
- 進捗状況を分類する
…「未着手」「作業中」「完了」などタスクの進捗状況を判断できる状態に分類します。よほど所要時間の長い（日をまたぐ）タスクでない限り「未着手」「完了」の２種で十分です。 - 進捗を可視化する
…タスク管理ツールで進捗を一目でわかるように、記号・色を使い表示します。- 例えば「未着手は□」「完了は✅」と記録する、など
- 進捗を共有する
…上司・チームメンバーと進捗を共有して、状況に応じてフィードバックをもらいやすい環境を作ります。
このように進捗を設定することでタスクの状況を一目で把握できる環境が整い、タスク漏れ・重複が防げて生産性があがります。
デジタル手法のタスク管理ツールを使用することで、進捗情報をリアルタイムで共有でき、チームのコミュニケーションを円滑化できますね。
取り組むタスクを選ぶ
今日取り組むタスクを事前に選んでおくことで、重要度の高いタスクに集中できて生産性があがります。無意識に行っている作業ですが、
多くのタスクを抱えるビジネスパーソンは無意識にタスクを選んで取り組みますが、その判断基準を知らないと生産性があがらず、費用対効果の低いタスクを優先する・期限切れが発生するなど「忙しいだけで全く成果が出ない」という状況も起こり得ます。そのため取り組むタスクを適切に選択することが大切です。
例えば以下の判断基準で取り組むタスクを選びます。タスク量が増えるほど時間を要し判断も難しくなるため、これまでの７ステップを参考に選ぶと効率的です。
このように今日取り組むタスクを選ぶことで、限られたリソースで生産性を高めることができます。
反対に「取り組まないタスク」を選ぶほうが考えやすい場合もありますね。
集中できる時間帯に配置する
タスクの特徴を把握して自身の集中できる時間帯に配置すると、優先順位・重要度を考慮して最適な順序で業務を進めることができ、生産性があがります。
人は１日の中で集中力を発揮できる時間帯は限られるため、適切な時間帯にタスクを配置しないと生産性が低下します。様々な業務を抱えるビジネスパーソンは、自身がどの時間帯にどのタスクに取り組むと一番効果的か考慮することで、業務の生産性を向上できます。
例えば以下のように配置します。
- 準備と振り返りは、モチベーションを高めたい朝一に行う
- 重要な業務は、集中力が高い午前中に始める
- 定型作業は、集中力が低下する夕方に取り組む
このようにタスクを自身の集中力に応じて配置すると、生産性を向上できます。
日中に「どの作業に取り組むか」考える手間と時間も削減できますね。
タスクを実行する
タスクの実行は業務の根幹で、適切なタスクを手順通りに行うことで、仕事で成果をあげることができます。
この手順でタスクを実行して仕事で成果をあげるために、前後の手順でタスク管理を行います。どれだけタスク管理してもその通りに実行しなければ費やした時間が無駄になるため、まずは計画通りに実行してみましょう。
以下に留意してタスクを実行します。
- 計画通りに実行する
- 必要に応じて手順を見直す
- 集中力を保つ
- 問題の解決
以上の通り、ここまで行ってきたタスク管理の手順に基づいてタスクを実行します。
完了タスクにチェックをつける
完了したタスクにチェックをつけることで、該当タスクを確実に終えたことが一目でわかり、進捗管理が行いやすいです。進捗を設定したものを完了に変更します。
どのタスクが完了しているか明確でないと、未完了のタスクが混在することで確認作業が非効率です。各タスクを終えるごとに完了状態を示すチェックをつけることで未完了のタスクだけが残り、次に取り組むべきタスクを素早く特定できます。
以下のように完了タスクにチェックを付けます。
- 分かりやすい記号・色を選ぶ
…一目で状況が分かる表示方法を使います。- 例えば「☑青のチェックマーク」「✅緑の完了マーク」など
- タスクリストを確認
…タスクを実行し終えたらタスクリストを確認し、完了したタスクを見つけます。 - チェックを付ける
…完了したタスクに選んだ記号・色を使ってチェックを付けます。
このように一目でわかる表示方法でチェックをつけると、完了状況が一目で分かり作業効率があがります。
完了日時を記録する
タスクを終えた日時を記録することで時間管理ができ、振り返り・所要時間を把握できて今後のタスク管理に活用できます。開始日時の設定とあわせて行うと各タスクにどれだけの時間を費やしたか分かります。
完了日時を記録しないと実際にタスクに取り組んだ時間を定量的に振り返ることができません。定量的な振り返りを行う場合は、完了日時の記録が必須です。
例えば以下のように完了日時を記録します。
- 手動で記録
…タスクを完了した際に手作業で現在の日時を記録します。手間はかかりますが、正確さと安心感があります。 - ボタンで１クリックの入力
…「デジタル手法」のタスク管理ツールによっては、１クリックで現在の日時を入力できる機能があります。これにより記録作業の手間を省力化しつつ、日時を正確に記録できます。 - 自動化
…一部のタスク管理ツールでは、完了タスクの日時を自動的に記録できる機能があります。これにより「進捗」などの情報に連動して完了日時の入力を自動化できて最も効率的です。
このように自分にあったツールで完了日時を記録することで、実際の作業時間を知れて今後のタスク管理の正確性もあがります。
完了日時に記録があると、完了タスクのチェック漏れのときにも気付けて便利ですね。
振り返りを行う
タスク完了後に振り返りを行うと、業務の質と作業効率を極限まで高めることができます。課題や改善点に気づくことができ、今後のタスク管理と業務時間の質が向上します。
振り返りを行わずに業務に取り組むだけでは、業務中の細かな改善点に気づかず業務環境が改善されません。結果として生産性も作業効率も変わりません。そのため終えたタスクの振り返りを行い、良かった点・課題を整理することで気づきを得ることが大切です。
例えば以下のポイントを参考に振り返りを行います。
- 振り返りのタイミングを決める
…例えば、「タスク完了直後」「毎日の終業時」「翌朝」「週次」「月次」など、自分に合ったタイミングを選びます。 - 目標達成度を振り返る
…例えば「時間」「成果（売上・利益）」「計画との差」など実際の作業と目標の差を確認して評価します。 - 時間を確認
…例えば「タスクカテゴリごとに費やした時間」など、実際の作業時間と見積時間の差を確認し、改善点を把握します。 - 課題を記録
…例えば「見積時間が短い」「作業手順が不足」など、気付いた課題・改善点を記録します。 - 改善策を検討
…例えば「次回の類似タスクを実行する時に行う手順を変更」「見積時間を変更」など見つけた課題の改善策を検討します。
このように振り返りを行い、業務の課題に気づき効率化のための改善策を立てることができ、次のタスク実行時に活かすことで生産性が向上します。
改善する
振り返りで気付いた改善策を実行することで効率的なタスク管理方法を見つけ、作業効率と生産性を高める環境を作ります。
業務改善を行わないと作業環境が変わらず、継続的に成果をあげることが難しいです。今行う管理方法も環境の変化により適切ではなくなる場合もあるため、小さな改善点も取り入れながら無駄な時間や労力を削減しつて生産性を高めていく必要があります。
例えば以下のように改善策を実施します。
- 管理方法を見直す
- 例えば「リスト化」「カテゴリ分け」「優先順位付け」など
- ツールを活用する
- 例えば「アナログ（手帳）」「デジタル（タスク管理ツール）」「ハイブリッド（スキャンアプリ・データ化できる文房具」の３つの手法↗など
- 効果を確認する
- 例えば「改善した管理方法が機能しているか」「ツールの効果」など
- アイデアの共有
- 例えば「チームと共有して取り組みの横展開」「さらなる改善案の聞き取り」など
このような改善策を実施することで業務環境が改善でき、作業効率と生産性が向上します。継続的に行うとなお効果的です。
進捗を確認してタスクを調整する
今日１日のタスクの進捗を確認し、遅れがある場合は対策を検討することで、タスクの期限切れ・時間外労働を防げます。
タスクの調整を行わないと、突発タスク・想定以上に時間を費やしたタスクがある日は常に時間が不足し、重要なタスクに取り組めず生産性が低下します。そのため進捗を確認してタスクを調整することで、変化に対応する必要があります。
例えば以下のように調整します。
- タイミングを決める
…タスク調整のタイミングを決めます。頻度が多すぎると非効率なため、１日の勤務時間内で適切な時間帯に行います。- 例えば「勤務時間の中間（昼食明け）」など
- 時間を確認する
…今日のタスクの予想時間の合計が、残りの勤務時間内に終えれるかどうかを確認します。 - 取り組むタスクを選ぶ
…手順を参考に、残された勤務時間で取り組むべきタスクを選択します。優先度が高いタスク・期限が迫っているなどを優先します。 - 取り組まないタスクの対応を決める
…残された勤務時間で完了できないタスクをどう対応するかを決めます。- 例えば「先送りする（今日やらない）」「メンバーに依頼する」など
このようになるべく少ない頻度でタスクの進捗確認と調整を行うことで、生産性を維持しながら効率的に業務を遂行できます。
完了タスクを追跡する
タスクを完了した時点で次に続くタスクを作成することで、目標達成までの流れを途切れさせずに継続でき、タスク管理のプロセスを円滑化できます。
次のタスクを作成しておかないと抜け漏れが発生する可能性があり、生産性が下がります。そのため記憶が新しいうちに次のタスクを作成・計画しておくことで、後で思い出す手間も省くことができて効率的です。
例えば以下のようなタスクを作成します。
- 顧客フォロー
…例えば「顧客へ行った提案の進捗確認」「受けた依頼の回答」など、必要な顧客対応のタスクを作成します。 - 定期的なタスク
…例えば「商品の在庫数を確認」「次回の会議」など、定期的に発生するタスクを作成します。 - 関係部署への報告
…例えば「商品の新価格を営業事務へ共有」「商品の発注を製造部へ依頼」など、必要な事務手続きの作業を行います。
このように完了したタスクの次に続くタスクを作成しておくことで、目標達成まで継続的にタスクを管理できます。この後は再びリスト化する手順に戻ります。
優先度の低いタスクは、作業効率をあげるためにあえて「追跡しない」ことも良いですね。
以上のタスク管理の手順18ステップを実践することで、タスクを効率的に管理できます。まずは必要最低限の手順から始めて、悩み・要望に応じて手順を１つずつ追加していくと、タスク管理を長続きできておすすめです。
タスク管理とは、業務とリソースの調整
仕事におけるタスク管理とは、業務と資源（時間・人手・予算など）を調整して、仕事を効率的に進める環境を整えることです。適切なタスク管理を行うと、仕事で成果をあげやすいだけでなく、ストレスの軽減・モチベーションの維持にも効果的です。
継続して成果をあげるには、いかに抜け漏れなく生産性の高い業務に取り組むかが大切です。そのためには、やるべき業務とかける時間・費用・人手のバランスを取る必要があり、タスク管理が役に立ちます。
例えば以下の作業を行い、業務とリソースのバランスを調整します。
- タスクをリストアップする
…自身が抱えている業務をリスト化します。 - 優先順位を設定する
…タスクの重要度・期限・その他の情報（見積時間・タスクカテゴリなど）を考慮して優先順位を決めます。 - リソースを配分する
…担当者・時間をタスクに割り当てます。 - 進捗を確認してタスクを調整する
…定期的にタスクの進捗を確認し、終えれそうにない場合は対策を講じます。 - 今日やるべきタスクを抽出する
…リストから今日取り組むべきタスクを選び、順番を決めます。 - 振り返りと改善
…完了したタスクを振り返り、効率化の改善点を見つけます。
これらの作業を行いタスク管理を実践することで、業務を効率的に遂行できるようになります。仕事で継続的に成果をあげたいビジネスパーソンにとっては、必要不可欠なスキルです。
現代は労働人口が減少し人手不足なので、１人あたりの生産性を高めることは社会にも必要とされていますね。
タスク管理を成功させるコツ21選
タスク管理を成功させるにはタスク管理の手順とあわせて21のポイントに留意して、１つずつ実務に取り入れることが効果的です。
タスク管理の手順は最低限のステップだけを示しており、悩みが生じる場合があるからです。そのため、各手順に加えてコツを取り入れて実践する必要があります。
営業職として10年以上タスク管理を実践してきた私の経験を踏まえて解説します。
- タスク管理に時間をかけすぎない
- タスクは一元管理する
- デジタルのタスク管理ツールを活用する
- タスク名は端的かつ具体的に書く
- 複雑なタスクは細分化する
- 必要な情報をテンプレート化する
- まず自分でやるかどうか決める
- 優先順位は数値化する
- 重要度は分解して考える
- 緊急度はあてにしない
- カテゴリは抽出したい目的で決める
- 期限は全てのタスクに設定しない
- リマインダーで通知させる
- 取り組まないタスクを選ぶ
- 大枠に分けて順番（時間帯）を決める
- １度に１つのタスクだけに取り組む
- 作業時間を記録する
- 「定性」と「定量」で振り返る
- 気付いた時点で改善する
- 余裕時間をタスクに入れる
- 全てのタスクを追跡しない
これらのポイントを実践することでタスク管理を効率的に行い、生産性をあげることができます。
他にも上手い人の特徴を真似るのも良いですね。
タスク管理におすすめのツール
仕事でのタスク管理におすすめのツールをご紹介します。（ここで表す「ツール」は３つの手法↗のうち「デジタル」のITツールです。）
成果をあげ続けるためにタスク管理は必要不可欠ですが、成果に直結しない業務なので、なるべく時間をかけないためにもツールの活用がおすすめです。さらに複雑な管理も実現できて生産性もあがります。
ただツールにも様々な種類があり、最適なツールを選ぶ手順も大変で、妥協してしまうことがほとんどです。そこで91のタスク管理ツールから比較↗して私が実際に操作したうえで、悩めるビジネスパーソンに最適なおすすめタスク管理ツールを３つに厳選してご紹介します。
- Notion
…シンプルながら豊富すぎる機能を自由自在に操れて、初心者から上級者まで長く使える。無料利用の範囲が広いのも魅力。
≫参照：Notionの詳細を見る - Asana
…タスク管理に特化し、誰でも簡単にすぐ使える。
≫参照：Asanaの詳細を見る - Backlog
…日本製で安心感があり、長い歴史を持つ。
≫参照：Backlogの詳細を見る
| ツール名 | リンク | ダウンロード | 特徴 | 機能 | 料金 | パソコンで 利用可 | スマホで 利用可 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Notion | 公式HP | PC iPhone Android | ・無料で使える機能数No1 ・高機能かつ、シンプル～応用まで自由自在 ・他業務にも活用できる！ | ・６種のビューが無料 ・設定項目の追加と編集 ・Notion AI など | ・フリー 無料 ・プラス 月1,650円/人～ ・ビジネス 月2,500円/人～ ・エンタープライズ 月3,300円/人～ ※追加：Notion AI 月1,350円/人～ | ◎ | ◎ |
Asana | 公式HP | PC iPhone Android | ・高機能なタスク管理をすぐ使える度No.1 ・タスク・プロジェクト管理に特化された見た目 ・有料プランではタスク・時間をグラフ化可能！ | ・３種のビューが無料 ・豊富な連携ツール | ・Basic 無料 ・Premium 月1,200円/人～ ・Business 月2,700円/人～ ・Enterprise お問い合わせ | ◎ | ◎ |
Backlog | 公式HP |
PC（有料） iPhone Android | ・日本発で歴史も長く、安心感No.１ ・スマホでも操作しやすく、使いやすい！ ・チームで使うとお得な料金体系 | ・２種のビューが無料 ・設定項目はデフォルトで14個 ・タスク数の完了を棒グラフで見れる | ・フリー 無料 ・スターター 月2,821円/スペース～ ・スタンダード 月16,720円/スペース～ ・プレミアム 月28,215/スペース～ ・プラチナ 月78,375/スペース～ | ◎ | ◎ |
以上がおすすめのタスク管理ツールです。自分に合う適切なツールを選ぶ↗ことを心がけましょう。
タスク管理３つの手法
タスク管理の手法は、利用するツールの観点から大きく３つ「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」に分かれます。それぞれの手法にはメリットがあり、状況に応じて使い分けることで、最適なタスク管理を実践できます。
これら３つの手法の特徴は以下の通りです。
- デジタル｜無形のITツール
…作業内容を可視化し、共有が簡単で、使う場所を問いません。- ツールの一例：エクセル・メモアプリ・タスク管理ツール（Notion・Backlog）など
- アナログ｜有形のツール
…手軽で使いやすく、手書きで記入することが簡単です。- ツールの一例：付箋・メモ帳・ノートなど
- ハイブリッド｜デジタル・アナログの併用
…デジタル・アナログの両方のメリットがあり、状況に応じて使い分けが可能です。- ツールの一例：スキャンアプリ・手書きメモアプリ・データ化できる文房具など
これらから自分に合う手法を見つけたうえで、最適なツールを選びましょう。
タスク管理で働きやすい環境づくり！
このページではタスク管理の基本的な手順を18ステップで詳しくご紹介しました。タスク管理は仕事で継続的に成果をあげるために不可欠なスキルです。
改めて手順をおさらいします。まずは以下の手順から始めて必要なステップを追加していくと、無理なくタスク管理を続けることができます。
- タスクをリスト化する
- 担当者を決める（チーム利用時）
- 取り組むタスクを選ぶ
- タスクを実行する
- 完了したタスクにチェックをつける
- 完了タスクを追跡する
仕事でタスク管理を行うことで、継続的に成果をあげる環境を整えることができます。また成功するコツもあわせて参考にしましょう。
タスク量が増えて管理が難しくなった場合は、タスク管理ツールの活用がおすすめです。始めは慣れるまで時間がかかりますが、作業効率と生産性の向上につながります。
さらに時間の記録と振り返りを行うことで、業務改善にも役立ちます。仕事で成果をあげながら時間を削減できて、人生の選択肢が広がります。
タスク管理を実践して働きやすい環境を作りましょう！
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