※このページには広告を含むことがあります。
このような悩みを解決します。
タスク管理は仕事で成果をあげるために不可欠ですが、詳しい手順を理解していない方は多いです。「このやり方で良いの？」と不安がある場合は、何かしらの手順や情報が足りていない可能性が高いです。
私はタスク管理歴10年以上ですが、やり方に何度も悩み試行錯誤し、自分に最適な方法にたどりつきました。
そこでこのページでは私の実体験も踏まえて、タスク管理の基本的な手順を具体例を挙げつつ紹介します。
先に概要をご紹介します。まずは以下の手順から必要なステップを追加していくと、継続して無理なくタスク管理を実践できます。
このページで紹介する手順でタスク管理を実践すると、タスク管理が苦手な方でも仕事の成果につながる管理を始められます。
まず最低限行うタスク管理の手順は以下の6つです。
- タスクをリスト化する
- 担当者を決める（チーム利用時）
- 取り組むタスクを選ぶ
- タスクを実行する
- 完了したタスクにチェックをつける
- 完了タスクを追跡する
その他の手順も一緒に詳しく紹介します。
すでにタスク管理を実践している方も、これから始める方も、この基本ステップを取り入れて仕事の生産性をあげましょう。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
タスク管理とは、業務とリソースの調整作業
仕事でのタスク管理は、業務と資源（時間・人手・予算など）を調整して、業務を効率的に進める環境を整えることです。適切なタスク管理を行うと、仕事で成果をあげやすいだけでなく、ストレスの軽減・モチベーションの維持にも効果的です。
仕事で成果をあげ続けるには、抜け漏れなく生産性の高い業務に取り組むことが重要で、やるべき業務とかける時間・費用・人手のバランスを考慮する必要があります。
例えば以下の作業を行い、業務とリソースのバランスを調整します。
- タスクをリストアップする
…自身が抱えている業務をリスト化します。 - 優先順位を設定する
…タスクの重要度・期限・その他の情報（見積時間・タスクカテゴリなど）を考慮して優先順位を決めます。 - リソースを配分する
…担当者・時間をタスクに割り当てます。 - 今日やるべきタスクを抽出する
…リストから今日取り組むべきタスクを選び、順番を決めます。 - 進捗を確認してタスクを調整する
…定期的にタスクの進捗を確認し、終わりそうにない場合は対策を講じます。 - 振り返りと改善
…完了したタスクを振り返り、改善点を反映します。
これらの作業を行いタスク管理を実践することで、仕事の抜け漏れが減り、効率化にも役立ちます。仕事で継続的に成果をあげたいビジネスパーソンにとっては、必要不可欠なスキルです。
人手不足のなか個人・会社が成長するには、1人あたりの生産性を高めることが重要ですね。
タスク管理のメリット・重要性
タスク管理に取り組むメリットは、個人からチームまで誰でも仕事の生産性をあげ、時間の無駄を最小限に抑え、ストレスを軽減させて業務に集中できることです。限られたリソースでさらなる成果をあげ、個人も会社も成長するために重要です。
やるべき業務が整理されていないと、優先順位が不明確・重要な業務が後回しになる・抜け漏れやダブルブッキングが起こるなど、生産性が下がり人手不足に追い打ちをかけ悪循環に陥ります。
そのためビジネスパーソンは必ずタスク管理を行うべきで、以下のメリットもあります。
- 作業効率があがる
…やるべき業務を可視化でき、作業内容を都度考えて思い出す時間と労力が減る
…例えば営業職だと、商談・提案資料作成・社内調整などのタスクを可視化し、やるべき業務を 抜け漏れ無く業務を進められます。 - 生産性が向上する
…抜け漏れを防ぎ、費用対効果の高い業務を意図的に優先できる
…例えば営業職だと、期限に余裕のある既存の得意先・社内の事務作業より、新規得意先の開拓・案件の進行をすすめるべく「期限」「重要度」「進捗」を可視化します。 - モチベーションがあがる
…完了タスクの可視化・振り返りにより、達成感を感じられて前向きに仕事できる。
…例えば営業職だと、失注・クレーム対応など自他を問わず起きた失敗に対しても、完了数の可視化・振り返りによる内省を通して、モチベーションをあげることができます。
タスク管理は単なる「やることリスト」ではなく、限られたリソース（時間と労力）を最大限に活用して生産性をあげ、ストレスも軽減できる「社会」「会社」「個人」の3方良しとなる取り組みです。
私はタスク管理歴10年以上ですが、失敗した業務に落ち込んだときもタスク管理を通じて振り返りを行うことで、次にやるべき行動に意識を向けモチベーションを維持してきました。
タスク管理のデメリットと注意点
タスク管理はビジネスパーソンが仕事で成果をあげるために役立ちますが、適切に行わないとかえって業務効率をさげて逆効果となる可能性もあり、注意が必要です。
特に以下の9項目に注意し、目的を見失わず自分にあう適切な方法を選びましょう。
- タスク管理の作業に時間がかかる
…タスク量が増える・やりにくい管理方法やツールを使っている・細かすぎると、管理作業に時間がかかりがちです。 - タスク管理が恥ずかしいと感じる
- タスク管理をやりすぎる
…過度にタスクを細分化するなど、全体像・案件の方向性を見失うことがあります。タスクだけでなく、チーム・会社全体の支店も持ちましょう。 - 自分に合うタスク管理方法を見つけるまで負担がかかる
…本来やるべき業務の時間が圧迫されます。管理のための管理になっていないか？定期的に見直しましょう。 - ストレスが増える
- 創造力が低下する
- 単純作業が優先されがち
- 柔軟性が下がる
- 対面コミュニケーションが減少する
以上のデメリットがあります。タスク管理は手段であることを忘れず、自分に合う必要最低限の方法で管理すると良いです。
実際にタスク管理歴10年の私も、タスク管理の作業の時間を費やしすぎて本来やるべき業務の時間が圧迫されたり、やるべき管理方法を見失いうまくいかない時期もありました。
タスク管理の方法とやり方18ステップ
タスク管理は仕事を効率的に進め、生産性を高めるために欠かせない業務です。その手順は合計18のステップに分かれます。どのツールを使っても変わらない内容のため、覚えておきましょう。
以下の18ステップを習慣にすることで、タスクを効果的に管理できます。
| タスク管理の手順 | 初心者 | 中級者 | 上級者 |
|---|---|---|---|
| リスト化する | ● | ● | ● |
| 必要な情報を追加 | ○ | ○ | |
| 担当者を決める （チーム利用時） | ● | ● | ● |
| 優先順位を決める | ● | ● | |
| カテゴリに分ける | ○ | ○ | |
| 開始日（時）を設ける （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 期限を設定する （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 見積時間を決める （時間管理） | ○ | ○ | |
| 進捗を設定する （進捗管理） | ○ | ○ | |
| 取り組むタスクを選ぶ | ● | ● | ● |
| 集中できる時間帯に タスクを配置する | ● | ● | |
| タスクを実行する | ● | ● | ● |
| 完了タスクに チェックをつける | ● | ● | ● |
| 完了日（時）を記録する （時間管理） | ○ | ||
| 振り返りを行う | ● | ||
| 改善する | ● | ||
| 進捗を確認して タスクを調整する | ● | ● | |
| 次にやるタスクを作成する | ● | ● | ● |
詳しく解説します。
リスト化する
タスクをリスト化することは、タスク管理の最初の一歩です。自身の業務全体を俯瞰的に把握でき、優先順位付け・進捗管理が簡単になります。
ビジネスパーソンは日々多くのタスクを抱え、リスト化しないと重要なタスクを見落としたり、優先順位を判断しづらいです。そのため、業務全体を把握して抜け漏れを減らし、効率的な業務遂にリスト化が必要です。
例えば以下のようにタスクをリスト化します。
- 頭で考えてリスト化する
…重要・緊急なタスクを書き出せます。 - メモを見返す
…メモを振り返ることで、必要なタスクに気付けます。 - 日報を書く
…日報を書く過程で、必要なタスクを思い出せます。 - 昨年の動きを見直す
…昨年同時期の活動内容を振り返り、季節的に行うタスクに気付けます。 - タスク完了後に次のタスクを作成する
…タスク完了直後に後続のタスクも作成します。
これらの方法でタスクをリスト化し、自身の業務全体を把握しやすく、優先順位付けや進捗管理が簡単になります。
必要な情報を追加
タスクに必要な情報を追加することで、タスク実行時の初動スピードがあがります。
多くのタスクを抱えるビジネスパーソンは、全タスクの背景と内容を把握することは困難なため、それらをメモしておくとタスク実行時のスピードがあがります。
例えば以下の情報を追加します。
- 詳細内容
…目的・背景・説明・手順・必要なリソース（時間）など - 関連情報
…資料・メモ・ファイル・URL・連絡先など - 背景
…タスクを行う理由・きっかけなど - 方向性
…タスクの方針・内容・次のタスクなど - 注意事項
…タスク実行時の留意点（例えば、得意先の担当者の性格）など
これらの情報を追加することで、素早くタスクの実行に移れます。
情報を入れすぎると非効率で定着しづらいため、実践しながら自分にあう内容を見つけましょう。
担当者を決める（チーム利用時）
チームでタスク管理を行う場合は、各タスクに担当者を割り当てることで効率的にタスクを管理できます。自分でやるべきタスク・他人に依頼するタスクを選別でき、限られたリソースを配分しやすく効率的です。
担当者が明確でないと、責任感が持てない・忘れる・進捗が把握しづらいため、チームで効率的に成果をあげるためにも、メンバーの強みを把握したうえで各タスクの担当者を決めておきます。
例えば、以下の内容に応じて担当者を決めます。
- タスクの内容
…タスクの性質（単純作業・複雑な作業・スキルが必要な作業など）・目的・期限・難易度など - 自分でやるべきか判断する
…自分でやるべき業務か？他メンバーに依頼できる業務か？を判断します。 - メンバーの強みと弱みを認識する
…メンバーに依頼する場合は、各個人の得意・苦手を考慮します。 - メンバーの状況を確認する
…メンバーに依頼する場合は、各個人の予定・業務量を考慮します。 - 担当者に割り当て、明確化する
…適切な人員にタスクを割り当て、誰が見ても担当者を把握できるよう、ツールなどを活用して明示します。
これらの内容を考慮してタスクの担当者を決めます。
慣れると「単純作業は事務社員」「複雑なタスクは経験者」など簡単に決められます。
優先順位を決める
タスクの優先順位を設定すると「取り組むタスクを選ぶ」手順が簡単になり、限られた時間で重要なタスクから順に取り組むことができ、生産性があがります。
優先順位を決めておかないと、どのタスクから取り組むかを判断しづらく「管理作業に時間がかかる」「重要な業務に取り組めず生産性が低下する」恐れがあり、このリスクを取り除く必要があります。
例えば以下の判断基準で優先順位を決めます。
- 重要度
…重要度が高いタスクは優先順位を高く設定します。
例えば営業職だと「①新規顧客の開拓」「②既存顧客のフォロー」「③社内の事務作業」など - 緊急度
…緊急度が高いタスクは、優先順位を高く設定します。
例えば営業職だと「①クレーム対応」「②競合他社の提案から防衛」など - 期限
…期限が近いタスクは優先的に取り組みます。 - かかる時間と工数
…時間や手順が多いタスクほど優先度をあげ、想定外の手順にも余裕をもって対応できます。 - 見込める成果
…費用対効果の高いタスクを優先し、成果に直結しない業務（社内の管理業務など）は優先度を下げます。
例えば営業職だと「①見込み売上の大きい新規案件」「②見込み売上の小さい新規案件」「③既存客のフォロー」など - 前後関係
…他のタスクの前提条件となるタスクは、優先的に取り組みます。
例えば営業職だと「上長の確認が必要な資料作成」「見積提示のための情報収集」など - リスク
…問題が発生した際に影響が大きいタスクを優先します。 - 強み
…自身の強みを活かせるタスクは、優先順位を高く設定します。
これらの基準を考慮してタスクの優先順位を決めます。
数値化しておくと判断しやすいですね。
カテゴリに分ける
タスクをカテゴリに分けると該当のタスクを簡単に抽出でき、作業効率があがります。
今できる作業を瞬時に判別できて隙間時間を有効に使えて、多種多様な業務を抱えるビジネスパーソンに役立ちます。
例えば以下のようなカテゴリに分類します。
これらから自身の業務や目標に応じて適切なカテゴリに分類します。
カテゴリに分けることで業務の振り返りや分析（どの作業時間が長いか、など）する材料にもなります。
開始日（時）を設ける
タスクに開始日（時）を設定すると「いつ」「どのタスク」をやるべきか分かりやすく、タスクの優先順位も判断しやすくて効率的なスケジュール・時間管理が可能です。
例えば以下のように開始日時を設定します。
- 最適な日時を決める
…特定の日時まで待つ必要がある場合は、その日以降に設定します。
例えば営業職だと「展示会の申込日以降に手続きする」など - 前提タスクの終了日（時）を考慮する
…前提タスクの後に行うタスクは、該当タスクの想定される終了日（時）以降に開始日（時）を設定します。
例えば営業職だと、商品提案時に顧客の比較検査が終わる時期を見込んで、追跡タスクの開始日を設定する、など - 自身のスケジュールを考慮する
…自身のスケジュールを考慮して開始可能な日時を設定します。
例えば営業職だと、今日は終日外勤のため事務作業は翌日以降に設定するなど - 開始日（時）の記録
…タスク管理ツールにタスクの開始日時を記録します。 - 開始日（時）の調整
…「進捗を確認してタスクを調整」のように、タスクの進捗に応じて開始日時を調整します。 - 開始日を共有
…チームでタスクを管理する場合は、メンバーと開始日時を共有して合意を得ます。
このように適切な開始日時を設定・記録・管理します。
今日やらない業務は非表示に設定しておくと、見た目もすっきりしたシンプルな運用も可能です。
期限を設定する
タスクに期限を設定することで締め切りに間に合うようタスクを実行でき、スケジュール管理や優先順位付けが簡単になり、「取り組むタスクを選ぶ」手順を簡素化できます。
多くの業務を抱えるビジネスパーソンは、各タスクの期限を明確にしておかないとスケジュール管理がしづらく非効率です。タスクの期限切れが起こる可能性もあり、期限を明確に設定しておくと、効率的かつ抜け漏れのないタスク管理が可能になります。
例えば以下のように期限を設定します。
- 適切な期限を設定
…タスクの内容や重要度に応じて、適切な締め切りを設定します。 - 後続タスクの期限を考慮する
…タスクの完了後に発生する後続タスクの期限を考慮して、期限を設定します。 - 余裕をもった期限設定
…余裕を持った期限を設定すると、予期せぬ問題や遅延が発生した際にも対処できます。 - 期限を共有
…チームでタスク管理する場合は、期限を共有して合意を得ます。 - 期限を記録
…タスク管理ツールに期限を記録します。
このように期限を設定してタスクの締め切りを守り、効率的なタスク管理を行います。
見積時間を決める
各タスクの所要時間を見積ることで、無理のない時間管理・スケジュール管理ができ、モチベーションの維持・生産性の向上にもつながります。
多種多様のタスクを抱えるビジネスパーソンは、各タスクの見積時間を把握できていないと適切な時間配分ができず、想定通りに業務が終わらず生産性が下がります。所要時間を明確にしておくことで時間管理だけでなく、成果を意識した業務を進められます。
例えば以下のように見積時間を決めます。
このように所要時間を見積もることで、効率的な時間管理・スケジュール管理ができます。
見積時間は作業の「目標時間」にもなり、作業効率もあがります。また「感覚と現実の時間差」も知れます。
進捗を設定する
タスクの進捗を設定するとタスクの状況を一目で把握でき、完了確認・課題の早期発見が可能となり、生産性が向上します。
多くのタスクを抱えるビジネスパーソンはタスクの進捗を把握できないと、タスクの実施漏れ・重複が起きて、生産性も効率も低下します。各タスクごとに「確実に完了できたか」記録して確認できる環境を作ることで、効率的に業務を遂行できます。
例えば以下のように進捗を設定します。
- 進捗状況を分類する
…「未着手」「作業中」「完了」などタスクの進捗状況を判断できる状態に分類します。よほど所要時間の長い（日をまたぐ）タスクでない限り「未着手」「完了」の2種で十分です。 - 進捗を可視化する
…タスク管理ツールで進捗を一目でわかるように、記号・色を使い表示します。
例えば「未着手は□」「完了は✅」と記録する、など - 進捗を共有する
…上司・チームメンバーと進捗を共有して、状況に応じてフィードバックをもらいやすい環境を作ります。
このように進捗を設定することでタスクの状況を一目で把握できる環境が整い、タスク漏れ・重複が防げて生産性があがります。
デジタル手法のタスク管理ツールを使用することで、進捗情報をリアルタイムで共有でき、チームのコミュニケーションを円滑化できますね。
取り組むタスクを選ぶ
今日取り組むタスクを事前に選んでおくことで、重要度の高いタスクに集中できて生産性があがります。無意識に行っている作業ですが、
多くのタスクを抱えるビジネスパーソンは無意識にタスクを選んで取り組みますが、その判断基準を知らないと生産性があがらず、費用対効果の低いタスクを優先する・期限切れが発生するなど「忙しいだけで全く成果が出ない」という状況も起こり得ます。そのため取り組むタスクを適切に選択することが大切です。
例えば以下の判断基準で取り組むタスクを選びます。タスク量が増えるほど時間を要して判断も複雑になるため、これまでの7ステップを参考に選ぶと効率的です。
このように今日取り組むタスクを選び、限られたリソースで生産性を高めます。
「やらないタスク」から選ぶ方法もありますね。
集中できる時間帯に配置する
タスクの特徴を把握して自身の集中できる時間帯に配置すると、優先順位・重要度を考慮して最適な順序で業務を進めることができ、生産性があがります。
人は1日の中で集中力を発揮できる時間帯は限られ、適切な時間帯にタスクを配置しないと生産性が低下します。様々な業務を抱えるビジネスパーソンは、自身がどの時間帯にどのタスクに取り組むと一番効果的か考慮することで、業務の生産性を向上できます。
例えば以下のように配置します。
- 準備と振り返りは、モチベーションを高めたい朝一に行う
- 重要な業務は、集中力が高い午前中に始める
- 定型作業は、集中力が低下する夕方に取り組む
このようにタスクを自身の集中力に応じて配置すると、生産性を向上できます。
日中に「どの作業に取り組むか」を考える手間と時間も削減できますね。
タスクを実行する
タスクの実行は業務の根幹で、適切なタスクを手順通りに行うことで、仕事で成果をあげることができます。
この手順でタスクを実行して仕事で成果をあげるために、前後の手順でタスク管理を行います。どれだけタスク管理してもその通りに実行しなければ費やした時間が無駄になるため、まずは計画通りに実行してみましょう。
以下に留意してタスクを実行します。
- 計画通りに実行する
- 必要に応じて手順を見直す
- 集中力を保つ
- 問題を解決する
以上の通り、ここまでのタスク管理ステップに基づいてタスクを実行します。
完了タスクにチェックをつける
完了したタスクにチェックをつけることで、該当タスクを確実に終えたことが一目でわかり、進捗管理が行いやすいです。進捗を設定したものを完了に変更します。
どのタスクが完了しているか明確でないと、未完了のタスクが混在して確認作業が非効率です。各タスクを終えるごとに完了状態を示すチェックをつけると未完了のタスクだけが残り、次にやるタスクを素早く特定できます。
以下のように完了タスクにチェックを付けます。
- 分かりやすい記号・色を選ぶ
…一目で状況が分かる表示方法を使います。
例えば「☑青のチェックマーク」「✅緑の完了マーク」など - タスクリストを確認
…タスクを実行し終えたらタスクリストを確認し、完了したタスクを見つけます。 - チェックを付ける
…完了したタスクに選んだ記号・色を使ってチェックを付けます。
このように一目でわかる表示方法でチェックをつけると、完了状況が一目で分かり作業効率があがります。
完了日（時）を記録する
タスクを終えた日時を記録することで時間管理ができ、振り返り・所要時間を把握できて今後のタスク管理に活用できます。開始日時の設定とあわせて行うと各タスクにどれだけの時間を費やしたか分かります。
完了日時を記録しないと実際にタスクに取り組んだ時間を定量的に振り返ることができません。定量的な振り返りを行う場合は、完了日時の記録が必須です。
例えば以下のように完了日時を記録します。
- 手動で記録
…タスクを完了した際に手作業で現在の日時を記録します。手間はかかりますが、正確さと安心感があります。 - ボタンで1クリックの入力
…「デジタル手法」のタスク管理ツールによって搭載される、1クリックで現在の日時を入力できる機能を使い、記録作業の手間を省力化しつつ日時を正確に記録します。 - 自動化
…一部のタスク管理ツールに搭載される、完了タスクの日時を自動的に記録できる機能をかつようし、「進捗」などの情報に連動して完了日時の入力を自動化できます。
このように自分にあった方法で完了日時を記録すると、実際の作業時間を知ることができ、今後のタスク管理に役立ちます。
完了タスクのチェック漏れにも使えて便利ですね。
振り返りを行う
タスク完了後に振り返りを行うと、業務の質と作業効率を極限まで高めることができます。課題や改善点に気づくことができ、今後のタスク管理と業務時間の質が向上します。
振り返りを行わずに業務に取り組むだけでは、業務中の細かな改善点に気づかず業務環境が改善されず生産性も作業効率も変わりません。終えたタスクの振り返りを行い、良かった点・課題から気づきを得ることが大切です。
例えば以下のポイントを参考に振り返りを行います。
- 振り返りのタイミングを決める
…自分に合ったタイミングを選びます。
例えば「タスク完了直後」「毎日の終業時」「翌朝」「週次」「月次」など - 目標達成度を振り返る
…実際の作業と目標の差を確認して評価します。
例えば「時間」「成果（売上・利益）」「計画との差」など - 時間を確認
…実際の作業時間と見積時間の差を確認し、改善点を把握します。
例えば「タスクカテゴリごとに費やした時間」など - 課題を記録
…気付いた課題・改善点を記録します。
例えば「見積時間が短い」「作業手順が不足」など - 改善策を検討
…見つけた課題の改善策を検討します。
例えば「次回の類似タスクを実行する時に行う手順を変更」「見積時間を変更」など
このように振り返りを行い、業務の課題に気づき効率化の改善策を立てることで、生産性向上に役立ちます。
改善する
振り返りで気付いた改善策を実行することで効率的なタスク管理方法を見つけ、作業効率と生産性を高める環境を作ります。
業務改善を行わないと作業環境が変わらず、継続的に成果をあげることが難しいです。今行う管理方法も環境の変化により適切ではなくなる場合もあり、細かな改善点も取り入れつつ無駄な時間や労力を削減して生産性を高めます。
例えば以下のように改善策を行います。
- 管理方法を見直す
例えば「リスト化」「カテゴリ分け」「優先順位付け」など - ツールを活用
例えば「アナログ（手帳）」「デジタル（タスク管理ツール）」「ハイブリッド（スキャンアプリ・データ化できる文房具」の３つの手法など - 効果を確認する
例えば「改善した管理方法が機能しているか」「ツールの効果」など - アイデアの共有
例えば「チームと共有して取り組みの横展開」「さらなる改善案の聞き取り」など
このような改善策を実施することで業務環境が改善でき、作業効率と生産性が向上します。継続的に行うとなお効果的です。
進捗を確認してタスクを調整する
今日1日のタスクの進捗を確認し、遅れがある場合は対策を検討することで、タスクの期限切れ・時間外労働を防げます。
タスクの調整を行わないと、突発タスク・想定以上に時間を費やしたタスクがある日は時間が不足し、重要なタスクに取り組めず生産性が低下します。そのため進捗を確認してタスクを調整して変化に対応する必要があります。
例えば以下のように調整します。
- タイミングを決める
…タスク調整のタイミングを決めます。頻度が多すぎると非効率なため、1日の勤務時間内で適切な時間帯に行います。
例えば「勤務時間の中間（昼食明け）」など - 時間を確認する
…今日のタスクの予想時間の合計が、残りの勤務時間内に終えられるかどうかを確認します。 - 取り組むタスクを選ぶ
…手順を参考に、残された勤務時間で取り組むべきタスクを選択します。優先度が高いタスク・期限が迫っているなどを優先します。 - 取り組まないタスクの対応を決める
…勤務時間内に完了できないタスクの対処法を決めます。
例えば「先送りする（今日やらない）」「メンバーに依頼する」など
このようになるべく少ない頻度でタスクの進捗確認と調整を行い、生産性を維持しつつ効率的に業務を進めます。
次にやるタスクを作成する
タスクを完了した時点で次に続くタスクを作成することで、目標達成までの流れを途切れさせずに継続でき、タスク管理のプロセスを円滑化できます。
次のタスクを作成しておかないと抜け漏れが発生する可能性があり、生産性が下がります。そのため記憶が新しいうちに次のタスクを作成・計画しておくことで、後で思い出す手間も省くことができて効率的です。
例えば以下のようなタスクを作成します。
- 顧客フォロー
…必要な顧客対応のタスクを作成します。
例えば「顧客へ行った提案の進捗確認」「受けた依頼の回答」など - 定期的なタスク
…定期的に発生するタスクを作成します。
例えば「商品の在庫数を確認」「次回の会議」など - 関係部署への報告
…必要な事務手続きの作業を行います。
例えば「商品の新価格を営業事務へ共有」「商品の発注を製造部へ依頼」など
このように完了したタスクの次に続くタスクを作成しておくことで、目標達成まで継続的にタスクを管理できます。この後は再びリスト化する手順に戻ります。
優先度の低いタスクは、作業効率をあげるためにあえて「追跡しない」ことも効果的ですね。
以上のタスク管理の手順18ステップを実践することで、タスクを効率的に管理できます。まずは必要最低限の手順から始めて、悩み・要望に応じて手順を1つずつ追加していくと無理なく続けられます。
タスク管理が下手・上手い人の特徴と違い
タスク管理が下手な人・上手い人の特徴と違いは考え方・習慣・実践の積み重ねで変わります。
例えばタスク管理が上手い人はタスクの整理と優先順位付けが的確で、効率的に業務を進められる一方、下手な人は全てのタスクを同じように扱い優先順位が不明確になりがちなど、特徴があります。
下表で違いを紹介します。
| タスク管理が | 下手な人 | 上手い人 |
|---|---|---|
| 計画を | 立てない | 立てる |
| 優先順位を | つけない | つける |
| 期限を | 設定しない | 設定する |
| 目標時間を | 決めない | 決める |
| 時間に | 余裕を持たない | 余裕を持つ |
| 振り返りの時間を | 持たない | 持つ |
| 客観視して | 考えない | 考える |
| 向上心が | ない | ある |
| 愚直に | 取り組まない | 取り組む |
| ツールを | 活用しない | 活用する |
タスク管理が上手な人は以下の特徴があり、これらを実行すると仕事で成果をあげやすい環境を作り、ストレスも軽減できて一石二鳥です。
- 計画を立てる
…1日の計画を綿密に立て、実現可能性の高い作業時間を確保できます。 - 優先順位をつける
…業務の優先順位を決めて、作業の順番を判断しやすい環境を作ります。
例えば営業職だと、顧客対応を優先し、隙間時間に資料作成や社内調整を行うなど。 - 期限を設定する
…作業の期限を設定し、スケジュールを意識して抜け漏れを防ぎます。 - 目標時間を決める
…1つの作業にかける目標時間を設定し、集中して作業に取り組みます。 - 時間に余裕を持つ
…突発的なタスクに備えて、計画的に余裕時間を確保します。 - 振り返りの時間を持つ
…1日や1つの作業を振り返り、今後の業務改善に役立てます。
例えば営業職の場合、「毎週金曜日の午後2時間を、翌週の重要なタスク（顧客分析・提案準備など）のために確保する」など - 客観視して考える
…客観的に業務を振り返り評価します。
例えば、終えたタスクの数やかかった時間など - 向上心がある
…日々の成果に満足せず、昨日より少しでも働きやすく成果をあげたいと意欲があります。 - 愚直に取り組む
…長期的な成長を目指して、1つの単純作業・タスク管理にも熱心に取り組みます。 - ツールを活用する
…タスク管理の効率化のために、適切なツールを使います。
上手にタスクを管理したい方はこれらのアイデアを参考に実践してみましょう。
実際に私も単純作業は他のメンバーに依頼し、自分がやるべき付加価値の高い業務に集中することで、すべてを自分で行わずチームメンバーの強みを活かした分担を行っています。
タスク管理を成功させるコツ21選と見直すポイント
タスク管理を成功させるにはタスク管理の手順とあわせて以下のポイントに留意して、1つずつ実務に取り入れると効果的です。
営業職として10年以上タスク管理を実践してきた実体験を踏まえて紹介します。
- タスク管理に時間をかけすぎない
- タスクは一元管理する
- デジタルのタスク管理ツールを活用する
- タスク名は端的かつ具体的に書く
- 複雑なタスクは細分化する
- 必要な情報をテンプレート化する
- まず自分でやるかどうか決める
- 優先順位は数値化する
- 重要度は分解して考える
- 緊急度はあてにしない
- カテゴリは抽出したい目的で決める
- 期限は全てのタスクに設定しない
- リマインダーで通知させる
- 取り組まないタスクを選ぶ
- 大枠に分けて順番（時間帯）を決める
- 1度に1つのタスクだけに取り組む
- 作業時間を記録する
- 「定性」と「定量」で振り返る
- 気付いた時点で改善する
- 余裕時間をタスクに入れる
- 全てのタスクを追跡しない
これらのポイントを実践して効率的なタスク管理を行い、生産性をあげましょう。
他に周囲の上手い人を真似ても良いですね。
タスク管理によくある悩みと原因・対策
タスク管理によくある悩みは4つに分類できます。
具体的な悩みを整理し、それに合った対策を行うことが重要です。
| ネガティブ | ポジティブ |
|---|---|
| 苦手・無理・やめた （つづかない） 【原因】 タスク管理方法が分からない 【対策】 自分に合う方法を習慣化する | できない・難しい （わからない） 【原因】 習慣化・考えられていない 【対策】 自分に合うやり方を 見つけて実践する |
| めんどくさい・無駄 （効果を感じない） 【原因】 メリットを感じない 【対策】 メリットを学び シンプルで使いやすい タスク管理を行う | 多い・長い （どう管理するか） 【原因】 タスク作成に満足し 整理できていない 【対策】 時間を記録し、 使い方を可視化する・ 実行して減らし 見やすく整理する |
悩みがどれに分類されているかを把握し、原因と対策を参考に改善すると、タスク管理に役立ちます。
実際に私もどの悩みも抱えたことがあり、まずは自身がタスク管理に対するモチベーション（ポジティブ・ネガティブ）を知ることが、効果的なタスク管理を実践する第一歩です。
タスク管理3つの手法
タスク管理の手法は、利用するツールの観点から大きく3つ「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」に分かれます。それぞれの手法にはメリットがあり、状況に応じて使い分けることで、最適なタスク管理を実践できます。
それぞれの特徴は以下の通りです。
- デジタル：無形のITツール
…作業内容を可視化し、共有が簡単で、使う場所を問いません。 - アナログ：有形のツール
…手軽で使いやすく、手書きで記入することが簡単です。- ツールの一例：付箋・メモ帳・ノートなど
- ハイブリッド：デジタル・アナログの併用
…デジタル・アナログの両方のメリットがあり、状況に応じて使い分けが可能です。
これらから自分に合う手法から最適なツールを選びましょう。
タスク管理ツールの重要性
タスク管理のメリットは「作業効率UP」「生産性向上」「モチベーションUP」ですが、Webツールを活用するとさらに効果的です。
タスク管理の作業を効率化し、限られたリソースで最大の成果をあげるために役立ち、業務の可視化・優先順位付け・進捗管理にも使えます。
特に重要なポイントを3つ紹介します。
- どこでも見ることができる
…PC・スマホなどマルチデバイス対応のツールで、事務所・外出時・移動中など環境を問わず閲覧・編集ができ、業務が円滑化します。 - 作業の手間を簡素化できる
…機能を活用して管理作業を簡素化でき、本来やるべき業務にかける時間を増やせます。
例えば、編集可能・直感操作・自動化・テンプレート・繰り返し・ツール連携など - 抜け漏れを減らせる
…通知・リマインダー機能で抜け漏れを減らすのに役立ちます。
このようにWebツールならではの機能を活用すると、ビジネスパーソンの効率的なタスク管理に役立ちます。
「継続できるか」が重要なため、まずはシンプルな機能から始めて必要に応じて高度な機能を取り入れることがオススメです。
仕事に役立つおすすめのタスク管理ツール
仕事に役立つ、Web上で使えるおすすめタスク管理ツールを紹介します。
成果をあげ続けるためにタスク管理は必要不可欠ですが、成果に直結しない業務のためなるべく時間をかけないためにもツールの活用がおすすめです。さらに複雑な管理も実現できて生産性もあがります。
ただツールにも様々な種類があり、最適なツールを選ぶ手順も大変で、妥協してしまうことがほとんどです。そこで91のタスク管理ツールから比較して私が実際に操作したうえで、悩めるビジネスパーソンに最適なおすすめタスク管理ツールを３つに厳選してご紹介します。
- Notion
…シンプルながら豊富すぎる機能を自由自在に操れて、初心者から上級者まで長く使える。無料利用の範囲が広いのも魅力。
≫Notionの詳細を見る - Asana
…タスク管理に特化し、誰でも簡単にすぐ使える。
≫Asanaの詳細を見る - Backlog
…日本製で安心感があり、長い歴史を持つ。
≫Backlogの詳細を見る
| ツール名 | リンク | ダウンロード | 特徴 | 機能 | 料金 | パソコンで 利用可 | スマホで 利用可 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Notion | 公式HP | PC iPhone Android | ・無料で使える機能数No1 ・高機能かつ、シンプル～応用まで自由自在 ・他業務にも活用できる！ | ・６種のビューが無料 ・設定項目の追加と編集 ・Notion AI など | ・フリー 無料 ・プラス 月1,650円/人～ ・ビジネス 月2,500円/人～ ・エンタープライズ 月3,300円/人～ ※追加：Notion AI 月1,350円/人～ | ◎ | ◎ |
Asana | 公式HP | PC iPhone Android | ・高機能なタスク管理をすぐ使える度No.1 ・タスク・プロジェクト管理に特化された見た目 ・有料プランではタスク・時間をグラフ化可能！ | ・３種のビューが無料 ・豊富な連携ツール | ・Basic 無料 ・Premium 月1,200円/人～ ・Business 月2,700円/人～ ・Enterprise お問い合わせ | ◎ | ◎ |
Backlog | 公式HP |
PC（有料） iPhone Android | ・日本発で歴史も長く、安心感No.１ ・スマホでも操作しやすく、使いやすい！ ・チームで使うとお得な料金体系 | ・２種のビューが無料 ・設定項目はデフォルトで14個 ・タスク数の完了を棒グラフで見れる | ・フリー 無料 ・スターター 月2,821円/スペース～ ・スタンダード 月16,720円/スペース～ ・プレミアム 月28,215/スペース～ ・プラチナ 月78,375/スペース～ | ◎ | ◎ |
以上のタスク管理ツールがおすすめです。自分に合う適切なツールを選びましょう。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールには様々な種類があり、自身に最適なツールを選ぶのは難しく、妥協して使っている方も多いです。また必要な機能は「業務量」「役割」の変化により数年単位で変わり、ツールの移行にも手間がかかるため、なるべく高機能かつシンプルで使いやすいツールを選ぶことをオススメします。
ツールの選定基準は以下11個を参考に「優先したい項目を選ぶ」「ツールをリストアップする」「比較検討して絞る」の3ステップで進めましょう。
- 自身の業務に必要な機能を把握する
…例えば、初心者ならシンプルな画面構成・営業職ならモバイルアプリ対応で外出先でも使えるツール・ツール移行時には現在使っている機能が含まれるツールなど - 使用環境とデバイスを決める
…例えば、外出中に使うか？どのデバイスで使うか？など - 対象のタスク管理アプリをリストアップする
…対象となるツールをリストアップし、絞ります。 - 予算を決める
…ツールに費やせる予算を決めます。 - 使いたい機能で選ぶ
…仕事の成果につながる機能を含むか、確認します。今自分が使わない機能にも目を向けると活用の幅が広がり、効果的です。例えば、締め切り・リマインド・表示方法など。 - 使いやすさで選ぶ
…タスク管理の作業効率があがる機能を含むか、確認します。例えば、一括編集・タスクテンプレート・自動化・AIなど。 - 安心感を確認する
…利用上の安心感を確認します。例えば、対応言語・運営元企業・歴史・セキュリティ対策など。 - 拡張性を確認する
…現状の用途以外にも活用できるか、確認します。例えば、高機能なタスク管理・ドキュメント管理・文書作成など。 - 操作感を試す
…使い勝手を実際に試しましょう。 - 口コミと評判を見る
…ユーザーの名前の声を知ることで、活用のヒントも見つけることができます。 - タスク管理アプリを絞る
…以上の判断基準を参考に、これから使うツールを1つに絞り、利用を開始しましょう。
以上11ステップで自身に最適なタスク管理ツールを選び、仕事に活用しましょう。
私は2023年2月に自由度の高いタスク管理ツールを100種以上から比較検討し、Notionに移行しました。
Notionタスク管理の無料テンプレート
Notionでタスク管理を簡単に始めるには、Notionテンプレートの活用がおすすめです。
あらかじめタスク管理機能が構築済みで初期導入コスト（学習時間）を抑えられて、使いながら必要に応じて機能をカスタマイズ（追加・削除）でき、便利です。
おすすめの無料Notionテンプレートは以下の通りです。
- 超初級レベル
手書きメモのようなチェックリストのToDo管理が可能
…簡易ToDo｜Notion公式 - 初級レベル
データベースのチェックリストで完了タスクは非表示にできる
…初級タスク管理｜よき改善 - 中級レベル
複数のレイアウト（ビュー）を使える
…ToDoリスト｜Notion公式 - 上級レベル
自動化が設定された高度なタスク管理
…オートメーション３点セット｜管理の山田氏
以上から使いやすいテンプレートを選びましょう。
よくある質問
タスク管理の手順についてよくある質問に応えます。
タスク管理のおすすめのやり方・方法・考え方は？
タスク管理のおすすめのやり方は人（業務内容や職種）により異なるため断言できませんが、大まかに分けると「①初心者は抜け漏れを減らす進捗管理（未完了・完了）」「②中級者は増大したタスクの効果的な管理（期限・カテゴリ・優先度など）」「③上級者は作業手順の簡素化（定着と自動化）」で考えてみましょう。
まずはどのような管理が自分に適しているか整理したうえで、実践してみましょう。
4つのタスク管理とは？
4つのタスク管理とは、「アンゼンハワーマトリクス」と呼ばれる「緊急度」「重要度」の有無で4種類（2×2マス）に分類する方法です。
何が「緊急」「重要」かの判断基準も業務内容・環境・タイミングにより異なるため、定義しておくことが大切です。
タスク管理で働きやすい環境づくり！
このページではタスク管理の基本的な手順を18ステップで紹介しました。
改めて手順をおさらいします。
- タスクをリスト化する
- 担当者を決める（チーム利用時）
- 取り組むタスクを選ぶ
- タスクを実行する
- 完了したタスクにチェックをつける
- 完了タスクを追跡する
まずはこれらの手順から始めて、必要なステップを追加していくと、無理なくタスク管理を続けることができます。
タスク量が増えて管理が難しくなった場合は、タスク管理ツールの活用がおすすめです。始めは慣れるまで時間がかかりますが、作業効率と生産性の向上につながります。
さらに時間の記録と振り返りを行うことで、業務改善にも役立ちます。仕事で成果をあげながら時間を削減できて、人生の選択肢が広がります。
タスク管理を実践して働きやすい環境を作りましょう！
コメント