タスク管理のコツ21選｜うまく実践して仕事を効率化しよう！

※このページには広告を含むことがあります。

こんな悩みを解決します。

タスク管理は仕事の効率化に欠かせませんが、実践する人は意外と少ないです。さらに効果的な方法を意識する人はさらに少ないです。タスク管理の基本手順だけでも十分役立ちますが、コツをおさえることでさらに生産性が向上します。

私はタスク管理歴10年以上の営業職で、紙に書き出す方法からツールを活用する方法まであらゆる手法を経験してきました。タスク管理の悩みが出るたびに方法を改善して、最適なタスク管理を追求してきました。

そこでこのページでは私の経験も踏まえて、効果的なタスク管理のコツを具体例を交えて解説します。このページを読むことで、タスク管理の手順だけでなく注意すべきポイントが分かり、作業効率と生産性があがる業務環境を作れます。

先に概要をお伝えします。

詳しく解説します。

タスク管理とは、業務とリソースの調整

仕事におけるタスク管理とは、業務と資源（時間・人手・予算など）を調整することで、仕事の効率と生産性を高めるものです。単純な作業を書き出すだけのToDo管理とは違い、成果をあげるために仕事全体を総合的に組み立てます。

タスク管理を怠ると、継続的な成果をあげることが難しくなります。タスク数が少ないうちは忘れることも少ないですが、環境が変わり業務量が増えると頭で覚えておくだけでは抜け漏れが生じ、生産性が下がるからです。

成果を継続的にあげるためには、以下のように適切なタスク管理を行う必要があります。

このようにタスク管理では業務にリソースを適切に配分して、仕事の生産性を高める環境を作ります。モチベーションの維持にも効果的なため、仕事で継続的に成果をあげたいビジネスパーソンにとっては必要不可欠です。

≫参照：タスク管理とは？

　

目次に戻る↑

タスク管理が上手いとは？

仕事でタスク管理が上手いとは、業務の優先度に基づいてリソースを配分し、適切な順番でタスクを継続的に遂行できることです。その結果「昇給や昇進につながる」「無駄な作業が減り時間に余裕が生まれる」「モチベーションが高まる」などのメリットがあります。

タスク管理が上手くできないと、その時にやるべき業務に取り組めず無駄が生じます。少しでも生産性を高めるためには、タスク管理はやらないよりやるべきで、下手よりも上手に行う必要があります。

例えばタスク管理が上手い人には以下の特徴があります。

タスク管理を少しでも上手に取り入れたい場合は、これらのアイデアを参考に実践してみましょう。

　

目次に戻る↑

タスク管理が上手くなる21のコツ

タスク管理はコツを意識して行うことで、うまく機能して仕事でさらに生産性をあげることができます。

コツを意識せずタスク管理の手順通りに行うだけでは、管理のやりづらさを感じて悩みが生まれます。そのためタスク管理をうまく実践して少しでも生産性を高めたいなら、以下で紹介するコツ21個もあわせて取り入れると良いです。

これらのコツを意識してタスク管理を行うことで、仕事の生産性をより高めることができます。

それぞれ詳しく解説します。

　

タスク管理に時間をかけすぎない

まずタスク管理には時間をかけすぎないことが大切です。

タスク管理に時間をかけすぎると他の成果をあげる業務にかける時間やエネルギーが不足し、生産性が低下します。

仕事で成果をあげるためには、タスク管理に割く時間を効率化する必要があります。

タスク管理を短時間で終えるためには、以下のような工夫が役立ちます。

これらの工夫を実践することでタスク管理にかける時間を削減し、仕事の生産性を高めることができます。

　

リストに戻る↑

タスクは一元管理する

次にタスク管理を行う際には、全てのタスクを一元管理することが重要です。

タスクを複数の場所でバラバラに管理すると、確認や整理の手間がかかり抜け漏れのリスクも高まり、デメリットしかありません。

そのためタスク管理の作業効率をあげて抜け漏れを減らすためにも、すべてのタスクを１つの場所に集約して管理することが大切です。

例えば、以下のようにバラけた管理を行う場合は、一か所への集約が必要です。

このように複数の場所やツールでタスクを管理すると生産性が下がるため、すべてのタスクを１か所に集約して管理することが大切です。

　

リストに戻る↑

デジタルのタスク管理ツールを活用する

タスク管理にはデジタルのタスク管理ツールを積極的に活用することが重要です。

デジタルのタスク管理ツールを利用しない場合、業務量が増えたときに作業効率をあげることができず、生産性の向上も困難です。

デジタルツール特有の機能（並び替え・一括編集・自動化など）をタスク管理に活用することで、生産性をあげることができます。

例えば、以下のような機能を活用して作業効率を高めることができます。

このようにデジタルのタスク管理ツールを活用することで、作業効率を向上させ生産性を高めることができます。

　

リストに戻る↑

タスク名は端的かつ具体的に書く

タスクをリスト化する際は、タスク名を端的かつ具体的に書くことが重要です。これにより時間が経過した後でも一目見て作業に取り掛かることができ、作業効率が向上します。

タスクのリスト化だけでは情報が不足し、作業を思い出す・振り返る工程に手間と時間がかかります。タスク実行時のスピードを向上させるためにも、必要な情報を端的に書くことが必要です。

例えばタスク名に以下の情報を書きます。

最低限この３つの情報を含んだタスク名を設定すると、一目見てタスクに取り掛かれるため、生産性が向上します。

　

リストに戻る↑

複雑なタスクは細分化する

タスクをリスト化する際は、複雑なタスクを細分化しておくことで「すぐ作業に取り掛かる」「必要な手順と時間を正確に見積もる」ことができて生産性があがります。

単にリスト化するだけでは、複雑なタスクに取り組む際につまづき、作業を始めづらいです。複雑なタスクに計画通り取り組むためにも、タスク作成時に単純な手順に分解しておくと効果的です。

例えば以下のように複雑なタスクは細分化します。

このように複雑なタスク・手順を細かく分割することで、作業効率をあげることができます。

　

リストに戻る↑

必要な情報をテンプレート化する

タスクに必要な情報を追加する際は、類似する内容をテンプレート化しておくことで毎回必要な情報を頭で考える労力が減り、考えを定型化できて作業効率があがります。

タスク実行時に毎回必要な情報を考えていては労力がかかるうえ、その時により思いつく内容が異なります。作業効率をあげて成果を安定させるためにも、定型的な作業・必要な情報を事前にテンプレート化しておくことが重要です。

例えば以下のようなタスクで必要な情報をテンプレート化します。

このように必要な情報の大枠をテンプレート化しておくことで、生産性が高まります。

　

リストに戻る↑

まず自分でやるかどうか決める

タスクを担当者に振り分ける前にまず自分でやる業務を決めることで、担当者に振り分けるタスク数が減り作業効率があがります。

タスクの担当者を決める手順だけでは、全てのタスクに担当者を振り分ける手間がかかります。作業効率をあげるためには、まず自分で行う業務を選択した後でそれ以外のタスクを他の人に振り分けることが重要です。

例えば以下のように判断して自分の業務を選択します。

このようにまず自分で取り組むタスクを決めることで、他のタスクを担当者に振り分ける手間が削減でき、作業効率があがります。

　

リストに戻る↑

優先順位は数値化する

優先順位を数値化することで順番が決めやすく、タスク管理の作業効率が向上します。

優先度を数値化しないと順番を決める際に感覚的な判断になりやすく、「優先度のぶれ」「毎日の順番決めの手間」が発生して非効率です。判断基準で迷わずに作業効率をあげるためにも、優先順位を数値化することが重要です。

例えば以下の方法で数値化します。

このように優先順位を数値化することで、判断基準も一定化できて作業スピードがあがります。

　

リストに戻る↑

重要度は分解して考える

重要度を判断する際には、他の要素に分解して考えることで判断がしやすくなり、作業効率が向上します。

単純に「重要度」を決めるだけではその場の状況に左右されやすく、一貫性のある判断が難しくなり、判断基準として機能しなくなります。仕事で継続的に成果をあげるためには、適切な重要度の判断が必要です。

「重要度」はさらに「何が重要か」という以下の要素に分けて考えると判断しやすいです。

これらの要素を参考にして重要度を判断すると、より明確な判断基準を得られて効果的です。

　

リストに戻る↑

緊急度はあてにしない

緊急度は過度にあてにしないことで不要不急の作業時間を削減して重要な業務に時間を割けます。

緊急なタスクを優先しすぎると目の前に迫ったタスクを対処的に取り組むことで、成果につながる重要な業務にかける時間が減り、生産性がさがります。生産性を向上させるためには、本当に緊急なタスクかどうかを見極め、適切に取り組むタスクを選ぶことが重要です。

例えば本当に緊急なタスクかどうかを判断するには以下の点を考慮します。

このように緊急度を適切に捉えて判断することで、生産性をあげることができます。

　

リストに戻る↑

カテゴリは抽出したい目的で決める

タスクのカテゴリは自身が抽出したい目的に基づいて設定すると、タスク管理をより効果的に行い、生産性を向上させることができます。

一般的なおすすめの「タスクカテゴリ」を使用すると「自分に合わず使いこなせない」「作業の手間がかかる」ため、生産性が下がります。

生産性をあげるためには、自身の業務環境や作業スタイルに合ったカテゴリを設定することが重要です。

例えば以下のようにタスクのカテゴリを判断します。

このように、業務中にどう使うと便利かを逆算してカテゴリを設定することで、作業効率を向上させることができます。

　

リストに戻る↑

期限は全てのタスクに設定しない

期限を設定するタスクは厳選すると、優先順位を明確にしやすくなり作業効率があがります。タスクに期限を考慮して設定する作業にも労力と手間がかかるため、その負担を軽減できます。

全てのタスクに期限を設定する手順を行うと「タスク数が増えた際に必ず期限切れタスクが生じる」「取り組まないタスクにも期限を設定する時間が無駄」となり作業効率が下がります。

少しでも作業効率をあげるためにも、以下のようなタスクに厳選して期限を設定する必要があります。

このように期限を設定するタスクを厳選することで、生産性が向上します。

　

リストに戻る↑

リマインダーで通知させる

デジタルのタスク管理ツールに備わるリマインダー機能を活用することで、自身に気づきを与えることができ、タスクの期限や重要な予定を見逃すことがなくなり、生産性があがります。

期限を設定しただけでは「終日外出」などツールを確認する時間がない場合に、タスクの期限を見逃します。タスク管理にかける時間がない日でもリマインダー・通知機能を使うことで、タスクの期限や重要な予定を見逃すことなく管理できます。

例えば以下のようなタスクにリマインダー機能を使います。

これらの必ず忘れてはいけないタスクにリマインダーを設定することで、重要な業務を見逃すことがありません。

　

リストに戻る↑

取り組まないタスクを選ぶ

取り組むタスクを選ぶ前に「やらない」タスクを選ぶことで、少ないタスクリストからやるべきタスクを選ぶことができて、作業効率があがります。特にタスク数が多いほど効果的です。

取り組むタスクを選ぶだけでは、全てのタスクから何に取り組むかを判断する必要があり、想定以上に時間がかかります。

まずは今日やらないタスクを以下のように選ぶことで、タスクを選ぶ作業効率を高めることができます。

これらの取り組まないタスクを取り除いてから今日取り組むタスクを選択することで、作業効率があがります。

　

リストに戻る↑

大枠に分けて順番（時間帯）を決める

タスクの実行順を決める際には、大枠に分けて考えることで作業効率があがります。

単にタスクの順番を決めるだけでは、タスクが増えた際に管理作業に時間がかかりすぎて非効率です。

作業効率を高めるためには、先に以下のような大枠ごとに時間帯を決める良いです。

これらの大枠ごとに取り組む順番を決めてから、その大枠の中で各タスクの順番を決めることで、作業効率があがります。

　

リストに戻る↑

１度に１つのタスクだけに取り組む

タスクを実行する際には１度に１つのタスクだけに取り組むことで、頭を切り替えて考える手間がなくなり、各タスクを効率的に終えることができます。

タスクを実行する際に複数のタスクを同時に取り組むと「頭を切り替えるため余分な労力がかかる」「終えていないタスクが完了したと勘違いする」ため生産性が下がります。

生産性を向上させるためには、１つのタスクに集中して確実に完了させることが重要です。

もし複数のタスクが同時に発生した場合は、以下のように対処します。

このように意識的に１つのタスクごとに集中して取り組むことで、生産性を高めることができます。

　

リストに戻る↑

作業時間を記録する

タスクの完了時に終了日時だけでなく作業時間も記録することで、定量的な振り返りができて業務改善に役立ちます。

タスク完了時に実際の作業時間を記録しないと、どの業務にどれだけの時間をかけているか把握できず、適切な業務改善ができません。継続的に成果をあげるためには、どの業務をどのように改善すべきか具体的に把握するために、作業時間の記録が重要です。

例えば以下のような方法で作業時間を記録します。

これらの方法によって作業時間を記録することで定量的な振り返りが可能となり、業務改善に繋げることができます。

　

リストに戻る↑

「定性」と「定量」で振り返る

仕事の振り返りを行う際には「定性」（感情）と「定量」（数値）の両面で考えることが重要です。この両方を考慮することで、客観的な業務改善が可能となります。

振り返りの際に「定性」と「定量」の両面で考えなければ、主観的で現実離れした課題しか見つからずに適切な業務改善ができません。正確な課題を把握して業務改善につなげるためにも、「定性」と「定量」の両方を考慮することが重要です。

例えば以下のように振り返ります。

このように感情と数値を組み合わせて振り返ることで、具体的な改善案を導き出すことができます。

　

リストに戻る↑

気付いた時点で改善する

改善案を気づいた時点ですぐに実施することで、業務環境を少しずつ改善して生産性を向上させることができます。

改善を後回しにしてしまうと「後で改善案を実践する際に思い出す労力がかかり、業務改善の意欲が低下する」「リアルな悩みを感じづらく業務改善をしづらい」ため環境を変えることが困難です。

生産性を向上させるためにも、気づいた時点ですぐに改善案を実施することで、働きやすい環境を地道に整えることができます。

例えば以下のように改善を行います。

このように業務中に浮かんだアイデアや改善点は直ちに実践に移して形にすることで、次に同様の業務に取り組む際の作業効率と生産性を向上させることができます。

　

リストに戻る↑

余裕時間をタスクに入れる

１日のスケジュールに余裕時間を確保することで突発的な業務にも対応でき、生産性があがります。スケジュールの調整頻度も減り、作業効率が向上します。

タスクを調整する手順があることに過信して余裕のないスケジュールを組んでしまうと「突発的な業務の発生」「作業時間が延長」した場合にスケジュールの再調整が必要になり非効率です。予定通りに進まなかったことからモチベーションも下がります。

タスクの調整頻度を減らして作業効率をあげるためにも、１日のスケジュールに余裕時間を組み込む必要があります。

例えば以下のように余裕時間を設けます。

このように業務環境に応じて適切な余裕時間を見極めて１日のタスクに取り入れることで、生産性を向上させることができます。

　

リストに戻る↑

全てのタスクを追跡しない

追跡するタスクを厳選すると、キャパオーバーを防ぎ作業効率と生産性があがります。タスクの選択も簡単になり、重要なタスクに集中できます。

次にやるタスクを作成する手順通りに全てのタスクを追跡しようとするとタスク数が膨大になり、管理作業にも時間がかかり生産性が下がります。特にタスク数が多い場合はすべてのタスク・案件を同等に管理することは不可能です。

限られた時間で生産性を高めるためにも、以下のような追跡しないタスクを見極めることが重要です。

これらのタスクを追跡しないことで、重要なタスクに集中できて生産性を向上させることができます。

リストに戻る↑

　

以上のコツをタスク管理の手順に加えて取り入れると、さらに仕事で成果をあげる環境を作れます。

目次に戻る↑

タスク管理を成功させる21ステップ

タスク管理をうまく行うには以下21の手順で行うと効果的です。これらの手順を実践することで、タスク管理が苦手な方でも基本的なタスク管理を実践でき、仕事で成果をあげることができます。

手順通りに行わないと、「必要な管理ができていない」「今の自分に合わず続かない」ため、生産性を最大限まで高めることができません。仕事で最大限の成果をあげるためにも、まずは基本の手順に基づいてタスク管理を実践することが重要です。

すでにタスク管理を実践している方も、これから始める方も、以下の基本ステップを取り入れて仕事の生産性を高めましょう。

タスク管理の手順	初心者	中級者	上級者
リスト化する	●	●	●
必要な情報を追加		○	○
担当者を決める （チーム利用時）	●	●	●
優先順位を決める		●	●
カテゴリに分ける		○	○
開始日（時）を設ける （スケジュール管理）		○	○
期限を設定する （スケジュール管理）		○	○
見積時間を決める （時間管理）		○	○
進捗を設定する （進捗管理）		○	○
取り組むタスクを選ぶ	●	●	●
集中できる時間帯に配置する		●	●
タスクを実行する	●	●	●
完了タスクにチェックをつける	●	●	●
完了日（時）を記録する （時間管理）			○
振り返りを行う			●
改善する			●
進捗を確認してタスクを調整する		●	●
次にやるタスクを作成する	●	●	●

これらの手順で行うとタスク管理がうまくいき、仕事の生産性があがります。慣れないうちは必要最低限の項目から始めて徐々に管理する範囲を増やしていくと、タスク管理が長続きします。

≫参照：タスク管理の手順

　

目次に戻る↑

タスク管理におすすめのツール

仕事のタスク管理には以下３つのツールがおすすめです。ツールを使うことで抜け漏れも減らしつつタスク管理の作業まで効率化でき、生産性があがります。（ここで表す「ツール」は３つの手法↗のうち「デジタル」のITツールです。）

ただしツールを使うには慣れるまでの時間と手間がかかるなどのデメリット↗もありますが、タスク量が増えても抜け漏れなく作業効率があがるメリット↗があり、特にタスク量が多いビジネスパーソンが成果をあげ続けるためには必要不可欠です。

タスク管理ツールにも様々な種類があり最適なツールを選ぶ手順も大変なため、91のタスク管理ツールから比較↗して私が実際に操作したうえで、悩めるビジネスパーソンに最適なおすすめタスク管理ツールを厳選してご紹介します。

ツール名	リンク	ダウンロード	特徴	機能	料金	パソコンで 利用可	スマホで 利用可
Notion	公式HP	PC iPhone Android	・無料で使える機能数No.1 ・高機能かつ、シンプル～応用まで自由自在 ・他業務にも活用できる！	・６種のビューが無料 ・設定項目の追加と編集 ・Notion AI　など	・フリー　無料 ・プラス　月1,650円/人～ ・ビジネス　月2,500円/人～ ・エンタープライズ　月3,300円/人～ ※追加：Notion AI　月1,350円/人～	◎	◎
Asana	公式HP	PC iPhone Android	・高機能なタスク管理をすぐ使える度No.1 ・タスク・プロジェクト管理に特化された見た目 ・有料プランではタスク・時間をグラフ化可能！	・３種のビューが無料 ・豊富な連携ツール	・Basic　無料 ・Premium　月1,200円/人～ ・Business　月2,700円/人～ ・Enterprise　お問い合わせ	◎	◎
Backlog	公式HP	PC（有料） iPhone Android	・日本発で歴史も長く、安心感No.１ ・スマホでも操作しやすく、使いやすい！ ・チームで使うとお得な料金体系	・２種のビューが無料 ・設定項目はデフォルトで14個 ・タスク数の完了を棒グラフで見れる	・フリー　無料 ・スターター　月2,821円/スペース～ ・スタンダード　月16,720円/スペース～ ・プレミアム　月28,215/スペース～ ・プラチナ　月78,375/スペース～	◎	◎

以上がおすすめのタスク管理ツールです。最適なタスク管理ツールを選んで↗、仕事の成果をあげやすい環境を作りましょう。

　

　

目次に戻る↑

タスク管理で働きやすい環境づくり！

このページでは仕事の生産性を高めるためのタスク管理のコツを紹介してきました。タスク管理の手順に加えてこれらのコツを取り入れることで、基本を押さえつつ生産性を向上させることができます。

あらためて特徴をおさらいします。

仕事でタスク管理を実践する際には、自分に最適なタスク管理ツールを選ぶ↗ことが重要です。使い勝手がよく必要な機能を厳選して使えるため、仕事の生産性が向上します。

タスク管理は業務効率化の第一歩です。どの業務にどれだけの時間を費やしているかを把握して現実に目を向け、どの業務をどれだけ削減できるかを客観的に見極めることが大切です。

まずはタスク管理を実践して、働きやすい環境を作りましょう！

　

目次に戻る↑