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このような悩みを解決します。
みなさんはどのような手法でタスク管理を行っていますか？
タスク管理には様々な手法があり、人気のツールだとしても自分に合わなければ使いこなすことができず、デメリットが目立つこともあります。
実際に私も過去に実践したシンプルなタスク管理を行い続け、働き方の変化に適せず必要以上に管理作業に時間を費やし、成果に直結する業務時間が減ったことがあります。
そこでこのページでは私の実体験も踏まえて、タスク管理の手法3選を紹介し、特徴・メリット・デメリット・ツールの一例まで解説します。
このページを読むと自分に合うタスク管理の種類がわかり、自分に合うツールを選べる・見直せることで、働きやすい環境をつくれます。
先にタスク管理の種類を紹介します。
- デジタル（無形のITツール）
…可視化と共有が簡単で、場所を問わず使えます。
例えば、エクセル・メモアプリ・タスク管理ツール（Notion・Backlog）などのツールを使います。 - アナログ（有形のツール）
…手軽で使いやすく、記入が簡単です。
例えば、付箋・メモ帳・ノートなどペンで記入して使います。 - ハイブリッド（デジタル・アナログの併用）
…デジタル・アナログのメリットを両立できます。
例えば、メモと写真撮影・スキャンアプリ・手書きメモアプリなど、手書きの良さをデジタルツールの利便性を兼ね備えます。
詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
タスク管理の手法3選
タスク管理の手法は、利用するツールの使い方に分けて3種類「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」に分かれます。それぞれの手法にメリット・デメリットがあり、自信に最適な手法を選んで取り入れることが重要です。
3つのタスク管理手法は以下の通りです。
詳しく解説します。
デジタル（ツール）のタスク管理
デジタル手法はパソコンやスマホなどのデバイス上でタスクを記録・管理する方法です。複雑なタスク管理もできて作業効率があがる反面、慣れないと難しい・オフライン環境では使えないなどのデメリットもあります。
メリット
デジタルツールを使うメリットは以下の通りです。利用するツールごとに機能が違うため、利便性も異なります。
- 無限にタスクを追加できる
…ほとんどのツールでタスク数に制限がなく、上限を気にせずタスクを追加できます。 - タスクの移動が簡単
…タスクの日時・期日・担当者などの変更に柔軟に対応できます。特に「一括編集」機能があると、複数のタスク情報を一挙に変更でき、作業効率が大幅にあがります。 - 欲しい情報がすぐに見つかる
…デジタルツール特有の「フィルター」「ソート」機能などを活用すると、欲しい情報を簡単に抽出できます。 - 場所を選ばず確認できる
…モバイル対応のツールを使うと、外出中・事務所内など場所を問わずいつでもタスク情報を確認でき、仕事が滞りません。 - リマインダー・通知機能で抜け漏れを防げる
…日時情報にリマインダー・通知機能を設定でき、重要なタスクを忘れづらいです。 - 柔軟な設定
…設定を自由にカスタマイズでき、自分流のタスク管理が可能です。 - データの蓄積
…過去のタスク履歴を蓄積・分析して、業務改善に役立ててさらに働きやすい環境を作れます。
これらのメリットがあり、作業効率と生産性向上に役立ちます。
デメリット
デジタルツールを使うタスク管理には以下のデメリットがあります。
- デバイスが無いと情報を見れない
…デバイスを持参し忘れる・充電切れになると情報にアクセスできず使えません。 - 手書きより忘れやすい
…手書きメモのように「書いて覚える」ことができません。 - 慣れるまで難しく時間が必要
…ツールの操作に慣れるまで時間がかかります。
これらのデメリットがあり、デジタルツールを使用したタスク管理には注意が必要です。
おすすめの人
デジタルツールを用いたタスク管理は、以下のような方に向いています。
- タスク管理作業に時間がかかっている
…タスク量が多くて抜け漏れが発生している・管理する時間が必要以上にかかっている方には、作業効率の向上が期待できます。 - 外出を伴う業務がある
…外出中にも手軽にタスクの確認・実行・編集ができ、作業効率があがります。 - タスクの抜け漏れを防ぎたい
…タスクの抜け漏れを防ぐために、リマインダー・通知機能が役立ちます。 - デジタルツールに抵抗がない
…デジタルツールを使うことに抵抗がない場合は慣れるまでの時間も短く、活用しやすいです。
これらの特徴を持つ方は、デジタルツールを用いたタスク管理がおすすめです。
ツールの一例
デジタルのタスク管理ツールを紹介します。
- Notion・Backlog・Asanaなどのタスク管理ツール
…タスク管理に特化したツールで、パソコン・スマホなど複数のデバイス利用可能です。個人でも無料で使えるツールが多いです。
他にも付箋のようなツール「Jooto」・機能が豊富でメモにも使えるツール「Notion」もあります。 - エクセル・スプレッドシートなどの表計算ソフト
…独自のタスク管理表を作成し、自由なページ設計が可能です。外出中でもスマホで見れるスプレッドシートが便利です。 - Google・マイクロソフトなどのカレンダーアプリ
…カレンダーにタスクを記入して管理します。機能や汎用性はタスク管理ツールに比べて劣りますが、日時に基づいた管理を行いやすいです。
以上がデジタルツールの一例です。
デジタル手法のタスク管理は慣れるまでの難しさがあるものの、柔軟性と作業効率の良さが特長で、膨大なタスクを効率的に管理できます。
アナログ（手書き）のタスク管理
アナログ手法は、紙に書いてタスク管理する方法です。シンプルで使いやすく、誰でも簡単にタスクを可視化できるので、超初心者向きです。複雑な管理ができない・メモを持っていないと内容を見れないというデメリットもあります。
メリット
アナログのツールを使ったタスク管理のメリットはに、以下のとおりです。
- 誰でも簡単にできる
…紙に書くだけで複雑な操作は必要ないので、誰でも使いやすいです。 - 書くことで覚えられる
…手書きすることで記憶に残りやすく、忘れにくくなります。 - 安心感がある
…デバイス手法と異なり、紙に書くことで情報がどこに保存されているか目で見えるため安心感があります。 - すぐに書ける
…付箋やメモ帳にすぐ書き留めることができます。 - どこでも使える
…デバイスを使いづらい環境でも、場所を選ばずに使えます。
これらのメリットがあり、誰でも安心してタスク管理を始められます。
デメリット
アナログのツールには以下のデメリットがあります。
- 並び替え・修正ができない
- 書くスペースに制限がある
- 書いたメモを紛失するリスクがある
- 文字が汚いと解読できない
これらがアナログツールを使ったタスク管理のデメリットです。
おすすめの人
アナログなタスク管理は、以下の方に向いています。
- タスク管理は超初心者で、とりあえず業務を書き出したい
- タスク管理の量が少ない（今日の作業が20個以下）
- 手で書くことに魅力を感じる
- デジタルツールでの管理に不安を感じる
- デスクワークが中心
これらの特徴に該当する方は、アナログのタスク管理がおすすめです。
ツールの一例
アナログのタスク管理ツールを紹介します。
- 付箋
…タスクを1枚の付箋に書き、移動もできて編集が簡単です。 - ノート・メモ帳・todoリスト
…専用のメモ帳を使うと書き出す内容もテンプレート化できます。 - 手帳
…普段使う手帳の空きスペースに書きます。タスク数が少ない人に向いています。 - 裏紙
…タスクが完了したら消し、1日の終わりには紙ごと捨て、過去を振り返らないスタイルです。 - ホワイトボード
…タスクを見やすく書くことができ、終えたタスクは消して記録には残しません。 - 卓上カレンダー
…日時に基づいてタスクを書きます。枠が小さいため、タスク数が少ない人向きです。
これらがアナログのタスク管理ツールの一例です。
アナログのタスク管理は高度な管理には不向きですが、安心感があり誰でも始めやすい特長があります。
ハイブリッド（紙とデジタル）のタスク管理
ハイブリッド手法は、アナログで手書きした情報をデータ化して管理する方法で、デジタルとアナログのメリットを両立できます。ただし、手間がかかる・事例が少ないことがデメリットです。
メリット
ハイブリッドのタスク管理は以下のメリットがあります。
- デジタル・アナログのメリットを両立できる
…手軽な手書きとデジタルの高機能さをどちらも活用できます。 - 抵抗なく導入できる
…手書きの安心感があり、デジタルの効率性も得られて導入しやすいです。 - 環境に応じて使い分けられる
…デバイスの有無や使える環境に応じて、デジタルとアナログを使い分けることができます。
ハイブリッドのタスク管理にはこれらのメリットがあります。
デメリット
ハイブリッドのタスク管理には以下のデメリットがあります。
- 手間がかかる
…手書きした情報をデータ化する手間がかかります。 - データ化できるツールを探す必要がある
…使いやすいツールを見つける必要があり、労力がかかります。 - 参考事例が少ない
…一般的でない手法のため、参考事例が少ないです。
これらがハイブリッドのタスク管理のデメリットです。
おすすめの人
ハイブリッドのタスク管理は、以下のような方におすすめです。
- アナログのタスク管理から脱却したい
…手書きの安心感はあるが、効率が悪い・管理しきれないなどの悩みをもち、デジタル化にもチャレンジしたい方におすすめです。 - デジタルツール上だけの管理には抵抗がある
…手書きの安心感を保ちつつ、デジタルの効率性も取り入れることができます。
これらの方には、ハイブリッドのタスク管理がおすすめです。
ツールの一例
ハイブリッド型のタスク管理ツールの一例をご紹介します。
- スキャンアプリ
…スマホで画像を読み取ってデータ化します。
例えばAdobe Scan・フォトスキャンby Google フォト・Microsoft Lensなどを使います。 - 手書きメモアプリ
…アプリ上で手書きメモを残すことができます。
例えば、シンプル手書きメモ帳・UD手書き・MetaMoJi Note Liteなどを活用します。 - データ化できる文房具
…データ化を前提に設計された文房具です。
例えば、Neo smartpen・ロケットブック・HOMESTEC スマートノートなどを使います。
これらのツールをハイブリッドのタスク管理で活用します。
ハイブリッド手法のタスク管理は手間がかかりますが、アナログ・デジタルの利点を両立でき、無理なくデジタル化に挑戦できます。
自分に合ったタスク管理手法を見つけるには3つの手法「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」から選び検討しましょう。
ちなみに私は「デジタル」手法の「タスク管理ツール」一択です。
タスク管理とは、業務とリソースの調整
仕事におけるタスク管理とは、業務とリソース（時間・人手など）を調整することで、「タスクマネジメント」とも呼びます。継続的な成果を上げるためには不可欠ですが、あくまで成果をあげる手段・補助的な業務であるという点に注意が必要です。
そもそもタスク管理は仕事の成果に直結しない補助的な業務です。例えば、営業職の「成果に直結する業務」とは「得意先との商談」「電話」「見積書の送付」など、売上や利益を生み出す活動です。
タスク管理は例えば以下のような手順で行います。
- タスクをリストアップする
…タスクをリスト化します。 - タスクに期限をつける
…タスクに期限を設け、リマインダーで通知を設定し、重要な業務を見逃しません。 - タスクに重要度を設定する
…主観的な「重要度」だけでなく、定量的な情報（期限・見積時間など）を考慮して設定します。 - タスクに見積時間を設ける
…あらかじめ各業務にかかる時間を予測し、日中に完了できない業務を把握して対策を講じます。 - 今日やるべきタスクを抽出する
…リストから今日取り組むべきタスクを選び、順番を決めます。
このようにタスク管理を行い、仕事で成果をあげ続ける環境を作ります。
タスク管理とToDo管理の違い
タスク管理とToDo管理は「仕事で成果をあげる」という目的は同じですが、管理する目的・対象となる業務の範囲が異なります。
- タスク管理は、総合的な管理
…単純な作業と広範囲な業務を含む業務全般を、目標達成に向けて実行できるように管理します。
例えば「商談の準備」は「目的の設定」「資料作成」「サンプル手配」「スケジュール」「日報記入」などの単純な作業に分解し、期限・優先順位に基づいて管理します。 - ToDo管理は、単純作業
…誰でもすぐに取り組める単純な業務を忘れないように管理します。
例えば「商談の準備」のために「目的の設定」「資料作成」「サンプル手配」「スケジュール」「日報記入」をリスト化しますが、期限や優先度までは考慮しません。
ToDo管理は単純作業をリスト化して管理し、タスク管理はより広範囲な業務も含めて管理し、仕事で成果をあげることを目指します。
タスク管理を成功させるコツ｜個人にできる方法
タスク管理を成功させるにはいくつかのコツがあり、1つずつ取り組むことで着実にできることが増えます。
私の実体験を踏まえてタスク管理のコツを紹介します。
- タスク管理に時間をかけすぎない
- タスクは一元管理する
- デジタルのタスク管理ツールを活用する
- タスク名は端的かつ具体的に書く
- 複雑なタスクは細分化する
- 必要な情報をテンプレート化する
- まず自分でやるかどうか決める
- 優先順位は数値化する
- 重要度は分解して考える
- 緊急度はあてにしない
- カテゴリは抽出したい目的で決める
- 期限は全てのタスクに設定しない
- リマインダーで通知させる
- 取り組まないタスクを選ぶ
- 大枠に分けて順番（時間帯）を決める
- 1度に1つのタスクだけに取り組む
- 作業時間を記録する
- 「定性」と「定量」で振り返る
- 気付いた時点で改善する
- 余裕時間をタスクに入れる
- 全てのタスクを追跡しない
これらのコツを実践してタスク管理を効率的に行い、生産性をあげましょう。
タスク管理のやり方21ステップ
タスク管理の手順を紹介します。この手順で行うと、タスク管理が苦手な方でも成果につながる基本的なタスク管理を実践できます。
すでにタスク管理を実践している方・これから始める方ともに、この基本ステップを取り入れて仕事の生産性をあげましょう。
- 目的と目標を設定する
…なぜタスク管理を始めるのか？どのような問題を解決したいのか？を明確にします。 - 管理の範囲を定める
…タスクの抜け漏れ・スケジュール・時間・進捗・プロジェクトなど管理する範囲を決めます。これにより追加する情報の必要性を判断するのに役立ちます。 - 使用するツールを選択する
…「デジタル」「アナログ」「ハイブリッド」の３手法から使いやすいツールを選びます。
| タスク管理の手順 | 初心者 | 中級者 | 上級者 |
|---|---|---|---|
| リスト化する | ● | ● | ● |
| 必要な情報を追加 | ○ | ○ | |
| 担当者を決める （チーム利用時） | ● | ● | ● |
| 優先順位を決める | ● | ● | |
| カテゴリに分ける | ○ | ○ | |
| 開始日（時）を設ける （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 期限を設定する （スケジュール管理） | ○ | ○ | |
| 見積時間を決める （時間管理） | ○ | ○ | |
| 進捗を設定する （進捗管理） | ○ | ○ | |
| 取り組むタスクを選ぶ | ● | ● | ● |
| 集中できる時間帯に 配置する | ● | ● | |
| タスクを実行する | ● | ● | ● |
| 完了タスクに チェックをつける | ● | ● | ● |
| 完了日（時）を記録する （時間管理） | ○ | ||
| 振り返りを行う | ● | ||
| 改善する | ● | ||
| 進捗を確認して タスクを調整する | ● | ● | |
| 次にやるタスクを 作成する | ● | ● | ● |
これらがタスク管理の手順です。慣れないうちは必要最低限の項目から始めて、徐々に管理する範囲を増やしていくと無理せずタスク管理を続けられます。
タスク管理が上手い人の特徴
タスク管理が上手な人の特徴は以下の通りです。これらを実行することで仕事で成果をあげやすく、ストレスも軽減できて一石二鳥です。
- 計画を立てる
…1日の計画を綿密に立て、実現可能な作業時間を確保できる - 優先順位をつける
…業務の優先順位を決め、作業の順番を判断しやすくなる - 期限を設定する
…業務の期限を設定し、スケジュールを意識して抜け漏れを防ぐ - 目標時間を決める
…1つの作業にかける目標時間を設定して、集中して作業に取り組む - 時間に余裕を持つ
…突発的なタスクに備え、計画的に余裕時間を確保する - 振り返りの時間を持つ
…1日や1つの業務の振り返りを行い、今後の業務改善に役立てる - 客観視して考える
…終えたタスク数やかかった時間を記録し、客観的に業務を振り返り評価する - 向上心がある
…日々の成果に満足せず、昨日より少しでも働きやすく、成果をあげたいと意欲的 - 愚直に取り組む
…長期的な成長を考えて1つの単純作業・タスク管理にも熱心に取り組む - タスク管理ツールを活用する
…タスク管理を効率化するため、適切なツールを使う。通知機能などで抜け漏れを減らし、作業効率を高める。
タスク管理を少しでも上手に取り入れたい場合は、これらのアイデアを参考に実践してみましょう。
タスク管理のフレームワーク9選
タスク管理にはフレームワークを活用することで、生産性の向上・集中力の維持・使い方の悩みを解消できます。代表的なフレームワークを9つご紹介します。
これらは世界中で提唱されており、有効活用できます。状況に合わせて最適なフレームワークを活用しましょう。
| フレームワーク | できること | 参照リンク |
|---|---|---|
| WBS | タスクの可視化 タスクの細分化 | https://www.jooto.com/contents/wbs/ |
| マインドマップ | タスクの可視化 | https://studyhacker.net/mind-map-to-do-list |
| ワークフロー | タスクの細分化 | https://asana.com/ja/uses/workflow-management |
| ロジックツリー （ツリー構造） | タスクの細分化 | https://news.line.me/detail/oa-davincinews/7f6096186a45 |
| 時間管理のマトリクス （７つの習慣） | 優先順位付け （緊急・重要など） | https://www.hr-doctor.com/news/management/engagement/management_time_effective_2steps-7 |
| GTD | タスク管理全般 | https://conlabo.jp/5分でわかるgtd-4181/ |
| タスクシュート時間術 | 1分以上かかる タスクの管理 | https://shuchi.php.co.jp/article/8218?p=1 |
| バレットジャーナル | ノートを使った タスク管理 | https://studyhacker.net/bullet-journal-business |
| ポモドーロ・テクニック | 時間管理 | https://next.rikunabi.com/journal/20161026_m1/ |
- WBS（Work Breakdown Structure）
…業務を細分化するフレームワークです。「リスト化」「細分化」して行います。 - マインドマップ
…トニー・ブザン氏が提唱した、思考を視覚化・整理するフレームワークです。中心から枝分かれさせて、関連性を線でつなげて書き出します。 - ワークフロー
…フレデリック・ウィンズロー・テイラー氏とヘンリー・ガント氏が提唱した、仕事の流れを可視化して効率化するフレームワークです。プロセスを「開始」「承認」「完了」などの段階に分けます。 - ロジックツリー
…問題の原因から解決策までを整理するフレームワークです。「業務のリスト化」「細分化」を行います。 - アイゼンハワー・マトリクス
…ドワイト・ D・アイゼンハワー氏が提唱した、タスクの優先順位を決めるフレームワークです。「重要度」「緊急度」に分けて優先順位を決めます。 - GTD（getthing things done）
…デビッド・アレン氏が提唱した、頭の中にある「やるべきこと」を整理して優先順位をつけるフレームワークです。「把握する」「見極める」「整理する」「更新する」「選択する」の５ステップで実践します。
≫GTDとは｜GTD Japan - タスクシュート時間術
…大橋悦夫氏が提唱した、短時間に集中してタスクを実行するフレームワークです。「今日の業務を１シートで管理」「やること・やったことを一元管理」「記録」「見積時間を設定」「終業時間を自動計算」して行います。 - バレットジャーナル
…ライダー・キャロル氏が提唱した、手書きノートでタスク管理するフレームワークです。「インデックス（目次）」「フューチャーログ（12か月の予定）」「マンスリーログ（1か月の予定）」「デイリーログ（1日の予定）」と大枠から1日の予定に逆算して行います。 - ポモドーロ・テクニック
…フランチェスコ・シリロ氏が提唱した、作業時間とリフレッシュ時間を区切って実行する時間管理のフレームワークです。25分の作業と5分の休憩を繰り返して行います。
これらのフレームワークを活用することで、効果的なタスク管理が可能です。
タスク管理が必要な理由
仕事でタスク管理が必要な背景には、個人・企業・社会のいずれにも求められていることがあります。
特に「個人」にあたる皆さんにとっては仕事の成果だけでなく、モチベーションと集中力アップにも繋がり、今日から始めるべきです。
詳しく解説します。
- タスク量が増えると、記憶に頼るだけでは抜け漏れが発生する
…ビジネスパーソンなら誰でも職務経験が長くなるにつれて、タスク量も増える傾向があります。 - ワークライフバランスには、仕事の質をあげて残業を減らす必要がある
…プライベートも充実させるためには、限られた時間で成果あげることが求めれられます。 - 企業が継続的に利益を出すには、無駄なコストを減らす必要がある
…業務の抜け漏れを減らし、生産性の高い業務を優先させることが、企業の利益にもつながります。 - 現代日本の人口減少社会では、一人当たりの生産性が求められる
…人手不足のため、限られた人手でこれまで以上の成果をあげる必要があります。
これらの背景から、タスク管理は「個人」「企業」「社会」のいずれにとっても行うべき重要な業務です。
仕事でタスク管理をするメリット
仕事でタスク管理をすると、継続的に成果をあげる環境を整えることができます。効率的に生産性を高めることができ、モチベーションの維持にも役立ちます。
具体的なメリットをご紹介します。
- 業務を思い出す時間と労力が減る
- 仕事の抜け漏れやミスを防止できる
- 時間を効率的に使い、効果の高い業務に重点を置ける
- 進捗状況を一目で把握できる
- 1日のスケジュールを立てやすくなる
- モチベーションがあがる
- 業務量が増えても挫折しない
これらのメリットがあり、タスク管理は成果をあげたいビジネスパーソンには必要不可欠です。
仕事におすすめのタスク管理ツール3選
仕事でタスク管理を実践する際には、ツールの活用がおすすめです。（ここで表す「ツール」は「デジタル」の「ITツール」です。）自分に合う適切なツールを選ぶことで、複雑な管理も簡単で作業効率もあがります。
ただツールにも様々な種類があり、どれが最適か探すうちに疲れて妥協してしまうことがほとんどです。
そこで91のタスク管理ツールから比較して私が実際に操作したうえで、悩めるビジネスパーソンに最適なおすすめタスク管理ツールを３つに厳選してご紹介します。
- Notion
…シンプルながら豊富すぎる機能を自由自在に操れ、初心者から上級者まで長く使える。無料利用の範囲が広いのも魅力。
≫Notionの詳細 - Asana
…タスク管理に特化し、誰でも簡単にすぐ使える
≫Asanaの詳細 - Backlog
…日本製で安心感があり、長い歴史を持つツール
≫Backlogの詳細
| ツール名 | リンク | ダウンロード | 特徴 | 機能 | 料金 | パソコンで 利用可 | スマホで 利用可 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Notion | 公式HP | PC iPhone Android | ・無料で使える機能数No1 ・高機能かつ、シンプル～応用まで自由自在 ・他業務にも活用できる！ | ・６種のビューが無料 ・設定項目の追加と編集 ・Notion AI など | ・フリー 無料 ・プラス 月1,650円/人～ ・ビジネス 月2,500円/人～ ・エンタープライズ 月3,300円/人～ ※追加：Notion AI 月1,350円/人～ | ◎ | ◎ |
Asana | 公式HP | PC iPhone Android | ・高機能なタスク管理をすぐ使える度No.1 ・タスク・プロジェクト管理に特化された見た目 ・有料プランではタスク・時間をグラフ化可能！ | ・３種のビューが無料 ・豊富な連携ツール | ・Basic 無料 ・Premium 月1,200円/人～ ・Business 月2,700円/人～ ・Enterprise お問い合わせ | ◎ | ◎ |
Backlog | 公式HP |
PC（有料） iPhone Android | ・日本発で歴史も長く、安心感No.１ ・スマホでも操作しやすく、使いやすい！ ・チームで使うとお得な料金体系 | ・２種のビューが無料 ・設定項目はデフォルトで14個 ・タスク数の完了を棒グラフで見れる | ・フリー 無料 ・スターター 月2,821円/スペース～ ・スタンダード 月16,720円/スペース～ ・プレミアム 月28,215/スペース～ ・プラチナ 月78,375/スペース～ | ◎ | ◎ |
以上がおすすめのタスク管理ツールです。他のツールとじっくり検討したい方は、タスク管理ツールを徹底比較したこちらのページもご覧ください。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理にどのツールを使うかは、仕事をするうえで重要です。自分に合わないとメリットが得られないどころか、弊害が生じて仕事の成果にも悪影響をおよぼす可能性があるからです。
後悔しないためにも、タスク管理ツールの選び方を11ステップでご紹介します。実際に私がタスク管理ツールの乗り換える際にたどった手順も踏まえてご紹介するので、自分に合ったツールを選びましょう。
- 自身の業務に必要な機能を把握する
- 使用環境とデバイスを決める
- 対象のタスク管理アプリをリストアップする
- 予算を決める
- 使いたい機能で選ぶ
- 使い勝手で選ぶ
- 安心感を確認する
- 拡張性を確認する
- 操作感を試す
- 口コミと評判を見る
- 何を使うか決める
これらのステップでツールを選ぶと、あなたに最適なタスク管理ツールと出会えます。
よくある質問
タスク管理の手法に関するよくある質問に応えます。
タスク管理のテクニックは？
タスク管理のテクニックは、主に管理に時間をかけすぎない・一元管理する・ツールを活用することがポイントです。
他にもタスク管理の手順で業務を取り組む際に役立つコツを取り入れると効果的です。
タスク管理の1-2-3-4ルールとは？
タスク管理の1-2-3-4ルールとは、タスクを4種類に分類し、効率的に整理・実行するためのシンプルで効果的な方法です。
リスト化したタスクを4種類、①すぐ終わるタスク・②整理整頓のタスク・③難易度が高く時間がかかるタスク・④リラックスできる楽しいタスクに分類し、1～4の順番にタスクに取り組みます。
このルールの発祥についての定かな情報は見つかりませんが、ノウハウとして紹介され、フレームワークとして活用してみましょう。
≫デキる人の秘密！効率が良くなる1-2-3-4ルールとは？｜ななる氏YouTube
タスク管理方法のGTDとは？
タスク管理方法のGTDとは「Getthing Things Done」の略語で、アメリカの経営コンサルタントであるデビッド・アレン氏によって提唱されました。
使い方は5ステップで、①リスト化・②取り組むタスクを選ぶ・③タスクをカテゴリに分けて整理し優先順位をつける・④リストを定期的に見直して進捗を整理・⑤重要なタスクから実行する、の順に行います。
タスク管理が上手い人はエクセルをどう使う？
タスク管理が上手い人は、エクセルで以下のようにタスクを管理します。
主な手順は、①タスクをリスト化・②必要な情報を追記（期限・優先度など）・③フィルターを活用・④テンプレートを活用し、エクセルでタスク管理を行います。
タスク管理で働きやすい環境づくり！
このページでは、タスク管理3つの手法について、特徴やツールの一例を挙げて解説してきました。
改めて概要をおさらいします。
- デジタル（無形のITツール）
…可視化と共有が簡単で、場所を問わず使えます。
例えば、エクセル・メモアプリ・タスク管理ツール（Notion・Backlog）などのツールを使います。 - アナログ（有形のツール）
…手軽で使いやすく、記入が簡単です。
例えば、付箋・メモ帳・ノートなどペンで記入して使います。 - ハイブリッド（デジタル・アナログの併用）
…デジタル・アナログのメリットを両立できます。
例えば、メモと写真撮影・スキャンアプリ・手書きメモアプリなど、手書きの良さをデジタルツールの利便性を兼ね備えます。
どの手法が自分に合うか、今使うツールが自分に合っているか確認してみましょう。
膨大なタスク量を少しでも効率的にこなすなら、デジタルのタスク管理ツールがおすすめです。
デジタル手法のタスク管理ツールにも様々な種類があり、選ぶときにポイントとなる機能・操作性・利用人数・安心感・拡張性がそれぞれ異なります。
経験年数や役職・仕事環境の変化により、必要なタスク管理機能が異なるため、長く使えるツールを選ぶと良いです。ツールの切り替え手間も防げます。
タスク管理で、働きやすい環境を作りましょう！
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