皆さん、Notionのアカウント登録はまだですか？ それなら間に合って良かったです、「招待されて」ではなく「自分で」登録することをおすすめします。
その理由をご紹介します。
それは、残したい情報が不本意に消えてしまうリスクがあるからです。他にもNotionを使い続けるには同じ登録作業を結局自分で行う必要があるうえ、登録作業も楽という点もあります。
もしすでに「招待されて登録」した場合は、自身の「ワークスペースを作成」しておくと安心です。
Notionは様々な業務を１つに集約でき、業務効率化にも役立つ画期的なツールです。上手に活用していきましょう。それでは詳しくご紹介します。（操作画面は2023年4月時点のものです。）
※当サイトは、アフィリエイトプログラムに参加しています。記事内容は公平さを心がけています。
＼最短30秒・４クリックで無料登録！／
３つの理由
詳細な理由は以下の３点です。
- リスクを避ける｜残したい情報が不本意に消えてしまう可能性
- 結局同じ登録作業が必要
- 楽に操作できる
リスクを避ける｜残したい情報が不本意に消えてしまう可能性
招待されて登録した場合、そのワークスペースから削除またはスペース自体が削除されると、自身の「プライベートページ」ごと見れなくなってしまいます。
ワークスペースには、自身しか見れない「プライベートページ」があります。他人に見られたくない情報や個人の記録など、様々な内容を集約できます。
ただその「プライベートページ」は「ワークスペース」の中に位置しており、「ワークスペースが削除」されるとプライベートページごと消えます。
さらに削除されるとき、メンバーには確認のポップアップや確認画面など表示されません。過去に所属していた「ワークスペース」を知るすべもありません。
他のメンバーやワークスペースオーナーから事前確認の連絡があれば良いですが、そうはいかないこともあるでしょう。
「意図して」削除されたり、「操作ミス」もありますね。
残したい情報が消えてしまう可能性を人の手に委ねることは、リスクがあります。
結局同じ登録作業が必要
ワークスペースが削除されたあとにNotionを使い続けるためには、別の「ワークスペース」を作成する必要があります。その作業は公式サイト経由で１から登録するときと同じです。
結局は「招待されて」登録しても、公式サイトから「自分で」登録しても、同じ作業が必要となります。
同じ作業なら、どちらで登録しても良いですね。
楽に操作できる
ではなぜ公式サイトから「自分で」登録した方が良いか？それは簡単な操作で登録できるからです。少しの手間もかけずに登録できて、気持ちも楽です。
パソコンが不慣れでも登録しやすいですね。
状態の違い｜登録したとき
「招待された」ときと「自分で」登録したときの状態の違いをご紹介します。
| 内容 | 「招待された」登録 | 「自分で」登録 |
|---|---|---|
| 「自身のワークスペース」を持っている | ー | ◎ |
| 招待された該当の「ワークスペース」に所属する | ◎ | ◎ |
| 「プライベートページ」の作成 | ◎ | ◎ |
「招待された」登録では「自身のワークスペース」を持たない状態で登録されるので、その状態でスペースが削除されると、居場所がなくなった状態になります。
メンバーから「招待されて」登録
この場合、登録した時点では「招待された該当のワークスペース」だけに所属している状態です。自身のワークスペースは持たない状態で登録されています。
「該当のワークスペース」には自分しか見れない「プライベートページ」を作成できます。他の誰も内容を見れないので、自身の記録やプライベートに関することなど様々な情報を集約できます。
もしその「ワークスペース」が削除されたりメンバーとして除外されると、「プライベートページ」にある情報も見れなくなります。「プライベートページ」は「ワークスペース」の中に位置しますので、ページごといくら「プライベート」といえど情報は残りません。
「ワークスペース」が削除されたときに他のワークスペースに入っていないと、Notion内に居場所がない状態ということですね。
公式サイトから「自分で」登録
自分自身で公式サイトから登録すると、同時に「自身のワークスペース」が作成されます。このスペースは自身がワークスペースオーナーとなるため、自分の判断でチーム編成などができます。
もちろん「他のワークスペース」にも所属できます。「プライベート」ページはワークスペースごとに作成できます。
「プライベートページ」には、「ワークスペース」の内容に合った自分だけのメモ・記録を残せますね。
登録作業の違いを比較｜「招待されて登録」＆「自分で登録」
登録作業の違いを表でご紹介します。①～⑥は同じ手順です。
| 異なる点 | 「招待されて」登録 | 「自分で」公式サイトから登録 |
|---|---|---|
| ① メールを開きリンクをクリック | ① 公式サイトをクリック | |
| ② メールアドレスを入力 | ② メールアドレスを入力 | |
| A | ③ メールを開きコードをコピペ | ③ メールを開きマジックリンクをクリック |
| ④ 名前、パスワード を設定 | ④ 名前、パスワード を設定 | |
| ↓ | ⑤ 用途を選択 | |
| ↓ | ⑥ 必要項目を選ぶ | |
| B | 利用開始！ ※テンプレートなし | 利用開始！ |
～続き｜ワークスペースから削除された後～
| 異なる点 | 「招待されて」登録 | 「自分で」公式サイトから登録 |
|---|---|---|
| ログイン画面からログイン | 直後は空白のページ・再読み込み | |
| C | 認証コードをコピペ | ↓ |
| D | パスワード入力・ログイン | ↓ |
| E | フリーズ・公式サイトから再ログイン | ↓ |
| アクセス権なし・オンボーディングに戻る | コンテンツなし・自分のコンテンツに戻る | |
| ⑤ 用途を選択 | ↓ | |
| ⑥ 必要項目を選ぶ | ↓ | |
| 利用開始！ ※テンプレートが追加される | 利用開始！ ワークスペースへ戻る |
「招待されて」登録の赤字部分は、余計に手間がかかる作業です。これを見ると、Notionを使い続けるにはどちらにせよ登録作業が必要なため、始めから公式サイト経由で登録しておいた方が良いと言えます。
オーナーにワークスペースから削除された実際の画面
実際の画面を、招待する「オーナー側」と招待される「メンバー側」に分けてご紹介します。
①ワークスペースから削除｜オーナー側画面
ボタンをクリックします。
確認画面が表示され、「削除」をクリックします。
１度確認画面が表示されるので、操作ミスによる削除はある程度防げそうですね。
②確認画面や事前通知がない｜メンバー側画面
こちらが削除される前の画面です。チームのワークスペースを表示していたとします。
オーナーが「ワークスペース」を削除すると、メンバーが表示していた画面は自動的にログイン画面へ戻ります。
メールアドレスを入力し「メールアドレスでログインする」をクリックすると、認証コードの入力を求められます。
メールに届いた認証コードをコピペし「メールアドレスを検証する」をクリックします。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
ログイン中にフリーズします。いくら待っても画面は変わりませんので、１度画面を閉じて「Notion公式サイトから再度ログイン」せざるを得ないです。
「メールアドレス」「パスワード」を入力して、再度ログインします。
チームのワークスペースへアクセスできなくなっています。
作業数も多くて結構手間ですね。
③使い続けるには、自身のワークスペース作成が必要
上記画像「オンボーディングに戻る」をクリックします。
用途を選択し、表示される順に従って登録をすすめます。ここからは初期登録と同じ画面なので、登録方法のページ（6.用途を３つから選択）以降をご参照ください。
やっぱり同じ登録作業が必要だったのですね。
実際の画面を見てお分かり頂けましたね。始めから公式サイト経由で登録をした方が手間もなく安心です。
すでに「招待されて登録」した場合は「ワークスペースの作成」
すでに「招待されて登録」しちゃったけど、アカウントを１から作り直さないといけないですか？
と心配な方もいると思いますが、わざわざアカウントを作り直さなくても大丈夫です。
そのときは「ワークスペース」を作成して、残しておきたい情報を自身の「ワークスペース」へ移しておきましょう。
そうすることで、「残しておきたいデータが消える」不測の事態を回避できますね。
まとめ
Notionのアカウントを作成するときは、公式サイトから自分で登録することをおすすめします。
Notionを使って業務を効率化して、暮らしを豊かにしていきましょう。
＼最短30秒・４クリックで無料登録！／
コメント