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このような悩みを解決します。
業務効率化は多くのビジネスパーソンが実践し、仕事で成果をあげるために必要不可欠です。今すぐ実践できるアイデアに加えて長期的に効果を発揮できるコツを意識することで視野が広がり、効果的に業務を遂行できます。
私は営業職に務めて10年以上にわたり、個人にできる業務効率化を実践してきました。目先のアイデアばかりに取り組み、効果が出るまでに時間がかかりました。
そこでこのページでは当時の自分に伝えたい考え方や姿勢といったコツを、実体験をもとに紹介します。
このページを読むことで、業務を効率化する考え方がわかり、仕事の時間を大幅に削減できます。
先に概要を紹介します。
- すべてのアイデアを一度に実行しない
- 時間を意識する
- 集中力を高める
- 前向きに取り組む
- 愚直に努力する
- 失敗を振り返りに活用する
- 恥ずかしがらずに質問する
- 柔軟に考える
- 考え方を変える
- 健康管理を怠らない
- チーム力を活かす
詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
業務効率化とは、仕事を減らすこと
業務効率化とは成果をあげつつ仕事を減らすことです。言い換えると「時短」「短縮」とも表現できます。
人手不足が問題となっている現代社会で、企業や経済が継続的に成長するために、業務効率化は必要不可欠です。
また、私たち個人にとっても残業を減らし、心の余裕につながります。
業務効率化のメリット・デメリット
業務効率化にはメリットとデメリットがあります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 時間が減る | 責任感が増える |
| 余裕を持てる | コミュニケーションが減る |
| モチベーションがあがる | ストレスが増える |
このように業務効率化は難しさもありますが、工夫して実践することで仕事の成果をあげつつ業務時間を減らせます。
業務効率化が重要な理由
業務効率化は、限られたリソースで最大の成果を生み出すために必要で、特に無駄を省くことを重点的に考えることで生産性をあげるために大切なスキルです。
業務効率化は個人・チーム・社会のそれぞれにメリットがあり、取り組んで損はありません。
業務効率化の重要性とメリットは以下の通りです。
- 時間の有効活用
…無駄な業務時間を削減し、成果のあがる重要な業務に注力できます。
例えば営業職の場合、社内の事務作業を効率化し、商談・電話など顧客との接点を増やすなど売上に直結する業務に時間を費やせます。 - 創造的業務への集中
…煩雑な定型業務を自動化でき、短縮した時間で気持ちに余裕を持ち、創造的な業務に集中できます。
例えば営業職の場合、戦略立案・商談準備などに集中でき、テンプレート化により提案の品質向上にもメリットがありました。 - ワークライフバランス
…効率的に作業を終えることで残業が減り、プライベートの時間を確保できます。
例えば、家族との時間・趣味・副業など、プライベートにやりたことの選択肢を持てて充実感を感じられます。 - ストレス軽減
…やるべき業務を整理・見える化することで、精神的な負担を軽減できます。業務を簡素な手順で終えられ、仕事に対するモチベーションも維持できます。
例えば営業職の場合、社内・社外の様々な業務に対して、抜け漏れ・締切の遅れを減らし、精神的に余裕を持てます。 - 昇進・収入アップ
…成果をあげやすい環境により、売上向上・評価アップにつながる可能性があります。
例えば営業職の場合、無駄な作業の自動化・商談件数の増加・売上と利益向上などが期待できます。 - コスト削減
…チーム・企業にとっては、作業時間を減らすことで残業が減り、無駄な人件費を削減できます。 - 人手不足に対応
…社会にとっては、労働人口が不足し働き手の確保が難しい環境に対応し、一人あたりの生産性をあげることで必要な少ない労働力で仕事をこなすことができます。企業としての競争力もあがります。
これらの理由から、業務効率化は個人・企業・社会全体にとってメリットがあり、仕事で成果をあげ続けるために欠かせない取り組みです。ITの発展により業務効率化のアイデアも増え、個人からチームまで取り組みやすい環境になりました。
実際に私も業務効率化（事務作業の自動化・情報管理）により新規営業の時間を1日1時間を捻出することで、新規案件数は常に社内トップクラスを維持し、売上の獲得にもつながっています。
業務効率化の考え方11選
業務効率化の効果を最大化するための考え方と姿勢を11個ご紹介します。
効率よく仕事をする人を目指して、まずはできることを1つ実践してみましょう。
日常業務に取り組んでいると忘れて実行できないことがあるため、「メモをとる」「リマインダー機能を使う」「タスク管理のテンプレート機能を活用する」など工夫を行うと効果的です。
詳しく解説します。
すべてのアイデアを一度に実行しない
業務効率化のアイデアは多岐にわたり、1度に多くのアイデアを同時に実行せず、優先順位をつけて1つずつ取り組みます。
複数のアイデアを同時に実行すると、どれも中途半端になり効果があがりにくくなります。本来やるべき業務の時間も減るため、本末転倒です。
- 簡単なアイデアは、1日に1つ
- 少し複雑なアイデアは、1週間に1つ
- 難易度が高いアイデアは、1か月に1つ
このように、難易度に応じて1度に取り組むアイデアを1つに絞り、優先順位を決めて実践します。
時間を意識する
業務ごとに費やす時間を意識します。
業務効率化とは業務にかける時間を減らすことです。まずは実際にかかる作業時間を意識し、現状を把握することが大切です。
- 仕事の準備にどれだけの時間を費やすか？
- 見積作成にどれだけの時間を費やすか？
- 資料作成にどれだけの時間を費やすか？
タイムトラッキングツール・タスク管理ツールで時間を記録することも効果的です。
集中力を高める
業務に取り組む際の集中力を高めます。
集中力の有無により同じ作業を終える時間も異なるため、業務効率に影響します。疲労度や時間帯によっても変わります。
- 複雑な作業は、どの時間帯に集中できるか？
- 疲れていても質が落ちない作業は何か？
- 集中力を高める環境は？
…作業環境・音楽の有無など - 集中力を維持できる時間の使い方は？
…例えば、ポモドーロ・テクニック（25分作業・5分休憩のサイクル）など
このように業務内容・時間帯・疲労度などを考慮し、集中して短時間で高い成果をあげられるよう、仕事を組み立てます。
前向きに取り組む
業務効率化に前向きな気持ちで取り組むことで、得られる効果も期待できます。
感度・情報量が異なり、業務効率化のアイデアが多く浮かぶからです。
前向きに取り組むと、以下のような行動につながります。
- 日常業務の課題が見つかる
…例えば、労力がかかる・時間がかかる・無駄な作業が見つかります。 - 視座を高く持つ
…例えば、仕事の目的・効率化の目標を持ち、広い視野と長期的な目線で取り組めます。 - 基礎を学ぶ
…例えば、 業務効率化の定義・進め方・アイデアを学びます。書籍（Amazon・楽天市場）・動画（YouTube・Udemy）などの活用も効果的です。 - 勉強し続ける
…例えば、新たなツール・スキル・資格などを学びます。フレームワーク（例えば「PDCA」「DMAIC」「トヨタ式カイゼン」など）も参考になります。 - チャレンジする
…例えば、新たなアイデアに取り組む・思い切って作業をやめるなど、新たな取り組みを実施します。
このように前向きな気持ちで取り組むことで、業務効率化が進みます。
愚直に努力する
業務効率化のアイデアに辛抱強く取り組むことで、作業にかかる時間を短縮します。地道な努力は成果を裏切りません。
- 1つのアイデアを毎日実践する
- 様々なアイデアを毎週試す
- 振り返り、習慣化する
このように愚直に取り組むことで、業務の効率化につながります。
失敗を振り返りに活用する
業務効率化に失敗しても振り返り、次の改善につなげます。
失敗に気付けたことも1つの成果で、それをヒントに効率化が成功する方法を検討します。
- 業務をやめたら、クレームにつながった
…どの業務を削減してはいけないか？反対に、どの業務ならクレームに繋がるリスクなしに やめられるか？と振り返ります。 - 作業時間を短縮したが、再提出を求められた
…どの手順が不足していたか？再提出の手間がかからない方法は？と振り返ります。
このように、失敗を糧に活用します。
恥ずかしがらずに質問する
わからないことは、見栄をはらずに聞きます。
例えば以下のような情報は、知らないまま後回しにする・後で調べるより、その場で解決するほうが効率的です。
- わからない業界用語
- 市場動向
- 効率化のアイデア
聞かれる側の人が気持ちよく答えられるよう、簡潔な質問・明確に伝えるといった聞き方をすると、より効果的です。
柔軟に考える
想定外の変化は常に起こると認識し、柔軟に対応します。
柔軟性がないと、固定観念や決めた計画に固執することで無駄な時間を生むことになります。
- 急な予定変更によるスケジュール調整
- うまくいかない効率化のアイデアを見直す
このように柔軟に取り組むことで効率を高めます。
考え方を変える
凝り固まった考え方を変え、新たな発想を取り入れます。
今のやり方や考えが今後も最適解というわけではありません。考え方を変えて新たな方法を実践することで、視野が広がり効率化できる可能性も高まります。
- こだわりを捨てる
…例えば、この作業は必須・この手順で実施すべき、という固定観念を捨てます。 - まずやってみる
…例えば、この方法だと良く思われない「だろう」という思い込みを捨てて、新たなツール・アイデアにもまずは取り組んでみましょう。合わなければやめ、効果が出れば続ける判断を行います。 - 失敗を恐れない
…例えば、新たな効率化のアイデアが成功するかは試してみないとわかりません。失敗も成功の糧と考え、チャレンジしてみましょう。 - 現実を疑う
…例えば、今の手順が最適か？より良くする方法はあるか？など見直します。 - うまく手を抜く
…例えば、完成度が80%・60%の仕事でもニーズを満たせることもあります。
これらのように新たな考え方を取り入れることで、効率化につなげます。新しい考え方に触れるには、異なる視点から考える・情報収集・意見交換などが効果的です。
健康管理を怠らない
業務効率化には健康管理も重要です。健康でないと本来のパフォーマンスを発揮できず、同じ作業に必要以上の時間がかかり、非効率です。
- ストレスを貯めない
…ストレスがたまると判断力が低下するため、運動・趣味の時間を持つなど工夫し、定期的に発散しましょう。 - 睡眠をとる
…睡眠不足だと集中力が低下するため、最低限必要な睡眠時間を把握・確保しましょう。 - 運動する
…適度な運動を取り入れ、体・気持ちをリフレッシュします。
他にも、食事・定期的な休憩・健康診断なども行い、業務効率化の判断力と集中力を保つためにも、健康を維持します。
チーム力を活かす
業務効率化の取り組みは個人で終わらず、チームの力を活用することで、効果を増幅できます。
他人の得手不得手を組み合わせることが、会社のチームで取り組むメリットです。
- 成功例を広める
…個人で終わらずチームに横展開し、会社全体として効率化を図ります。 - 強みを活かす
…得意なメンバーに担当を振り分けることで、チーム全体で効率化します。 - メンバーと協力する
…特定の部署・メンバーに負担が偏らないよう、バランスに注意します。 - コミュニケーションをとる
…チーム内で案件の進捗・課題の情報共有を行い、無駄な時間を減らします。 - 関係者の理解と協力を得る
…チームで行う場合は「目的と手順をわかりやすく説明」「効果を見せる」などを行い、上司・メンバーの理解と協力を得ることで、業務効率化がスムーズに進みます。
チームワークをあげるには、相互理解・互いを尊重・建設的な意見交換が効果的です。
これらのコツを取り入れて、業務効率化の効果を最大限に発揮しましょう。
業務効率化が進まない理由と原因
業務効率化が進まない原因は主に「計画不足」「環境」「心理的抵抗」です。さらに目的が明確でないとモチベーションも下がり、追い打ちがかかります。
個人・チームに分けて解説します。
- 現状を把握していない
…仕事で現状の時間の使い方を把握しておらず、何から効率化すべきか把握できていません。 - 心理的な抵抗
…これまでの作業手順から変わることに抵抗感がある、新たな施策のデメリット（必要な業務を削減してしまうリスクなど）が気になり取り組みづらいです。現在の業務に対して問題意識を持つことが大切です。 - 動機に欠ける
…何のために効率化を行うか目的が不十分で、モチベーションが足りず、効率化の施策が続きません。
- 計画不足
…現行の業務プロセスを整理せず効率化のアイデアから考えると、本来解決すべき課題がわからず、効率化の施策も的を得ないアイデアになります。 - 失敗しづらい環境
…組織が失敗を許容しない環境だと、メンバーが新たなことにチャレンジしづらく、効率化にも取り組みづらいです。 - 理解不足
…業務効率化を行う目的・メリット・施策の詳細がメンバーに伝わっていないと、チーム内で効率化が定着しません。事前にデモンストレーションやトライアルを行うと、業務効率化のメリットを感じやすくて効果的です。
これらの要因により業務効率化がうまく進みません。効率化を成功させるには、目的を持ち、現状を把握したうえで施策に取り組みましょう。
実際に私も個人で効率化に取り組む際、現状を把握せずに思いつく施策を手当たり次第に実践したところ、効果が限定的でメリットを感じづらくて結果的に継続できず失敗したこともあります。
業務効率化の注意点とコツ
業務効率化には「ツール選定」「運用ルールの整備」「継続的な評価と改善」が不可欠です。同時に業務効率化の目的を見失わず、顧客からの評価を損なわないようにすることが重要です。
例えば以下の点に注意し、効率化が逆効果にならないように気を付けましょう。
- 適切なツール選定
…機能過剰なツールは学習コストがかかるため、必要最小限の機能に絞ったツールを選びます。
例えば営業職の場合、現状の課題に合致しているか？ツールはメンバーが使いこなせるか？などに注意します。 - 運用ルールの整備
…利用者の意見を聞き、急激な変化で混乱させず、本来やるべき業務に集中できる環境を整えます。
例えば営業職の場合、新たなツールの導入時に運用ルールを明文化する・利用者全員で目的や使い方を共有する・マニュアルを整備する、など。 - 継続的な評価と改善
…1つのアイデアを実践して終わりでなく、良かった点・改善点を振り返り、方向を修正します。
例えば営業職の場合、提案資料のテンプレートを実践後に振り返り、内容を改良して次回はさらに高品質な資料に仕上げる、など。 - 目的を見失わない
…単に「速く」「短く」を追求するのではなく「成果をあげる」「付加価値を提供する」という目的を意識します。
例えば営業職の場合、「目的を持った商談の件数」「目標売上」など成果に直結する業務を指標とします。
これらの点に注意し、業務効率化を通じて付加価値を生み出す業務に専念できる環境を作りましょう。場合によっては、段階的な改善に取り組むことも必要です。
実際に私は業務のテンプレートを作成して効率化に活用していますが、実践するたびに手順の改良点が見つかり、継続的に改善することの大切さを痛感しています。
業務効率化がうまい人の特徴
業務効率化がうまい人には以下の特徴があり、特に「目的」と「継続的な改善」が重要です。効率化がうまいと、単なる時間短縮だけでなく、削減した時間をより価値の高い仕事に費やせます。
これらの特徴を参考にすることで、仕事で成果をあげやすい環境を整えることができます。
- 目的を持つ
…すべての業務で「何のためにやっているのか」と問う習慣を持ちます。
例えば営業職の場合、商談前に目的と得たい成果を確認し、無駄な商談や作業を削減します。 - 分析力がある
…業務全体を俯瞰し、どの作業から削減すべきかを見極める力があります。
例えば営業職の場合、集中力が高い午前中に提案資料の作成・戦略立案など重要なタスクを配置し、メール処理などの作業は午後に行います。 - 改善に意欲的
…新しい効率化のアイデアに挑戦して効果測定を行い、積極的に新たなツールの導入を試みて、ときにはうまく手を抜きます。
例えば営業職の場合、新規開拓のメール・電話のテンプレートを準備し、反応を参考に次回のテンプレートの改善に役立てます。 - 結果を意識する
…プロセスではなく「時間を短縮する」結果に焦点を合わせて仕事を考えます。
例えば営業職の場合、繰り返し行う定型作業（見積書作成・データ集計など）は必ず自動化・テンプレート化します。 - 全体最適を考える
…個々の作業でなく業務全体を俯瞰して業務効率化に取り組みます。
例えば営業職の場合、事務作業は事務社員に委託するなど、業務内容・業務量に応じて配置します。 - ツールを活用する
…記憶に頼らず外部システムに情報・タスクを記録して客観視します。
例えば営業職の場合、タスク管理にNotionを使い、テンプレート・提案資料・時間記録と管理を一元管理します。 - コミュニケーション力がある
…チームで取り組む際は効率化のアイデアを共有するためのコミュニケーション力が必要です。
例えば営業職の場合、新たな効率化ツールのメリット・使い方を伝えます。 - 継続的に改善する
…1度の効率化だけでなく、振り返りを行い改善点を特定して繰り返し実践します。
例えば営業職の場合、毎週月曜日に先週の活動を振り返り、今後の効率化に反映します。
これらのように業務効率化がうまい人はツールの活用だけでなく、思考法・習慣を持ち合わせています。あわせて業務効率化の進め方を参考に、業務の整理・効率化する業務の選択・効率化の方法を決定して無駄な作業時間を削減しましょう。
実際に私もタスク管理と業務のテンプレートを都度改善し、1分・1秒の効率化を積み重ねて効率化の成果を最大化できるよう取り組んでいます。
業務効率化の進め方9ステップ
業務効率化の進め方は以下9ステップです。
初心者から経験者までこの手順で実践すると、業務時間を削減できます。
①目的と目標を決める
業務効率化に取り組む前に、長期的な目的と短期的な目標を明確にしましょう。定量的（1日2時間削減など数値化できるもの）と定性的（空いた時間で副業するなど感情的なもの）の両面から考えることが重要です。
長期目的は「成果ベース」で何を達成したいか、短期目標は「行動ベース」でどう効率化するかを記録します。
例えば「1日2時間を削減して副業時間を確保する」という長期目的と「1日30分で必須の定型作業を効率化する」という短期目標を設定すると良いでしょう。
②現在の業務内容を可視化する
効果的な改善案を出すためには、現在の業務内容とかかる時間・生み出している成果を把握することが必要です。頭で思い込んでいる時間と実際にかかる時間は異なるため、客観的に把握することが大切です。
日常的に行う業務をリスト化して種類ごとに分類し、それぞれにかかる時間と成果を記録しましょう。このプロセスは「タスク管理」と併用すると効率的です。想定以上に時間を費やしている業務が明確になり、効率化すべき対象が見えてきます。
③効率化する業務を決める
可視化した業務の中から、効率化する対象を決めます。主に「費やす時間が長い業務」と「成果に繋がらない業務」の2パターンから選びましょう。
この段階では「効率化できそうかどうか」は考えず、まずは対象業務を決めることが重要です。②現在の業務内容を可視化する時点で、時間・成果の記録をしておくと効率化すべき業務の優先順位付けが容易になります。
例えば営業職の場合、移動時間・事務作業などの作業を効率化の対象に選びます。
④改善方法（手法）を決める
効率化する業務に対して、具体的なアイデアを出して最適な方法を選びます。「作業をやめる」「作業を組み合わせる」「順番を入れ替える」「作業を短縮する」など効果の大きい順に検討すると良いです。
各アイデアのメリット・デメリットを記録し、実践可能かを判断します。複数のアイデアがある場合は優先順位をつけましょう。最大の効率化は「作業をやめること」ですが、1人で取り組めないアイデアや弊害が生じる可能性がある施策は、慎重に進めます。
⑤優先順位・スケジュールを決める
複数のアイデアを一度に実践すると長続きせず効果も把握しにくいため、優先順位をつけて1つずつ実践することがポイントです。難易度・効果・必要な人数・準備時間などを考慮して優先順位を決めましょう。
アイデアごとに、実践する日・効果検証する日・振り返りを行う日をスケジュール化します。日常業務に没頭するとスケジュール通りの実践が難しくなるため、「書き留める」「リマインド通知を設定する」などの工夫が効果的です。
⑥実践｜やらない業務を決める
業務効率化の中で最も効果的なのは、無駄な業務をやめることです。作業時間をまるごと削減でき、最優先で検討すべきアイデアです。成果に繋がらない作業は思い切ってやめましょう。
「作業をやめる」「自分ではやらない（委譲）」「今日はやらない（後回し）」という3つの視点で考えると整理しやすいです。日常業務では今やるべきではない作業に取り組んでしまうことがあり、事前に「やらない業務」を明確に決めておくことが大切です。
⑦実践｜作業時間を短縮する
作業時間を短縮するために、テンプレート化や作業の組み合わせなど、様々な手法を実践しましょう。自分の日常業務に「どの方法が効果的か」「どんなツールが活用できるか」と考えることでアイデアが浮かびやすくなります。
最初は時間がかかりますが、長期的な時間削減のために「新たな方法を試す」という姿勢で取り組みましょう。
例えば「仕事の準備」「商談準備」「資料作成」などをテンプレート化したり、「移動時間」に「事務作業」を組み合わせたりするなど、効率化の方法は多岐にわたります。
⑧効果を検証して改善する
実践した効率化の結果を記録し、振り返りと改善を行います。「見積時間」と「実際の時間」の差を確認し、どれだけ時間を短縮できたかを把握するとモチベーションも維持できます。また、効率化による仕事の成果への悪影響がなかったかも確認することが重要です。
振り返りにより更なる効率化への意欲が湧き、弊害があったアイデアの見直しもできます。タスク管理ツールを活用して日常業務に組み込めば、効果検証の手間も省けて効率的です。
⑨業務改善のアイデア出しを行う
効果検証で得た成果をもとに、業務の可視化・改善方法の検討・スケジュール作成・実践・効果検証というサイクルを改善しながら繰り返し行います。実践を積むことで、新たなアイデアや前回は優先度の低かったアイデアも取り入れることができます。
「次に効率化すべき業務は何か」「更なる改善方法はあるか」「前回選べなかった施策を実践できるか」などを検討し、効率化のサイクルを継続します。最初に決めた「目的と目標」を思い出すことで、継続のモチベーションを維持できるでしょう。
以上の手順で業務効率化を実践し、作業時間を短縮しましょう。
業務効率化のアイデアとコツ
業務効率化を「手っ取り早く始めたい！」という場合は以下のアイデアから選んで実践すると、すぐ取り組めて効果的です。
難易度・時間・費用など選択基準があるので、自分に最適なアイデアから実践しましょう。
- やらないことリストを作成する
- 他人に依頼する
- やり方（手段）を見直す
- 見積時間を設定する
- 時間の使い方を振り返る
- 準備を行う
- 類似作業をまとめて行う
- デバイスの機能をフル活用する
- 定型作業を自動化する
- タスク管理を行う
- ツールを活用する
- 働きやすい環境を整える
- 後でやるのをやめる
- リモートワークを活用する
- 情報の一元管理
- テンプレート化
- コミュニケーションの円滑化
- 情報の共有
これらのアイデアからまずは１つ、皆さんの業務に組み込めるものを実践してみましょう。
効率化しない方が良い仕事
効率化するべきでない業務は、創造性を伴う業務・対人コミュニケーションなどの「非定型業務」です。これらは人間にしかできない判断や柔軟性が求められ、無理に効率化すると質が低下するリスクがあり、効率化すべきではありません。
効率化ツールは反復作業などの定型業務の自動化には優れますが、対人交渉（商談・関係構築・会議）やクリエイティブな業務（プレゼンテーション・交渉・戦略立案）には適しません。
以下の業務は効率化すべきではありません。
- 重要な対人コミュニケーション
…状況により繊細な状況確認と伝達が必要です。
例えば営業職の場合、顧客と初回の商談・販売の決定を左右する商談などでは定型的な連絡より状況に応じた柔軟な対応が望ましいです。 - クリエイティブな業務
…自動化ツールでは導き出せず、アイデア出し・ディスカッションを重ねて創造性を発揮することが重要です。
例えば営業職の場合、戦略立案は市場分析・競合調査など、業務により人間の発想力が必要な場合もあります。
これらの非定型業務は過度に効率化せず、手作業で丁寧に取り組み価値を生み出すことが重要です。部分的に効率化のアイデアを取り入れつつ、効率化する作業とそうでない作業の判断して使い分けましょう。
実際に私も対人コミュニケーションを簡素化してSMSで連絡したことで「重要な連絡は電話も活用して！」とお叱りを受けたこともあり、業務や内容に応じて判断が必要だと学びました。
業務効率化に役立つツール
| 業務内容 | ツール | ツールの一例 |
|---|---|---|
| 全般 | タスク管理ツール フローチャート RPA 営業支援ツール | ・タスク管理ツール Notion Backlog など |
| 仕事の準備 | ー | ー |
| 移動 | ・カーシェア ・サイクルシェア | ・カーシェアリング タイムズカー オリックスカーシェア dカーシェア ・シェアサイクル LUUP HELLO CYCLING bike share service |
| 商談 | ・Web会議ツール ・メモツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet |
| 会議 | ・Web会議ツール ・議事録ツール ・タスク管理ツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet |
| 事務作業 | ・自動化ツール ・資料の共有ツール | ・プログラミング VBA（Excelマクロ） Python ・AIツール ChatGPT Notion AI ・RPAツール UiPath AUTORO BizteX cobit ・ツール連携 Zapier IFTTT ・マニュアル作成 Teach me Biz トースターチーム Techtouch ・情報の一元管理 Notion Stock Oneドライブ Googleドライブ |
| 電話 | ・ハンズフリー ・メモアプリ | ・同期メモツール Notion Stock Google Keep |
| 振り返り | ー | ー |
業務効率化にはツールを活用すると効果的です。
直接的に作業時間を減らせるツールもあれば、削減すべき業務を判断しやすい環境が整うなど、間接的に役立つものもあります。
ツールの導入には初期コスト（学習時間・費用）がかかり敬遠されがちですが、活用できると時間を削減でき格段に便利なため、余裕があれば活用すべきです。
ツールの一例をご紹介します。
- タスク管理
…例えば「Notion」「Backlog」など、業務の可視化・選定・記録ができ、タスク管理自体の作業効率もあがるため業務効率化にも効果的です。 - マニュアル作成
…例えば「Teach me Biz」「トースターチーム」「Techtouch」など、クラウド上で作成・共有ができます。 - 営業支援ツール
…例えば「feels」「musubu」「hubspot」など、リスト化・制約・フォローの状況を可視化でき、効果的な施策を実践できます。 - カーシェア
…例えば「タイムズカー」「オリックスカーシェア」「dカーシェア」など、レンタカーより安価で使い勝手が良いです。 - シェアサイクル
…例えば「LUUP」「HELLO CYCLING」「bike share service」など、徒歩では遠いけどレンタカーを使うほどではない、中距離の移動に便利です。 - 情報の一元管理
…例えば「Notion」「Stock」「Oneドライブ」「Googleドライブ」など、クラウドストレージを利用した情報の一元管理で、確認作業を効率化します。 - 同期メモ
…例えば「Notion」「Stock」「Google Keep」など、異なるデバイスで同じメモを見れて、どこにいても確認ができます。 - 自動化
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
…例えば「UiPath」「AUTORO」「BizteX cobit」など集計・メール配信・在庫管理などの定型作業を自動化できます。 - プログラミング
…例えば「VBA（Excelマクロ）」「Python」など、事務作業を自動化します。 - 文字起こし
…例えば「notta」「toruno」「AI GIJIROKU」など、音声を自動でテキスト化でき、議事録・メモに役立ちます。 - AIツール
…例えば「ChatGPT」「Notion AI」など、文章作成・要約・翻訳のスピードが格段に上がります。
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
- Web会議
…例えば「Zoom」「Microsoft Teams」「Google Meet」など、オンライン上で商談や会議を開催でき、移動時間を削減できます。
これらのツールを活用することで、業務効率が格段に上がります。
業務効率化の成功事例
業務効率化は他者の成功事例を参考にすると新たな切り口が見つかり、自身にも役立ちます。
どうやって課題を見つけ、改善の方法を決めて取り組み結果を得られたか一連の流れを知ることができ、皆さんの業務効率化の参考にしてみましょう。
成功事例をご紹介します。
集計作業にVBA（エクセルマクロ）を活用し、2時間の作業を2分で終える
- 改善前
…売上明細で単品価格の損益を確認する作業に月2時間を費やしていた。 - きっかけ
…月に1回の定型作業で時間がかかるうえ、作業自体に負担を感じていた。 - 改善の方法
…VBAの作成に4時間をかけ、自動化する仕組みをつくる。 - 改善後
…同じ作業を2分で終えることができた。
移動しながら事務作業を行い、1時間を有効活用
- 改善前
…得意先との商談への移動時、1.5時間を費やしていた。 - きっかけ
…タスク管理の時間管理により、移動時間が1日の業務時間のうち40％近くを費やしていることに気付いた。 - 改善の方法
…①移動時間を短縮する、②移動時間に事務作業を行う、を実施した。 - 改善後
…①で15分の削減、②で移動時間に事務作業を行い、1時間を有効活用できた。
タスク管理ツールを移行し、仕事の準備時間を1時間から15分に短縮
- 改善前
…仕事の準備で今日やる業務の整理に1時間を費やしていた。 - きっかけ
…日々増える業務量に負担を感じ、タスク管理の時間管理により、準備時間の長さに異常を感じた。 - 改善の方法
…業務の一覧から今日やるべき業務を簡単に判別でき、作業性も良いツールを活用する。 - 改善後
…新たなタスク管理ツール（Notion）に乗り換え、準備時間を15分に短縮できた。
これらの事例を参考に、自身にできる効率化を実践してみましょう。
よくある質問
業務効率化のコツについて、よくある質問をご紹介します。
- Q業務の効率を上げる方法はありますか？
- A
- Q仕事を効率良くこなす方法はありますか？
- A
仕事を効率良くこなすには、業務効率化のアイデアから「時間を短縮する」アイデアが効果的です。
例えば「準備を行う」「類似作業をまとめて行う」「定型作業を自動化する」などがあります。
- Q業務効率化のためにどんな取り組みをすればいいですか？
- A
- Q業務効率化のTipsは？
- A
業務効率化のコツは、例えば「すべてのアイデアを一度に実行しない」「愚直に努力する」「時間を意識する」などがあります。
業務効率化で働きやすい環境づくり！
このページでは業務効率化の効果を高めるコツをご紹介しました。
あらためて概要をおさらいします。
- すべてのアイデアを一度に実行しない
- 時間を意識する
- 集中力を高める
- 前向きに取り組む
- 愚直に努力する
- 失敗を振り返りに活用する
- 恥ずかしがらずに質問する
- 柔軟に考える
- 考え方を変える
- 健康管理を怠らない
- チーム力を活かす
これらのコツを意識すると、さらに業務効率化の効果を高めることができます。
業務効率化にはタスク管理が役立ちます。日常業務に組み込めて、同じ手順も同時に実行できて一石二鳥です。
ただ手間がかかるデメリットもあるので、タスク管理ツールを活用すると作業効率をあげることができます。
業務効率化を実践して、働きやすい環境を作りましょう！
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