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こんな悩みを解決します。
業務効率化は多くのビジネスパーソンが実践し、仕事で成果をあげるために必要不可欠です。今すぐ実践できるアイデアに加えて長期的に効果を発揮できるコツを意識することで、視野が広がりより効果的に業務を遂行できます。
私は営業職に務めて10年以上にわたり、個人にできる業務効率化を実践してきました。目先のアイデアばかりに取り組み、効果が出るまでに時間がかかりました。
そこでこのページでは当時の自分に伝えたい考え方や姿勢といったコツを、実体験を基にご紹介します。
このページを読むことで、業務効率化の効果をさらに高めるポイントがわかり、仕事の時間を大幅に削減できます。
先に概要を紹介します。
- すべてのアイデアを一度に実行しない
- 時間を意識する
- 集中力を高める
- 前向きに取り組む
- 愚直に努力する
- 失敗を振り返りに活用する
- 恥ずかしがらずに質問する
- 柔軟に考える
- 考え方を変える
- 健康管理を怠らない
- チーム力を活かす
これらのコツについて、詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
業務効率化のコツ11選
業務効率化の効果を最大化するための考え方と姿勢を11個ご紹介します。
効率よく仕事をする人を目指して、まずはできることを１つ実践してみましょう。
日常業務に取り組んでいると忘れて実行できないことがあるため、「メモする」「リマインダー機能を使う」「タスク管理のテンプレート機能を活用する」など工夫を行うと効果的です。
詳しく解説します。
すべてのアイデアを一度に実行しない
業務効率化のアイデアは多岐にわたりますが、一度に多くのアイデアを同時に実行するのではなく、優先順位をつけて１つずつ取り組みます。
複数のアイデアを同時に実行すると、どれも中途半端になり効果があがりにくくなります。本来やるべき業務の時間も減るため、本末転倒です。
- 簡単なアイデアは、１日に１つ
- 少し複雑なアイデアは、１週間に１つ
- 難易度が高いアイデアは、１か月に１つ
このように、難易度に応じて一度に取り組むアイデアを１つに絞り、優先順位を決めて順番に実践します。
時間を意識する
業務ごとに費やす時間を意識します。
業務効率化とは業務にかける時間を減らすことです。まずは時間に意識を向けて、現状を把握する姿勢が大切です。
- 仕事の準備にどれだけの時間を費やすか？
- 見積作成にどれだけの時間を費やすか？
- 資料作成にどれだけの時間を費やすか？
タイムトラッキングツール・タスク管理ツールで時間を記録することも効果的です。
集中力を高める
業務に取り組む際の集中力を高めます。
集中力の有無により同じ作業に費やす時間も異なるため、業務効率に影響します。疲労度や時間帯によっても変わります。
- 複雑な作業は、どの時間帯に集中できるか？
- 疲れていても質が落ちない作業は何か？
- 集中力を高める環境は？
…作業環境・音楽の有無など - 集中力を維持できる時間の使い方は？
…例えば、ポモドーロ・テクニック（25分作業・5分休憩のサイクル）など
このように業務内容・時間帯・疲労度などを考慮し、集中して短時間をで高い成果をあげるよう、仕事を組み立てます。
前向きに取り組む
業務効率化に前向きな気持ちで取り組むことで、得られる効果も大きくなります。
感度・情報量が異なり、業務効率化のアイデアが多く浮かぶからです。
前向きに取り組むと、以下のような行動が生まれます。
- 日常業務で課題を感じ取る
…例えば、労力がかかる・時間がかかる・無駄な作業が見つかります。 - 視座を高く持つ
…例えば、仕事の目的・効率化の目標を持ち、広い視野と長期的な目線で取り組めます。 - 基礎を学ぶ
…例えば、 業務効率化の定義・進め方・アイデアを学びます。書籍（Amazon・楽天市場）・動画（YouTube・Udemy）などの活用も効果的です。 - 勉強し続ける
…例えば、新たなツール・スキル・資格などを学びます。フレームワーク（例えば「PDCA」「DMAIC」「トヨタ式カイゼン」など）も参考にできます。 - チャレンジする
…例えば、新たなアイデアに取り組む・思い切って作業をやめるなど、新たな取り組みを実施します。
このように前向きな気持ちで取り組むことで、業務効率化が進みます。
愚直に努力する
業務効率化のアイデアに辛抱強く取り組むことで、時間削減の効果を発揮します。
何事にも言えますが、地道な努力が効果を裏切ることはありません。
- １つのアイデアを毎日実践する
- 様々なアイデアを毎週試す
- 習慣化する
このように愚直に取り組むことで、業務効率化が成功します。
失敗を振り返りに活用する
業務効率化に失敗しても、振り返りに活用して次につなげます。
失敗に気付いたことも１つの成果で、それをヒントに効率化が成功する方法を検討します。
- 業務をやめたら、クレームにつながった
…どの業務ならやめてもクレームにつながらないか？ - 作業時間を短縮したが、再提出を求められた
…どの手順が不足していたか？
このように、失敗を次に正確な業務を行うためのヒントとして活用します。
恥ずかしがらずに質問する
わからないことは、見栄を張らずに聞きます。
例えば以下のような情報は、知らないまま後回しにする・後で調べるより、その場で解決するほうが効率的です。
- わからない業界用語
- 市場動向
- 効率化のアイデア
聞かれる側の人が気持ちよく答えれるよう、簡潔な質問・明確に伝えるといった聞き方をすると、より効果的です。
柔軟に考える
想定外の変化は常に起こると認識し、柔軟に対応します。
柔軟性がないと、固定観念や決めた計画に固執することで無駄な時間を生むことになります。
- 急な予定変更によるスケジュール調整
- うまくいかない効率化のアイデアを見直す
このように柔軟に取り組むことで効率を高めます。
考え方を変える
凝り固まった考え方を変え、新たな発想を取り入れて実践します。
今の自分の考えが最適解という保証はどこにもありません。考え方を変えて新たな方法を実践することで、視野が広がり効率化できる可能性も高まります。
- こだわりを捨てる
…例えば、この作業は必須・この手順で実施すべき、という固定観念を捨てます。 - まずやってみる
…例えば、この方法だと良く思われない「だろう」という思い込みを捨てて、新たなツール・アイデアにもまずは取り組んでみましょう。合わなければやめる、効果が出れば続けます。 - 失敗を恐れない
…例えば、新たな効率化のアイデアが成功するかは試してみないとわかりません。失敗も成功の糧と考え、チャレンジしてみましょう。 - 現実を疑う
…例えば、今の手順が最適か？より良くする方法はあるか？など見直します。 - うまく手を抜く
…例えば、完成度が80%・60%でも需要を満たしているなら、その差分は効率化できます。
新しい考え方に触れるには、異なる視点から考える・情報収集・意見交換などが効果的です。
健康管理を怠らない
業務効率化には健康管理も重要です。
健康でないと本来のパフォーマンスを発揮できず、同じ作業に必要以上の時間がかかり、非効率です。
- ストレス
…たまると判断力が低下するため、運動・趣味の時間など、定期的に発散しましょう。 - 睡眠
…不足すると集中力が低下するため、最低限必要な睡眠時間を把握・確保しましょう。 - 運動
…適度な運動を取り入れて、体・気持ちをリフレッシュします。
他にも、食事・定期的な休憩・健康診断なども行い、業務効率化の判断力と集中力を保つためにも、健康的な生活を維持します。
チーム力を活かす
業務効率化の取り組みは個人で終わらず、チームの力を活用することで、効果を増幅できます。
他人の得手不得手を組み合わせることが、会社のチームで取り組むメリットです。
- 成功例を広める
…個人で終わらずチームに横展開し、会社全体として効率化を図ります。 - 強みを活かす
…得意なメンバーに担当を振り分けることで、チーム全体で効率化します。 - メンバーと協力する
…特定の部署・メンバーに負担が偏らないよう、バランスに注意します。 - コミュニケーションをとる
…チーム内で案件の進捗・課題の情報共有を行い、無駄な時間を減らします。 - 関係者の理解と協力を得る
…チームで行う場合は「目的と手順をわかりやすく説明」「効果を見せる」などを行い、上司・メンバーの理解と協力を得ることで、業務効率化がスムーズに進みます。
チームワークをあげるには、相互理解・互いを尊重・建設的な意見交換が効果的です。
これらのコツを取り入れて、業務効率化の効果を最大限に発揮しましょう。
業務効率化とは、仕事を減らすこと
業務効率化とは成果をあげつつ仕事を減らすことです。言い換えると「時短」とも表現できます。
人手不足が問題となっている現代社会で、企業や経済が継続的に成長するために、業務効率化は必要不可欠です。
また、私たち個人にとっても残業を減らし、心の余裕につながります。
≫参照：業務効率化とは？
業務効率化のメリット・デメリット
業務効率化にはメリットとデメリットがあります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 時間が減る | 責任感が増える |
| 余裕ができる | コミュニケーションが減る |
| モチベーションがあがる | ストレスが増える |
このように業務効率化は難しさもありますが、工夫して実践することで仕事の成果をあげつつ業務時間を減らせます。
≫参照：業務効率化のメリット
≫参照：業務効率化のデメリット
業務効率化のアイデア
業務効率化を「手っ取り早く始めたい！」という場合は以下のアイデアから選んで実践すると、すぐ取り組めて効果的です。
難易度・時間・費用など選択基準があるので、自分に最適なアイデアから実践しましょう。
- やらないことリストを作成する
- 他人に依頼する
- やり方（手段）を見直す
- 見積時間を設定する
- 時間の使い方を振り返る
- 準備を行う
- 類似作業をまとめて行う
- デバイスの機能をフル活用する
- 定型作業を自動化する
- タスク管理を行う
- ツールを活用する
- 働きやすい環境を整える
- 後でやるのをやめる
- リモートワークを活用する
- 情報の一元管理
- テンプレート化
- コミュニケーションの円滑化
- 情報の共有
これらのアイデアからまずは１つ、皆さんの業務に組み込めるものを実践してみましょう。
≫参照：業務効率化のアイデア
業務効率化の進め方
業務効率化は以下の手順で進めると効果的です。
思いつきでアイデアに取り組んでも一定の効果は出せますが、より時間を削減したい場合は以下のステップに沿って実践してみましょう。
- 目的と目標を決める
- 現状を把握する
- 優先順位・スケジュールを決める
- 実践｜やらない業務を決める
- 実践｜作業時間を短縮する
- 効果を検証して改善する
以上のステップで業務効率化を進めます。
≫参照：業務効率化の進め方
業務効率化に役立つツール
| 業務内容 | ツール | ツールの一例 |
|---|---|---|
| 全般 | タスク管理ツール フローチャート RPA 営業支援ツール | ・タスク管理ツール Notion Backlog など |
| 仕事の準備 | ー | ー |
| 移動 | ・カーシェア ・サイクルシェア | ・カーシェアリング タイムズカー オリックスカーシェア dカーシェア ・シェアサイクル LUUP HELLO CYCLING bike share service |
| 商談 | ・Web会議ツール ・メモツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet |
| 会議 | ・Web会議ツール ・議事録ツール ・タスク管理ツール | Zoom Microsoft Teams Google Meet |
| 事務作業 | ・自動化ツール ・資料の共有ツール | ・プログラミング VBA（Excelマクロ） Python ・AIツール ChatGPT Notion AI ・RPAツール UiPath AUTORO BizteX cobit ・ツール連携 Zapier IFTTT ・マニュアル作成 Teach me Biz トースターチーム Techtouch ・情報の一元管理 Notion Stock Oneドライブ Googleドライブ |
| 電話 | ・ハンズフリー ・メモアプリ | ・同期メモツール Notion Stock Google Keep |
| 振り返り | ー | ー |
業務効率化にはツールを活用すると効果的です。
直接的に作業時間を減らせるツールもあれば、削減すべき業務を判断しやすい環境が整うなど、間接的に役立つものもあります。
ツールの導入には初期コスト（学習時間・費用）がかかり敬遠されがちですが、活用できると時間を削減でき格段に便利なため、余裕があれば活用すべきです。
ツールの一例をご紹介します。
- タスク管理
…例えば「Notion」「Backlog」など、業務の可視化・選定・記録ができ、タスク管理自体の作業効率もあがるため業務効率化にも効果的です。 - マニュアル作成
…例えば「Teach me Biz」「トースターチーム」「Techtouch」など、クラウド上で作成・共有ができます。 - 営業支援ツール
…例えば「feels」「musubu」「hubspot」など、リスト化・制約・フォローの状況を可視化でき、効果的な施策を実践できます。 - カーシェア
…例えば「タイムズカー」「オリックスカーシェア」「dカーシェア」など、レンタカーより安価で使い勝手が良いです。 - シェアサイクル
…例えば「LUUP」「HELLO CYCLING」「bike share service」など、徒歩では遠いけどレンタカーを使うほどではない、中距離の移動に便利です。 - 情報の一元管理
…例えば「Notion」「Stock」「Oneドライブ」「Googleドライブ」など、クラウドストレージを利用した情報の一元管理で、確認作業を効率化します。 - 同期メモ
…例えば「Notion」「Stock」「Google Keep」など、異なるデバイスで同じメモを見れて、どこにいても確認ができます。 - 自動化
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
…例えば「UiPath」「AUTORO」「BizteX cobit」など集計・メール配信・在庫管理などの定型作業を自動化できます。 - プログラミング
…例えば「VBA（Excelマクロ）」「Python」など、事務作業を自動化します。 - 文字起こし
…例えば「notta」「toruno」「AI GIJIROKU」など、音声を自動でテキスト化でき、議事録・メモに役立ちます。 - AIツール
…例えば「ChatGPT」「Notion AI」など、文章作成・要約・翻訳のスピードが格段に上がります。
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
- Web会議
…例えば「Zoom」「Microsoft Teams」「Google Meet」など、オンライン上で商談や会議を開催でき、移動時間を削減できます。
これらのツールを活用することで、業務効率が格段に上がります。
≫参照：業務効率化のツール24選
業務効率化の成功事例
業務効率化は他者の成功事例を参考にすると新たな切り口が見つかり、自身にも役立ちます。
どうやって課題を見つけ、改善の方法を決めて取り組み結果を得られたか一連の流れを知ることができ、皆さんの業務効率化の参考にしてみましょう。
成功事例をご紹介します。
集計作業にVBA（エクセルマクロ）を活用し、２時間の作業を２分で終える
- 改善前
…売上明細で単品価格の損益を確認する作業に月２時間を費やしていた。 - きっかけ
…月に１回の定型作業で時間がかかるうえ、作業自体に負担を感じていた。 - 改善の方法
…VBAの作成に４時間をかけ、自動化する仕組みをつくる。 - 改善後
…同じ作業を２分で終えることができた。
移動しながら事務作業を行い、１時間を有効活用
- 改善前
…得意先との商談への移動時、1.5時間を費やしていた。 - きっかけ
…タスク管理の時間管理により、移動時間が１日の業務時間のうち40％近くを費やしていることに気付いた。 - 改善の方法
…①移動時間を短縮する ②移動時間に事務作業を行う を実施した。 - 改善後
…①で15分の削減、②で移動時間に事務作業を行い、１時間を有効活用できた。
タスク管理ツールを移行し、仕事の準備時間を１時間から15分に短縮
- 改善前
…仕事の準備で今日やる業務の整理に１時間を費やしていた。 - きっかけ
…日々増える業務量に負担を感じ、タスク管理の時間管理により、準備時間の長さに異常を感じた。 - 改善の方法
…業務の一覧から今日やるべき業務を簡単に判別でき、作業性も良いツールを活用する。 - 改善後
…新たなタスク管理ツール（Notion↗）に乗り換え、準備時間を15分に短縮できた。
これらの事例を参考に、自身にできる効率化を実践してみましょう。
よくある質問
業務効率化のコツについて、よくある質問をご紹介します。
- Q業務の効率を上げる方法はありますか？
- A
- Q仕事を効率良くこなす方法はありますか？
- A
- Q業務効率化のためにどんな取り組みをすればいいですか？
- A
- Q業務効率化のTipsは？
- A
業務効率化のコツは、例えば「すべてのアイデアを一度に実行しない」「愚直に努力する」「時間を意識する」などがあります。
≫参照：業務効率化のコツ
業務効率化で働きやすい環境づくり！
このページでは業務効率化の効果を高めるコツをご紹介しました。
あらためて概要をおさらいします。
- すべてのアイデアを一度に実行しない
- 時間を意識する
- 集中力を高める
- 前向きに取り組む
- 愚直に努力する
- 失敗を振り返りに活用する
- 恥ずかしがらずに質問する
- 柔軟に考える
- 考え方を変える
- 健康管理を怠らない
- チーム力を活かす
これらのコツを意識すると、さらに業務効率化の効果を高めることができます。
業務効率化にはタスク管理↗が役立ちます。日常業務に組み込めて、同じ手順も同時に実行できて一石二鳥です。
ただ手間がかかるデメリットもあるので、タスク管理ツールを活用すると作業効率をあげることができます。
業務効率化を実践して、働きやすい環境を作りましょう！
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