※このページには広告を含むことがあります。
こんな悩みを解決します。
業務効率化とは↗無駄な仕事を減らし、やるべき作業の時間を短縮することで、心の余裕を持ちながら成果をあげるために必要不可欠です。効率化ツール（アプリ・ソフト）を活用するとさらに効果的で、忙しいビジネスパーソンには重要です。
ただ、数あるツールの中からどれが自分の業務に最適か、検討して選ぶのは意外と難しいです。
そこでこのページでは、営業職として10年以上業務効率化に取り組む私の実体験も踏まえて、個人でも使える業務効率化ツールの特徴を紹介します。
このページを読むと、業務内容に応じた適切なツールを見つけ、仕事の効率化をさらに進めることができます。まずはツールを種類別に紹介します。
- タスク（プロジェクト）管理ツール
…Notion・Backlog・Todoist - 時間管理ツール
…Time Crowd・Toggle・Harvest - 移動シェアサービス
…タイムズカー・LUUP・HELLO CYCLING - Web会議ツール
…Zoom・Teams・Google Meet - 文字起こしツール
…notta・toruno・AI GIJIROKU - 同期メモ・ノートツール
…Notion・Stock・Evernote - 定型作業の自動化ツール
…マクロ（VBA）・マクロマン（RPA）・Zapier - 情報共有・ナレッジ管理ツール
…Notion・Stock・eight - AIツール
…Notion AI・Chat GPT・Perplexity
業務効率化を進めるには、まず解決したい課題を明確にし、それに合うツールを選ぶことが重要です。これから詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
業務効率化ツールの種類
業務効率化ツールとは、仕事の手間と時間を短縮できる機能やサービスです。導入と運用には一定の学習時間がかかりますが、使いこなせば大幅な効率化を期待できます。
ツールは対象の業務・機能・価格により様々な種類に分かれます。ここではビジネスパーソンの日常業務に応じたツールの種類を紹介します。
- タスク（プロジェクト）管理ツール
…業務全体の効率化に影響 - 時間管理ツール
…効果的に時間を管理するツール
- 移動シェアサービス
…近距離～遠距離の移動に便利
- Web会議ツール
…リモート商談・社内の会議に活用 - 文字起こしツール
…議事録作成の手間を削減
- 同期メモ・ノートツール
…通話・会話のメモを共有
- パソコン作業の自動化ツール｜RPAなど
…エクセルなどのアプリ・パソコン全般・アプリ間連携が可能 - 情報共有・管理ツール
…情報の一元管理と活用 - AIツール
…文章作成・アイデアの素案を作成
他にもチームで使えるツールもあります。
- コミュニケーションツール
- ビジネスチャットツール
- 営業支援ツール（SFA）
- 顧客管理ツール（CRM）
- マーケティングツール（MA）
- ワークフローシステムツール
- 電子契約ツール
- 経費管理ツール
これらのツールから、効率化したい業務に応じて最適なツールを選定しましょう。
導入前に課題を明確にし、費用対効果も検討すると、より効果的です。
業務効率化ツール24選の一覧
業務効率化の効果を最大限まで高めるには、ツールの活用が必要不可欠です。手作業で効率化するには限界があるからです。
とはいえツールには様々な種類があり、探すだけでも一苦労です。
そこで、種類別に主要なツールを厳選してご紹介します。
- Time Crowd
…日本初の時間記録ツールで、他ツールと連携できシンプルに使える - Toggl
…クラウド型で時間を記録でき、他ツールと連携可能 - Harvest
…時間記録と給与計算が簡単にできる海外発のツール
- タイムズカー
…カーシェア業界最大手でステーション数も多く、使い勝手抜群 - LUUP
…電動バイク・自転車のシェアサービス - HELLO CYCLING
…自転車のシェアサービス
- Zoom
…世界中で利用される高品質なWeb面談ツール - Teams
…マイクロソフトオフィスと連携できるWeb面談ツール - Google Meet
…シンプルで使いやすいWeb面談ツール
- Notta
…AI搭載のリアルタイム文字起こしツール - toruno
…自動画面キャプチャもついた文字起こしツール - AI GIJIROKU
…AI搭載の議事録作成ツール
- Notion
…クラウド型で、書いた時点で即同期され、保存忘れによる紛失がない。タスク管理にも使える。
≫参照：Notionの公式サイト - Stock
…シンプルなメモ・情報共有ツール - Evernote
…文章・画像・音声の共有ツール
- マクロ（VBA）
…エクセルなど定型作業の自動化ツール - マクロマン（RPA）
…パソコン操作の自動化ツール - Zapier
…アプリ間の自動連携ツール
- Notion
…クラウド上にテキスト・画像・動画・URLなど様々な形式の情報を一元管理でき、場所を選ばず閲覧可能。
≫参照：Notionの公式サイト - Stock
…シンプルなメモ・情報共有ツール - eight
…シェアトップのSansan社が提供する名刺管理ツール
- Notion AI
…Notion上で稼働するAIツール。シームレスに文章作成・要約・翻訳が可能。データベース上でも使え、タスク管理の自動化もできる。
≫参照：Notion AIの公式サイト - Chat GPT
…OpenAI社が開発したAIツール - Perplexity
…情報収集に優れたAIツール
これらのツールを活用して業務を効率化できます。それぞれ詳しく紹介します。
Notion
| 特徴 | 高機能かつシンプルな一元管理ツール |
|---|---|
| 機能 | ・メモ、ノート作成 ・タスク、プロジェクト管理 ・データベース ・時間計測 ・Notion AI |
| 優れる点 | ・Webページ、画像、動画、PDFを埋め込み一元管理できる ・保存ボタンを押さずに同期され、保存忘れによる紛失がない |
| いまいちな点 | ・ページ設計によっては動作が重たい |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：1,650円/人/月～３プラン |
| 効率化できること | ・業務の可視化 ・業務効率化の効果測定 ・情報を探す手間 ・事務作業（文章作成、要約、タスク管理） |
| リンク | Notion公式サイト |
Notionは高機能かつシンプルさを兼ね備えた、あらゆる業務を一元管理できるツールです。
ページ上でメモ・資料管理・ナレッジ管理、データベース上でタスク管理・プロジェクト管理が可能です。ボタン機能を使うと時間計測も可能です。
他ツールと違い、書いた時点で即同期され、保存ボタンの押し忘れによるデータの紛失がありません。またWebページ・画像・動画・PDFファイルなどあらゆる形式のデータを埋め込んで表示でき、情報の一元管理が可能です。
ただページ設計によっては動作が重くなり、スマホでサクッとメモしたい場合には不便さを感じることがあります。
料金プランは４種類で、無料で継続利用できます。有料プランは３種類あり、１人あたり月1,350円～で２人以上のメンバー利用・オートメーション（自動化）機能・１ファイルサイズの容量制限なし、などできます。
Backlog
| 特徴 | ・数少ない日本発のタスク管理ツール ・歴史が長く、抜群の安心感 |
|---|---|
| 機能 | ・タスク管理 ・ファイル、Wiki管理 ・バージョン管理 |
| 優れる点 | ・直感操作で誰でも使いやすい ・有料プランがスペース単位の価格 ・見積対応など日本の商習慣に合致 |
| いまいちな点 | ・大規模プロジェクトでは動作が重い ・機能が少なめ |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内で登録＆可能 ・30日間の無料トライアルあり |
| 料金 | ・無料 ・有料：2,970円/月～４プラン |
| 効率化できること | ・タスクの可視化 ・バージョン管理 ・情報の一元管理と共有 ・チーム間のコミュニケーション |
| リンク | Backlog公式サイト |
Backlogは、数少ない日本製のタスク・プロジェクト管理ツールです。
タスク管理・バグ追跡・ファイル共有・バージョン管理など、プロジェクトの進行に必要な機能があります。
特にタスクの可視化や進捗管理に優れ、誰でも簡単に操作に慣れることができます。日本発のツールで、日本語・見積など日本の商習慣にあった対応も魅力です。
ただ複雑なプロジェクト管理だと操作が重くなることがあり、全体的に機能は少なめで、高度な管理には使いづらさを感じることもります。
料金プランは５種類で、無料で継続利用できます。有料プラン４種はスペースあたり月2,970円～で使え、チーム利用時に費用を試算しやすく、割安な点も魅力です。
無料プランの利用後は30日間の無料トライアルが使えなくなる点に注意が必要です。
Todoist
| 特徴 | ・シンプルな使い勝手のタスク管理ツール |
|---|---|
| 機能 | ・タスク管理 |
| 優れる点 | ・タスク名から期限、タグ付けを自動登録できる |
| いまいちな点 | ・複雑な管理が難しい ・カスタマイズ性が低い |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：488円（税込）/人/月～２プラン |
| 効率化できること | ・タスクの可視化 |
| リンク | Todoist公式サイト |
Todoistは、シンプルなタスク管理ツールです。2024年6月時点でも随時アップデートされ、日々使いやすさが向上しています。
タスク名に期限・タグ名などを記入すると自動的に期限・タグなどを設定できます。これは他のどのツールにもない機能で、作業効率があがり魅力的です。
ただ複雑な管理はしづらく、カスタマイズ性の低さは気になります。
料金プランは３種あり、無料で継続利用できます。有料プラン２種は１人あたり月額488円～で利用できます。
Time Crowd
| 特徴 | ・チームでも使える時間計測、管理ツール ・Chrome拡張機能でシンプルに使える ・日本発のツールで安心感あり |
|---|---|
| 機能 | ・時間計測 ・タスク管理 ・レポート（チームは有料） |
| 優れる点 | ・外部カレンダーと連携可能 ・記録した時間がグラフ化される ・タイマー式で一時停止可能 ・エクスポート可能 |
| いまいちな点 | ・タスク管理機能はシンプル |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：550円（税込）/人/月～５種 ※ログイン後のチーム設定・資料請求で確認可 |
| 効率化できること | ・時間管理 ・タスクごとの時間配分 ・レポート作成による業務分析 |
| リンク | Time Crowd公式サイト |
Time Crowdは、日本発の時間記録ツールです。
タスクごとの時間を簡単に計測（一時停止も可能）でき、簡易なタスク管理も可能で、チーム利用にも対応しています。
計測した時間は「レポート」で自動的にグラフ表示でき、直感的に業務時間を把握しやすいです。外部カレンダーとも連携可能です。
ただ操作がやや複雑で、初期設定に時間がかかる点がデメリットです。またタスク管理機能はシンプルで、高度な管理には他ツールとの併用が必要です。
料金プランは２種類あり、無料で継続利用できます。有料プランは５種類で、１人あたり月額550円～で使えます。
作業時間の記録と使い勝手の良さに優れ、日本発のツールで安心感もあります。
Toggl
| 特徴 | クラウド型のシンプルな時間計測ツール |
|---|---|
| 機能 | ・時間計測 ・レポート ・他ツールとの連携 |
| 優れる点 | ・シンプルな操作画面 |
| いまいちな点 | ・英語のみ |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：９＄/人/月～３プラン |
| 効率化できること | ・時間管理 ・業務分析 |
| リンク | Toggl公式サイト |
Togglはクラウド型でシンプルな時間計測ツールです。
個人からチームまで幅広く利用でき、プロジェクトごとに時間を計測し、詳細なレポートを作成できます。
シンプルな操作画面で誰でも使いやすく、他ツールと連携できる点も魅力です。
ただ英語のみの表示で、無料プランではレポート機能が限定されます。
有料プランは４種類あり、無料で継続利用できます。有料プランは３種で、１人あたり月額９＄～使えます。
Harvest
| 特徴 | 費用を管理できる時間計測ツール |
|---|---|
| 機能 | ・時間計測 ・請求書作成 ・経費精算 |
| 優れる点 | ・時間追跡から請求書作成まで一元管理できる |
| いまいちな点 | ・英語のみ ・レポートにグラフ表示なし |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：10.8＄/シート/月～１プラン |
| 効率化できること | ・時間管理 ・請求書作成 ・業務分析 |
| リンク | Harvest公式サイト |
Harvestは、経費精算・請求書を作成できる時間計測ツールです。
時間計測から請求書作成まで一元管理できる点が魅力です。
ただレポートにグラフが表示されず、視覚的に把握しづらい点が懸念です。
料金プランは２種類あり、無料で継続利用できます。有料プランは１人あたり月額10.8＄～使え、プロジェクト数が無制限になります。
タイムズカー
| 特徴 | カーシェアリング業界最大手でステーション数が豊富で便利 |
|---|---|
| 機能 | ・カーシェアの利用 ・利用履歴の確認 |
| 優れる点 | ・全国の主要駅で利用可能 ・予約から返却までオンライン手続き |
| いまいちな点 | ・利用者数が増え、予約しづらい場所・時期がある |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で登録可能 ・カード受け取りに即日（店舗）～５営業日以上（web） |
| 料金 | ・有料 ※利用時間、距離による |
| 効率化できること | ・移動時間 ・レンタカーの手続き時間 |
| リンク | タイムズカー公式サイト |
タイムズカーは業界最大手のカーシェアリングサービスです。
全国主要駅を中心にステーションが豊富に設置され、電車と併用することで移動手段の選択肢が広がります。いつでもオンライン予約可能で使い勝手も良いです。
ただ利用者数の増加に伴い、エリア・時期によっては予約しづらいことがあります。
法人契約だと基本料無料、個人だと月額880円（毎月880円分を無料で使える）で、利用時間・距離による従量課金制です。
タイムズカーを活用すると、移動手段が広がり、移動時間の削減につながります。
LUUP
| 特徴 | 都市部に多い電動キックボード・自転車のシェアサービス |
|---|---|
| 機能 | ・電動キックボード、自転車のレンタル ・利用履歴の確認 |
| 優れる点 | ・短距離移動に特化した、タクシーに代わる移動手段 ・予約から返却までオンラインで完結 ・返却地を選べる |
| いまいちな点 | ・利用エリアが限られる ・スマホが必須 |
| 対応デバイス | ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・アプリ上で即日登録＆利用可能 |
| 料金 | ・有料 ※利用時間による |
| 効率化できること | ・移動時間 |
| リンク | LUUP公式サイト |
LUUPは電動キックボード・自転車のシェアリングサービスです。
都市部の短距離移動に便利で、タクシー代わりに活用できます。オンラインで予約でき、返却地も選べる点が魅力です。
ただ利用にはモバイルデバイスが必須（QRコードの読み取りが必要）で、電池切れの場合には使えません。普及されていないエリアはポート数が少なく、使いづらさがあります。
利用時間に応じた料金プランで、エリアにより基本料金や単価が異なります。割安に使えるサブスクプランもあります。
HELLO CYCLING
| 特徴 | 自転車のシェアサービス |
|---|---|
| 機能 | ・自転車のレンタル ・利用履歴の確認 |
| 優れる点 | ・ステーションが全国8,000か所以上 ・予約から返却までオンラインで完結 ・返却地を選べる ・１アカウントで複数台予約できる |
| いまいちな点 | ・利用エリアが限定される |
| 対応デバイス | ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・アプリ上で最短１分で登録＆利用可能 |
| 料金 | ・有料 ※利用時間による |
| 効率化できること | ・移動時間 |
| リンク | HELLO CYCLING公式サイト |
HELLO CYCLINGは自転車シェアリングサービスで、全国8,000のステーションで自転車をレンタルできます。
予約から返却までオンラインで完結し、返却場所も選べます。１アカウントで複数台を予約でき、ICカードを使った予約も可能です。
ただサービスとして歴史が短く、利用エリアが限られる点がデメリットです。
利用時間に応じた料金プランです。
公式サイトがオシャレに作り込まれている点が特徴的ですね。
Zoom
| 特徴 | 世界中で利用される高品質なWeb面談ツール |
|---|---|
| 機能 | ・Web面談 ・チャット ・画面共有 |
| 優れる点 | ・高品質な映像と音声 ・多人数での会議が可能 |
| いまいちな点 | ・無料プランでは時間制限（40分）がある |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：1,771円/人/月～４プラン |
| 効率化できること | ・移動時間 ・商談時間 ・会議時間 |
| リンク | Zoom公式サイト |
Zoomは、高品質なビデオ会議ツールで、世界中で広く利用されています。コロナ禍で利用し始めた方も多いです。
高品質な映像と音声で、多人数での会議が可能です。チャット・画面共有・録画機能・翻訳機能がある点も魅力です。
ただ無料プランでは時間制限がある・話すタイミングが被ると音声が途切れる、という使いづらさもあります。
料金プランは５種類あり、無料で継続利用できます。有料プラン４種類は１人あたり月額1,771円〜で、時間制限なく使えるようになります。
時間制限（40分）後の再開は、10分以上の空き時間が必要になりました。
Teams
| 特徴 | マイクロソフトオフィスと連携できるWeb面談ツール |
|---|---|
| 機能 | ・Web面談 ・チャット ・画面共有 |
| 優れる点 | オフィスツールと連携できる |
| いまいちな点 | 慣れるまで時間がかかる |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：599円/人/月～５プラン |
| 効率化できること | ・移動時間 ・商談時間 ・会議時間 |
| リンク | Teams公式サイト |
Teamsはマイクロソフト（Office）ツールと連携できるWeb面談ツールです。
やや複雑な画面設計で、初めて使うときには慣れるまで時間がかかります。
料金プランは６種類あり、無料で継続利用（通話60分・参加者100人）できます。有料プラン５種類は１人あたり月額599円～で、通話（30時間）・参加者（300人）が増え、他のMicrosoftサービスも使えます。
Teamsを活用するとOffice製品と連携しつつ、移動・商談・会議時間を効率化できます。
Google Meet
| 特徴 | シンプルで使いやすいWeb面談ツール |
|---|---|
| 機能 | ・Web面談 ・チャット ・画面共有 |
| 優れる点 | ・Googleアカウントが無くても参加できる |
| いまいちな点 | ・機能が少なめ |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：680円/人/月～４プラン |
| 効率化できること | ・移動時間 ・商談時間 ・会議時間 |
| リンク | Google Meet公式サイト |
Google Meetはシンプルで使いやすいWeb面談ツールです。
Web面談をはじめ、画面共有・字幕表示・チャットも使えます。Googleアカウントを持たないユーザーでも参加できます。
ただ無料機能が限られ（ブレイクアウトルーム・録画は有料）、ノート機能がない点が懸念です。連携アプリも少ないです。
料金プランは５種類あり、無料でも継続利用できます（３人以上は１時間まで）。有料プラン４種類は１人あたり月額680円～で、時間制限が延長（24時間）し機能（録画機能など）も増えます。
Google Meetを使うと移動・商談・会議の時間を効率化できます。
Notta
| 特徴 | AI搭載のリアルタイム文字起こしツール |
|---|---|
| 機能 | ・文字起こし ・テキスト編集 ・翻訳やAI要約（有料） |
| 優れる点 | ・テキストを選択すると、該当の音声データ位置を追尾 |
| いまいちな点 | ・音声環境が悪いと精度が下がる |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：1,317円/人/月～３プラン |
| 効率化できること | ・文字起こし作業 |
| リンク | Notta公式サイト |
Nottaは、AIを搭載した高精度な文字起こしツールです。２つの方法（リアルタイム・音声データをアップロード）でテキスト化が可能です。翻訳・AI要約機能（有料）もあります。
文字起こしされたテキストを選択すると、対応する音声部分に追尾するため、理解しづらい部分の修正が簡単です。
ただ音声環境が悪いと精度が下がることが懸念点ですが、一から文字起こしするのと比べると、労力は大幅に削減できます。
料金プランは４種あり、無料で継続利用できます。有料プラン３種類は１人あたり月額1,317円～で、１回（ファイル）90分までの文字起こしが可能です。
Nottaは画期的なAI文字起こしツールで、テキスト化の労力と時間を大幅に効率化できます。
無料プランだと、音声データの冒頭３分だけしか文字起こしできないため、仕事に活用するなら有料プランが必須ですね。
toruno
| 特徴 | 画面キャプチャもついた文字起こしツール |
|---|---|
| 機能 | ・文字起こし ・画面キャプチャ |
| 優れる点 | ・１クリックで記録できる |
| いまいちな点 | ・WindowsPCのみ対応 ・アップロードの進捗がわからない |
| 対応デバイス | ・PC（Windows） |
| 登録 | ・PCアプリをインストール後 最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料（累計３時間） ・有料：1,650円/人/月～４プラン ※指定時間以上は従量制課金 |
| 効率化できること | ・議事録作成 ・文字起こし |
| リンク | toruno公式サイト |
torunoはRICOH社が提供する画面キャプチャもできる文字起こしツールです。
１クリックでWeb面談の文字起こしが可能で、操作性に優れます。画面キャプチャ（スクリーンショット）も30秒ごとに自動収録され、画面も記録したい会議や商談時に活用できます。
ただWindowsPCのみ対応し、利用デバイス・シーンが限られます。アップロードによる文字起こしの進捗が見えない点に不安を感じます。文字起こしの完成時間もNottaと比べると少し長いです。
無料でも使えますが、アカウント登録後累計３時間までに限られ、継続利用には有料プランが必要と考えた方が良いです。有料プラン４種は１人あたり月額1,650円～＋従量時間制課金で、指定の記録時間を超えると月額料金が増えます。
torunoはRICOH社が提供する文字起こしツールで、画面と一緒に記録が必要な会議・商談シーンで役立ちます。
AI GIJIROKU
| 特徴 | AI搭載の議事録作成ツール |
|---|---|
| 機能 | ・文字起こし |
| 優れる点 | ・高精度な音声認識エンジンを選べる |
| いまいちな点 | ・音声環境が悪いと精度が下がる |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ※閲覧のみ ・有料：1,500円/人/月～３プラン ※指定時間以上は従量制課金 |
| 効率化できること | ・議事録作成 ・文字起こし |
| リンク | AI GIJIROKU公式サイト |
AI GIJIROKUは、AIを活用した文字起こしツールです。
高精度の音声認識エンジンを選べる点が魅力です（月あたりの文字起こし時間が限られます）。
ただ無料プランで使い勝手を試すことができない（機能の閲覧のみ）ため、利用のハードルは高く感じます。
継続利用には有料プラン３種が必須で、１人あたり月額1,500円～使えます。
Stock
| 特徴 | シンプルなメモ・情報共有ツール |
|---|---|
| 機能 | ・資料共有 |
| 優れる点 | ・パソコンのフォルダのような見た目と操作感 ・書いた内容が即時同期され、保存ボタンを押す手間がない |
| いまいちな点 | 高度なプロジェクト管理には不向き |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ※累計20ノートまで ・有料：500円/人/月～２プラン |
| 効率化できること | ・情報を探す手間と時間 ・情報共有 |
| リンク | Stock公式サイト |
Stockは、シンプルなメモ・情報共有ツールです。PC・タブレット・モバイルで同期でき、外出中でも情報を確認しやすいです。
パソコンのような表示画面で、誰でも簡単に使えます。書いた内容が即時同期され、保存ボタンを押し忘れて内容が消える、という心配がありません。
ただ複雑なタスク（プロジェクト）管理には不向きで、他ツールと併用する必要があります。
料金プランは３種類あり、無料で継続利用も可能です（累計20ノート・ストレージ容量１GB）。随時情報を追加するには有料プラン２種が必須で、１人あたり月額500円～使えます（無制限のノート作成・ストレージ容量の増加）。
Stockは誰でも使いやすく、外出中にも確認できる情報共有ツールです。
Evernote
| 特徴 | 文章・画像・音声の共有ツール |
|---|---|
| 機能 | 資料共有 |
| 優れる点 | ・様々な形式のデータを一元管理 ・OCR機能で画像からテキスト化 |
| いまいちな点 | 利用条件が改悪されている |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：775円/人/月～３プラン |
| 効率化できること | ・情報共有の手間 ・情報を探す時間 |
| リンク | Evernote公式サイト |
Evernoteは歴史が長い情報共有ツールです。
文章・画像・音声を含む情報をノートで一元管理できます。Evernote内で画像編集ができる・OCR機能がある（Evernoteアプリで撮影した手書きメモを検索可能な文字情報に置き換え）点が魅力です。
ただ利用条件が改悪され、アカウント・ノート数に制限がある点に注意が必要です。
料金プランは４種類あり、無料のまま継続利用も可能（上限１ノートブック・50ノート・２デバイス）です。有料プランは３種で、１人あたり月775円～使えます（ノート数・ストレージ容量の増加）。
Evernoteは歴史・知名度も高く、様々な情報を一元管理できる共有ツールです。
マクロ（VBA）｜エクセルなど自動化
| 特徴 | エクセルなど定型作業の自動化ツール |
|---|---|
| 機能 | マクロの記録と作成 |
| 優れる点 | Office関連の作業を中心に自動化できる |
| いまいちな点 | プログラミング知識が必要 |
| 対応デバイス | PC |
| 登録 | 不要（Officeツールに含む） |
| 料金 | 無料（Officeツールに含む） |
| 効率化できること | 定型的な事務作業 |
| リンク | マクロ（VBA）公式サイト |
マクロはExcelやWordなどOffice製品を中心とした業務を自動化できるツールです。
主に２つの方法「マクロを記録」「マクロを作成」で自動化します。どちらもVBA（Visual Basic for Applications）というプログラミング言語を使います。
プログラミング知識が必要で、学習時間がかかることに注意が必要です。
Office製品があれば別途登録や料金は不要で使えます。
マクロ（VBA）を使うと、Office製品を中心とした事務作業の自動化が可能です。
マクロマン｜自作できるRPA
| 特徴 | パソコン操作の自動化ツール（RPA） |
|---|---|
| 機能 | パソコンのあらゆる作業を自動化 |
| 優れる点 | 簡単な操作で使いやすい |
| いまいちな点 | 高度なカスタマイズにはプログラミング知識が必要 |
| 対応デバイス | PC |
| 登録 | Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：初期費用10万円＋月額４万円、他 |
| 効率化できること | 事務作業 |
| リンク | マクロマン公式サイト |
マクロマンは定型的な事務作業を自動化できるツールです。マクロ（VBA）と異なり、Office製品以外の操作も自動化が可能です。
プログラミング言語を一から書く必要が無く、コマンドを選ぶことで業務のステップを作れる点が魅力です。
ただデスクトップ型のため、チームに広げて活用したい場合には他のクラウド型ツールの検討が必要です。
料金は無料のまま継続利用できます。必要なサポート（導入（初期費用10万円＋月額４万円）・相談（要問合せ））を有料で受けることができます。
Zapier
| 特徴 | アプリ間の自動連携ツール |
|---|---|
| 機能 | 事務作業の自動化 |
| 優れる点 | 5,000以上のアプリを連携可能 |
| いまいちな点 | ・一部アプリは有料プランのみ対応 ・英語のみ |
| 対応デバイス | PC |
| 登録 | Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：3,214円/月～３プラン |
| 効率化できること | アプリ間の操作 |
| リンク | Zapier公式サイト |
Zapierは、ウェブアプリ間の連携を自動化できるツールです。
5,000以上のアプリと連携できる点が魅力です。
ただ他のRPAツールに比べるとできる操作が限られることに注意が必要です。英語のみの点も使いづらさがあります。
料金プランは４種で、無料のまま継続利用も可能です（月間タスク数・アプリの限定など）。有料プランは月額3,214円～で、利用量・機能に応じて変動します。
eight
| 特徴 | 名刺管理ツール |
|---|---|
| 機能 | ・名刺スキャン ・データベース化 |
| 優れる点 | 名刺を撮影するだけでデータベース化できる |
| いまいちな点 | ・正確性に劣り、修正作業が必要な場合がある ・SNSのような機能があり、競合他社に取引先情報が漏れる可能性がある |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：600円/月/人～ |
| 効率化できること | ・名刺管理 ・顧客情報の一元管理 |
| リンク | eight公式サイト |
eightは名刺管理ツールです。Sansan社が提供するサービスで、名刺管理市場の売上シェアは80％です。
交換した名刺をスキャン（スマホカメラも可）して、情報をデジタル化できます。
ただ手動で修正が必要な場合がある・SNSのような機能があり競合他社に得意先情報が漏れる可能性がある点に注意が必要です。
料金プランは２種で、無料のまま継続利用も可能です。有料プランは１人あたり月額600円～で、データ化速度・CSV出力などの機能が使えます。
Notion AI
| 特徴 | Notion上で使えるAIツール |
|---|---|
| 機能 | ・文章作成や要約などの編集 ・タスク管理の自動化 |
| 優れる点 | Notion内でシームレスにAIを使える |
| いまいちな点 | AIの精度が不十分な場合があり、確認作業が必要 |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料：累計20回まで ・有料：月額1,350円/月/人～ |
| 効率化できること | ・文章の作成と編集 ・タスク管理の自動化 |
| リンク | Notion AI公式サイト |
Notion AIは、Notionに統合されたAIツールです。
文章作成から要約・翻訳などの編集が可能です。さらにデータベース（表）でも活用でき、項目の自動入力・タスク管理のステップを自動化できる点も魅力です。
ただ精度が劣る場合があり、確認作業が必要な点に注意が必要です。
料金プランは２種で、無料だと累計20回が上限のため、継続利用には有料プランが必須です。有料プランは１人あたり月額1,350円～で利用できます。
Notion AIはNotion上でシームレスに動作するAIツールで、AIを活用した文書作成やタスク管理の自動化が可能です。
Chat GPT
| 特徴 | OpenAI社が開発したAIツール |
|---|---|
| 機能 | ・質疑応答 ・文章作成 |
| 優れる点 | 質問にAIが回答し、概要を知れる |
| いまいちな点 | 正確性の確認が必要 |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：月額20＄/月/人～３プラン |
| 効率化できること | ・簡易な情報収集 ・文章作成 |
| リンク | ChatGPT公式サイト |
Chat GPTはOpenAI社が開発したAIチャットツールです。
質問や依頼に対して精度の高い回答をもらえます。文章の作成にも活用できます。
ただ情報の正確性に欠ける点に注意が必要です。
料金プランは４種類あり、無料のまま継続利用も可能です。有料プランは１人あたり月額20$～で、高機能な言語モデル・画像生成などの機能を利用できます。
Perplexity
| 特徴 | 高精度なAI質疑応答ツール |
|---|---|
| 機能 | 質疑応答 |
| 優れる点 | ・関連する次の質問を挙げてくれる ・回答に参照リンクが含まれる |
| いまいちな点 | 正確性の確認が必要 |
| 対応デバイス | ・PC ・タブレット ・モバイル |
| 登録 | ・アカウント登録なしで使える ・Web上で最短１分以内に登録＆利用可能 |
| 料金 | ・無料 ・有料：月額20＄/月/人～ |
| 効率化できること | 情報収集 |
| リンク | Perplexity公式サイト |
Perplexityは情報収集に便利なAIツールです。
機能はChat GPTに似ていますが、回答に画像・追加の質問・参照リンクを含み、情報収集しやすい点が魅力です。
ただ生成される内容が正確でないこともあり、注意が必要です。
料金プランは２種類あり、無料のまま継続利用が可能です。有料プランは１人あたり月額20＄～で、高機能な言語モデルのの選択・高機能な検索回数が増加します。
Perplexityは情報収集に便利なAIツールで、情報収集を効率化できます。
これらから自分の業務にあうツールを取り入れましょう。
業務効率化ツールの選び方
業務効率化ツールを選ぶには、以下のポイントを参考にして自身の仕事に最適なものを選びましょう。
無駄な業務をやめつつ作業時間を短縮するには、闇雲に効率化に取り組むのではなく、課題を明確にしたうえで自身に合ったツールを活用することが大切です。
- 目的に合う機能があるか？
…できること・現行システムとの相性・連携可否・カスタマイズ性を確認しましょう。
≫参照：業務効率化のアイデア - どれだけ効果が得られそうか？
…そのツールを使うことでどれだけ時間を削減できるか検討しましょう。 - 学習時間がどれだけ必要か？
…ツールの導入には少なからず学習時間がかかります。効果を発揮するまでにどれだけの時間がかかるか、見込みを立てて検討しましょう。 - セキュリティは問題ないか？
…セキュリティ対策（認証取得・個人情報の保護方針など）が整ったツールを選びます。 - 汎用性・拡張性があるか？
…長期的に使える機能か（ツール連携など）を確認します。 - サポートがあるか？
…ツール導入時やトラブル発生時のサポート（優先サポート・個別サポートなど）があると安心です。 - 馴染みやすい操作方法か？
…利用するメンバーの年齢層や志向により、使いこなせそうかを検討しましょう。
これらのポイントを参考に、最適なツールを選びましょう。
業務効率化ツールを活用するコツ
業務効率化ツールを日常業務で活用するためのコツを紹介します。
便利なツールも有効活用できなければ効果を得られず、宝の持ち腐れです。ツールを選んで導入する労力が無駄にならないよう、以下の考え方・姿勢を参考にしましょう。
- 導入前に準備を行う
…まず業務の現状把握・目標設定を行い、ツールの特徴やできることを調べたうえで、適切なツールを選びます。
≫参照：業務効率化の進め方 - ツールの活用を目的化しない
…ツールの活用にも学習時間・費用がかかるため、課題を中心に据えて特定の業務を簡素化するための手段としてツールを活用しましょう。ツールを使いこなすことが目的ではありません。 - １つのツールに絞って使う
…１度に複数のツール・機能を使い始めると、効果を得られる前に破綻します。まずは１つずつ定着させ、慣れてから広げましょう。 - 小さく始める
…１度に多くのことを始めると効果を得る前に続けられないため、１つのツール・特定の機能・少人数など、まずは浸透させましょう。 - ツールの学習に時間がかかると認識する
…ツールの導入には必ず学習時間がかかります。それを踏まえて総合的に時間を効率化できるか、検討しましょう。 - ツールの使い方を学ぶ
…ツールを使いこなせないと効率化の効果を得られないため、まずは機能・使い方を学びましょう。 - ツールに慣れるまで継続する
…効率化の効果が出るまで時間がかかるため、ツールに慣れるまで継続して利用し続けることが大切です。 - 導入後の体制を整える
…ツールは導入するだけでは効率化できません。定着の確認・レビュー・改善を継続的に行うことで、効果を得られます。 - 社内のルールやセキュリティポリシーに従って使う
…社内の規定に沿わないツールは継続的に使えず、一時的な効果に限定されます。規定に沿ったツールを選び、長く使いましょう。 - 複数のツールを連携して活用する
…ツール同士の機能を連携させることで、互いの強みを発揮し、効率化の効果も最大化できます。 - モチベーションを維持する
…ツールの利用度は利用者のモチベーションに左右されるため、自身やメンバーが気持ちよく働ける環境を整えましょう。成功事例を定期的に確認すると効果的です。
これらのコツに留意することで、業務効率化ツールを効果的に活用できます。
業務効率化ツールの活用事例
業務効率化ツールの活用事例を紹介します。
きっかけ・導入・効果まで一連の流れを参考に、自身の業務にどのように取り入れることができるかイメージしやすく、ツール活用に役立てましょう。
タスク管理ツールを使い、無駄な業務を判断しやすく、業務効率化の効果測定を日常業務に組み込むことで、効率化します。
- 導入前…手当たり次第に効率化を試み、効果測定も行っていなかった。
- きっかけ…タスク管理と業務効率化を併用できることに気づき、ツールを移行。
- 導入方法…高機能で自由度が高いNotionでタスクと成果・カテゴリを可視化し、無駄な業務を判断しやすい環境を作る。タスク実行の時間を記録し、効果測定を行う。
- 効果…想定以上に長い時間をかける業務（移動・事務）に気付き、さらなる効率化に取り組めた。
定型的な集計作業を自動化することで、業務効率化を図る。
- 導入前…集計作業を手作業で行う。
- きっかけ…VBAの存在を知り、省力化できることに気付く。
- 導入方法…VBAを学び、実践。
- 効果…１回２時間かけていた集計作業を１クリック２分で終わるようになった。
提案資料や社内の情報を一元管理し、調べる時間を短縮。
- 導入前…情報がDropbox・パソコンのフォルダ・メール受信箱など点在していた。
- きっかけ…必要な情報を探す時間が想定以上にかかっていたことに気付く。
- 導入方法…様々な形式の情報を格納できるNotionに一元管理。
- 効果…格納する手間がかかるが、必要な情報を調べる手間と時間を短縮できた。
これらの成功事例も参考に、業務効率化を実践してみましょう。
よくある悩みと質問
業務効率化ツールに関するよくある悩み・質問にお応えします。
- Q業務効率化ツールとは何ですか？
- A
業務効率化ツールとは、作業の時間と手間を削減できる機能やサービスです。
例えば、事務作業を簡素化する「RPAツール」・業務全体を効率化する「タスク管理ツール」など用途に分かれて得意なツールがあります。複数の用途に併用できるものもあります。
≫参照：業務効率化ツールの種類
- Q業務効率を上げるおすすめのツールは？
- A
業務効率化ツールは自身が抱える仕事のうち、時間と労力が大きい作業に活用することが大切です。
例えば、移動時間の短縮には「シェアリングサービス」・無駄な作業の判別と作業間の時間短縮には「タスク管理ツール」・事務作業には「VBA」「RPA」などが効果的です。
≫参照：業務効率化のツール
- QRPAツールとはどんなツールですか？
- A
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は定型作業を自動化できるツールです。VBAのようなOfficeアプリ内だけの自動化にとどまらず、複数のツールをまたいだ自動化が可能です。
ツールを活用して働きやすい環境づくり！
このページでは業務効率化に使えるツールを紹介しました。主要なツールを改めてご紹介します。
- タスク（プロジェクト）管理ツール
…Notion・Backlog・Todoist - 時間管理ツール
…Time Crowd・Toggle・Harvest - 移動シェアサービス
…タイムズカー・LUUP・HELLO CYCLING - Web会議ツール
…Zoom・Teams・Google Meet - 文字起こしツール
…notta・toruno・AI GIJIROKU - 同期メモ・ノートツール
…Notion・Stock・Evernote - 定型作業の自動化ツール
…マクロ（VBA）・マクロマン（RPA）・Zapier - 情報共有・ナレッジ管理ツール
…Notion・Stock・eight - AIツール
…Notion AI・Chat GPT・Perplexity
気になるツールは、まず試しに使ってみましょう。
業務効率化には、まずタスク管理を始めることをおすすめします。効率化の手順を日常業務に取り入れることができるうえ、現状把握と振り返りによりまず削減すべき業務に気付けて効果的です。
≫参照：タスク管理とは？
業務効率化ツールを活用して、働きやすい環境を作りましょう！
コメント