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このような悩みを解決します。
営業職の皆さんが仕事で成果をあげるためには、業務効率化が欠かせません。しかし基本を知らないままだと、非効率な方法を選んでしまい、仕事の成果に悪影響を及ぼす可能性もあります。
私は営業職に務めて10年以上ですが、タスク管理に基づいた業務効率化に励み個人作業の手間・時間を削減しながら、仕事で成果をあげるよう取り組んできました。
そこでこのページでは私の経験を踏まえて、個人で取り組める業務効率化について、定義やメリットから手順・具体例・おすすめのツールまで解説します。
このページを読むと業務効率化の基本を学べて、仕事で成果をあげながら個人で業務時間を削減する方法を学ぶことができます。
概要を先にお伝えします。
- 業務効率化とは少ない手順と時間で同等以上の成果をあげること
…成果につながる業務を削減してはいけない - 業務効率化の手順は6ステップ
- タスク管理で業務効率化の手順を日常業務に取り入れることができる
詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
業務効率化の目的は、成果を最大化しながら作業時間を短縮すること
業務効率化とは同等以上の成果をあげつつ作業時間を短縮することです。削減した時間を用いると「付加価値の高い仕事に取り組める」「残業を削減できる」というメリットがあります。
究極の業務効率化は「業務をやめる」ことですが、必要な業務までやめると仕事で成果をあげることができず、本末転倒です。
業務効率化の目的は「仕事で成果をあげること」です。そのために以下の２つの考え方で業務を削減します。
- 不要な業務を行わない
…例えば「タスク管理ツールで優先順位をつける」「業務プロセスの見直し」など、仕事の成果への影響を考慮して、やめる業務を決めます。
例えば営業職の場合、新規売上獲得の見込みがある新規商談は削減しない・目的のない件数稼ぎの「商談」は費用対効果が低いため予定しない - 業務にかける時間を削減する
…例えば「クラウドストレージで情報共有と検索を簡素化」「AIやRPAで単純作業を自動化」など、取り組むべき業務を簡素化します。
業務効率化は「仕事で成果をあげる」という前提条件を踏まえて、業務と作業時間を削減します。
業務効率化を言い換えると「業務の時短」「業務削減」とも呼びますね。
業務効率化の定義
業務効率化とは、同じ成果をより少ない資源（時間・労力・費用）であげるための取り組みです。無駄を省いてリソースを最適に配分し、質を落とさずに業務を迅速化します。言い換えると「働き方改革」「業務改善」とも呼び、生産性の向上・ストレスの軽減が期待できて、現代のビジネスパーソンにとって必要不可欠です。
報告書作成や移動時間などの「価値を生まない作業」をなるべく減らし、手作業や重複作業などを効率化することで、本来注力すべき業務に時間を費やせます。組織単位だけでなく、個人で取り組んでも効果を発揮できることがポイントです。
例えば営業職だと以下のようなアイデアがあります。
- 顧客情報の管理やスケジュール調整を、従来の手作業からツール（タスク管理ツール・カレンダーなど）を活用し、作業時間を短縮
…同じ成果を、より少ない労力と時間であげられる - タスク管理ツール（NotionやTrello）を活用し、可視化・テンプレート化・進捗管理を行い、抜け漏れを防ぎつつ作業効率をあげる
…同じ成果を、より少ない労力と時間であげられる - 提案資料をテンプレート化し、作業時間を削減
…同じ成果物を作る時間を削減できます。 - 移動時間を活用し、電話・情報収集・資料作成を行い業務効率化
…同じ時間で得られる成果物を増やせます
このように業務効率化は単に忙しさを軽減するだけでなく「いかに付加価値を生み出すか」成果をあげるための手段で、適切なツールとプロセスを改善することで、業務の生産性を改善できます。
私はタスク管理に時間管理を取り入れ、移動時間が業務時間の大半を占めることに気づき、資料作成・電話と併用することで時間を有効活用しています。
業務効率化の現状と課題
昨今の企業では規模の大小を問わずデジタルツールの導入が進んでいるものの、運用ルールの不備や従業員による習熟度のバラつきが課題です。業務効率化は個人でも取り組むことができ、コスト削減や迅速な対応が期待できる反面、チームでの運用や意識改革が進めづらいです。特に営業現場ではアナログな業務が根強く残っています。
特にデジタルツールは古いものから新たなものまで様々な種類があり各企業で導入は進んでいるが、実際の利用方法や運用体制の整備が不十分で、その恩恵を活かしきれていないです。新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及しましたが、従来の慣習や心理的抵抗もあり、ツールを十分に使いこなせていません。実際に日本生産性本部の調査では日本の労働生産性はOECD加盟国中29位（2023年時点）と低迷しています。
例えば私の実体験でも以下のような経験があります。
- 新たなツールを導入したが一部メンバーが使いこなせず、情報の入力漏れや更新遅延が起きる
- ツールのメリットを理解しづらく利用が定着しない
このように特にチームでツールを活用する際のハードルは高く、運用体制の確立と教育（普及活動）が必要不可欠です。個人レベルの改善から、チーム・企業全体の改善へと繋がることもあり、各個人の継続的な取り組みにより生産性向上が期待できます。
私も新たなツールの導入時は使い勝手に戸惑い活用しづらく時間がかかりましたが、メリットを実感し使い方が定着してからはテンプレート化・マニュアルの整備・定期的な勉強により、業務効率化を継続できています。
業務効率化が進まない理由
業務効率化が進まない理由は主に4つ「現状維持バイアス」「失敗への恐れ」「意識の違い」「ツールの不一致」です。これらにより効率化のメリット（コスト削減・迅速な対応など）が遠のいています。
新しいツールや手法への移行は、従来のやり方から脱却する必要があり、心理的抵抗や運用上の混乱を引き起こしやすいです。特に営業職のような時間に追われる環境では、新たな手法の習得にかける時間が限られ、既存業務との両立が難しくなります。また組織内での「現状維持バイアス」により、効率化が明らかでも「今の方法で十分」と考え変化を起こしづらいです。失敗への恐れから新ツールの導入による一時的な混乱を回避し、進められません。業務プロセスの煩雑さも、個人の改善提案が採用されにくい要因となっています。
例えば以下のようなことがあります。
- ツールとメンバーの能力が一致しない
…メンバーがツールを使いこなせず、運用できていない - 現状に満足している
…現在の業務に対して問題意識を持っておらず、新たなアイデアにも現状維持バイアスにより受け入れられない。 - 失敗を恐れる
…新たなアイデアによるメリットよりデメリット・失敗した際のリスク・コストが気になり、新たなチャレンジを行いづらい。
このように業務効率化が進まない理由は、心理的・組織的な抵抗や運用体制の不備が原因です。根本的な組織改革と段階的な改善が不可欠で、小さな成功体験を積み重ねて効果を数値化することで、個人レベルからチーム全体への改善につなげられます。
実際に私も新たなツールの提案があった際「今のツールとやり方で十分・新しいツールを覚える時間が無駄」と反発し、導入が中断しました。ただ数年後に業務の課題とツールのメリットが合致したことで、一部メンバーの小さい規模から導入が始まりました。
業務効率化の注意点
業務効率化には「ツール選定」「運用ルールの整備」「継続的な評価と改善」が不可欠です。同時に目的（生産性向上のために本来やるべき付加価値を生み出すための時間確保）を見失わず、顧客からの評価を損なわないようにすることが重要です。以下の注意点をおさえ、効率化が逆効果になるリスクを回避できます。
業務効率化にはツールの導入だけでなく現場に適したカスタマイズ・ルール・マニュアル整備が必須です。特に営業職など即効性と実用性が求められる現場では、ツールの使い方に膨大な時間を費やし、本来の業務が疎かになるケースもあります。急激な変化は混乱を生み、顧客とのコミュニケーションが機械的になり、信頼関係が損なわれるリスクもあります。効率化はあくまで「価値を生む業務に集中するための手段」であり、目的化すると本末転倒になるため、段階的な改善が必要です。
例えば以下の点に注意しましょう。
- 適切なツール選定
…現状の課題に合致しているか？ツールはメンバーが使いこなせるか？ - 運用ルールの整備
…例えばNotionやSlackの導入時に運用ルールを明文化し、利用者全員で共有し、目的・使い方を共有 - 継続的な評価と改善
…1つのアイデアを実践して終わりでなく、良かった点・改善点を振り返り、方向を修正する。
これらの点に注意し、本来の目的である付加価値を生み出す業務に専念できるを忘れずに行いましょう。
実際に私も削減する業務を見誤り顧客とトラブルとなったことがあり、何が問題だったかを振り返ることで、より効果的な業務効率化のアイデアの実践に役立っています。
業務効率化と「生産性向上」「業務改善」の違い
業務効率化と「生産性向上」「業務改善」はいずれも仕事で成果をあげるという目的は同じですが、考え方とアプローチ方法が異なります。
| 業務効率化 | 生産性向上 | 業務改善 | |
|---|---|---|---|
| 特徴 | ・業務を削減する ・時間を節約する | ・成果を高める | ・成果を高める ・業務を削減する |
| 業務量 | 減らす↓ | ・維持する→ ・増やす↑ | ・削減する↓ ・維持する→ |
| 業務時間 | 削減する↓ | ・維持する→ ・増やす↑ | ・削減する↓ ・維持する→ |
| 具体例 | ・タスク管理ツールの導入 ・自動化ツールの導入 など | ・従業員の研修 ・効果的な営業活動 など | ・業務プロセスの見直し ・担当者の見直し など |
- 業務効率化
…業務量を減らし、時間を節約することに焦点をあてます。例えばタスク管理ツール・自動化ツールなどを活用します。 - 生産性向上
…業務量を維持または増やし、その時間あたりの成果を向上させます。例えば、従業員の研修・効果的な営業活動などを行います。 - 業務改善
…業務効率化・生産性向上を組み合わせ、業務プロセス全体を見直すことで成果をあげます。
いずれも「仕事の成果をあげる」ことを目指しますが、業務効率化は無駄を「減らす」・生産性向上は成果を「増やす」・業務改善はその両方を行います。
業務効率化が重要な理由
業務効率化は個人でもできる仕事の成果指標を可視化する方法の１つであり、時間あたりの成果を高める準備を整えることができるため、重要です。
特に営業職はどの活動がどれだけ生産的かを数値化しづらいですが、業務効率化により削減する時間は誰でも可視化でき、さらに成果をあげたいビジネスパーソンには必要不可欠です。
業務効率化の重要性とメリットは以下の通りです。
- 生産性の向上
…不要な業務時間を削減し、成果のあがる業務に注力できます。業務ごとの作業時間も短縮できます。 - コスト削減
…残業時間が減り、人件費を削減できます。 - 満足度の向上
…必要な業務を簡単な手順で完了できるため、モチベーションも維持しやすくなります。 - 人手不足に対応
…労働力が不足している現代社会では、１人あたりの生産性を高める必要があります。
これらの理由から、業務効率化は個人・企業・社会全体にとってメリットがあり、仕事で成果をあげるためには欠かせない要素となっています。
業務効率化による14のメリット
業務を効率化できると「業務量が減る」「作業時間が短縮する」ことから波及して、個人・チーム・企業に様々なメリットがあります。
対象に分けて14個ご紹介します。
- 業務量が減る
- 作業が早く終わる
- 残業を減らせる
- あいた時間を有効活用できる
- 気持ちに余裕を持てる
- モチベーションがあがる
- 重要な業務に集中できる
- 納期に余裕が生まれる
- 少ないメンバーで成果をあげられる
- 離職率がさがる
- コストを削減できる
- 利益を生み出せる
- 人材不足を解消できる
- 持続的な発展につながる
このように、無駄な業務が無くなる・作業時間を短縮できることから派生して、働きやすく成果をあげやすい環境を構築できます。
業務効率化のデメリット
業務効率化を行う際は以下のデメリットに注意することで、メリットを最大限に享受できます。
- 時間と労力がかかる
- 責任が増える
- 仕事の質が低下する
- 収入が減る
- スキルが低下する
- 効率化しても忙しいまま
- 効率化が楽しくて止まらない
- やるべき業務が無くなる
- モチベーションが下がる
- 関係者に不信感を持たれる
- 反対意見により関係性が悪化する
これらのデメリットに注意しつつ対策に取り組むと、業務効率化のメリットを最大限に受けることができます。
業務効率化がうまい人の特徴
業務効率化がうまい人には以下の特徴があります。
これらの特徴を参考にすることで、これから仕事で成果をあげるための環境を整えることができます。
- 分析力がある
…業務全体を俯瞰してどの作業から削減すべきか、見極める能力があります。 - 改善に意欲的
…新しいことに挑戦し、積極的に新たなツールの導入を試みます。 - 結果を意識する
…プロセスではなく、時間を短縮するという結果に焦点を合わせます。 - 柔軟性
…効率化の方法を検討する際に、あらゆる手段を考慮します。ときにはうまく手を抜くことも必要です。 - コミュニケーション力がある
…チームで取り組む際は、効率化のアイデアを共有して実践するためのコミュニケーション能力が必要です。
業務効率化が得意な人はこれらの特徴があります。これらを取り入れることで、業務効率化をスムーズに実践することができます。
タスク管理が業務効率化につながる理由
タスク管理を行うと、自然と業務効率化につながります。
理由を具体的にご紹介します。
- 次にやる作業を思い出す時間が減る
- 抜け漏れが減り、二次対応が無くなる
- マルチタスクを避けられる
- 確認のための連絡が減る
- 非効率さに気付ける
- やめる業務を判断しやすい
- 短縮すべき業務を見つけやすい
- 業務効率化の効果測定をしやすい
- 同じ手順があり効率的
このように業務効率化に必要な手順をタスク管理で補完できるため、日常業務に取り入れながら実践できて、一石二鳥です。
業務効率化の手順6ステップ
業務効率化の基本的な手順をご紹介します。誰でもこの通りに実践することで、業務を効率化できます。
- 目的と目標を決める
…なぜ効率化するか・削減した時間にやること・毎日何分効率化に取り組むか・１日何分を削減したいか、など「長期」「短期」「定性」「定量」で考えます。 - 現状を把握する
…現在の業務内容・かかる時間・削減できる業務の特定を行い、現状を客観的に把握します。 - 優先順位・スケジュールを決める
…難易度・効果・人数・時間で優先順位を決め、いつやるか・いつ振り返るかを決めます。 - 実践｜やらない業務を決める
…まずは無駄な業務をやめ、作業時間をまるごと削減します。 - 実践｜作業時間を短縮する
…作業時間を短縮できるアイデア・ツールを活用します。 - 効果を検証して改善する
…削減できた時間・悪影響がなかったか振り返り、うまくいけば継続・弊害があれば改善します。
これらの手順で実践することで、基本的な業務効率化を行うことができます。
業務効率化のアイデアと具体例
業務効率を上げる方法を具体的にご紹介します。
これらの方法を実践することで、作業に費やす時間と労力を減らすことができます。
- 不要な業務をやめる
…例えば「目的のない商談」「成果を得られないメール返信」など、無駄な業務を断つことで効率化を図ります。 - 同時並行で行う
…例えば「電話しながらメモをとる」「移動しながら事務作業」など複数のタスクを同時に進めることで時間を有効活用します。- 「マルチタスク」（関連しない複数のタスクを完了以前に短時間で切り替えて取り組む）と混同しないよう注意しましょう。
- テンプレート化する
…類似のタスクをテンプレート化しておくことで、考える手間を減らせるうえ、成果物の完成度も安定化できて作業効率があがります。 - 移動時間を減らす
…例えば「社用車」「電車」「カーシェアリング」「サイクルシェア」など、短時間で移動できる手段を選び、時間を節約します。費用とのバランスも大切です。 - Web商談・会議を取り入れる
…例えば「Zoom」「Teams」などのWeb会議ツールを活用すると、現地までの移動時間を削減して大幅に効率化できます。内容と目的によって使い分けましょう。 - 事務作業を効率化する
…例えば「要約」「翻訳」「文章作成」「集計作業」など自動化ツールを活用して事務作業を簡素化します。 - 情報の一元管理
…例えば「Notion」「Dropbox」「Googleワークスペース」などのクラウドストレージで業務に必要な情報を1箇所に集約して、確認作業を効率化できます。意外と個人で取り組んでも効果を実感できます。 - 同期できるメモツールを使う
…例えば「iOSのメモアプリ」「Notion」などの同期できるメモアプリを使い、異なるデバイス間のメモを同期できて、情報を入力する・探す手間が省けます。 - タスク管理ツールを使う
…例えば「Notion」「backlog」「Monday」などのタスク管理ツールを活用して、仕事の準備と計画にあてる時間を削減できます。高機能なツールほど慣れるのに時間を要しますが、効率化の恩恵は大きいです。 - デバイスを使いこなす
…例えば「タイピング速度の向上」「予測変換機能の活用」などデバイスの機能を最大限に活用します。
- 強みにあわせて担当者を決める
…例えば「資料作成はAさん」「B市場への提案アイデアはCさん」などメンバーの得意分野に応じて業務を分担し、効率的に進めます。担当者のモチベーションもあがります。 - チームで業務効率化の推進
…個人の成功事例を共有し、チーム全体で効率化を進めることで、効果を増幅させることができます。 - 情報の共有
…例えば「Notion」「Googleワークスペース」「LINEグループ」などを活用して、チームのメンバーが誰でも見れるツールを使い、情報を共有しやすい環境を作ります。
これらの方法を取り入れて業務効率化を実践しましょう。
業務効率化に役立つツール
業務効率化に役立つツールをアイデア別にご紹介します。
| アイデア | ツール | ツールの一例 |
|---|---|---|
| 移動時間を減らす | シェアリングサービス | ・カーシェアリング タイムズカー オリックスカーシェア dカーシェア ・シェアサイクル LUUP HELLO CYCLING bike share service など |
| Web商談・会議 | Web会議ツール | Zoom Teams Google Meet など |
| 事務作業の効率化 | 自動化ツール | ・プログラミング VBA（Excelマクロ） Python ・AIツール ChatGPT Notion AI ・RPAツール UiPath AUTORO BizteX cobit ・ツール連携 Zapier IFTTT など |
| 情報の一元管理 | クラウドストレージ | Notion Stock OneDrive Googleドライブ など |
| 同期メモ | 同期メモアプリ | Notion Stock Google Keep など |
| タスク管理 | タスク管理ツール | Notion Backlog など |
これらのツールを活用することで、業務効率化を効果的に実践できます。
個人の業務改善で時間短縮するアイデア
業務改善は個人でも可能で、主に3つ「テンプレート」「業務をまとめる」「自動化」により作業負担を軽減し、効率的に時間を管理できます。
タスク管理ツールを活用した客観的な記録と振り返りにより、効率化の余地がある部分を見極めて日常業務を合理化することで、無駄な作業を省き成果に直結する業務に専念できる環境が整います。
例えば以下のアイデアがあります。
- 定型文書のテンプレート化
…項目を考える労力と時間を削減でき、アウトプットの質も安定化できます。例えば営業職の場合、提案資料・日報・見積書など - 業務をまとめる
…類似の作業をまとめて実施することで、作業の切り替えコストを下げられます。例えば営業職の場合、メール・電話・日報確認など、行う時間を決めて一度に行います。 - 自動化
…自動化ツールを活用し、日常業務の定型作業を自動で処理できて作業効率があがります。例えば営業職の場合、Zapier・VBA・ショートカットキーの活用などで作業を自動化できます。
これらのアイデアを組み合わせることで、業務効率化と生産性に役立ちます。効率化の前後を数値化して「見える化」すると、さらなる業務改善のモチベーションにもつながり、継続的な取り組みに効果的です。
実際に私は営業職に務めて、上記のアイデアに加えてNotionでタスク・時間管理（作業効率UP）・情報の一元管理（Google Driveなどとも連携可能）・により作業時間を1日最大2時間を短縮することに成功しました。
業務効率化のコツ
業務効率化を成功させるにはコツに留意して実践することで、失敗しづらく取り組む時間と労力も無駄になりにくいです。
少しでも業務効率化の成果を高めたいなら、以下のポイントを参考に実践してみましょう。
- すべてのアイデアを一度に実行しない
- 時間を意識する
- 集中力を高める
- 前向きに取り組む
- 愚直に努力する
- 失敗を振り返りに活用する
- 恥ずかしがらずに質問する
- 柔軟に考える
- 考え方を変える
- 健康管理を怠らない
- チーム力を活かす
これらのポイントを意識して業務効率化に取り組むと効果的です。
業務効率化しやすい業務の種類
業務効率化しやすい業務は、定型作業・情報入力・データ集計といった反復性の高い「定型業務」です。これらはテンプレートやマクロ、クラウドツールなどを活用すると自動化でき、時間短縮と人的ミスの削減に効果的です。情報整理やコミュニケーションも内容によっては対象となります。
定型作業は一定の手順で繰り返し実施できる作業のため、ツールの導入が容易で、自動化やテンプレート化により大幅な効率化が可能です。
例えば以下のような作業を効率化できます。
- 資料作成
…VBA（マクロ）やフォーム（Google・Notionなど）を使うことで入力ミスを減らし、1件あたり数分の作業時間を短縮できます。
例えば営業職の場合、日報・顧客情報の更新・見積書・訪問記録など標準化できる作業 - 情報整理
…クラウドストレージ（Google Driveなど）やCRMツールを利用すると、検索や更新作業が一元管理されて1件あたり15分以上の作業時間を削減できます。
例えば営業職の場合、他社情報・得意先情報・商品情報など繰り返しが多い作業 - コミュニケーション
…返信テンプレート・署名などを活用することで、1通あたり1分以上の削減が見込めます。
例えば営業職だと、メール（PC・モバイル）・チャット返信・電話対応など自動化が可能な作業
これらの業務が業務効率化に適しています。まずは自動化可能な作業（部分）から取り組むことで、人間にしかできない創造的な業務（アイデア出し・対応方法・競合対抗の価格提示など）に専念できる時間を増やせます。
実際に私も見積書の自動作成・情報の一元管理・テンプレート化により、導入前後で比較して1日1時間以上の時間を短縮できています。
効率化しない方が良い業務
効率化するべきでない業務は、創造性を伴う・対人コミュニケーションなどの「非定型業務」です。これらは質の高い判断や柔軟な対応が求められ、人間にしかできない業務にあたります。
効率化ツールは反復作業などの定型業務の自動化には優れますが、対人折衝（商談・フォロー・会議）やクリエイティブな業務（プレゼンテーション・交渉・戦略立案）には適しません。例えば営業職の場合、直接対話を通して相手の本音・潜在ニーズ・言いたくないけど表現から伝わるニュアンスを読み取る必要があり、機械的には得られない情報源です。無理に効率化すると、信頼関係を損ねるリスクもあります。
以下の業務は効率化すべきではありません。
- 重要な対人コミュニケーション
…状況により繊細な状況確認と伝達が必要です。
例えば営業職だと、顧客と初回の商談・販売の決定を左右する商談など - クリエイティブな業務
…自動化ツールでは導き出せず、アイデア出し・ディスカッションを重ねて創造性を発揮することが重要です。
例えば営業職の場合、戦略立案は市場分析・競合調査を踏まえた発想が必要です。
これらの非定型業務は過度に効率化せず、手作業で丁寧に取り組み価値を生み出すことが重要です。部分的に効率化のアイデアを取り入れつつ、効率化すべき業務を判断して使い分けましょう。
実際に私も対人コミュニケーションを簡素化してSMSで連絡したことで「重要な連絡は電話も活用して！」とお叱りを受けたこともあり、業務や内容に応じて判断が必要だと学びました。
業務効率化の検証方法
業務効率化の効果を検証するには、数値化と定期的な振り返りが重要です。実践したアイデアの効果を定量的・定性的に振り返り、成果の可視化と軌道修正が可能となり、持続的な業務改善が実現します。
例えば以下の内容を振り返り、検証します。
- 改善前後の作業時間
…特定業務にかかる時間を記録し、効率化の前後で数値化して比較します。例えば営業職の場合、 - 対応件数
…時間あたりの作業件数の量を確認します。例えば営業職の場合、 - 顧客対応件数
- ストレス度合い
- 業務の満足度
- 削減時間を充てた業務
これらの検証を組み合わせ、業務効率化の効果を検証でき、継続的な業務改善につなげられます。チームで共有すると個人の取り組みと効果を他メンバーに拡張させることも可能です。
私はNotionでタスク管理に時間管理を組み合わせ、日常業務に記録と振り返りを組み込み、対応件数と時間を検証しています。
業務効率化するアイデアの選び方
業務効率化を行う際は、現在の自身に最適なアイデアを選ぶと最大限の効果を発揮できます。
手当たり次第に効率化のアイデアを実践しても時間を短縮できますが、効果は限定的です。より効果を高めたいなら以下のポイントを参考にして適切なアイデアを選ぶことが大切です。
- 効率化の効果が大きいものを選ぶ
…例えば「所要時間が長い業務」「労力の負担が大きい業務」など、効率化できたあとの効果が大きい業務を対象にすることで、効果を最大化します。 - 成果に悪影響が出ない
…例えば「頻繁なメール確認」「必要以上に丁寧な資料作成」など、作業を削減しても仕事の成果に影響が少ないアイデアを選びます。 - 実現の難易度を考慮する
…例えば「個人で始められる」「学習時間が少ない」など、人数・費用・期間などのリソースを考慮して、現実的なアイデアを選びます。 - 費用対効果を見極める
…例えば「費用と効果」「学習時間と効果」などバランスを比較して、費用対効果が高いアイデアを選びます。 - 会社のビジョンに合致するものを選ぶ
…例えば「会社の方針」「上司の意向」など企業の方向性に合致したアイデアを選ぶと取り組みやすく、成果につながりやすいです。 - 関係者の理解を得やすい
…チームで行う場合は、例えば「理解を得やすいアイデア」「使いやすいツール」など、メンバーの理解と協力の得やすさで選びます。
これらのポイントを考慮して業務効率化のアイデアを選ぶことで、より効果的です。
業務効率化の成功事例
業務効率化の成功事例をご紹介します。
企業でも個人でも業務効率化を成功させることはできるので、参考にして実践してみましょう。
- (株)ワイ・シー・シー｜情報の一元管理、共有
- 引用『一例として、顧客にシステム導入方法の説明や提案を行う際の資料を共有して、一から作成しなくてもよいようにし、病院など導入先から寄せられる質問などへの対応についてもあらかじめ回答例をまとめた事例集を作成して、都度、調べる手間を省くことにした。』
≫参照：https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/casestudy/file167/
- 引用『一例として、顧客にシステム導入方法の説明や提案を行う際の資料を共有して、一から作成しなくてもよいようにし、病院など導入先から寄せられる質問などへの対応についてもあらかじめ回答例をまとめた事例集を作成して、都度、調べる手間を省くことにした。』
- ベストパートナーズ税理士法人 村上事務所｜情報共有とタスク管理
- 引用『顧問先の情報をデータベースに一元化することで、すべての従業員が共有可能となりました。また、紙の資料をクラウド業務システム上にデータ化することによって、アクセシビリティが向上し、業務全体の大幅な効率化に寄与しました。また、これは思いもよらない効果でしたが、機能の一つとしてあった『コミュニケーションスペースの利用』によって、必要な資料等の情報共有のみならず、従業員間でのコミュニケーションが増えたのも喜ばしいことでした」』
≫参照：https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/casestudy/file161/
- 引用『顧問先の情報をデータベースに一元化することで、すべての従業員が共有可能となりました。また、紙の資料をクラウド業務システム上にデータ化することによって、アクセシビリティが向上し、業務全体の大幅な効率化に寄与しました。また、これは思いもよらない効果でしたが、機能の一つとしてあった『コミュニケーションスペースの利用』によって、必要な資料等の情報共有のみならず、従業員間でのコミュニケーションが増えたのも喜ばしいことでした」』
- 菱木運送(株)｜時間の可視化
- 引用『スマートフォンをもとに構築したシステム（乗務員時計）により、改善基準告示を遵守するために必要な時間情報を自動的に算出し、ドライバーと運行管理者にリアルタイムに提供。』
≫参照：https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/casestudy/file157/
- 引用『スマートフォンをもとに構築したシステム（乗務員時計）により、改善基準告示を遵守するために必要な時間情報を自動的に算出し、ドライバーと運行管理者にリアルタイムに提供。』
- 社会福祉法人若竹福祉会｜事務作業のツール化
- 引用『毎日の保育日誌、出席管理、延長保育管理等はすべてICT化をして、持ち帰り仕事がないようにした。朝の欠席連絡等もICT化をすることで、電話対応業務がなくなり、保育に集中できるようになった。』
≫参照：https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/casestudy/file151/
- 引用『毎日の保育日誌、出席管理、延長保育管理等はすべてICT化をして、持ち帰り仕事がないようにした。朝の欠席連絡等もICT化をすることで、電話対応業務がなくなり、保育に集中できるようになった。』
このような成功事例があります。
私も月に2時間かかっていたエクセルを使用した表計算を、VBA（マクロ）を活用して2分で終えれる仕組みを作り、毎月2時間ほど削減できています。
よくある質問
業務効率化とは？どういう意味？
業務効率化とは、業務のムダを削減して最小限のリソースで最大の成果を出せるようにすることで、労力の削減と生産性向上が期待できます。
例えば、業務フローの見直し・ツールの導入・タスク管理の最適化などが効果的です。
「業務効率化」の言い換えは？
「業務効率化」を言い換えると、「業務改善」「業務最適化」「生産性向上」「作業効率アップ」とも言えます。
細かなニュアンスは異なるものの、「限られたリソースで最大の成果をあげる」という目的は同じです。
業務改善の4つのポイントは？
業務改善の4つのポイントは「業務の可視化」「無駄な作業の排除」「効率化ツールの活用」「継続的な見直し」です。
これらを実践すると作業時間の短縮と生産性向上が期待できます。
業務効率化につなげるには？
業務効率化には、現状の業務を分析し、無駄を特定することが重要です。そのうえでタスクの優先順位を決め、効率的な進め方を決めます。
業務効率化にはまずタスク管理！
このページでは業務効率化の基礎知識から具体例までご紹介してきました。
改めて概要をおさらいします。
- 業務効率化とは少ない手順と時間で同等以上の成果をあげること
…成果につながる業務を削減してはいけない - 業務効率化の手順は6ステップ
- タスク管理で業務効率化の手順を日常業務に取り入れることができる
個人で業務効率化に取り組むなら、まず「タスク管理↗」の実践をおすすめします。業務効率化に必要な手順を日常業務に取り入れることができて、一石二鳥です。ツールを使えば作業の手間も削減できます。
削減した時間を活用すると「さらに仕事に励む」「副業でスキルアップ」「家族との時間を持つ」「趣味に没頭する」など、選択肢が広がります。
業務効率化を実践して、豊かな暮らしを実現しましょう！
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