業務効率化とは、成果を最大化しながら作業時間を短縮すること｜営業職が個人で実践する方法

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そもそも業務効率化とは何？
どんな手順で行うべき？
業務効率化に役立つツールは？

こんな悩みを解決します。

営業職の皆さんが仕事で成果をあげるためには、業務効率化が欠かせません。しかし基本を知らないままだと、非効率な方法を選んでしまい、仕事の成果に悪影響を及ぼす可能性もあります。

私は営業職に務めて10年以上ですが、タスク管理に基づいた業務効率化に励み個人作業の手間・時間を削減しながら、仕事で成果をあげるよう取り組んできました。

そこでこのページでは私の経験を踏まえて、個人で取り組める業務効率化について、定義やメリットから手順・具体例・おすすめのツールまで解説します。

このページを読むと業務効率化の基本を学べて、仕事で成果をあげながら個人で業務時間を削減する方法を学ぶことができます。

概要を先にお伝えします。

業務効率化とは少ない手順と時間で同等以上の成果をあげること
…成果につながる業務を削減してはいけない
業務効率化の手順は６ステップ
…「可視化」「選択」「方法とアイデアを決定」「実践」「効果測定」「繰り返し」で行う
タスク管理で業務効率化の手順を日常業務に取り入れることができる

詳しく解説します。

執筆者

よき

中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う

タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗

2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%

業務効率化とは、成果を最大化しながら作業時間を短縮すること
タスク管理が業務効率化につながる理由
業務効率化の手順６ステップ
業務効率化のアイデアと具体例
業務効率化に役立つツール
業務効率化のコツ
業務効率化するアイデアの選び方
業務効率化の成功事例
業務効率化にはまずタスク管理！

業務効率化とは、成果を最大化しながら作業時間を短縮すること

業務効率化とは同等以上の成果をあげつつ作業時間を短縮することです。削減した時間を用いると「付加価値の高い仕事に取り組める」「残業を削減できる」というメリットがあります。

究極の業務効率化は「業務をやめる」ことですが、必要な業務までやめると仕事で成果をあげることができず、本末転倒です。

業務効率化の目的は「仕事で成果をあげること」です。そのために以下の２つの考え方で業務を削減します。

不要な業務を行わない
…例えば「タスク管理ツールで優先順位をつける」「業務プロセスの見直し」など、仕事の成果への影響を考慮して、やめる業務を決めます。
- 例えば、たとえ無駄な移動時間を要する「商談」でも、新規売上獲得の見込みがあるなら削減しない方が得策です。
- 例えば、目的のない件数稼ぎのための「商談」は費用対効果が低いので、予定しません。
業務にかける時間を削減する
…例えば「クラウドストレージで情報共有と検索を簡素化」「AIやRPAで単純作業を自動化」など、取り組むべき業務を簡素化します。

業務効率化は「仕事で成果をあげる」という前提条件を踏まえて、業務と作業時間を削減します。

よき

業務効率化を言い換えると「業務の時短」「業務削減」とも呼びますね。

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業務効率化と「生産性向上」「業務改善」の違い

業務効率化と「生産性向上」「業務改善」はいずれも仕事で成果をあげるという目的は同じですが、考え方とアプローチ方法が異なります。

	業務効率化	生産性向上	業務改善
特徴	・業務を削減する・時間を節約する	・成果を高める	・成果を高める・業務を削減する
業務量	減らす↓	・維持する→ ・増やす↑	・削減する↓ ・維持する→
業務時間	削減する↓	・維持する→ ・増やす↑	・削減する↓ ・維持する→
具体例	・タスク管理ツールの導入・自動化ツールの導入など	・従業員の研修・効果的な営業活動など	・業務プロセスの見直し・担当者の見直しなど

業務効率化と生産性向上・業務改善の違い

業務効率化
…業務量を減らし、時間を節約することに焦点をあてます。例えばタスク管理ツール・自動化ツールなどを活用します。
生産性向上
…業務量を維持または増やし、その時間あたりの成果を向上させます。例えば、従業員の研修・効果的な営業活動などを行います。
業務改善
…業務効率化・生産性向上を組み合わせ、業務プロセス全体を見直すことで成果をあげます。

いずれも「仕事の成果をあげる」ことを目指しますが、業務効率化は無駄を「減らす」・生産性向上は成果を「増やす」・業務改善はその両方を行います。

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業務効率化が重要な理由

業務効率化は個人でもできる仕事の成果指標を可視化する方法の１つであり、時間あたりの成果を高める準備を整えることができるため、重要です。

特に営業職はどの活動がどれだけ生産的かを数値化しづらいですが、業務効率化により削減する時間は誰でも可視化でき、さらに成果をあげたいビジネスパーソンには必要不可欠です。

業務効率化の重要性とメリットは以下の通りです。

生産性の向上
…不要な業務時間を削減し、成果のあがる業務に注力できます。業務ごとの作業時間も短縮できます。
コスト削減
…残業時間が減り、人件費を削減できます。
満足度の向上
…必要な業務を簡単な手順で完了できるため、モチベーションも維持しやすくなります。
人手不足に対応
…労働力が不足している現代社会では、１人あたりの生産性を高める必要があります。

これらの理由から、業務効率化は個人・企業・社会全体にとってメリットがあり、仕事で成果をあげるためには欠かせない要素となっています。

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業務効率化がうまい人の特徴

業務効率化がうまい人には以下の特徴があります。

これらの特徴を参考にすることで、これから仕事で成果をあげるための環境を整えることができます。

分析力がある
…業務全体を俯瞰してどの作業から削減すべきか、見極める能力があります。
改善に意欲的
…新しいことに挑戦し、積極的に新たなツールの導入を試みます。
結果を意識する
…プロセスではなく、時間を短縮するという結果に焦点を合わせます。
柔軟性
…効率化の方法を検討する際に、あらゆる手段を考慮します。ときにはうまく手を抜くことも必要です。
コミュニケーション力がある
…チームで取り組む際は、効率化のアイデアを共有して実践するためのコミュニケーション能力が必要です。

業務効率化が得意な人はこれらの特徴があります。これらを取り入れることで、業務効率化をスムーズに実践することができます。

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業務効率化による14のメリット

業務を効率化できると「業務量が減る」「作業時間が短縮する」ことから波及して、個人・チーム・企業に様々なメリットがあります。

対象に分けて14個ご紹介します。

個人のメリット

業務量が減る
作業が早く終わる
残業を減らせる
あいた時間を有効活用できる
気持ちに余裕を持てる
モチベーションがあがる

チームのメリット

重要な業務に集中できる
納期に余裕が生まれる
少ないメンバーで成果をあげられる
離職率がさがる

企業のメリット

コストを削減できる
利益を生み出せる
人材不足を解消できる
持続的な発展につながる

このように、無駄な業務が無くなる・作業時間を短縮できることから派生して、働きやすく成果をあげやすい環境を構築できます。

≫参照：業務効率化による14のメリット

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業務効率化のデメリット

業務効率化を行う際は以下のデメリットに注意することで、メリットを最大限に享受できます。

時間と労力がかかる
責任が増える
仕事の質が低下する
収入が減る
スキルが低下する
効率化しても忙しいまま
効率化が楽しくて止まらない
やるべき業務が無くなる
モチベーションが下がる
関係者に不信感を持たれる
反対意見により関係性が悪化する

これらのデメリットに注意しつつ対策に取り組むと、業務効率化のメリットを最大限に受けることができます。

≫参照：業務効率化のデメリットと対策

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タスク管理が業務効率化につながる理由

タスク管理↗を行うと、自然と業務効率化につながります。

理由を具体的にご紹介します。

次にやる作業を思い出す時間が減る
抜け漏れが減り、二次対応が無くなる
マルチタスクを避けられる
確認のための連絡が減る
非効率さに気付ける
やめる業務を判断しやすい
短縮すべき業務を見つけやすい
業務効率化の効果測定をしやすい
同じ手順があり効率的

このように業務効率化に必要な手順をタスク管理で補完できるため、日常業務に取り入れながら実践できて、一石二鳥です。

≫参照：タスク管理が業務効率化に役立つ９つの理由

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業務効率化の手順６ステップ

業務効率化の基本的な手順をご紹介します。誰でもこの通りに実践することで、業務を効率化できます。

目的と目標を決める
…なぜ効率化するか・削減した時間にやること・毎日何分効率化に取り組むか・１日何分を削減したいか、など「長期」「短期」「定性」「定量」で考えます。
現状を把握する
…現在の業務内容・かかる時間・削減できる業務の特定を行い、現状を客観的に把握します。
優先順位・スケジュールを決める
…難易度・効果・人数・時間で優先順位を決め、いつやるか・いつ振り返るかを決めます。
実践｜やらない業務を決める
…まずは無駄な業務をやめ、作業時間をまるごと削減します。
実践｜作業時間を短縮する
…作業時間を短縮できるアイデア・ツールを活用します。
効果を検証して改善する
…削減できた時間・悪影響がなかったか振り返り、うまくいけば継続・弊害があれば改善します。

これらの手順で実践することで、基本的な業務効率化を行うことができます。

≫参照：業務効率化の進め方６ステップ

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業務効率化のアイデアと具体例

業務効率を上げる方法を具体的にご紹介します。

これらの方法を実践することで、作業に費やす時間と労力を減らすことができます。

個人にできる方法

不要な業務をやめる
…例えば「目的のない商談」「成果を得られないメール返信」など、無駄な業務を断つことで効率化を図ります。
同時並行で行う
…例えば「電話しながらメモをとる」「移動しながら事務作業」など複数のタスクを同時に進めることで時間を有効活用します。
- 「マルチタスク」（関連しない複数のタスクを完了以前に短時間で切り替えて取り組む）と混同しないよう注意しましょう。
テンプレート化する
…類似のタスクをテンプレート化しておくことで、考える手間を減らせるうえ、成果物の完成度も安定化できて作業効率があがります。
移動時間を減らす
…例えば「社用車」「電車」「カーシェアリング」「サイクルシェア」など、短時間で移動できる手段を選び、時間を節約します。費用とのバランスも大切です。
Web商談・会議を取り入れる
…例えば「Zoom」「Teams」などのWeb会議ツールを活用すると、現地までの移動時間を削減して大幅に効率化できます。内容と目的によって使い分けましょう。
事務作業を効率化する
…例えば「要約」「翻訳」「文章作成」「集計作業」など自動化ツールを活用して事務作業を簡素化します。
情報の一元管理
…例えば「Notion」「Dropbox」「Googleワークスペース」などのクラウドストレージで業務に必要な情報を1箇所に集約して、確認作業を効率化できます。意外と個人で取り組んでも効果を実感できます。
同期できるメモツールを使う
…例えば「iOSのメモアプリ」「Notion」などの同期できるメモアプリを使い、異なるデバイス間のメモを同期できて、情報を入力する・探す手間が省けます。
タスク管理ツールを使う
…例えば「Notion」「backlog」「Monday」などのタスク管理ツールを活用して、仕事の準備と計画にあてる時間を削減できます。高機能なツールほど慣れるのに時間を要しますが、効率化の恩恵は大きいです。
デバイスを使いこなす
…例えば「タイピング速度の向上」「予測変換機能の活用」などデバイスの機能を最大限に活用します。

チームにできる方法

強みにあわせて担当者を決める
…例えば「資料作成はAさん」「B市場への提案アイデアはCさん」などメンバーの得意分野に応じて業務を分担し、効率的に進めます。担当者のモチベーションもあがります。
チームで業務効率化の推進
…個人の成功事例を共有し、チーム全体で効率化を進めることで、効果を増幅させることができます。
情報の共有
…例えば「Notion」「Googleワークスペース」「LINEグループ」などを活用して、チームのメンバーが誰でも見れるツールを使い、情報を共有しやすい環境を作ります。

これらの方法を取り入れて業務効率化を実践しましょう。

≫参照：業務効率化のアイデア

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業務効率化に役立つツール

業務効率化に役立つツールをアイデア別にご紹介します。

アイデア	ツール	ツールの一例
移動時間を減らす	シェアリングサービス	・カーシェアリングタイムズカーオリックスカーシェア dカーシェア・シェアサイクル LUUP HELLO CYCLING bike share service など
Web商談・会議	Web会議ツール	Zoom Teams Google Meet など
事務作業の効率化	自動化ツール	・プログラミング VBA（Excelマクロ） Python ・AIツール ChatGPT Notion AI ・RPAツール UiPath AUTORO BizteX cobit ・ツール連携 Zapier IFTTT など
情報の一元管理	クラウドストレージ	Notion Stock OneDrive Googleドライブなど
同期メモ	同期メモアプリ	Notion Stock Google Keep など
タスク管理	タスク管理ツール	Notion Backlog など

業務効率化に役立つツール

これらのツールを活用することで、業務効率化を効果的に実践できます。

≫参照：業務効率化のツール24選

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業務効率化のコツ

業務効率化を成功させるにはコツに留意して実践することで、失敗しづらく取り組む時間と労力も無駄になりにくいです。

少しでも業務効率化の成果を高めたいなら、以下のポイントを参考に実践してみましょう。

すべてのアイデアを一度に実行しない
時間を意識する
集中力を高める
前向きに取り組む
愚直に努力する
失敗を振り返りに活用する
恥ずかしがらずに質問する
柔軟に考える
考え方を変える
健康管理を怠らない
チーム力を活かす

これらのポイントを意識して業務効率化に取り組むと効果的です。

≫参照：業務効率化のコツ

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業務効率化するアイデアの選び方

業務効率化を行う際は、現在の自身に最適なアイデアを選ぶと最大限の効果を発揮できます。

手当たり次第に効率化のアイデアを実践しても時間を短縮できますが、効果は限定的です。より効果を高めたいなら以下のポイントを参考にして適切なアイデアを選ぶことが大切です。

効率化の効果が大きいものを選ぶ
…例えば「所要時間が長い業務」「労力の負担が大きい業務」など、効率化できたあとの効果が大きい業務を対象にすることで、効果を最大化します。
成果に悪影響が出ない
…例えば「頻繁なメール確認」「必要以上に丁寧な資料作成」など、作業を削減しても仕事の成果に影響が少ないアイデアを選びます。
実現の難易度を考慮する
…例えば「個人で始められる」「学習時間が少ない」など、人数・費用・期間などのリソースを考慮して、現実的なアイデアを選びます。
費用対効果を見極める
…例えば「費用と効果」「学習時間と効果」などバランスを比較して、費用対効果が高いアイデアを選びます。
会社のビジョンに合致するものを選ぶ
…例えば「会社の方針」「上司の意向」など企業の方向性に合致したアイデアを選ぶと取り組みやすく、成果につながりやすいです。
関係者の理解を得やすい
…チームで行う場合は、例えば「理解を得やすいアイデア」「使いやすいツール」など、メンバーの理解と協力の得やすさで選びます。

これらのポイントを考慮して業務効率化のアイデアを選ぶことで、より効果的です。

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業務効率化の成功事例

業務効率化の成功事例をご紹介します。

企業でも個人でも業務効率化を成功させることはできるので、参考にして実践してみましょう。

(株)ワイ・シー・シー｜情報の一元管理、共有
- 引用『一例として、顧客にシステム導入方法の説明や提案を行う際の資料を共有して、一から作成しなくてもよいようにし、病院など導入先から寄せられる質問などへの対応についてもあらかじめ回答例をまとめた事例集を作成して、都度、調べる手間を省くことにした。』
  ≫参照：https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/casestudy/file167/
ベストパートナーズ税理士法人村上事務所｜情報共有とタスク管理
- 引用『顧問先の情報をデータベースに一元化することで、すべての従業員が共有可能となりました。また、紙の資料をクラウド業務システム上にデータ化することによって、アクセシビリティが向上し、業務全体の大幅な効率化に寄与しました。また、これは思いもよらない効果でしたが、機能の一つとしてあった『コミュニケーションスペースの利用』によって、必要な資料等の情報共有のみならず、従業員間でのコミュニケーションが増えたのも喜ばしいことでした」』
  ≫参照：https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/casestudy/file161/
菱木運送(株)｜時間の可視化
- 引用『スマートフォンをもとに構築したシステム（乗務員時計）により、改善基準告示を遵守するために必要な時間情報を自動的に算出し、ドライバーと運行管理者にリアルタイムに提供。』
  ≫参照：https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/casestudy/file157/
社会福祉法人若竹福祉会｜事務作業のツール化
- 引用『毎日の保育日誌、出席管理、延長保育管理等はすべてICT化をして、持ち帰り仕事がないようにした。朝の欠席連絡等もICT化をすることで、電話対応業務がなくなり、保育に集中できるようになった。』
  ≫参照：https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/casestudy/file151/