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こんな悩みを解決します。
私がタスク管理ツールを移行するときに「Backlog」「Trello」「Todoist」「monday.com」「Asana」など100種類以上のアプリを比較検討し、実際に操作して機能・使い勝手まで確認した結果をもとにお伝えします。
実際に私が他のタスク管理アプリと比較検討したうえでNotion↗に移行して、仕事で使う実体験を踏まえてご紹介します。
このページを読むとNotion↗でどんなタスク管理ができるかわかり、アカウント登録して使い始める・他のツールを探す、など次のステップへ移れます。
ポイントを３つ先にお伝えします。
詳しくご紹介します。
- 中小メーカーの営業職｜既存顧客100社500名以上、新規営業も行う
- タスク管理歴10年｜手書きメモ→メモアプリ→カレンダーアプリ→Notion↗
- 2022年度の営業成績｜前年対比125%・目標対比110%
Notionとは、仕事に役立つ万能ツール
Notionは2016年に京都で生まれた、仕事に役立つクラウド型の万能アプリです。
あらゆるツールを一元管理できる「コネクテッドワークスペース」で、自由度の高さが特徴です。
例えば以下のように使えます。
- タスク管理
- プロジェクト管理（時間・スケジュール・進捗も見れる）
- 議事録、メモ
- 社内ポータル（掲示板・Wikiなど）
- ホームページ（採用ページ・会社情報など）
個人からチーム利用まで対応し、誰でも仕事で成果をあげるために、あらゆる場面で役立つツールです。
Notionでタスク管理するメリット
Notionを仕事のタスク管理に使うメリットは、誰でも成果をあげる環境をつくれることです。
なぜなら、無料プランのうちから自由度が高くて効率があがり、業務全体を改善するきっかけになるからです。
実体験を踏まえて主なメリットを８つご紹介します。
- 無料プランの高機能さNo.1｜誰でも仕事がはかどる
- 個人でも使える｜最低利用人数の制限がない
- 高機能なタスク管理｜抜け漏れを減らせて、作業効率もあがる！
- テンプレートが豊富｜先駆者のテンプレートも無料で活用可能！
- 情報を一元管理できる｜画像、動画、Webサイトなどあらゆる情報を埋め込める
- 広告表示がない｜業務に集中できる
- 入力時点で即同期｜保存し忘れで内容が消えない！
- タスク管理以外の業務でも使える｜慣れてから活用の余地が大きい
- 他のアプリを埋め込んで、情報を一括管理できる
- 「リレーション」機能で、情報管理の効率があがる
- 「ロールアップ」機能で、情報入力の手間が省ける
- マルチデバイス対応で台数制限がなく、外出先など場所を問わず見れる
- データ容量に制限がない｜容量確保のためのファイル削除が不要
- １つの「データベース」は６つの表示方法で見れ、簡単に業務を可視化できる
- 「ブロック」の種類が豊富で、様々な書きかたで表現できる
- プログラミングに詳しくない人でもページやデータベースを作成できて、誰でも業務に活用できる
- 作成したページは共有・公開できて、簡単に複数人で見れる
- ページごとに操作権限を設定できて、権限管理が簡単（一部有料）
- 招待したユーザー・ゲストと共同作業（同時編集）できて、効率があがる
以上のとおり多くのメリットがあり、Notionのタスク管理で仕事の成果をあげる環境を作れます。
さらに注意点やデメリット（よき改善）↗も知っておくと、さらに効果的ですね。
Notionのタスク管理を知る７ステップ
Notionのタスク管理を以下７ステップでご紹介します。
| 機能・内容 | 使用可否・詳細 |
|---|---|
| タスク作成 無制限 | ◎ ・個人利用の無料プラン （複数ゲスト可） （「メンバーなし」または 「10人以下のゲスト利用」） ・チーム利用の有料プラン （複数メンバー可） （月８＄/人～） |
| リスト | ◎ |
| テーブル | ◎ |
| カンバン | ◎ |
| カレンダー | ◎ |
| ガント | ◎ |
| タスクの詳細 | ◎ |
| カテゴリ分け | ◎ |
| 時間管理 | ◎ |
| 締め切り （期限） | ◎ |
| 開始日時を記録 | ◎ |
| 終了日時を記録 | ◎ |
| サブタスクの登録 | ◎ |
| メールでタスク作成 | ー 要外部ツール連携 |
| バーンダウン | ー 要外部ツール連携 |
| リマインド 日時 | ◎ |
| リマインド 位置情報 | ー |
| タスクごとに リマインド | ◎ |
| デスクトップ通知 | ◎ |
| メール通知 | ◎ |
| モバイル通知 | ◎ |
| 通知ボックスで リマインド表示 | ◎ |
| 過去のタスクが 消えない | ◎ |
| 前後（依存）関係 | ◎ |
| 優先度 | ◎ |
| タスクのカテゴリ分け ２つ以上 | ◎ |
| 見積時間を設定 | ◎ |
| 作業予定時間の 合計を自動計算 | ◎ |
| 実績時間を設定 | ◎ |
| 作業実績時間の 合計を自動計算 | ◎ |
| タスク時間を計測 | ◎ 実績時間と 関数を併用 |
| 作業時間の レポート・統計 集計 | ◎ |
| 作業時間の レポート・統計 グラフ化 | ー 要外部ツール連携 |
| タスクの並び替え | ◎ |
| 外部カレンダー連携 | ◎ |
| 外部カレンダーと 常時連携 | ◎ |
| 外部ツール連携 | ◎ |
| 連携できる 外部ツール数 | 80 （2024年時点） |
| API連携 | ◎ |
| カレンダーの表示期間 切替可能 | ◎ 月・週 |
| カレンダー内で タスクを 上下並び替え | ◎ |
| ガントチャートの 表示期間 | ◎ ７種 年・四半期・月・ 隔週・週・日・時間 |
| カンバンでタスクを 上下並び替え | ◎ |
| カンバンの 名称を変更 | ◎ |
| カンバンの 枚数を追加 | ◎ |
| サブタスクに 詳細情報の追加 | ◎ |
| サブタスクに 追加できる情報 | タスク同様 |
| サブタスクを 通常タスクとして 管理（紐づけ） | ◎ |
| フィルター | ◎ |
| ソート | ◎ |
| ダッシュボード （全体の確認） | ◎ |
| 検索 | ◎ |
| テンプレート | ◎ |
| 繰り返し | ◎ |
| 自動化 | ○ 有料 ・Slack通知：無料 ・情報の変更：月８＄～ |
| AI | ○ 有料 ・20回まで：無料 ・無制限：月10＄/人～ |
| スマホで使える アプリ | ◎ |
| スマホで使える ブラウザ | ◎ |
| タスクの一括編集 | ◎ |
| ショートカットキー | ◎ |
| マークダウン記法 | ◎ |
| タスクを複製 | ◎ |
| 検索したタスクを 日別に見れる | ◎ |
| 絞り込み検索 | ◎ |
| 検索 プロジェクト横断 | ◎ |
| タスク詳細の 表示方法が簡単 | ◎ |
| タスクの一括登録 | ◎ インポート |
| タスクのエクスポート | ◎ |
| ページ全体の テンプレート （使用） | ◎ |
| ページ全体の テンプレート （作成） | ◎ |
| タスク管理機能が 構築済み | ー |
| 無料のまま 継続使用 | ◎ |
| 初期費用が無料 | ◎ |
| 有料プランの 無料トライアル可 | ◎ |
| 日本語で使える | ◎ |
| 操作方法・サポートが 日本語 | ◎ |
| 社名 | Notion Labs, Inc. |
| 本社 | アメリカ （カリフォルニア州） |
| 設立 | 2013年 |
| 初回リリース | 2016年 |
| ユーザー数 | ・1億人以上 （2024年7月時点） |
| 運営社名 | Notion Labs, Inc. |
| 本社 | アメリカ （カリフォルニア州） |
| 設立 | 2013年 |
| 提供開始 | 2016年 |
| 創業者 | Ivan Zhao氏 他５名 |
| ミッション | 誰でも思い通りのソフトウェアを 自由自在に作れる世界を ユビキタスな現実にする |
| 企業価値 | 100億＄以上 （2021年時点） |
| 上場 | ー |
| 拠点 | ７拠点以上 ・アメリカ｜２拠点 ・アイルランド ・インド ・韓国 ・オーストラリア ・日本 |
| PC｜アプリ | ◎ ・macOS 以降 ・Windows10 21H2以降 |
| PC｜ブラウザ | ◎ |
| PC｜オンプレミス | ー |
| モバイル｜アプリ | ◎ ・iOS15.0以降 ・Android８以降 |
| モバイル｜ブラウザ | ◎ |
| 対応ブラウザ | ・Google Chrome ・Microsoft Edge ・Mozilla Firefox ・Safari |
| 利用可能人数 | ・メンバー無制限：全プラン ※無料のチーム利用は ブロック数上限1,000 ※有料（月８＄/人～）で ブロック数無制限 ・ゲスト１～10人：無料 ・ゲスト11～100人：月８＄/人～ ・ゲスト101～250人：月15＄～/人 ・ゲスト251人～：月20＄～/人 |
| 外部認証 | ・ISO27001 ・SOC２（Type１・２） ・SOC３ ・GDPRに準拠 |
| サービス全般 | ・AWSを利用 ・AES256で暗号化 ・TLS 1.2で送受信 ・KMSで自動管理 ・パッケージ監視と脆弱性スキャン ・WAF ・SIEMでアクセス監視、ログ取得 ・二段階認証 ・ユーザーのアクセス管理（有料） （有料 月15＄/人～） ・シングルサインオン（有料） （有料 月20＄/人～） ・SCIM API（有料） |
| 社内の対策 | ・セキュリティ監査 ・ベンダーリスクマネジメント ・ソフトウェア開発ライフサイクル ・脅威モデリング ・セキュア設計レビュー ・バグバウンティプログラム ・障害情報の開示 |
早速使い始める方はページ下部「Notionの始め方」もご覧ください。
タスク管理の方法と特徴
Notionのタスク管理は、高機能かつシンプルにも使え、初心者～上級者まで長く使える点が特徴です。
高機能さが一巡し、ページを自由自在に構成できるためシンプルにも見せれるので、初心者にも使えます。
主なタスク管理方法は以下２つです。
- メモ型でシンプルにタスク管理
- データベース型で（シンプルにも見せれる）高機能なタスク管理
シンプルなメモ型、高機能なデータベース型の２種類で、仕事の成長度合いに応じて長く使えます。
おすすめは断然「データベース」です。貯めた記録を振り返ることで今後の働き方が改善できて、効果的です。
タスク管理の基本機能
Notionのタスク管理では、下表の通り無料プランのうちから全ての機能が使えます。
注意点は、タスク（ブロック）数は無料のチーム（メンバー）利用だと上限（1,000）があり、実用的ではないことです。
| 機能 | 使用可否 |
|---|---|
| タスク作成 無制限 | ◎ ・個人利用の無料プラン （複数ゲスト可） （「メンバーなし」または 「10人以下のゲスト利用」） ・チーム利用の有料プラン （複数メンバー可） （月額８＄/人～） |
| リスト | ◎ |
| テーブル | ◎ |
| カンバン | ◎ |
| カレンダー | ◎ |
| ガント | ◎ |
| タスクの詳細 | ◎ |
| カテゴリ分け | ◎ |
| 時間管理 | ◎ |
| 締め切り （期限） | ◎ |
| 開始日時を記録 | ◎ |
| 終了日時を記録 | ◎ |
| サブタスクの登録 | ◎ |
| 機能 | 使用可否 |
|---|---|
| メールでタスク作成 | ー 要外部ツール連携 |
| バーンダウン | ー 要外部ツール連携 |
| リマインド 日時 | ◎ |
| リマインド 位置情報 | ー |
| タスクごとに リマインド | ◎ |
| デスクトップ通知 | ◎ |
| メール通知 | ◎ |
| モバイル通知 | ◎ |
| 通知ボックスで リマインド表示 | ◎ |
| 過去のタスクが 消えない | ◎ |
| 前後（依存）関係 | ◎ |
| 優先度 | ◎ |
| タスクのカテゴリ分け ２つ以上 | ◎ |
| 見積時間を設定 | ◎ |
| 作業予定時間の 合計を自動計算 | ◎ |
| 実績時間を設定 | ◎ |
| 作業実績時間の 合計を自動計算 | ◎ |
| タスク時間を計測 | ◎ 実績時間と 関数を併用 |
| 作業時間の レポート・統計 集計 | ◎ |
| 作業時間の レポート・統計 グラフ化 | ー 要外部ツール連携 |
| タスクの並び替え | ◎ |
| 外部カレンダー連携 | ◎ |
| 外部カレンダーと 常時連携 | ◎ |
| 外部ツール連携 | ◎ |
| 連携できる 外部ツール数 | 80 （2024年時点） |
| API連携 | ◎ |
| カレンダーの表示期間 切替可能 | ◎ 月・週 |
| カレンダー内で タスクを 上下並び替え | ◎ |
| ガントチャートの 表示期間 | ◎ ７種 年・四半期・月・ 隔週・週・日・時間 |
| カンバンでタスクを 上下並び替え | ◎ |
| カンバンの 名称を変更 | ◎ |
| カンバンの 枚数を追加 | ◎ |
| サブタスクに 詳細情報の追加 | ◎ |
| サブタスクに 追加できる情報 | タスク同様 |
| サブタスクを 通常タスクとして 管理（紐づけ） | ◎ |
| フィルター | ◎ |
| ソート | ◎ |
| ダッシュボード （全体の確認） | ◎ |
有料でないと使えない機能がほとんどなく、無料プランのうちから豊富な機能を使って、すぐ仕事に活用できます。
タスク管理の作業効率があがる機能
Notionではタスク管理の作業効率があがる機能も豊富です。
機能の一部を下表でご紹介します。
| 機能 | 使用可否 |
|---|---|
| 検索 | ◎ |
| テンプレート | ◎ |
| 繰り返し | ◎ |
| 自動化 | ○ 有料 ・Slack通知：無料 ・情報の変更：月額８＄～ |
| AI | ○ 有料 ・20回まで：無料 ・無制限：月10＄/人～ |
Notionのタスク管理では作業性もあがり、本来やるべき重要な業務に時間を使えます。
| 機能 | 使用可否 |
|---|---|
| スマホで使える アプリ | ◎ |
| スマホで使える ブラウザ | ◎ |
| タスクの一括編集 | ◎ |
| ショートカットキー | ◎ |
| マークダウン記法 | ◎ |
| タスクを複製 | ◎ |
| 検索したタスクを 日別に見れる | ◎ |
| 絞り込み検索 | ◎ |
| 検索 プロジェクト横断 | ◎ |
| タスク詳細の 表示方法が簡単 | ◎ |
| タスクの一括登録 | ◎ インポート |
| タスクのエクスポート | ◎ |
| ページ全体の テンプレート （使用） | ◎ |
| ページ全体の テンプレート （作成） | ◎ |
利用上の安心感
Notionは基本的に安心して使える環境が整い、特徴は以下４つです。
- 基本操作は日本語のサポートが充実（一部英語）
- お問い合わせも日本語でやり取り可能（翻訳された日本語で、ほとんど理解できる）
- 2016年初リリース後、2021年にはユニコーン企業（時価総額100億＄以上）と評価されている
- 世界のユーザー数は1億人以上（2024年7月23日時点）
ただタスク管理機能が構築されていないので、１から作り上げる必要がある点にご注意ください。
詳細は下表をご覧ください。
| 機能・内容 | 使用可否・詳細 |
|---|---|
| タスク管理機能が 構築済み | ー |
| 無料のまま 継続使用 | ◎ |
| 初期費用が無料 | ◎ |
| 有料プランの 無料トライアル可 | ◎ |
| 日本語で使える | ◎ |
| 操作方法・サポートが 日本語 | ◎ |
| 社名 | Notion Labs, Inc. |
| 本社 | アメリカ （カリフォルニア州） |
| 設立 | 2013年 |
| 初回リリース | 2016年 |
| ユーザー数 | ・1億人以上 （2024年7月時点） |
操作方法が一部英語で理解に時間がかかることもありますが、基本的には安心して使える環境が整っています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 運営社名 | Notion Labs, Inc. |
| 本社 | アメリカ （カリフォルニア州） |
| 設立 | 2013年 |
| 提供開始 | 2016年 |
| 創業者 | Ivan Zhao氏 他５名 |
| ミッション | 誰でも思い通りのソフトウェアを 自由自在に作れる世界を ユビキタスな現実にする |
| 企業価値 | 100億＄以上 （2021年時点） |
| 上場 | ー |
| 拠点 | ７拠点以上 ・アメリカ｜２拠点 ・アイルランド ・インド ・韓国 ・オーストラリア ・日本 |
さらに詳細を知りたい方は、Notionのちょっと気になる21の基礎情報（よき改善）↗をご覧ください。
対応デバイスとブラウザ
Notionはほとんどの主要なデバイス・ブラウザに対応して、誰でも使いやすい環境が整っています。
以下の端末・OS・ブラウザに対応しています。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| PC｜アプリ | ◎ ・macOS 以降 ・Windows10 21H2以降 |
| PC｜ブラウザ | ◎ |
| PC｜オンプレミス | ー |
| モバイル｜アプリ | ◎ ・iOS15.0以降 ・Android８以降 |
| モバイル｜ブラウザ | ◎ |
| 対応ブラウザ | ・Google Chrome ・Microsoft Edge ・Mozilla Firefox ・Safari |
利用環境によってはコンテンツ量が多くて動作が重く、メモリが豊富なパソコンのほうが使いやすいこともありますが、基本的にはどのデバイスでも使えます。
| 対応環境 ＼ デバイス | アプリ | ブラウザ | オンプレミス | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| パソコン | ◎ | ◎ | ー | Mac（iOS11以上） Windows（10バージョン21H2以上） |
| タブレット | ◎ | ◎ | ー | iPad Android Windows |
| スマホ | ◎ | ◎ | ー | iPhone（iOS15.0以上） Android（Android８以上） |
| ブラウザ | 対応可否 |
|---|---|
| Google Chrome | ◎ 最新版 |
| Microsoft Edge | ◎ 最新版 |
| Mozilla Firefox | ◎ 最新版 |
| Safari | ◎ 最新版 |
| Internet Explorer | ー |
料金プラン｜個人・無料にも対応
Notionの料金プランは２層構造で「プラン」「追加アドオン（AI）」に分かれます。
４つの料金プラン
Notionには４つの料金プランがあり、タスク管理だけに使う場合は「フリー」「プラス」のどちらかで十分です。
タスク管理の機能はフリー・プラスプランでほぼ網羅されているためです。
プラン別の特徴をご紹介します。
- フリー（無料）｜個人～チーム（ゲスト）で高機能かつシンプルなタスク管理
- プラス（月額８＄～/人）｜個人～チーム（メンバー）でさらに効率的なタスク管理
- ビジネス（月額15＄～/人）｜セキュリティ管理が必要な企業向け
- エンタープライズ（月額20＄～/人）｜高度なセキュリティ管理が必要な企業向け
タスク管理のみ使う場合は「フリー」「プラス」、それ以外の用途も含めて企業で使う場合に「ビジネス」「エンタープライズ」を検討すると良いです。
| プラン ＼ 内容 | フリー | プラス | ビジネス | エンタープライズ |
|---|---|---|---|---|
| 月額 １人あたり | 無料 | ・年払い８＄ ・月払い10＄ | ・年払い15＄ ・月払い18＄ | ・年払い20＄ ・月払い25＄ |
| タスク管理の 基本機能 | ・無制限のタスク作成 （個人利用時） （複数ユーザー使用は、上限1,000ブロック） ・ユーザー数：無制限 ・ゲスト数：10人以下 ・６つのビュー テーブル、ボード、タイムライン リスト、カレンダー、ギャラリー ・80の外部ツールと連携 （インテグレーション） ・コメント ・ページの更新履歴（簡易） 直近20回 ・ページ編集履歴の確認と復元｜７日間 ・プロパティ（情報）の追加と編集 担当者、期日、数式など28種 ・開始日と開始時間 ・タスクの繰り返し ・複数選択と一括操作 ・依存関係 ・複数のプロジェクトに追加 ・ビューの保存 ・オートメーション（自動化） Slack通知のみ ・タスクのテンプレート作成 ・タスクの複製 ・他データベースと同期｜１つ ・他データベースと同期｜100行まで ・タスク編集の自動化｜Slack通知のみ ・絞り込み検索 ・ダッシュボードの作成 ・リマインド ・フィルター ・ソート（並び替え） | すべてのフリー機能に加えて ・無制限のタスク作成 （チーム利用時） ・ゲスト数：100人以下 ・ページ編集履歴の確認と復元 30日間 ・他データベースと同期｜無制限 ・他データベースと同期｜２万行まで ・オートメーション（自動化） プロパティ（情報）の変更 | すべてのプラス機能に加えて ・ページ編集履歴の確認と復元 90日間 ・250人以下のゲスト利用 など | すべてのビジネス機能に加えて ・ページ編集履歴の確認と復元 無制限 |
| その他機能 | ・チームスペース オープン・クローズド ・他アプリの埋め込み （動的なリンクプレビュー） ・API連携 ・無制限のストレージ ・１ファイルサイズのアップロード 上限５MB ・エクスポート ・Web公開 ・ページアナリティクス | すべてのフリー機能に加えて ・１ファイルサイズのアップロード 上限５GB ・優先サポート | すべてのプラス機能に加えて ・チームスペース プライベート ・高度なページアナリティクス | すべてのビジネス機能に加えて ・ワークスペースアナリティクス |
| セキュリティ | ・アクセス権限設定（一部） ・ログイン時の二段階認証 ・SOC ・AES256（暗号化） など | すべてのフリー機能 | すべてのプラス機能に加えて ・SAML SSO | すべてのビジネス機能に加えて ・チームスペースの 高度なアクセス設定 ・SCIM ・詳細な管理者ロール設定 ・監査ログ ・管理者コンテンツの検索 ・ドメイン管理 ・ワークスペースの統合 ・管理対象ユーザーのコントロール など高度なセキュリティ設定 |
皆さんに合った最適なプランを選びましょう。
有料プランの注意点｜メンバー全員が課金対象
Notion有料プランは、ワークスペースのメンバー（ゲストではない）全員に対して料金が発生する点に注意しましょう。チーム内１人だけのアップグレードはできません。
例えば、以下の料金が発生します。
- ワークスペース１人の個人利用だと、１名分の料金がかかる
- ワークスペース５人のメンバー利用だと、５名分の料金がかかる
- ワークスペース１人（ゲスト４人）の利用だと、１名分の料金がかかる
アップグレード時はワークスペース内のメンバー全員分の料金が加算される、と覚えておきましょう。
ちなみにNotionでは人数増加時の「人数単位」が設定されておらず、メンバーが増えても１人単位で料金が割増しになるため、コストを計算しやすいですね。
追加アドオン｜Notion AI
Notion AIはどのプランでも２つの方法で使えます。
- 無料｜アカウントごとに20回まで
- 有料（月額８＄～/人）｜無制限
- （※回数制限の可能性あり）
誰でも20回までは無料で使えるので、使い勝手を試したうえで追加アップグレードすると良いです。
| 追加機能 | Notion AI |
|---|---|
| 月額 １人あたり | ・年払い８＄ ・月払い10＄ |
| 主な機能 | ・ページで利用 要約 アイデア タスクを抽出 ・データベースで利用 要約 翻訳 次のタスクを作成 ・Q&A ワークスペース内の情報を 簡単に探せる など |
Notion AIの注意点｜年払いはプランも年払いが必要
Notion AIを年払いで少しでも割安に使うには、別途有料プランを年払いで契約が必須なことです。
- プラスプランを年払い（８＄×12か月分）していると、Notion AIも年払い可能（８＄×12か月分）
- プラスプランを月払い（月10＄）、またはフリープランの場合は、Notion AIは月払いのみ（月10＄）
無料プランや有料プランの月払いだと、Notion AIは月払いしか使えない、と覚えておきましょう。
以上の料金プラン・Notion AIから最適なプランを組み合わせ、仕事にいかしましょう。
利用人数｜メンバーは無制限
Notionの利用人数の特徴と注意点は以下３つです。
- メンバー利用の人数は無制限
- ただ無料プランの複数人利用にはブロック数制限（1,000）があり、実用には不向き
- ゲスト利用の人数は、プランごとに上限がある
詳細は下表をご覧ください。
| 内容 | 詳細 |
|---|---|
| 利用可能人数 | ・メンバー無制限：全プラン ※無料のチーム利用は ブロック数上限1,000 ※有料（月額８＄/人～）で ブロック数無制限 ・ゲスト１～10人：無料 ・ゲスト11～100人：月額８＄/人～ ・ゲスト101～250人：月額15＄～/人 ・ゲスト251人～：月額20＄～/人 |
メンバー利用だと人数制限がないため、どれだけ会社が成長して従業員数が増えても対応できます。
もちろん有料プランだと１人あたりの料金は発生しますので、ご注意くださいね。
セキュリティ対策とデータ保護
Notionのビジネス利用は、リスクゼロとは言い切れませんが、万全なセキュリティ対策で安心して使えます。
例えば以下の取り組みが実施されています。
| 内容 | 詳細 |
|---|---|
| 外部認証 | ・ISO27001 ・SOC２（Type１・２） ・SOC３ ・GDPRに準拠 |
| サービス全般 | ・AWSを利用 ・AES256で暗号化 ・TLS 1.2で送受信 ・KMSで自動管理 ・パッケージ監視と脆弱性スキャン ・WAF ・SIEMでアクセス監視、ログ取得 ・二段階認証 （有料 月額15＄/人～） ・シングルサインオン（有料） （有料 月額20＄/人～） ・SCIM API（有料） |
| 社内の対策 | ・セキュリティ監査 ・ベンダーリスクマネジメント ・ソフトウェア開発ライフサイクル ・脅威モデリング ・セキュア設計レビュー ・バグバウンティプログラム ・障害情報の開示 |
外部認証の取得や暗号化、社内の定期監査など万全な対策を実施しており、世界中で大企業からベンチャー企業で導入され、安全に使えます。
さらに詳細を知りたい方は、Notionのセキュリティ対策（よき改善）↗をご覧ください。
以上７つがNotionで行うタスク管理の概要です。
早速使い始める方はNotionの始め方もご覧ください。
Notionでタスク管理するときの注意点７つ
仕事に役立つ万能ツール「Notion」ですが、タスク管理に使うときの注意点を７つご紹介します。
詳しくご紹介します。
慣れるまでが難しい｜テンプレート推奨
Notionは操作に慣れるまでが特に難しいので、まずはNotionテンプレートの利用（Notion公式サイト）↗がおすすめです。
どのタスク管理ツールにも慣れが必要なのは一緒ですが、さらにNotionは自由度が高くカスタマイズできるという別次元の慣れが必要です。
例えば、私も使い始めた当初は以下の点で難しさを感じました。
- 空白のページにタスク管理の表をどう配置すれば見やすいか、考えて構築すること
- タスク管理に何の項目が必要か、自分で考えて配置すること
- どうタスク管理するのが今の自分に合うか考えて、実現すること
慣れると自由に使いやすく変更できて便利ですが、慣れるまでが難しいので、まずはNotionテンプレートの利用（Notion公式サイト）↗がおすすめです。
慣れると時間を奪われる
難しいNotionも操作に慣れるとさらに活用したくて時間を奪われるので、時間を決めてNotionと向きあうことをおすすめします。
Notionは自由にページ構成を変えれるので「好みにあわせて改良したい」「こんなこともできそう」と理想を形づくる欲・楽しみが出てくるからです。
例えば私も時間を奪われる状況に陥って、平気で１時間以上Notionを作りこんだことがあります。
- ページのデザインに凝って、トグル・引用・カラー・列・コールアウト（枠）など様々なブロックを試して見やすく変える
- 仕事やプライベート、家族など様々なことをNotionで管理したくなり、たくさんのページを作成
- タスク管理のデータベースで、管理したいプロパティを作りすぎる
- リレーションを設定して、タスクとプロジェクト、商品、タスク種別などを紐づける
慣れてきてからは、Notionに時間を奪われることに注意し、ページ改良の時間を決めると良いです。
入力した内容が消えるリスクがある
Notionはwebサービスのため、いくら万全なセキュリティ・データ保護対策が取られていたとしても、入力した内容が消える可能性があると思っておくと良いでしょう。
理由は「どのツールにも共通してサービスが終了する可能性はある」「webサービス上で何らかの不具合が起きる可能性はゼロではない」からです。
そのため、以下のユーザーにできることにも取り組んでおきましょう。
- セキュリティ、データ保護対策の確認
- 定期的なバックアップ（エクスポート）
データが消える可能性があると思い、皆さんにもできる対策を行うことで、データ紛失のリスクを防ぎましょう。
ただこれまで入力したデータが消えるという事態は発生したことがない（聞いたこともない）ので、万一の対策と考えておうくと良いですね。
メモリを圧迫して動作が重いことがある
Notionは高機能な反面、ページにコンテンツを入れすぎると動作が遅くなることがあり、特にスマホで使う場合は顕著にわかります。
実際に私が動作の重さを感じて、取り入れている対策は以下の３つです。
- モバイル操作では、コンテンツを区切ったページを準備し、素早く操作できる環境をつくる（タスク登録ボタン・タスク一覧）
- データベースは、ページの読み込み制限を少なく設定する（10ページ）
- データベースにフィルターを設定して、読み込み数を少なくする
動作が遅くならないようなページ設計のコツも必要、と覚えておきましょう。
モバイル操作も考慮した画面設計が必要
動作の重さ（遅さ）に加えて、モバイルとパソコンでは画面の見え方が異なる点にも注意が必要です。
どうしても画面の大きさが異なるため、見え方も変わってしまうためです。
例えば以下の状況で見え方が変わります。
- 列｜パソコンでは横に表示できるが、スマホだと縦に並ぶ
- データべース｜トグル、コールアウトの中にあると横幅が狭くて見づらい
モバイルで頻繁に操作するページは、操作性を考慮した画面設計が必要と覚えておきましょう。
一部操作はパソコン利用が必須
Notionはモバイルだけで登録～利用まで可能ですが、一部操作にはパソコンが必要です。
例えば、実際に私も確認したモバイルで操作できないことは以下４つです。
- ブロック内の改行
- ブロックのカラーを変更
- データベース・テーブルの幅調整
- アプリ内でテンプレートの閲覧
その他詳細はNotionにできないこと（よき改善）↗でも詳しく解説しています。
自由にタスク管理ページを作る・入力する場合は、パソコン利用が必須と考えましょう。
オフライン環境では本領を発揮できない
オフライン環境でもタスク作成・内容の入力などの操作はある程度の容量までは記録されますが、Notionの本領を発揮できません。
私が実際にオフライン環境で使うときは、以下の操作ができないため不便さを感じます。
- リレーションの読み込み、選択
- 外部ファイルのアップロード
外出中はスマホのテザリング、ポケットWi-Fiなどでオンライン環境を整えるべきと考えておきましょう。
以上がNotionでタスク管理するときの注意点です。
Notionを使い始めるときは、注意点と対策を理解したうえで、認識のずれをなくしておきましょう。
他アプリとの違い
Notionは他アプリと比べて高機能で自由度が高い点が特徴ですが、唯一の欠点はタスク管理機能が元から構築されていないことです。
他のタスク管理アプリと比べたNotionの特徴は以下３つです。
- 無料プランにできるタスク管理機能が圧倒的に多い
- 高機能で自由度が高く、オリジナルのタスク管理機能を作れる
- 反面、アカウント登録直後のページは真っ白で、自分で画面を作る必要あり
詳しい比較は下表でご紹介します。
| アプリ ＼ 機能・料金 | Notion↗ | Asana↗ | Backlog↗ |
|---|---|---|---|
| 利用人数 | ・メンバー無制限：全プラン ※無料のチーム利用は ブロック数上限1,000 ※有料（月額８＄/人～）のチーム利用で ブロック数無制限 ・ゲスト１～10人：無料 ・ゲスト11～100人：月額８＄/人～ ・ゲスト101～250人：月額15＄～/人 ・ゲスト251人～：月額20＄～/人 | ・１～10人：無料 ・11人～500人：月額1,200円～/人 ・無制限：要お問い合わせ | ・1～10人：無料 ・11～30人： 月額2,821.5円～/スペース ・無制限： 月額16,720円～/スペース |
| タスク管理機能が 構築済み | ー | ◎ | ◎ |
| リスト表示 | ◎ | ◎ | ◎ |
| ボード表示 | ◎ | ◎ | ◎ |
| カレンダー | ◎ | ◎ | ー |
| ガントチャート （タイムライン） | ◎ | ○ 有料 月額1,200円/人～ | ○ 有料 月額16,720円/スペース～ |
| バーンダウン | △ 要外部ツール連携 | ○ 有料 月額1,200円/人～ | ○ 有料 月額16,720円/スペース～ |
| タスク数 無制限 | ◎ | ◎ | ◎ |
| フィルター | ◎ | ◎ | ◎ |
| ソート | ◎ | ◎ | ◎ |
| タスクを 個々に編集 | ◎ | ◎ | ◎ |
| タスクを まとめて編集 | ◎ | ◎ | ◎ ※まとめて削除は不可 |
| ダッシュボード | ◎ | ○ 有料 月額1,200円/人～ | ◎ |
| 検索 | ◎ | ◎ | ◎ |
| 高度な検索 | ◎ | ○ 有料 月額1,200円/人～ | ◎ |
| プロジェクト 横断検索 | ◎ | ◎ | ○ 有料 月額2,821.5円/スペース～ |
| プロジェクト数 無制限 | ◎ | ◎ | ○ 有料 ・５個： 月額2,821.5円/スペース～ ・100個： 月額16,720円/スペース～ ・無制限： 月額28,215円/スペース～ |
| タスクの 繰り返し | ◎ | ◎ | △ 要外部ツール連携 |
| タスクの複製 | ◎ | ◎ | ◎ |
| ショートカットキー | ◎ | ◎ | ◎ |
| AI | ○ 有料 ・20回まで：無料 ・無制限：月10＄/人～ | ○ 有料 ・月150回迄：月額1,200円/人～ ・月1,500回迄：月額2,700円/人～ ・無制限：要お問い合わせ | △ 要外部ツール連携 |
Notionは他アプリより高機能な点が特徴で、表示方法も変更できてシンプルさも兼ね備えており、まさに万能アプリです。
Notionにできないこと（よき改善）↗は「メッセージ・チャット」「印刷」「チャート（グラフ）」などです。
口コミと評判
Notionでタスク管理に関する口コミを良い口コミ・いまいちな口コミに分けてご紹介します。
良い口コミ
良い口コミを８つご紹介します。
快適でタスクに実行に役立つ、使いやすいという声が多くみられます。
「タスクの消化率があがる」
「タスク管理が快適」
「とっつきづらいけど、慣れたら神ツール」
「提携業務はNotionが楽」
「タスクリスト作ったら、見通しがたつようになった」
「カンバンが便利ではかどる」
「タイムラインの日程を引きやすい」
いまいちな口コミ
いまいちな口コミを５つご紹介します。
主に複雑さから出てくる使いにくさ・分かりにくさ・面倒さが多くみられます。
「複雑で見にくい」
「自由度は高いが面倒」
「分かりづらく、使いにくい、開くだけでCPU使用率があがる」
「スマホのUIが良くない」
「複数のワークスペースにまたがる個人のタスク管理が難しい」
Notionの始め方５ステップ
Notionの始め方は以下５ステップです。
- アカウントの登録｜Notion公式ページ↗
- 使い方を決める｜まず１用途に絞って始めるのがおすすめ
- 料金プランを決める｜まずは無料、有料で作業効率UP・セキュリティ対策
- テンプレートを活用↗
- 利用スタート｜好きにページを作り、使い始めましょう
以上５ステップで始めれます。
Notion↗のアカウント登録は最短１分で出来て無料なので、まずは使い勝手を試してみましょう。
自分に合うタスク管理アプリの選び方
タスク管理アプリの選び方（よき改善）↗は以下11ステップで行うと、皆さんに合ったアプリを選べます。
- 皆さんの業務に欲しい機能を把握する
- 使用環境とデバイスを決める
- 対象のタスク管理アプリを20個リストアップする
- 予算を決める
- 使いたい機能で選ぶ
- 使い勝手で選ぶ
- 安心感を確認する
- 拡張性を確認する
- 操作感を試す
- 口コミと評判を見る
- タスク管理アプリを絞る
皆さんに合うタスク管理アプリを選ばないと逆効果になることもあるので、上記アイデアを参考に最適なアプリを選びましょう。
Notionで働きやすい環境づくり！
Notionのタスク管理は慣れるまで難しいですが、高機能で自由度も高いため皆さんに適したタスク管理を実践でき、仕事に役立ちます。
特徴をおさらいします。
必ず仕事で成果をあげる環境を作れるので、ぜひ取り入れてください。
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