※このページには広告を含むことがあります。
このような悩みを解決します。
仕事で振り返りの時間を持つことが大切とわかっていても、無意識に優先順位を下げて日常的に時間を確保できていない方が多いです。
振り返りをしないと抜け漏れが発生したり、同じ間違いを何度も繰り返したり、非効率で周りにも迷惑をかけて成果をあげづらいです。私も同じ状況でした。
このページを参考にタスク管理の一部で振り返りの時間をもつと、習慣化しやすく継続的な業務効率化と成果をあげるのに役立ちます。
そこでこのページでは実体験を踏まえて、Notionでおすすめの振り返りテンプレートを紹介します。
先に概要をお伝えすると、タスク管理で振り返りをする方法は以下2つです。
- 定性的な振り返り
…終えたタスクから思いつくまま文章化 - 定量的な振り返り
…終えたタスクのデータ（個数・時間）を数値化して客観視
前提として、Notionタスク管理をデータベースで作っている必要があります。
詳しく紹介します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
Notionとは、仕事に役立つ万能ツール
Notionはクラウド上にデータを保存できる、仕事に役立つ万能ツールです。
個人でも無料プランのうちから様々な機能を使えて、誰でも始めやすくて業務に活用できる点がメリットです。
例えば以下の業務に使えます。
- タスク管理
- メモ
- 議事録の管理
- 得意先情報の集約
- 文書作成
…会議資料、提案資料、日報、報告書、メール など
Notionはスマホなどモバイルにも対応し、社内社外問わず情報にアクセスしやすく、業務効率化に最適です。
振り返りとは、改善点を見つける作業
仕事の振り返りとは、現状の働き方をより良くするための改善点を見つける作業です。
振り返りの作業にも時間がかかりますが、得られるメリットが大きいため取り入れるべきです。
例えば以下のように振り返ります。
- 昨日終えたタスクを振り返り、次のタスク化の漏れを見つけ、タスク化する
- 必要以上に時間を費やしたタスクを見つけ、次に同じ作業をするときに効率化する
このように仕事を振り返り、今後の働き方を改善し、より楽に成果をあげれる環境を作ります。
仕事の振り返りが必要な理由9つ
仕事の振り返りは、今の働き方からより成果を上げて効率的に働きやすい環境に改善するために必要です。
具体的には以下9つのメリットがあります。
- 抜け漏れが減る
…終えた業務を振り返ることで、次のタスク化できていないものを見つけられる - 良い行動を継続できる
…良い動きに気づけて、それを継続することで成果をあげやすい環境を作れる - 不要な作業を削減できる
…無駄に時間がかかる作業、自分がすべきでない業務に気付ける - 次に同じ業務でより良い行動を取れる
…改善点を見つけることができ、より効果的な業務の時間を持てる - 同じ作業を効率的に終えられる
…無駄を見つけ、作業の効率化につなげられる - 新たにやるべきことが見つかる
…抜け漏れを減らして、成果を上げやすい環境をつくれる - 学びを言語化できる
…成長を客観視できてモチベーションがあがる - 感情が落ち着く
…喜怒哀楽の感情を振り返ることで自分を客観視でき、落ち着ける - 今いる環境のありがたさに気づける
…感謝の気持ちを振り返ることで、今置かれた環境の良い点を見つけられる
これらのように、振り返りはモチベーションを維持しながら今より働きやすい環境をつくることができます。
振り返りがうまくいかない理由
振り返りがうまくいかない理由は主に3つです。振り返りが重要だと認識していても、日々の業務に追われて後回しにして継続できないビジネスパーソンは多いです。
以下の点に注意することで、振り返りを習慣化できます。
- 時間を確保できない
…振り返りには時間も手間もかかり、日常業務の中で後回しにしがちです。
対策として、先に予定を組み時間を確保し、振り返る内容を定型化すると手間も省けて効果的です。 - やり方が決まっていない
…例えば手帳・Webアプリなどのツールや、何を振り返るかといった内容など、自分に合う方法が見つかっておらず、習慣化できていません。
対策は、使いやすい方法を見つける必要があります。 - メリットを感じない
…過去を振り返っても何も起きない、振り返った内容を次に活かせないと、メリットを感じられず続きません。
対策は、過去から学び未来の行動に繋げるきっかけにし、次に生かす仕組みづくりを行うと効果的です。
これらの点に注意すると振り返りを継続できます。特に「何のために」「何を」「どのように」振り返るのかを明確化し、それを実行するための仕組み化が重要です。
私も振り返りを習慣化できない時期がありましたですが、Notionのテンプレート機能を使い自動作成されるページを活用することで、定着できました。
振り返りを継続させる方法
振り返りを継続させる方法は3つです。振り返りは単なる記録ではなく、次の行動を変える起爆剤として役立ちます。
- 可視化する
…振り返りを行う理由やメリット・継続日数・うまくできたこと、などを見える状態にしておくとモチベーションを維持しやすいです。 - 簡単な手順で行う
…例えば1分だけ・1行だけ、フォーマットに沿って記入、など完璧な振り返りではなく小さく続けられる方法で実践します。Notionのチェックリストやデータベーステンプレートの活用も作業効率があがり、おすすめです。 - 既存の業務スケジュールに取り入れる
…例えばタスク管理に組み込む・毎朝または移動中の電車で行う、など特定の行動や時間に紐づけると習慣化しやすいです。
以上のコツを取り入れると振り返りを習慣化しやすいです。Notionテンプレートも活用すると、自分に合う形式から選べて、すぐに始められます。
私も過去に継続できなかった経験から、目的・手順・時間の確保を見直すことで定着できました。楽しさやゲーム性を取り入れても良いでしょう。
振り返りのフレームワーク12種類
仕事の振り返りで参考になる考え方（フレームワーク）を12種類、簡単で考えやすい順にご紹介します。
これらのフレームワークを活用すると組み立て方と考え方が学べるので、誰でも振り返りに取り組みやすくて効果的です。
- YWT｜ワイダブリューティー
…「Y＝やったこと」「W＝わかったこと」「T＝次にやること」で考える - Win・Learn・Try
…「成果」「学び」「改善点」を振り返る - KPT｜ケーピーティー
…「Keep＝良いことを継続する」「Problem＝課題・問題点をあげる」「Try＝改善する取り組み」を振り返る - DAKI
…「Drop：やめること」「Add：追加すること」「Keep：続けること」「Improve：改善すること」で振り返る - mad,sad,glad
…「喜」「怒」「哀」の感情に沿った振り返り - 4行日記
…「事実」「発見」「教訓」「宣言」で振り返る - 4L
…「Liked＝好き」「Learned＝学び」「Lacked＝不足」「Longed For＝望み」を振り返る - WRAP
…「Wishes＝理想」「Risks＝リスク」「Appreciations＝感謝」「Puzzles＝課題」を振り返る - Start – Stop – Continue – Change
…「Start＝新たな取り組み」「Stop＝やめること」「Continue＝続けること」「Change＝変えること」を振り返り - タイムライン
…時系列で振り返る - FDL
…「Fun＝楽しい」「Done＝終えたこと」「Learn＝学び」を振り返る - Star fish
…「Keep Doingー継続すること」「More of＝さらに注力する」「Less of＝効果が少ない」「Stop Doing＝やめること」「Start Doing＝次に始めること」を振り返る
効率化などの業務改善には振り返りが必要不可欠なため、自分に合うフレームワークを活用しましょう。
簡単に考えやすい方法から順に上から並べています。
Notionの振り返りテンプレート（無料）
Notionには「Notionテンプレート」という、公式サイトやクリエイターが提供する構築済みのページが多数あり、誰でも簡単に好みのスタイルや目的に応じてすぐに使い始めることができます。
無料で使える振り返りテンプレートを紹介します。自分に合うものを選び、今日から振り返りを始めてみましょう。
1行日記で短時間の振り返り
日記テンプレートは1日1行だけの記録で30秒～1分ほどで完了でき、継続しやすくシンプルさが特徴です。慣れてからページ内に詳しく記録することもできます。
- 短時間で振り返りができる
- スマホでも手軽に入力可能
- 振り返りの習慣化に最適
例えば営業職の場合、毎日「うまくいったこと」「改善点」「気づき」を記録し、翌日以降の行動とモチベーションにつなげます。
簡単で継続しやすいため、1か月・3か月と続けることで自分の思考や行動パターンがわかり、自然と業務改善のヒントを得られます。
1日の振り返りシート
日記/日報シートは、1日の出来事を1ページに記録できるテンプレートです。ボタンをクリックするだけでページを作成でき、手軽に入力できます。おまけ機能として、今日が何の日か一目でわかり、商談時の話のネタにもなり、地味に便利です。
- 指定箇所に振り返りの項目を入力するだけで、簡単
- 過去の記録をデータベースで管理できる
- 明日の目標も入力できてPDCAを実践でき、翌日のページに自動入力されて便利
例えば営業職だと、「今日の商談で学んだこと」「明日意識すること」などを毎日記録し、経験を活かして行動につなげます。
1日を1ページで振り返り可能で、過去の情報をデータべースで表示できて、目標達成度合いも可視化できておすすめです。
KPT
ウィークリージャーナル（KPT）（解説記事） は、K（Keep＝続けること）・P（Problem＝問題点）・T（Try＝挑戦すること）を振り返り、今後の行動に焦点をあてた業務改善に役立つテンプレートです。個人からチームまで使えます。
- 良かった点・課題・次にやることを整理できる
- チームでも使える
- 継続的な改善につながる
例えば営業職だと、週次の会議で各メンバーがKPTを記録し、成功パターンをチームで共有できます。
KPTは特に週次・月次の振り返りに最適で、定期的に行うと業務の質を継続的に向上できます。
スワン氏の振り返りテンプレート
振り返りテンプレート（解説動画）は、感情や学びを含めたテンプレートです。長期目線で1か月ごとに記録し、1年の振り返りを1ページで完結できます。
- 仕事の成果だけでなく、モチベーションの変化も記録できる
- 自己成長につながる
- 振り返りの幅が広がる
例えば営業職の場合、「成約率が上がった理由」「うまくいかなかった感情」を書き出し、次の行動に活かせます。
これらのテンプレートを活用し、振り返りを習慣化しましょう。
最初は簡単なものを選ぶことがおすすめです。実際に私も複雑で入力数が多くて挫折した経験があり、1行日記などシンプルなテンプレートから始めて、慣れてから詳細な機能を追加しましょう。
Notionの振り返りをタスク管理に集約する方法
Notionでの振り返りをタスク管理ページ内に集約させて使う方法を2つ紹介します。
定性的な振り返り｜思いつくままに文章化
Notionタスク管理で定性的な振り返りは昨日・過去に行った業務内容を定性的に振り返りを行います。
思いつくままに感じたことを文章で書き出します。
- タスクを終えた後に「振り返り」に記載
振り返りのフレームワークを参考にすると、どのような観点で考えるか分かりやすいです。
ページの作り方（定性的な振り返り）
Notionタスク管理データベースで定性的な振り返りを行うページは、以下3ステップで作ります。
- データベースを使ったタスク管理（中級）↗を始める
- データベース右上「＋」の「テキスト」プロパティを追加
- 名称を「振り返り」と入力
以上のステップでNotionタスク管理に定性的な振り返り機能を追加します。
定量的な振り返り｜数値化したデータを客観視
Notionタスク管理で定量的な振り返りは、昨日・過去に行ったタスクを定量的に振り返ります。
タスク管理の数値化されたデータに基づいて客観的に振り返ります。
- 昨日1日のタスク数と時間を確認する
- 先週1週間のタスク種別（移動・メール・TELなど）ごとの作業時間を振り返る
- 昨年1年に削減できた業務時間を「タスク種別」「月別」の2軸で確認する
昨日1日のタスク数と時間を確認します。
先週1週間のタスク種別（移動・メール・TELなど）ごとの作業時間を振り返る。
昨年1年に削減できた業務時間を「タスク種別」「月別」の２軸で確認する。
以上の手順で定量的な振り返りを行います。
定量的な振り返りにはまず記録が必要なので、タスク管理（中級レベル）↗・時間の記録↗から始めましょう。
ページの作り方（定量的な振り返り）
Notionタスク管理データベースで定量的な振り返りページを作る方法は、以下5ステップです。
- データベースを使ったタスク管理（中級）↗で時間の記録↗を始める
- データベース右上「＋」の「テキスト」プロパティを追加
- 名称を「振り返り」と入力
- データベース最下部「計算▽」でプロパティごとに「カウント」「合計」を設定
- 「進捗」に「グループごとのカウント」で「Complete」
- 「タスク名」に「すべてカウント」
- 「見積時間」に「合計」
- 「作業時間」に「合計」
- 「削減時間」に「合計」
- ビューを複製して振り返りたい内容別に設定
…1クリックで確認できておすすめ- 昨日1日のタスク数と時間を確認するには
…「フィルター」の「開始日時」を「開始日」「と一致」「昨日」 - 先週1週間のタスク種別（移動・メール・TELなど）ごとの作業時間を振り返るには
…「フィルター」の「開始日時」で「開始日」「今日と相対日付」「過去」「１」「週」
…「…」ビューのオプションの「グループ化」で「タスク種別」 - 昨年1年に削減できた業務時間を「タスク種別」「月別」の２軸で確認するには
…「…」ビューのオプションで「レイアウト」を「ボード」
…「フィルター」の「開始日時」で「開始日」「期間内」「開始日」「終了日」
…「グループ化」で「開始日時」を「月」
…「サブグループ化」で「タスク種別」
- 昨日1日のタスク数と時間を確認するには
データベースを使ったタスク管理（中級）で時間の記録↗を始める。
データベース上「＋」の「テキスト」プロパティを追加します。
名称を「振り返り」と入力します。
データベース最下部「計算▽」でプロパティごとに「カウント」「合計」を設定します。
「進捗」に「グループごとのカウント」の「Complete」で終えたタスク数を表示します。
「タスク名」に「すべてカウント」で、全体のタスク数を表示します。
「見積時間」「作業時間」「削減時間」に「合計」で合計時間を表示します。
ビューを複製して振り返りたい内容別に設定すると、1クリックですぐ確認できます。
「ビュー名」を入力します。
昨日１日のタスク数と時間を確認するには以下２ステップです。
①「フィルター」の「開始日時」を選択します。
②「開始日」「と一致」「昨日」を選びます。
「今日と相対日付」「過去」「１日」を使うと24時間以上前のタスクは非表示になりますのでご注意ください。
以上2ステップで完成です。
先週1週間のタスク種別（移動・メール・TELなど）ごとの作業時間を振り返るには、以下３ステップです。
①「フィルター」の「開始日時」で「開始日」「今日と相対日付」「過去」「１」「週」を選択
②「ビューのオプション」の「グループ」を選択します。
③「タスク種別」を選択
以上3ステップで完成です。
昨年1年に削減できた業務時間を「タスク種別」「月別」に確認するには以下の4ステップです。
①データベース右上「…」ビューのオプションで「レイアウト」を「ボード」
「ボード」は唯一2軸で情報を管理できるレイアウトです。
②「フィルター」の「開始日時」で「開始日」「期間内」「開始日」「終了日」を設定します。
③「グループ化」で「タスク種別」を選びます。
④「サブグループ化」で「開始日時」「月」を選びます。
以上４ステップで完成です。
以上5ステップでタスク管理に定量的な振り返り機能を追加できます。
以上の方法で振り返ると、自身の感情に向き合いながら数値化されたデータを客観的に振り返りができます。
振り返りのあとは業務改善のアクション！
Notionタスク管理で振り返りする方法を再度おさらいします。
- 定性的な振り返り
…終えたタスクから思いつくまま文章化 - 定量的な振り返り
…終えたタスクのデータ（個数・時間）を数値化して客観視
仕事の振り返りはタスク管理に紐づけると日々の業務にもとづいて改善点を見つけられるて、習慣化もしやすくておすすめです。
振り返りで現状を把握できたら、思いついた改善のアイデアを実践して、さらに働きやすい環境を作りましょう！
コメント