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こんな悩みを解決します。
Notionは仕事のあらゆる場面で使える万能ツールです。特にタスク管理機能は豊富で、使いこなすと仕事で成果をあげやすい環境をつくれます。
ただタスク管理ページを作るのは難しくて「Notionの使い方がわからない」「どうやってタスク管理するか知らない」など手探りのまま始めると、結果が出る前に挫折してしまうこともあります。
そこでこのページでは私の実体験をもとに、Notionタスク管理ページの作り方を難易度別にご紹介します。
このページを見ながらNotionを操作すると、誰でも自分に合った使いやすいタスク管理ページを作れます。
ページ前半ではNotionタスク管理の特徴と方法、後半でページの作り方とおすすめテンプレートまでご紹介します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
Notionは仕事に役立つ万能ツール！
Notionは仕事に役立つ万能ツールです。
なぜなら「ブロック」「ページ」「データベース」の３機能を組み合わせて欲しいツールを誰でも作れるからです。特に自由自在な操作性は他ツールにない大きなメリットです。
例えば、以下のように使えます。
- タスク管理（ページ）
…「ページ」に「ToDo」ブロックでリスト化してシンプルなタスク管理 - タスク管理（データベース）
…「データベース」の「リスト」レイアウトでシンプルなタスク管理 - メモ
…「データベース」の「ページ」内に 「テキストブロック」でタスクの詳細をメモ - カタログ
…「データベース」に商品情報の「ページ」を入れてカタログとして使用 - 提案資料
…「ページ」に業界ごとの市場動向「子ページ」、その中にテキスト・pdf・動画「ブロック」を配置して提案資料として活用 - 社内Wiki
…「ページ」に社内マニュアル・担当者リストを作成して閲覧
Notionは自由自在に機能を組み合わせて仕事全般に使えるツールです。
他にも「プロパティ」「ビューのオプション」を組み合わせ、表示の順番まで変えれて、まさに変幻自在です。
Notionタスク管理のメリット
Notionのタスク管理は無料でも高機能に使えて、初心者から上級者まで長く使えるメリットがあります。
- 無料で使える機能がどのタスク管理ツールより多い（よき改善調べ）
…他ツールと比較↗した結果、最も機能が豊富で自由度が高い - シンプル使いから高度な管理まで可能
…好きにページ構成を作れて、自分に合った画面を作れる - 同じタスク管理データを使い続けれる
…ツールを乗り換えなくてもデータベースに追加情報（プロパティ）を加えるだけで、高度なタスク管理に転用できる - 挫折しにくい
…「難しい」と言われるNotionもテンプレートを使うことで導入直後の使いづらさが解消される - 情報を貯めれる
…初心者から上級者まで長く使えるので、情報を1箇所に貯めることができます - 統計的に振り返りができて、生産性向上や業務効率化につなげれる
…データベース上でタスク情報を貯めることで、タスク数・時間を集計して統計的に振り返れる
以上のメリットがあり、タスク管理はNotion一択です。
「Mapビュー」がない・「手書きメモ」ができない・「OCR」がない、などデメリットもありますが、総合的なメリットの方が多いため、私も導入を決めました。
Notionタスク管理のコツ
Notionでタスク管理を成功させるポイントとコツを５つご紹介します。
- 自分のレベルに合うタスク管理を始める
…おすすめは初級レベル以上！データベースで汎用性が高い - テンプレートを活用する
…おすすめのタスク管理テンプレートから使いやすそうな形式を選ぶと簡単 - 「こんな機能あったらな」を追加する
…抜け漏れを防ぐ「リマインダー」、タスクの「テンプレート化」、「オートメーション」「Notion AI」で自動化（有料）など、日々感じる要望を付け加える - プロパティの表示・順番を変える
…探す時間が減り、操作性が良くなる - フレームワークを取り入れる
…タスク管理のフレームワークに沿って実践する
以上のコツを参考にすると、Notionを使ったタスク管理で仕事の成果をあげやすい環境を作れます。
Notionのタスク管理方法
Notionのタスク管理方法は主に２つで「ページ」タイプと「データベース」タイプです。特にデータベースは奥が深く、組み合わせで実現できることが多すぎます。
これをレベル別に紹介すると以下４つに分かれます。
- 超初級レベル
…「ページ」にToDoリストを羅列する - 初級レベル
…「データベース」の「リスト」レイアウトでシンプルに使う - 中級レベル
…「データベース」のレイアウト（表現方法）やオプション（並び替え・フィルターなど）を使いこなす - 上級レベル
…「データベース」に自動化機能を組み込み、極限まで効率化する（一部有料）
以上２種類４段階の方法でタスク管理できます。
Notionタスク管理ページの作り方
Notionでタスク管理ページを作る方法を画像つきでご紹介します。
最後によくある悩みも加えて、詳しくご紹介します。
超初級｜ページの作り方
紙に書くような、超シンプルなタスク管理画面です。以下の手順で作ります。
- 「ページ」に「ToDoリスト」ブロックを配置
- 見やすさUP
…「カラー」「見出し」「書式設定」「区切り線」「コールアウト」ブロックを使う - 左右に分ける
…「列」ブロックを作成 - サブタスクを作る
…「トグル」ブロックを使う - サブタスクを作る
…「インデント」を下げる - 定型作業を自動化
…「ボタン」に操作を登録する - 完了したタスクを貯める
…「親ページ」を作成する
※応用編を全て取り入れると、下図のようなページが作れます。
画像つきでご紹介します。
「ページ」に「ToDoリスト」ブロックを配置
「/」スラッシュコマンドで「ToDoリスト」を選びます。
「カラー」「見出し」「書式設定」「区切り線」「コールアウト」で見やすさUP
ブロック左端「⋮⋮」ブロックハンドルをクリックします。
「カラー」で「カラー」（文字色）・「背景色」（ブロックの色）を選択します。
「/」スラッシュコマンドで「見出し1」「見出し2」「見出し3」を選択します。
テキストを選択（ドラッグ＆ドロップ）して書式設定を変更します。
[—]半角横棒３つを続けて入力すると、区切り線が表示されます。
「/」スラッシュコマンドで「コールアウト」を選択して、枠を作成します。
「列」ブロックで左右に分ける
「/」スラッシュコマンドから「列ブロック」を選びます。
わかりにくいですが、選んだ列数のブロックが横並びで配置されます。
「トグル」ブロックでサブタスクを作る
「/」スラッシュコマンドで「トグルリスト」ブロックを入力して、サブタスクを入力します。「▼」をクリックすると開閉して、邪魔なときは非表示にして折りたためます。
「インデント」を下げてサブタスクを作る
指定のブロックを選択して[Tab]キーでインデントを下げて、サブタスクを作れます。
「ボタン」で定型作業を自動化
「/」スラッシュコマンドで「ボタンブロック」を作成します。
「名称」と「アイコン」を入力してボタンのデザインを決め、「＋アクション追加」で動作を選びます。
例えば「ブロックを挿入する」で自動作成したい定型文を入力して「完了」します。
登録した定型文がボタン１クリックで作成できます。
「親ページ」に完了したタスクを貯める
完了した日・週・月ごとの「タスクページ」ブロックを完了タスクの「親ページ」へドラッグ＆ドロップします。
以上の操作を組み合わせて超初級レベルのタスク管理ページを作れます。
初級｜シンプルなデータベース
データベースでシンプルなタスク管理ページを作れます。作り方は以下の手順です。
- 「ページ」に「データベース（フルページ）」を作成
- 「リスト」レイアウトを作成
- チェックボックスの「プロパティ」を設定する
- 「未完了タスク」のみ表示
- 「サブアイテム」（サブタスク）を設定
- 「タスクテンプレート」を登録
- 「繰り返し」のタスクテンプレートを設定
画像つきでご紹介します。
「ページ」に「データベース（フルページ）」を作成
「/」スラッシュコマンドから「データベース：フルページ」を選びます。
「無題」にデータベースのタイトルを入力します。
「リスト」レイアウトを作成
データベース左上「テーブルビュー」の「ビューを編集」を選びます。
「レイアウト」をクリックします。
「リスト」を選ぶと「リストビュー」に変わります。
チェックボックスの「プロパティ」を設定
データベース右上「…」ビューのオプションで「プロパティ」を選びます。
「新しいプロパティ」を作成します。
「チェックボックス」を選択します。
わかりやすい名称に変更します。
ページ右上「…」の「プロパティ」で先ほどの「チェックボックス」をドラッグ＆ドロップで最上部へ移動します。「リストビュー」でチェックボックスが一番左側に配置されます。
「未完了タスク」のみ表示
データベース左上「リストビュー」から「複製」します。
わかりやすい名称に変更します。
ページ右上「フィルター」の「チェックボックス」を選びます。
作成したビューで「チェックボックス」にチェックをつけると、画面から消えて非表示に変わります。元のビューではチェック済みのタスクも表示されています。
「サブアイテム」（サブタスク）を設定
ページ右上「…」ビューのオプションから「サブアイテム」を選びます。
「サブアイテムをオン」をクリックします。
タスク名左に「▶」が表示されて、サブタスクを登録できます。
「タスクテンプレート」を登録
ページ右上「新規」右の「▽」で「新規テンプレート」を選びます。
テンプレートとなる情報を入力します。タイトル・プロパティに入力された情報が簡単に呼び出せます。
「繰り返し」のタスクテンプレートを設定
登録したタスクテンプレート右端「…」の「繰り返し」で期間を選択して、定期的な作業を自動でタスク化できます。
- 毎日の定型業務
…今日やること・昨日の振り返り・日報・メール確認 など - 毎週の定型業務
…今週やること・先週の振り返り・チーム会議 など - 毎月の定型業務
…今月やること・先月の振り返り・会議資料作成・全体会議・経費精算 など - 毎年の定型業務
…今年やること・昨年振り返り・展示会 など
以上の手順でシンプルなタスク管理データベースを作れます。
中級｜データベースを使いこなす
データベースでタスク管理ページを作る方法は以下手順です。
- ビューを追加
…ページ右上「…」の「レイアウト」から選択 - プロパティを追加
…ページ右上「…」の「プロパティ」から作成 - 並び替え
…ページ右上「並び替え」で該当のプロパティを選択して「昇順」or「降順」 - グループ化
…ページ右上「…」のグループ化で、「プロパティ」の内容ごとに分けて表示 - 依存関係
…ページ右上「…」の「依存関係」で、タスク同士を紐づける - 計算で可視化
…「テーブル」ビュー下部の「計算」or「ボード」ビュー上部の「数字」から設定
- 時間管理
…「日時」「数値」「関数」プロパティを追加 - 時間の振り返り
…「テキスト」プロパティを追加 - スケジュール管理
…「カレンダー」レイアウトでタスク種別の「セレクト」プロパティを「フィルター」 - プロジェクト管理
…別データベース「プロジェクト管理」と「リレーション」 - 進捗管理
…「ボード」ビューに「ステータス」プロパティを設定
応用すると、タスク管理を基点に時間管理・振り返り・スケジュール管理・プロジェクト管理など、あらゆる管理に発展できます。
画像つきでご紹介します。
ビューを追加
データベース左上「＋」で「レイアウト」を６種類から選びます。
- テーブル
…全ての情報を一覧で見れる - ボード
…カンバン型式で、１四角１タスクで表示されます。直感的な操作ができる - タイムライン
…時系列に表示できて、ガントチャートとしても使える - カレンダー
…日別に表示します。おおまかなスケジュール管理ができる - リスト
…初級タスク管理に使った最もシンプルなタスク管理が可能 - ギャラリー
…「カバー画像」「コンテンツ」を大きな四角で一覧表示でき、内容を一目で表示させたい場合に便利
プロパティを追加
データベース右上「＋」の「プロパティ」25種類から選びます。
- テキスト
- 数値
- セレクト
- マルチセレクト
- ステータス
- 日付
- ユーザー
- ファイル＆メディア
- URL
- メール
- 電話
- 数式
- リレーション
- ロールアップ
- 作成日時
- 作成者
- 最終更新日時
- 最終更新者
- ボタン
- ID
- GitHubプルリクエスト
- Google Drive ファイル
- Figma ファイル
- Zendesk チケット
並び替え
並び替えたいプロパティをクリックして「昇順・降順で並び替え」で表示順を変えれます。
データベース左上から「並び替えを追加」して、複数条件の並び替えもできます。
グループ化
ページ右上「…」ビューのオプションから「グループ」を選びます。
プロパティを選択すると、その項目ごとにグループ化されます。
「ボード」レイアウトのみ「サブグループ」も設定できて、２軸で表示できます。
依存関係
「タイムライン」レイアウトだと直感操作で設定できます。タスク枠の右側「→○」を「ドラッグ＆ドロップ」でタスク同士を紐づけます。
紐づけたいタスクの左側部分までカーソルを「ドラッグ」します。
依存関係が紐づいたら「黄色矢印」で結ばれ、画面右「依存関係」が自動で開き、詳細な動きを設定します。
- 日付が重なった場合のみシフト
- アイテム間の期間を維持してシフト
- 自動シフトしない
タスク管理なら「自動シフトしない」がおすすめです。タスクが自動に移動することで抜け漏れが起きません。
計算で可視化
「テーブル」下部の「計算▽」から任意の項目を選びます。
「ボード」レイアウトで「グループ」「サブグループ」を使うと、２軸で同時に表示できます。
時間管理
プロパティに「開始日時」「終了日時」「作業時間」「見積時間」「削減時間」を作ります。
詳細な手順はNotionタスク管理で作業時間を記録する方法↗でご紹介しています。
振り返り
プロパティに「振り返り」を追加します。
時間の記録とあわせて行うと、定量的な振り返りもできます。
詳細な手順はNotionタスク管理で振り返りをする方法↗でご紹介しています。
スケジュール管理
「カレンダー」レイアウトでタスク種別の「フィルター」を設定すると、人と関連するおおまかな予定のみカレンダーに表示できます。
プロジェクト管理
「リレーションプロパティ」で新たなデータベース「プロジェクト管理」を紐づけて、双方向で進捗を確認できます。
進捗管理
「ボード」レイアウトで進捗を左右に分けて表示します。直感操作が可能で、タスクの四角をドラッグ＆ドロップで移動するだけで操作できます。
以上の方法を組み合わせて中級タスク管理ページを作れます。
上級｜データベースで極限まで効率化
データベースで極限まで効率化するタスク管理ページを作ります。操作方法は以下の手順です。
- 作業を自動化（有料）
…ページ右上「…」の「⚡オートメーション」で動作を設定 - Notion AIプロパティで自動化（有料）
…「テキスト」で説明・重要情報、「セレクト」で優先度、「マルチセレクト」でカテゴリを自動作成
- Notion Q&Aのアシスタント（有料）
…画面右下「✨」で質問すると「作業時間の振り返り」「今日やること」など要約して教えてくれる
画像付きでご紹介します。
オートメーションで自動化（有料）
データベース右上「⚡」オートメーションで「名称」「トリガー」「アクション」を設定します。
独自の設定は有料プランが必要（月額1,650円～/人）ですが、テンプレートに設定されたオートメーションを使うだけなら無料プランでも可能です。
Notion AIプロパティで自動化（有料）
ページ右上「…」の「プロパティ」からNotion AIが使えるプロパティを選択します。
Notion AIが対応するプロパティは「テキスト」「セレクト」「マルチセレクト」の３種類のみです。
Notion Q&Aのアシスタント（有料）
画面右下「✨」に質問を入力すると、自分がアクセスできるページの情報から回答を出力されます。
【2024年3月時点】無料・有料プランを問わず、順次ユーザーごとに機能が解放され、ページ右下「？」が「✨」に変わると使えます。
よくある悩み｜編集できない
タスク管理ページを作るときによくある悩みに応えます。
- Qページを追加できない・編集できない
- A
ページがロックされている可能性があります。おそらくページ上部「ヘッダー」に「🔒ロック中」と表示されています。
解決するには、ページ右上「…」の「ページをロック」を解除すると操作できます。
以上の操作を参考に、操作してみましょう。
Notionのタスク管理テンプレート４選
Notionテンプレートは完成されたページを自分のアカウントに複製してそのまま使える機能で、ページ構成を簡素化できるので導入初期に使うことをおすすめします。
タスク管理テンプレートを簡単な順に４つご紹介します。
- 簡易ToDo｜Notion公式
…超初級レベルのシンプルに書けるToDoリストです。誰でも簡単に使える反面、応用がきかないデメリットもあります。 - 初級タスク管理｜よき改善
…初級レベル、データベースの「リスト」レイアウトでシンプルに使えます。中級レベル以上に汎用できるメリットがありますが、少し操作が難しい点がデメリットです。 - ToDoリスト｜Notion公式
…中級レベル、データベースの「レイアウト」「プロパティ」「ビューのオプション」を使いこなすタスク管理です。独自の見せ方に変えれる点がメリットですが、正解がなく難しい点がデメリットです。 - オートメーション３点セット｜管理の山田氏
…上級レベル、「オートメーション」「Notion AI」を使って効率化できるタスク管理です。抜け漏れが減り効率化できて仕事の成果をあげやすいメリットがありますが、有料プランが必要な点がデメリットです。
以上のテンプレートを使うと誰でも簡単に自分に合ったNotionタスク管理を始めれます。
他にもカレンダー・プロジェクト管理・スケジュール管理・個人利用などNotion公式ページのテンプレートからも選べます。
Notionテンプレートの複製と使い方
Notionテンプレートの複製方法と使い方を５ステップでご紹介します。
- Notionアカウントを取得する
- テンプレートを見つける
- ページ右上「複製」または「テンプレートを入手」
- （ワークスペースを選択）
※１つのワークスペースしか持たない場合はスキップされます。 - ページが「プライベート」スペースに作成されます。
…チーム利用時でも自分のアカウントでしか見れないページです。
Notion公式サイトからアカウントを取得します。
お気に入りのテンプレートを見つけます。
ページ右上「テンプレートを入手」または「複製」をクリックします。
複製されます。
２つ以上のワークスペースがある場合は、いずれかを選択します。
ページが「プライベート」セクションの最上部に作成されます。
以上の手順でテンプレートを複製して使えます。
Notionタスク管理で仕事を効率化！
Notionでタスク管理ページを作る方法をご紹介してきました。ポイントをおさらいします。
- 超初級｜タスク管理ページ
…「ページ」に「ブロック」を羅列して、見やすさを整える - 初級｜タスク管理データベースで「リスト」
…「データベース」の「リスト」レイアウトで「チェックボックス」を付ける - 中級｜タスク管理データベースを使いこなす
…「データベース」の「レイアウト」「プロパティ」「ビューのオプション」を組み合わせる - 上級｜タスク管理データベースを使いこなす
…「データベース」で「オートメーション」「Notion AI」を使い極限まで効率化する
以上の手順でタスク管理画面を作れます。
手っ取り早く始めるならNotionテンプレートの活用がおすすめですが、中級レベル以上になると自分好みの機能を付与・削除する必要があるので、使い方を学んでおいて損はないです。
Notionでタスク管理すると日々の業務を可視化しながら、作業時間の記録↗とタスクの振り返り↗ができて、仕事で成果をあげる環境を作れます。
Notionでタスク管理して働きやすい環境を作りましょう！
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