※このページには広告を含みます。
こんな悩みを解決します。
仕事で振り返りの時間を持つことが大切とわかっていても、無意識に優先順位を下げて日常的に時間を確保できていない方が多いです。
振り返りをしないと抜け漏れが発生したり、同じ間違いを何度も繰り返したり、非効率で周りにも迷惑をかけて成果をあげづらいです。私も同じ状況でした。
このページを参考にタスク管理の一部で振り返りの時間をもつと、習慣化しやすく継続的な業務効率化と成果をあげるのに役立ちます。
このページではNotionのタスク管理で振り返りの方法を、使い方・ページの作り方までご紹介します。
先に概要をお伝えすると、タスク管理で振り返りをする方法は以下２つです。
- 定性的な振り返り
…終えたタスクから思いつくまま文章化 - 定量的な振り返り
…終えたタスクのデータ（個数・時間）を数値化して客観視
前提として、Notionタスク管理をデータベースで作っている必要があります。
参考にして仕事で成果をあげやすい環境をつくりましょう。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
Notionとは、仕事に役立つ万能ツール
Notionはクラウド上にデータを保存できる、仕事に役立つ万能ツールです。
何がすごいと言うと、個人でも無料プランのうちから様々な機能を使えて、誰でも始めやすくて業務に活用できるメリットがあります。
例えば以下の業務に使えます。
- タスク管理
- メモ
- 議事録の管理
- 得意先情報の集約
- 文書作成
…会議資料、提案資料、日報、報告書、メール など
Notionはスマホなどモバイルにも対応しており、社内社外問わず情報にアクセスしやすいです。
振り返りとは、改善点を見つける作業
仕事の振り返りとは、現状の働き方をより良くするためのポイントを見つける作業です。
振り返り作業自体にも時間がかかりますが、得られるメリットが大きいため取り入れるべきです。
例えば以下のように振り返ります。
- 昨日終えたタスクを振り返り、次のタスク化の漏れを見つけ、タスク化する
- 必要以上に時間を費やしたタスクを見つけ、次に同じ作業をするときに効率化する
以上のように仕事を振り返り、今後の働き方をより楽に成果をあげれる環境を作ります。
振り返りのフレームワーク12種類
仕事の振り返りで参考になる考え方（フレームワーク）を12種類、簡単で考えやすい順にご紹介します。
これらのフレームワークに沿って考えると、どうやって考えればよいか視点がわかるので、誰でも取り組みやすくて効果的です。
- YWT｜ワイダブリューティー
…「Yやったこと」「Wわかったこと」「T次にやること」で考える - Win・Learn・Try
…「成果」「学び」「改善点」を振り返り - KPT｜ケーピーティー
…「Keep良いことを継続する」「Problem課題・問題点をあげる」「Try改善する取り組み」で振り返る - DAKI
…「Dropやめること」「Add追加すること」「Keep続けること」「Improve改善すること」で振り返る - mad,sad,glad
…「喜」「怒」「哀」の感情に合うことを振り返り - ４行日記
…「事実」「発見」「教訓」「宣言」で振り返る - 4L
…「Liked好き」「Learned学び」「Lacked不足」「Longed For望み」 - WRAP
…「Wishes理想」「Risksリスク」「Appreciations感謝」「Puzzles課題」 - Start – Stop – Continue – Change
…「Start新たな取り組み」「Stopやめること」「Continue続けること」「Change変えること」 - タイムライン
…時系列で振り返り - FDL
…「Fun楽しい」「Done終えたこと」「Learn学び」 - Star fish
…「Keep Doing継続すること」「More ofさらに注力する」「Less of効果が少ない」「Stop Doingやめること」「Start Doing次に始めること」
効率化などの業務改善には振り返りが必要不可欠で、あなたに合うフレームワークを用いて行いましょう。
簡単に考えやすい方法から順に上から並べています。
仕事の振り返りが必要な理由９つ
仕事の振り返りは、今の働き方からより成果を上げて効率的に働きやすい環境に改善するために必要です。
具体的には以下９つのメリットがあります。
- 抜け漏れが減る
…終えた業務を振り返ることで、次のタスク化できていないものを見つけれる - 良い行動を継続できる
…良い動きに気づけて、それを継続することで成果をあげやすい環境を作れる - 不要な作業を削減できる
…無駄に時間がかかる作業、自分がすべきでない業務に気付ける - 次に同じ業務でより良い行動を取れる
…改善点を見つけることができ、より効果的な業務の時間を持てる - 同じ作業を効率的に終えれる
…無駄を見つけ、作業の効率化につなげれる - 新たにやるべきことが見つかる
…抜け漏れを減らして成果を上げやすい環境をつくれる - 学びを言語化できる
…成長を客観視できてモチベーションがあがる - 感情が落ち着く
…喜怒哀楽の感情を振り返ることで自分を客観視でき、落ち着ける - 今いる環境のありがたさに気づける
…感謝の気持ちを振り返ることで、今置かれた環境の良い点を見つけれる
振り返りはモチベーションを維持しながら今より働きやすい環境をつくるには必須の作業です。
Notionのタスク管理で仕事の振り返りをする方法
Notionのタスク管理で仕事を振り返る方法は以下２種類です。
詳しくご紹介します。
定性的な振り返り｜思いつくままに文章化
昨日および過去に実施した業務内容について、定性的な振り返りを行います。
定性的な振り返りとは、思いつくままに感じたことを文章で書き出すことです。
振り返りのフレームワークを参考にすると、どのような観点で考えるか分かりやすいです。
例えば以下の手順でページを操作します。
- タスクを終えた後に「振り返り」に記載
以上の手順で終えたタスクの定性的な振り返りができます。
定量的な振り返り｜数値化したデータを客観視
昨日および過去に実施したタスクを定量的な振り返りを行います。
定量的とは、タスク管理の数値化されたデータに基づいて客観的に振り返りすることです。
例えば以下の手順で振り返ります。
- 昨日１日のタスク数と時間を確認する
- 先週１週間のタスク種別（移動・メール・TELなど）ごとの作業時間を振り返る
- 昨年１年に削減できた業務時間を「タスク種別」「月別」の２軸で確認する
昨日１日のタスク数と時間を確認します。
先週１週間のタスク種別（移動・メール・TELなど）ごとの作業時間を振り返る
昨年１年に削減できた業務時間を「タスク種別」「月別」の２軸で確認する
以上の手順で定量的な振り返りができます。
以上の方法で振り返ると、自身の感情に向き合いながら数値化されたデータを客観的に振り返りができます。
Notionタスク管理で振り返りページの作り方
Notionタスク管理の振り返りページを作る方法をご紹介します。
定性的な振り返り｜ページの作り方
Notionタスク管理データベースで定性的な振り返りページの作り方は以下３ステップです。
- データベースを使ったタスク管理（中級）↗を始める
- データベース右上「＋」の「テキスト」プロパティを追加
- 名称を「振り返り」と入力
以上ステップでNotionタスク管理に定性的な振り返り機能を追加できます。
定量的な振り返り｜ページの作り方
Notionタスク管理データベースで定量的な振り返りページの作り方は以下５ステップです。
- データベースを使ったタスク管理（中級）↗で時間の記録↗を始める
- データベース右上「＋」の「テキスト」プロパティを追加
- 名称を「振り返り」と入力
- データベース最下部「計算▽」でプロパティごとに「カウント」「合計」を設定
- 「進捗」に「グループごとのカウント」で「Complete」
- 「タスク名」に「すべてカウント」
- 「見積時間」に「合計」
- 「作業時間」に「合計」
- 「削減時間」に「合計」
- ビューを複製して振り返りたい内容別に設定
…１クリックで確認できておすすめ- 昨日１日のタスク数と時間を確認するには
…「フィルター」の「開始日時」を「開始日」「と一致」「昨日」 - 先週１週間のタスク種別（移動・メール・TELなど）ごとの作業時間を振り返るには
…「フィルター」の「開始日時」で「開始日」「今日と相対日付」「過去」「１」「週」
…「…」ビューのオプションの「グループ化」で「タスク種別」 - 昨年１年に削減できた業務時間を「タスク種別」「月別」の２軸で確認するには
…「…」ビューのオプションで「レイアウト」を「ボード」
…「フィルター」の「開始日時」で「開始日」「期間内」「開始日」「終了日」
…「グループ化」で「開始日時」を「月」
…「サブグループ化」で「タスク種別」
- 昨日１日のタスク数と時間を確認するには
データベースを使ったタスク管理（中級）で時間の記録↗を始める。
データベース上「＋」の「テキスト」プロパティを追加します。
名称を「振り返り」と入力します。
データベース最下部「計算▽」でプロパティごとに「カウント」「合計」を設定します。
「進捗」に「グループごとのカウント」の「Complete」で終えたタスク数を表示します。
「タスク名」に「すべてカウント」で、全体のタスク数を表示します。
「見積時間」「作業時間」「削減時間」に「合計」で合計時間を表示します。
ビューを複製して振り返りたい内容別に設定すると、１クリックですぐ確認できます。
「ビュー名」を入力します。
昨日１日のタスク数と時間を確認するには以下２ステップです。
①「フィルター」の「開始日時」を選択します。
②「開始日」「と一致」「昨日」を選びます。
「今日と相対日付」「過去」「１日」を使うと24時間以上前のタスクは非表示になりますのでご注意ください。
以上２ステップで完成です。
先週１週間のタスク種別（移動・メール・TELなど）ごとの作業時間を振り返るには、以下３ステップです。
①「フィルター」の「開始日時」で「開始日」「今日と相対日付」「過去」「１」「週」を選択
②「ビューのオプション」の「グループ」を選択します。
③「タスク種別」を選択
以上３ステップで完成です。
昨年１年に削減できた業務時間を「タスク種別」「月別」に確認するには以下４ステップです。
①データベース右上「…」ビューのオプションで「レイアウト」を「ボード」
「ボード」は唯一２軸で情報を見れるレイアウトです。
②「フィルター」の「開始日時」で「開始日」「期間内」「開始日」「終了日」を設定します。
③「グループ化」で「タスク種別」を選びます。
④「サブグループ化」で「開始日時」「月」を選びます。
以上４ステップで完成です。
以上５ステップでタスク管理に定量的な振り返り機能を追加できます。
以上の方法を用いて定性的・定量的な振り返りページを作れます。
その他Notionで振り返りをする方法
その他の方法でNotionで振り返りをする方法をご紹介します。
おもに振り返りだけを単独ページとして運用します。
- ページで振り返り
- データベースで振り返り
ページで振り返り
ページ上に内容を書いて振り返りをする方法で、紙に書くように表示できるので、シンプルな使い勝手で誰でも始めやすいです。
データベースで振り返り
データベースを使った振り返りで、数値化したデータを定量的に振り返りできます。
操作性で難易度があがりますが、より客観的な振り返りができるメリットがあります。
以上のように、タスク管理と紐付けない振り返り専用のページも作れます。
振り返りページのテンプレート
タスク管理で振り返りをするページのテンプレートをご紹介します。
- Notionタスク管理で定性的な振り返り｜よき改善↗
- Notionタスク管理で定量的な振り返り｜よき改善↗
- Notionページで振り返り｜タスク管理機能なし
…振り返り｜Notion公式↗ - Notionデータベースで振り返り｜タスク管理機能なし
…ふりかえり｜TECH+↗
以上テンプレートを使うと、振り返り機能がついたタスク管理をすぐに始めれます。
振り返りのあとは業務改善のアクション！
Notionタスク管理で振り返りする方法を再度おさらいします。
- 定性的な振り返り
…終えたタスクから思いつくまま文章化 - 定量的な振り返り
…終えたタスクのデータ（個数・時間）を数値化して客観視
仕事の振り返りはタスク管理に紐づけると日々の業務にもとづいて改善点を見つけれるので、習慣化もしやすくておすすめです。
振り返りで現状を把握できたら、思いついた改善のアイデアを実践して、さらに働きやすい環境を作りましょう！
コメント