【2023年最新】Notion（ノーション）を仕事の準備に活用する方法｜おすすめ９選

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という実体験もふまえて、営業職が個人で始めれる業務改善（効率化）のアイデアをお伝えします。Notionを仕事の準備に使うと

業務全体を効率化しながら成果をあげる土台になります。毎日の業務をコントロールして「働きやすくて成果もあがる」きっかけにしてください。

私は現在も営業職に務め、仕事の準備にNotionをバリバリ活用して、業務効率化を実践しつつ成果をあげています。（今期の見込みは、前年比135%以上、目標対比120%以上で、種まきの成果が出た１年です。）

私がNotionと出会ったきっかけは

ときに、タスク管理ツールを見直したことがきっかけです。20種類以上のツールの使い心地を実際に試したうえで、Notionはタスク管理ツールに最適で応用すれば他の業務も効率化できると確信しました。

慣れるまで操作が難しいというデメリットもありますが、どのツールも始めは同じです。難しく感じるポイントと解消法は他のページでもご紹介しますので、まずはNotionにできることをご覧ください！

　　

＼仕事に役立つ機能がたくさん！／

　

仕事の準備とは｜働きやすさと成果の両立ができる

まず前提知識として「仕事の準備」について解説します。仕事の準備は、働きやすさと成果の両立ができます。決まったステップに取り組むだけで簡単です。準備をしないと非効率な時間が生まれます。

　

仕事の準備とは

このページで紹介する仕事の準備は

です。タスクの塊である１日を

などの観点で、皆さんの今日１日が「一番働きやすく成果があがるタスク全体のバランス」を考えます。

　

仕事の準備をしないと起こること

仕事の準備をしないまま業務に取り組むと、以下の状況が発生する可能性があります。「段取り８分」という言葉があるように、成果をあげて効率よく働くには準備を取り入れましょう。

非効率な時間ができる

などもったいない時間の使い方をしてしまいます。

予想以上に時間がかかる

作業の完了状態・想定時間・作業内容を事前に決めていないと、タスクに必要以上の時間がかかります。

想定外のことが起こる

予想以上に時間がかかる、準備が外出までに間に合わない、準備物が足りず予定通りの提案ができない、など準備していれば避けれたことも起こる可能性があります。

成果をあげにくい

結果的に成果をあげづらくなります。

　

仕事の準備が業務効率化と成果をあげるために重要な理由

業務に取り組む前に「仕事の準備」を取り入れると、以下の９つの理由で時間の有効活用や成果につながります。

準備と作業に集中できる

それぞれの作業に集中して取り組めて、業務時間中に頭を切り替えて考える必要がなく、労力も減らせます。

今すべきことにすぐ取り組めて業務効率があがる

事前にどの時間帯に何をやる・作業を終えるたびに、次にどの業務に取り組むか決めておけば、今すべきことに取り組めます。あわせて無駄な時間も減り、業務がはかどります。

同じ時間でより高い成果につなげれる

同じ作業時間でも事前に必要な工程を把握できて業務がスムーズに進み、より高い成果をあげることができます。

抜け漏れによるミスが減る

準備段階で必要な作業を決めておくことで、事前に落ち着いて業務で必要なことを考えることができ、抜け漏れによるミスが減ります。

予想外の事態にも対応する余裕ができる

時間が削減できると、空いた時間で突発的な要望や急なクレームにも対応できます。２次クレームの発生も防ぎ、時間の浪費を予防できます。

得意先の満足度があがる

事前に落ち着いて準備をすることで、効果的な提案内容と準備がしやすく、得意先にメリットのある提案ができます。結果、顧客満足度があがります。

社内の評価もあがる

顧客満足度があがると、社内の評価もあがります。昇進・昇給の機会も生まれ、ワンランク上の仕事にチャレンジする機会ができ、など仕事で活躍の幅を広げれます。

無駄な残業を減らせてプライベート時間が充実する

業務時間を有効活用できるため、無駄な残業が減ります。人件費削減のメリットも会社に提供できます。プライベート時間も確保でき、充実した私生活も遅れます。

心に余裕を持ててストレスが減る

時間に余裕ができると、周囲に気配りができたりスキル向上に時間を充てるなど、心の余裕も持てます。ストレスも減り、健康的な生活につながります。

　

以上のように、仕事・プライベートの両方に好影響があり、働きやすく成果をあげやすい環境ができます。またタスクを俯瞰的に捉え優先順位をつける経験により、スキルアップにもつながります。

　

仕事の準備の手順

仕事の準備は以下の手順で行います。

タスクが１日で終わりきらない場合は

ことで、今日取り組むことを決めましょう。

　

仕事の準備で意識すべきポイント

仕事の準備の手順とあわせて意識すべきポイントを７つお伝えします。

準備にかける時間も先に設定しておく

仕事の準備も１タスクです。かける時間と完了する状況を先に決めておきます。何も考えずに「準備」し始めて、完璧な計画を作るという手段が目的になり、時間をかけすぎてしまうことを防げます。

タスクを具体的に想像する

仕事の準備をするときは、そのタスク（作業）を具体的にイメージします。実現しやすい計画が立てれて、成果をあげやすくなり効率的です。例えば

などです。より現実的で効果的な準備ができます。

準備内容の修正

現実離れした準備だと「計画通りに取り組めない」ことがあります。それは想像力や経験不足から起こります。その場合は、次の「仕事の準備」に活かして内容を修正しましょう。

なぜ予定通りに取り組めなかったか原因を追究し、実現可能な計画を立てて情報の修正・新たな情報を追加します。例えば

準備をブラッシュアップすることで、次に同じ準備をするときに精度を高め、さらに効率的かつ成果をあげやすくなります。

聞く・確認する

初めての業務や慣れない業務は、同僚や上司に聞くことも良いです。そのときは、事前に予想した案をもとに補足のアドバイスをもらうと、より効果的です。

迷ったら簡単なタスクから終えることも大切

など「迷走している」「スランプに陥っている」と感じた場合は、すぐに取り組める簡単なタスクから終えることも必要です。

多くのタスクを抱えているが故に起こる現象のため、まずは１つでもタスクを終えることで、心にも余裕ができます。

仕事に必要な物（ハード面）を準備する

仕事に必要なものを用意しておきます。例えば

などです。これらがなく業務自体に取り組めないと仕事どころではありません。大前提として、最低限必要な物は準備しておきましょう。

集中できる環境をつくる

皆さんが集中できる環境で仕事に取り組むことも大切です。同じ時間であげれる成果の度合いが変わります。例えば

など、高い集中力を保てる環境になるよう、皆さん自身で変えれる部分は変えていきましょう。

　

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Notionの基礎知識

Notionは無料でも様々な機能が使え、他のツールも集約して表示できる米国生まれの万能アプリです。タスク管理をはじめ、メモやドキュメント共有など多くのことができます。

Notionとは｜高機能で自由度が高いコネクテッドワークスペース

ポイント	内容
特長	自由度が高い
同期	ほぼ時間差なし（通常は１秒以内）
端末数制限	なし
動作環境	ウェブブラウザ デスクトップアプリ モバイルデバイスアプリ ウェブクリッパー
利用者数	世界で1億人以上 ※2024年7月時点

Notion（ノーション）は

です。「コネクテッドワークスペース（Notion公式ページ）」という言葉の通り、情報・人・ツールなどをつなげて、業務を効率化できます。

特にタスク管理では圧倒的に自由度が高く、他ツールと比べても高機能で、無料プランにもできることが多いです。表示方法や設定項目まで使いやすくカスタマイズでき、細かな使い勝手の良さが気持ち良いです。

　

動作も早く、投稿した内容はほぼ時間差なく保存・同期されます。保存し忘れで内容が消えることもないです。

接続できる端末数の制限もなく、異なるデバイスでも同じ内容を見れるので、外出中にもすぐにスマートフォンで情報を確認でき、業務が円滑に進みます。

動作環境は４種類で、ウェブブラウザ・デスクトップアプリ（Mac・Windows）・モバイルデバイスアプリ（iOS・Android）・Webクリッパーで使えます。

その他のメリットについてはこちらのページ（営業職のタスク管理にNotion（ノーション）がオススメな理由）も参照ください。

世界の利用者数は2020年に100万人、2023年6月に3,000万人、2024年7月には1億人を超え、大企業からベンチャー企業まで幅広く活用されています。（参照：企業の使用事例｜Notion公式サイト）

参照：Notion公式サイト

Notionの基礎情報と歴史｜2013年に米国で設立

ポイント	内容
代表	Ivan Zhao氏
本拠地	米国サンフランシスコ
社名	Notion Labs, Inc.
設立	2013年
リリース	2016年
日本法人	あり 2022年6月設立

NotionはIvan Zhao氏により2013年に設立されました。本社は米国サンフランシスコにあり、正式社名は「Notion Labs, Inc.」です。

2016年にメモアプリ「Notion」をリリース、2022年には約１兆円の評価額となったユニコーン企業の１社です。

日本法人は2022年6月に設立され、同11月には日本語版Notionが正式リリースされました。2022年８月には日本初のブランドキャンペーンが実施され、街中で広告を見られたかたも多いでしょう。

x.com

twitter.com

参照：2023年Notionの統計（Simple.ink）

参照：Notionの最新情報（Notion公式サイト）

　

Notionにできること

Notionはできることが多すぎて、活用方法がわかりにくい点がデメリットになるくらいです。

Notionにできること（機能）は

です。これらを組み合わせてあらゆる業務に活用できます。

参照：【仕事を効率化！】Notion（ノーション）にできる全機能を徹底解説

例えば、以下の作業ができます。

　

Notionの料金プラン

Notionのおすすめ料金プランは

です。費用はかかりますが作業効率が格段にあがるのでおすすめです。

アカウント登録後は誰でもフリープランから始まり、好きなタイミングでアップグレードできます。

有料プランへのアップグレードを検討すべき主なタイミングは、以下４点が必要になったときです。

Notionの料金プランは「４つのプラン」と「Notion AI」の２層構造で、主な特徴は下表の通りです。

プラン名 ＼ 内容	フリー	プラス	ビジネス	エンタープライズ
メンバー１人の 月額料金	無料	年払：1,650円/人 月払：2,000円/人	年払：2,500円/人 月払：3,000円/人	年払：3,300円/人 月払：4,150円/人
Notion AI メンバー１人の 月額料金	1,650円/人	年払：1,350円/人 月払：1,650円/人	年払：1,350円/人 月払：1,650円/人	年払：1,350円/人 月払：1,650円/人
基本機能	◎	◎ オートメーションで プロパティの編集	◎ オートメーションで プロパティの編集	◎ オートメーションで プロパティの編集
ゲスト人数の上限	10	100	250	カスタム
ブロック数上限	・個人：◎無制限 ・チーム：△1,000	◎ 無制限	◎ 無制限	◎ 無制限
１ファイルの サイズ上限	△ ５MB	◎ 無制限	◎ 無制限	◎ 無制限
ページ履歴の 保存日数	△ 7日	○ 30日	○ 90日	◎ 無制限
おすすめの 利用シーン	・個人利用 ・10人以下の ゲスト利用	・個人利用 ・チーム利用 ・１ファイルサイズ ５MB以上の共有	・チーム利用 ・セキュリティ対策	・チーム利用 ・高度な セキュリティ対策

詳細はNotionの料金プランと選び方をご覧ください。

　

Notionのメリットとデメリット

Notionにもデメリットがあります。ただメリットのほうがデメリットを大きく上回ります。それぞれご紹介します。

　

Notionのメリット７つ｜高機能で時短になる

Notionは、高機能で細かな使い勝手の良さが気持ちよく、作業時間の短縮になります。メリットは以下の７つです。

　

無料でできることが多い

Notionは個人利用なら基本的な機能は制限なく無料で使えます。他ツールだと有料なことが多い

などNotionではすべて無料で使えます。

　

自由度が高い

Notionは圧倒的に自由度が高いです。「データベース機能」と「ツール連携」でさらにできることが増えます。例えば

など、使い勝手の良さが段違いです。皆さんそれぞれに合った使いやすい画面構成を、好きに作れます。

　

クラウド型

Notionはクラウド型のツールなので、１つのデバイスで投稿・修正した内容を他のデバイスでも見れます。例えば

など手間が減って効率的で、抜け漏れが減り成果もあげあすいです。

　

ほぼ同時に同期される

入力した内容は、ほぼ時間差なく同期されます。通常は入力した瞬間（実際は１秒以内）に同期され、他のデバイスで見るときに同期を待つ時間が減ります。保存忘れによるタスクの抜け漏れも減ります。例えば

など業務効率があがります。

　

投稿・完了のボタンがない

Notionには「投稿」「完了」のボタンがありません。ボタンが無くても、入力した情報はすぐに同期・保存されます。タスク・メモの登録のたびに「完了」ボタンを押す必要がなく、手間と時間を削減できます。

　

ショートカットキーが豊富

ショートカットキーが豊富で、マークダウン記法も有効です。地味に作業を簡素化出来て、Notionを使っていて心地良いポイントの１つです。

参照：キーボードショートカットとマークダウン記法（Notion公式サイト）

　

ワークスペースのテンプレートが豊富

Notion公式・一般ユーザーが作成したテンプレートが豊富にあります。用途にあったテンプレートを見つけることができます。１からワークスペースを作る必要がなく、すぐにNotionを活用できます。

　

Notionのデメリット２つ

使い勝手が良い反面、デメリットもあります。

　

機能が多すぎる

使い始めたら誰もが感じるポイントで、機能が多すぎて使いこなしづらい点が最大のデメリットです。他ツールと違い、タスク管理・情報共有・プロジェクト管理・wikiなど様々な用途で使えます。

いきなり全ての機能を使いこなそうとせず、まずは皆さん自身でNotionをどう使いたいか、メイン機能を決めて活用するのがおすすめです。

使っているうちに少しずつ慣れて、自然と使える機能も増え、活用の幅が広がります。

　

チーム利用だと費用がかかる

Notionはチーム利用だと費用がかかり、無料で活用したいチームには不向きです。

どのチームにも予算があるため、まずは無料で使えるプランから始めて、予算をかけれる状態になってから、見合った有料プランを検討すると良いです。

Notionには「ゲストコラボレーター」という「チーム利用」の１歩手前の段階があります。自由度はチーム利用に比べて劣りますが、まず活用し始めるには十分です。９人までは無料で使えます。

　

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Notionを使った仕事の準備にできること９選

Notionは仕事の準備に９つの使い方ができます。１つのデータを作れば、その表示形式を変えて違う切り口で情報を見れます。テンプレートやボタンで自動化もでき、作業時間の短縮も可能です。

仕事の準備にできることは以下の通りです。それぞれ詳しくご紹介します。

　

タスク管理

Notionを使った仕事の準備で土台となるのが「タスク管理」です。Notionでタスク管理をすることで

など、時間を有効活用しながら成果をあげることができます。

さらにタスク管理をベースに少しずつ情報を加えることで、次項でご紹介するスケジュール管理・プロジェクト管理へも応用できます。まずは皆さんの抱えるタスクを一通り書き出しましょう。

　

Notionのタスク管理では、６種類の表示方法を選べます。どれも１度入力した同じデータをもとに、表示方法だけ変更させて見方を変えれます。

内容 ＼ 表示（ビュー）	おすすめ度	使用シーン	向いている人	応用
テーブル	★★★★★	情報の一元化	これから応用にも使いたい	全ての土台（スケジュール・プロジェクト管理）
タイムライン	★★★★★	時間軸	タスクで時間を埋めたい	時間の統計・可視化 プロジェクト管理
ボード	★★★☆☆	見た目が付箋	直感的に確認・操作	独自の視点で統計・可視化・直感操作
カレンダー	★★☆☆☆	カレンダー形式	１日のタスクが少ない （１つのタスク時間が長い）	スケジュール管理
リスト	★★☆☆☆	シンプル	初めてツールを使う	なし
ギャラリー	☆☆☆☆☆	画像	画像を一覧表示させたい	なし

　

情報を一元管理できるタスク管理｜テーブル表示

一番ベースとなるのが「テーブル表示」です。１行に１つのタスクを登録し、追加で登録したい情報（プロパティ）を加えれます。

情報（プロパティ）を加えて表示方法を変えると、スケジュール・プロジェクト管理など応用が可能です。シンプルに使えて、後から応用もできるので、迷ったらテーブル表示から使い始めると良いです。

　

好きな時間軸でタスク管理｜タイムライン表示（ガントチャート）

好きな時間軸でタスクを管理する場合に効果的です。時間軸は１枠15分～１か月まで、１画面で見れる範囲は５時間～７か月まで好きに表示できます。（表示設定により異なります。）

１タスク１行で、設定した時間が□四角い枠で表示されます。どの時間に何をする（した）か、どれだけの時間がかかる（かかった）か、図で視覚的に見れて傾向が分かりやすいです。

応用すると、タスクにかけた時間を記録することで、１日をどのタスクでどれだけの時間を費やしているか、傾向を可視化して改善の指標を作れます。

チーム利用で長期的な案件の管理（「プロジェクト管理」）にも活用できます。

　

付箋のような見た目のタスク管理｜ボード表示（カンバン）

１つのタスクが□四角い枠で表示され、情報を直感的に確認・操作できます。付箋を使ったタスク管理をしている方は、親近感を持ちやすいです。

応用すると、独自の視点でタスクの統計・可視化ができます。縦横の２軸（「グループ」と「サブグループ」）を設定して使います。例えば

など、タスクに含まれる情報（プロパティ）を利用して集計できます。

　

カレンダー形式で日別にタスク管理｜カレンダー表示

１日のタスク数が少ない（１タスクにかける時間が長い）場合は、カレンダー表示が効果的です。

１日のタスク数が多くても、フィルターを設定して外出の予定だけを表示させて「スケジュール管理」ができます。

　

一番シンプルなタスク管理｜リスト表示

紙にタスクを書き出すように使える「リスト表示」です。余計な情報はなしに、まずはタスクを書き出したい場合に使いやすいです。はじめてツールを使ったタスク管理を始めるときに向いています。

　

画像・内容を表示するタスク管理｜ギャラリー表示

画像を一覧表示させたいときに「ギャラリー表示」が有効です。商品画像・得意先のロゴ・タスクをイラスト化など図で可視化できますが、タスク管理で使うかたはほぼいないです。

　

　

スケジュール管理

外出・移動・人と関係する予定（会議や商談）などを表示してスケジュールを管理できます。これを設定すると

というメリットがあります。

またタスク管理をベースに「情報（プロパティ）」を追加・「フィルター」を設定すると、スケジュール管理にも応用できて、一石二鳥です。「並び替え」で日付を昇順で表示すると、見やすいです。

　

プロジェクト（案件）管理

営業の顧客案件など、目標達成までに時間を要するタスクの集まり（プロジェクト）の管理を俯瞰的に行えます。プロジェクト管理を行うと

できます。様々な視点から案件獲得を目指した情報の可視化ができます。例えば以下のことができます。

他に情報を追加してできることは以下の通りです。

追加する情報	できること
提案状況	案件ごとの進捗を可視化
売上見込金額	優先順位の決定・コスパの可視化
作業時間×売上金額	コスパの可視化
新規・既存	顧客セグメンテーション（区別）・傾向の可視化・戦略立案
担当者	担当別の進捗把握・活動負荷の把握

個人で行う場合は、１度にたくさんのことを始めると大変で長続きしないことがあります。１つずつ情報を足して必要に応じて広げていくと、長く使えます。

チームで活用すると、メンバーごとの案件の進捗・担当得意先の多いor少ない・上長からのアドバイス　などに活用できます。情報を可視化して共有のための会議も削減できます。

　

情報整理

仕事に関する情報を１か所にまとめておくと、業務がはかどります。Notionで良い点は、様々な形態の情報を一元的に格納でき、他のデバイスからも確認できる点です。

例えば

など仕事に活かせて効率的かつ成果をあげやすいです。

情報の整理には「Wiki」機能がオススメです。一見するとページの集まりに見えますが、表示方法を変更すると「タグ」「有効期限」「オーナー」「更新日時」「その他追加情報」を付与できます。

タスク管理のデータベース同様に、検索やフィルターをかけると見つけたい情報も簡単に見つけれます。

まずは必要な情報を貯める場所（フォーマット）を作る必要があります。業務中に集まった情報は、その都度Notionのフォーマットへ保存しておくと、活用しやすいです。

参照：Wiki機能（Notion公式ページ）

　

情報収集

Notionを使えば手軽に情報収集できます。例えば

など簡単に情報を収集でき、業務へ活用しやすいです。

また様々な種類のファイルを表示できて、ページを移動しながら情報を確認する手間が減ります。例えば

などページに様々な形式のデータを埋め込み、Notion上で見れます。スマートフォンのメモ帳ならテキストだけ、Excelにはwebページの埋め込みができませんが、Notionは多くの情報を集約できます。

　

見たい情報を好きな形式で配置｜リンクドデータベースビュー

Notionには「リンクドデータベースビュー」という機能があり、１つの「データベース」の「リンク」を作成して、同時に２つ以上の表示方法を画面で並べて表示できます。

片方の情報を変更・追記すると、もう片方の情報も自動的に変更されます。一目でみたい情報を並べたいときに便利です。例えば

など必要に応じてデータの位置や大きさも好きに変更できます。スマートフォンでは表示方法が少し変わりますが、同じ内容を見れます。

他のツールでは、有料プランでないと一元的に情報を表示（ギャラリービュー）できないこともありますが、Notionでは無料で使えます。

　

テンプレートを自作できる

オリジナルの「テンプレート」を作成して、頻繁に作成するタスクの登録が楽にできます。抜け漏れがなくなり、成果もあがりやすいです。

　新規▽　　の▽をクリックすると、テンプレートを作成できます。タイトルや情報（プロパティ）を入力したタスク（ページ）を呼び出せます。

タスク管理を始めたばかりの方は、入力の手間まで気になりません。まだ入力項目も少なく、シンプルな用途が多いためです。

タスク管理の期間や経験が長くなるにつれて、入力項目が増えて作業自体が手間に思えてきます。そこで「テンプレート」を使うと作業の手間を削減できます。

　

繰り返し設定

作成した「テンプレート」に「繰り返し」を設定できます。決められた日時・頻度でタスク（ページ）を自動作成でき、定期的なタスクを作成する手間が削減でき、抜け漏れも防げます。

作成したテンプレートの右側にある三点「･･･」を押すと、繰り返し設定ができます。繰り返しが設定されているテンプレートには、三点「･･･」の左隣りに青い矢印が表示されます。

頻度も「日・週・月・年」を「何日ごと」に「何時」にまで細かく設定でき、タスク登録の手間がはぶけます。月に１度の予定も自動的に作成されるので、作業・提出忘れなど抜け漏れも防げます。

　

頻出するタスク群をワンクリックで作成｜ボタンブロック

不定期に頻出するいくつかのタスク（TELやプロジェクトのタスク化など）には「ボタンブロック」が便利です。ボタンに登録した動作を１クリックで実行できます。

ボタンを作成すると

などの動作を自動化できます。これらの動作を複数設定でき、条件分岐も可能です。例えば

３つのステップを自動で実行できます。

条件に応じて情報（プロパティ）を変更できます。状況を可視化するのに役立ち、１つずつ目で追って確認するより見やすくて、時間の短縮にもなり労力が減ります。

１度に複数のページも作成できます。

　

以上９つを仕事の準備に活用できます。応用すればもっとたくさんのことができます。皆さんそれぞれの方法でNotionを活用しましょう。

　

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Notionの仕事準備で作業効率をあげるコツ

他にもNotionで仕事の準備に役立つ機能はたくさんあります。このおかげで使い勝手もよく、仕事の準備にかける作業効率もあがります。そんな地味に嬉しい機能は以下の通りです。

　

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まとめ｜Notionの今後

Notionを使うと「仕事の準備」がはかどり、業務の効率化と成果につながりやすいです。応用すると他にもたくさんの使い道があり、Notionの虜になっていくでしょう。

またNotionは定期的にアップデートが行われ、日を追うごとに進化しています。「使いづらいと思っていた点が変わってる！」と発見することが頻繁にあり、使っていて嬉しいです。

皆さんからも「気づいたらこんなことができるようになっている！」という声を教えてもらえると嬉しいです！Notionの最新情報はこちら（Notion公式ページ）で確認できます。

ぜひNotionを活用して、業務を効率アップし生活を豊かにしていきましょう！

　

＼仕事に役立つ機能がたくさん！／

　

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