Notion（ノーション）でタスク管理する方法｜４つのレベル別に解説

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こんな悩みを解決します。

Notionは難しいと言われますが、タスク管理では初心者から上級者まで様々な使い方ができます。

実際に10年以上タスク管理を実践してきた現役営業職である私の経験をもとに、Notionでタスク管理する方法を４つのレベルに分けてお伝えします。

自分にあうタスク管理方法を見つけて実践すると「仕事で抜け漏れが減る」「作業効率があがる」「業務効率化の準備が整う」「あらゆる管理につながる」とメリットだらけです。

さらにNotionはタスク管理以外にも「ドキュメント管理」「情報集約」など他の業務にも役立つとても便利なツールなので、難しくてもチャレンジしてみる価値があります。

参照：Notionとは？｜よき改善↗

Notionタスク管理の４つのレベルを先にポイントだけお伝えします。

詳しくご紹介します。

　

　

タスク管理のレベル４つ

タスク管理は以下４つのレベルに分けて考えます。

一口にタスク管理と言っても必要な機能・管理方法は人によって異なるので、私の実体験も参考に分類しました。

レベル ＼ 見分け方	超初級	初級	中級	上級
タスク管理経験	なし	短い	長い	長い
業務経験	短い	短い	長い	長い
タスク量	少ない	少ない	多い	多い
タスク管理の自信	なし	なし	なし	あり

タスク管理はおおまかに３つのレベルに分けて考えましょう。

　

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Notionでタスク管理する方法｜レベル別

Notionでタスク管理する方法を、超初級～上級の４段階に分けてご紹介します。

自分に合うレベルのタスク管理を行わないと「難しくて続かない」「必要な管理ができない」など効果が出ないので、あなたのタスク管理レベルに合う方法を取り入れましょう。

タスク管理レベルは３つとページ上部でご紹介しましたが、Notionの操作は慣れるまでが難しいため、初級レベルの下に「超初級」を加えた４段階構成でご紹介します。

超初級レベル｜最もシンプルで簡単

Notionタスク管理の超初級レベルは、ページ上にタスクを羅列するだけの最もシンプルで簡単なタスク管理です。

このレベルだとNotion以外のツールでも同様の操作で扱えますが、今後「タスク量が増える」「必要な機能を追加したい」など初級～中級レベルに移行する前にNotionの基本操作に慣れれるのでおすすめです。

詳しく「特徴」「メリット」「デメリット」「使い方」「応用操作」「スマホ操作」「次のレベルへ移行する方法」をご紹介します。

特徴｜簡単操作で抜け漏れを防ぐ

超初級のページ上に羅列するだけのタスク管理はとにかくシンプルで、誰でも慣れ親しみやすい簡単な操作で、まずは仕事の抜け漏れを防げることが特徴です。

紙に手書きで「やることリスト」を書き出すのと同じようにNotion上へ記録できます。

「ノートに書くか」「Notionに書くか」だけの違いなので、誰でもシンプルにタスク管理できます。

メリット｜手書きでメモするように記録できる

超初級レベルのタスク管理は以下３つのメリットがあります。

以上が超初級レベルのメリットです。

デメリット｜複雑な管理ができない

超初級レベルのタスク管理は以下３つのデメリットがあります。

以上が超初級レベルのデメリットです。

使い方｜ページに「ToDoリスト」の「ブロック」を羅列する

使い方は以下２ステップです。

タスクを作成

「＋」をクリック　または　「/」を入力　して「ToDoリスト」を選択します。

タスク名を入力

タスク名を入力します。

終えたタスクを消す

完了したタスクはチェックボックスをクリック　または　ブロック（またはその一部）を選択して[Ctrl]+[Enter]　で消します。

　

ノートに書くのと同じ見た目で、シンプルで扱いやすいです。

応用操作｜日別・ボタンで効率化・デザインでおしゃれに

応用して使い勝手を良くする方法を５つご紹介します。

日別、週別に管理する｜トグル

「トグル」ブロックで日別・週別・月別に管理します。

※配置と色は見やすいデザインに編集しています。

日別、週別に管理する｜ページ

「ページ」ブロックで日別・週別・月別に管理します。

※配置と色は見やすいデザインに編集しています。

サブタスクを作る

該当のブロックを選択した状態で[Tab]キーで段落を下げ、サブタスクを作ります。

定型業務に「ボタン」

「ボタン」ブロックを作成し、クリックします。

設定したブロックや動作が自動で実行されます。

見やすいデザイン｜「カラー」「列」「書式設定」

「カラー」「列」「書式設定」で見やすいデザインを作ります。

複数選択で一度に編集

複数選択すると一気に情報を編集できて、作業効率があがります。

該当のブロックを選択します。

チェックをつけると、選択したブロック全てにチェックがつきます。

　

以上の応用操作を取り入れると、見やすい画面が作れて作業効率もあがります。

スマホ操作

スマホでもパソコンと同じように操作できます。

タスクを作成

ブロックをタップして下部「＋」の「ToDoリスト」を選択し、タスク名を入力します。

終えたタスクを消す

完了したタスクはチェックをつけます。

　

以上のようにスマホでも操作できます。

初級レベルへ移行する方法｜データベースにドラッグ＆ドロップ

超初級レベルのタスク管理から初級レベルに移行するには、ブロックごとデータベース内にドラッグ＆ドロップします。

作成したタスクをそのまま移行できて」簡単です。

手順は以下４ステップです。

以上の手順で初級のタスク管理へ簡単に移行できます。

　

以上のように超初級レベルではページ上にタスクを羅列するだけの最もシンプルで簡単なタスク管理で、業務の抜け漏れを防げます。

　

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初級レベル｜シンプルなデータベース

Notionタスク管理の初級レベルでは「データベース」の「リスト」ビューでシンプルかつ応用可能なチェックリスト状のタスク管理ができます。

ここで入力したタスクリストはそのまま中級・上級レベルでも使えるので、ぜひチャレンジしてほしいステップです。

詳しく「特徴」「メリット」「デメリット」「使い方」「応用操作」「スマホ操作」「次のレベルへ移行する方法」をご紹介します。

特徴｜データベースで最も簡単な「リスト」ビュー

初級レベルのタスク管理は「データベース」を使いながらもシンプルな見た目で簡単操作の「リスト」ビューで、仕事の抜け漏れを防ぎながら中級レベル以上の高機能なタスク管理に移行する準備もできます。

超初級レベルと同様に紙に手書きで「タスク」を書き出すのと同じように使えます。

各タスクに情報（プロパティ）を追加できますが、ここでは扱わず、まずは「データベース」に慣れるだけなので、誰でも取り入れやすいです。

メリット｜手書きのようにメモできる

初級レベルのタスク管理は以下６つのメリットがあります。

以上のメリットがあります。

デメリット｜複雑な管理ができない

デメリットは以下３つです。

以上のデメリットがありまず。

使い方

使い方は以下２ステップです。

以上ステップでタスクを管理できます。

応用操作

応用操作を５つご紹介します。

以上の応用操作で、使い勝手が良くなります。

スマホ操作｜同じページを見て記録・削除できる

スマホの操作はパソコンと変わりありませんが、一部画面が切り替わる点にご注意ください。

操作方法は以下５ステップです。

基本操作はスマホ・パソコンともに同じなので、外出中のスマホ操作も苦になりません。

中級レベルへ移行する方法

初級から中級レベルへ移行するのに必要な作業は特にありません。

中級レベルではデータベースの機能を使いこなすので、作成したデータベース上のタスク一覧をそのまま引き継いで使えます。

　

以上初級レベルでは、「データベース」に慣れながらタスク管理し、業務の抜け漏れを防ぎます。

　

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中級レベル｜高度なタスク管理

Notionタスク管理の中級レベルでは「レイアウト」「プロパティ」「その他オプション」機能を組み合わせて、膨大なタスクを管理しやすい環境を作ります。

無料で使える「６種のレイアウト」「21種のプロパティ」「６種のオプション」を組み合わせると、慣れるまでは難しいですが自分に合った管理方法を独自で作れ、他のあらゆる管理にも拡張できます。

詳しく「特徴」「メリット」「デメリット」「使い方」「応用操作」「スマホ操作」「次のレベルへ移行する方法」をご紹介します。

特徴｜自分好みにカスタマイズ

中級レベルの「プロパティ」「レイアウト」「オプション」機能を組み合わせるタスク管理は、膨大な量のタスクを「見やすく」「作業に取り掛かりやすい」環境を自分好みにカスタマイズできます。

該当の「ビュー」でプロパティを見せる・見せないを変えたり、プロパティの表示順まで自由自在に変えることができ、Notionの本領が発揮されます。

業界・役職・職務経験など人それぞれ異なる細かい要望に合わせて作り変えれるので、皆さんに合う最適なタスク管理を実現できます。

メリット｜自由自在で効率UP

メリットは以下２つです。

以上のメリットがあります。

デメリット｜難しい

デメリットは以下３つです。

以上がデメリットです。

使い方

使い方は以下４ステップです。基本的なタスク作成・完了の操作は初級レベルと同じです。

以上を組み合わせて使います。

応用操作｜あらゆる管理に拡張

応用編では、タスク管理に追加して「他に拡張できる管理」をご紹介します。

以上、様々な管理ができます。

スマホ操作

スマホ操作もパソコン同様に以下４ステップです。

スマホでもパソコンと同じように使えますが、一部操作は非対応で見やすいページ構成には工夫が必要です。

上級レベルへ移行する方法

中級から上級レベルに移行するには、有料プランに加入します。

有料機能「Notion AI」「オートメーション」を中心に作業を極限まで効率化するために必要です。

有料プランへのアップグレードは以下６手順で可能です。

以上で上級タスク管理の準備が完了です。

　

中級レベルのタスク管理は、データベース上で「ビュー」「レイアウト」「プロパティ」「その他オプション」を組み合わせて膨大なタスクを効率よく管理できます。

　

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上級レベル｜極限まで効率化（有料）

タスク管理の上級レベルでは、中級レベルまでに行ったタスク管理作業を極限まで効率化します。

タスク管理作業は仕事で成果をあげるための手段で、本来時間をかけるべきではないからです。

詳しく「特徴」「メリット」「デメリット」「使い方」「応用操作」「スマホ操作」をご紹介します。

特徴｜有料機能を活用

Notion有料機能「オートメーション」「AI」を中心に使い、タスク管理作業を極限まで効率化します。

仕事の手段である「タスク管理」の作業を簡素化して、業務を効率化できます。

無料機能では扱えないため、有料プランにアップグレードで課金して効率化する必要があります。

メリット

上級レベルのメリットは以下２つです。

以上メリットがあります。

デメリット

上級レベルのデメリットは以下４つです。

以上のデメリットがあります。

使い方

使い方は以下２ステップです。

以上ステップでタスク管理作業の一部を自動化できます。

応用編｜Q&A（Notion AI）がアシスタント代わり

さらに以下の機能を使うとさらに効率的です。

これらの機能を使うとさらに効率的です。

スマホ操作

スマホ操作はパソコンと同様に、以下の手順で使えます

以上の手順でスマホ操作でも使えます。

　

以上のように上級レベルでは主に有料機能「オートメーション」「Notion AI」を使ってタスク管理作業を極限まで効率化できます。

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あなたのレベルにあったNotionのタスク管理方法を見つけて実践しましょう。

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Notionでタスク管理するコツ

Notionでタスク管理するコツは以下17個をおさえると、成功しやすいです。

特に、おすすめの機能を使いこなすとNotionでタスク管理しやすい環境が作れます。

以上のアイデアを参考に、タスク管理を成功させましょう。

　

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Notionのおすすめタスク管理テンプレート

Notionのおすすめタスク管理テンプレートをレベル別にご紹介します。

Notionを始める際は、テンプレートを活用すると初期導入コスト（学習時間）が抑えれて効果的です。

　

全18種のテンプレートから各レベルで一番わかりやすいテンプレートを厳選しました。

皆さんに合ったテンプレートを選んで、まずは使い始めてみましょう。

　

　

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Notionタスク管理ページの作り方

Notionタスク管理ページの作り方↗をご紹介します。

使い始めて慣れるまではNotionテンプレートの活用がおすすめですが、タスク量が増えて中級レベル以上の管理が必要になるとNotion技術も求められるので、学んでおいて損はないです。

ここでは簡潔にご紹介します。

　

　

超初級レベルのタスク管理ページ

• 基本
  • 「ページ」に「ToDoリスト」ブロックを配置する
• 応用
  • 「列」ブロックで左右に分ける
  • 「トグル」ブロックでサブタスクを作る
  • 「カラー」「見出し」「書式設定」「区切り線」で見やすさUP
  • 「ボタン」で定型作業の自動化

初級レベルのタスク管理ページ

• 基本
  • 「ページ」に「データベース（フルページ）」を作成
  • ページ右上「…」の「レイアウト」で「リスト」を選択
  • ページ右上「…」の「プロパティ」で下部「新しいプロパティを作成」から真ん中あたりの「チェックボックス」を選択（任意で名称変更）
  • ページ右上「…」の「プロパティ」で先ほどの「チェックボックス」左端「⋮⋮」をドラッグ＆ドロップで最上部へ異動
  • ページ右上「フィルター」の「チェックボックス」の「チェックなし」を選び、右端「このフィルターを保存」の右にある「▽」から「新規ビューとして保存」し名称を「未完了」
• 応用
  • ページ右上「…」の「サブアイテム」でサブタスクを登録
  • ページ右上「…」の「新規」右の「▽」で「タスクテンプレート」を登録

中級レベルのタスク管理ページ

• 基本
  • ビューの追加
    …ページ右上「…」の「レイアウト」から選択
  • プロパティの追加
    …ページ右上「…」の「プロパティ」から作成
  • 並び替え
    …ページ右上「並び替え」で該当のプロパティを選択して「昇順」or「降順」
  • 依存関係
    …ページ右上「…」の「依存関係」から作成
  • データ数の計算
    …「テーブル」ビュー下部の「計算」or「ボード」ビュー上部の「数字」から設定
• 応用
  • 時間管理
    …「日時」「関数」プロパティを追加
  • 時間の振り返り
    …「日時」「関数」プロパティを追加
  • スケジュール管理
    …「カレンダー」ビューでタスク種別の「セレクト」プロパティで「フィルター」
  • プロジェクト管理
    …別データベース「プロジェクト管理」と「リレーション」
  • 進捗管理
    …「ボード」ビューに「ステータス」プロパティを設定

上級レベルのタスク管理ページ

• 基本
  • 作業を自動化（有料）
    …ページ右上「…」の「⚡オートメーション」で任意の作業を登録
  • Notion AIプロパティで自動化（有料）
    …「テキスト」で説明・重要情報、「セレクト」で優先度、「マルチセレクト」でカテゴリを自動作成
• 応用
  • Notion Q&Aのアシスタント（有料）
    …画面右下「✨」で質問すると「作業時間の振り返り」「今日やること」など要約して教えてくれる

　

以上の方法でタスク管理ページを作れます。

　

　

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Notionでタスク管理するメリット

Notionでタスク管理するメリットは以下４つです。デメリットもありますがそれを上回るメリットがあります。

タスク管理ツール業界では後発組の2016年に初回リリースしたNotionですが、その分他ツールの良さを取り込んでユーザーの人気を獲得している印象です。

これらのメリットがあり、仕事のタスク管理はNotion一択です。

　

　

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Notionでタスク管理するデメリット

Notionでタスク管理するデメリットは以下４つです。

以上のデメリットがあります。

　

　

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Notionでタスク管理する注意点

Notionでタスク管理をする際の注意点は以下20個です。

利用シーン別に「導入時」「慣れてきた頃」「チーム利用時」に分けて紹介します。

これら20項目に注意しましょう。

≫参照：Notionタスク管理の注意点20選（対策と手順まで徹底解説）｜よき改善

　

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Notionタスク管理で働きやすい環境作り

Notionでタスク管理すると働きやすい環境を作れます。タスク管理方法の特徴をおさらいします。

業務効率化にはタスク管理が必須です。

まずは現在の業務内容と所要時間を可視化するだけでも、無駄な時間に気づけて行動が変わります。さらにどの業務・作業時間を改善すべきか判断しやすいです。

Notionのタスク管理で働きやすい環境を作りましょう！

　

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