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- Notionはオフラインで使える？
- 他に「できないこと」は何？
- 反対に何ができるの？
こんなお悩みを解決します。
ITツールを導入する際、「デメリットを理解したうえで安心して使い始めたい！」「使い始めてから致命的な欠点に気づいて後悔したくない！」という方がほとんどですが、案外メリットばかりに気をとられて「できないこと」を確認しない方は多いです。
万が一、導入後に「できないこと」に気付いては、実務で活用できないだけでなく導入にかけた時間まで無駄になります。
私はNotionを仕事に活用して「できないこと」を日々業務で体感しながらも、Notionを業務効率化に活用しています。
そこでこのページでは実体験も踏まえて、Notionにできないことを５つの状況（操作全般・無料プラン・スマホ利用・メモ・タスク管理）に分けて解説します。
このページを読むと致命的な「使いづらさ」がないか確認でき、安心してNotionを使い始めることができます。
先に概要をお伝えします。
- Notionの標準機能としてできないことは合計69個
- そのうち50個は代替操作で解決できる
- 他19項目のできないことは「無料プラン」時の設定・「スマホ利用」時の操作と設定
詳しく紹介します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
Notionにできないこと69個
Notionにできないことを以下５つの状況別に解説します。
- Notion全般にできないこと｜10項目
- 無料プランにできないこと｜20項目
- スマホ利用にできないこと｜23項目
- メモにできないこと｜9項目
- タスク管理にできないこと｜7項目
Notionにできないことを知ったうえで使い始めると、後悔する可能性が減り、安心して導入できて実務にも活用しやすいです。
他ツールと機能・使い勝手を比較するときに役立つので、１度は目を通しておいて損はありません。
Notion全般にできないこと｜10項目
Notionを仕事で使うときにできないこと＆代替の操作方法は以下10項目です。
| できないこと | 代替の操作方法 |
|---|---|
| オフライン時のページ読み込み | ・オンライン環境を整備 ・オフラインになる前にページを表示しておく ・テキスト、表、データベースで保存 |
| グラフの表示 | ・ChartBaseでグラフ作成 ・Googleスプレッドシートを埋め込み ・画像を埋め込み |
| マークダウンを含むテキストを 通常テキストとしてコピペ | ・Excelの置換でマークダウンを削除 ・事前にコピペする部分がわかる場合は 「コード」ブロックの「プレーンテキスト」で入力 |
| 検索で添付ファイルや PDFの中まで文字検索 | GAS（Google App Script）とAPIを使用 |
| Notionアプリから直接印刷 | ブラウザでログインして印刷 |
| ブロックを直感操作で 自由自在に配置 | ・他ツールの埋め込み ・画像の貼り付け |
| 指定ファイル形式以外の埋め込み | オンライン上のコラボレーションツール |
| Notion上でのメール・チャット | ・コメント ・メンション |
| 表示言語を13種より多くから選択 | ブラウザでDeepL拡張機能を使用 |
※「日本円での支払い」は 2024年7月のアップデートで 適応されました。 | 日本円での請求書払いを使用 |
| クレジットカード以外での支払い | 代理店（NorthSand社など）を通じて 日本円での請求書払いを使用 |
１つずつご説明します。
オフラインでページを読み込めない
Notionはオフライン時にページを読み込めません。
具体的に「ページを読み込めない」とは以下の動作を指します。
- Notionページの閲覧
…最近開いたページなら見れることもある - ページ内に埋め込んだ情報の閲覧
…画像・PDF・動画など - データベースでリレーションの選択
- ページを別のページへ移動
テキストだけのNotionページはオフラインでも開けれることがあります。直前のオンライン環境で読み込み済みのページなら、オフライン環境でも一部のページは表示できます。
Notionはクラウド上で動作するオンラインツールのため、全てのページ・ブロックに設定されるURLを読み込むことでページが表示される仕組みです。
例えば、得意先との商談時にスマホのテザリングが切れオフライン環境になると、ページを開けずに提案に支障がでる可能性があります。
ただオフライン時でも以下の動作はできるので、最低限のメモ・タスク作成は可能です。
- ページの追加
- テキストの入力
- プロパティの入力
オフライン時のページ更新は、サイズ（容量）上限があるのでご注意ください。よほど大量のテキスト・ページ作成をしない限りは
解決策は以下の２つです。
- 【おすすめ】オンライン環境を整える
…スマホのテザリング・ポケットWi-Fiなど - オフライン環境に入る前に対策する
- 画像は文字情報（テキスト・表・データベース）にする
- あらかじめオフライン時に表示が必要なページを開いておく
オフライン環境に入る前に対策しておくと問題なく使えますが、想定外の情報にはアクセスできないため、正直なところ不自由さを感じます。Notionの本領を発揮するには、オンライン環境を整えることがおすすめです。
グラフの表示
Notionではグラフにして表示する機能が標準でありません。
例えば、月別の訪問件数を表示させるなど営業活動の度合いを可視化できず、視認性が下がります。
他のタスク管理ツールでも実装されているケースは少なく、あっても有料プランの場合が多いです。
解決策は
- 【おすすめ】ChartBaseでグラフを作成 ※Googleアカウントが必要
- Googleスプレッドシートを埋め込み
- 画像を埋め込み
でグラフを表示できます。
≫参照：ChartBase ※過去は「Notion 2 charts」という名前でした。
≫参照：インテグレーション：ChartBase｜Notion公式
マークダウンを含む文章を通常テキストとしてコピペ
マークダウンを含む文章をコピペするときに、通常テキストだけを貼り付けできないことがあります。
例えば、社内SFAへの日報をNotionのテキストからコピペするとマークダウンで読みづらく、変換するにも手間がかかります。
Notionではマークダウン記法が有効な反面、別のツールへ通常テキストだけをコピペできません。
解決策は
- Excelの置換でマークダウンを削除
- 事前にコピペする部分がわかる場合は「コード」ブロックの「プレーンテキスト」で入力
すると、通常テキストを貼り付けれます。
≫参照：キーボードショートカット（マークダウン記法）｜Notion公式ヘルプセンター
検索で添付ファイルやPDFの中まで文字検索
Notionでは格納したファイル（画像やpdfなど）に含む文字まで検索することができません。
他のツール（Evernoteの有料プラン）では実装されている場合もありますが、まだ数少ないです。
解決策は
Google App ScriptとAPIを使用
することで使えます。
設定に手間がかかりますが、なんとか実装できますね。
≫参照：Notion へ保存した画像に API を使って OCR をかけて検索性を高める｜Zenn（nobuhito氏）
Notionアプリで直接印刷
Notionアプリで表示している画面を直接印刷できません。
例えば、提案資料を商談のために印刷して持参したい場合に、一度pdfなどファイルに保存する手間がかかります。
解決策は
ブラウザでログインして印刷
することで、Notionで表示している画面を直接印刷できます。
≫参照：Notionログイン画面
ブロックを直感操作で自由自在に配置
Notionで画像・動画などのブロックを直感操作で自由自在に配置できません。
例えば、提案資料で細かな位置の調整ができず、使い慣れるのに時間がかかります。
解決策は
- 「列」ブロックの作成、「列」の位置変更と「ブロック」のサイズ変更を組み合わせる
- 他ツール（Miro・Canvaなど）を埋め込む
ことで好きに配置できます。
パワーポイントやペイントのように、画像は動かせませんね。
指定ファイル形式以外の埋め込み
Notionでは指定されたファイル形式以外の内容を埋め込みで表示できません。
例えば、ExcelやWordなどパソコン内に保存されたファイルは埋め込みできず、内容をNotion上で表示させるには工夫が必要です。
解決策は
- 「ファイル」ブロックを埋め込み、都度ダウンロードする
- 埋め込み可能なGoogleスプレッドシートなどを使う
ことで、表示できます。
Notion上でのメール・チャット
Notion上でメールやチャットなど他人と連絡を取ることができません。
例えば、資料作成中に部下へ依頼があれば、連絡ツールへ切り替える必要があり作業が中断されてしまいます。
解決策は
- コメント｜ファイルの添付も可能
- メンション｜ユーザー・日付を呼び出せる
を使ってやり取りできます。
Notion上の作業内容に関係ない連絡は、別途メール・チャットツールを併用する必要がありますね。
表示言語を13種より多くから選択
Notionでは現時点で12種より多くの言語を選択できません。
現行で対応している言語は 英語・日本語・スペイン語（スペイン）・スペイン語（中南米）・同津語・フランス語・ポルトガル語（ブラジル）・韓国語・デンマーク語・オランダ語・フィンランド語・ノルウェー語・スウェーデン語 の13種類のみです。
解決策は
ブラウザでDeepL拡張機能を使用
することで、ショートカットキーを使って翻訳できて便利です。
日本語で使う分には問題ありませんね。
クレジットカード以外での支払い
Notionではクレジットカード以外での支払いができません。
例えば、会社でチーム利用するときにクレジットカード払いを認められていない場合はNotionの有料プランに申し込むことができず、できることが制約されます。
解決策は
NorthSand社などの代理店を通じて、日本円での請求書払いを使用
することで、振り込みにも対応できます。
以上がNotion全般にできないことです。
標準機能としてできないことも、工夫することで使えます。
無料プランにできないこと｜20項目
無料プランにできないことは以下の20項目です。
解決方法は、なるべく「有料プランにする」以外のアイデアをご紹介します。
メイン機能｜９項目
| できないこと | 代替の操作方法 |
|---|---|
| ブロック制限なしの利用 （メンバー２名以上） | ゲスト利用 |
| 21回以上のNotion AI利用 | 他のAIツール（ChatGPTなど）を併用 |
| １ファイルサイズ ５MB以上の埋め込み | ・解像度を落とす ・２ファイルに分ける |
| ２つ以上の同期データベース利用 | 他データベースを併用 |
| 101行以上の同期データベース利用 | 他データベースを併用 |
| プロパティを編集する オートメーションの作成 | ・手作業でプロパティ変更 ・作成済みのオートメーションを利用 |
| 複数ページのWeb公開時に パブリックホームページの設定 | パブリックホームページにアクセスしたくなる 仕掛けとリンクを各ページに設置 |
| PDF形式でワークスペース全体の コンテンツをエクスポート | ・１コンテンツごとにエクスポート ・他の形式（HTML・マークダウンとCSV）でエクスポート |
| ８日以上前の ページ履歴を確認・復元 | ７日（１週間）以内ごとに タスクを振り返る習慣をつける |
設定と確認｜11項目
| できないこと | 解決方法 |
|---|---|
| ページ｜Web公開リンクの 有効期限とネット検索を許可 | ・手作業でWeb公開をオフにするスケジュールを立てる ・ネット検索できるWeb公開サービスを使う |
| お問い合わせの優先サポート | ・５営業日以上の余裕を持った問い合わせ ・Notionのコミュニティで質問する |
| ページの共有｜編集権限の付与 | ・利用ルールを作り「フルアクセス権限」を付与 ・招待するときはオーナーが行う |
| ページアナリティクスで 更新者・ワークスペース全体を確認 | ・手作業でページごとに更新者など情報を確認 |
| メンバー情報をエクスポート ※チーム利用が前提 | 「設定」の「メンバー」で情報を確認 |
| チームスペースへ「プライベート」の アクセス権限 ※チーム利用が前提 | 「クローズド」設定されたスペース内に 見せたくない「チームスペース」のページを設置 |
| 「メンバー」のアクセス権限 ※チーム利用が前提 | メンバー・ゲストが参加する１ページごとに ページ右上「共有」のメンバーのアクセス権限を 「コメント権限」「読み取り権限」に設定 |
| 「グループ」の作成 ※チーム利用が前提 | ・メンバーごとにアクセス権限を設定 ・ページごとにメンバーのアクセス権限を設定 |
| セキュリティ設定 ※チーム利用が前提 | ・ページごとにメンバーのアクセス権限を 「コメント権限」「読み取り権限」に設定 |
| 認証とプロビジョンの設定 ※チーム利用が前提 | なし |
| コネクトの メンバーによる追加を制限 ※チーム利用が前提 | なし |
ブロック制限なしの利用（メンバー２名以上）
２名以上のメンバーで使う場合、無料プランだと上限1,000ブロックの制限があり、無制限に使えません。
例えば、チームの会議資料を共有する場合は１枚100行（ブロック）の資料だと10日分で上限になり、実用的ではありません。
ブロックは、文章・画像・図など１行で１つ、列に分けるとそれぞれで１つに換算されます。
上限を超えた分は内容を見れず、追加の更新をできません。
解決策は
ゲスト利用
を使うことで、２名以上・10名までならブロック制限なしで使うことができます。
21回以上のNotion AI利用
無料プランでは、Notion AIを21回以上使うことができません。
20回までは無料で使うことができますが、社内資料の要約・タスクの抽出など試していると、１日で20回は簡単に使い切れて実用的ではありません。
実務に活用するには、現実的には有料プラン（Notion AIの追加プラン）が必要です。
解決策は
他のAIツール（ChatGPTなど）を併用
することで、無料でAI機能を活用できます。
ただページの切替など手間がかかるので、さらに業務を効率化するには有料プランが必要と考えたほうが良いですね。
１ファイルサイズ５MB以上の埋め込み
無料プランでは、１ファイルサイズ５MB以上のブロックを埋め込めません。
例えば、高画質の商品画像・長尺の商品提案の動画 など得意先へ提案するときに制限がかかります。
解決策は
- 解像度を落とす
- ２ファイルに分ける
ことで、１ファイルサイズを５MB以下にすることで使えます。
ただ手間がかかり画質も落ちるので、さらなる業務効率化やデザイン関連の業界では有料プラン（サイズ無制限）がおすすめですね。
２つ以上の同期データベース利用
無料プランでは、２つ以上の同期データベースを使えません。
同期データベースとは、AsanaやGitHubなど他ツールで管理する内容をNotionにも同期して使えます。
例えば、会社でAsana・得意先でGitHubなど２つ以上のデータベースを同期させることはできず、情報をNotionに集約できません。
解決策は
他ツールのデータベースを併用
することです。有料プランだと無限に同期できます。
無料で使うには、画面切り替えの手間をかけるしかありませんね。
101行以上の同期データベース利用
無料プランでは、101行以上の同期データベースを利用できません。
例えば、プロジェクト管理の案件が101行を超えると同期されなくなり、情報が不透明になり抜け漏れのリスクがあります。
解決策は
他ツールのデータベースを併用
することです。有料プランだと１データベースあたり20,000行まで同期できます。
画面切り替えの手間はかかりますが、無料で使うことには変えられませんね。
プロパティを編集するオートメーションの作成
2023年８月31日に実装されたオートメーションで、無料プランだとプロパティを編集するオートメーションを作れません。
無料プランで作れるのは、何かの動作（トリガー）をきっかけに、Slackへ通知を送ることだけです。
例えば、タスク管理で終了時間を入力と同時にステータスを作業完了に変更するなど、作業を自動化するには制限がかかります。
解決策は
- 手作業でプロパティを変更
- 作成済みのオートメーションを利用
すると良いです。
オートメーションの利用はできるので、テンプレートで公開されるものを使うことはできます。
作業時間を減らせる見込みがあるなら、１か月だけ有料プランに登録してオートメーションを作りこむ方法もありますね。
複数ページのWeb公開時にパブリックホームページの設定
無料プランでは、複数のページをWeb公開するときに、デフォルトで開くページを設定することができません。
例えば、必ずアクセスしてほしいトップページに誘導できず、訪問者に商品情報をアピールしづらいです。
解決策は
パブリックホームページにアクセスしたくなる仕掛けとリンクを各ページに設置
することで、ページへの訪問を促せます。
≫参照：パブリックホームページの設定（公開ページとウェブ上での公開）｜Notion公式ヘルプセンター
PDF形式でワークスペース全体のコンテンツをエクスポート
無料プランでは、PDF形式でワークスペース全体のコンテンツをエクスポートできません。
例えば、スペース全体の情報をPDFファイルとしてバックアップできず、全体の情報を把握しづらいです。
解決策は
- ページごとにPDFでエクスポート
- 他の形式（HTML・マークダウンとCSV）でエクスポート
すると使えます。
８日以上前のページ履歴を確認・復元
無料プランでは、８日以上前のページ履歴を閲覧・復元できません。
例えば、誤操作によるタスク削除に気づいたが８日以上経過しており、内容を確認できずに抜け漏れが発生する可能性があります。
解決策は
７日（１週間）以内ごとにタスクやゴミ箱を振り返る習慣をつける
ことでリスクを防げます。
ゴミ箱のファイル数は増えがちなので、そもそも無駄なページを作らないように心がけると良いですね。
ページ｜Web公開時のリンクの有効期限とネット検索を許可する設定
無料プランでは、ページをWeb公開したときに「リンクの有効期限」と「ネット検索を許可」の設定ができません。
例えば、一時的に公開したいページが常時公開されて機密情報が漏洩する可能性、ネット検索から集客できず売り逃しが発生する、などデメリットがあります。
解決策は
- 手作業でWeb公開をオフにするスケジュールを立てる
- ネット検索できるWeb公開サービスを使う
ことで使えます。
お問い合わせの優先サポート
無料プランだと、Notion本社へのお問い合わせに対して優先的なサポートを受けれません。
例えば、誤操作でアカウントを削除したときに、急ぎであっても対応に時間がかかります。
※実際にフリープランで公式ページから問い合わせると、５営業日目の早朝に返答がありました（2023年７月時点）
解決方法は
- ５営業日以上の余裕を持った問い合わせ
- SNS、Notionのコミュニティで質問する
と良いです。
ページの共有｜編集権限の付与
無料プランでは、ページの共有で編集権限（他ユーザーへ共有・招待できない権限）を付与できません。
例えば、ゲスト利用でチームページを運用するときに編集権限を選べず、設定に手間がかります。
解決策は
- 利用ルールを作り「フルアクセス権限」を付与
- 招待するときはオーナーが行う
ことで、複数人でも安心して使えます。
ページアナリティクスで、更新者・ワークスペース全体を確認 ※チーム利用前提
無料プランでは、ページアナリティクスで「更新者」「ワークスペース全体」の情報を確認できません。
例えば、提案資料のページが活用されていない場合に再度アピールするなど、振り返りと計画に活用しづらいです。
解決方法は
手作業でページごとに更新者など情報を確認
することで、ピンポイントで振り返りができます。
メンバー情報をエクスポート ※チーム利用が前提
メンバー情報をエクスポートできません。
そもそもメンバーで実務に活用するにはブロック制限（上限1,000）のため、有料プラン（プラス以上）が必須と考えたほうが良いです。
メンバーが増えたときに、誰がどのチームスペース・ページにアクセス権があるか一覧で把握できず、確認に手間がかかります。
CSVでエクスポートするには「ビジネス」プラン以上が必要です。
解決方法は
「設定」の「メンバー」で情報を確認
できます。
チームスペースへ「プライベート」のアクセス権限 ※チーム利用が前提
チームスペースへ「プライベート」のアクセス権限を選択できません。
そもそもメンバーで実務に活用するにはブロック制限（上限1,000）のため、有料プラン（プラス以上）が必須と考えたほうが良いです。
「プライベート」チームスペースは、スペースの存在すらメンバーに公表されない、機密性の高い情報を扱えます。
設定できないと、チームメンバーの評価など機密性の高い情報を扱いづらいです。
「プライベート」チームスペースの設定は「ビジネス」プラン以上が必要です。
解決方法は
- 「クローズド」チームスペースを作成（チームスペース名はメンバー全員が閲覧可能）
- 「クローズド」設定されたスペース内に、スペース名自体も見せたくない「グループ専用」のページを設置
すると「プライベート」権限設定なしで作れます。
「メンバー」のアクセス権限 ※チーム利用が前提
メンバーごとのアクセス権限を「メンバー」権限に設定できません。
そもそもメンバーで実務に活用するにはブロック制限（上限1,000）のため、有料プラン（プラス以上）が必須と考えたほうが良いです。
「メンバー」権限が設定できないと、メンバー全員が「設定の変更」「招待」ができ、セキュリティを管理しきれません。
メンバー権限は「プラス」プラン以上が必要です。
解決方法は
メンバーが参加する１ページごとに、ページ右上「共有」のメンバーのアクセス権限を「コメント権限」「読み取り権限」に設定
することで同等の権限に設定できます。
これだと「ゲスト」でも同じように権限を設定できますね。
「グループ」の作成 ※チーム利用が前提
メンバーを特定の集まりに分ける「グループ」を作成できません。
そもそもメンバーで実務に活用するにはブロック制限（上限1,000）のため、有料プラン（プラス以上）が必須と考えたほうが良いです。
「グループ」がないと、メンバー１人ずつ権限設定が必要で、手間がかかります。
グループの作成は「プラス」プラン以上が必要です。
解決方法は
- メンバーごとにアクセス権限を設定
- ページごとにメンバー、ゲストのアクセス権限を設定
すると権限を管理できます。
セキュリティ設定 ※チーム利用が前提
セキュリティの「Web公開を無効」「ゲストを無効にする」「他ワークスペースへのページ複製を無効化」「エクスポートを無効」を設定できません。
セキュリティ設定ができないと、メンバーによる悪用で内部情報が流出・ページやメンバーごとに設定が必要で抜け漏れ のリスクがあります。
これらのセキュリティ設定は「エンタープライズ」プランが必要です。
解決方法は
ページごとにメンバーのアクセス権限を「コメント権限」「読み取り権限」に設定
することで、セキュリティを管理できます。
認証とプロビジョンの設定 ※チーム利用が前提
認証とプロビジョンで高度なセキュリティ管理ができません。
そもそもメンバーで実務に活用するにはブロック制限（上限1,000）のため、有料プラン（プラス以上）が必須と考えたほうが良いです。
以下15の設定を含みます。
- 検証済みドメイン｜ドメインの所有権を検証
- ワークスペースの作成｜ワークスペースを作れるユーザーをカスタマイズ
- ワークスペースの申請
- 管理対象ユーザーダッシュボード｜検証済みドメインを使用しているユーザーを管理・表示
- プロフィール情報の変更を管理対象のユーザーに許可
- 外部ワークスペースへのアクセスを制御
- 管理対象のユーザーがサポートアクセスを許可できない設定
- セッション時間｜再認証を必要とするまでにログイン状態を保持できる時間を制御
- すべてのユーザーをログアウト｜強制的にログアウトし、再認証を要求
- すべてのユーザーのパスワードをリセット｜パスワードを強制的にリセットし、次回のログイン時に新しいパスワードを要求
- SAML SSOを有効
- ログイン方法｜SAML SSO対応のワークスペースにアクセスする方法をカスタマイズ
- アカウントの自動作成｜SAML SSOでログインする新規ユーザーのNotionアカウントを自動作成
- リンクされたワークスペースにSAML SSO設定を適用
- SCIMトークンを生成
「検証済みドメイン」「SAML SSOを有効」「ログイン方法」は「ビジネス」プラン以上
それ以外はエンタープライズプランが必要です。
解決方法は、有料プランにアップグレードする以外にありません。
メンバーによる「コネクト」の追加を制限 ※チーム利用が前提
メンバーによる「コネクト」の追加を制限できません。
そもそもメンバーで実務に活用するにはブロック制限（上限1,000）のため、有料プラン（プラス以上）が必須と考えたほうが良いです。
コネクトの制限は「エンタープライズ」プランが必要です。
解決方法は、有料プランにアップグレードする以外にありません。
以上が無料プランにできないことです。
セキュリティの設定以外は代わりの操作でなんとかなりますが、作業に手間がかかる点が懸念ですね。
スマホ利用にできないこと｜23項目
スマホ利用時にできないことを代替の操作方法とあわせて、以下23項目をご紹介します。
代替の操作方法は、なるべく「パソコンで操作する」以外の方法をお伝えします。
メイン機能
| できないこと | 代替の操作方法 |
|---|---|
| ページ｜サイドピークで開く | 別ブラウザ（アプリとSafariなど）で開いて 画面を切り替えて使用 |
| ページ｜エクスポート | なし |
| ページ｜フォントを縮小 | なし |
| ページ｜左右の余白を縮小 | なし |
| ブロック｜Notion AI | 他のAIツール（ChatGPTなど）を使用 |
| ブロック｜列 | 「ブロックの変換」から作成は可能 ※画面上では見れません |
| ブロック｜ 文字色・背景色を設定 | 「テキストの色」は設定可能 |
| 表・データベース｜列幅調整 | なし |
| データベース｜ テンプレートの順番替え | なし |
| Wiki｜検索 | ワークスペース全体の検索 ※条件検索はできません |
| 検索｜フィルター | なし |
| 全般｜テンプレートの活用 | ブラウザから複製して利用 |
| 全般｜インポート | なし |
| 全般｜ゴミ箱 | なし |
| 全般｜１ページ前に進む | なし |
| 全般｜画面タブの追加 | なし |
| 全般｜ショートカットキー | なし |
設定
| できないこと | 代替の操作方法 |
|---|---|
| 設定と確認｜チームスペース一覧 | なし |
| 設定と確認｜コネクト | なし |
| 設定と確認｜ワークスペース | なし |
| 設定と確認｜アップグレード | なし |
| 設定と確認｜セキュリティ | なし |
| 設定と確認｜認証とプロビジョン | なし |
ページ｜サイドピークで開く
スマホではサイドピークで開いて２画面表示ができません。
例えば、会議でメモした内容を見ながら表に転記ができず、作業性が悪いです。
解決方法は
別ブラウザ（アプリとSafariなど）で開いて画面を切り替えて使用
すると良いです。
ページ｜エクスポート
スマホからはエクスポートをできません。
選択項目がなく、スマホにダウンロードもできないと考えての使用と想定されます。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
ページ｜フォントを縮小
スマホでフォントサイズを変更できません。
ブラウザでログインすれば、「ピンチイン」「ピンチアウト」で一時的に文字の大小は変えれます。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
ページ｜左右の余白を縮小
スマホでは左右の余白サイズを拡大・縮小できません。
そもそもスマホ画面が小さく、余白のスペースがないため、パソコンで余白設定していてもスマホ上の見た目は同じです。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
ブロック｜Notion AI
スマホではAIブロックに対応しておらず、操作できません。
解決方法は
他のAIツール（ChatGPTなど）を併用する
と良いです。
画面切り替えの手間はかかってしまいますね。
ブロック｜列
スマホで「列」ブロックを作成・閲覧できません。
パソコンで作成した「列」は、スマホ上では上下に並んで表示され、スマホで見やすい画面構成を作る手間がかかります。
解決方法は
「ブロックの変換」から作成
で作れます。
列が想像通りに作成できたかは、パソコンで確認が必要ですね。
ブロック｜文字色・背景色を設定
スマホでブロック全体の文字色・背景色を変更できません。
解決方法は
「テキスト」の色を設定
すると良いです。
表・データベース｜列幅調整
スマホでは表・データベースの列幅を調整できません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
データベース｜テンプレートの順番替え
スマホからデータベースにあるテンプレートの並び順を変更できません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
Wiki｜検索
スマホではWikiの検索ボタンがなく、操作できません。
解決方法は
ワークスペース全体の検索
をすると良いです。ただし、条件を指定した検索はできません。
検索｜フィルター
スマホではフィルターを設定した検索ができません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
全般｜テンプレートの活用
スマホからテンプレートを見ることができません。
ここで言う「テンプレート」は、設定画面下部に出てくるNotionや他のユーザーが作成したページの基で、データベース内にあるページの「テンプレート」とは異なります。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
全般｜インポート
スマホではインポートの項目がなく、操作できません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
全般｜ゴミ箱
スマホではゴミ箱を閲覧・復元できません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
全般｜１ページ前に戻る・進む
スマホでは１ページ前に戻る・進むの動作をできません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
全般｜画面タブの追加
スマホでは画面タブの追加をできません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
全般｜ショートカットキー
スマホではショートカットキーが非対応で、操作できません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
設定と確認｜チームスペース一覧
スマホではチームスペース一覧の項目がなく、設定できません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
設定と確認｜コネクト
スマホではコネクトの設定項目がなく、操作できません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
設定と確認｜ワークスペース
スマホでは「ワークスペース」の項目がなく、設定できません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
設定と確認｜アップグレード
スマホ操作で有料プランへアップグレードできません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
設定と確認｜セキュリティ
スマホではセキュリティ設定ができません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
設定と確認｜認証とプロビジョン
スマホでは、高度なセキュリティ管理の「認証とプロビジョン」を設定できません。
解決方法は、パソコンで操作する以外にありません。
以上がスマホにできないことです。
Notionを本格的に使う場合は、基本的にパソコンの操作が必須と考えた方が良いです。
特に「設定」の変更は、ほとんどスマホ非対応なので、ご注意くださいね。
メモにできないこと｜9項目
Notionをメモ機能として使うときにできないこと＆代替の操作方法を、以下12項目ご紹介します。
※比較対象がないと説明しづらいため、Evernoteと比べています。
| できないこと | 代替の操作方法 |
|---|---|
| 文字サイズを細かく選択 | ・フォントの縮小 ・画面の拡大｜[Ctrl]+[+] ・画面の縮小｜[Ctrl]+[-] |
| 文字・背景色を自由に選択 | ・数式でKaTeXを使用 |
| テキストの置換 | ・関数「replace」「replaceALL」 ・Notion AIを使用（※有料） |
| ページ内に含む ページの数を表示 | ・チームスペース内の「ページ」に含むページ数を以下手順で表示 1.Wikiに変換する 2.「リレーション」と「ロールアップ」で リンク数を取得 ・「エンタープライズプラン」で 「アナリティクス」から確認（※有料） |
| 文字数をカウント | ・文字数カウントを埋め込み ・ブラウザ拡張機能「Notion文字数カウント」を使用 |
| 手書きメモ | ・画像を貼り付け ・URL共有機能のアプリを埋め込み（Miro・Notabilityなど） |
| PDF・画像へ直接描き込み | ・「ペイント」で編集した画像を貼り付け ・「Canva」で編集した画像を埋め込み |
| メール送信でメモ作成 | ・Memo Notion｜スマホから投稿 ・Send to Notion｜Slackから投稿 |
| 音声を直接録音して格納 | 1.スマホのボイスメモで録音 2.「共有」でNotionに格納 |
文字サイズを細かく選択
Notionでは文字サイズを細かく選択できません。
文字サイズは２段階だけ選択できます（フォントを縮小する）。
解決方法は
- 画面の拡大｜[Ctrl]+[+]
- 画面の縮小｜[Ctrl]+[-]
で大きさを変えれます。
文字・背景色を自由に選択
Notionでは文字と背景の色を自由に選択できません。
選択できるのはブロックの色とテキストの色を10色から選べます。
解決方法は
数式でKaTeXを使用
→ 数式ブロックに[\color{●●●●●●}\colorbox{●●●●●●}{好みの文字}]を入力
するとデザインの選択肢が広がります。
≫参照：Notionで文字の色・フォントを細かく設定する方法｜note（Virtuall Hitsuji氏）
≫参照：KaTeX Formatting
テキストの置換
Notionでは標準機能として「置換」がありません。
文章を作成し、同じ文言の間違いを一斉に変えることができず、修正に手間がかかります。
解決方法は
- データベース内で関数「replace」「replaceALL」を使用
- Notion AIを使用 ※有料
すると、文字を置き換えれます。
ページ内に含むページの数を表示
Notionでは標準でページに含むページ数を表示できません。
解決方法は
- チームスペース内の「ページ」に含むページ数を以下手順で表示
- Wikiに変換する
- 「リレーション」と「ロールアップ」でリンク数を取得
- 「エンタープライズプラン」で「アナリティクス」から確認 ※有料
でページ数を可視化できます。
ただし、サイドバー直下にあるページに含むページ数は可視化できません。
文字数をカウント
Notionでは単語数は見れますが、文字数を確認できません。
解決方法は
- 文字数カウントを埋め込む
- Chrome拡張機能「Notion文字数カウント」を使用
すると文字数を簡単に確認できます。
≫参照：文字数カウント
文字数カウントは、カウントしたい部分をコピペで貼り付ける必要があり、少し手間がかかります。
Notion文字数カウントは、Google Chromeで開くときのみ使えます（アプリでは使用不可）。トグル内の文字数はカウントされないのでご注意ください。
手書きメモ
Notionでは手書きをメモを使えません。
解決方法は
- 画像を貼り付け
- URL共有機能のアプリを埋め込み（Miro・Notabilityなど）
することで、手書きメモをNotionに埋め込めます。
≫参照：Notability｜公式ページ 【面倒をなくす】Notionで手書きノートを効率良く管理する方法｜成功ラーニング
≫参照：Miro｜公式ページ Miroインテグレーション｜Notion公式
PDF・画像へ直接描きこみ
NotionではPDFや画像に直接描きこんで編集できません。
解決方法は
- 【おすすめ】「Canva」で編集した画像を埋め込み
- 「ペイント」で編集した画像を貼り付け
です。
≫参照：Canva公式サイト Canva インテグレーション｜Notion公式
メール送信でメモ作成
Notionはメール送信でメモを作成できません。
解決方法は
- Memo Notion｜スマホで作成
- Send to Notion｜Slackで作成
でメール送信と似た操作でメモを作れます。
Memo Notion以外にもInstant Notion、Quick Notionなどあります。
≫参照：【Notion】SlackからNotionに直接タスク登録できるタスク管理データベースをつくる
似たアプリにInstant Notion（App Store）、Quick Notion（App Store）もあります。用途に分けて複数のアプリを使うと便利です。
AndroidスマホならQiuck Notion｜Google Playのみ使えますね。
音声を直接録音して格納
Notionでは音声を直接録音してNotino内に格納することができません。
解決方法は
- スマホのボイスメモで録音
- 「共有」でNotionに格納
で可能です。
以上がNotionを使った「メモ」にできないことです。
どうしても許容できない項目がある場合は、Notion以外のツールを検討すべきです。
ただ他の業務まで効率化するなら、断然Notionがおすすめです。
タスク管理（パソコン利用）にできないこと｜7項目
タスク管理にできないことを、解決方法と一緒に７つご紹介します。
比較対象がないと説明しづらいため、Googleカレンダー・Asanaなどその他タスク管理ツールと比べて、説明します。
| できないこと | 代替の操作方法 |
|---|---|
| 繰り返しタスクを 「まとめて」登録 | タスクの複製 |
| カレンダーで 「週」「月」以外の表示 | タイムライン・リスト・テーブルビューを使用 |
| バーンダウン（アップ）チャート | Notion APIとGAS（Google App Script）を使用 |
| タイマー | ・TimeCrowdのブラウザ拡張機能を使用 ・「ボタン」ブロックと「関数」で時間計測 |
| Googleカレンダーと 双方向の同期 | Notion Automationsを使用（※継続利用は有料） |
| 作業時間のレポート・統計 | ・「データベース」の「プロパティ」で自作する ・テンプレートを活用する |
| 枠の色を変える | ・「アイコン」で文頭にマークを付ける ・「セレクト」プロパティを「表示」する |
繰り返しタスクを「まとめて」登録
Notionのタスク管理では、繰り返しタスクをまとめて登録できません。
繰り返し発生するタスクを登録するときに、作業の手間がかかります。
解決方法は
タスクのテンプレートを複製する
ことで、似たタスクを簡単に複数作れます。
私も初めは手間に感じましたが、１度作れば使うだけなので、あまり気にする必要はないかもしれませんね。
カレンダーで「週」「月」以外の表示
カレンダーで「週」「月」以外の表示ができません。
Googleカレンダーでは「日」「スケジュール」のみも選択でき、キーをワンタッチで切替えれて操作性も優れます。
解決方法は
- 「日」軸はタイムライン（ガントチャート）ビュー
- 「スケジュール」軸はリスト・テーブルビュー
で同様の画面を作れます。
バーンダウン（アップ）チャート
Notionではグラフを表示できないように、バーンダウン（アップ）チャートも表示できません。
解決方法は
Notion APIとGoogle App Scriptを使用
すると、Googleスプレッドシートに表記したチャートをNotion上に埋め込めます。
≫参照：Notionで管理しているチケットのバーンダウンチャートを表示する｜Zenn（IVRyテックブログ）
プログラミング知識が必要なので、上級者向けと考えた方が良いですね。
タイマー
Notionでは標準機能にタイマーがありません。
AsanaやTime Crowdのように、自動でタスクの時間計測をしてくれるツールに慣れていると、Notionでタスク管理することに不安を覚えます。
解決方法は
- 【おすすめ】「ボタン」ブロックと「関数」で時間計測
- TimeCrowdのブラウザ拡張機能
で同等の機能を実現できます。
Googleカレンダーと双方向の同期
Googleカレンダーと双方向の同期は、標準機能にはありません。
Notion内にGoogleカレンダーを埋め込んで表示することはできます。
解決方法は
Notion Automationsを使用 ※継続利用は有料
で双方向の同期ができます。
ただ設定にはプログラミングの知識が必要で初心者には難しいので、ご注意ください。
≫参照：【効率爆上がり】GoogleカレンダーとNotionを自動連携｜note（管理の山田氏）
作業時間のレポート・統計
Notionに作業時間の統計を取る機能はありません。
他のごく一部のツールには搭載されていますが、有料プランであることが多いです。
解決方法は
- 「データベース」の「プロパティ」で自作する
- テンプレートを活用する
ことで使えます。
自分で作業時間を記録する必要があるので、ご注意くださいね。
枠の色を変える
Notionではタスク枠の色を変えることができません。
Googleカレンダーでは予定に応じて色を変えれて、一目で見てわかるので視認性があがり便利です。
解決方法は
- 「アイコン」で文頭にマークを付ける
- 「セレクト」プロパティを「表示」する
ことでタスクを一目で見分けることができます。
以上７項目がNotionにできないことです。
どれも標準機能ではないですが、工夫すると実用には問題ないことがほとんどです。
これら「Notionにできないこと」を見たうえでメリットがあると感じた場合は、Notionのアカウント登録時にやるべき５つのことを参考にしながら登録を進めてみてください。
Notionとは？仕事に役立つ万能アプリ
Notionとは
- タスク管理やメモなど、仕事のあらゆる場面で使える万能アプリ
- 無料で始めれて、個人・複数人でも使える
- 様々な情報をつなげて一元管理できる、高機能ツール
です。
パソコン・スマホ・タブレットなどあらゆるデバイスで使えて、外出先でも仕事がスムーズに進みます。
Notion社はアメリカのカリフォルニア州に本社があり、2021年には時価総額100億ドル（1.4兆円）以上に成長している話題のユニコーン企業です。
ミッションは「誰でも思い通りのソフトウェアを自由自在に作れる世界を、ユビキタスな現実にする」です。
Notionの対応デバイス｜パソコン・タブレット・スマホ
Notionはマルチデバイス対応で、アプリ操作だけでなくアカウント作成・ダウンロードをどの端末でもできます。
| 対応環境 ＼ デバイス | アプリ | ブラウザ | 備考 |
|---|---|---|---|
| パソコン | ◎ | ◎ | Mac Windows |
| タブレット | ◎ | ◎ | iPad Android Windows |
| スマホ | ◎ | ◎ | iPhone Android |
例えば、スマホでメモした内容をパソコンで日報の作成に活用でき、作業性があがります。
Notionに提案資料・市場動向を保存しておけば、得意先との商談中にスマホで関連情報を提示して、スムーズな提案ができます。
Notionを使うと業務を効率化できます。
Notionにできること＆実務で活用する方法
Notionにできることは、以下５つです。
- ３種類のページでデザインと装飾を駆使して、情報を見やすく扱える
- 27種のブロックと79種の連携ツールでページを作り、情報の一元管理ができる
- ショートカットキー・マークダウン記法が使える快適操作で、作業時間を短縮できる
- 複数人での閲覧・編集も、ユーザーやグループの権限設定と高度なセキュリティ管理（ほぼ有料）で、安心してチーム利用できる
- 複数アカウントを切り替えて様々なグループに所属でき、個人・ビジネス・副業など異なる用途でも一緒に使える
具体的にNotionにできること（全ての機能）は別のページで解説しています。
営業職が実務で活用するには、以下の用途がおすすめです。
- タスク管理
- スケジュール管理｜カレンダー、年間スケジュール など
- 振り返り｜業務の可視化
- メモ｜議事録（テンプレート・自動作成）、ノート代わり、ネタ帳 など
- ファイル共有｜文章・画像・動画・pdf など
- プロジェクト管理｜顧客管理、進捗管理
- 社内wiki｜組織図、業務フロー・マニュアル、年間目標、社内ルール、テンプレート など
- 資料作成｜プレゼン資料、請求書、見積書、日報 など
- AI｜文章作成・タスク抽出・メールの下書き など
- 売上・目標管理
- 名刺管理
一機能に絞れば他のアプリが使いやすいこともあります。ただこれらの機能を全て扱えるのはNotionだけです。
業界や職種によって業務内容が違うので、必要にあわせて活用できますね。
Notionのメリットとデメリット
Notionのメリットとデメリットをお伝えします。
- 無料プランでもあらゆる業務に活用でき、自由度が高くて効率があがる
- クラウド上で情報を一元管理できてどこでも見れ、業務がサクサク進む
- タスク管理を起点に業務を可視化でき、業務全体を改善するきっかけになる
「業務効率化」と「成果をあげる」の両方に効果的です。
詳しくはNotionを仕事に活用するメリットも参照ください。
- 高機能すぎて使いこなすのが難しく、慣れるまでに時間がかかり挫折しやすい。情報量も大きくなりがち
- 自由度が高く、使い慣れるとさらに使いやすくカスタマイズしたくなり、時間を取られる
- クラウドサービスでたまに動作が重く、オフライン環境では本領を発揮できない。リスクもゼロではない
このポイントに気を付けると、Notionをうまく活用できます。
詳しくはNotionを仕事に使うデメリットも参照ください。
Notionのおすすめ料金プラン
Notionのおすすめ料金プランは
- 個人利用｜「プラス」＋「Notion AI」
- チーム利用｜「ビジネス」＋「Notion AI」
です。費用はかかりますが作業効率が格段にあがるのでおすすめです。
アカウント登録後は誰でもフリープランから始まり、好きなタイミングでアップグレードできます。
有料プランへのアップグレードを検討すべき主なタイミングは、以下４点が必要になったときです。
- AIの利用｜Notion AIの追加オプション
- １ファイルサイズが５MB以上のファイル共有｜プラスプラン以上
- 11人以上のチーム利用｜プラスプラン以上
- セキュリティ管理｜ビジネスプラン以上
Notionの料金プランは「４つのプラン」と「Notion AI」の２層構造で、主な特徴は下表の通りです。
| プラン名 ＼ 内容 | フリー | プラス | ビジネス | エンタープライズ |
|---|---|---|---|---|
| 月額料金 | 無料 | 年払：1,650円/人 月払：2,000円/人 | 年払：2,500円/人 月払：3,000円/人 | 年払：3,300円/人 月払：4,150円/人 |
| Notion AIの月額料金 | 1,650円/人 | 年払：1,350円/人 月払：1,650円/人 | 年払：1,350円/人 月払：1,650円/人 | 年払：1,350円/人 月払：1,650円/人 |
| ゲスト人数の上限 | 10 | 100 | 250 | カスタム |
| ブロック数上限 | 個人： 無制限 チーム：1,000 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| ファイルサイズ上限 | 5MB | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| ページ履歴の保存日数 | 7日 | 30日 | 90日 | 無制限 |
| オススメの利用シーン | 個人利用 10人以下のゲスト利用 | 11人以上のチーム利用 １ファイル５MB以上のファイル共有 | チーム利用 セキュリティ対策 | チーム利用 高度なセキュリティ対策 |
詳細はNotionの料金プランと選び方をご覧ください。
個人利用ならフリープランでもほとんどの機能を十分使え、仕事に役立ちますね。
Notionで業務効率化する方法
Notionを活用して業務効率化を成功させるには、以下のステップで可能です。
- Notionでタスク管理を始める｜各業務にかける時間と成果のバランスを見極め、仕事全体を効率化する準備を整える
- どの業務の時間を削減するか決める｜重要度・実現可能性で考える
- その業務の時間を削減する方法（手段）を決める｜効果・コストのバランスを考慮する
- 振り返る｜成果を可視化するとモチベーションの維持にもなる
これを繰り返すと、１日２時間を効率化させることができます。
削減した時間で何をするかは皆さん次第です。例えば
- さらに仕事で成果を追求して、昇給・昇進を目指す
- 残業を減らして、家族との時間を大切に、ワークライフバランスを保つ
- 副業に取り組んで、新たな能力を身につけてスキルアップする
など選択肢が広がります。
タスク管理を始めてて、業務効率化の準備を始めましょう！
まとめ
このページで説明した、Notionを仕事で使うときにできないことは
- 機能面の要因によりスマホにできない操作がある
- 無料プランでは設定で選べない項目がある
の２点で、それ以外の以下３点はほとんど代替の操作で対応可能です。
代替の操作内容によっては「プログラミングの知識が必要」だったり「有料」の場合があります。
あとは皆さんの操作性の好みに応じて「何を許容できるか」で使うツールを選ぶと良いです。
もしNotionを使うことを決めた場合は、アカウント登録時にやるべき５つのことを参考にしてください。やるべきことが明確で、導入までスムーズにできます。
Notionを仕事に活用して、豊かな暮らしにしていきましょう！
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