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皆さんは膨大なタスクの管理に時間を浪費していませんか？
この記事では、営業職のタスク管理にNotionがおすすめな理由を、デメリットも含めてお伝えします。
Notionはとにかく高機能で自由度が高く、スマートフォンで外出先でも確認・編集ができ、これ１つあれば他の業務も集約できるプラットフォームです。圧倒的に業務効率化を図れます。
私が初めて登録して操作したときは理解が追い付かず、「メモ」アプリ程度にしか思えませんでした。
他のタスク管理ツールを100個近く操作して比較したからこそ、Notionのすごさに気づくことができました。（※比較のまとめ記事はこちらの記事も参考にしてください。新しいタブで開きます。）
自由度の高さゆえ「初期設定に手間がかかる」「どう活用するかわかりづらい」というデメリットもありますが、それをはるかに超えて便利です。
早速このページを読んで、Notionの良さを疑似体験してみてください。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
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Notionがおすすめな理由
Notionをタスク管理に活用することで、業務の効率があがります。いそがしい営業職の皆さんが成果をあげるためには、必要不可欠です。
今と同等以上の成果を残しながら、業務時間を削減できますね。
高機能で自由度が高いため、誰でも使いやすい機能を選んで使うことができます。皆さん自身になじみのある機能だと、導入すぐでも抵抗なく使い続けれます。
自身にとって使いやすい配置や画面構成をつくることで、タスク管理にかける時間も削減できます。他のツールにはない操作性を追求でき、使っていても抵抗感がなく快適です。
もちろんスマートフォンでも見やすく最適化されており、外出先でタスクの確認や登録・修正・更新も簡単に行えます。これが外出の多い営業職にはとても助かります。
使い勝手もパソコンとスマートフォンでほとんど違いがないので、操作にも慣れやすいですね。
出先の小さなあき時間も利用して業務を進めることができるので、事務所に戻ってから取り組んでいた作業や残業時間も減らせます。余暇時間の確保にもつながります。
他の作業もNotionに集約できるため、１か所に情報と操作が集中して作業性が良いです。様々なツールを開いて情報を確認し、気づかない間に貯まるストレスも軽減できます。
業務にかける時間を減らせるだけでなく、成果をあげる・ストレス軽減・余暇時間の確保など、公私ともに好影響があります。
メリット
主なメリットを３つご紹介します。使い勝手がよく業務全体の効率化ができ、タスク管理作業そのものを効率化できます。
- 高機能で自由度が高い
- スマートフォンで外出先でも確認/編集できる
- 他の業務も集約できる
業務がスムーズに進むと、モチベーションもあがりますね。
高機能で自由度が高い
Notionは機能が豊富で、他のタスク管理ツールと比べても群を抜いてできることが多いです。
例えば、主な機能では他ツールにあまりない
- カレンダー
- ガントチャート（タイムライン）
- タスクのテンプレート登録
- 作業時間とその合計
などの機能が全て使えます。しかも無料プランにも対応しています。
自由度の高さだと
- タスク登録時、各項目の順番まで変更できる
- Notionの中にGoogleカレンダーやAsanaなどの別ツールを埋め込める
などができます。他にもできることはたくさんあります。
操作性が地味に良いことで、利便性が爆増しますね。
他ツールとの詳しい違いについては、別記事の徹底比較表で紹介していますので、参考にしてください。
スマートフォンで外出先でも確認/編集できる
もちろんスマートフォンからもアプリまたはWebページから操作できます。使用感もパソコンとほとんど同じなので不自由ありません。これが外出の多い営業職にとってはとても助かります。
- 外出中のすきま時間にタスクを確認して業務を進めれて、時間の有効活用ができる
- 電車移動中にスマートフォンからタスク登録・細分化して作業の準備
- 電話を終えたら、タスクを完了・追加タスクを登録といった編集も可能
すきま時間を有効活用することで、業務効率化につなげれます。依頼や問い合わせがあった・案件が進展したときにすぐタスク登録・編集できると、業務の抜け漏れも防げます。
「後から思い出す」という行動だけでも、脳の負担になり時間もかかりますね。
他の業務も集約できる｜スケジュール・案件管理・メモなど
タスク管理だけでなく、他の業務もNotionに集約ができます。いろんなアプリを開いて確かめる手間も省くことができ、地味に面倒だった画面の切替も少なくストレスが減らせます。例えば
- スケジュール管理
- 案件管理
- メモ
- テンプレート集
などをNotionに集約して活用できます。
他にもできることはたくさんあり、ツール内の『テンプレート』画面でも紹介されています。営業・製品管理・デザインといった業界や職種に分けて紹介されているので、皆さん自身にあったものを探しやすいです。
他にも行っていた業務を導入ツールを集約できると、体感で便利なだけでなく、実際に時間も削減できますよ。
デメリット
便利なNotionにも使いづらい点があります。
- 初期設定に時間がかかる
- どう活用すれば良いかわかりにくい
- 操作方法の１部が英語しかない
どんなツールにもデメリットはあります。使うツールを選ぶときは「何を優先したいか」を考えると良いですね。
初期設定が複雑で時間がかかる
Notionは自由度が高い反面、１部の機能は皆さん自身ではじめに設定しなければなりません。特にパソコンやスマートフォンアプリの操作に自信がない方は、難しく感じてしまうこともあります。
例えば、カレンダー機能を使いたければ、皆さん自身で「カレンダービュー」を追加設定する必要があります。
ただ設定作業が必要なのは、基本的に初期設定の１回だけです。それさえ終えてしまえば、特に難しい操作はありません。
おすすめの設定内容と手順はこのサイトでご紹介します。
活用方法がわかりにくい
Notionは何をどう活用すれば良いかがわかりにくいです。そもそも活用のしかたに正解がないので、どう使うかイメージができないとNotionの強みを活かせません。
他のツールでは「この機能が使えます！」と土台が準備されていますが、Notionは「好きにカスタマイズして使いこなしてね！」と土台づくりからユーザーに任されているイメージです。
他のツールが「分譲住宅」なら、Notionは「注文住宅」のようなイメージですね。
ただテンプレートが多数準備されているので、設定作業が面倒な場合はとりあえずテンプレートを使うのも良いです。基本的なタスク管理には十分使えます。
使い慣れてから活用のしかたを変えていくと良いです。その他の活用方法はこのサイトでもご紹介します。
操作方法の１部が英語しかない
Notionはアメリカで生まれたツールのため、以下の操作方法は英語の説明しかありません。（※2023年3月現在）英語が苦手なかたにはハードルが高いです。
- 操作方法のYoutube音声（日本語字幕あり）
- API連携
操作方法のテキストは日本語で書かれていますが、動画の音声は英語なので、苦手なかたはYoutubeの翻訳機能を使うと良いです。少し理解しづらい部分もありますが、なんとか日本語で見ることはできます。
API連携の操作方法はページ全体が英語です。これもページ全体を翻訳することでなんとか見ることができます。ただやはり翻訳が必要だと手間がかかるので、億劫になります。
「使えばわかる！」「読んで学ぶ！」という人は、抵抗なく使えますね。
最近はインターネットサイトやYoutubeでNotionの使い方を発信する日本人ユーザーも増えています。わからない操作方法はそれらのサイトを参考にできます。
Web検索の手間はかかりますが、操作方法もわかりやすく説明されているので便利です。
Notionの使い方を紹介するサイト一覧はこのサイトでもご紹介しますね。
Notionのタスク管理でできること・参考情報
Notionを活用してタスク管理でできること・参考情報をご紹介します。
主な機能
| 機能 | 有無 |
|---|---|
| タスクリスト | ◎ |
| カンバン（ボード） | ◎ |
| カレンダー | ◎ |
| ガントチャート（タイムライン） | ◎ |
| バーンダウン（アップ）チャート | ー |
| AI | ◎ Notion AI |
| テーブル | ◎ |
| ギャラリー | ◎ |
実際に操作して確かめましたが、ガントチャート（タイムライン）・テーブル・ギャラリーまで追加できるツールは少ないですね。
さらに今話題のAIまで搭載されているのですね。
料金プラン
Notionのおすすめ料金プランは
- 個人利用｜「プラス」＋「Notion AI」
- チーム利用｜「ビジネス」＋「Notion AI」
です。費用はかかりますが作業効率が格段にあがるのでおすすめです。
アカウント登録後は誰でもフリープランから始まり、好きなタイミングでアップグレードできます。
有料プランへのアップグレードを検討すべき主なタイミングは、以下４点が必要になったときです。
- AIの利用｜Notion AIの追加オプション
- １ファイルサイズが５MB以上のファイル共有｜プラスプラン以上
- 11人以上のチーム利用｜プラスプラン以上
- セキュリティ管理｜ビジネスプラン以上
Notionの料金プランは「４つのプラン」と「Notion AI」の２層構造で、主な特徴は下表の通りです。
| プラン名 ＼ 内容 | フリー | プラス | ビジネス | エンタープライズ |
|---|---|---|---|---|
| メンバー１人の 月額料金 | 無料 | 年払：1,650円/人 月払：2,000円/人 | 年払：2,500円/人 月払：3,000円/人 | 年払：3,300円/人 月払：4,150円/人 |
| Notion AI メンバー１人の 月額料金 | 1,650円/人 | 年払：1,350円/人 月払：1,650円/人 | 年払：1,350円/人 月払：1,650円/人 | 年払：1,350円/人 月払：1,650円/人 |
| 基本機能 | ◎ | ◎ オートメーションで プロパティの編集 | ◎ オートメーションで プロパティの編集 | ◎ オートメーションで プロパティの編集 |
| ゲスト人数の上限 | 10 | 100 | 250 | カスタム |
| ブロック数上限 | ・個人：◎無制限 ・チーム：△1,000 | ◎ 無制限 | ◎ 無制限 | ◎ 無制限 |
| １ファイルの サイズ上限 | △ ５MB | ◎ 無制限 | ◎ 無制限 | ◎ 無制限 |
| ページ履歴の 保存日数 | △ 7日 | ○ 30日 | ○ 90日 | ◎ 無制限 |
| Webサイト 2024年6月追加！ | △ 簡易 | ◎ カスタム可能 | ◎ カスタム可能 | ◎ カスタム可能 |
| おすすめの 利用シーン | ・個人利用 ・10人以下の ゲスト利用 | ・個人利用 ・11人以上のチーム利用 ・１ファイルサイズ ５MB以上の共有 | ・チーム利用 ・セキュリティ対策 | ・チーム利用 ・高度な セキュリティ対策 |
詳細はNotionの料金プランと選び方をご覧ください。
個人利用ならフリープランでもほとんどの機能を十分使え、仕事に役立ちますね。
その他の基礎情報
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 日本語で使える | ◎ １部説明は英語 |
| 運営会社 | Notion Labs, Inc. |
| 本社 | アメリカ |
| 日本法人 | ◎ |
| 提供開始 | 2018年 |
提供開始2018年は後発組ですが、他のこれまでのツールの良いところを取り入れることができますね。
Notionに集約できる作業
タスク管理以外の作業もNotionに集約できます。それぞれのツールを開いて確認する必要がなくなるので、便利なうえ業務効率化を図れます。
- スケジュール管理
- 営業案件管理
- プロジェクト管理（組織/チーム）
- メモ
今後の更新に期待できる理由
他にもNotionをおすすめしたい理由は、これからさらに使いやすい環境に変化していくことが見込めることです。そう思える理由をご紹介します。
「必ずそうなるか」はわからないですが、今確認できることから私が魅力的に感じていることをお伝えします。
日本語版Notionが正式リリース｜2022年11月
2022年6月にNotion日本法人を設立し、同11月には日本語版Notionが正式リリースされました。今後ますます日本語でも使いやすい環境が整っていく可能性があります。
公式ホームページのリリースはこちらを参照ください。（新しいタブで外部リンクが開きます。）
ツールがさらに使いやすくなる分には、応援したいですね！
更新頻度が高い
公式サイトの最新情報（以前のリリース）を見ると様々な機能が更新されており、その頻度も直近６か月間でも月に１個以上と頻繁に行われています。（2023年3月時点）
さらに使い勝手がよくなる機能が追加され、業務効率化につながる可能性もあります。
どんな機能が追加されるかわくわくしますね。更新情報はNotion日本の公式Twitterだとリアルタイムで確認できます。
コミュニティが豊富
コミュニティ活動が多く、エリア・業界別で様々なグループがあります。コミュニティ活動が多いと、ツールの操作方法や活用法の発信が増え、使う側も「調べるとすぐ解決」できる環境が整い助かります。
コミュニティは大きく分けて以下の３つです。
- Notion Community Japan
- Notionチャンピオンズコミュニティ
- Notionアンバサダー（個人）
今存在するコミュニティは公式HPのNotion Community Japanで確認できます。
2022年6月に日本法人が設立されて9か月（2023年3月）時点で、16個のコミュニティがありますね。
興味のあるかたは コミュニティに入る・新しくコミュニティを立ち上げる こともできます。皆さんもNotionに使い慣れたら１度チャレンジしてみてはいかが？
Notionで働きやすい環境づくり！
Notionを営業職のタスク/to do管理に活用することで、業務全体の効率化がはかれます。さらにタスク管理の手間も削減できます。
さらに他の作業もNotionで一括管理できるので、仕事時間は大幅に削減できます。別々のツールを開くエネルギーも省けます。
今と同等以上の成果をあげながら仕事時間を削減して、より豊かな生活にしていきましょう！
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