Notionを仕事に使うと、どんなデメリットがあるの？
新たにアプリを使うときは「どんな良くないことが起きるか」まで分かったうえで、安心して使い始めたいものです。
使い始めた後で致命的なデメリットに気づくと
- 前に使っていたアプリに戻る
- 再び他のツールを探す
と二度手間です。
私は
- タスク管理をはじめ、仕事にNotionを活用
- 他26のアプリを実際に操作し、操作感まで試したうえでNotionを導入
- 非IT業界の営業職に務めて10年以上で、今も現役
です。
このページでは、実体験からわかったNotionを仕事で使う13のデメリットを、理由と解決策までお伝えします。
結論を３つに凝縮すると
- 高機能すぎて使いこなすのが難しく、慣れるまでに時間がかかり挫折しやすい。情報量も大きくなりがち
- 自由度が高く、使い慣れるとさらに使いやすくカスタマイズしたくなり、時間を取られる
- クラウドサービスでたまに動作が重く、オフライン環境では本領を発揮できない。リスクもゼロではない
です。
このページを読むと、Notionを使うべきか、デメリットに関する検討材料が揃います。
「どうしてもこのデメリットは我慢できない！」と致命的な内容の場合は、Notion以外のアプリも検討すべきです。
ただNotionを仕事で使うメリットも多いです。
良い面も悪い面も知ったうえで、Notionを使うべきか検討すると良いですね。
アプリを有効活用して仕事に役立てましょう！
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- Notionとは？ 高機能な万能アプリ
- Notionを仕事に使う13のデメリットと対策
- 高機能すぎて難しい｜使いこなせず挫折する
- 使い始めに時間がかかる｜できることが多すぎて、何からやるか悩む
- 慣れるまでに時間を要する｜使い方を覚えるために勉強が必要
- できないことを判別する手間がかかる｜Notionでなんでも出来るわけではない
- スマホ操作を考慮したページ設計が必要｜パソコンと画面の見え方が異なる
- 複雑なページ設計はパソコンが必要｜スマホで操作しづらい
- データを無限に追加でき整理整頓が必要｜表（データベース）やページが大きくなりがち
- カスタマイズが苦手だとNotionを使いこなしづらい｜工夫が必要
- ページ設計に時間を取られる｜使い慣れるとハマる
- メモリを圧迫して動作が重いことがある｜少しの待ち時間が煩わしい
- オフライン環境では本領を発揮できない｜作業が分断されることがある
- 入力した内容がデータごと消える可能性がある｜予防が必要
- 情報が外部に漏洩する可能性がゼロではない｜対策が必要
- Notionの口コミと評判｜仕事で使うデメリット
- Notionを仕事に使うメリットと活用方法
- 無料で使える！おすすめタスク管理アプリと選び方
- まとめ｜対策すれば実務で困らない！
Notionとは？ 高機能な万能アプリ
タスク管理・メモなどあらゆる情報をつなげて一元管理できる、万能ツール
です。
仕事のあらゆる場面で使えて、業務改善（効率化・生産性向上）にもつながり、成果をあげるのに役立ちます。
料金プランは４種、「フリー」「プラス」「ビジネス」「エンタープライズ」があります。
無料プランの「フリー」でも十分仕事に役立ちます。
有料プランは以下の機能が必要なときに検討すると良いです。
- ファイル共有のサイズ（5MB以上）
- 11人以上のチーム利用
- セキュリティ管理
パソコン・スマホ・タブレットなどあらゆるデバイスで使えて、外出先でも仕事がスムーズに進みます。
本社は米国にあり、日本法人は2022年に設立されました。日本語にも対応し、アプリの操作やヘルプページ・お問い合わせで不自由はありません。
一部のページ（操作方法・利用規約）は英語表記のみですが、翻訳機能を使えば理解できますね。
その他、Notionの気になる21の基礎情報もご覧ください。
Notionを仕事に使う13のデメリットと対策
Notionを仕事に使うと以下13のデメリットがあります。
- 高機能すぎて難しい｜使いこなせず挫折する
- 使い始めに時間がかかる｜できることが多すぎて、何からやるか悩む
- 慣れるまでに時間を要する｜使い方を覚えるために勉強が必要
- できないことを判別する手間がかかる｜Notionでなんでも出来るわけではない
- スマホ操作を考慮したページ設計が必要｜パソコンと画面の見え方が異なる
- 複雑なページ設計はパソコンが必要｜スマホで操作しづらい
- データを無限に追加でき整理整頓が必要｜表（データベース）やページが大きくなりがち
- カスタマイズが苦手だとNotionを使いこなしづらい｜工夫が必要
- ページ設計に時間を取られる｜使い慣れるとハマる
- メモリを圧迫して動作が重いことがある｜少しの待ち時間が煩わしい
- オフライン環境では本領を発揮できない｜作業が分断されることがある
- 入力した内容がデータごと消える可能性がある｜予防が必要
- 情報が外部に漏洩する可能性がゼロではない｜対策が必要
それぞれ理由と解決策もあわせて、詳しく解説します。
参照：仕事でNotionにできないこと｜代替の操作方法まで徹底解説
高機能すぎて難しい｜使いこなせず挫折する
Notionはできることが多く、「タスク管理」「メモ」などの機能をすべて集約させて使うことができます。
そのため
- 高機能なメリットはわかったけど、結局どう使うか決まっていない
- ユーザー自身で使いやすく設計できる仕様で、馴染みがない
- 機能が多くて全体像を把握しづらい
ため難しく、仕事に活用できずに挫折しやすいです。
その理由は
- Notionが高機能すぎる
- 何のために使うか決まっていない
からです。
対策は
- どの業務にNotionを活用するか、具体的に決める
- まずは１つの用途から使い始める
- 慣れてから他の機能へ広げて、徐々に仕事に幅広く活用する
と実務に活用できます。
用途を決めて、段階を踏んで使うと良いですね。
使い始めに時間がかかる｜できることが多すぎて、何からやるか悩む
Notionは仕事でも「タスク管理」「議事録」「社内Wiki」など、様々な使い方ができることが特徴です。
そのため
- どの用途から使うべきか悩む
- どんな使い方ができるか調べるのに手間がかかる
- まずはどの用途から使うか選ぶ必要がある
など時間と手間がかかります。
その理由は
- Notionにはできることが多く、仕事にも様々な用途で活用できる
- アプリができてから歴史が短く、身近な使用事例が少ない
- 業務で解決したい部分がわかっていない
ことです。
対策は
- Notionを仕事に活用する方法、他社の参考事例を参考に決める
- 業務の課題や改善したいポイントを明確にする
と、用途を決めやすいです。
慣れるまでに時間を要する｜使い方を覚えるために勉強が必要
Notionは今までにない、IT初心者でも自分で使い勝手を好きにカスタマイズできるアプリです。
そのため
- 自由度が高くたくさんの機能がある反面、何ができるか把握するだけでも時間がかかる
- 特に好みのページを作るときは、どの機能を使えば実現できるか、判別して組み立てる力が求められる
- 独学で機能を１つずつ試して構築できるが、時間がかかる
というデメリットがあります。
その理由は
- 自分で好きなツールを作れることがNotionの目指す姿（ミッション）である
- これまでにないツールで、馴染みがない
ことです。
対策は
- 独学｜Notionを使いながら機能を試し、時間はかかるが無料で使える
- 外部（本・Webサイト・コンサルなど）の力を借りて、集中的に学ぶ
- テンプレートを活用し、ページ構成の手間を省く
など、皆さんに合う方法とタイミングで使い慣れると良いです。
できないことを判別する手間がかかる｜Notionでなんでも出来るわけではない
Notionは様々な機能を集約して一元管理できますが、できないこともあります。
そのため
- Notionにできないことを判別する必要がある
- できないことはどう業務に組み込むか、組み立てる力が求められる
- 他のツールと連携するには、設定に手間がかかる
というデメリットがあります。
その理由は
- Notionは2016年にリリースされ、まだ歴史が浅い
- クラウド上で様々なツールを集約して表示できるのがNotionの特徴の１つである
ことです。
対策は
- 今後のアップデートに期待して、今ある機能を組み合わせて使う
- Webページやコミュニティ（Twitterやグループ）で質問し教えてもらう
- 開発されたツールを活用する（もしくは開発する）
ことで実務に活用しやすいです。
連携ツールは徐々に増えているので、今後できることは増えそうですね。
スマホ操作を考慮したページ設計が必要｜パソコンと画面の見え方が異なる
スマホでNotionを使うときは、画面サイズやメモリの関係上でパソコンとはページの見え方が異なります。
そのため
- スマホ操作を視野に入れたページ設計が必要
- スマホ操作の慣れに時間がかかる
というデメリットがあります。
その理由は
- スマホの画面はパソコンに比べて小さく、サイドバー（左部分）とエディター（右部分）を同時に表示できない
- １ページのデータ量が多いと、読み込み時間が長い
ためです。
対策は
- スマホ利用に最適化されたテンプレートを使う
- 実務で使いながら、使いづらい点を都度改良する
と良いです。
導入前にスマホで使いやすい設定を自分ですべて作るのは、難しいですね。
複雑なページ設計はパソコンが必要｜スマホで操作しづらい
複雑なページ設計はスマホでは操作できないことがあります。
そのため
- 複雑なページ設計はパソコンが必要になり、作業の場所が制約される
- パソコンを持っていないとNotionを自由自在に使いづらい
ことがデメリットです。
その理由は
- スマホでは一部操作をできず、思った通りのページ設計ができない
- 画面をタップして操作する必要があり、意図した場所とずれやすい
- アプリ・ブラウザ版ともにピンチイン・アウト（縮小・拡大）ができない
とスマホでの操作が制約されるためです。
対策は
- ページ設計はパソコンで操作する
- できないことを把握して、スマホで可能な範囲のページ設計をする
- パソコンが無ければこの際に購入して、他の業務効率化もおこなう
と活用しやすいです。
データを無限に追加でき整理整頓が必要｜表（データベース）やページが大きくなりがち
Notionではデータを無限に追加でき、表やデータベースが大きくなりがちです。
そのため
- 情報量が増えるとページが見づらく、ストレスがたまる
- 手段であるはずのデータ入力が目的になり、不必要な作業が増えて時間が無駄になる
- 増え続けるデータを実務に活かすには、整理整頓するスキルが求められる
というデメリットがあります。
その理由は
- Notionはタスクやページの追加に上限数がない
- アプリの自由度が高い分、ユーザーに活用するスキルが求められる
ことです。
対策は
- 「ページを見にくい」と感じたら、整理整頓を行う
- 定期的に「その情報は必要か？」と振り返ることをタスク化する
ことです。
データを集めることではなく「仕事で成果をあげること」が目的ですもんね。
カスタマイズが苦手だとNotionを使いこなしづらい｜工夫が必要
Notionは自由度が高く、カスタマイズが苦手だと十分に使いこなせません。
そのため
- 用途にあったテンプレートを見つける必要があり、手間がかかる
- 独自の設定ができないと、他人の作ったテンプレート頼みになり、業務に最適ではない
- 好みのテンプレートが見つからないと、仕事で使いづらい
というデメリットがあります。
その理由は
- Notionは皆さんそれぞれに使いやすくページを設定できることが特徴である
- 同じ用途のテンプレートにも様々な種類がある
- 働く環境は人それぞれ異なるため、アプリに必要な機能や細かな設定が全く同じことはありえない
ためです。
対策は
- まずはテンプレート集から用途にあうものを選び、使い始める
- 使い慣れたら「この機能も欲しい」「設定を変えたい」など要望を実現する
- 操作が難しければ、コミュニティやコンサルに教えてもらい、使いやすく設定する
と順を追って使うと良いです。
ページ設計に時間を取られる｜使い慣れるとハマる
Notionは自由度が高く、使い慣れると「さらに使いやすく」改良したくなり、ページ設計に時間を取られます。
そのため
- 手段であるはずのNotionが「使いやすいアプリに改良すること」が目的になってしまう
- ページ設計から生まれる「使いやすさ」には終わりがなく、いつまでも時間を取られる
というデメリットがあります。
その理由は
- Notionは自由度が高く、あらゆる機能を様々な方法で表現できる
- Notionは日々アップデートされ、機能はこれからも追加される
ためです。
対策は
- ページ設計にかける時間をあらかじめ決めておく
- 投資時間に対して得られる効果を考える
ことで、時間の浪費を防げます。
メモリを圧迫して動作が重いことがある｜少しの待ち時間が煩わしい
Notionは高機能な反面、デバイスのメモリを使用量が多くなりがちで、動作に影響することがあります。
そのため
- 何も考えずにページを表示・情報を追加し続けると、動作が重くなる
- 動作が重いと、少しの待ち時間が煩わしくストレスがたまる
- 最悪の状況だとパソコンがフリーズし、再起動が必要になり時間がかかる
というデメリットがあります。
その理由は
- Notionに記入した内容はすべてクラウド上に保存され、ページの表示にはWebの読み込みが必要になる
- ページを開くと同時に、ページ内のブロックをすべて読み込む
ためです。
対策は
- 同時に開くページ（タブ）を厳選する
- 読み込み制限・トグルリスト・リンクを使い、１ページ内の情報を少なくする
ことで、なるべくスムーズに動く環境を作ることができます。
デバイスの容量を圧迫しない代わりに、メモリをよく消費するということですね。
読み込みスピードはアップデートで改善され、今後に期待できますね！
※参考 スマホでのページ読み込みの速度改善｜Notion（2023年8月10日）
オフライン環境では本領を発揮できない｜作業が分断されることがある
デバイスがインターネットに繋がっていないと、pdf・webページの読み込みやリレーションの呼び出しができません。
そのため
- オフライン時の作業は新たなページ作成・入力など限定的で、作業が滞る
- リレーションの呼び出しができず、通信環境へ移ったあとに作業が必要で、業務が分断されて非効率
- お客さんとの商談中にスムーズにページを見せれず、提案に支障が出る
というデメリットがあります。
その理由は
Notionに入力した情報はすべてクラウド上に保存される
ためです。
対策は
- オフライン時に取り組む作業を決めておく
- 常に通信環境を確保できるよう、スマホのテザリングやポケットwi-fiを活用する
と、いつでもNotionを万全の状態で使えて、業務がはかどります。
入力した内容がデータごと消える可能性がある｜予防が必要
どのツールにも言えることですが、有事の際にはNotionへ入力したデータごと消える可能性がゼロではありません。
そのため
- 消してはいけない情報のバックアップを取るなど、万一に備えた予防が必要
- バックアップを取り忘れると、有事の際にデータが消え、業務に支障をきたす
など手間がかかり、リスクがあります。
その理由は
NotionがWebサービスで、クラウド上にデータを保管する仕様
だからです。
対策は
- データが消えてしまうリスクを考慮したうえでアプリを使う
- 定期的にバックアップを取り、対策をおこなう
ことで、データの紛失を防げます。
情報が外部に漏洩する可能性がゼロではない｜対策が必要
Notionのセキュリティ対策は万全といえど、情報が外部漏洩する可能性はゼロとは言い切れません。
そのため
- 情報漏洩のリスクを理解したうえでアプリを使う必要があり、リスク管理に手間がかかる
- 万一外部に情報が漏洩すると、業務に支障が出る
というデメリットがあります。
その理由は
NotionがWeb上にデータを保存する仕様である
ためです。
対策は
- セキュリティ対策を理解したうえで、Notionを使う
- 外部漏洩のリスクを考慮し、Notionに入力する内容を判断する
ことで、リスクをゼロに近づけれます。
とはいえNotionのセキュリティ対策はしっかり行われており、安心して日々使っています。
致命的な損失を追う可能性のある「個人情報」「機密情報」の入力は、念のため避けた方が良さそうですね。
以上がNotionのデメリットです。
対策を取り入れるとデメリットを防げ、仕事に十分活用できます。
Notionの口コミと評判｜仕事で使うデメリット
Notionを仕事に使った口コミ（デメリット）をご紹介します。
「高機能でどう使うか見当がつかない」
「いろいろできすぎて、何をしたかったかわからなくなる」
「やれることが多く、初学者が挫折しやすい」
「最初に使い慣れるまでに時間がかかる」
「慣れていないと操作が難しい」
「慣れるまで時間がかかる、使ってる人が少なくて共有しづらい」
「初期の学習コストがかかる」
「初期の学習コストが高め」
「パソコンが苦手だと不便」
「自由度が高くてフォーマットを崩してしまう」
「つかいこみたくなって、時間を費やしてしまう」
「沼にはまって抜け出せない」
「Notion脳になる」
「起動に時間がかかる、メモるには遅い」
「画像の読み込みの遅さ」
「ローカル環境では、URLや画像読み込みが多いと、表示されない」
「wifi環境がないと使えない」
「タスク管理は、スマホアプリで使いにくさ（UI）がある」
他にも以下サイトで様々な口コミを見れます。
Notionを仕事に使うメリットと活用方法
Notionを仕事に使うメリットもたくさんあり、成果をあげるのに役立ちます。
３つに凝縮すると
- 無料プランでもあらゆる業務に活用でき、自由度が高くて効率があがる
- クラウド上で情報を一元管理できてどこでも見れ、業務がサクサク進む
- タスク管理を起点に業務を可視化でき、業務全体を改善するきっかけになる
です。
さらに詳しくNotionを仕事に使う17のメリットを別のページでも解説しています。
具体的に、営業職がNotionを仕事に活用する方法は以下の11個です。
- タスク管理
…Notionでタスク管理する方法↗ - スケジュール管理｜カレンダー、年間スケジュール など
- 振り返り｜業務の可視化
- メモ｜議事録（テンプレート・自動作成）、ノート代わり、ネタ帳 など
- ファイル共有｜文章・画像・動画・pdf など
- プロジェクト管理｜顧客管理、進捗管理
- 社内wiki｜組織図、業務フロー・マニュアル、年間目標、社内ルール、テンプレート など
- 資料作成｜プレゼン資料、請求書、見積書、日報 など
- AI｜文章作成・タスク抽出・メールの下書き など
- 売上・目標管理
- 名刺管理
１つの機能に絞れば他のアプリが使いやすいこともあります。ただこれらの機能を全て扱えるのはNotionだけです。
無料で使える！おすすめタスク管理アプリと選び方
2023年最新！営業職のビジネス利用に１人でも使える、おすすめタスク管理アプリをご紹介します。
イチオシは以下の４つです。
- Notion｜あらゆる業務に活用できる万能アプリ！高機能で操作性も良く、シンプルも応用も自由自在！
- Asana｜Notionに次ぐ高機能さで操作も簡単
- backlog｜日本企業によって開発され、歴史も長くて安心感あり
- Googleカレンダー（to do）｜初心者にも簡単なシンプル操作
他のアプリとあわせて徹底比較した以下のページも、あわせてご覧ください。
【2023年最新】おすすめタスク管理ツール26選の徹底比較｜動作確認済み
タスク管理アプリを選ぶ際は、以下５つの視点で考えるとわかりやすいです。
- 必ず欲しい機能を決める｜今使っているツールをもとに考える
- あれば助かる機能を決める｜不具合を解消したいポイントを見つける
- 予算を決める｜選択肢の幅が広がる
- 使いやすさを確認する｜操作性・ショートカットキーなど
- 安心感を確認する｜言語・運営企業・歴史・継続性など
最適なアプリは、皆さんの環境や好みによって分かれます。
納得のいくアプリを見つけ、業務に活用して成果をあげましょう！
まとめ｜対策すれば実務で困らない！
Notionを仕事に使うデメリットは
- 高機能すぎて習得に時間がかかる
- 使い慣れると、さらに使いやすいこだわり設定に時間を取られる
- 思いのまま使うには通信環境が必須で、リスクもゼロではない
ことです。
どうしても致命的なデメリットに感じ、対策のしようもない場合は、無理せず他のアプリも検討しましょう。
タスク管理の機能や使い勝手まで26のアプリを比較した結果も参考にしてください。
自分にあったアプリを使う方が業務で活用しやすいですね。
ただNotionもデメリットを理解して対策を取り入れると、まず実務で困ることはありません。
むしろメリットの方が多く、他の業務にも広げて活用ができます。まさに万能ツールです。
Notionを仕事に活用して、働きやすい環境に変えていきましょう！
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