Notion（ノーション）を仕事に活用する方法｜営業職にできる９つのアイデア

Notionの特徴は分かったけど、実際に仕事でどう活用できるの？
おすすめの使い方は？
無料でスマホでも使える？

こんなお悩みを解決します。

仕事で新たに使うツールを選ぶときに「実際にどう活用できるか」イメージできないと、導入に踏み切れず時間だけが過ぎ、落ち着いて他の仕事も進めれません。

よき

私はNotionを仕事に活用し、「タスク管理」を起点に業務効率化に取り組んでいます。

このページではNotionを活用して仕事にできることを、実体験を通じた日常業務に沿ってご紹介します。

内容を読むと実際の操作画面を見ながら「Notionを日常業務でどう使えるか」、おすすめの使い方と作り方の概要までわかります。

先に結論をお伝えすると、以下９つの方法で活用できます。

仕事の準備と振り返り
タスク管理【おすすめ】
スケジュール管理
時間管理
プロジェクト管理
メモ【おすすめ】
情報整理と保管【おすすめ】
資料の作成と共有
アイデア出し

です。

早速内容を知りたい方は【１日の業務内容別】Notionを仕事に活用する方法（ページ下部へ移動）から見れます。

Notionの基礎から知るには、このまま下にスクロールして読み進めてください。

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Notionとは？仕事に役立つ万能アプリ
Notionを仕事に活用するメリット｜効率化と成果をあげる
Notionを仕事に活用する方法【１日の業務内容別】
Notionの始め方｜アカウント登録時にやるべき５つのこと
Notionのセキュリティは大丈夫？ユーザーもすべき対策
Notionの料金プラン
Notionの基本的な使い方
Notionのタスク管理で業務効率化を成功させる方法

Notionとは？仕事に役立つ万能アプリ

Notionとは

タスク管理やメモなど、仕事のあらゆる場面で使える万能アプリ
無料で始めれて、個人・複数人でも使える
様々な情報をつなげて一元管理できる、高機能ツール

です。

パソコン・スマホ・タブレットなどあらゆるデバイスで使えて、外出先でも仕事が滞らず時間を有効活用できます。

Notion社はアメリカのカリフォルニア州に本社があり、2021年には時価総額100億ドル（1.4兆円）以上に成長しているユニコーン企業です。

ミッションは「誰でも思い通りのソフトウェアを自由自在に作れる世界を、ユビキタスな現実にする」です。

参照：Notionのちょっと気になる21の基礎情報

Notionを仕事に活用するメリット｜効率化と成果をあげる

Notionを仕事に活用すると

メリット｜特徴

無料プランでもあらゆる業務に活用でき、自由度が高くて効率があがる
クラウド上で情報を一元管理できてどこでも見れ、業務がサクサク進む
タスク管理を起点に業務を可視化でき、業務全体を改善するきっかけになる

ため「業務効率化」と「成果をあげる」を両立できます。

詳しくはNotionを仕事に活用するメリットもご覧ください。

一方で

デメリット｜欠点

高機能すぎて使いづらく、慣れるまでに時間がかかり挫折しやすい。情報量も大きくなりがち
自由度が高く、使い慣れるとさらに使いやすくカスタマイズしたくなり、時間を取られる
クラウドサービスでたまに動作が重く、オフライン環境では本領を発揮できない。リスクもゼロではない

という点に気を付けると、Notionを無理なく活用できます。

参照：Notionを仕事に使うデメリット

Notionを仕事に活用する方法【１日の業務内容別】

Notionを仕事に活用する方法を、営業職の業務内容にあてはめて以下９つのアイデアについて詳しく解説します。

仕事の準備と振り返り｜朝・夕方
タスク管理｜【おすすめ】すべてのやることをページ化
メモ｜【おすすめ】電話・会話
情報の整理・保管・閲覧（ファイル共有）｜【おすすめ】
時間管理
プロジェクト管理｜ボードビューで可視化と振り返り
資料の作成と共有｜商談・会議
アイデア出し｜個人・チームの共同作業

実際の操作画面をお見せしながら、作り方の概要と使える環境も紹介します。

仕事の振り返りと準備｜朝・夕方

現在までのタスク・メモを振り返り、これから取り組む業務の準備をします。

Notionでは無料プランでもダッシュボードを自由にカスタマイズでき、確認しやすい画面が作れて作業効率があがります。

準備と振り返りのチェックシートも作れます。

カレンダー内に直接チェックを付けれて、作業性が良いです。

作り方は、これから紹介する５つのアイデアをダッシュボード（トップページの一部）に配置します。

タスク管理｜昨日終えた業務の記録・次のタスクを追加・今日やるべき業務・重要な業務・次の業務　をタスク化
メモの確認｜昨日の電話や会話からタスク化・情報化が漏れていないか
スケジュール管理｜今日の大まかな予定（商談・会議・外出）を確認
プロジェクト管理｜今日進めるべき案件を確認
時間管理｜スケジュール管理・タスク管理・プロジェクト管理・メモで予定される作業時間が１日で終わるか、空白時間は確保しているか

配置の方法は以下を組み合わせて、フリープラン（無料）でも作れます。

トグルリスト｜開け閉め
コールアウト｜枠で囲む
列｜２列以上の横並び
リンクドデータベース｜タスク管理・メモ・プロジェクト管理
フィルター・ソート｜振り返り専用の条件を指定

作成はパソコン操作が楽でおすすめです。閲覧はスマホでも可能ですが、横幅が狭く見づらい点が懸念です。

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タスク管理｜すべての業務をページ化

すべての業務・予定をページ化して管理します。

Notionでタスク管理をすると

業務の抜け漏れを減らせる
カスタマイズが自由自在で作業性が良く、タスク管理にかける時間も削減できる
スケジュール管理・時間管理まで同時にできて、効率的
過去に終えたタスクの情報（作業時間など）をデータとして振り返れ、今後の業務の指標にできる
今後のタスクにかかる時間が日別に一目でわかり、忙しさ度合いが把握しやすい

ため、業務全体を効率化する準備が整い、成果をあげやすい環境を作れます。

単純に「ページ」でタスク管理できますが、おすすめは「データベース」を使うと、業務の振り返り↗を数値化して行えて便利です。

業務中は作業ごとに以下３つのタスク操作を行います。

タスクを開始する｜「開始日時」を入力（ボタンブロック）
タスクを完了する｜「終了日時」を入力（ボタンブロック）、ステータスを「完了」
次のタスクを作成｜ステータス・案件名・開始日時・期限、他に管理したいプロパティを入力

この流れを繰り返し、作業を始めるときには必ずタスクを作成・開始します。

よき

私は上記プロパティに加えて「ステータス」「見積時間」「実績時間」「業務カテゴリ」「タスク種別」などを作成していますね。

Notionタスク管理ページの作り方↗は

データベース｜テーブルビュー・タイムラインビュー
プロパティ
リレーション
関数
ボタンブロック

を使います。

全て無料で実装できますが、Notion AI（※有料）・オートメーションでプロパティの編集（※有料）を使うとさらに効率化できます。

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メモ｜電話・会話

あらゆるメモを格納できます。

Notionでメモをとると

「登録」ボタンの押し忘れで消えるリスクがなく、抜け漏れが起きない
Notion内で一元管理でき、作業性が良い
「タスクの有無」や「日報記載」など情報（プロパティ）を追加でき、再活用しやすく抜け漏れが減らせる
「タスク管理」と連動でき、素早く情報にアクセスできる

というメリットがあり、作業効率があがります。

作り方は以下２ステップです。

データベース｜メモ用に作成
プロパティの追加｜「日時」「タスク（リレーション）」「タスク有無（セレクト）」「タスク管理（チェックボックス）」など

無料で実装でき、スマホでも操作可能です。

スマホでNotionアプリの起動時間が気になる方はMemo Notion（iPhone専用）やQuick Notion（iPhone・Android）」がおすすめです。

素早い起動で純正アプリの「メモ」のように使えるうえ、データベースへ同期できて、使いやすいです。

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情報の整理・保管・閲覧（ファイル共有）

仕事に関する情報やデータを整理して保管できます。

Notionで情報を整理すると

テキスト・画像・動画・音声・ファイルなど、あらゆるファイルを埋め込んで表示できる
スマホでも見れて、外出先や商談中でも使えて仕事がスムーズに進む
無限に情報を追加でき、削除の手間がかからない
チーム利用にも活用でき、業務効率化の横展開が可能

で、まるで自分だけのホームページを作るような感覚で見やすく情報をまとめ、仕事の効率があがります。

実際に格納する情報の一例は以下９つです。

社内担当者リスト｜担当先・連絡先　など
資材・原料・配送状況｜市場動向・価格変動　など
業務マニュアル｜規則・新商品の提案・経費精算　など
商品リスト｜商品情報・画像　など
提案資料｜会社概要・商品カタログ・リーフレット　など
営業マニュアル｜商談準備・サンプル発送・価格変更・表敬訪問　など
準備物一覧｜商談用・展示会用　など
提案状況｜案件管理・採用事例　など
他社・競合情報｜新商品・価格・規格　など

他にも必要な情報を入れて自分だけの情報源を作れ、仕事の精度をあげれます。

以下４機能を組み合わせて作ります。

ページ｜Wikiに変換も可能
コールアウト｜枠で見やすさUP
列｜横に並べて表示して、見やすさUP
アイコン｜概要が一目でわかり、視認性UP

無料で使えて、パソコンやスマホなどあらゆるデバイスで確認できます。

１ファイルサイズ５MB以上の格納は有料（プラスプラン以上）ですが、ファイルサイズを気にする必要がなくなり、さらに業務効率をあげたいときにおすすめです。

よき

Webニュース記事などをまとめるときはChrome拡張機能の「Save To Notion」が手軽でおすすめです。

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スケジュール管理｜人と関わる予定を確認

商談・会議・展示会など人と関わる予定を管理します。

Notionでスケジュール管理すると

タスク管理のデータベースを使ってスケジュール管理もでき、二度手間にならず効率的
１つのスケジュール内に「準備」「追跡」など関連タスクも表示でき、情報が細切れにならずアクセスしやすい

というメリットがあります。

作り方は

タスク管理のリンクドデータベース｜カレンダービュー
フィルター｜タスク種別のプロパティ「商談」「会議」「展示会」
ソート｜「開始日時」の昇順

で人と関わる予定だけを日別・時間順に表示できます。

無料プランで実装でき、パソコン・スマホで見れます。

よき

スマホだと予定の詳細は「日」をタップしないと見れず、１手間かかるのが懸念点ですね。

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時間管理

１日の業務時間をどのタスクにどれだけの時間をかけるか管理できます。

Notionで時間管理すると

タスクにかけた時間の長短が箱の大きさで表示でき、時間のかけ方を直感的に認識できる（タイムラインビュー）
「見積時間」「実際の作業時間」「予定外のタスク時間」を表示でき、一目で過去の時間の使い方を把握できる（テーブル・ボードビュー）
明日の「見積時間」の合計と「作業可能時間」から忙しさがわかり、業務に取りかかる前にタスクの取捨選択・外注が可能

というメリットがあります。

以下８機能を組み合わせて作れます。

データベース｜タイムライン・テーブル・ボードビュー
タイムラインビュー｜「日」「時間」で時間の長さによりに箱の大きさが変わる
タスク管理にプロパティを追加｜「終了日時」「関数｜実時間」「セレクト｜予定外・予定済み」「見積時間」
「ビューの追加」または「リンクドデータベースビュー」
グループ化（ボードビュー）
サブグループ化（ボードビュー）
合計｜見積時間・実時間
フィルター｜「ステータス」「開始日時（昨日・直近１週間・直近１か月）」　など

全て無料で実装でき、フォーマットを作るときは作業性が良いパソコンがおすすめです。

スマホはデータ量が多いと読み込みに時間がかかるため、「読み込み制限」や「フィルター」を設定すると良いです。

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プロジェクト管理｜ボードビューで可視化と振り返り

プロジェクト（案件）の管理に使えます。

Notionでプロジェクト管理すると

案件ごとにどれだけの時間を費やしたか可視化でき、業務の可視化と振り返りに活用できる
案件ごとの成果（売上）・費やした時間を表示でき、業務時間に対する成果がわかる
タスク管理画面に案件の情報（進捗・見込み売上など）を表示でき、次に取るべき戦略を考えやすい

というメリットがあります。

まず情報を入力する手間がかかるため、１度に全て作らず案件が出てきたら追加・タスク管理時に情報を都度入力　すると継続しやすいです。

以下４機能を組み合わせて作ります。

データベース｜プロジェクト管理
リレーション｜「プロジェクト管理」と「タスク管理」をつなげる
プロパティ｜「見込み売上」・「ロールアップ」で「実時間」など管理したい項目を表示
ボードビュー｜「グループ」「サブグループ」で見たい軸に分け、「計算」で該当項目の合計を選択

無料で使えて、パソコン・スマホの両方で見れます。操作性はパソコンの方が優れるため、スマホでは閲覧のみがおすすめです。

オートメーションでプロパティの編集（※有料）をすると、さらに作業効率を上げれます。

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商談や会議で説明に使う資料を作成し、共有します。

Notionで資料を作成すると

「目次」と「見出し」ブロックで目次が自動作成され、作業効率が良く間違いも減る
「トグル」（開け閉め）を使えて、情報を伝えやすく、見る人も必要な情報だけ目に入り理解しやすい
最新の提案状況などを視覚化できて情報共有がスムーズに進む

というメリットがあります。

以下10機能を組み合わせて作ります。

ページ｜Wikiもおすすめ
目次
見出し・トグル見出し
トグル
箇条書き
表
リンクドデータベース｜プロジェクト管理　など
テキストの色
テキストの太さなど
絵文字｜読みやすいページ構成
画像・PDFなど埋め込みファイル　（※１ファイルサイズ５MB以上は有料）

無料プランで全て作れ、画面を見せたりプロジェクターに投影またはZoomなどのオンライン会議ツールで画面を共有できます。

会議後にページのリンク（URL）を共有すれば、関係者はいつでも内容を確認できます。（※２人以上のメンバー、11人以上のゲスト利用は有料）

Notion未登録のユーザーへは、「エクスポート」でPDF形式のファイルをダウンロードして共有も可能です。

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アイデア出し｜個人・チームの共同作業

個人やチームでアイデア出しをするときに使えます。

Notionを販売戦略の立案などアイデア出しに使うと

編集内容は即時保存されるため、保存忘れによって情報が消えるリスクがない
複数人で使うとの変更内容が即時同期できて共同作業が可能で、作業がはかどり効率的

というメリットがあります。

以下２ステップで作業できます。

ページの作成
（※複数人利用の場合）「招待」して「リンクを共有」

無料で使え、パソコンやスマホでも作業・閲覧が可能です。

手書きメモは標準機能にないので、連携ツール（Miroなど）を使うと良いです。

以上９つの方法で業務に活用できます。

よき

もちろん他にも、売上や目標管理・名刺管理・顧客管理など、あらゆる使い方ができますね。

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Notionの始め方｜アカウント登録時にやるべき５つのこと

Notionを始めるときには、以下の５つです。

Notionを使う目的を決める
利用規約を確認する
プライバシーポリシーを確認する
社内規定を確認する
登録作業を行う

詳細はNotion（ノーション）アカウント登録時にやるべき５つのことで解説しますが、概要をご紹介します。

Notionを使う目的を決める

Notionのデメリットの１つに「高機能すぎて使いこなせない」があり、結局継続できずに労力と時間が無駄になるケースがあります。

まずは「タスク管理」「メモ」「情報整理」など王道の用途１つに絞って使い、慣れてから徐々に活用の幅を広げると失敗しません。

利用規約を確認する

Notionを仕事で使うなら、なおさら周りに迷惑をかけないためにも禁止・注意事項などを必ず把握しておきましょう。

特に「競合製品のための使用」「他人に迷惑をかける用途」などは「アカウント停止」や「Notionへの補償」が必要となる可能性があります。

また「有料プランの支払いは開始時に全額前払い」「メンバー・ゲストの禁止行為もページオーナーの責任となる」点にも注意が必要です。

プライバシーポリシーを確認する

プライバシーポリシーでは、ユーザーの個人情報をいつ誰にどんな目的で提供されるか明記されています。

特に「ユーザーにできる対策」が重要で、２点「クッキーの設定」「個人情報の販売・共有を辞退」が有効です。

あわせて「モバイルデバイスの設定（位置情報の共有）」と「連携ツールの設定（公開情報）」も注意すると、なお良いです。

社内規定を確認する

Notionは世界中で大企業からベンチャー企業まで幅広く利用されていますが、社内規定により使えない会社があることも事実です。

問題が起きて会社に損害を与えてしまってからでは取り返しがつかず、誰も得をしません。

仕事で使う場合は事前に社内規定を確認し、気持ちよく使い始めましょう。

登録作業を行う

アカウント登録は、Notion公式サイトから「Notionを無料で入手」をクリックして、誰でも無料プランから始めれます。

最短６ステップ（チーム利用は８ステップ）を４クリック（＋２項目の入力）で30秒～２分あれば完了します。

以上５ステップでNotionを導入できます。

Notionのセキュリティは大丈夫？ユーザーもすべき対策

Notionはウェブサービスなので有事のリスクがゼロとは言い切れませんが、万全のセキュリティ対策に取り組んでいます。

実際に世界の大企業からベンチャー企業まで幅広く使われており、ビジネス利用も可能です。

Notionは20のセキュリティ対策に取り組んでおり例えば

ISO27001｜情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格
AES256｜256ビット（10の256乗＝78桁の数字）でデータを暗号化
Notion社内のセキュリティ研修と監査

など、認証の取得やサービス全般のセキュリティ管理を行います。

あわせて以下のユーザーにできる対策は12あります。例えば

Notion使用時の対策｜二段階認証の設定・定期的なバックアップ　など
Webサービス全般の対策｜デバイスのパスワード設定・公共のWi-Fiを使わない　など

をあわせて行うと、より安全に使えます。

詳細はNotionのセキュリティと追加対策を解説をご覧ください。

Notionの料金プラン

Notionのおすすめ料金プランは

個人利用｜「プラス」＋「Notion AI」
チーム利用｜「ビジネス」＋「Notion AI」

です。費用はかかりますが作業効率が格段にあがるのでおすすめです。

アカウント登録後は誰でもフリープランから始まり、好きなタイミングでアップグレードできます。

有料プランへのアップグレードを検討すべき主なタイミングは、以下４点が必要になったときです。

AIの利用｜Notion AIの追加オプション
１ファイルサイズが５MB以上のファイル共有｜プラスプラン以上
11人以上のチーム利用｜プラスプラン以上
セキュリティ管理｜ビジネスプラン以上

Notionの料金プランは「４つのプラン」と「Notion AI」の２層構造で、主な特徴は下表の通りです。

プラン名＼内容	フリー	プラス	ビジネス	エンタープライズ
月額料金	無料	年払：1,650円/人月払：2,000円/人	年払：2,500円/人月払：3,000円/人	年払：3,300円/人月払：4,150円/人
Notion AIの月額料金	1,650円/人	年払：1,350円/人月払：1,650円/人	年払：1,350円/人月払：1,650円/人	年払：1,350円/人月払：1,650円/人
ゲスト人数の上限	10	100	250	カスタム
ブロック数上限	個人：無制限チーム：1,000	無制限	無制限	無制限
ファイルサイズ上限	5MB	無制限	無制限	無制限
ページ履歴の保存日数	7日	30日	90日	無制限
オススメの利用シーン	個人利用 10人以下のゲスト利用	11人以上のチーム利用１ファイル５MB以上のファイル共有	チーム利用セキュリティ対策	チーム利用高度なセキュリティ対策