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こんな悩みを解決します。
Notion↗は仕事に役立つ万能ツールで、「タスク管理」「ドキュメント管理」「Web公開」「メモ」などあらゆる用途を集約して利用できます。無料プランでも使える機能が豊富な点が特長です。
ただ仕事で導入するにはどんな機能があるか分からないと不安で導入しづらいうえ、試すにも時間と手間とがかかります。私がNotion導入時は類似ツールの機能と操作性の比較に29日かかりました。
そこで2023年2月から営業職の業務にNotionを活用し続ける私の実体験も踏まえて、Notionにできること（機能）を解説します。
このページを読むとNotionでどんなことができるか、大まかに知ることができます。
ポイントは以下５つです。
- ３種類のページでデザインと装飾を駆使して、情報を見やすく扱える
- 27種のブロックと85種の連携ツールでページを作り、情報の一元管理ができる
- 快適な操作で、作業時間を短縮できる
- 複数人での閲覧・編集も、ユーザーやグループの権限設定と高度なセキュリティ管理（ほぼ有料）で、安心してチーム利用できる
- 複数アカウントを切り替えて様々なグループに所属でき、個人・ビジネス・副業など異なる用途でも一緒に使える
詳しく解説します。
- 中小メーカーの営業職
…既存顧客100社500名以上、新規営業も行う - タスク管理歴10年
…手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗ - 2023年の営業成績
…前年対比131.9%・目標対比118.3%
Notionとは？仕事に役立つ万能ツール
Notionは2016年に初リリースした、仕事のあらゆる用途に役立つ万能ツールです。
無料で個人利用・チーム利用にも対応し、デバイス間で同期でき、場所を問わず内容の確認と編集が可能です。
「ブロック」「ページ」「データベース」の機能を組み合わせて、以下の使い方ができます。
- タスク管理（ページ）
…「ページ」に「ToDo」ブロックでリスト化してシンプルなタスク管理 - タスク管理（データベース）
…「データベース」の「リスト」レイアウトでシンプルなタスク管理 - メモ
…「データベース」の「ページ」内に 「テキストブロック」でタスクの詳細をメモ - カタログ
…「データベース」に商品情報の「ページ」を入れてカタログとして使用 - 提案資料
…「ページ」に業界ごとの市場動向「子ページ」、その中にテキスト・pdf・動画「ブロック」を配置して提案資料として活用 - 社内Wiki
…「ページ」に社内マニュアル・担当者リストを作成して閲覧
Notionは仕事のあらゆる用途に使うことができ、自由自在に操作できる機能の豊富さが特長です。
Notion AI（有料）も搭載され、できることが格段に増えています。
≫参照：Notionとは？
Notionにできること
Notionは様々な機能を組み合わせて自由自在にページをつくることができます。
全ての機能をおおまかに分けると
です。
1.メイン機能｜12種105項目
Notionのメイン機能は３種類の「ページ」に27種類の「ブロック」を見やすく配置することです。
すべての機能は以下の通りです。
- ページの操作｜18項目
- ページの種類を選択｜４項目
- ページのデザインと装飾｜５項目
- ページの設定｜８項目
- ブロックの操作｜14項目
- ブロックの種類を選択｜27項目 ※一部有料
- ブロックのデザインと装飾｜１項目
- テキスト（文字）のデザインとリンク｜３項目
- データベースのビュー（見せ方）｜６項目 どうやってみて分析？操作性？
- データベースの表示方法｜２項目
- データベースの操作｜13項目 ※一部有料
- Wikiの操作｜４項目
それぞれ１つずつご紹介します。
1-1.ページの操作｜18項目
ページで以下の操作をできます。（※リンク先は「用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
- ページの新規作成
- 子ページの作成・追加
- ページの移動
- 既存ページへのリンク
- 既存ページからのバックリンクを確認
- ページの状態を確認｜いつ誰が作成・最後に編集
- ページの階層を確認
- ページの共有｜招待・共同作業・コメント・閲覧 ※一部有料
- Web公開｜誰でも見れるホームページ ※一部有料
- コメントの確認
- ページ更新履歴｜過去の編集を追跡して閲覧・復元 ※一部有料
- お気に入りに追加
- ページのリンクをコピー
- ページの複製
- ページをサイドピークで開く｜２画面で見れる
- ページの削除
- 削除されたページを表示｜復元
- エクスポート｜非Notionユーザーへの情報共有
1-1-1.ページの新規作成
Notionを初めて使うとき、新たなページを作成します。
例えば、企業Webサイトの「トップページ」・パソコンの「デスクトップ」のように、全ページの基点となる場所として使います。
- サイドバー上部「新規ページ」
- 「プライベート」セクション名右端「＋」ボタン
新規作成したページに子ページやデータベースを入れて、皆さんの好きなページを作ります。
[Ctrl]＋[N]
「ゲスト」にこのトップページを共有すると、10人までは実質無料でチーム利用ができますね。
1-1-2.子ページの作成・追加
既存のページに新たなサブ（子）ページを作成します。
企業Webサイトの「１ページ」・パソコンの「フォルダ」「ファイル」のように、好きな場所にページを作れて、見やすい構成にカスタマイズできます。
[Ctrl]＋[N] → 追加先ページを選択
- 半角「[[」→「新規サブページを追加する」
- 文頭で「＠」 → ページ名の入力 → 「サブページの新規作成」または「ページの新規作成先…」
おすすめは既存ページの追加したい場所で「ページ」ブロックを作ると、ページ遷移なく、作成できたことが目に見えて分かりやすいですね。
1-1-3.ページの移動
既存のページを、好きな場所へ移動できます。
ページ構成（配置）を変えるときに使い、ドラッグ＆ドロップの直感操作もできて、変更点が目に見えて分かりやすいです。
- ページ内の「ページブロック」をドラッグ＆ドロップ
- サイドバー「ページ名」をドラッグ＆ドロップ
- 「ページブロック」ごとコピー＆ペースト
- サイドバー「ページ名」の右「･･･」にある「別ページへ移動」からページの移動先を選択
今開いているページの移動は、ページ右上「･･･」の「別ページへ移動」から移動先を選択できます。
ブロックを選択 → [Ctrl]＋[Shift]＋[P]
参照：ページ構造の並び替え（サブページの作成）｜Notion公式ヘルプページ
1-1-4.既存ページへのリンク
ページ内に他のページへのリンクを作れます。
例えば「プロジェクトの詳細」など、関連情報にアクセスしやすいページが作れて、情報を探す手間が省けます。
- 「ページリンク」ボックスでページを選択
- 作成したいページのリンクをコピー → 該当部分へ貼り付け
- 【検索できてオススメ！】[＋] → ページ名に含むキーワードを入力 → 選択
- 半角「[[」 → ページを選択
- メンション：文頭で[＠] → ページを選択
1-1-5.既存ページからのバックリンク
今開いているページのリンク元（どのページから参照されているか）が一覧で見れます。
例えばドキュメント管理で使うと、あるページを編集・削除するときにリンク元ページが確認でき、リンク切れや内容の相違を防げます。
- バックリンクがあれば、ページ上部の見出し下に「●件のバックリンク」と表示されます。
- クリックするとリンク元が一覧で見れます。
表示方法を「ページをカスタマイズ」から 常に表示・非表示・クリックして展開 から選べます。
参照：リンクやバックリンクの作成｜Notion公式ヘルプページ
1-1-6.ページの状態を確認
今開いているページが「誰がいつ作成したか」「誰がいつ最終更新したか」を確認できます。
例えば、プロジェクト管理でいつ該当のプロジェクトページが作成された（始まった）か・チームで動きがあるか、などすぐに確認できて地味に作業効率があがります。
ページ右上「●●（時間・日時） 編集」にカーソルを乗せる
何も表示がないときは、カーソルを動かすと表示されます。
1-1-7.ページの階層を確認
今開いているページが階層のどこにあるか見れます。
階層が一目でわかり、１クリックで移動もできて、作業効率があがります。
ページ左上「チームスペース名 / ページ名 / ページ名」
何層もの階層は「…」で縮小され、「…」をクリックするとすべての階層が表示されます。
何も表示がないときは、カーソルを動かすと表示されます。
階層リンクブロックで、ページ内に埋め込むこともできます。
1-1-8.ページの共有｜招待・共同編集・コメント・閲覧 ※一部有料
該当のページを複数人で閲覧・編集できます。
例えば「会議の議事録・業務マニュアル・市場動向の閲覧」「提案状況の更新」など、誰でもいつでもページにアクセスできて、情報共有のスピードが格段にあがります。
ページ右上「共有」 → 「ユーザーの招待」「アクセス権限の設定」
アクセス権限は「フルアクセス」「編集（※有料）」「コメント」「読み取り」「アクセス不可」の５種類から選べます。
[Ctrl]＋[Shift]＋[O]
1-1-9.Web公開｜誰でも見れるホームページ ※一部有料
該当のページを誰でも閲覧できるウェブサイトとして公開できます。
例えば商品情報・採用ページなど、不特定多数の人に見せたいページを自社で簡単に作れて、外注費のコスト削減や素早い情報更新ができます。
ページ右上「共有」の「Web公開」
詳細設定で以下４つを選択できます。
- リンクの有効期限（※有料）
- 編集を許可
- コメントを許可
- ネット検索を許可（※有料）
[Ctrl]＋[Shift]＋[O] → 「Web公開」
参照：Webで公開する（コンテンツの共有）｜Notion公式ヘルプページ
1-1-10.コメントの確認
該当ページ内にある（自分を含む）ユーザーが追加したコメントを一覧で見れます。
例えば、自分向けに業務マニュアルの情報を変更したいマークをつける・チームで提案先リストの修正依頼など、ページ内のコメントを一括で確認できて作業性が良いです。
- ページ右上「コメントサイドバーを開く」 ※該当の１ページ内のコメントを表示
- サイドバー上部「更新一覧」の「すべて」 ※ワークスペース内全ての編集・コメントを表示
現時点（2023年9月）で、該当のチームスペースや複数ページのコメントは一括表示できないので、ご注意ください。
[Ctrl]＋[Shift]＋[\] ※「コメント」または「更新履歴」の右サイドバーが開きます。
1-1-11.ページ更新履歴｜過去の編集を追跡して閲覧・復元 ※一部有料
該当ページの更新（編集）履歴を確認できます。
例えば、無意識に消してしまったタスク・誤操作で削除した議事録などの編集履歴を見れて、重要な情報の抜け漏れを防げます。
- ページ右上「更新履歴のサイドバーを開く」の「更新履歴」
- ページ右上「･･･」の「ページ履歴」
８日以上前の履歴を確認するには、有料プランが必要です。
1-1-12.お気に入りに追加
今開いているページを「お気に入り」に追加できます。
例えば、毎日見るタスク管理のトップページ・頻繁に見る社内Wikiページなど、すぐアクセスできて操作性があがります。
ページ右上「☆」（お気に入りに追加）
特に、スマホ操作でよく使うページを最上部に配置すると、外出中でもすぐに情報にたどりつけて便利です。
[Ctrl]＋[Alt]＋[Shift]＋[F]
1-1-13.ページのリンクをコピー
今開いているページへのリンクをコピーできます。
例えば、参考情報としてリンクを貼り付ける・同僚にページ情報を共有するときに使え、関連情報へのアクセスが迅速になります。
Notionは全てのページ（ブロック）にURLが設定され、それをリンクとして使えます。
ページ右上「･･･」の「リンクをコピー」
Notionページへ貼り付けると「ページをメンションする」「ページリンクを作成」「URLをそのまま貼り付ける」を選べます。
[Ctrl]＋[L]
他のユーザーがNotionのページへアクセスするには、アカウント登録が必須です。
アカウント登録なしに他ユーザーへ共有するには、エクスポートが便利です。
1-1-14.ページの複製
今開いているページを複製（コピペ）できます。
例えば、今日の議事録の内容を踏襲して来週の議事録を準備するなど、似たページを新たに作る手間が省けて効率的です。
ページ右上「･･･」の「複製」
複製が表示されない場合（ゲスト参加中の階層最上部のページなど）は操作できませんので、ご注意ください。
ブロックの複製でページ内の各項目も複製できます。
ショートカットキー[Ctrl]＋[D]は、選択した「ページブロック」には対応しますが、今開くページに対応しませんのでご注意くださいね。
1-1-15.ページをサイドピークで開く｜２画面で見れる
ページをサイドピークで開くと、右側から画面が飛び出して２画面で表示できます。
例えば、今のページを２画面で表示して目次を見ながら文章の修正・プロジェクト情報を見ながらタスク登録など、２画面を見れて作業がはかどります。
- ページ右上「･･･」の「サイドピークで開く」で、今開いているページを開く
- ページブロック（リンク）を「右クリック」→「サイドピークで開く」で別ページを開く
[Alt]＋クリック
1-1-16.ページの削除
該当のページを削除します。
例えば、過去のマニュアルを削除・重複するタスクの削除など、整理整頓ができて常に見やすい環境をつくれます。
ページ右上「･･･」の「削除」
「削除」が表示されない場合（ゲスト参加中の階層最上部のページなど）は操作できないので、ご注意ください。
ページブロックにはショートカット[Delete]または[Back Space]
も対応しますが、今開くページの削除には対応していませんね。
1-1-17.削除したページを表示｜復元
削除したページを最大100件まで確認・復元できます。
例えば、操作間違いで削除したページを確認する・他のユーザーに間違って削除されたページを復元するなど、誤操作が起きても取り戻せて安心です。
ページ右上「･･･」の「削除されたページを表示」
キーワード検索にも対応し、ページを簡単に探すことができます。
「復元」を押すと、該当ページが以前あったインデント位置の最下部に戻せます。
ゲスト参加しているページでは、削除されたページを見れませんね。
1-1-18.エクスポート｜非Notionユーザーへの情報共有
今開いているページをエクスポート（ファイルとしてデータを書き出すことが）できます。
例えば、議事録を共有・プロジェクトのスケジュールを得意先の担当者と共有など、非Notionユーザーにも情報共有しやすく効率的です。
ページ右上「･･･」の「エクスポート」
エクスポートでは、以下の項目を選択できます。
- エクスポート（ファイル）形式｜PDF、HTML、マークダウンとCSV
- データベースのビュー｜現在のビュー、デフォルトビュー
- 対象コンテンツ｜すべて、ファイルや画像以外
- サブページ｜含める、含めない
- サブページのフォルダーを作成｜する、しない
これら18項目の操作で以下のメリットがあります。
- 見やすく分かりやすいページを作れ、作業効率が格段にあがり、コスト削減にもつながる
- Notionを使わないユーザーにもスムーズに情報を共有できる
- 抜け漏れや間違いを防げ、有事の際も過去の履歴を復元できて安心に作業できる
1-2.ページの種類を選択・確認｜４項目
ページには以下の３種類があります。（※リンク先は「用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
4.ページの種類を見分る方法もあります。
1-2-1.ページ｜シンプルから応用まで
ページは、シンプル用途（メモ）から応用（データベース・Wiki）まで幅広く活用できます。
例えば、買う物をメモ・日別の議事録を個ページに追加・表（データベース）でタスクやプロジェクトを管理など、自由自在に表現できて私生活や仕事に役立ちます。
- ページの新規作成｜サイドバー上部
- 子ページの作成・追加｜サイドバー「＋」 or ページブロックの作成
次に紹介するWikiやデータベースに入る１データにもなります。
1-2-2.Wiki｜ページの集まりを扱いやすい
ページ（子ページ）の集まりを「Wiki」に変換し、データベースとして管理できます。
例えば、市場動向・提案資料・競合他社情報などWikiに含まれるすべてのページをデータベースとして一元管理でき、情報へのアクセスと管理が楽です。
ページ右上「･･･」の「Wikiに変換する」で「詳しくはこちら」→「次へ」→「試してみる」
通常ページが集まったグループとの違いは以下２点です。
- ページごとに有効期限を設定できる
- ページの集まりを１データベースとして扱い、ビューを変更できる
ページの集まりがあるなら、とりあえずWikiに変換しておくと便利です。
「Wikiに変換」が表示されない場合（データベース直下のページなど）は、操作できませんのでご注意くださいね。
1-2-3.データベース｜タスク・プロジェクト管理・統計など応用可能
多数のページ（データ）の集まりをあらゆる観点で管理できます。
例えば、タスクの種類ごとにかかった時間の統計を取る・プロジェクトごとに見込み売上と時間を計画するなど、あらゆる角度で確認・分析・考察できて業務の質があがります。
「データベースブロック」の新規作成
用途に応じてページ（データ）に入力する情報（プロパティ）を自由に設定・追加して管理できます。
1-2-4.ページの種類を見分ける方法
今開いているページの種類を一目で見分けれます。
ページ右上「･･･」の「●●をロック」
●●に書かれた「ページ」「Wiki」「データベース」が今開いているページの種類です。
「Wiki」や「データベース」は、「ページ」がたくさん集まって構成されます。
「ページ」にどんな情報（プロパティ）をつけて、どんな切り口で見るか（ビュー・オプション設定）により、どのように業務で活用できるか変わります。
「ページ」「データベース」は「ブロックの１種」でもありますね。
1-3.ページのデザインと装飾｜５項目
ページを見やすくする「デザイン」「装飾」は、以下５項目が可能です。
1-3-1.アイコンを追加｜ページの理解を促す
アイコンは、ページの内容を一目で表せるロゴマークです。
例えば、タスク管理では電話や商談などの動作別にアイコンを設定するなど、一目で内容を理解できるページを作れます。
- ページの見出し上「アイコンを追加」
- 「ページブロック」文頭のアイコンをクリック「アイコンを変更する」
アイコンのついたページが「リンク（子ページ）」「Wiki」「データベース」「サイドバー」に表示されると、ページ名の文頭にアイコンが表示されます。
「ページブロック」の文頭でアイコンをクリックできない場合（既存ページへのリンク「[[」「＋」、メンション「＠」から作成したページ）があるので、ご注意くださいね。
1-3-2.カバー画像を追加｜ページを印象づける
ページのヘッダー（最上部にある）画像を追加できます。
例えば、社内Wikiで各項目のトップページを印象づけるなど、アイコンとあわせて内容を一目で把握しやすいページを作れます。
ページの見出し上「カバー画像を追加」
画像は以下４種から選択できます。
- ギャラリー｜シンプル色、美術館の絵画
- アップロード｜好きなファイルを設定
- URLリンク｜Web上の画像を設定
- Unsplash｜商用可能なフリー画像サイト
「Wiki」「データベース」の「ギャラリービュー」を使うと、カバー画像を一覧で表示できますね。
1-3-3.区切り線｜コンテンツを見やすく分割
ページを上下に分割する横一直線の「区切り線」を引けます。
例えば、社内Wikiで提案資料一覧と業務マニュアル・タスク管理とカレンダーを区切り線で分けるなど、用途・職種・形式のようなまとまりに分けれて視認性があがります。
- ブロックの新規作成で「区切り線」を選択
- 「インライン数式」ブロックで以下のコードを入力
\color{#●●●●●●}\rule{●px}{●px}- ●に任意の値を入力して色、横の長さ、高さを設定します。
区切り線は「ブロック」の一種です。
[- – -]
1-3-4.コールアウト｜枠で目立たせる
コールアウト（枠線）でコンテンツを目立たせることができます。
例えば、個人のタスク管理とカレンダーをそれぞれコールアウトする（枠で区切る）ことで、コンテンツの境目が一目でわかり視認性があがります。
ブロックの新規作成で「コールアウト」を選択
枠の中にはブロックを移動してテキスト・データベース・画像などを挿入できます。
1-3-5.列｜ブロックを隣に並べて表示
ブロックを複数列に並べて表示できます。
例えば、タスク管理トップページで予定追加のボタンを「チェック」「社外」「社内」「個人」の用途ごとに列でわけるなど、画面に情報を整列できて見やすいページを作れます。
- ブロックの新規作成で「列（２列～５列）」を選択
- ブロック左端「⋮⋮」をドラッグして列を作りたい部分の右端までドラッグ → 青い線が表示されたらドロップ
列の間にある「｜（縦棒）」をドラッグ＆ドロップすると、列の幅を変えれます。
テキストのデザインとリンクも併用すると、さらに細部のデザインができます。
1-4.ページの設定｜８項目
以下８項目を設定して、使いやすいページを作れます。（※リンク先は「用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
- 字体の変更｜３種類
- フォントを縮小｜する・しない
- 左右の余白を縮小｜する・しない
- Wikiに変換｜ページの集まりを扱いやすい
- Wikiを元に戻す｜Wikiページのみ
- ページをカスタマイズ｜情報（プロパティ）の表示・非表示
- ページ（・Wiki・データベース）をロック｜編集できる・できない
- 通知を受け取る｜どの情報変更が対象か選択
1-4-1.字体の変更｜３種類
テキストの字体を変更して、好きな見た目に変えれます。
ページ右上「･･･」の「スタイル」で選択
字体は以下３種類から選べます。
- デフォルト｜Sans-Serif Workhorse
- Serif
- Mono
特定のテキストだけ（例えば「この３文字だけ」など）字体を変えることはできないので、ご注意ください。
1-4-2.フォントを縮小｜する・しない
テキストの大きさを大・小に変えれます。
例えば、提案資料で相手に画面を見せながら説明するときなど、テキストを小さくすると１画面の情報量を多く表示できて説明がスムーズに進みます。
ページ右上「･･･」の「フォントを縮小」
さらに文字の大きさを変えたい場合は、Notion画面全体の拡大（[Ctrl]＋[+]）・縮小（[Ctrl]＋[-]）で可能です。
1-4-3.左右の余白を縮小｜する・しない
ページ左右の余白を縮小できます。
例えば、売り場画像・提案資料・リーフレット・参考のWebページなどを見せて説明するとき、画面を広く使って表示できて見やすいです。
ページ右上「･･･」の「左右の余白を縮小」
1-4-4.Wikiに変換｜ページの集まりを扱いやすい
今開いているページをWikiに変換できます。
例えば、社内Wikiで参考商品の画像を一覧で表示させたい・議事録だけをリストで表示したいなど、ページの集まりの表示方法を変更できて管理しやすいです。
ページ右上「･･･」の「Wikiに変換」
「Wikiに変換」がない場合（データベース直下のページなど）はWikiに変えることができませんので、ご注意ください。
1-4-5.Wikiを元に戻す｜Wikiページのみ
Wikiを通常のページに戻せます。
例えば、シンプルなページ構成に戻したい・便利すぎると情報が筒抜けで困る、などシンプルなページに戻すと煩雑なページ管理が不要になります。
ページ右上「･･･」の「Wikiを元に戻す」
ただページに設定したプロパティ（オーナー・有効期限など）は全て消えるため、再度Wikiに戻る可能性がある場合は、バックアップ（エクスポート）など対策しておくと良いです。
1-4-6.ページをカスタマイズ｜情報（プロパティ）の表示・非表示
ページのプロパティ表示を１項目ずつカスタマイズできます。
例えば、タスク管理の入力画面は見積時間を必ず表示し実績時間は非表示にする、など用途に応じて設定することで、見やすいページを作れて作業効率があがります。
- ページ右上「･･･」の「ページのカスタマイズ」
- ページ上部のプロパティ名をクリックして「ページのカスタマイズ」
プロパティの順番も変えれます。（各項目をドラッグ＆ドロップで上下に移動します。）
カスタマイズで以下を選べます。
- セクション｜常に表示・非表示・クリックして展開・最小化
- プロパティ｜常に表示する・常に非表示にする・未入力時は非表示にする・最小化
- プロパティ（リレーション）｜「プロパティとして表示｜１行で表示」「セクションとして表示｜上下に区切り線が入って表示」
ページ閲覧時に見ない情報は、最小化・非表示にしておくと扱いやすいですね。
1-4-7.ページ（・Wiki・データベース）をロック｜編集できる・できない
ページをロックして編集するとページの編集ができなくなります。閲覧のみさせたい場合に便利です。
ページ右上「･･･」の「ページをロック」・「ページのロックを解除」
ただページがロック状態でも「Wiki」「データベース」の１データ（ページ）、配下にある子ページは編集できるので、ご注意ください。
1-4-8.通知を受け取る｜どの情報変更が対象か選択
どの内容が更新されたときに通知を受けるか、設定できます。
例えば、チームの会議用資料で他のユーザーが編集したときに通知を受け取るなど、ページに応じて通知を変えることで、必要な情報をリアルタイムで把握できて便利です。
- ページ右上「･･･」の「通知を受け取る」
- 「更新履歴」の「ページ通知設定」
設定内容は選択肢「すべての更新情報」「すべてのコメント」「返信と＠メンション」から選べます。
ゲストとして参加しているページでは「すべての更新情報」が選択できませんね。
1-5.ブロックの操作｜14項目
ページに27種類のブロックを自由に配置して好みのページを作れます。
操作方法は以下14項目です。（※リンク先は「用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
- テキストの入力
- ブロックの新規作成｜スラッシュコマンド（半角「/」・全角「；」）
- インデント｜ブロック位置を下げる、上げる
- ブロックの移動と並び替え｜ドラッグアンドドロップ
- AIに依頼｜20回まで無料 ※一部有料
- ブロックの削除
- ブロックの複製
- ブロックタイプの変換
- 指定の場所でページに変換
- ブロックへのリンク
- 別ページへ移動
- コメントを追加
- 最終更新者と日時の確認
- メンション｜日時・ユーザー・ページリンクを言及
1-5-1.テキストの入力
好きなブロック（場所）に文章を入力できます。
例えば、議事録の作成・タスク内容の詳細をメモなど、シンプルに文章を書けます。
- ブロックをクリック → テキストカーソル（縦線）が点滅 → 入力
ブロック全体が青く選択されているときは「Enter」を押すと入力できます。
次のブロックへ移る（改行する）ときは「Enter」で可能です。
1-5-2.ブロックの新規作成｜半角「/」・全角「；」
新たに作りたいブロックの種類を選んで作成します。
例えば、AIで議事録を要約・ToDoリストでタスク管理・リンクや図を配置した提案資料など、業務のあらゆる場面で活用できます。
- ブロックを作りたい場所をクリック
- スラッシュコマンド（半角「/」 or 全角「；」）を入力
- ブロックの種類を選択
1-5-3.インデント｜ブロック位置を下げる、上げる
文頭の位置を下げる（上げる）ことができます。
例えば、議事録で商品カテゴリごとの詳しい内容をインデントを下げるなど、見やすいページを作成できます。
- [Tab]｜インデントを下げる
- [Shift]＋[Tab]｜インデントを上げる
Microsoft Wordなどでよく使う「スペース」は、Notion AIが起動するのでご注意ください。
1-5-4.ブロックの移動と並び替え
ブロックの位置を直感操作で変えれます。
例えば、議事録の内容をカテゴリごとに整理するなど、配置を変えて見やすくできます。
- ブロック左端[⋮⋮]をドラッグ＆ドロップで移動
- ブロックを切り取り（[Ctrl]＋[X]）・貼り付け（[Ctrl]＋[V]）
列ブロックを作成するときにも使えます。
- [Ctrl]＋[Shift]＋[↑]｜選択中のブロックを１つ上に移動
- [Ctrl]＋[Shift]＋[↓]｜選択中のブロックを１つ下に移動
1-5-5.AIに依頼｜20回まで無料 ※一部有料
Notion AIで文章作成・翻訳などの作業を自動化できます。
例えば、議事録の下書き・営業メールの下書き・市場動向の要約・会議資料からタスクリストの抽出など、作業効率が格段にあがります。
- ブロック左端「⋮⋮」の「AIに依頼」
- ブロック文頭で「スペース」
- ブロックの新規作成で「Notion AI」
[Ctrl]＋[J]
NotionAIで以下の操作ができます。
- AIを使用して文章を作成｜続きを書く
- ページから生成｜要約・アクションアイテム抽出・翻訳・説明を付ける
- ページを編集またはレビュー｜文章を改善・スペルと文法を修正・短く・長く・トーンの変更・シンプルな表現に書き換え
- AIでドラフトを作成｜アイデアのブレインストーミング・ブログ投稿・アウトライン・SNSの投稿・プレスリリース など
- AIブロックを挿入｜要約・アクションアイテム・カスタムAIブロック
- 最近のアクション
どのプランでも20回まで無料で使えます。
実務への活用は有料プランが必須と考えた方が良いですね。
1-5-6.ブロックの削除
ブロックを削除できます。
例えば、テキスト・画像・データベース（表）などあらゆるブロックを削除して、見やすいページを作れます。
ブロック左端「⋮⋮」の「削除」
ブロックを選択して[Delete] or [Back Space]
複数のブロックを選択して同時に削除も可能です。
1-5-7.ブロックの複製
ブロックを複製して同じ内容を手軽に作れます。
例えば「同じタスクを作成する」「議事録の目次を複製する」など、同じ内容を簡単に作れて抜け漏れが減り、繰り返し作る手間も省けます。
複製したいブロック左端「⋮⋮」の「複製」
複製したいブロックを選んで[Ctrl]＋[D]
複数のブロックを同時に選択して複製も可能です。
今開くページを複製することもできます。
1-5-8.ブロックタイプの変換
作成済みのブロックを他の種類に変更できます。
例えば「テキストをトグルに変換して折りたたむ」「表をデータベースに変えて応用する」など、コンテンツを始めから作り直す手間が省けます。
ブロック左端「⋮⋮」の「ブロックタイプの変換」
参照：ブロックは変更できる（ブロックとは）｜Notion公式ヘルプページ
1-5-9.指定の場所でページに変換
テキストを「ページに変換」「場所（ページ）の移動」を同時にできます。
例えば、会議中にメモしたタスクをタスクリストのデータベースに追加するなど、ページを移動せずにメモを整理できて効率的です。
ブロック左端「⋮⋮」の「指定の場所でページに変換」
ページの移動先は検索できます。
元のテキストがあった場所には、作成したページのリンクが作成されます。
1-5-10.ブロックへのリンク
全てのブロックにはURLが設定され、リンクとして使えます。
例えば、議事録から業務マニュアルの項目へリンクを設定するなど、関連する情報へアクセスしやすいページを作れます。
リンク先のブロック左「⋮⋮」の「ブロックへのリンク」
[Alt]＋[Shift]＋[L]
1-5-11.別ページへ移動
ブロックの種類と内容を変えずに別ページへ移動できます。
例えば、議事録の一部をタスクの詳細情報へ移動するなど、業務で使うメモやコンテンツの整理にページを移動する必要がなくて効率的です。
ブロック左端「⋮⋮」の「別ページへ移動」
データベースへ移動すると、１データ（ページ）に変換されて移動します。
[Ctrl]＋[Shift]＋[P]
1-5-12.コメントを追加
「ブロック」「テキストの一部」にコメントできます。
例えば「会議資料の作成で修正点をチームメンバーに依頼」「提案用資料の作成で後で修正したい部分にコメント」など、個人・チームで文章の一部を目立たせて作業効率があがります。
コメントしたい部分を選び、ブロック左端「⋮⋮」の「コメント」
コメントに「ファイルの添付」「メンション」「返信」「リアクション（絵文字）」もできます。
コメントの確認でページ内のコメントを一覧で見れます。
[Ctrl]＋[Shift]＋[M]
1-5-13.最終更新者と日時の確認
ブロックの最終更新者と日時を確認できます。
例えば、業務マニュアルの一部分（ブロック）がいつ作成・編集されたか追跡でき、最新の情報か確認できます。
該当のブロック左端「⋮⋮」の最下部で見れます。
更新（編集）前の情報はページの更新履歴で見れます。
1-5-14.メンション｜日時・ユーザー・ページリンクを言及
日時・ユーザー・ページをメンション（話題に取り上げることが）できます。
例えば、翌月１日をメンションして売上金額の更新忘れを防止・該当のタスクをユーザーに割り振るなど、自分や他ユーザーに通知できてタスク抜け漏れを防げます。
ブロックの文頭に「＠」
- 文頭で[＠]
- 文中で[Space] → [＠]
以上の操作を組み合わせて
- 業務のあらゆる文章作成と確認に役立つ
- 情報にアクセスしやすく見やすいページを作れる
- 作業の手間や抜け漏れが減り、効率があがる
というメリットがあり、成果をあげるのに役立ちます。
1-6.ブロックの種類を選択｜27項目 ※一部有料
ブロックは以下８種から選択できます。（※リンク先は「＋用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
- 文章作成｜テキスト、目次、見出し、トグル見出し、Notion AI（有料｜1-5-5へリンク）、数式、インライン数式、コード
- 文章デザイン｜ToDoリスト、箇条書き、番号付きリスト、引用
- Webテキストならではの機能｜絵文字、トグルリスト（折り畳み）、ページリンク、階層リンク、同期ブロック、メンション（1-5-14へリンク）
- ページ（1-1-2へリンク）
- ページデザイン｜コールアウト（枠）（1-3-4へリンク）、区切り線（1-3-3へリンク）、列（1-3-5へリンク）
- 表作成｜テーブル、データベース、データベースのリンクドビュー
- 他ツールの埋め込み｜画像、Webブックマーク、動画、オーディオ、ファイル、PDF、その他85のツール
- ボタン
1-6-1.テキスト
文章を入力できます。
ブロックをクリックして文字入力
テキストカーソル（縦棒）が表示されると、すぐに文字を入力できます。
1-6-2.目次｜見出しブロックを自動で反映
ページ内の見出しを自動的に収集して目次を作れます。
例えば、Web記事やプロジェクトドキュメントなどの長い文書で、読み手が内容の全体像を把握しやすく、情報にもアクセスしやすいです。
見出しがトグルの中にあると目次の配下として認識されず自動で目次が表示されないので、ご注意ください。
1-6-3.見出し１・２・３｜大～小
３段階の大きさから選べる見出しを作れます。
ブロックの新規作成で「見出し１～３」
目次にも自動で反映され、作成者の作業効率もあがります。
- 見出し１｜[#]→[Space]
- 見出し２｜ [##]→[Space]
- 見出し３｜[###]→[Space]
1-6-4.トグル見出し｜折りたたみ・大～小
長い文書・タスクリストなど大きなコンテンツを見出しかつ折りたたみでき、情報に素早くアクセスできて効率的です。
ブロックの新規作成で「トグル見出し１～３」
目次にも自動で反映され、作成者の作業効率があがります。
- トグルの折り畳み｜トグルブロックを選択した状態で[Ctrl]＋[Enter]
複数トグルの選択も有効で、一度に作業できて効率的です。
1-6-5.数式ブロック｜ページ中央に配置
ページ全幅の中央に位置する数式を書けます。
例えば、数学の問題作成や物理の勉強などで活用できます。
ブロックの新規作成で「数式ブロック」
1-6-6.インライン数式｜テキストに左揃えで表記
テキストの中に数式を書けます。
例えば、数学の問題作成や物理の勉強などで活用でき、数式をきれいに表示できます。
ブロックの新規作成で「インライン数式」
1-6-7.コード｜Mermaidなど84言語
プログラムコードやテキストの書式設定、ハイライトを行えるコードエディタ機能が使えます。
例えば、プログラミング・スクリプト・テクニカルドキュメント作成など使え、Notion内でコードを直接編集できて業務を効率化できます。
ブロックの新規作成で「コード」
有効な言語は85種類あります。
1-6-8.ToDoリスト（チェックボックス）
ToDoリストに便利なチェックボックスを作れます。
例えば、タスク管理・準備物で進捗を確認するときに使え、一目でわかりやすいページを作れます。
ブロックの新規作成で「ToDoリスト」
- 半角「[]」 → [スペース]
- 全角「「」」 → [スペース]
- 該当のブロックで[Ctrl]＋[Shift]＋[4]
1-6-9.箇条書き
箇条書きのリストを作れます。
例えば、タスクリスト・メモ・アイデアなど、情報が一目でわかり効率的な情報共有が可能です。
ブロックの新規作成で「箇条書き」
- 文頭に全角「・」→「Enter」
- 該当のブロックで[Ctrl]＋[Shift]＋[5]
1-6-10.番号付きリスト
連番つきのリストを作れます。
例えば、タスクの順番付け・プロジェクトのステップ・手順書など、順序のある情報を簡単に把握できます。
ブロックの新規作成で「番号付きリスト」
該当のブロックで[Ctrl]＋[Shift]＋[6]
文頭で半角「●.」→「Space」 ※●に任意の数字を入力
1-6-11.引用
引用文を強調表示できます。
例えば、議事録で他人の発言・外部情報・参考文献など引用を目立たせて、重要な情報が一目でわかります。
ブロックの新規作成で「引用」
文頭で半角[|] → [スペース]
1-6-12.絵文字
テキスト中に絵文字を入力できます。
例えば、議事録・コメントなどページに彩りを出せて、感情やメッセージを伝えやすいです。
ブロックの新規作成で「絵文字」
半角「:」→「キーワードを入力」
キーワードを入力すると、言葉に合う絵文字が表示されて選びやすいです。
1-6-13.トグルリスト｜テキストの折りたたみ
テキストやコンテンツを折りたたんで開閉できます。
例えば、長い提案資料を項目ごとに折りたたみ説明ごとに開閉する、など話のまとまりが目に見えて読み手が理解しやすいです。
ブロックの新規作成で「トグルリスト」
ブロックタイプの変換で今あるブロックをトグルリストへ変換もできます。
- 文頭で半角[>] → [スペース]
- 文頭で全角[＞] → [Enter]
トグルの開閉は、単独・複数のブロックを選択して[Ctrl]＋[Enter]でできます。
1-6-14.ページリンク
Notion内の既存ページへのリンクを作れます。
例えば、プロジェクト管理・会議資料などで関連情報にアクセスしやすく、情報の確認が効率的に行えます。
ブロックの新規作成で「ページリンク」
半角「[[」
メンション「@」でもリンクを作れます。
1-6-15.階層リンク
今開いているページの階層を表示できます。
例えば、プロジェクト管理・チームの会議メモなどページ階層を確認でき、リンクにも使えて情報へ素早くアクセスできます。
ブロックの新規作成で「階層リンク」
今開いているページの階層は画面上部にも表示されますが、３階層以上のページだと直上の２層以上のページは「…」に省略されます。
ページの中で常にすべての階層を表示させたいときに便利ですね。
1-6-16.同期ブロック
異なるページ間でブロックの内容を同期できます。
例えば、営業案件の概要をタスク管理画面にも同期させることで、情報を一元管理しながら重複作業と確認の手間を省けて効率的です。
ブロックの新規作成で「同期ブロック」
赤枠をコピー、表示したい場所に貼り付けすると、枠内の内容が同期されます。
今あるブロックを同期するには、「ブロックタイプの変換」で「同期ブロック」に変えれます。
同期を解除するには、選択したブロック右上「･･･」の「同期を解除する」でできます。
同期の解除：ブロックを選択して[Ctrl]＋[Shift]＋[G]
1-6-17.テーブル｜シンプルな表
表を作れます。
例えば、商談や展示会の準備物・提案先・タスクリストなどに使え、情報を視覚的にわかりやすく整理できます。
ブロックの新規作成で「テーブル」
右下の「＋」をドラッグ＆ドロップするとマス目の追加・削除が直感操作でできます。
他にテーブルでできることは下表のとおりです。
- テーブルをページ幅に合わせる
- 行・列の見出し設定
- 行・列の挿入
- 行・列の複製
- 文字色・背景色の選択
テーブルをデータベースにも変換できます。
テキストの配置（中央揃えなど）は変更できませんので、ご注意くださいね。
1-6-18.データべース｜高機能な表
１つのデータを様々なビュー（表示方法）で見れる高機能な表を作れます。
例えば、プロジェクト案件やタスク管理で日常業務の振り返り・統計にも使えて、業務効率化のきっかけと準備ができます。
ブロックの新規作成で「データベース」
ビューは以下の６つで、詳細はデータベースのビューでご紹介します。
- テーブル
- ボード
- ギャラリー
- リスト
- カレンダー
- タイムライン
1-6-19.データベースのリンクドビュー｜データベース版の同期ブロック
既存データベースにリンクされたビューを作れます。データベース版「同期ブロック」と考えるとわかりやすいです。
例えば、１回のタスク登録で今日やること・今週やること・商談予定のカレンダーなど条件に応じた表を並列で表記でき、情報確認がしやすく作業効率も良いです。
- ブロックの新規作成で「データベースのリンクドビュー」
- 既存のデータベースを選択
1-6-20.画像 ※一部有料
画像を埋め込めます。
例えば、議事録・提案資料などで読み手が理解しやすい画面が作れ、情報を伝えやすくなります。
- ブロックの新規作成で「画像」で「アップロード」
- コピーした画像を該当のブロックに「ペースト」
１ファイルサイズ５MB以上の埋め込みは有料（プラスプラン以上）です。
1-6-21.Webブックマーク
Webページのブックマークを埋め込めます。
例えば、提案資料の出典・プロジェクト管理のターゲット企業概要など、必要な情報にすぐアクセスできます。
- ブロックの新規作成で「画像」から「Webブックマーク」→「URLを入力」
- コピーしたURLを「貼り付け」て「ブックマークを作成する」
細長い横枠に タイトル・簡易説明・URL・画像 を表示でき、一目で概要がわかります。
枠が大きくてクリックしやすいのも嬉しいポイントですね。
1-6-22.動画 ※一部有料
例えば、商品紹介・会社概要の動画を掲載でき、商談中でもスムーズに動画を使った説明ができて読み手に理解を促しやすいです。
- ブロックの新規作成で「動画」
- 「URLを貼り付け」 または パソコン内の動画を「アップロード」
アップロードの場合、１ファイルサイズ５MB以上は有料（プラスプラン）です。
1-6-23.オーディオ ※一部有料
オーディオ（音声）を埋め込めます。
例えば、商談中に商品に関連する「音声」を再生して臨場感を高める・事務作業中にバックミュージックを再生する、など仕事の成果をあげれる環境を作れます。
- ブロックの新規作成で「オーディオ」
- 「URLを貼り付け」 または パソコン内の音声を「アップロード」
アップロードの場合、１ファイルサイズ５MB以上は有料（プラスプラン）です。
1-6-24.ファイル ※一部有料
例えば、業務マニュアル内に「新規取引申請フォーマット」のファイルを配置し、誰でも関連資料にアクセスしやすく業務がはかどります。
- ブロックの新規作成で「ファイル」
- パソコン内の「ファイルを選択」して「アップロード」 または 「URLを貼り付け」で「リンクを埋め込む」
埋め込んだファイルはクリックしてダウンロード または Webページを開けます。
ファイルを使うたびに都度ダウンロードする手間がかかる点は、デメリットですね。
1-6-25.PDF ※一部有料
PDFファイルを埋め込み、PDFの内容をNotionページ内で見れます。
例えば、商談中の提案資料・会議の報告資料など画面を切り替えずスムーズに見せることができ、要望の聞き取りや提案など重要なことに時間を使えます。
- ブロックの新規作成で「PDF」
- パソコン内の「ファイルを選択」してアップロード または 「URLを貼り付け」て「PDFを埋め込む」
１ファイルサイズ５MB以上は有料（プラスプラン）です。
1-6-26.他85の連携ツールとアプリ ※一部有料
様々なツールを埋め込めます。
例えば、Miroで作成した提案先のマインドマップをGoogle Driveの提案状況（ワークシート）へ整理など、複数のツールを同時に閲覧・編集できて作業効率があがります。
ブロックの新規作成で「埋め込み」
埋め込める連携ツールは以下の79種類あります。
AdobeXD・Amplitude・Asana・Bardeen・Box・Calendly・Canva・Census・ChartBase・Claap・ClickUp・Datadog・Deepnote・Dovetail・Dropbox・EasyCSV・Eraser・Everhour・Figma・Fillout Forms・GRID・GitHub・GitLab・GoLinks・Google Drive・Google Workspace・Graphy・Gusto・Hex・Hightouch・IFTTT・Jira↗・Linear・Loom・Lucidchart・Lucidspark・Make・Marker.io・Microsoft Entra ID・Miro・Mixpanel・Nightfall AI・NoteForms・Okta・OneDrive・OneLogin・PagerDuty・Panther・Pinterest・Pipedream・Pitch・Plus・Polymer・Qonto・Rippling・Rootly・Rows・SendOwl・Shortcut・Sketch・Slack・Slapdash・Splunk・Streak Share・Streamlit・Sumo Logic・Tableau・Tally・Tray.io・Trello・Typeform・Unito 2-Way Sync・Webex・Whimsical・Zapier・Zendesk・Zoom・forms.app・incident.io
Jira↗、GitHub、Asanaの同期データベースを２つ以上・101行以上使う場合は、有料プランが必要です。
ファイルをアップロードする場合、１ファイルサイズ５MB以上は有料（プラスプラン）が必要です。
1-6-27.ボタン｜登録した作業を１クリックで実行
ボタンを作成して、登録した作業を１クリックで実行できます。
例えば、タスクの登録・ステータス更新・入力項目のチェックなど１クリックで実行できるよう自動化でき、作業を効率化できます。
ブロックの新規作成で「ボタン」
アイコンも設定でき、タスク登録時に一目でどのボタンを押せば良いか判別しやすいです。
これらのブロックを用途に応じて使い分けて、オリジナルのページを作れます。
1-7.ブロックのデザインと装飾｜１項目
ブロックのデザインと装飾は以下２つの方法があります。（※リンク先は「用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
1-7-1.文字色（カラー）・背景色を設定
ブロックの文字色を変えれます。
例えば、議事録や発表資料で重要な内容に色を付けて、情報を視覚的にわかりやすく表示できます。
ブロック左端「⋮⋮」の「カラー」で「文字色」「背景色」を選択
以下10色から選べます。（実際の色とは異なるイメージ色です。）
| 文字色 | 背景色 |
|---|---|
| デフォルト | デフォルト |
| グレー | グレー |
| ブラウン | ブラウン |
| オレンジ | オレンジ |
| 黄 | 黄 |
| 緑 | 緑 |
| 青 | 青 |
| 紫 | 紫 |
| ピンク | ピンク |
| 赤 | 赤 |
どれも淡い色で、色を設定しても文字が見えやすいです。
最後に使った色：[Ctrl]＋[Shift]＋[H]
テキスト一部の文字色を変えることもできます。
「文字色」と「背景色」は同時に設定できません。同時に色づけたい場合は、ブロックに背景色・テキストに文字色を併用すると良いですね。
ブロックにデザインと装飾を加えることで、視覚的に見やすく読み手が理解しやすいページを作れます。
あわせてテキストのデザインも変えると、さらに自由度が高まりますね。
1-8.テキスト（文字）のデザインとリンク｜３項目
テキストブロックにデザインとリンクを設定できます。（※リンク先は「用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
- 文字色（カラー）と背景色を変える
- 文字デザインの変更｜太字・斜体・下線・取り消し線・コードとしてマーク・数式
- テキストにリンクを追加
1-8-1.文字色（カラー）と背景色を変える
テキストの文字色・背景色を変えれます。
例えば、会議資料や商談の提案資料などで文字を一字ごとに選択して色を変えれるため、特に強調させたい部分の視認性があがり情報を伝えやすいです。
テキストの色を変えたい部分をドラッグで選択 → 「Ａ」（文字色）
以下10色から選べます。（実際の色とは異なるイメージ色です。）
| 文字色 | 背景色 |
|---|---|
| デフォルト | デフォルト |
| グレー | グレー |
| ブラウン | ブラウン |
| オレンジ | オレンジ |
| 黄 | 黄 |
| 緑 | 緑 |
| 青 | 青 |
| 紫 | 紫 |
| ピンク | ピンク |
| 赤 | 赤 |
同じ文字に文字色と背景色を同時に設定できません。ブロックの色を設定と併用すれば使えます。
最後に使った色に変更：[Ctrl]＋[Shift]＋[H]
1-8-2.文字デザインの変更｜太字・斜体・下線・取り消し線・コードとしてマーク・数式
テキストの文字デザインを変更できます。
例えば、提案資料で見出しや特に重要なポイントの文字デザインを変えるなど、読み手に情報を伝えやすいです。
テキストの一部分をドラッグで選択 → 以下の項目を選んで変更
| 選択項目 | 機能 | ショートカット |
|---|---|---|
| B | 太字 | Ctrl+B |
| i | 斜体 | Ctrl+I |
| U | 下線 | Ctrl+U |
| S | 取り消し線 | Ctrl+Shift＋S Ctrl+Shift+X |
| <> | コードとしてマーク | Ctrl+E |
| √X | 数式を作成する | Ctrl+Shift+E |
コード・数式・インライン数式はブロックから新規作成もできますね。
1-8-3.テキストにリンクを追加
テキストの一部にリンクを設定できます。
例えば、議事録で新規得意先の会社名にリンクを設定など、情報を検索して調べる手間が省けて効率的です。
- リンクしたいテキストをドラッグで選び「リンク」
- 「URLを貼り付け」または「ページを選択」
[Ctrl]＋[K]
ブロックのデザインと装飾に加えて、テキストの一部分だけ目立たせることができ、特に強調したい部分の理解を促せます。
1-9.データベースのビュー（見せ方）｜６項目
データベースは高機能な表で、様々な見方で分析できて業務の最適化に役立ちます。
以下６つのビューを選べます。（※リンク先は「用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
- 見出し下「ビュー名」の「ビューを編集」で「レイアウト」から選択
- データベース右上「･･･」（ビューのオプション）の「レイアウト」で選択
- データベース見出し下「ビュー名」右の「＋ビューを追加」
1-9-1.テーブル｜【迷ったらこれ！】一覧で表示
テーブルは、１ページ１行で情報を一覧にして見れます。
例えば、タスクを確認して進捗を変更する・提案状況をリスト化するなど、情報を一覧で見るときに便利です。
日付ごとにグループ化したタスクの情報（プロパティ）を一括で「完了」に変更でき、「複数ページの情報を一括で変更」するときに便利です。
1-9-2.ボード｜直感操作
ボードは、付箋に似たカード形式で１ページが表示されます。
例えば「商談状況×担当者」の観点で、チームの誰がどの案件をどこまで進めているか、一目で把握できます。
ボードでは「サブグループ」が有効で、２軸（例えば「日付」と「担当者」など）で情報を見れます。
情報の変更も、隣の列へドラッグ＆ドロップでき、直感操作で操作も簡単です。
1-9-3.ギャラリー｜画像で一覧表示
ギャラリーは、ボードより少し大きい枠で「画像」「ページ内コンテンツ」を並べて表示できます。
例えば、市場動向・Web記事など写真付きの情報を貯めておくと、見たい情報を画像で判別しやすいです。
1-9-4.リスト｜シンプルの極み
リストは、紙にタスクを書き出すようにシンプルなメモに使えます。
例えば、プロジェクト案件の一覧表示など、シンプルなリスト化で余計な情報が表示されず端的に読み手に伝えやすいです。
1-9-5.カレンダー｜予定を可視化
カレンダー形式で表示できます。
例えば商談・会議など他人と関連する予定のみ表示させるなど、週間・月間のスケジュールを一目で把握でき、抜け漏れが起きにくいです。
どの予定を表示させるかは、フィルターの設定を使います。
1-9-6.タイムライン（ガントチャート）｜時間の大小が一目でわかる
タスクや予定など日時の長さを横棒の大きさで表示できます。
例えば、タスク管理で１日の作業を時間ごとに可視化・プロジェクトの進行状況を一目で確認など、スケジュールの調整やリソースの最適利用が簡単で効率があがります。
データベースのリンクドビューを併用すると、同時に複数の観点で確認できて業務に役立ちます。
1-10.データベースの表示方法｜２項目
データベースを表示させる方法は以下２種類があります。（※リンク先は「用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
ブロックの新規作成で「データベース：インライン」「データベース：フルページ」を選択
既存のデータベースからは、左端「⋮⋮」の「インラインに変換」「フルページに変換」で変更できます。
1-10-1.インライン
ページの一部にデータベースを埋め込んで表示できます。
例えば、会議資料で提案状況を品目ごとに整理したデータベースを表示して、ページを切り替えることなく表示でき、情報共有が効率的です。
1-10-2.フルページ
データベースを別の１ページとしてリンクを作成できます。
例えば、全商品の提案状況を一覧で確認するなど、大きなデータを扱うときには１ページ内で操作できて作業がはかどります。
まずはフルページ、慣れたらインラインで表示させると使いやすいです。
「インライン」はデータ量が多いと読み込みに時間がかかるため、「読み込み制限」を使うと良いですね。
1-11.データベースの操作｜13項目 ※一部有料
データベースの基本操作は以下13項目です。（※リンク先は「用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
1-11-1.説明を追加
データベースの「説明」を追加できます。
例えば、何のデータベースか・運用ルールなどを見出し下に表示し、実務でデータベースを活用しやすい環境を作れます。
見出し上の「説明を追加」
「説明を非表示」にもでき、ページをコンパクトに表示できます。
1-11-2.データ（ページ）の追加
新たなデータを追加します。
例えば、タスク管理で新しいタスクの追加・プロジェクト管理で新しいターゲットの追加など、新たな情報を無限に格納できます。
- データベース右上「新規」
- データベース表内「＋新規」
[Ctrl]+[N] ※「追加先のページ（データベース）」の選択が必要
参照：テーブルへのデータの追加（データベースの作成）｜Notion公式ヘルプページ
1-11-3.データを開く
既存のデータを開きます。
例えば、１タスクの内容（期限・所要時間・詳細など）を確認するなど、１データの情報を網羅的に確認したいときに一目で見れて作業性が良いです。
データのタイトル（デフォルトでは「Aa名前」）右端「サイドピークで開く」マーク
[Ctrl]＋[クリック]で新しいタブにフルページで開けます。
参照：ページとして行を開く（データベースの作成）｜Notion公式ヘルプページ
1-11-4.データの編集
データ各項目の内容を編集できます。
例えば、終えたタスクの時間を記入・プロジェクトのステータス（状況）を変更など、変化を記録できて振り返りに活用できます。
- 変更したい項目・プロパティをクリック
- 内容を変更する
情報（プロパティ）を一括で変更するには「テーブルビュー」で複数選択すると操作しやすいです（テーブルビュー以外でも可能です）。
1-11-5.ビューの追加
データベースのビューを新たに追加できます。
例えば、１週間でどの作業に時間を費やしているか振り返る・月間のスケジュールを確認するなど、頻繁に見るビューを１クリックで見れてスムーズに振り返りできます。
見出し下のビュー名右端「＋ビューを追加」
1-11-6.プロパティの追加
データにプロパティ（情報）を追加できます。
例えば、業務の振り返りに作業時間を計算・見積時間と実際の時間の差を次回に活かすなど、追加するプロパティによって様々な観点で業務を管理できます。
データベース見出し行の右端「＋」 → プロパティの選択
プロパティの種類は以下の通りです。
- AI｜要約、重要情報、カスタム自動入力、翻訳
- テキスト
- 数値
- セレクト
- マルチセレクト
- ステータス
- 日付
- ユーザー
- ファイル＆メディア
- チェックボックス
- URL
- メール
- 電話
- 関数
- リレーション
- ロールアップ
- 作成日時
- 作成者
- 最終更新日時
- 最終更新者
- ID
- 外部接続｜GitHubプルリクエスト、Google Driveファイル、Figmaファイル
1-11-7.フィルターの設定
フィルターを設定して、表示項目を厳選できます。
例えば、タスク管理で該当の案件に関する情報だけ表示して所要時間と見込売上のバランスを確認するなど、情報の確認と振り返りがスムーズにできます。
- データベース右上の「フィルター」の「フィルター」
- 「プロパティ名」をクリックして「フィルター」
1-11-8.並び替え
データの順番を並び替えれます。
例えば、日付の昇順で時系列に並べて下にいくほど先の予定を表示・タスクの種類ごとに表示して電話できるときに「TEL」タグのあるタスクを瞬時に判断など、視認性があがります。
- データベース右上「並べ替え」
- 各プロパティをクリック → 「昇順で並び替え」「降順で並び替え」
「並び替え」の条件は同時に複数設定できます。
1-11-9.⚡オートメーションの作成 ※一部有料
トリガー（きっかけ）とアクション（動作）を設定して、データベース上の作業を自動化できます。
例えば、担当者に自分が追加されたらSlackへ通知を送信（無料）・ステータスが完了に変更したら新たな追跡のタスクを自動追加（有料）でき、抜け漏れと手作業が減り効率があがります。
データベース右上「⚡」雷マーク
無料プランでは、アクションは「Slack通知」のみ、有料プラン（プラスプラン以上）でアクションにプロパティの変更などを設定・編集できます。
無料プランでも、テンプレートに設定されたオートメーションを操作することはできますね。
1-11-10.データベース内を検索
データベース内の項目に絞って検索できます。
例えば、Aプロジェクト案件の次のタスクを一覧で知りたいなど、特定のデータべース内に絞って情報を検索でいて、探す手間が省けて効率的です。
データベース右上の「 🔍」虫眼鏡マーク
検索対象はデータベースに含む「タイトル」「プロパティ」です。
データ（ページ）内のテキストまで検索したいときはワークスペースの検索（Ctrl+P）を使うと良いです。
1-11-11.ビューのオプション設定
ビューのオプションを設定できます。
例えば、表示させるプロパティの選択・その順番・ページの開き方 など細かな表示方法を変えれて、独自に操作しやすいページを作れます。
データベース右上「･･･」
以下14の設定が可能です。
- ソース
- レイアウト
- プロパティ
- フィルター
- 並べ替え
- グループ
- サブアイテム
- 依存関係
- 読み込み制限 ※データ量が少ないと表示されません。
- オートメーション
- ビューをロック
- ビューのリンクをコピー
- ビューを複製
- ビューを削除
1-11-12.テンプレートの登録
データ（ページ）のテンプレートを作成できます。
例えば、定期的に発生するタスクのテンプレートを作成して、抜け漏れを防ぎつつ作業効率をあげれます。
データベース右上「新規」の右「▽」で「新規テンプレート」
テンプレートは以下6つの操作も可能です。
- 順番の入れ替え
- 繰り返し
- デフォルトに設定
- 編集
- 複製
- 削除
1-11-13.データの計算
データ（ページ）の合計を自動計算させて表示できます。
例えば、今日やることの合計見込み時間を確認して業務の取捨選択など、業務の準備と振り返りに役立ちます。
データベース下「計算」
計算方法は以下７つから選べます。
- すべてカウント
- 値の数をカウント
- 一意の値の数をカウント
- 未入力をカウント
- 未入力以外をカウント
- 未入力の割合
- 未入力以外の割合
これらを組み合わせて
- どんどん新しい情報を追加できる
- 仕事を管理（確認と振り返り）できる
- 抜け漏れを防げて、作業性・視認性が良く効率もあがる
というメリットがあり、タスク管理・プロジェクト管理など業務全体を効率化する準備が整います。
1-12.Wikiの操作｜４項目
Wikiでできることは以下４つです。（※リンク先は「用途・操作方法をクリック」を開くと見れます。）
特に他ページにはない「有効期限」が自動設定され、ページの情報が最新か一目でわかり、間違った情報によるミスが減らせます。
1-12-1.説明を追加（または非表示）
Wikiページの説明を見出し下に表示できます。
例えば、何の情報が集まるページか・運用ルールなど書けて、初見でも活用しやすい環境を作れます。
見出し上「説明を追加」
「説明を非表示」にもでき、ページをコンパクトに表示できます。
1-12-2.ビューの追加
データベースと同様にビューを追加・変更できます。
例えば、カテゴリごとにどれだけのページ数があるか確認して情報の多い少ないを把握など、統計と振り返りに効果的です。
Wiki見出し下「ホーム」で「ビューを追加」
1-12-3.検索
Wiki内の情報だけを検索できます。
例えば、業務マニュアルを調べるなど、Wiki内の情報に絞って検索したいときに見つけやすくて作業効率があがります。
Wiki右上「🔍検索」
ワークスペース全体の検索（Ctrl+P）と同様に、ページ内のコンテンツ（文章）も検索できます。
1-12-4.有効期限（プロパティ）の設定
Wikiだけにある「有効期限」プロパティを設定できます。
例えば、業務マニュアルが最新の情報か（いつまで有効か）確認できるなど、間違った情報の共有を防げて業務効率と生産性があがります。
- ページ内見出し下「有効期限」
- プロパティ「有効期限」
有効期限が切れたページは、マークがグレーに変化し、ページオーナーには通知が届きます。
以上を組み合わせて誰でも使いやすく、業務効率と生産性の向上につなげれます。
2.操作全般｜12項目
Notionにできる操作全般は以下12項目です。
- サイドバーの表示（非表示）
- 検索｜ワークスペース全体
- テンプレートの活用
- インポート｜外部データを読み込み
- ゴミ箱｜削除ページの確認 ※一部有料
- ページの復元 ※一部有料
- １ページ前に戻る、進む
- 操作を元に戻す・進める
- タブの追加・削除
- ショートカットキー｜Windows PCの場合
- マークダウン記法
- お問い合わせ
2-1.サイドバーの表示（・非表示）
サイドバーの表示・非表示を変えれます。
Notionの操作に慣れて非表示にすると、エディター（ページ）が広くなり、一画面で見える情報量が増えて作業効率があがります。
- 画面左上「≡」で表示
- 画面左上「◁◁」で非表示
[Ctrl]＋[￥]
2-2.検索｜ワークスペース全体
今開いているページを含むワークスペース全体を対象に、検索できます。
例えば、Aプロジェクト案件の得意先担当者名・B商品の市場動向など、ワークスペース全体からキーワードを絞って情報を探せて効率的です。
サイドバー上部「🔍検索」
以下６つの条件設定もでき、簡単に見つけたい情報を見つけれます。
- 並べ替え｜一致度・最終更新日・作成日
- タイトルのみ検索
- 作成者
- チームスペース
- ページ内
- 日付
[Ctrl]＋[P] または [Ctrl]＋[K]
2-3.テンプレートの活用
Notionまたは他ユーザーが作ったテンプレートを使えます。
自分でページを作るのが難しい・初めてで使い方がわからない場合に活用すると、すぐに実務に使えて効果的です。
- サイドバー下部「テンプレート」
- ユーザーが提供するテンプレートページで画面右上の「複製」
複製したテンプレートはプライベートセクション内に追加されます。
2-4.インポート｜外部データを読み込み
外部のデータをNotionへ移行（インポート）できます。
例えば、他ツールでのタスク管理からNotionへ移行するときに、過去のタスク情報も引き継げるので安心です。
サイドバー下部「インポート」でアプリ・ファイルを選択
2-5.ゴミ箱｜削除ページの確認 ※一部有料
削除したページはゴミ箱へ格納されます。
例えば、間違って削除したページ・不要で削除したけど再確認したいページなどをゴミ箱で閲覧でき、誤操作が起きても安心です。
サイドバー下部「ゴミ箱」
以下３種類のフィルターをかけれます。
- すべてのページ
- 現在のページ
- 最終更新者：自分
2-6.ページの復元 ※一部有料
削除したページをゴミ箱から復元できます。
例えば、誤操作で削除・他ユーザーが意図的に削除など、必要なページを復元できて有事の際も安心です。
サイドバー下部「ゴミ箱」の「↶」復元ボタン
2-7.１ページ前に戻る、進む
１ページ「戻る」「進む」操作ができます。
特にNotionの操作に慣れないうちに起こる、ページが切り替わってどこにいったかわからない、というときに使うと、元のページに戻れて安心です。
ページ左上「◁」「▷」
- 戻る 「Ctrl」+「[」
- 進む 「Ctrl」＋「]」
2-8.操作を元に戻す・進める
パソコン操作と同様に、直前の操作を元に戻す・進めることができます。
例えば、テキスト入力・ブロックの移動などの操作を戻すことができ、誤操作を戻せて安心です。
Notion上で[Alt]→「編集」→「元に戻す」または「やり直し」
- 元に戻す [Ctrl]＋[Z]
- やり直し（進める） [Ctrl]＋[Y]
「トグルの開け閉じ」は「元に戻す」「進める」で操作できないので、ご注意ください。
2-9.タブの追加・削除
Webブラウザのように、タブで複数のページを表示できます。
頻繁に使うページをタブで表示させておくと、ページを開く・切り替えるなどの手間が省けて、作業効率があがります。
- 画面左上「＋」で最左部に追加
- 開きたいページを[Ctrl]＋[クリック]で最右部に追加
タブの移動・複数選択はできませんので、ご注意ください。
最左部に追加｜[Ctrl]＋[T]
閲覧するタブは 右に移動[Ctrl]+[Tab] 左に移動[Ctrl]+[Shift]+[Tab] を使うと便利です。
タブはいくつでも追加できますが、メモリの消費・見やすさ に影響するので、６～７つ以下がおすすめですね。
2-10.ショートカットキー｜Windows PCの場合
Notionではショートカットキーが有効です。
マウスやタッチパッドに移動してクリックする手間が省けて、作業効率があがります。
有効なショートカットは下記のとおりです。※Macをお使いの場合は、CtrlをCmd・AltをOptionに置き換えてお使いください。
- Ctrl＋N｜新しいページを作成（※デスクトップアプリのみ）
- Ctrl＋Shift＋N｜新しいNotionウィンドウを作成（※デスクトップアプリのみ）
- Ctrl+クリック｜リンクを新しいタブで開く（※デスクトップアプリのみ）
- Alt+Shift＋クリック｜リンクを新しいウィンドウで開く（※デスクトップアプリのみ）
- Ctrl+T｜新しいタブを最左部に作成（※デスクトップアプリのみ）
- Ctrl+W｜現在のタブを削除（※デスクトップアプリのみ）
- Ctrl＋PまたはCtrl+K｜ワークスペース全体を検索
- Ctrl+L｜ページのリンクをコピー
- Ctrl＋Shift+U｜１つ上の階層のページへ移動する
- Ctrl+[｜ページを１つ戻る
- Ctrl＋]｜ページを１つ進む
- Alt+K｜データベースのビューで、次のデータ（ページ）に移動して開く
- Alt＋J｜データベースのビューで、前のデータ（ページ）に移動して開く
- Ctrl+Shift+L｜表示方法（ダーク・ライト）を切り替える
- Ctrl+￥(\)｜サイドバー（左）を表示・非表示
- Ctrl+Shift＋￥(\)｜サイドバー（右）を表示・非表示
- Ctrl＋Shift＋P｜ページの移動
- Ctrl+Shift+O｜ページの共有・Web公開
- Ctrl＋Alt+Shift＋F｜ページをお気に入りに追加・削除
- Ctrl+D｜ページ・ブロックを複製する
- Alt＋クリック｜ページ・リンクをサイドピークで開く
- DeleteまたはBack Space｜選択したテキスト・ブロック・データを削除する
- Ctrl+「＋」｜画面の拡大
- Ctrl+「－」｜画面の縮小
- [Ctrl]＋[Shift]＋[↑]｜ブロックを１つ上に移動
- [Ctrl]＋[Shift]＋[↓]｜ブロックを１つ下に移動
- Ctrl+Shift+M｜テキストにコメントを追加
- Ctrl+Shift+H｜（テキストを選択して）最後に使った色
- Ctrl+K｜テキストにリンクを追加
- Ctrl+B｜テキストを太字にする
- Ctrl+I｜テキストを斜体にする
- Ctrl+U｜テキストに下線をつける
- Ctrl+Shift＋S または Ctrl+Shift+X｜テキストに取り消し線をひく
- Ctrl+E｜テキストをコードとしてマーク
- Ctrl+Shift+E｜数式を作成する
- Escape｜サイドピークを閉じる、ページでカーソルのあるブロックを選択・解除、データベースでカーソルのあるプロパティの選択・データの選択・解除
- :●●●（絵文字の名前）｜絵文字を呼び出す（絵文字ピッカー）
- Tab｜インデントを下げる
- Shift＋Tab｜インデントを上げる
- 文頭に/turn｜ブロックタイプを変換
- Ctrl+Shift+1｜見出し１を作成
- Ctrl+Shift+2｜見出し２を作成
- Ctrl+Shift+3｜見出し３を作成
- Ctrl+Shift+4｜チェックボックスを作成
- Ctrl+Shift+5｜箇条書きリストを作成
- Ctrl+Shift+6｜番号付きリストを作成
- Ctrl+Shift+7｜トグルリストを作成
- Ctrl+Shift+8｜コードブロックを作成
- Ctrl+Shift+9｜新規ページを作成 または 選択したブロックをページに変換
- Ctrl+A｜ブロック内の全テキストを選択、全ブロック・データベースを選択
- スペース｜選択した画像を全画面表示・解除
- 矢印｜カーソルの移動、別ブロック・データの選択
- Shift＋矢印｜選択範囲を広げる
- Shift+クリック｜カーソルとクリック間にあるすべてのブロックを選択する
- Alt+Shift+クリック｜ブロック全体を選択する
- Ctrl＋/｜ブロックのメニューを開く
- Ctrl+Shift+矢印｜ブロックを移動する
- Ctrl+Alt+T｜トグルを全て開く・閉じる
- Ctrl＋Enter｜選択したデータ（ページ）を開く、トグルを開く・閉じる、チェックボックスにオン・オフ
- @｜メンション（ユーザー・ページ・日時）、リマインダー
- [[｜ページをリンク、サブページを追加する、新規ページを追加する
- 「+」＋キーワード｜ページをリンク、サブページを追加する、新規ページを追加する
- Alt＋Shift＋１｜ワークスペース１に移動
- Alt＋Shift＋２｜ワークスペース２に移動
- Alt＋Shift＋３｜ワークスペース３に移動
- Ctrl＋Alt＋U｜更新一覧を開く・閉じる
- Ctrl＋Alt＋A｜チームスペース一覧を開く・閉じる
ショートカットキーはNotion画面右下「？」の「キーボードショートカット」でも一部確認できます。
2-11.マークダウン記法
決まった記号を入力すると、テキストに記号が表記される「マークダウン記法」が有効です。
例えば、チェックボックスを入力・見出しサイズに変更 などの作業が３タッチほどでできて、作業効率があがります。
有効なマークダウン記法は以下の通りです。
- テキストの両側に[**]｜太字
- テキストの両側に[*]｜斜体
- テキストの両側に[~]｜取り消し線
- [*]→[Space] or [+]→[Space] or [-]→[Space]｜箇条書きリスト
- 「[]」→Space｜チェックボックス
- [1.]→[Space] or [a.]→[Space] or [i.]→[Space]｜番号付きリスト
- [#]→[Space]｜大見出し（見出し１）
- [##]→[Space]｜中見出し（見出し２）
- [###]→[Space]｜小見出し（見出し３）
- [>]→[Space]｜トグルリスト
- [“]→[Space]｜引用
- [-]｜区切り線
- 「[[」｜既存ページへのリンク
- [＠]｜メンション
マークダウン記法はNotion画面右下「？」の「キーボードショートカット」からも一部確認できます。
2-12.お問い合わせ ※有料で優先サポート
お問い合わせに対応しています。
例えば、コンテンツの復元や操作・Notionについてわからないことを教えてもらえ、時間をかけずに悩みを解決しやすいです。
- Notionアプリ右下「？」の「サポートにメッセージを送信」
- Notion公式ページ右下の「メールで問い合わせる」
有料プランだと優先サポートを受けれて、迅速な回答を期待できます。
フリープランだと、5営業日目の早朝に返事が届きました（2023年7月時点）。返答まで約１週間かかると考えると良いですね。
これらを活用して
- すぐ実務で使える
- 作業効率があがる
- 悩みも解決でき、安心して操作できる
ため、仕事で活用しやすい環境が整います。
3.設定と確認｜16項目
設定と確認では以下16のことをできます。
- アカウントの追加
- ワークスペースへの参加・新規作成
- 通知（ワークスペースの更新一覧）の確認
- チームスペース一覧の確認
- マイアカウント
- 個人設定
- 通知設定
- 自分のコネクト
- 言語と地域
- ワークスペースの設定 ※一部有料
- チームスペースの設定 ※一部有料
- メンバー設定 ※一部有料
- アップグレード｜Notion AIの追加、プラス、ビジネス、エンタープライズ ※有料
- セキュリティ設定 ※すべて有料
- 認証とプロビジョン ※ほとんど有料
- コネクト｜連携アプリの確認と接続 ※一部有料
3-1.アカウントの追加
別メールアドレスのアカウントを追加できます。
追加するとログアウトなしに別メールアドレスのアカウントへ移動でき、仕事・プライベート・副業など異なる用途でも併用できて効率的です。
サイドバー上部「●●のNotion」の「別のアカウントを追加する」
3-2.ワークスペースへの参加・新規作成
ワークスペースを新たに作れます。
用途やチームに応じてワークスペースを作れて、所属グループごとで権限や運用方法を管理できて便利です。
サイドバー上部「●●のNotion」の右上「･･･」から「ワークスペースへの参加・新規作成」
3-3.通知（ワークスペースの更新一覧）の確認
ワークスペース内での通知（更新情報）を見れます。
スペース全体でどのような更新がされたかさかのぼって確認でき、変更点や過去の経緯を把握しやすいです。
サイドバー上部「更新一覧」
リマインダー通知・Wikiの有効期限切れ・編集履歴を見れます。
[Ctrl]＋[Alt]＋[U]
3-4.チームスペース一覧の確認
ワークスペース内にあるチームスペースを一覧で見れます。
どのチームがあり、配下のページに何を含むかまで確認でき、チーム利用時にスペースの全体像を把握するのに役立ちます。
サイドバー上部「チームスペース一覧」
「参加中のチームスペース」「その他のチームスペース」を見れます。
[Ctrl]＋[Alt]＋[A]
3-5.マイアカウント
アカウント情報を設定できます。
例えば「サポートアクセス」はNotionにアクセス権を付与することで、有事の際にNotionサポート担当者よりコンテンツの復元を相談でき、トラブル時のリスク回避ができます。
サイドバー上部「設定」の「マイアカウント」
以下の内容を設定できます。
- プロフィール｜画像、名前
- アカウントのセキュリティ｜メールアドレス、パスワード、二段階認証
- サポート｜サポートアクセス、すべてのデバイスからログアウト、自分のアカウントを削除
3-6.個人設定
Notionの使い勝手を設定できます。
例えば、画面の明るさ・サイドバーのトップページ・リンクの開き方など、Notionを使いやすい環境を作れて作業効率があがります。
サイドバー上部「設定」の「個人設定」
以下の設定ができます。
- 個人設定｜表示設定（ライト・ダーク）、起動時に開くページ、リンクをデスクトップアプリで開く
- 日付と時刻｜現在地からタイムゾーンを自動的に設定、タイムゾーンの選択
- プライバシー｜Cookieの設定（プリファレンス、分析、マーケティング）、自分の閲覧履歴を表示（記録する、しない）
- 画像
特に「個人設定」は使い勝手に影響するので、好みの設定に変えておきましょう。
3-7.通知設定
通知に関する設定ができます。
チームでNotionを使うときに設定しておくと、変更点や業務の進捗を常に把握できて、確認の手間が省けます。
サイドバー上部「設定」の「通知設定」
以下の内容を設定できます。
- 通知設定｜プッシュ通知（モバイル、デスクトップ）、Slack通知
- メール通知｜ワークスペース内のアクティビティ、常に送信、ダイジェスト、お知らせと最新情報
- 画像
「プッシュ通知」をオンにして、特定日時に設定した「リマインド」を逃さないようにすると良いですね。
3-8.自分のコネクト
Notion以外のツールとの連携について確認と設定ができます。
例えば、既存のタスク管理やメモアプリの内容をNotion上で表示させる・Google Drive上のファイルを表示させるなど、Notionを使ってできることの幅が広がります。
サイドバー上部「設定」の「自分のコネクト」
以下の確認と設定をできます。
- コネクト（連携済みツール）の表示
- コネクトの追加
例えば私は、類似ツールだとAsana・Evernote、よく使うものだとZoom・Dropbox・Google Drive、素早いメモに重宝するMemo Notionあたりを使っています。
3-9.言語と地域
言語と地域を設定できます。
世界各地の文化にあわせて使いやすく設定できます。
サイドバー上部「設定」の「言語と地域」
以下の内容を設定できます。
- 言語｜13種類から選択 英語、韓国語、日本語、フランス語、ドイツ語、スペイン語（スペイン）、スペイン語（中南米）、ポルトガル語・デンマーク語・オランダ語・フィンランド語・ノルウェー語・スウェーデン語
- 週の始めを月曜日にする
3-10.ワークスペースの設定 ※一部有料
ワークスペースに関する設定ができます。
例えば、チーム利用時に許可されたメールドメイン設定で社内メンバーが利用しやすい環境を作れます。
サイドバー上部「設定」のワークスペース「設定」
以下を設定できます。
- ワークスペースの設定｜ワークスペース名、アイコン（画像）
- パブリック設定｜ドメイン、許可されたメールドメイン、パブリックホームページ（※有料）、コンテンツをエクスポート（※一部有料）、メンバーをエクスポート（※有料）
- アナリティクス｜ページ閲覧数のアナリティクスを保存して表示
- ワークスペース全体を削除する
3-11.チームスペースの設定 ※一部有料
チームスペースに関する設定ができます。
例えば、チーム利用時にメンバーの権限を設定して、Notionを運用しやすい環境が作れます。
サイドバー上部「設定」の「チームスペース」
以下を設定できます。
- デフォルトチームスペース｜メンバー全員が自動参加するスペース
- チームスペースの作成をワークスペースオーナーのみに制限｜する、しない
- チームスペースの管理
- 新規チームスペースの作成
- チームスペースの検索
- アクセス権限｜オープン、クローズド、プライベート（※有料）
- メンバーを追加
- チームスペース設定
- チームスペースを複製
- チームスペースから退出
- チームスペースをアーカイブ
個人利用では必要ない項目ですね。
3-12.メンバー設定 ※一部有料
メンバーに関する設定ができます。
例えば、チーム利用を始めるときの招待や権限設定ができ、本格的な社内利用の準備が整います。
サイドバー上部「設定」の「メンバー」
以下を設定できます。
- メンバー
- 招待リンク｜作成する、しない、リセット、リンクをコピー
- メンバーを追加する
- メンバーの検索
- ユーザーの所属チームスペースの確認
- ユーザーのアクセスレベル変更｜オーナー、メンバー（※有料）、ワークスペースから退出
- グループ｜グループの作成、権限設定 （※有料）
- ゲスト｜ゲストの検索、アクセス可能ページの確認
3-13.アップグレード｜Notion AIの追加、プラス、ビジネス、エンタープライズ ※有料
有料プランにアップグレードできます。
Notionの初期登録時は誰でもフリー（無料）プランで、必要に応じてプラス・ビジネス・エンタープライズへアップグレード、Notion AIの追加購入をでき、さらに仕事を効率化できます。
サイドバー上部「設定」の「アップグレード」
支払方法はクレジットカード払いのみ有効です。
選べるプランは以下の通りです。
- Notion AIを追加
- プラスプランにアップグレード
- ビジネスプランにアップグレード
- エンタープライズプランにアップグレード
3-14.セキュリティ設定 ※すべて有料
セキュリティ設定をできます。
例えば、チーム利用時に社内でNotionページを悪用したり不本意な使用によるリスクを回避でき、セキュリティ対策が可能です。
サイドバー上部「設定」の「セキュリティ設定」
以下の設定をできます。
- Web公開を無効にする ※有料
- ゲストを無効にする ※有料
- 他のワークスペースへのページの複製を無効にする ※有料
- エクスポートを無効にする ※有料
チームで本格利用するときに使う項目ですね。
3-15.認証とプロビジョン ※ほとんど有料
セキュリティ設定よりも高度な対策ができます。
本格的なチーム利用による社内導入時に、より高度なセキュリティ管理を行えます。
サイドバー上部「設定」の「認証とプロビジョン」
以下の設定と確認をできます。
- ドメイン管理 ※有料
- 検証済みドメイン
- ワークスペースの作成
- ワークスペースの申請
- ユーザー管理 ※有料
- 管理対象ユーザーダッシュボード
- プロフィール情報の変更を管理対象のユーザーに許可する
- 外部ワークスペースへのアクセス
- 管理対象のユーザーがサポートアクセスを許可できないようにする
- セッション時間
- すべてのユーザーをログアウトする
- すべてのユーザーのパスワードをリセットする
- SAMLシングルサインオン（SSO） ※有料
- SAML SSOを有効にする
- ログイン方法
- アカウントの自動作成
- リンクされたワークスペース
- SCIMプロビジョニング ※有料
- SCIMトークン
- セットアップ情報｜ワークスペースIDの確認
3-16.コネクト｜連携アプリの確認と接続 ※一部有料
ワークスペース全体のコネクトを確認・管理できます。自分だけのコネクトは別ページで見れます。
例えば、チーム利用時にメンバーが連携するツールを確認でき、セキュリティ対策ができます。
サイドバー上部「設定」の「コネクト」
以下の設定と確認が可能です。
- メンバーによるコネクトの追加を制限する ※有料
- すべてのコネクトを確認｜ユーザーの確認、接続の解除 など
個人利用だと自分のコネクトを確認しておけば良いですね。
これらを活用して
- 異なる用途で併用できて使いやすい環境を作れ、コネクトでさらに仕事を効率化できる
- セキュリティ対策とリスク回避ができ、Notionをチーム利用しやすい環境が整う
- スペースの全体像がわかりやすく、更新情報を随時把握できる
というメリットがあり、仕事に役立ちます。
以上がNotionにできる全ての機能と設定です。
一度に全ての機能を使いこなすのは難しいので、まず１つの用途で使い始めると良いです。
無料プランにできること
Notionは個人のビジネス利用ならフリープランで十分に活用できます。
有料プランだとNotion AIやファイルサイズ無制限などでさらに仕事に役立つ幅が広がり、効率化できます。
どこまで無料で使えるか、一覧でご紹介します。
| 機能＼制約と使えるプラン | 無料でできること | 有料でできること 必要なプラン | 使用シーン例 |
|---|---|---|---|
| ページの共有｜ 権限設定 | ・フルアクセス ・コメント ・読み取り ・アクセス不可 | ・編集権限：プラス以上 | ゲスト・メンバーへ 情報共有 |
| ページ｜ Web公開時の権限 | ・編集を許可 ・コメントを許可 ・テンプレートとして複製を許可 | ・リンクの有効期限：プラス以上 ・ネット検索を許可：プラス以上 | Web採用ページの 一般公開 |
| ページ｜ アナリティクス | ・閲覧数 ・閲覧者 ・作成者 | ・更新者：ビジネス以上 ・ワークスペース全体：エンタープライズ | 個人・チームの ページ利用頻度確認 |
| ページ更新履歴 （復元） の期間 | 7日間 | ・30日間：プラス ・90日間：ビジネス ・無期限：エンタープライズ | 誤った議事録編集の 確認と復元 |
| ブロック数 | ・個人：無制限 ・２名以上のメンバー：1,000 | ・無制限：プラス以上（２名以上のメンバー） | 議事録・タスク管理 |
| ブロック｜ AIに依頼 | 20回まで | 無制限：Notion AI アドオン | タスクリストの作成 議事録の要約 |
| ブロック｜ 埋め込み | １ファイルサイズ ５MB以下 | 無制限：プラス以上 | 商品・売り場画像 の共有 |
| ブロック｜ 同期データベース | １つまで | 無制限：プラス以上 | ツール移行時の 共有用 |
| ブロック｜ 同期データベースごとの 行制限 | 100行まで | 20,000行まで：プラス以上 | ツール移行時の 共有用 |
| データベース｜ オートメーションの アクション | Slack通知 | データベース内の操作：プラス以上 ※設定されたオートメーションの使用は 無料で可能 | タスク管理の自動化 |
| お問い合わせ｜ 優先サポート | 通常の対応 | 優先的な対応：プラス以上 | 誤って削除した 提案資料の復元 |
| ワークスペース｜ パブリックホームページ | 使用不可 | プラス以上 | 複数ページの一般公開 |
| ワークスペース｜ コンテンツをエクスポート | ・HTML ・マークダウンとCSV | PDF：プラス以上 | 資料の外部保管 |
| ワークスペース｜ メンバーをエクスポート | 使用不可 | ビジネス以上 | チーム利用時 メンバー情報の外部保管 |
| チームスペース｜ アクセス権限 | ・オープン ・クローズド | ・プライベート：ビジネス以上 | チーム利用時 機密情報への アクセス権限設定 |
| メンバー｜ アクセス権限 | オーナー | メンバー：プラス以上 | チーム利用時 設定・招待の権限設定 |
| メンバー｜ グループの作成 | 使用不可 | プラス以上 | チーム利用時 グループを作り 情報共有の簡素化 |
| セキュリティ設定 | ゲストを無効にする | ・Web公開を無効： ・他ワークスペースへのページ複製を無効： ・エクスポートを無効： 全てエンタープライズ | チーム利用時 外部公開の 権限設定 |
| 認証とプロビジョン | ワークスペースIDの確認 | SAML SSO：ビジネス以上 それ以外： エンタープライズ | チーム利用時 高度なセキュリティ管理 |
| コネクト｜ メンバーによる 追加を制限 | 使用不可 | プラス以上 | チーム利用時 高度なセキュリティ管理 |
１人で使う場合は、13行目「ワークスペース｜コンテンツをエクスポート」まで見ると良いですね。
Notionの対応デバイス
Notionはマルチデバイス対応で、アプリ操作だけでなくアカウント作成・ダウンロードをどの端末でもできます。
対応デバイスは下表の通りです。
| 対応環境 ＼ デバイス | アプリ | ブラウザ | 備考 |
| パソコン | ◎ | ◎ | Mac Windows |
| タブレット | ◎ | ◎ | iPad Android Windows |
| スマホ | ◎ | ◎ | iPhone Android |
スマホで移動中にメモした商談内容を、パソコンで日報投稿にコピペでき、作業性があがります。
Notionに提案資料・市場動向を保存しておけば、得意先との商談中にスマホで関連情報を提示して、スムーズな提案ができます。
Notionにできないこと
Notionにできないことは
- 標準機能としてできないことは合計72項目｜５用途（操作全般・無料プラン・スマホ利用・メモ利用・タスク管理）の合計
- そのうち53項目は代わりの操作で解決できる
- 他19項目のできないことは「無料プラン」時の設定・「スマホ利用」時の操作と設定
です。
例えば、以下の動作を含む53の操作は標準機能にありませんが、代わりの操作で実現できます。
- 操作全般｜オフライン時のページ読み込み・グラフの表示 など
- 無料プラン｜１ファイルサイズ５MB以上の埋め込み・プロパティを編集するオートメーションの作成 など
- スマホ利用｜Notion AI・列ブロックの利用 など
- メモ｜テキストの置換・文字数のカウント・手書きメモ など
- タスク管理｜カレンダーで「週」「月」以外の表示・作業時間のレポートと統計 など
一方で以下の動作を含む19の操作はできません。
- 無料プラン｜認証とプロビジョンの設定・コネクトの追加を制限
- スマホ利用｜エクスポート・表の列幅調整・ゴミ箱の確認・ほとんどの設定 など
詳細は仕事でNotionにできないこと｜代替の操作方法まで徹底解説もご覧ください。
Notionのメリットとデメリット
Notionのメリットとデメリットをお伝えします。
- 無料プランでもあらゆる業務に活用でき、自由度が高くて効率があがる
- クラウド上で情報を一元管理できてどこでも見れ、業務がサクサク進む
- タスク管理を起点に業務を可視化でき、業務全体を改善するきっかけになる
「業務効率化」と「成果をあげる」の両方に効果的です。
詳しくはNotionを仕事に活用するメリットを参照ください。
- 高機能すぎて使いこなすのが難しく、慣れるまでに時間がかかり挫折しやすい。情報量も大きくなりがち
- 自由度が高く、使い慣れるとさらに使いやすくカスタマイズしたくなり、時間を取られる
- クラウドサービスでたまに動作が重く、オフライン環境では本領を発揮できない。リスクもゼロではない
このポイントに気を付けると、Notionをうまく活用できます。
詳しくはNotionを仕事に使うデメリットを参照ください。
Notionの口コミ
Notionの口コミと評判をご紹介します。
良い口コミ・メリット
「現場に合うものを作って、自発的に仕事をもっと簡単にしてくれる」
「タスクを全て管理でき、カテゴリ分類・表示方法を変えれる」
「情報管理でどこに何があるかわかりやすい」
「編集の自由度が高い」「１人なら無料で十分」「ページを共有・公開できる」
「テンプレートが豊富で実用的」「個人・チームで使える」「同期が早い」「スマホアプリに対応」「マークダウン記法に対応」「ファイル管理もできる」
「Notion AI：スピードが速く、文章の形を”長く”や”フォーマル”など指定できる」
他にもNotion（ノーション）を仕事に使用する17のメリットで詳しくご紹介しています。
悪い口コミ・デメリット
「高機能で使い方の見当がつかない」「ヘルプ動画が英語」「ヘルプ動画が一部消えている」
「慣れるまで時間がかかる」「使ってる人が少なくて共有しづらい」
「初期の学習コストが高い」
「つかいこみたくなって、時間を費やしてしまう」
「起動に時間がかかる」
「画像の読み込みの遅さ」
「wifi環境がないと使えない」
「タスク管理は、スマホアプリで使いにくさ（UI）がある」
他にもNotionを仕事に活用する13のデメリットと解決策で詳しくご紹介しています。
その他、以下サイトでも様々な口コミを見れます。
Notionを仕事に活用する方法３選
Notionを仕事に活用するなら、まず以下３つから始めることがおすすめです。
- タスク管理
- メモ
- 情報の整理・保管・閲覧
その理由と特徴をご説明します。
タスク管理
タスク管理は、スケジュール管理・時間管理・プロジェクト管理・仕事の準備と振り返りにつながる、基点となるデータベースです。
抜け漏れ防止ですぐ実務に役立つうえ、スケジュール管理や時間管理など他の用途へも横展開できて業務全体を効率化する準備が整います。
メモ
Notionのメイン機能の１つで、マークダウン記法が使えて見やすく手軽に記録できます。
さらに情報の整理として見やすく配置したり、タスク管理のページにリンクさせるなど、情報が細切れにならずアクセスしやすいです。
情報整理とデータの保管
仕事に関する情報をテキスト・画像・ファイルなど様々な形式で格納でき、スマホでも見れて外出中でも情報にアクセスできるので、業務が滞らずスムーズに進みます。
また集めた情報をどう見やすく配置するか、考えて操作をすることで、難しいといわれるNotionの操作も覚えれて一石二鳥です。
その他の活用方法と詳しい内容はNotion（ノーション）を仕事に活用する方法｜営業職にできる９つのアイデアもご覧ください。
一機能に絞れば他のアプリが使いやすいこともあります。ただこれらの機能を全て扱えるのはNotionだけです。
Notionの画面構成と基本操作
Notionをはじめて使う方が知っておくべき画面構成と基本操作をお伝えします。
画面構成｜左右の２部分
画面は左右２つに分かれます。
- 左部分｜サイドバー ワークスペース全体の情報が集まる
- 右部分｜エディター 作業中のページが表示される。ここで好きに表現することがNotionのメイン機能
ページ構成と名前
ページを構成する部分と名前をご紹介します。
- アカウント｜１メールアドレスごとに持てる、ログインに必要な登録情報
- ワークスペース｜チームや個人などの用途に分けて参加・新規作成する場所
- チームスペース｜ワークスペース内で分かれるグループの最小単位
- プライベート｜１ワークスペース内にある、自分にしか見えないページ
- ページ｜様々なデータ（ブロック）を格納でき、これを好きにつくることがNotionのメイン機能
- ブロック｜ページを構成する１データの最小単位
- ごみ箱｜削除したページが格納される場所
Notionの用語が分からないときに確認しましょう。
基本操作
Notionのメイン機能は、以下４つを好きに組み合わせてページを作ることです。
- ページの追加
- ブロックの追加
- ブロックの種類
- 便利な設定
- 新規ページの追加｜どこに追加するか選択できる
- ページ内にサブページの追加
- データベースブロックの「新規」ボタン
スラッシュコマンド（半角「/」または全角「；」）でブロックが選べます
- テキスト｜文章の入力
- テーブル｜表の作成
- 埋め込み｜外部データ・アプリを埋め込む
- AI｜AIの動作を実行する
- ボタン｜１クリックで設定したタスクや文章作成・情報変更など自動で実施
- 同期｜Excelでいう「リンクされた図」で変更内容が元データと同期される
- データベース｜高度な表の作成
- お気に入り｜よく使うページを設定すると、すぐアクセスできて便利
- 文章の装飾｜見やすさを好きに変えます
慣れないと難しい反面、自由度が高く独自に使いやすいアプリにカスタマイズできます。
おすすめの料金プランと機能の違い
Notionのおすすめ料金プランは
- 個人利用｜「プラス」＋「Notion AI」
- チーム利用｜「ビジネス」＋「Notion AI」
です。費用はかかりますが作業効率が格段にあがるのでおすすめです。
アカウント登録後は誰でもフリープランから始まり、好きなタイミングでアップグレードできます。
有料プランへのアップグレードを検討すべき主なタイミングは、以下４点が必要になったときです。
- AIの利用｜Notion AIの追加オプション
- １ファイルサイズが５MB以上のファイル共有｜プラスプラン以上
- 11人以上のチーム利用｜プラスプラン以上
- セキュリティ管理｜ビジネスプラン以上
Notionの料金プランは「４つのプラン」と「Notion AI」の２層構造で、主な特徴は下表の通りです。
| プラン名 ＼ 内容 | フリー | プラス | ビジネス | エンタープライズ |
|---|---|---|---|---|
| メンバー１人の 月額料金 | 無料 | 年払：1,650円/人 月払：2,000円/人 | 年払：2,500円/人 月払：3,000円/人 | 年払：3,300円/人 月払：4,150円/人 |
| Notion AI メンバー１人の 月額料金 | 1,650円/人 | 年払：1,350円/人 月払：1,650円/人 | 年払：1,350円/人 月払：1,650円/人 | 年払：1,350円/人 月払：1,650円/人 |
| 基本機能 | ◎ | ◎ オートメーションで プロパティの編集 | ◎ オートメーションで プロパティの編集 | ◎ オートメーションで プロパティの編集 |
| ゲスト人数の上限 | 10 | 100 | 250 | カスタム |
| ブロック数上限 | ・個人：◎無制限 ・チーム：△1,000 | ◎ 無制限 | ◎ 無制限 | ◎ 無制限 |
| １ファイルの サイズ上限 | △ ５MB | ◎ 無制限 | ◎ 無制限 | ◎ 無制限 |
| ページ履歴の 保存日数 | △ 7日 | ○ 30日 | ○ 90日 | ◎ 無制限 |
| おすすめの 利用シーン | ・個人利用 ・10人以下の ゲスト利用 | ・個人利用 ・チーム利用 ・１ファイルサイズ ５MB以上の共有 | ・チーム利用 ・セキュリティ対策 | ・チーム利用 ・高度な セキュリティ対策 |
詳細はNotionの料金プランと選び方をご覧ください。
個人利用ならフリープランでもほとんどの機能を十分使え、仕事に役立ちますね。
Notionを仕事に有効活用！
Notionにできることは非常に多く
- ３種類のページに25種のブロックと85種の連携ツールを使い、個人・ビジネス・副業など異なる用途まで、あらゆる情報を一元管理できる
- 快適な操作で、作業時間を短縮できる
- チーム利用では権限・セキュリティ管理ができて安心
です。
このページでご紹介した機能を組み合わせて、好きなページ構成でタスク管理・プロジェクト管理・メモ・Wikiに活用でき、作業効率があがります。
スムーズな導入には、まず１つの用途に絞ってテンプレートを活用することをオススメします。
特にタスク管理にNotionを活用すると、業務全体を効率化する準備が整い、効果的です。
仕事でNotionを活用して効率化し、より良い暮らしにしていきましょう！
＼早速Notionを使い始める方は、こちらも確認！／
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