Notion(ノーション)のメリットは、仕事の効率化と成果をあげる環境づくり!

【現役の営業職が解説!】Notion(ノーション)を仕事に使用する17のメリット Notionを学ぶ

※このページには広告を含むことがあります。

こんな悩みを解決します。

私が実際にNotion↗をタスク管理・メモ・議事録など営業職として1年以上使ってきた経験を踏まえて、Notionのメリットをご紹介します。

このページを読むとNotionの特徴と、Notionを使うことで仕事で成果をあげて効率化でき、働きやすい環境をつくれることがわかります。

先にポイントを3つお伝えします。

  • 無料プランでもあらゆる業務に活用でき、自由度が高くて効率があがる
  • クラウド上で情報を一元管理できてどこでも見れ、業務がサクサク進む
  • タスク管理を起点に業務を可視化でき、業務全体を改善するきっかけになる

執筆者

よき
よき

  • 中小メーカーの営業職
    …既存顧客100社500名以上、新規営業も行う

  • タスク管理歴10年
    …手書きメモ→iPhone純正メモアプリ→Googleカレンダー→Notion↗

  • 2023年の営業成績
    …前年対比131.9%・目標対比118.3%

 

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/おすすめは「タスク管理」\

 

 

Notionは、仕事に役立つ万能ツール

Notionとは

Notionは仕事のあらゆる場面で役立つ万能ツールで、特徴は以下3つです。

  • 仕事のあらゆる情報を高機能に集約できる
    …タスク管理・メモ・議事録・スケジュール管理・活動記録や日報など、無料で使える機能が多すぎる
  • マルチデバイス対応で、外出先でも仕事がスムーズに進む
    …パソコン・タブレット・スマホで使えて、入力途中でも即時同期されて内容が消える心配なし
  • 日本法人は2022年6月に設立し、安心感もある
    …本社はアメリカ(カリフォルニア州)で、時価総額100億ドル以上のユニコーン企業

2016年にアプリを初リリースしましたが、利用者数は世界1億人以上(2024年7月時点)の注目ツールです。

よき
よき

基本操作は日本語にも対応し、誰でも使いやすいですね。

Notionの気になる基礎情報↗は別ページで詳しく紹介しています。

 

 

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Notionを仕事に使うメリット17個

Notionを仕事に使用する17のメリットを徹底解説!

Notionを仕事に使うと以下17のメリットがあります。

それぞれ詳しくご紹介します。

仕事の情報を一元管理できる

Notionを使えば仕事で使う以下の情報を一元管理でき、以下2点が嬉しいです。

  • ツールを切り替える手間が減る
    …「手書きメモ」を「日報ファイルへ書き写す」作業が不要になる
  • Notion上で検索すれば欲しい情報がだいたい見つかる
    …情報を探す手間と時間が減り、商談中でも欲しいデータをすぐ取り出せる

集約できる情報の一例は下記の通りです。

  • タスク・プロジェクト管理
  • スケジュール管理
  • 資料
    …案内文書・原料状況・市場動向・得意先の情報 など
  • 議事録
    …定例会議・営業会議 など
  • 画像
    …商品画像・売り場画像 など
  • メモ
    …商談・電話 など

Notionを開けば欲しい情報が見つかるので、仕事の効率があがり、成果もあげやすい環境を作れます。

よき
よき

あいた時間で新たな取り組みや重要な業務に時間をさけるのも嬉しいですね。

 

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すぐ実務に使える

Notionはテンプレートが豊富にあり、使いたい用途から選んですぐ実務に使えます。

例えば以下12種のテンプレートがあります。

  • メモ
  • タスク管理
  • プロジェクト管理
  • 営業資料・CRM
  • スケジュール管理
  • 社内Wiki
  • ミーティング記録
  • ドキュメント管理
  • メディア情報の整理
  • 採用ページ
  • 個人の日記
  • 習慣管理

Notion公式サイトのテンプレート以外にも、個人のインフルエンサーが公開・販売するものもあります。

 

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無料プランで誰でも始めやすい

Notionは無料で使える機能が豊富で、誰でも仕事で働きやすい環境を作れます。

他のツールでは有料なことが多い以下12機能がNotionでは無料で使えます。

  • タイムライン(ガントチャート)表示
  • タスクのテンプレート登録
  • タスク数(ページ作成)の上限がない
  • まとめて情報変更
  • タスクのリマインド設定
  • 通知設定
    …ブラウザ・デスクトップ・アプリ
  • サブタスクの登録
  • 依存・前後関係の登録
  • タスクの繰り返し設定
  • 時間管理
    …予定時間・実績時間の登録
  • タスクのインポート
  • 統計・レポートの表示

そのため、無料プランでも十分仕事で役立ちます。

よき
よき

もちろん有料プランだとさらに効率があがり「自動化」「Notion AI」が使え、「大容量ファイルの利用」「チーム利用」「セキュリティ管理」も強化されます。

 

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業務に集中できる

Notionは無料プランでも邪魔な広告表示がなく、以下3点の理由で業務に集中できます。

  • ストレスフリー
    …広告に気を取られない、広告を消すために「×」を押す必要がない、画面を圧迫されない
  • 共有時に相手も見やすい
    …得意先や会議メンバーと共有しても、資料だけに集中して見てもらえる
  • 生産性の向上
    …誤操作の広告クリックによる作業の中断が起こらない

無料プランでも広告表示がないため、業務に集中できます。

 

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画面をカスタマイズして仕事の効率UP

Notionでは驚くほど画面構成や設定の自由度が高く、使いやすく好きにカスタマイズして仕事を効率化できます。

例えば以下9つの設定ができます。

  • 無制限のタグ付け…「マルチセレクト」でタスクや情報を無制限に追加でき、10色から好きな色も選べて、見やすく視認性があがる
  • 作業の効率化…情報(プロパティ)を上下(左右)へ移動できて、頻繁に使う内容に素早くアクセスできる画面をつくれる
  • 無制限に情報(プロパティ)を追加…情報(プロパティ)を好きなだけ追加でき、必要な情報を好きに表示でき、容量を気にしなくて良い
  • 不要な情報(プロパティ)の削除…不要な情報(プロパティ)は削除でき、必要な情報の視認性をあげれる
  • フィルター機能…タグ付けした内容や日時などを無制限に条件指定し、欲しい情報を簡単に取り出せる
  • 表示方法(ビュー)の追加…表示方法を追加できて、よく見るフィルター表示にすぐアクセスでき、仕事の状況を把握しやすい
  • 使いやすいデータベース…25種類の情報(プロパティ)から好きに選んで、欲しい情報をカスタマイズできる
  • 好みのデザイン…ページの「アイコン」・ページ上部の「カバー画像」を好きに変更でき、見やすい画面構成で作業効率があがる
  • 独自のワークフローを構築…情報(プロパティ)を自由に設定でき、自分に合った方法でタスク・プロジェクト管理ができる

これらの操作を組み合わせて使いやすい画面にカスタマイズでき、作業効率をあげれます。

よき
よき

Notionのミッション「誰でも思い通りのソフトウェアを自由自在に作れる」が体現されていますね。 参照:Notion誕生のストーリー|公式サイト

 

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保存し忘れで内容が消えない

Notionは情報を入力した時点で内容が同期され、保存の手間がなく内容が消えることもありません。

例えば以下3つの理由で安心して使えます。

  • 入力中のタスクが消える心配がなく、抜け漏れのリスクがない
  • 作成中の文章が消えないので、消えた文章の再作成といった二度手間が起こらない
  • 「登録」「作成」ボタンを押す手間が省けて、効率があがる

Notionは入力した時点ですぐに同期されるので、「登録」「保存」ボタンを押さなくても入力した内容は保存・同期されます。

よき
よき

よくあるツールでは、タスク登録や文書作成には「登録」や「保存」のボタンをクリックする必要があり、地味に手間ですね。

 

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外部連携ツールが豊富

Notionには連携できるツールが豊富にあり、Notionだけを開けば事務作業や資料を見せることができます。

例えば、以下のツールをNotionのページに埋め込めます。

  • Webページ
  • 画像
  • 動画
  • PDF
  • Google Map
  • Google Drive
  • GitHub
  • Trello
  • Slack
  • Asana
  • OneDrive
  • Dropbox
  • Zoom

他にも2024年2月時点で81種類のツールと連携できます。

よき
よき

Notionと連携できるアプリをまとめたページも参考になりますね。

少しIT知識が必要な「API連携」も使えます。

 

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情報管理の効率があがる

Notion特有の機能「リレーション」(他の表と情報を紐づける)を使えて、情報管理の効率があがります。

  • 情報が重複せず、整理しやすい
  • 案件や得意先をもとに確認したい場合に、情報を探す手間が省ける

例えばタスク・プロジェクトでは以下2つの使い方ができます。

  • 案件情報に担当者情報を紐づける
  • タスクにプロジェクト案件の情報を紐づける

リレーション機能のおかげで情報を管理しやすくなり、作業効率もあがります。

 

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情報を入力する手間が省ける

リレーション」とあわせて「ロールアップ」を使うと以下2つの理由で作業効率があがります。

  • 情報を入力する手間が省け、効率があがる
  • 入力ミスがへり、時間の短縮になる

エクセルの「vlookup関数」のように、別の表から情報を抜き出せすことができ、情報入力の手間が省けます。

 

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外出先でも見れて仕事がはかどる

Notionはマルチデバイス対応で台数制限もありません。

  • パソコン・スマホ・タブレットのどの端末でもアクセスでき、外出先でも情報にアクセスできて仕事がはかどる
  • 台数制限がなく、パソコン・スマホ・タブレットなどあらゆるデバイスで情報にアクセスできて活用の幅が広い
  • Notionに情報を入れておけば、外出先や移動中でもスマホで見れて仕事の場所を選ばない

「パソコンを開かないと見れないから、事務所に戻って作業する」という時間と場所の制限がなくなり、仕事がはかどります。

 

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容量確保のためのファイル削除が不要

Notionにはデータ容量の制限がありません。

  • 画像・動画・資料など、どんどんNotionに放り込める
  • 必要なときにいつでも見たい情報を見れる(検索もできる)

パソコン・Dropbox・Google Driveのようなファイルストレージ(共有フォルダ)のように、定期的にファイルを削除して整理する時間と手間が省けます。

ただし1ファイルサイズ5MB以上の共有は有料なのでご注意ください。

よき
よき

削除する手間はないですが、見やすい画面を作るには整理整頓は必須ですね。

 

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簡単に業務を可視化できる

Notionで作成したデータベースは、表示方法(ビュー)を切り替えて業務の可視化を簡単にできます。

  • タスクをボードビューで、業務別にかかった時間を表示し、過去の仕事の傾向を可視化
  • 商談予定だけをカレンダービューで表示し、スケジュール確認の簡素化
  • 重要タスクの日別の見積時間をボードビューで表示し、今後1週間の忙しさを可視化

データベースの表示方法は、以下6種から選べます。

  • テーブル|情報の一覧表示
  • ボード(カンバン)|付箋のように表示
  • タイムライン(ガントチャート)|時間軸で表示
  • カレンダー|スケジュール形式で表示
  • リスト|一番シンプルな表示
  • ギャラリー|画像を並べて表示

見たい情報に応じて表示方法を変えることで、簡単に業務を視覚化できます。

よき
よき

さらに慣れると「フィルター」や「並び替え」で見やすくカスタマイズできますね。

 

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様々な書きかたで見やすい画面を作れる

Notionは豊富な種類の「ブロック」を使い、見やすい画面を作れます。

  • お客さんが理解しやすい資料を柔軟につくれて、成果をあげやすい
  • 社内に共有する情報をわかりやすく表示できて、認識を一致させやすい

私が実際に業務でよく使うブロックは以下6種です。

  • テキスト|文章
  • 画像|画像の挿入
  • 見出し|見出しの作成
  • ToDoリスト|チェックボックス
  • トグルリスト|指定範囲のブロックを表示・非表示にできる
  • テーブル|エクセルのような表の作成

これらのブロックを使い分けて、見やすい画面を作れます。

 

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誰でも業務に使える

Notionは、非IT職でも使いやすい画面構成で、誰でも使いやすいです。

  • 誰でもデータベースを簡単に作成でき、現場で仕事の効率化につなげやすい
  • プログラミングを勉強する必要がなく、時間・金銭コストが低く済む
  • 簡単にホームページを作成でき、コスト削減につながる

「ブロック」「プロパティ(追加情報)」「データベース」など直感的な操作で、誰でも自由自在にページを作成できます。

 

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簡単に複数人で共有できる

Notionで作成したページには全てURLが設定され、他人に共有してページを複数人で見れます。

  • URLを送信するだけで、誰でも簡単に共有の操作ができる
  • いつでもページを見れて、何度も同じ情報を伝える必要がなく、効率があがる
  • ホームページとしても公開でき、不特定多数の人でも見れる

共有の方法は以下の2種類があります。

  • 共有|リンクを共有した別のNotionユーザーだけが見れる
  • Web公開|誰でも閲覧でき、検索エンジンの検索結果にも表示される

ページ共有が簡単で、チームの生産性があがります

 

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ページのセキュリティ管理が簡単

メンバー・ゲストに共有したページで誰にどの操作の権限を与えるか設定でき、情報のセキュリティ管理が簡単です。

  • 部外に見せたくないページに「アクセス不可」
  • 編集されたくないページには「読み取り権限」
  • メンバーに情報を追記してもらいたいページに「編集権限」 など

権限の種類とできることは下表のとおりです。

できること

権限の種類
他ユーザーへ
共有
編集コメント閲覧
フルアクセス
編集×
コメント××
読み取り×××
アクセス不可××××
Notion共有の権限設定|種類

「編集権限」は有料(プラス)プラン以上が対象の機能です。

 

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共同作業(同時編集)で業務効率UP

ページを共有したユーザー・ゲストに編集権限があると、編集作業が共同かつ同時にでき、それぞれの編集作業がリアルタイムで反映されます。

  • 思考や話の流れを止めずに入力でき、アイデアの出しもれが少ない
  • チームの資料作成で分担作業ができて、効率があがる

編集した部分は「更新履歴」で 誰が・いつ・該当ページのどの部分を変更したか 確認できます。

過去のページ履歴を復元することも可能です。

8日前以上の履歴を復元するには、有料プランが必要です。

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以上がNotionのメリットで、仕事の効率化と成果をあげる環境を整えることができます。

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Notionを仕事に使うデメリット4個

Notionを仕事に使うデメリット&できないこと

高機能で万能なNotionにも以下4つのデメリットがあります。

  • 高機能すぎて使いこなすのが難しい
    …慣れるまでに時間がかかり挫折しやすい
  • 使い慣れるとページ設計に時間を取られる
    …さらに使いやすくカスタマイズしたくなる
  • オフライン環境では本領を発揮できない
    …ページの作成はできるが、リレーションの読み込みなど使えない
  • 動作が重いことがある
    …クラウド型サービスのため、通信環境によっては作業性が悪い

このポイントに気を付けると、Notionをうまく活用できます。

さらに詳細はNotionを仕事に活用する13のデメリット↗もご覧ください。

よき
よき

特定の機能だけを使いたいなら、無理にNotionを使う必要はないです。手間になり非効率です。

 

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Notionの基本機能17選

Notionの基本機能↗は無料プランでも豊富で、誰でも実務に活用できる環境が整っています。

例えば、以下17の機能が無料で使えます。

  • メモ【おすすめ】
    …電話・会話・打合せなど
  • タスク管理(簡易)
    …メモ・チェックリスト型式で、「ボタン」で提携作業の自動化も可能
    Notionでタスク管理する方法↗
  • タスク管理【おすすめ】
    …(リンクド)データベース、繰り返し、ボタンで活動実績や振り返りにも展開できる
    Notionタスク管理ページの作り方(データベース)↗
  • プロジェクト管理
    …タスク管理(上級)に「リレーション」と「ロールアップ」で紐づけ可能
  • 情報整理(個人)と保管【おすすめ】
    …ニュース記事のブックマーク(クリップ)、市場動向のpdfなどをデータベース化
  • 情報管理(チーム)
    …チームwiki(ナレッジベース)
  • スケジュール管理
    …カレンダー、タイムライン形式、公私の予定をまとめて管理
  • ガントチャート
    …タイムライン機能で日別の進捗管理
  • ロードマップ管理
    …タイムライン機能で長期の計画も可視化
  • 仕事の準備と振り返り
    …蓄積したタスク管理データから統計を取れる
  • 時間管理
    …タイムライン・テーブル型式で時間の記録と自動計算(関数)
  • 資料(ドキュメント)の作成
    …議事録・商談記録など
  • 情報の共有(作成から分割)
    …チームの資料を共有・閲覧・共同作業・アイデア出し(単独アイデアから統合)
  • テンプレート
    …ページ全体のテンプレート複製、タスク作成のテンプレート化で効率化
  • 「テーブル」ブロック(簡易な表)
    …簡易な表を作成
  • 「テーブル」ビュー(高機能な表)
    …Excelのような関数・フィルター・ソートなどできる
  • ページをWeb公開
    …ネット検索から流入も狙えます

これらの機能を組み合わせて使うこともでき、まさに自由自在な「オールインワークスペース」です。

よき
よき

有料プランではさらに「自動化」(タスク管理の効率化)や「Notion AI」(文章やメールの作成・要約・翻訳、次のタスクをリスト化、Q&A、アイデアの抽出など)も使えます。

 

 

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Notionの料金プランは2層構造

Notionの料金プラン↗は2層構造で、「プラン」と「AI」がそれぞれ別の料金体系で、両方使うには合計金額を支払う必要があります。

  • 4種のプラン
    …無料から有料まで選択可能
  • Notion AIの追加(有料)
    …それぞれのプランにAIを追加できます

どちらも皆さんの好きなタイミングでアップグレードでき、使い慣れてから検討すると良いです。

詳しくご紹介します。

プラン名

内容
フリープラスビジネスエンタープライズ
メンバー1人の
月額料金
無料年払:1,650円/人
月払:2,000円/人
年払:2,500円/人
月払:3,000円/人
年払:3,300円/人
月払:4,150円/人
Notion AI
メンバー1人の
月額料金
1,650円/人年払:1,350円/人
月払:1,650円/人
年払:1,350円/人
月払:1,650円/人
年払:1,350円/人
月払:1,650円/人
基本機能
オートメーションで
プロパティの編集

オートメーションで
プロパティの編集

オートメーションで
プロパティの編集
ゲスト人数の上限10100250カスタム
ブロック数上限・個人:◎無制限
・チーム:△1,000

無制限

無制限

無制限
1ファイルの
サイズ上限

5MB

無制限

無制限

無制限
ページ履歴の
保存日数

7日

30日

90日

無制限
おすすめの
利用シーン
・個人利用
・10人以下の
ゲスト利用
・個人利用
・チーム利用
・1ファイルサイズ
5MB以上の共有
・チーム利用
・セキュリティ対策
・チーム利用
・高度な
セキュリティ対策
Notionの料金プラン
よき
よき

支払方法はクレジットカードのみ有効です。(※銀行振込はアメリカのみ)

 

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Notionの始め方5ステップ

Notionの始め方↗は5ステップで2分あれば始めれます。

登録時に支払方法(クレジットカード情報など)といった面倒な登録は不要です。

  1. アカウント作成
    画像付きの詳しい手順はこちら↗
    • Notion公式ページの「Notionを無料で入手」をクリック
    • メールアドレスを入力
    • 届いたメールの「コードを入力」または「マジックリンクをクリック」
    • 写真(任意)・名前・パスワード を設定
    • 用途を3つから選択
    • 「あなたについて」を選択(スキップ可)
    • (チーム利用時)ワークスペース名の入力
    • (チーム利用時)チームメイトを招待
    • 登録完了|自身のページが開きます
  2. 使い方を決める
    …まずは1用途に絞って始めるのがおすすめ
    仕事で使うアイデアはこちら↗
  3. 料金プランを決める
    …まずは無料プラン!作業効率UP・セキュリティ対策が必要なら有料プランを検討
    料金プランの選び方はこちら↗
  4. テンプレートを活用
    Notionテンプレート公式ページ
  5. 利用スタート
    …好きにページを作り、使い始めましょう!

以上5ステップで準備完了です。

登録時には利用規約↗プライバシーポリシー↗・会社で使うときは社内規定も確認しておくと、安心して使えます。

 

 

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Notionの基本操作19個

Notionの基本操作↗は以下4ステップ19操作で、すべて無料なので誰でも気軽に使い始めれます。

  1. 画面構成を把握する
    • サイドバー・エディターの2部分に分かれる
  2. サイドバーの基本操作
    • テンプレートを活用
      …すぐ実務に使える
    • 新規ページを作る
      …メモ・タスク管理・画像・表など一元管理できる
    • データをインポートする
    • お気に入りに追加する
    • 検索する
  3. エディター(ページ)の基本操作
    • 子ページの作成
    • ブロックの作成
      …外部ツールの埋め込み・画像(総容量無制限)など種類も豊富
    • ブロック・テキストの編集
    • 段落を下げる
    • ページの整理
    • ページをお気に入りに追加
    • データベースに内容と情報を追加
      …リレーション・ロールアップ
    • データベースのビューを変える
      …6種類で業務を可視化できる
    • ページをWikiに変換する
    • ページを共有する
      …複数人で閲覧・共同作業できる
  4. 操作全般
    • 別ウインドウを開く
    • タブで開く
    • ショートカットキーとマークダウン記法

これらの操作を組み合わせて自分で好きにページを作ります。

 

 

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Notionの口コミと評判

Notionを仕事に使った口コミ|メリット

Notionを仕事に使った口コミ(メリット)をご紹介します。

仕事全体

 

 

用途別

「ポートフォリオの提出」

「ブックマーク管理」

「タスク管理」

「開発ドキュメントの作成」

「情報管理」

 「ポートフォリオサイトの作成」

「書籍のメモ」

 

機能別

「ビューの切替」

「Notion AI」

「新しいアプリの埋め込み」

「直感操作」

「編集の自由度」

「Notion AI」

「データベース化」

「テンプレート」「チーム利用」「同期の速さ」「スマホ対応」「ファイル管理」「マークダウン記法」

 

他にも以下サイトで様々な口コミを見れます。

 

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Notionのビジネス活用の事例

Notionのビジネス活用の事例

Notionは世界中の大企業からベンチャー企業まで広く活用されています。活用事例をご紹介します。

活用方法

企業
主業態タスク管理プロジェクト管理スケジュール管理社内wiki提案資料ナレッジベース議事録ドキュメント共有・管理情報収集・整理事例
ノースサンドコンサルオンボーディング参照リンク
GMOペパボwebサービス人材管理
目標管理
参照リンク
Takram企業プロダクト
デザイン
人材管理参照リンク
SmartNewsニュース配信参照リンク
三菱重工業務デジタル化参照リンク
梓設計組織設計オンボーディング参照リンク
@niftyWebサービス参照リンク
hacomono店舗向けSaaSお客様ページ参照リンク
PKSHAAI
SaaS開発
販売
会議資料
共有資料
顧客管理
参照リンク
YUMEMIwebサービス参照リンク
LegalOnAIサービス参照リンク
SOMPO Light Vortexデジタル活用商品
サービスの企画
現状把握参照リンク
プレイドCXのデータサービス参照リンク
ジェトロ京都起業サポート参照リンク
LayerXwebサービス採用活動
HP公開
参照リンク
Plug and Play Japanアクセラレーター
VC
HP公開参照リンク
フォースタートアップス成長産業を支援参照リンク
Uniposピアボーナス・サービス予算管理
財務管理
日報
参照リンク
SUNTORY+法人向けヘルスケア参照リンク
LIBASEクラウドソーシングHP公開
顧客管理
参照リンク
Notionの活用事例|用途別
よき
よき

チームでは「社内Wiki」に活用するケースが多いようですね。

 

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Notionで働きやすい環境づくり!

まとめ|Notionで仕事の成果を爆上げ!

Notionを使いこなすと仕事で成果をあげ効率化して働きやすい環境を作れます。

ポイント3つをおさらいします。

  • 無料プランでもあらゆる業務に活用でき、自由度が高くて効率があがる
  • クラウド上で情報を一元管理できてどこでも見れ、業務がサクサク進む
  • タスク管理を起点に業務を可視化でき、業務全体を改善するきっかけになる

Notionを取り入れて、働きやすい環境をつくりましょう!

 

\無料で継続利用可能!/
/おすすめは「タスク管理」\

 

 

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よき

このサイトは、営業経験10年以上で今も現役の『よき』が運営しています。効率化・時短マニアで、日々業務改善に邁進しながら2時間かかる作業を2分で終えれる仕組みづくりを実現中。プライベートは2児の親。業務効率化のアイデアをわかりやすくご紹介します。

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