ビジネス利用でNotionを使い始めるときは、何をしておいたほうが良いの？
こんな悩みにお答えします。このページを見るだけで、やるべき必要最低限のことがわかります。１から考える必要がないので、時間がかからず楽です。
実際に私がNotionを使い始めるときにも行った内容が、これから紹介する５つです。それは
- Notionを使う目的を決める
- 利用規約を確認する
- プライバシーポリシーを確認する
- 社内規定を確認する
- 登録作業を行う
です。特に「利用規約」と「プライバシーポリシー」は英語で書かれ、読解に時間がかかり苦労します。これから使い始める皆さんが内容を理解しやすいように、概略を日本語訳してお伝えします。
５つのステップは最短で約15分ほどあれば終えれます。早速内容を確認してNotionを使い始める準備に進みましょう！
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Notionの基礎知識
Notionとは｜高機能で自由度が高いコネクテッドワークスペース
Notion（ノーション）はクラウド上で動作しタスク管理・メモ・プロジェクト管理・AI・ドキュメント管理など様々な機能を集約できるツールです。
Notion公式ページにある「コネクテッドワークスペース」という言葉の通り、情報・人・ツールなどをつなげて、業務を効率化できます。
特にタスク管理では圧倒的に自由度が高く、他ツールと比べても高機能です。無料で使える範囲も広く、設定項目や表示方法など細かな使い勝手の良さが気持ち良いです。
投稿した内容はほぼ時間差なく保存・同期され、うっかり保存を忘れて投稿内容が消えることもないです。異なるデバイスでも同じ内容を見れ、外出中にもスマートフォンで情報を確認・更新できて業務が円滑に進みます。
参照：営業職のタスク管理にNotion（ノーション）がオススメな理由（よき改善）
「最強ITツール2023」ランキング50（ダイヤモンド・オンライン）では、第４位にNotionが取り上げられています。タスク管理ツールとしては実質１位の話題のツールですね。
Notionにできること｜タスク管理・メモ・プロジェクト管理・AI・ツールの集約・ドキュメント管理など
Notionでは様々な業務を集約できます。できることが多すぎて、活用方法がわかりにくい点がデメリットになるほどです。例えば、以下の作業ができます。
- タスク管理
- メモ
- プロジェクト管理
- AI（文章作成・要約・タスクの抽出など）
- ツールの集約
- ドキュメント管理
- 情報管理・wiki・データベース
- ホームページ作成
- ファイル・データの保存
他にも多くのツールと連携できます。お気に入りのツールをNotionにつなげる（Notion公式サイト）も参照ください。
こんなに多機能なツールは、これまで使ったことがありませんね。
その他の基礎情報
NotionはIvan Zhao氏により2013年に設立され、2016年にメモアプリをリリースしました。米国サンフランシスコに本社があり、正式社名は「Notion Labs, Inc.」です。
2024年7月には世界のユーザー数が1億人を超え、そのうち400万人以上が有料プランに登録しています。日本法人は2022年6月に設立され、同11月には日本語版Notionが正式リリースされました。
対応言語も2023年10月25日のアップデートで13種類に増え、今後も世界でユーザー数が増えそうですね。
アップデートも頻繁に実施され、これからが楽しみです。
Notionアカウント登録時にやるべき５つのこと
５ステップは合計15分ほどあれば終えれて、アカウント登録が完了します。誰でも登録直後はフリープランです。プラン変更は、アカウント登録後にアップグレードします。
| No | やること | 重要度 | 所要時間と手間 | 必要な理由 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 目的を決める | ★★★★☆ | ★☆☆☆☆ | 目的が明確でないと、高機能「すぎて」使いこなせない |
| 2 | 利用規約を確認 | ★★★★★ | ★★★★★ | 禁止事項・プラン変更の注意点など、知らないと損する可能性がある |
| 3 | プライバシーポリシーを確認 | ★★★★★ | ★★★★☆ | 個人情報の取り扱い・ユーザーにできる設定と対策が知れて、安全に使える |
| 4 | 社内規定を確認 | ★★★☆☆ | ★★★☆☆ | 使用後に社内で問題になることを事前に防ぐ |
| 5 | 登録作業 | ★☆☆☆☆ | ★★☆☆☆ | Notionを使うときに必ず必要で、最短30秒・４クリックと２項目の入力で完了 |
1.Notionを使う目的を決める
| No | やること | 重要度 | 所要時間と手間 | 必要な理由 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 目的を決める | ★★★★☆ | ★☆☆☆☆ | 目的が明確でないと、高機能「すぎて」使いこなせない |
まず「Notionを使って何をしたいか」目的を決めます。Notionにはできることが多すぎて、目的が明確でないと使いこなせません。先に用途を決めておくと活用しやすいです。
すでにNotionの機能を知っている場合は10秒ほどで決めれます。あまり深く知らない方は、以下の機能一例も参考にすると、使用目的を決めやすいです。
使い始めてから用途を広げることは、簡単にできます。まずは核として何をやりたいか、決めましょう。
- ビジネス利用｜タスク管理・メモ・プロジェクト管理・スケジュール管理・オンラインストレージ・ファイル共有・ホームページ作成・アプリ開発 など
- プライベート利用｜メモ・日記・タスク管理・趣味の記録・写真や動画の保存 など
- メモ｜日記・趣味・備忘録・電話や商談および会議内容の記録 など
- ファイル共有｜写真・動画・テキスト・リンク集 など
- オンラインストレージ（外付けHDD）代わり｜写真・動画 など
- タスク管理｜ビジネス・副業・家族・プライベート など
- プロジェクト管理｜ビジネス・副業 など
- スケジュール管理｜ビジネス・副業・家族・プライベート など
- AIで業務効率化｜文章作成・要約・タスクの洗い出し・メールの下書き・文章の修正 など
- ホームページ作成｜ビジネス・副業・プライベート など
- 他アプリの連携と集約｜Dropbox・Asana・Googleカレンダー・Slack・PDF・Google Map など
- 文書作成｜社内文書・社外文書・執筆作業 など
- 共同作業｜アイデア出し・プログラミングの改善 など
- お試し利用｜流行に乗って使い勝手を試してみる
私のオススメはもっぱら「タスク管理」です。一言に最高です。使いやすいタスク管理ツールを求めて100種以上を試した結果、Notionにたどりつきました。
自由度が高く機能も豊富で、日々の業務と成果も可視化できるので、業務効率化に最適ですね。
参照：営業職のタスク管理にNotionがオススメな理由（よき改善）
2.利用規約を確認する
| No | やること | 重要度 | 所要時間と手間 | 必要な理由 |
|---|---|---|---|---|
| 2 | 利用規約を確認 | ★★★★★ | ★★★★★ | 禁止事項・プラン変更の注意点など、知らないと損する可能性がある |
利用規約を確認せずにwebサービスを使う方も多いですが、Notionを使う前には必ず内容を把握すべきです。別のページでも詳しく解説しています。
使用上の禁止事項やプラン変更時の注意事項など、知らないと損する可能性がある内容もあります。概略は以下の４つに分かれ、８分ほどで全体像を把握できます。
概略を読んだうえで詳しく知りたい内容を、別で紹介する解説ページ・公式サイトの原文を読むと、効率が良いです。
公式サイトの原文は英語で7,500語以上あり、読解に苦労しますね。
1⃣ 対象の規約を把握
皆さんのNotionの用途により、確認すべき規約を把握します。次の用途によって規約が分かれます。
Notion規約の一覧表｜対象別
| No | 対象 | 内容 | リンク |
|---|---|---|---|
| ① | 会社・仕事または有料プラン利用 | 基本サブスクリプション契約（Master Subscription Agreement） | 公式サイト |
| ② | 個人的な無料プラン利用 | 個人利用規約（Personal Use Terms of Service） | 公式サイト |
| ③ | ①②に付随・利用者全員 | コンテンツ利用ポリシー（Content & Use Policy） | 公式サイト |
| ④ | ①②に付随・利用者全員 | サービスレベル規約（Service Level Terms） | 公式サイト |
| ⑤ | ①②に付随・利用者全員 | プライバシーポリシー（Privacy Policy） | 公式サイト |
| ⑥ | ①に付随 | セキュリティとプライバシー（Notionヘルプセンター） | 公式サイト |
| ⑦ | ①に付随 | データ処理補遺（Data Processing Addendum） | 公式サイト |
| ⑧ | ②に付随 | DMCAポリシー（DMCA Policy） | 公式サイト |
| ⑨ | ①②に付随・APIの利用 | 開発者規約（Developer Terms） | 公式サイト |
| ⑩ | ⑨に付随・APIで統合ギャラリーを利用 | ブランドガイドライン（Brand Guidelines） | 公式サイト |
参照：Terms & Privacy トップページ（Notion公式サイト）
Notion規約の一覧表｜用途別
用途別に見るべき規約を記載しています。追加でAPIを利用する場合は「※APIを利用」の列も確認してください。皆さんの用途から縦軸に見て、「●」表記のある規約が対象です。
| No | 利用規約名 | 個人 × 無料プラン | ビジネス × 無料プラン | 有料プラン | ※APIを利用 |
| ① | 基本サブスクリプション契約 | ● | ● | ||
| ② | 個人利用規約 | ● | |||
| ③ | コンテンツ利用ポリシー | ● | ● | ● | |
| ④ | サービスレベル規約 | ● | ● | ● | |
| ⑤ | プライバシーポリシー | ● | ● | ● | |
| ⑥ | セキュリティ基準 | ● | ● | ||
| ⑦ | データ処理補遺 | ● | ● | ||
| ⑧ | DMCAポリシー | ● | |||
| ⑨ | 開発者規約 | ● | |||
| ⑩ | ブランドガイドライン | ● |
少なくて５つ、API利用の場合は最大で８つの規約の確認が必要ですね。
「API」の概要は、下図・リンク先でわかりやすく解説されています。
出典：APIとは何か？（ビジネス＋IT）
2⃣ やってはいけないこと
主な禁止行為は
システムの悪用・競合製品のための使用・他人に迷惑をかける用途・法令や規約違反
です。万一これらをすると
アカウント停止・Notionへの補償
が必要となる可能性もあります。十分に内容を確認し、注意してNotionを使いましょう。
- システムの悪用｜ユーザー数を偽るなど
- 競合製品のための使用｜開発・管理など
- 他人に迷惑をかける行為やコンテンツ作成｜誹謗中傷・憎悪に満ちたコンテンツ（ヘイトスピーチなど）
- 法令、規約違反｜知的財産権・個人情報・機密情報の侵害・児童労働など
- 悪意ある行為や欺瞞行為｜ウイルス・スパムなど有害コンテンツの作成や投稿
- その他、以下に該当する内容
- オンラインでお金を稼ぐ・リード生成の機会、といった在宅ワーク（の詐欺）
- ギャンブルサービスまたは商品
- アダルトエンターテイメント
- 地域的・国家的・国際的な緊急事態により需要が高まっている商品の販売
- オンライントレード・デイトレードのヒント、または類似コンテンツ
- マルチ商法やアフィリエイト・マーケティング
詳しい内容を知りたいかたは、以下のページも参照ください。
参照：Notion（ノーション）登録時に「利用規約」で確認すべき重要な３つのポイント（よき改善）
一般的な使いかたであれば、まず問題が起きることはありませんね。
3⃣ 知っておかないと損すること
支払いに関すること・禁止事項の対象・サービス終了の要件
が書かれています。有料プランの方に当てはまる内容が多いです。不慮の未払いやプラン変更のタイミングを間違わないように気をつけましょう。
フリープランの場合は、２つ「招待したゲストの行為も皆さん自身の責任になる」「重要な規約違反に対処しなかった場合にサービス終了」に気をつける必要があります。
- 料金はプラン開始時に全額を支払い、キャンセル・返金はできない（※Notionの重大な違反が直らない場合を除く）
- 有料プラン期間中にはダウングレードやユーザー数を減らせない。プラン変更は該当期間終了の60日前までに書面で通知が必要
- 不払いや滞納があると、アクセス停止・使用終了・支払いを期待しながら独自に定める期間のサービス提供を継続することがある
- 未払い金には月利1.5%または法定最高利率のうち低い利率が適用され、残高の回収に関する費用の払い戻しまで必要となる可能性がある
- 記載されたすべての価格には、税金・手数料・関税・その他金額を含まない
- ゲストやメンバーを含むすべての行為をお客様の行為として責任を負う
- 重要な条項に違反し、通知後 30 日以内に是正しなかったとき
- 企業活動を停止し、通常の事業活動を行うことができなくなったとき
- 破産法または倒産法に基づく申立がなされ、提出後 60 日以内に却下または無効とならなかったとき
4⃣ 問題が起こったとき
いざ問題が起こったときに確認する内容です。１度目を通しておくと有事の際に思い出しやすくて便利です。主に以下の内容です。
- ユーザー・Notionが持つ知的財産権と所有権の範囲
- 準拠法と裁判地
- 有事の補償と対象
- 投稿したデータは、ユーザーが知的財産権を持つ。所有権はNotionに移転されない。
- Notionが作成したサービス・資料はNotionが権利を持つ
- カリフォルニア州法に準拠し、争いごとは米国カリフォルニア州サンフランシスコ郡を裁判地とする
- サービスが規約通りに機能せず発見から30日以内に書面でNotionへ知らせた場合、サービスの変更か料金の返金が行われる
- ユーザーが第三者から知的財産権の侵害で提起され、商業的に合理的な場合は、Notionが費用の補償や異議申し立てなど防御・解決する
- 無料プランを使う場合、Notionはいかなる責任も負わない
無料プランの場合は、有事のNotionからの補償も対象外となるので、注意しましょう。
以上の４つが利用規約の概略です。さらに詳しい内容を知りたい場合は、以下のリンクもご覧ください。
参照：Notion（ノーション）登録時に「利用規約」で確認すべき重要な３つのポイント（よき改善）
3.プライバシーポリシーを確認する
| No | やること | 重要度 | 所要時間と手間 | 必要な理由 |
| 3 | プライバシーポリシーを確認 | ★★★★★ | ★★★★☆ | 個人情報の取り扱い・ユーザーにできる設定と対策が知れて、安全に使える |
プライバシーポリシーは、サービス提供者がユーザーに
- どの個人情報を
- 何のために
- どう使うか
- ユーザーにできる設定
が書かれています。
個人情報の取り扱いを理解し、皆さん自身にできる設定（対策）を行うことが大切です。万一情報漏洩が発生して後悔してからでは遅いです。
以下で紹介する概略は５分ほどで読めます。内容や利用シーンによりどの個人情報をいつ誰にどんな目的提供されるか、組み合わせが異なります。詳細は以下のページで詳しく解説しています。
基本情報（氏名・メールアドレスなど）・支払い関連・ワークスペース関連・問い合わせ内容・他アプリと連携した時の情報・通信に関するネット上の個人情報
アカウント作成時・サービス利用時・チーム利用時・他ツールと連携時・問い合わせ時・求人情報への応募時・問題発生時・M&Aが起きたとき
Notion・関連会社・協力会社・外部関係者・他ユーザー
サービス提供・手続き・ワークスペースの提供・企業活動・マーケティング・規約の執行と法律遵守
- プランやツールの選択
- 意見表明
- メール配信の設定｜受信を停止する
- メールアドレスの変更
- モバイルデバイスの設定｜プッシュ通知・位置情報の共有
- その他アプリの設定｜公開情報の変更など
- クッキーの設定｜プリファレンス（設定などの記憶）・パフォーマンス・マーケティング
- 個人情報の販売・共有を辞退する
詳しく知りたい内容は、以下のページもご覧ください。
参照：「プライバシーポリシー」の概要と５つのポイント（よき改善）
参照：Privacy Policy（Notion公式サイト）
原文は4,900語以上の英文で書かれています。読解には時間がかかるので、このページの不明点と照らし合わせて確認することをオススメします。
関連する規約と追加情報
プライバシーポリシーに関連する規約と追加情報は３つ、クッキー通知・Notionクッキーテーブル・サブプロセッサーリスト です。
| No | 規約 | 概略 | 備考 |
|---|---|---|---|
| ① | クッキー通知（Cookie Notice） | クッキーの概要・目的・ユーザーの権利 | |
| ② | Notionクッキーリスト | より詳細なクッキーの情報 | ②に付随 |
| ③ | サブプロセッサーリスト | 個人情報を処理する事業者のリスト |
① クッキー通知
プライバシーポリシー１条Ｂ（自動で収集される情報）の詳細が書かれています。主な内容は
クッキーの技術とは何か・目的・ユーザーにできること（権利）
です。
クッキーは、ユーザーの求める機能や広告の配信を行う機能で、Notionウェブサイト下部またはデバイス・ブラウザで受け入れ可否の設定ができます。個人情報が活用されて便利に使えます。
詳細はこちら クッキーに関する通知（「プライバシーポリシー」の概要と５つのポイント｜よき改善） もご覧ください。
② Notionクッキーリスト
①クッキー通知に加えて、さらに詳しい情報が書かれています。主な内容は
厳密に必要なクッキー・機能的なクッキー・アナリティクスクッキー・マーケティングクッキー
に分かれて、以下の内容が一覧表で書かれています。
クッキー名・期間・ドメイン名・目的・社名（プロバイダー名）
参照：Notion Cookie Tables（Notion公式サイト）
③ サブプロセッサーリスト
個人情報の使用に関して、取り扱うサブプロセッサーの詳細を一覧表で確認できます。主な内容は
個人情報を処理する事業者名・目的・事業者の所在地
がリストで表示されています。
詳細はサブプロセッサーのリスト（「プライバシーポリシー」の概要と５つのポイント｜よき改善） も参照ください。
以上３点がプライバシーポリシーに関連する追加情報です。予告なく更新されるので、気になる方は定期的に公式ページを確認すると良いですね。
4.社内規定の確認
| No | やること | 重要度 | 所要時間と手間 | 必要な理由 |
| 4 | 社内規定の確認 | ★★★☆☆ | ★★★☆☆ | 使用後に社内で問題になることを事前に防ぐ |
ビジネス利用の場合は、社内規定を確認します。IT管理や担当者に業務でNotionの使用が問題ないか聞きます。問い合わせ窓口が分かっている場合は30秒ほどで確認が取れ、返事を待つことになります。
使い始めてから社内で問題になると、評価に影響し社内で肩身が狭くなったり、設定に使った時間が無駄になりかねません。事前に社内規定を確認して問題を防ぎ、無駄をなくしましょう。
●●様
お疲れ様です。
業務にNotionというツールの使用を検討しており
社内規定上問題ないか、ご確認をお願いできますでしょうか？
下記ページで導入企業やセキュリティ対策も確認できます。
・Notionを導入する企業の事例 ｜Notion公式ページ
・Notionが行う20のセキュリティ対策 ｜よき改善
よろしくお願い致します。
●●部 ●●（氏名）
Notionは世界中で大企業からベンチャー企業まで幅広く利用されています。ただ独自の社内規制により使えない企業があることも事実です。
会社内でNotionの導入を交渉する場合は、以下のページもご覧ください。
参照：導入企業と事例（プライバシーポリシー」の概要と５つのポイント｜よき改善）
参照：Notionのセキュリティ対策20項目（Notionのセキュリティが安全な理由と12の追加対策｜よき改善）
社内で導入する際は、まず小さなチームから使い始めると良いですね。全社の前に部署、部署の前にプロジェクトチーム・課内など、手の届く範囲から始めて認知を広げましょう。
5.登録作業を行う
| No | やること | 重要度 | 所要時間と手間 | 必要な理由 |
| 5 | 登録作業 | ★☆☆☆☆ | ★★☆☆☆ | Notionを使うときに必ず必要な作業 |
アカウント登録の作業を行います。ツールを使い始めるために必ず必要な作業です。
登録作業は最短４クリック（と２項目の入力）が30秒ほどで終わります。入力項目が少し多い「チーム利用」でも２分あれば終わります。
- Notion公式サイトから「Notionを無料で入手」をクリック
- サインアップ・メールアドレスを入力
- メールを確認し コードをコピー＆ペースト または マジックリンクをクリック
- 写真（任意）・名前・パスワード を設定
- 用途を３つから選択
- 必要項目を選ぶ｜「個人」「学業・教育機関利用」はスキップ可
- ワークスペース名の入力｜「チーム利用」のみ
- メールアドレスを入力してチームメイトを招待する｜「チーム利用」のみ
- 登録完了！
詳しい手順は別のページで操作画像をのせてご紹介しています。ページを見ながら登録作業ができて、簡単です。ぜひ参考にしてください。
かかる時間と手間
| かかる時間 | 手間 | |
|---|---|---|
| 1.目的 | 10秒～ | 考えて決める |
| 2.利用規約を確認 | ８分～１時間 | 概略を読む。詳しく知りたい点は「詳細ページ」「規約の原文」を確認する。 |
| 3.プライバシーポリシーの確認 | ５分～１時間 | 概略を読む。詳しく知りたい点は「詳細ページ」「規約の原文」を確認する。 |
| 4.社内規定の確認 | 30秒～返事次第 | 社内担当者へ連絡 |
| 5.登録作業 | 30秒～２分 | 最短４クリック |
ご紹介してきた５つのステップの概略と登録作業は15分で終わります。さらに詳しく知りたい場合は、別の紹介ページ（それぞれ約15分）・公式サイトの原文（１時間）も確認しましょう。
このページを読んだうえで、詳しく内容を知りたい項目を「別の紹介ページ」と「公式サイトの原文」を確認すると、効率的です。
Notionをお得に登録する方法
Notionを始めるなら少しでもお得に使いたいです。
対象者は限られますが、以下５つの方法が可能です。
- 学生・教員は無料でメンバー数制限つき「プラス」プランを使える
- 対象のスタートアップ企業は３～６か月無料で「プラス」プラン＋Notion AIを使える
- 会社利用ではビジネス・エンタープライズプランの体験版を14日使える
- 誰でも有料プランを年払いにすると、月払いと比べて16％～20%割安
- ポイント付与率の高いクレジットカードで支払うとお得
※クレジット機能（ポイントを獲得して得られる割引）は、2023年10月時点で終了していますのでご注意ください。
詳しい条件や操作方法はNotion（ノーション）をお得に登録する方法をご覧ください。
まとめ
ビジネス利用でNotionのアカウントを登録するときに必ずやるべきことは以下の５つです。
- Notionを使う目的を決める
- 利用規約を確認する
- プライバシーポリシーを確認する
- 社内規定を確認する（会社利用の場合）
- 登録作業を行う
特に「利用規約」「プライバシーポリシー」は何か問題が起きてからでは遅いので、登録時に確認することをオススメします。
それ以外の作業は最短２分ほどで簡単に終わります。アカウント登録自体は無料です。登録後に有料プランにアップグレードしない限り、請求は発生しませんのでご安心ください。
これでNotionを使い始める準備は完了です。Notionを活用して効率的に働きやすい環境をつくりましょう。
＼最短30秒！まずは無料登録／
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